Un Employer of Record (EOR) vous aide à embaucher des employés au Ghana sans créer d’entité juridique locale. L’EOR devient l’employeur légal de vos membres d’équipe, en gérant toutes les exigences administratives et légales liées à l’emploi. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur la gestion du travail quotidien de votre équipe pendant que l’EOR s’occupe du reste. Pour les entreprises souhaitant embaucher au Ghana, un fournisseur d’EOR comme Rivermate peut simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Ghana

L’utilisation d’un EOR au Ghana suit un processus simple. Vous trouvez le talent, et l’EOR les embauche légalement en votre nom.

Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous Choisissez Votre Candidat. Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher au Ghana.
2. L’EOR Crée un Contrat Conforme. L’EOR rédige un contrat de travail conforme à la Labour Act du Ghana. Ce contrat précisera le rôle, le salaire et les avantages.
3. L’EOR Intègre Votre Nouvelle Recrue. L’EOR gère le processus d’intégration. Ils collectent tous les documents nécessaires, comme les numéros d’enregistrement fiscal et les coordonnées bancaires. Ils enregistrent également votre employé auprès de la Ghana Revenue Authority (GRA) et du Social Security and National Insurance Trust (SSNIT).
4. La Paie et les Avantages sont Gérés. L’EOR s’occupe des paiements mensuels du salaire. Ils veillent à ce que les déductions pour les impôts (PAYE) et les cotisations sociales soient exactes.
5. Vous Gérez Votre Employé. Votre nouveau membre d’équipe travaille pour votre entreprise comme n’importe quel autre employé. Vous gérez ses tâches quotidiennes et ses responsabilités. L’EOR reste l’employeur légal, en charge des RH et de la conformité en arrière-plan.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Ghana

Utiliser un EOR est une solution pratique pour les entreprises qui s’étendent au Ghana. Cela vous permet de constituer une équipe rapidement et efficacement tout en minimisant les risques. Vous accédez à un nouveau vivier de talents sans les obstacles bureaucratiques liés à la création d’une société locale.

Voici quelques avantages clés :

• Restez Conforme. Un EOR vous assure de respecter toutes les lois du travail ghanéennes. Cela inclut les règles sur les contrats, le salaire minimum et les contributions obligatoires de l’employeur à la sécurité sociale (SSNIT). Vous pouvez trouver plus de détails sur les obligations de l’employeur sur le site officiel de la Social Security and National Insurance Trust (https://www.ssnit.org.gh/).
• Recrutez Plus Rapidement. Vous pouvez intégrer de nouveaux employés en une fraction du temps qu’il faudrait pour créer une entité juridique au Ghana. Cette rapidité vous permet de saisir des opportunités commerciales sans délai.
• Réduisez les Coûts. La création et la maintenance d’une filiale étrangère sont coûteuses. Un EOR offre une manière plus rentable d’embaucher à l’international en externalisant les fonctions RH et paie.
• Simplifiez les Opérations. L’EOR gère toute la paie, la fiscalité et l’administration RH. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur vos objectifs commerciaux principaux et la gestion de votre équipe.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Ghana comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Ghana.

Embauche au Ghana

Embacher au Ghana vous donne accès à une main-d'œuvre bien éduquée et motivée. L'environnement des affaires est généralement stable et ouvert à l'investissement étranger. Pour embaucher des employés, vous devez généralement établir une entité juridique dans le pays. Cependant, de nombreuses entreprises choisissent de collaborer avec un Employer of Record (EOR) pour simplifier le processus et garantir la conformité avec les lois du travail locales.

Contrats de travail & clauses indispensables

Au Ghana, vous devez fournir aux employés un contrat écrit dans les deux mois suivant leur date de début, en particulier pour un emploi d'une durée de six mois ou plus. Bien que les accords verbaux soient reconnus, il est fortement recommandé d'avoir un contrat écrit pour assurer la clarté et la conformité légale.

Vos contrats de travail doivent inclure ces clauses essentielles :

• Informations sur les parties : Noms complets et adresses de l'employeur et de l'employé.
• Détails du poste : Une description claire du rôle, des responsabilités et de la structure hiérarchique.
• Date de début : La date officielle de début de l'emploi.
• Salaires : Le salaire convenu, sa méthode de calcul et la fréquence de paiement.
• Heures de travail : Les heures de travail quotidiennes et hebdomadaires standard.
• Droits aux congés : Détails sur les congés annuels, maladie et autres types de congés.
• Résiliation : Les conditions de fin de contrat, y compris les préavis requis.

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai dans vos contrats de travail. La loi ne fixe pas de durée maximale, mais celle-ci doit être une durée "raisonnable" déterminée à l'avance.

• Pratique courante : La plupart des entreprises fixent une période d'essai de trois à six mois.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, chaque partie peut généralement mettre fin au contrat avec un préavis plus court.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard au Ghana est de 40 heures, généralement huit heures par jour.

• Heures supplémentaires : Tout travail effectué au-delà des heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont généralement fixés dans le contrat de travail ou une convention collective, souvent à 150 % du taux horaire normal.
• Périodes de repos : Les employés ont droit à une pause de 30 minutes pour un travail continu et à un repos quotidien d'au moins 12 heures consécutives entre les journées de travail.

Jours fériés & jours fériés régionaux

Le Ghana compte environ 13 jours fériés reconnus nationalement. Si un jour férié tombe un week-end, le lundi suivant est souvent déclaré jour de congé.

Voici la liste des jours fériés au Ghana :

Embauche de contractors au Ghana

L'embauche de contractors indépendants au Ghana peut être une manière flexible d'accéder à des compétences spécialisées sans les engagements à long terme de l'Recruitment. Les contractors sont auto-entrepreneurs et sont responsables de leurs propres taxes et cotisations sociales.

Une différence clé entre un employé et un contractor indépendant est le contrôle. Les contractors ont généralement une autonomie quant à la façon, au moment et au lieu d'accomplir leur travail. Leur relation est régie par un contrat de service, et non par la loi du travail.

Une classification incorrecte d’un employé en tant que contractor, appelée misclassification, peut entraîner de graves conséquences, y compris des amendes, des arriérés d'impôts et le paiement des avantages sociaux. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque en veillant à ce que vos travailleurs soient correctement classifiés selon la législation ghanéenne. Cela vous aide à rester conforme et à éviter d’éventuelles sanctions légales et financières.

En Ghana, la gestion de la rémunération et de la paie signifie suivre un ensemble clair de règles. Vous devez comprendre les lois locales concernant le paiement des employés, le calcul des taxes et les contributions à la sécurité sociale. Rester conforme est essentiel pour attirer et retenir de bonnes personnes. Ce guide explique ce que vous devez savoir sur la paie en Ghana.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous pouvez payer vos employés sur une base hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle. La plupart des entreprises optent pour un cycle de paie mensuel, avec des paiements effectués le même jour chaque mois. Ce paiement doit être en monnaie locale, le Cedi ghanéen.

Le salaire d’un employé comporte plusieurs parties. Le salaire de base est le montant fixe convenu. En plus, vous avez des allocations, des primes et des paiements pour heures supplémentaires. En soustrayant les déductions telles que les taxes et la sécurité sociale, vous obtenez le salaire net de l’employé.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Ghana est de 40 heures, généralement huit heures par jour sur cinq jours. Tout au-delà de ces heures est considéré comme heures supplémentaires. Vous devez payer aux employés 150 % de leur taux de rémunération habituel pour toute heure supplémentaire effectuée.

Le Ghana dispose d’un salaire minimum national. Au début de 2024, le salaire minimum journalier est de GHS 13,53.

Taxes et contributions de l'Employer of Record

En tant qu’Employer of Record, vous êtes responsable de la contribution à la sécurité sociale pour vos employés. Il s’agit d’une contribution obligatoire. Le système de sécurité sociale est un programme à plusieurs niveaux comprenant une pension de base et un régime de pension professionnel de second niveau.

Une partie de votre contribution à la sécurité sociale, 2,5 %, est versée à l’Autorité nationale d’assurance maladie.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l’impôt sur le revenu. Vous devez déduire ces montants des fiches de paie de vos employés et les transmettre aux agences gouvernementales compétentes.

L’impôt sur le revenu au Ghana est progressif, ce qui signifie que le taux d’imposition augmente avec le revenu de l’employé.

Voici les tranches d’imposition pour les employés :

En Ghana, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et fidéliser de grandes personnes. Il ne s'agit pas seulement de ce que vous avez à offrir par la loi. Il s'agit de créer un lieu de travail favorable. Comprendre les règles locales est la première étape. Cela garantit que vous êtes conforme et compétitif.

Congés légaux

La législation ghanéenne établit le minimum de congés que vous devez fournir.

• Congé annuel : Après un an de travail continu, les employés bénéficient d’au moins 15 jours ouvrables payés. Cela n'inclut pas les jours fériés.
• Congé de maternité : Les employées ont droit à au moins 12 semaines de congé de maternité entièrement payé. Ce délai peut être prolongé de deux semaines pour des naissances multiples ou compliquées.
• Congé maladie : Bien qu'il n'y ait pas d'exigence légale pour un nombre spécifique de jours de maladie payés, les employeurs doivent avoir une politique claire. Les employés qui fournissent un certificat médical peuvent prendre un congé maladie sans que cela n'affecte leur congé annuel.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Votre équipe en Ghana a droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Si un employé travaille un jour férié, il doit recevoir une rémunération supplémentaire.

Note : Les jours fériés liés à Eid sont déterminés par l'observation de la lune.

Avantages complémentaires typiques

Pour être un employeur compétitif, vous devriez offrir plus que le minimum légal. Voici un aperçu des avantages obligatoires et des avantages supplémentaires courants.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un plan d’avantages dans un nouveau pays peut être compliqué. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela.

Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour votre équipe en Ghana. Cela signifie qu'il gère toutes les tâches RH, y compris l'administration des avantages. Il veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail locales, vous évitant ainsi des amendes ou des problèmes juridiques.

Voici comment un EOR aide :

• Conformité : Un EOR connaît les lois du travail au Ghana et s'assure que votre package d’avantages est entièrement conforme.
• Administration : Il gère tout, de l’inscription des employés aux régimes légaux comme la sécurité sociale à l’administration de l’assurance santé privée.
• Paie : Un EOR s’occupe de tous les calculs de paie, y compris les déductions pour les avantages et les taxes.
• Gain de temps : Vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant que l’EOR s’occupe du travail RH complexe.

Utiliser un EOR vous permet d’offrir des avantages compétitifs sans avoir besoin de créer une entité légale au Ghana. C’est une façon simple d’embaucher et de soutenir votre équipe.

Lorsque votre relation avec un employé au Ghana prend fin, vous devez gérer leur départ avec soin. Le processus, connu sous le nom de termination et offboarding, est plus qu'une simple poignée de main et un au revoir. Il implique des démarches légales et une communication claire pour vous assurer de traiter équitablement votre membre d'équipe partant et de protéger votre entreprise. Respecter les lois du travail du Ghana n'est pas seulement une bonne pratique ; c'est une exigence.

Périodes de préavis

Lorsque vous décidez de vous séparer d'un employé, vous devez lui fournir une période de préavis écrite. La durée de cette période dépend de la durée d'emploi de l'employé chez vous.

Voici les périodes de préavis minimales requises par la Labour Act du Ghana :

Vous pouvez également choisir de payer un employé en lieu et place du préavis. Cela signifie que vous lui versez son salaire complet et ses avantages pour la période de préavis, et son emploi prend fin immédiatement.

Indemnité de licenciement

Au Ghana, vous êtes tenu de verser une indemnité de licenciement en cas de licenciement pour redundancy. La redundancy survient lorsque vous devez réduire votre effectif en raison de changements opérationnels ou de difficultés financières.

La loi ne prévoit pas de formule spécifique pour calculer l’indemnité de licenciement. À la place, vous devez négocier les modalités avec l’employé ou son représentant syndical. Le montant final prend généralement en compte des facteurs tels que :

• La durée de service de l’employé
• Son salaire actuel
• Les termes du contrat de travail
• Les normes de l’industrie

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la sortie d’un employé dans un pays différent peut être complexe. Nous veillons à ce que chaque processus de termination et offboarding au Ghana soit géré correctement et avec respect.

Voici comment nous aidons :

• Conformité légale : Nous restons à jour avec les lois du travail du Ghana pour garantir que chaque étape du processus de licenciement est conforme.
• Documentation claire : Nous préparons tous les documents nécessaires, y compris la lettre de licenciement, pour assurer clarté et solidité juridique.
• Négociations équitables : En cas de redundancy, nous vous guidons dans le processus de négociation de l’indemnité pour assurer un résultat équitable pour vous et votre employé.
• Offboarding fluide : Nous gérons l’ensemble du processus d’offboarding, du dernier paiement et avantages à la restitution des biens de l’entreprise, pour rendre la transition aussi fluide que possible.

Naviguer dans les visas et permis de travail au Ghana nécessite une compréhension claire du processus. Vous devez connaître les étapes appropriées pour faire venir légalement des talents étrangers dans le pays. Le système comporte plusieurs couches, mais nous pouvons le décomposer pour vous. Pour toute personne souhaitant travailler au Ghana, obtenir à la fois un permis de travail et un permis de résidence est essentiel. Votre entreprise lancera la demande de permis de travail au nom de votre employé.

Réalités des visas d'emploi & du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut simplifier l'embauche au Ghana. Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour votre équipe, gérant tout, de la paie aux taxes. Cela signifie que vous pouvez embaucher des talents sans créer votre propre entité légale dans le pays.

Voici ce qu’un EOR peut généralement parrainer :

• Permis de travail : Un EOR peut parrainer des permis de travail pour vos employés. Ils gèrent le processus de demande auprès du Ghana Immigration Service (GIS).
• Visas de travail à long terme : Les EOR peuvent faciliter l'obtention de visas de travail à long terme pour votre personnel.

Gardez à l'esprit que le parrainage concerne les employés à temps plein. Les contractants indépendants et freelances suivent une voie différente et ne sont pas éligibles au parrainage par l'employeur.

La voie pratique pour employer quelqu’un au Ghana implique ces étapes :

1. Partenariat avec un EOR : Vous vous associez à un EOR qui possède une entité légale enregistrée au Ghana.
2. Offre d'emploi : L’EOR propose une offre d’emploi conforme à votre candidat choisi.
3. Demande de permis de travail : L’EOR soumet la demande de permis de travail au GIS au nom de l’employé.
4. Délivrance du visa et du permis : Une fois approuvée, l’employé reçoit le visa de travail et le permis nécessaires pour travailler légalement au Ghana.

Conformité lors des déplacements professionnels

Pour les visites de courte durée, un visa d'affaires est la bonne voie. Ce visa concerne des activités telles que réunions, négociations ou conférences. Il n’est pas destiné au travail à long terme.

Pour obtenir un visa d'affaires, vous devrez généralement fournir :

• Un passeport valide avec au moins six mois de validité.
• Un formulaire de demande de visa dûment rempli.
• Une lettre d'invitation d'une entreprise au Ghana.
• Une lettre de votre employeur actuel expliquant le but de votre voyage.
• Une preuve de fonds suffisants pour couvrir votre séjour.
• Une preuve de voyage aller-retour ou de continuation.
• Une preuve d'hébergement, comme une réservation d'hôtel.

Il est important d’avoir tous vos documents en ordre pour éviter les retards. Les exigences spécifiques peuvent varier légèrement en fonction de l'ambassade ou du consulat du Ghana dans votre pays.