Employer of Record in Danemark

Étendre vos opérations commerciales au Danemark offre un accès à une main-d'œuvre hautement qualifiée et à une économie robuste. Lorsqu'il s'agit d'embaucher des employés au Danemark, les entreprises disposent généralement de quelques options clés pour naviguer dans les lois du travail et les réglementations fiscales spécifiques du pays. Comprendre ces voies est crucial pour une croissance conforme et efficace.

Pour embaucher des employés au Danemark, vous disposez généralement de trois approches principales :

• Établir une entité juridique locale : Cela implique de créer une filiale ou un bureau de représentation, ce qui nécessite une inscription auprès des autorités danoises, la nomination de directeurs locaux, et le respect des obligations de conformité et fiscales locales.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Des services comme Rivermate vous permettent d'embaucher des employés au Danemark sans créer votre propre entité. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, gérant toutes les responsabilités d'emploi locales.
• Engager des Contractors indépendants : Cette option consiste à faire appel à des individus en tant que contractors auto-entrepreneurs plutôt qu'en tant qu'employés. Il est important de s'assurer que l'engagement répond réellement aux critères du statut de Contractor indépendant selon la loi danoise pour éviter les risques de mauvaise classification.

Comment fonctionne un EOR au Danemark

Un Employer of Record (EOR) simplifie le recrutement international en gérant pour vous les complexités de l'emploi local, de la paie et de la conformité. Au Danemark, un EOR assume des responsabilités essentielles, garantissant que vos opérations restent entièrement conformes aux lois du travail et aux réglementations fiscales danoises sans que vous ayez besoin de créer une entité locale.

Un EOR réputé au Danemark prendra en charge :

• Emploi légal : Servir d'employeur légal pour votre main-d'œuvre danoise.
• Traitement de la paie : Assurer le paiement précis et en temps voulu des salaires, des cotisations sociales et des taxes.
• Conformité fiscale : Gérer toutes les déclarations d'impôt sur le revenu danois, les cotisations de sécurité sociale et autres obligations obligatoires.
• Administration des avantages : Gérer les avantages sociaux statutaires et souvent complémentaires des employés conformément aux normes locales.
• Conformité au droit du travail : Veiller à ce que les contrats de travail, les licenciements et toutes les pratiques RH respectent les accords collectifs et les lois du travail danoises.
• Support RH : Fournir des conseils sur les meilleures pratiques RH locales, les politiques de congé, et autres questions liées aux employés.

Avantages pour les entreprises embauchant au Danemark sans établir une entité locale

L'utilisation d'un service d'EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises souhaitant s'étendre rapidement et en toute conformité au Danemark, sans la charge administrative et le coût de la création de leur propre entité locale.

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher des employés au Danemark en quelques jours ou semaines, plutôt qu'en mois, comme il est généralement nécessaire pour la création d'une entité.
• Réduction des coûts et de la charge administrative : Éviter les dépenses et la complexité liées à l'enregistrement d'une société, au maintien d'un bureau local, et à la gestion des fonctions de paie et RH internes.
• Conformité garantie : Atténuer les risques de non-conformité avec les lois du travail danoises, les réglementations fiscales et les exigences de sécurité sociale.
• Se concentrer sur le cœur de métier : Déléguer toutes les tâches administratives liées à l'emploi à l'EOR, permettant à votre équipe de se concentrer sur des initiatives de croissance stratégique.
• Accès aux talents : Exploiter la main-d'œuvre qualifiée du Danemark sans barrières géographiques ou juridiques.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Danemark inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Danemark.

En Danemark, les employeurs sont responsables de diverses cotisations de sécurité sociale, notamment environ 234 DKK par mois pour l'ATP (retraite complémentaire), et éventuellement des contributions pour les frais d'apprentissage, le congé parental et l'assurance accident du travail, en fonction du secteur et des facteurs de risque. Les employeurs doivent également retenir l'impôt sur le revenu (A-skat) et une contribution de 8 % au marché du travail (AM-bidrag) sur les salaires des employés, en les versant mensuellement à l'Agence fiscale danoise (Skattestyrelsen). Les obligations fiscales des employés incluent des déductions pour les cotisations de pension, les frais de déplacement, les intérêts, les cotisations syndicales, la pension alimentaire et les coûts liés à l'emploi, ce qui peut réduire le revenu imposable.

La conformité implique la déclaration mensuelle des taxes et cotisations retenues avant le 10 du mois suivant, la déclaration annuelle des salaires et des impôts, ainsi que le dépôt des déclarations de revenus des employés avant le 1er mai ou le 1er juillet. Les travailleurs étrangers sont soumis à des règles spécifiques : la résidence fiscale est basée sur une présence de six mois, avec la possibilité pour les expatriés de bénéficier d'un taux d'imposition forfaitaire de 27 % pendant jusqu'à 7 ans. Les entreprises opérant au Danemark doivent prendre en compte les règles de établissement permanent pour les entités étrangères, ce qui peut entraîner des obligations fiscales sur les sociétés. Le respect correct de ces obligations est essentiel pour éviter des pénalités.

Le paysage salarial du Danemark en 2025 se caractérise par des variations sectorielles, avec des industries à forte demande telles que l'IT, la pharmacie et la finance offrant une rémunération plus élevée. Les salaires annuels typiques varient de 400 000 DKK à plus d'un million de DKK, selon le rôle et l'industrie. Par exemple, les ingénieurs logiciels gagnent entre 550 000 DKK et 850 000 DKK, tandis que les chercheurs en pharmacie peuvent atteindre jusqu'à 950 000 DKK.

Le Danemark ne dispose pas d’un salaire minimum légal ; à la place, les salaires sont principalement fixés par des accords de négociation collective, auxquels les employeurs doivent se conformer pour respecter la législation. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus (5-20 %), des cotisations de retraite, des indemnités de vacances, des allocations de transport et une assurance santé privée optionnelle.

Le cycle de paie standard est mensuel, avec des paiements effectués électroniquement en fin de mois. Les employeurs sont responsables de la retenue à la source des impôts et des cotisations sociales, de leur reversement aux autorités, et de la fourniture de fiches de paie détaillées. Les tendances salariales pour 2025 devraient être influencées par la pénurie de compétences, l'inflation, les résultats des négociations collectives, la croissance économique et les tendances du télétravail, avec les secteurs à forte demande susceptibles de continuer à voir une augmentation des salaires.

En Danemark, les employés ont droit à un minimum de 5 semaines (25 jours) de congé annuel payé, accumulés à un taux de 2,08 jours par mois. L'année de congé s'étend du 1er septembre au 31 août, avec au moins trois semaines de congé continu pendant la période principale (1er mai – 30 septembre). De nombreux accords peuvent prévoir davantage de congé, et les employés disposent généralement de flexibilité pour prendre les jours restants en dehors de la période principale.

Les jours fériés en 2025 incluent 12 jours tels que le Jour de l'An, Pâques et Noël, la Journée de la Constitution (5 juin) étant souvent observée comme un jour férié en demi-journée. Les employés ont habituellement droit à un congé payé ces jours-là, sous réserve des accords collectifs. Les politiques de congé maladie varient, mais les employés doivent notifier leur employeur rapidement et peuvent avoir besoin d'un certificat médical ; le paiement initial en cas de maladie est généralement pris en charge par l'employeur, avec des prestations potentielles des municipalités locales par la suite.

Le congé parental est particulièrement généreux : les mères reçoivent 4 semaines avant la naissance et 14 semaines après, avec 32 semaines supplémentaires de congé parental partagé. Les pères ont droit à 2 semaines de congé de paternité dans les 14 premières semaines après la naissance. Le congé d'adoption suit une structure similaire, offrant 4 semaines avant et 14 semaines après l'adoption, plus un congé parental partagé. D'autres types de congé incluent le congé pour deuil, pour études, et éventuellement un congé sabbatique, selon les accords d'emploi.

Le Danemark offre un système d'avantages sociaux très réglementé combinant des prestations obligatoires fournies par l'État et des avantages sponsorisés par l'employeur, mettant l'accent sur l'équilibre travail-vie personnelle et la sécurité de l'emploi. Les avantages obligatoires comprennent 25 jours de congé payé avec "feriepenge" (12,5 % du salaire brut), un congé parental généreux (18 semaines de maternité, plus 32 semaines de congé parental partagé), des indemnités de maladie et une assurance contre les accidents du travail. Bien que l'assurance chômage (A-kasse) soit volontaire, elle est largement adoptée, offrant un soutien financier en cas de chômage.

Les employeurs complètent souvent les avantages obligatoires par des offres optionnelles telles que des plans de retraite, une assurance santé et dentaire privée, une assurance vie et invalidité, des programmes d'aide aux employés, des subventions de transport, des avantages repas et des modalités de travail flexibles. Le système de santé universel du Danemark couvre la plupart des besoins médicaux, mais l'assurance privée est courante pour un accès plus rapide et des services supplémentaires. Le système de retraite comprend la pension d'État, l'ATP (obligatoire), des régimes de retraite parrainés par l'employeur et des économies personnelles, les grandes entreprises offrant généralement des packages plus complets.

Les accords d'emploi au Danemark sont essentiels pour définir les droits, responsabilités et conditions, avec un cadre juridique basé sur des accords collectifs et des contrats individuels. Il existe deux principaux types de contrats : à durée déterminée (temporaire, avec une date de fin définie) et à durée indéterminée (permanent, jusqu'à la résiliation). Les employeurs doivent justifier les contrats à durée déterminée, car des renouvellements répétés sans raisons objectives peuvent les transformer en contrats à durée indéterminée. Les clauses standard incluent l'identification, la description du poste, la date de début, le lieu de travail, les heures de travail, le salaire, le droit aux congés, les périodes de préavis, et des références aux accords collectifs pertinents.

Les périodes d'essai durent généralement de 1 à 3 mois, avec un préavis plus court (environ 14 jours) durant cette phase. Les clauses de confidentialité sont généralement applicables, tandis que les clauses de non-concurrence nécessitent une justification légitime, une raisonnabilité dans la portée/durée (habituellement jusqu'à 6-12 mois), et une compensation pour l'employé. Les modifications du contrat nécessitent un accord mutuel et une documentation écrite. La résiliation doit être basée sur des motifs valides, avec des périodes de préavis dépendant de la durée de l'emploi :

Le Danemark soutient le travail à distance à travers un cadre juridique mettant l'accent sur le bien-être des employés et les arrangements flexibles, bien qu'il n'existe pas de droit explicite au télétravail. Les employés peuvent demander des options de travail flexibles telles que la flexibilité horaire, la semaine de travail comprimée, le partage d'emploi, le travail à temps partiel et le télétravail, les employeurs étant obligés d'examiner ces demandes de manière raisonnable et de garantir un environnement sûr et sain conforme à la Working Environment Act. De nombreux secteurs disposent également d'accords collectifs détaillant des dispositions spécifiques pour le travail à distance.

Les employeurs sont responsables de fournir l'équipement nécessaire, de rembourser les dépenses liées au travail (comme l'installation du bureau à domicile, Internet et les services publics), et de protéger la vie privée des données conformément au GDPR. Ils doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité des données, des contrôles d'accès et des plans de réponse aux incidents. Une infrastructure technologique fiable — comprenant un Internet à haute vitesse, des outils de collaboration (par exemple, Teams, Zoom), des services cloud et la cybersécurité — est essentielle pour un travail à distance efficace. Les points de données incluent :

En Danemark, la résiliation d'un employé doit respecter des exigences légales spécifiques, notamment les périodes de préavis, l'indemnité de licenciement et les motifs de licenciement. Les périodes de préavis varient en fonction de la durée de l'emploi, les employeurs étant tenus de donner au moins 1 mois pour jusqu'à 6 mois d'emploi, allant jusqu'à 6 mois pour les employés ayant plus de 9 ans d'ancienneté. En général, les employés disposent d'un préavis d'1 mois, sauf indication contraire dans les contrats ou accords collectifs.

L'indemnité de licenciement est régie par la Salaried Employees Act, généralement accordée après 12 ans d'ancienneté, commençant à un mois de salaire et augmentant à trois mois après 17 ans. L'éligibilité exclut les licenciements pour faute grave ou les démissions initiées par l'employé. Les résiliations peuvent être avec cause (faute grave, sans préavis ni indemnité) ou sans cause (licenciement économique, restructuration), à condition que les règles de procédure soient respectées, telles que les notifications écrites, des motifs clairs et la consultation en cas de licenciements collectifs.

Les employés sont protégés contre le licenciement abusif, notamment pour des motifs discriminatoires tels que la race, le genre, la religion ou l'adhésion syndicale. Les employeurs peuvent faire face à une compensation ou à une réintégration si un licenciement abusif est prouvé, la charge de la preuve étant transférée dans les cas de discrimination. Le respect rigoureux de ces normes légales est essentiel pour une résiliation légale et efficace au Danemark.

Le marché du travail danois intègre de manière significative des contractors, offrant aux entreprises une flexibilité et un accès à des compétences spécialisées sans engagement à long terme. La classification correcte entre employés et contractors est essentielle pour éviter des répercussions juridiques et financières. Les autorités danoises évaluent la relation de travail en fonction du contrôle, du risque, de la clientèle, de l’intégration, de la structure de paiement et de l’enregistrement de l’entreprise. Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités, des arriérés d’impôts et des cotisations sociales.

Un contrat bien rédigé est indispensable, précisant les parties, le périmètre, les modalités de paiement, la confidentialité, la propriété intellectuelle et la juridiction légale. Les droits de propriété intellectuelle reviennent par défaut au créateur, sauf transfert explicite dans le contrat. Les contractors doivent gérer leurs obligations fiscales, notamment l’enregistrement de leur entreprise et de la TVA, l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales. Le système fiscal progressif du Danemark inclut des contributions au marché du travail ainsi que des taxes municipales et nationales.

Les contractors sont courants dans les secteurs de l’informatique, de la création, du conseil, de la construction, des médias, de la santé et de l’éducation, où le travail basé sur des projets et les compétences spécialisées sont en demande. Ils offrent une réserve de talents flexible, permettant aux entreprises de gérer leurs coûts et de faire évoluer leur expertise efficacement.

Le Danemark attire des travailleurs étrangers par le biais de divers schemes de visa, chacun adapté à des qualifications et besoins spécifiques. Les options clés incluent le Green Card Scheme (basé sur des points), la Positive List (compétences en pénurie), le Pay Limit Scheme (offres de salaire élevé), le Fast-Track (accéléré pour les entreprises certifiées), le scheme Researcher, et le scheme Trainee. Les employeurs initient généralement les demandes de work permit, qui nécessitent des documents tels que des contrats de travail, des qualifications, et des vérifications de casier judiciaire. Les délais de traitement varient de quelques semaines à plusieurs mois, avec des frais de dossier d'environ DKK 2 310 à DKK 4 530 selon le scheme.

Les candidats doivent remplir des critères tels que qualifications éducatives, expérience professionnelle, compétences linguistiques, et niveaux de salaire. Après avoir résidé légalement pendant généralement 5 ans, les travailleurs peuvent prétendre à la résidence permanente, sous réserve de stabilité de l'emploi, maîtrise de la langue, et intégration. Les membres de la famille peuvent rejoindre via des visas de dépendant, nécessitant une preuve de relations et de soutien financier.

Les employeurs doivent s'assurer que les permits sont obtenus avant l'embauche, signaler tout changement d'emploi, et respecter la législation du travail danoise. Les employés sont responsables de respecter les conditions du permit, de signaler tout changement personnel, et de maintenir un statut valide. Les deux parties partagent l'obligation de garantir la conformité avec les réglementations en matière d'immigration pour une expérience de travail fluide au Danemark.