Eight Indicators to Transition a Contractor to an Employee (2025 Update)

Points clés à retenir :

• 1. Vous devriez envisager de convertir votre Contractor of Record en employé si vous avez besoin de plus de contrôle sur où, comment et quand le travail est réalisé. Les Contractors ont un contrôle total sur ces aspects.
• 2. Transformer un Contractor of Record en employé est une bonne idée si vous êtes préoccupé par la mauvaise classification de l’employé, les droits de propriété intellectuelle, et l’exclusivité.
• 3. Les employés sont généralement embauchés pour une période plus longue, reçoivent des avantages, et travaillent dans le but commun avec votre entreprise. Si votre Contractor of Record est bénéfique pour votre activité, il pourrait être judicieux de le transformer en employé et de lui offrir un salaire et des avantages.

Le débat entre l’embauche d’employés ou de Contractors of Record est toujours en cours. Chaque option présente ses avantages et ses inconvénients, il revient donc à l’employeur, à la situation actuelle de l’entreprise, et au budget de recrutement de décider laquelle serait la plus adaptée.

Dans certains cas, la décision de transformer un contractor en employé s’impose d’elle-même. Dans certaines situations, transformer votre Contractor of Record en employé est une nécessité.

Faisons un rapide récapitulatif et passons en revue ces signes qui indiquent qu’il est temps de convertir votre Contractor of Record en employé.

Quelle est la différence entre Contractors of Record et employés ?

Un employé est un membre permanent de votre entreprise. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de lui verser son salaire, de retenir ses impôts, et de respecter les lois du travail et du salaire applicables. En retour, l’employé accomplit ses tâches quotidiennes, et vous avez le droit de dicter où, comment, et quand il doit effectuer ces tâches.

Les Contractors of Record quant à eux ont leur propre entreprise, et ils réaliseront des tâches pour vous en tant que prestataires de services. Ils disposent généralement de competences spécialisées. Ils fixent également leurs horaires, leur rémunération horaire, et décident où ils souhaitent travailler. En général, ils concluent des contrats avec des entreprises et sont payés selon les modalités de leur contrat.

Les différences sont également importantes d’un point de vue juridique. L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis dispose de directives pour déterminer si un travailleur est un Contractor of Record ou un employé. Il examine l’endroit où la personne travaille, si elle utilise ses propres outils et équipements, qui contrôle la charge de travail, et comment la personne est rémunérée.

Quand devriez-vous convertir un Contractor of Record en employé ?

Il existe plusieurs circonstances où vous devriez transformer votre Contractor of Record en employé. Certaines d’entre elles impliquent des exigences légales, des modifications dans la portée du travail effectué par le contractor, ou simplement, l’un ou l’autre des parties pense que c’est une bonne idée. Passons en revue ces cas.

1. Le contractor est déjà un employé de l'entreprise

Comme mentionné précédemment, il existe certaines lignes directrices que l’IRS utilise pour déterminer si le travailleur est un employé ou un Contractor of Record. Essayez de regarder les Contractors of Record engagés pour vous aider - remplissent-ils toutes les conditions ?

Si vos Contractors of Record n’ont pas de contrat ou de tâches précis à réaliser, ou s’ils travaillent à plein temps pour votre entreprise, ils sont peut-être déjà des employés en dehors de la simple paperasserie. Ils ne sont pas indépendants si vous leur dictez comment, quand, et où ils doivent effectuer leur travail.

Même si vous ou votre contractor êtes d’accord avec cela, cela est légalement considéré comme une mauvaise classification d’un employé. Vous pourriez faire face à des pénalités et amendes importantes si vous êtes reconnu coupable d’avoir classifié un employé comme Contractor of Record.

Ainsi, si votre contractor coche déjà toutes les cases pour être un employé, c’est un signe qu’il pourrait être temps de le transformer en employé de votre société. Cela peut être compliqué si votre contractor provient d’un autre pays, car embaucher à l’étranger peut être complexe. Si c’est le cas, choisir le bon service d’Employer of Record pourrait être une bonne solution.

2. Lorsque vous souhaitez intégrer le contractor dans votre cœur de métier

Certains Contractors of Record sont tout simplement la clé du succès de votre entreprise. Leur contribution peut être ce qui fait avancer votre société. Dans ces cas, il est tout à fait normal de vouloir intégrer davantage le contractor et de s’appuyer sur leur expertise pour plus que ce qu’ils font actuellement pour votre entreprise.

Si vous souhaitez impliquer vos Contractors of Record dans les opérations de votre société, leur montrer la vision d’ensemble, et leur demander de contribuer davantage, vous devriez les embaucher en tant qu’employés. En tant que contractor, ils opèrent généralement sur une base de besoin de savoir et ne sont pas investis dans l’avenir de votre entreprise comme le serait un employé.

3. Quand vous souhaitez transformer votre relation de travail en une relation indéfinie

Les Contractors of Record sont généralement embauchés sur une base au besoin. Leurs contrats comportent souvent des échéances ou des dates d’expiration. Après ces dates fixées, votre contractor ne travaille plus pour vous. Il peut chercher d’autres emplois et missions.

Si cela ne vous convient plus, il est temps de l’embaucher comme votre employé. Cela supprimera la limite temporelle de votre collaboration, vous permettant de compter sur le contractor aussi longtemps que cela sera nécessaire et souhaité.

4. Lorsque vous souhaitez avoir plus de contrôle sur leur travail

Les Contractors of Record possèdent généralement une expertise spécialisée, et ils gèrent les tâches qui leur sont assignées selon leur propre manière, utilisant leur propre équipement, outils, et méthodes. Les employeurs, quant à eux, peuvent offrir des conseils, mais il revient au contractor d’accepter ou non ces instructions.

Si ce n’est pas quelque chose avec quoi vous êtes à l’aise en tant qu’employeur, vous pourriez envisager de les embaucher en tant qu'employés. Avec un employé, vous pouvez établir les règles et directives que vous souhaitez voir suivies lorsqu’ils accomplissent leurs tâches.

5. Lorsque vous voulez qu’ils travaillent exclusivement pour vous

Le Contractor of Record, comme leur nom l’indique, est indépendant. Cela signifie qu’ils peuvent avoir plusieurs clients en même temps. Vous n’êtes probablement pas le seul employeur à bénéficier de leur expertise et expérience.

Si vous souhaitez être le seul employeur d’un talent aussi exceptionnel, la seule solution consiste généralement à les embaucher en tant qu’employés à plein temps. La plupart des contrats d’embauche comportent des clauses de non-concurrence et autres dispositions interdisant à vos employés de partager des informations sensibles et des données provenant de votre entreprise.

6. Lorsque vous avez besoin de posséder leur travail

Avec un employé, la propriété intellectuelle de leur travail appartient entièrement à votre entreprise. Tout comme d’autres clauses de protection dans leur contrat de travail, c’est aussi une évidence. En cas de mécontentement de votre employé et s’il tente de revenir vers votre société, vous connaissez les données de votre entreprise, leur travail, et les droits sur la PI.

Alors que vous pouvez mettre en place des protections avec des Contractors of Record, la propriété intellectuelle n’est pas automatiquement à vous. Vous devez protéger la propriété intellectuelle et définir les droits de propriété dans le contrat avec votre Contractor of Record.

7. Lorsque vous souhaitez dicter les horaires de travail des Contractors of Record

Les horaires de travail peuvent être difficiles à gérer, surtout si vous avez des employés à distance travaillant dans différents fuseaux horaires. Ajoutez à cela des Contractors of Record qui fixent eux-mêmes leurs horaires, et la communication au sein de votre équipe devient compliquée et contraint à une certaine asynchronous.

Si vous souhaitez être celui qui fixe les règles sur quand, ou où, le travail est effectué, vous devriez embaucher votre Contractor of Record en tant qu’employé.

8. Lorsqu’ils vous demandent de les transformer en employés

Si votre Contractor of Record initie la possibilité de devenir un employé, vous devriez y réfléchir. Cela montre qu’ils aimeraient faire partie de votre entreprise dans une capacité plus grande ou plus importante, et contribuer davantage à son succès.

Ils pourraient aussi préférer être en rémunération sur la paie, ou avoir besoin des avantages généralement accordés aux employés à plein temps. Cela peut les inciter à être plus engagés dans leur travail et dans votre société.

Est-il préférable d’avoir des employés ou des Contractors of Record ?

Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. L’intérêt pour votre société ou votre activité de choisir l’une ou l’autre des options dépend de nombreux facteurs.

Cependant, en tant que chef d’entreprise, vous devriez connaître les avantages d’avoir des employés plutôt que des contractors. Il existe un sentiment accru de loyauté envers l’employeur, et vous avez plus de contrôle sur comment, quand, et où le travail est accompli.

D’un autre côté, le Contractor of Record dispose généralement d’une expertise de niche que vos employés mettraient des années à développer. Ils sont aussi des options plus rentables pour des projets à court terme, ou des projets qui ne se répètent pas assez souvent pour justifier leur embauche à plein temps.

Si vous n’êtes pas certain, il serait judicieux de consulter un EOR ou un expert local sur le sujet. Ils peuvent vous guider à la fois pour l’embauche et pour la légalité des différences entre Contractors of Record et employés.

Le meilleur choix pour votre société dépend de l’entreprise. Cependant, si vous remarquez l’un de ces huit signes, cela pourrait valoir la peine de considérer la transformation de vos Contractors of Record en employés, car cela pourrait être la meilleure option tant pour votre société que pour le contractor.

FAQ :

Quelle est la différence entre un contractor et un partenaire ?

Un contractor travaille pour une entreprise de manière temporaire et sous un nom commercial distinct, tandis qu’un partenaire co-posède une entreprise et partage ses bénéfices et pertes. Les Contractors of Record fournissent des services spécifiques et ne participent pas à la gestion de l’entreprise. Les partenaires ont leur mot à dire dans les décisions de la société et ont souvent des engagements à long terme.

Peut-on être à la fois employé et Contractor of Record pour la même société ?

Non, vous ne pouvez pas être à la fois employé et Contractor of Record pour la même entreprise en même temps. Les employés ont un rôle permanent avec des horaires et avantages spécifiques, tandis que les Contractors of Record travaillent de manière indépendante pour une période limitée. Mélanger ces deux rôles peut entraîner des problématiques juridiques et fiscales.

Qu’est-ce qu’une conversion de contrat ?

Conversion de contrat désigne le changement du statut d’un contractor en celui d’un employé. Cela intervient souvent lorsque le travail du contractor devient essentiel pour l’entreprise ou que sa période de travail s’étend indéfiniment. Passer en employé peut offrir des avantages comme la sécurité de l’emploi, des avantages, et un revenu stable.