Eight Indicators to Transition a Contractor to an Employee (2025 Update)

Points clés à retenir:

• 1. Vous devriez envisager de convertir votre contractor en employé si vous avez besoin de plus de contrôle sur où, comment et quand le travail est effectué. Les contractors indépendants ont un contrôle total sur ces aspects.
• 2. Transformer un contractor en employé est une bonne idée si vous vous inquiétez de la misclassification des employés, des droits de propriété intellectuelle, et de l'exclusivité.
• 3. Les employés sont généralement engagés pour une période plus longue, reçoivent des avantages, et travaillent vers un objectif commun avec votre entreprise. Si votre contractor est bénéfique pour votre entreprise, il pourrait être judicieux de le transformer en employé et de lui fournir un salaire et des avantages.

Le débat entre l’embauche d’employés ou de Contractors est toujours en cours. Chaque option présente ses avantages et inconvénients, il appartient donc à l'employeur, à la situation actuelle de l’entreprise et au budget d’embauche de décider laquelle conviendrait le mieux.

Dans certains cas, la décision de transformer des Contractors indépendants en employés se justifie d’elle-même. Dans certaines situations, il est impératif de transformer votre contractor indépendant en employé.

Faisons un bref récapitulatif et passons en revue ces signes indiquant qu'il est temps de transformer votre contractor indépendant en employé.

Quelle est la différence entre Contractors indépendants et employés ?

Un employé est un membre permanent de votre entreprise. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de lui payer son salaire, de retenir ses impôts, et de respecter les lois du travail et des salaires en vigueur. En retour, l’employé exécute ses tâches quotidiennes et vous avez le droit de dicter où, comment et quand il doit réaliser ces tâches.

Les Contractors indépendants quant à eux, disposent de leur propre entreprise, et ils réaliseront des tâches pour vous en tant que prestataires de services. Ils ont généralement une expertise de niche. Ils fixent également leurs horaires, leur salaire horaire, et décident où ils souhaitent travailler. En général, ils concluent des contrats avec des entreprises et sont payés selon les termes de leur contrat.

Les différences sont également importantes d’un point de vue légal. L’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis dispose de lignes directrices pour déterminer si un contractant indépendant est réellement un, ou s’il s’agit d’un employé. Elle examine le lieu de travail, s’ils utilisent leurs propres outils et équipements, qui contrôle la charge de travail, et comment la personne est rémunérée.

Quand devriez-vous convertir un contractor indépendant en employé ?

Il existe plusieurs circonstances où vous devriez transformer votre contractor indépendant en employé. Certaines d’entre elles impliquent des exigences légales, des changements dans la portée du travail effectué pour vous, ou simplement, une ou les deux parties estiment que c’est une bonne idée. Approfondissons.

1. Le contractor est déjà un employé de la société

Comme mentionné précédemment, il existe certaines lignes directrices que l’IRS utilise pour déterminer si le travailleur est un employé ou un contractor indépendant. Essayez d’examiner les contractors indépendants que vous avez engagés pour vous aider - remplissent-ils toutes les exigences ?

Si vos contractors indépendants n’ont pas de contrat ou de tâches précises qu’ils doivent accomplir pour le finaliser, ou s’ils travaillent à temps plein pour votre entreprise, il se peut qu’ils soient déjà des employés en tout sauf sur le papier. Ils ne sont pas indépendants si vous dictez comment, quand et où ils doivent faire le travail.

Même si vous ou votre contractor êtes d’accord avec cela, il est légalement considéré comme une mauvaise classification d’un employé. Vous risquez des pénalités et des amendes importantes si vous êtes reconnu coupable d’avoir classifié un employé comme contractor indépendant.

Ainsi, si votre contractor coche déjà toutes les cases pour être considéré comme un employé, cela peut être un signe qu’il est temps de le convertir en employé dans votre entreprise. Cela peut être délicat si votre contractor provient d’un autre pays, car l’embauche à l’étranger peut être complexe. Si c’est le cas, alors choisir le bon service d’Employer of Record pourrait être une bonne idée.

2. Lorsque vous souhaitez inclure le contractor dans votre cœur de métier

Certains contractors sont tout simplement la clé du succès de votre entreprise. Leur contribution peut être ce qui pousse votre société vers l’avant. Dans ces cas, il est tout à fait normal de vouloir inclure davantage le contractor et de s’appuyer sur leur expertise pour plus que ce qu’ils font actuellement pour votre entreprise.

Si vous souhaitez intégrer vos contractors dans les opérations de votre entreprise, leur montrer la vision d’ensemble, et leur demander de contribuer davantage, vous devriez les embaucher en tant qu’employés. En tant que contractor, ils opèrent généralement sur une base de besoin et ne sont pas investis dans l’avenir de votre entreprise comme le seraient des employés.

3. Quand vous souhaitez transformer votre relation de travail en une relation indéfinie

Les contractors indépendants sont généralement embauchés au cas par cas. Leurs contrats comportent souvent des échéances ou des dates d’expiration. Après ces dates, votre contractor ne travaille plus pour vous. Il est libre de poursuivre d’autres jobs et missions.

Si ce n’est plus quelque chose qui vous intéresse, alors il est temps de les embaucher en tant qu’employés. Cela supprimera la limite temporelle de votre collaboration, et vous permettra de compter sur le contractor aussi longtemps que nécessaire et souhaité.

4. Quand vous souhaitez avoir plus de contrôle sur leur travail

Les contractors disposent généralement d'une expertise de niche, et ils gèrent les tâches qui leur ont été confiées selon leur propre méthode, en utilisant leur équipement, outils et techniques. Les employeurs, quant à eux, peuvent offrir des lignes directrices, mais il revient au contractor de les accepter ou non.

Si cela ne vous met pas à l’aise en tant qu’employeur, vous pourriez envisager de les embaucher en tant qu’employés. Avec un employé, vous pouvez établir des règles et directives que vous souhaitez que vos employés suivent lorsqu'ils réalisent leurs tâches.

5. Quand vous souhaitez qu’ils travaillent exclusivement pour vous

Le contractor indépendant, comme son nom l’indique, est indépendant. Cela signifie qu’il peut avoir plusieurs clients en même temps. Il est peu probable que vous soyez le seul employeur profitant de leur expertise et expérience.

Si vous souhaitez être le seul employeur d’un tel talent exceptionnel, la seule solution est généralement de les embaucher à plein temps. La plupart des contrats de travail comportent des clauses de non-concurrence et autres dispositions interdisant à vos employés de partager des informations sensibles et des données de votre société.

6. Lorsque vous avez besoin de détenir la propriété de leur travail

Avec un employé, la propriété intellectuelle de leur travail appartient entièrement à votre société. De même que pour les autres clauses de protection dans leur contrat de travail, cela va de soi. Si votre employé est mécontent et tente de revenir à votre société, vous connaissez les données, leur travail, et les droits sur la propriété intellectuelle.

Bien que vous puissiez mettre en place des protections avec des contractors indépendants, la propriété des droits de propriété intellectuelle ne vous appartient pas forcément. Vous devrez protéger la propriété intellectuelle et définir les droits de propriété dans le contrat avec votre contractor indépendant.

7. Lorsque vous souhaitez dicter les heures de travail des contractors indépendants

Les horaires de travail peuvent être difficiles à gérer, surtout si vous avez des employés à distance travaillant dans différents fuseaux horaires. Ajoutez à cela des contractors indépendants qui fixent leurs horaires, et la communication au sein de votre équipe devient difficile et contrainte à une asynchronie forcée.

Si vous souhaitez être celui qui établit les règles concernant quand, ou où, le travail est effectué, vous devriez embaucher votre contractor indépendant en tant qu’employé.

8. Lorsqu’ils vous demandent de les transformer en employés

Si votre contractor indépendant initie l’option de devenir employé, vous devriez y réfléchir sérieusement. Cela montre qu’ils souhaitent faire partie intégrante et plus importante de votre société et contribuer davantage à son succès.

Ils peuvent aussi se sentir plus à l’aise d’être sous contrat de rémunération classique, ou avoir besoin des avantages généralement offerts aux employés à temps plein. Cela peut les impliquer davantage dans leur travail et leur entreprise.

Est-il préférable d’avoir des employés ou des contractors ?

Il n’existe pas de réponse universelle à cette question. Si votre entreprise ou société bénéficierait de l’un ou l’autre de ces choix dépend de nombreux facteurs.

Cependant, en tant que propriétaire d’entreprise, vous devriez connaître les avantages d’avoir des employés plutôt que des contractors. Il y a un sentiment accru de loyauté envers l’employeur, et vous avez plus de contrôle sur la façon, le moment, et le lieu où le travail est effectué.

D’un autre côté, le contractor dispose généralement d’une expertise de niche que vos employés mettraient des années à développer. Ils sont aussi des options plus économiques pour des projets à court terme, ou des projets peu fréquents qui ne justifient pas de les avoir permanents sur la liste de paie.

Si vous avez des hésitations, il peut être judicieux de consulter un spécialiste en EOR ou un expert local sur le sujet. Ils peuvent vous conseiller à la fois sur le recrutement et sur la légalité des différences entre contractors et employés.

Le meilleur choix pour votre société dépend de votre entreprise. Cependant, si vous remarquez l’un de ces huit signes, il pourrait être judicieux de transformer vos contractors en employés, car cela pourrait être la meilleure option pour votre société et pour le contractor.

FAQ :

Quelle est la différence entre un contractor et un partenaire ?

Un contractor travaille pour une société temporairement et sous un nom commercial séparé, tandis qu’un partenaire co-propriétaire d'une entreprise partage ses profits et pertes. Les contractors offrent des services spécifiques et ne participent pas à la gestion de la société. Les partenaires ont leur mot à dire dans les décisions de l’entreprise et ont souvent un engagement à long terme.

Peut-on être à la fois employé et contractor pour la même société ?

Non, vous ne pouvez pas être à la fois un employé et un contractor pour la même entreprise en même temps. Les employés ont un rôle permanent avec des horaires de travail précis et des avantages, tandis que les contractors travaillent de façon indépendante de façon temporaire. Mélanger les deux peut entraîner des problèmes juridiques et fiscaux.

Qu’est-ce qu’une conversion de contrat ?

Conversion de contrat désigne le moment où le statut d’un contractor change pour devenir celui d’un employé. Cela se produit souvent quand le travail du contractor devient essentiel pour l’entreprise ou que sa période de travail s’étend indéfiniment. La conversion en employé peut offrir des avantages tels que la sécurité de l’emploi, des avantages, et un revenu stable.