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Il n’est pas très courant que les employeurs oublient de déposer leurs formulaires W2 auprès de l’IRS avant la date limite du 31 janvier. Mais cela peut arriver, et si c’est le cas, vous devez savoir avec quoi vous avez affaire.

Le non-respect des obligations est géré de manière plutôt stricte par l’IRS parce qu’ils veulent le décourager, donc malheureusement, il y aura des pénalités pour dépôt tardif. Nous examinons les types de pénalités que vous pouvez vous attendre à payer, combien de temps vous avez pour corriger le problème, et quelles démarches vous pouvez entreprendre pour éviter les pénalités à l’avenir.

Principaux points à retenir

• Les employeurs doivent déposer les formulaires W2 auprès de l’IRS avant le 31 janvier pour éviter de payer des pénalités.
• Les pénalités pour dépôt tardif varient entre 60 $ et 340 $ par formulaire. Les amendes pour mépris intentionnel sont de 680 $+ par formulaire.

Pourquoi est-il important de déposer le formulaire W2 avant la date limite ?

Le formulaire W2 est l’état des revenus et des taxes principal requis par l’Internal Revenue Service (IRS) et l’Administration de la Sécurité Sociale (SSA). Le relevé montre l’impôt sur le revenu, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare qui ont été retenus sur les salaires des employés pendant une année fiscale donnée. Ces agences fédérales rapprochent les chiffres de déclaration des salaires et de retenue d’impôt à partir de ces déclarations.

Si le problème s’étend à l’employeur qui ne fournit pas un W2 à l’employé avant la date limite, alors les déclarations d’impôt personnelles ne peuvent pas non plus être complétées.

On peut imaginer la perturbation que cela cause lorsque les employeurs ne soumettent pas les formulaires W2 à temps. Non seulement l’IRS et la SSA ne peuvent pas clôturer rapidement l’année fiscale, mais les employés doivent déposer des formulaires alternatifs, et peuvent également payer des pénalités pour dépôt tardif s’ils ne sont pas au courant des procédures alternatives.

Vous manquez des échéances parce que vous gérez une paie multi-juridiction et des dépôts W2 ? Si oui, vous pouvez envisager un Employer of Record, comme Rivermate (surtout si vous avez des employés à distance). Nous nous chargerons des dépôts réglementaires pour vous. Parlez à l’un de nos experts RH pour voir comment nous pouvons collaborer avec vous.

Pourquoi devez-vous payer des pénalités pour des dépôts W2 retardés ?

D’après notre discussion, les implications des déclarations W2 tardives deviennent plus claires. Parce qu’elles perturbent plusieurs processus gouvernementaux, l’IRS veut décourager la non-conformité généralisée. Les pénalités sont une réponse punitive à la non-soumission ou à la soumission tardive. La théorie est que lorsque les gens ressentent l’impact financier, cela dissuade les erreurs futures.

Pour cette raison, il est peu probable que vous évitiez de payer des pénalités pour les dépôts W2 tardifs. L’IRS applique ses règles de pénalité de manière très cohérente. Pour des infractions graves et répétées, l’IRS peut même appliquer des pénalités pénales, mais ces cas peuvent être évités en restant simplement conforme.

Deadlines précis de dépôt du formulaire W2

La date limite principale pour déposer le W2 est le 31 janvier de chaque année. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, la date est généralement reportée au premier jour ouvrable suivant. L’IRS publie les dates exactes pour chaque saison fiscale, et cette date limite concerne à la fois les dépôts papier et électroniques. Les employeurs doivent soumettre les copies W2 de leurs employés avant cette date.

Toute personne souhaitant demander une extension pour le dépôt du W2 auprès de la SSA doit le faire avant la date limite. Cela se fait via le Formulaire 8809, qui s’applique au dépôt de déclarations d’informations (W2, et 1099-NEC pour les indépendants inclus). Les extensions sont de 30 jours et ne sont accordées que pour des raisons spécifiques, telles que catastrophes naturelles, incendies ou maladies graves.

Pénalités potentielles pour dépôt tardif du W2

Une fois la date limite du 31 janvier (ou autre date publiée) dépassée, des pénalités sont automatiquement appliquées pour les W2 en retard. C’est pourquoi une soumission dans les délais est si cruciale. Dès lors que vous commencez à accumuler des pénalités, vous pouvez vous attendre à ce qu’elles augmentent jusqu’à ce que vous soumisiez les informations nécessaires. Elles ne seront pas probablement annulées, et des retards supplémentaires peuvent entraîner des mesures plus sévères.

Les pénalités sont calculées par formulaire et peuvent être ajustées en fonction de l’inflation. Les échecs dans la déclaration d’informations sont pénalisés selon une structure hiérarchique. En gros, plus vous tardez à soumettre les formulaires, plus vous payez en pénalités.

Délai	Pénalité	Pénalité maximale
Déposé dans les 30 jours après la date limite	60 $ par formulaire	664 500 $ par an. 232 500 $ pour les petites entreprises.
31 jours - 1er août	130 $ par formulaire	1 993 500 $ par an. 664 500 $ pour petites entreprises.
Après le 1er août	340 $ par formulaire	3 987 000 $ par an. 1 329 000 $ pour petites entreprises.
Mépris intentionnel	680 $ par formulaire	Pas de limite maximale

L’IRS détermine le mépris intentionnel à l’aide de plusieurs critères, notamment:

• Si vous avez un historique de dépôts W2 en retard.
• La rapidité avec laquelle le problème a été résolu une fois qu’il a été constaté que le dépôt était tardif.
• La réponse aux demandes de l’IRS pour rectifier le problème.
• Si une décision commerciale intentionnelle a été prise pour sauter le dépôt W2 afin d’éviter d’autres obligations financières. Cela est considéré comme très grave et peut entraîner des pénalités, amendes ou poursuites distinctes.

Si une entreprise peut démontrer une raison sérieuse pour le non-respect (catastrophe naturelle, décès du propriétaire, maladie grave, etc.), ou qu’un professionnel de la fiscalité a fourni de fausses informations, alors l’IRS ne classera pas le non-respect comme mépris intentionnel.

Autres raisons de pénalités liées aux formulaires W2

Il existe plusieurs autres raisons pour lesquelles des pénalités peuvent être imposées contre les dépôts W2. Il s’agit généralement d’erreurs liées à la précision de la déclaration, et elles sont émises parce qu’elles interfèrent avec la déclaration faite par les autorités fédérales.

• Numéros d’information fiscale manquants (TIN).
• Informations requises manquantes.
• Dépôt de formulaires papier lorsque la déclaration électronique est requise.
• Failing to provide employee copies.
• Dépôt de formulaires frauduleux.

Un employeur pourrait faire face à des pénalités supplémentaires coûteuses selon la situation. Par exemple, des informations incorrectes peuvent être corrigées à l’aide des formulaires W2c et W3, et doivent être faites dès que possible après la date limite. Mais si l’IRS détecte une fraude potentielle, alors l’entreprise fait face à des pénalités civiles et à une éventuelle poursuite pénale.

Pour les entreprises gérant des employés à distance (localement ou mondialement), la conformité W2 peut être complexe. En collaborant avec un Employer of Record, vous pouvez transférer la conformité réglementaire en dehors de votre entreprise. Parlez à un expert Rivermate pour savoir comment cela fonctionnerait.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant pour rectifier les dépôts W2 en retard

Si vous avez manqué la date limite W2, il faut agir rapidement. N’attendez pas la prochaine saison fiscale. Si vous pouvez rectifier le problème dans les 30 jours suivant la date limite, vous paierez une pénalité moindre de 60 $ par formulaire contre 340 $ ou plus.

1. Déposez dans les 30 jours suivant la date limite

Soumettez vos formulaires W2 en retard à l’Administration de la Sécurité Sociale (SSA) dès que possible (en vérifiant que les informations sont correctes avant l’envoi). Il est conseillé à ce moment-là d’utiliser le portail SSA Business Service Online pour une soumission rapide et une confirmation de réception. Vous paierez toujours une pénalité de 60 $ par formulaire pour dépôt tardif, sauf si vous avez demandé et obtenu une extension.

2. Déposez avant le 1er août

Si vous ne pouvez pas respecter le délai de 30 jours pour une raison quelconque, votre prochain objectif urgent est de faire une déclaration précise avant le 1er août au plus tard. Si vous n’avez pas émis de formulaires W2 à vos employés entre le 31 janvier et la fin de la saison fiscale, vous devez prioriser cela. Les pénalités seront alors de 130 $ par formulaire, avec un maximum de 1 993 500 $ par an. Pour les petites entreprises, le plafond est de 664 500 $. Le montant augmente sensiblement avec le retard.

La prochaine étape entraînera des pénalités beaucoup plus lourdes et peut aboutir à un audit pour déterminer les raisons du non-respect. Cette étape doit idéalement être évitée car elle peut mettre les employeurs dans une situation délicate.

3. Corrigez les erreurs sur les dépôts W2

Si le problème concerne des informations incorrectes ou omises, la solution la plus simple est de soumettre le formulaire correct dans les 30 jours suivant la date limite (ou plus tôt si possible).

4. Évitez les vulnérabilités répétées

En même temps qu’il faut corriger le problème actuel, mettez en place ces mesures simples pour éviter de payer des pénalités à l’avenir.

• Effectuez une réconciliation de la paie avant la fin de l’année, en vérifiant que toutes les informations sont exactes. Vérifiez toujours les W2 avant envoi. Cette étape seule peut vous éviter une perte financière.
• Vérifiez tous les TIN des employés et indépendants avant la fin de l’année.
• Assignez la responsabilité du dépôt des W2 et autres déclarations d’informations à une seule personne. Faites en sorte que cette personne soit responsable de la conformité aux échéances.
• Utilisez un logiciel de paie qui vous aide à préparer un W2 dans un format accepté par l’SSA.

Conclusion

Les pénalités pour dépôt non ou tardif du W2 auprès de l’SSA entraînent des amendes importantes pour les employeurs. Plus vous tardez à corriger la situation, plus les pénalités seront élevées.

L’objectif principal est de régler le problème dès que possible et de répondre rapidement à toute correspondance de l’IRS déclenchée par le non-respect.

Pour les employeurs ayant des situations d’emploi particulières, telles que travailleurs à distance mondiaux (y compris les citoyens américains) et indépendants, une solution existe sous la forme d’un Employer of Record ou d’un Contractor of Record, qui garantira le respect de toute la réglementation en vigueur. Cela déchargera totalement votre entreprise de la responsabilité des dépôts W2 ou 1099-NEC.

FAQ : Pénalité pour non-envoi du W2 par l’employeur

1. Un employeur peut-il avoir des problèmes pour ne pas avoir envoyé le W2 ?

Oui, un employeur peut avoir des problèmes pour ne pas avoir envoyé le W2 dans le délai imparti. Des pénalités sont appliquées une fois la date limite dépassée selon une échelle. Plus les formulaires restent en suspens longtemps, plus la pénalité sera élevée. En cas de non-conformité volontariste ou négligente (défini comme un refus conscient et délibéré de se conformer à une demande), des sanctions plus graves peuvent être prises.

2. Que se passe-t-il si un employeur ne envoie pas de W2 ?

Un employeur est tenu par la loi de fournir un W2 à un employé avant le 31 janvier (ou date fixée la plus proche). L’employé doit contacter l’employeur une fois la date dépassée, et si aucune réponse n’est donnée, peut contacter l’IRS au 800-829-1040 après le 15 février. Si le formulaire n’a pas été reçu avant la date limite fiscale, il faut utiliser le Formulaire 4852 pour soumettre les informations.

3. Quels formulaires doivent être déposés auprès de l’IRS pour les indépendants ?

L’IRS exige que les employeurs déposent deux formulaires différents pour la rémunération : une pour les salaires des employés, appelée formulaire W2. L’autre concerne les indépendants, le Formulaire 1099-NEC (rémunération non salariée). Le 1099-NEC doit être déposé avant le 31 janvier, et il indique les paiements de 600 $ ou plus pour l’année fiscale. Si un indépendant n’a pas soumis un formulaire W9, il faudra effectuer une « retenue de secours » sur les paiements, puis déposer le Formulaire 945 pour déclarer cette retenue.