Employer of Record in Ghana

L'embauche d'employés au Ghana implique de naviguer dans un ensemble distinct de lois du travail, de réglementations fiscales et d'exigences de conformité locale. Les entreprises souhaitant étendre leurs opérations sur le marché ghanéen doivent comprendre ces subtilités pour assurer un processus de recrutement fluide et juridiquement conforme, que ce soit pour un seul employé ou une équipe entière.

Pour les entreprises visant à recruter des talents au Ghana, plusieurs voies s'offrent à elles, chacune avec ses avantages et ses complexités :

• Établir une entité locale : Cela implique d'incorporer une société au Ghana, de s'enregistrer auprès des autorités compétentes, et de mettre en place des fonctions RH et de paie internes pour gérer directement les employés locaux. Cette option offre un contrôle total mais nécessite un investissement en temps, en capital et un effort administratif continu.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Collaborer avec un EOR comme Rivermate permet aux entreprises d'embaucher des employés au Ghana sans avoir besoin de créer leur propre entité légale. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, gérant toute la conformité locale pendant que l'entreprise cliente dirige le travail quotidien de l'employé.
• Embaucher des Contractors indépendants : Engager des individus en tant que Contractors indépendants au Ghana peut offrir de la flexibilité. Cependant, cela nécessite une conformité rigoureuse aux règles de classification locales pour éviter les risques de mauvaise classification, qui peuvent entraîner des pénalités importantes.

Comment fonctionne un EOR au Ghana

Un Employer of Record simplifie l'expansion mondiale en prenant en charge les responsabilités légales et administratives liées à l'emploi au Ghana. Plus précisément, un EOR au Ghana gère généralement :

• Emploi légal : Servir d'employeur légal de votre main-d'œuvre ghanéenne.
• Traitement de la paie : Assurer un paiement précis et ponctuel des salaires en monnaie locale.
• Retenues et remises fiscales : Gérer toutes les obligations fiscales de l'employeur et des employés, y compris le Pay As You Earn (PAYE), la sécurité sociale et autres contributions statutaires.
• Administration des avantages : Gérer les avantages obligatoires et complémentaires pour les employés conformément aux lois du travail ghanéennes.
• Support RH : Fournir des conseils sur les contrats de travail locaux, les politiques de congé et autres bonnes pratiques RH.
• Conformité : Assurer le respect des codes du travail, des lois sur la sécurité sociale et autres réglementations relatives à l'emploi au Ghana.

Avantages de l'utilisation d'un EOR au Ghana

Pour les entreprises souhaitant embaucher rapidement et efficacement au Ghana sans s'engager dans la création d'une entité locale, un EOR offre des avantages convaincants :

• Entrée rapide sur le marché : Recruter des talents au Ghana en quelques jours ou semaines, plutôt qu'en plusieurs mois, en évitant la mise en place d'une entité.
• Réduction de la charge administrative : Déléguer la gestion complexe de la paie, des taxes et de la conformité RH à des experts locaux.
• Conformité garantie : Atténuer les risques de non-conformité avec les lois du travail et réglementations fiscales complexes du Ghana.
• Efficacité des coûts : Éviter les coûts initiaux et récurrents importants liés à la création et à la gestion d'une filiale locale.
• Accès aux meilleurs talents : Sécuriser des professionnels qualifiés au Ghana sans limitations géographiques ni besoin d'une infrastructure locale étendue.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Ghana inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Ghana.

Le système fiscal du Ghana, géré par la Ghana Revenue Authority (GRA), oblige les employeurs à remplir certaines obligations en matière de sécurité sociale et de paie. Les employeurs doivent contribuer à hauteur de 13 % du salaire de base de chaque employé à SSNIT, tandis que les employés contribuent à hauteur de 5 %. De plus, ils doivent retenir et reverser 2,5 % chacun pour la National Health Insurance Levy (NHIL) et le Ghana Education Trust Fund (GETFund). Il n'existe pas d'impôt sur la paie distinct en dehors de ces prélèvements.

Les employeurs sont également responsables de la déduction de l'impôt sur le revenu via le système Pay-As-You-Earn (PAYE), basé sur des taux progressifs allant jusqu'à 25 % pour les revenus supérieurs à GHS 49 488, avec une remise à la caisse due avant le 15 du mois suivant. Les employés peuvent bénéficier de déductions telles que le mariage, l'invalidité, l'éducation, ainsi que les contributions aux fonds de prévoyance et à l'assurance santé. Les employeurs doivent déposer des déclarations annuelles et reverser les taxes à temps pour éviter des pénalités.

Le paysage salarial au Ghana varie selon l'industrie, le rôle et la localisation, avec des plages de salaires notables dans différents secteurs. Par exemple, les développeurs de logiciels gagnent entre GHS 70 000 et 150 000 par an, tandis que les médecins peuvent atteindre jusqu'à GHS 200 000. D'autres rôles incluent les comptables (GHS 40 000–80 000), les responsables marketing (GHS 65 000–130 000) et les ingénieurs civils (GHS 55 000–110 000). Les salaires tendent à être plus élevés à Accra et pour les professionnels plus expérimentés.

Les employeurs doivent respecter le salaire minimum légal de GHS 17,44 par jour (2025), avec des contributions obligatoires à SSNIT et à l'impôt sur le revenu (PAYE). Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que la performance, la fin d'année, ainsi que des allocations pour le transport, le logement et les services publics. Les paiements sont généralement effectués mensuellement par virement bancaire ou mobile money, certains secteurs utilisant encore de l'argent liquide.

Les tendances salariales devraient augmenter modérément en 2025, stimulées par la croissance économique, l'inflation et la pénurie de compétences dans des secteurs comme la technologie et la finance. Les entreprises doivent régulièrement revoir leurs stratégies de rémunération pour rester compétitives sur ce marché en évolution.

Les lois du travail ghanéennes obligent à un minimum de 15 jours ouvrables de congé annuel après 12 mois de service continu, avec droit pour les employés de percevoir leur salaire habituel pendant cette période. Le congé est généralement planifié d’un commun accord, et le congé accumulé doit en principe être utilisé dans un délai raisonnable, bien qu’une certaine flexibilité existe pour le congé anticipé. Les jours fériés sont observés à l’échelle nationale, avec des dates spécifiques telles que la Fête de l’Indépendance (6 mars), Noël (25 décembre), et d’autres, et constituent des jours de congé payés ; s’ils tombent un week-end, ils sont généralement observés le lundi suivant.

Les employés sont protégés par des dispositions relatives aux congés maladie, qui exigent généralement un certificat médical pour les absences de plus de trois jours, avec un salaire équivalent au salaire normal pendant le congé. Le Ghana prévoit également un congé parental : 14 semaines de congé de maternité avec maintien de salaire pour les femmes, et 7 jours de congé de paternité avec maintien de salaire pour les hommes. D’autres types de congés incluent le congé pour deuil, le congé pour études, le congé sabbatique et le congé religieux, souvent régis par les politiques de l’employeur ou par des accords collectifs.

Au Ghana, les employeurs doivent fournir des avantages obligatoires tels que les cotisations à la SSNIT (18,5 % du salaire de base, avec 13 % à la charge de l'employeur et 5,5 % à la charge de l'employé), les congés annuels payés (15-30 jours), les jours fériés payés, les congés maladie, le congé de maternité, et les indemnités de fin de contrat. Bien que l'inscription à la NHIS soit obligatoire pour tous les résidents, les employeurs ne contribuent généralement pas directement, bien que beaucoup complètent la couverture avec une assurance santé privée pour un accès plus large.

Les avantages optionnels qui améliorent la satisfaction des employés incluent l'assurance santé privée, les fonds de prévoyance, l'assurance vie et invalidité, les allocations de transport et de logement, les allocations repas, les opportunités de développement professionnel, et les primes de performance. Les avantages varient selon le secteur et la taille de l'entreprise, les grandes multinationales offrant des packages complets, comprenant une assurance santé privée, des fonds de prévoyance, et diverses allocations, tandis que les PME ont tendance à offrir des avantages plus limités.

En Ghana, les accords d'emploi sont essentiels pour définir la relation juridique entre les employeurs et les employés, assurer la conformité avec les lois du travail et prévenir les litiges. Ils se divisent généralement en deux types principaux : contrats à durée déterminée, qui spécifient une durée et se terminent automatiquement sauf renouvellement, et contrats à durée indéterminée, qui n'ont pas de date de fin fixée et offrent une plus grande sécurité d'emploi.

Les clauses clés qui doivent être incluses dans les contrats d'emploi comprennent le titre du poste, la date de début, le lieu de travail, les heures de travail, la rémunération, les avantages, les droits aux congés et les procédures de résiliation. Les périodes d'essai durent généralement de 1 à 3 mois, durant lesquels l'emploi peut être résilié avec un préavis ou un paiement en lieu et place, et doivent être confirmées par écrit après une réussite à la période d'essai. Les clauses de confidentialité protègent les informations sensibles, tandis que les clauses de non-concurrence ne sont applicables que si elles sont raisonnables en termes de portée, de durée et de zone géographique.

Les modifications des termes d'emploi nécessitent un accord mutuel et une documentation écrite. La résiliation par l'une ou l'autre partie doit respecter les exigences légales en matière de préavis, les licenciements abusifs étant soumis à une plainte auprès de la Commission nationale du travail. Dans l'ensemble, des accords clairs et bien rédigés, conformes à la réglementation ghanéenne, sont essentiels pour la conformité légale et une gestion efficace de l'emploi.

Le travail à distance au Ghana est de plus en plus adopté, stimulé par les progrès technologiques et la demande d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Bien qu’aucune loi spécifique ne régisse le travail à distance, les lois du travail existantes (par exemple, la Labour Act, 2003) s’appliquent également aux employés à distance, obligeant les employeurs à garantir la santé, la sécurité et une infrastructure adéquate, y compris les contributions fiscales et de sécurité sociale.

Les arrangements flexibles tels que le télétravail, le travail à temps partiel et les horaires décalés sont populaires, avec des politiques claires nécessaires pour la communication, la gestion de la performance et la confidentialité des données. La protection des données selon la Data Protection Act, 2012, impose une gestion sécurisée des données, en minimisant la collecte de données personnelles et en respectant les droits relatifs aux données. Les employeurs doivent élaborer des politiques complètes, fournir des formations et mettre en œuvre des solutions d’accès à distance sécurisées.

Points clés à considérer :

Les politiques concernant l’équipement et les dépenses doivent préciser les critères de fourniture et de remboursement, avec une documentation claire. Par exemple :

Dans l’ensemble, la réussite du travail à distance au Ghana repose sur des politiques claires, la conformité aux réglementations légales et sur la protection des données, ainsi que sur une communication efficace et un support infrastructurel adéquat.

Au Ghana, la résiliation d’un employé doit respecter la Labour Act, 2003 (Act 651), qui stipule des périodes de préavis en fonction de la durée de service : 2 semaines pour moins de 3 ans et 1 mois pour 3 ans ou plus. Les employeurs peuvent opter pour un paiement en lieu et place du préavis, et les accords collectifs peuvent imposer des périodes de préavis plus longues. La indemnité de départ est obligatoire pour les employés licenciés pour cause de redondance ou pour d’autres raisons non liées à une faute, généralement calculée comme deux semaines à un mois de salaire par année de service.

Les motifs principaux de résiliation incluent la faute, la mauvaise performance, la violation du contrat (avec cause), ou la redondance et la fermeture d’entreprise (sans cause). Les étapes procédurales appropriées—enquête, préavis écrit, audience, documentation, et paiement rapide—sont essentielles pour une résiliation légale. Les employés sont protégés contre le licenciement abusif et la discrimination, avec des recours disponibles via la National Labour Commission en cas de résiliation injustifiée.

L'économie du Ghana adopte de plus en plus des modèles de travail flexibles, ce qui entraîne une augmentation du freelancing et du contrat indépendant dans divers secteurs. Cette tendance offre aux entreprises un accès à des compétences spécialisées à la demande et donne aux individus une plus grande autonomie ainsi que des opportunités de travail variées. Les employeurs doivent comprendre les cadres juridiques, contractuels et fiscaux régissant ces relations afin d'assurer la conformité et de favoriser des engagements productifs. La classification appropriée des travailleurs est essentielle, car une mauvaise classification peut entraîner des pénalités juridiques et financières importantes. La loi ghanéenne utilise un test à plusieurs facteurs, principalement le "test de contrôle", pour différencier les employés et les Contractors.

Les facteurs clés pour la classification incluent le contrôle, l'intégration, les outils utilisés, l'exclusivité, le paiement, le risque, la durée et les avantages. Les contrats pour les independent contractors au Ghana doivent définir clairement le périmètre du travail, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle, la confidentialité et les clauses de résiliation. Les droits de propriété intellectuelle doivent être explicitement mentionnés dans les contrats pour éviter la propriété par défaut par le contractor. Les independent contractors sont responsables de leurs propres obligations fiscales, y compris l'obtention d'un Tax Identification Number (TIN), la déclaration des revenus, et éventuellement l'enregistrement à la TVA si leur chiffre d'affaires dépasse le seuil. Bien que non légalement requis, il est conseillé d'obtenir une assurance responsabilité professionnelle et une assurance responsabilité civile.

Le contrat indépendant est répandu dans des secteurs tels que la technologie, les industries créatives, le conseil, l'éducation, les médias, la construction et la santé, motivé par la demande de compétences spécialisées et de travail basé sur des projets. Les employeurs engageant des independent contractors doivent assurer des structures contractuelles solides et respecter les obligations fiscales et légales pour atténuer les risques et maximiser les avantages des arrangements de travail flexibles.

Les professionnels étrangers cherchant un emploi au Ghana doivent obtenir les visas et permis de travail appropriés avant de commencer à travailler. Les principaux types de visas incluent le Visa d'affaires (court terme), le Visa/Permis de travail (emploi à long terme), et le Visa d'immigrant spécial pour compétences spécialisées. Les employeurs sont responsables de parrainer les demandes, qui nécessitent une documentation complète telle que passeports, diplômes et attestations professionnelles, contrats de travail, enregistrement de l'entreprise, certificat de conformité fiscale, certificat de police, et CV.

Le processus de demande de permis de travail implique le parrainage par l'employeur, la soumission à la Ghana Immigration Service (GIS), l'examen, et l'approbation, avec des délais de traitement allant de plusieurs semaines à plusieurs mois. Les critères d'éligibilité clés incluent que le poste ne soit pas facilement accessible aux Ghanéens et que le candidat possède les qualifications pertinentes. Les employeurs doivent s'assurer que tout le personnel étranger détient des permis valides et respecte les obligations légales, tandis que les employés doivent se conformer aux conditions du permis et à la législation en vigueur.

Les ressortissants étrangers bénéficiant d'une résidence légale prolongée et contribuant à l'économie du Ghana peuvent prétendre à la résidence permanente. Les personnes à charge peuvent être parrainées via des visas, sous réserve de la preuve des relations et du soutien financier. Le tableau suivant résume les principales données relatives aux permis :

Les employeurs et les employés doivent assurer une conformité continue avec la réglementation sur les visas, y compris les renouvellements en temps voulu et la déclaration des changements à la GIS.