Guide ultime : Embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni est familier avec l'embauche de personnes pour travailler à distance. En 2020, plus de 56 % de leur main-d'œuvre s'est tournée vers le travail à distance en raison du coronavirus. Les statistiques montrent qu'en 2023, de nombreux employés du Royaume-Uni ont conservé leur statut de travail à distance](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Le pourcentage de personnes travaillant entièrement à distance est de 10 %, et les personnes travaillant de chez eux parfois représentent 29 %.

De nombreux employés apprécient leurs arrangements de travail à domicile. Cela offre une plus grande flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est également facile pour les entreprises de voir les avantages de l'embauche de salariés à distance. Elles ont accès à une main-d'œuvre diversifiée et à des talents mondiaux tout en réduisant les coûts généraux.

Cependant, chaque pays a son propre ensemble de lois et réglementations régissant le travail à distance, et le Royaume-Uni ne fait pas exception. De nombreux changements ont eu lieu après le Brexit, ce qui complique encore davantage le processus d'embauche.

Voici un guide qui vise à simplifier le processus d'embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni. Il abordera les lois et réglementations en matière d'emploi et de travail, et offrira des conseils pour embaucher des employés à distance au Royaume-Uni. De plus, le guide abordera les facteurs clés pour établir une collaboration saine et à long terme.

Quels rôles sont parfaits pour le travail à distance ?

Les rôles à distance sont applicables dans presque tous les secteurs. Mais, tous les rôles ne peuvent pas être pourvus à distance, et certains peuvent nécessiter que vos employés travaillent au bureau.

Cela dit, les secteurs technologiques et créatifs sont idéaux pour le travail à distance. Vous pouvez envisager d'embaucher des employés à distance pour occuper ces rôles :

1. Développeurs de logiciels,

2. Web et graphistes,

3. Représentants du service client,

4. Professionnels de la vente,

5. Marketeurs numériques.

Quelles sont les lois et réglementations régissant l'embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni ?

Lorsque vous embauchez des employés à distance au Royaume-Uni, vous devez respecter les lois du travail et de l'emploi pertinentes pour assurer la conformité. Ces lois protègent à la fois les employés et les employeurs, il est donc important de les connaître avant de publier une offre d’emploi.

Lois du travail et de l'emploi au Royaume-Uni

Gardez à l'esprit que les employés à distance ont droit aux mêmes protections que vos employés en présentiel. En tant qu'employeur, vous êtes tenu de déduire l'impôt sur le revenu et de conserver des registres pour la paie. Bien que vous économisiez sur les coûts généraux, vous devez néanmoins fournir :

• Le salaire minimum, qui s'élève actuellement à £11,44 par heure.

• La rémunération de maladie légale, qui s’établit à £116,75 par semaine jusqu’à 28 semaines,

• 28 jours (ou 5,6 semaines) de congés payés par an,

• Congé d'urgence statutaire

• Indemnité de licenciement légale

• Congé et indemnités de maternité, paternité, parental, adoption et parental partagé.

Les employeurs doivent également respecter les réglementations qui donnent aux travailleurs le droit de demander un travail flexible. Il existe également une période de préavis minimale obligatoire en cas de licenciement. Les employeurs doivent également être conscients que les employés bénéficient d’une protection contre le licenciement injustifié en vertu du droit du travail au Royaume-Uni.

Selon le type de travail effectué par l’employé, l’employeur pourrait être tenu de fournir des mesures de santé et sécurité ou une assurance. Ils doivent également respecter les lois contre la discrimination, et celles régissant les heures de travail.

Vos employés ne peuvent généralement pas travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne. Si vos employés ont moins de 18 ans, cette limite est abaissée à 40 heures par semaine.

Vous êtes également tenu de prévoir des pauses pour vos employés au Royaume-Uni. Ils ont droit à une pause de 15 minutes toutes les 4 heures et demie. Après six heures, vos employés ont droit à une pause de 30 minutes, qui peut inclure ou non les 15 minutes précédentes.

Embaucher des équipes mondiales à distance en tant qu'employeur au Royaume-Uni

Vous devrez peut-être respecter des exigences légales supplémentaires si vous souhaitez embaucher des employés à l’étranger. En général, vous devez enregistrer une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vous devrez également naviguer dans les lois du travail et de l’emploi de ce pays et vous assurer de la conformité avec toutes réglementations applicables.

Ou bien, vous pourriez devoir reloger vos employés au Royaume-Uni pour rester en conformité. Vous devrez aider vos employés à obtenir les visas et permis nécessaires, et dans certains cas, sponsoriser leur relocalisation.

Pour les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre l’investissement pour établir une présence ou reloger des talents, embaucher un EOR au Royaume-Uni pourrait être une meilleure option. Cela permet aux employeurs d’embaucher n’importe qui dans le monde, en agissant comme un employeur légal dans leur pays pendant que l’employé travaille pour vous.

Comprendre quelles lois s’appliquent lors de l'embauche à distance au Royaume-Uni

Lors de l’embauche de salariés à distance au Royaume-Uni, il est important de savoir quelles lois régissent votre entreprise.

La principale législation régissant l’emploi au Royaume-Uni est le Employment Rights Act 1996. Il existe également la Equality Act 2010, et le Health and Safety at Work Act 1974. Ces lois s'appliquent à tous les employés, quelle que soit leur localisation.

En plus de ces lois générales, il y a aussi les Working Time Regulations 1998. Ces réglementations fixent des limites sur les heures de travail, les pauses, et les congés annuels.

Le Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 obligent les employeurs à évaluer et gérer les risques liés à l’utilisation d’équipements de visualisation pour le travail à distance.

Choses à considérer lors de la rédaction des contrats d’emploi au Royaume-Uni

Bien qu’au Royaume-Uni, un contrat écrit ne soit pas requis par la loi, les employeurs en bénéficient en en ayant un. Il formalise par écrit ce sur quoi les parties se sont mises d’accord et peut servir en cas de malentendu.

Les contrats d’emploi typiques au Royaume-Uni comprennent également plusieurs éléments à considérer.

1. Termes et conditions

Les termes et conditions d’emploi définissent les détails essentiels. Ils doivent couvrir le titre du poste, la date de début, et des notes sur toute période d'essai. Ils doivent également préciser le nombre d’heures et l’horaire prévu. Si l’employé travaille à distance, vous pouvez ou non inclure cette mention dans le contrat. Sinon, vous indiquerez aussi l’adresse du bureau.

Les termes et conditions doivent aussi inclure des détails sur la rémunération. Assurez-vous d’y mentionner le salaire, les avantages, les primes convenues, et autres détails pertinents.

2. Accord de confidentialité

L’accord de confidentialité est l’un des aspects les plus importants du contrat, car il protège votre entreprise et vos clients. Il empêche les employés de partager des informations de l’entreprise qu’ils apprennent durant leur emploi.

3. Clause de non-concurrence

Une des principales raisons pour lesquelles vous préféreriez des employés plutôt que des contractors est que vous ne voulez pas qu’ils collaborent avec la concurrence. La clause de non-concurrence dans votre contrat interdit aux employés de travailler pour un concurrent. Elle prohibe également qu’ils créent leur propre entreprise dans le même secteur pendant un certain temps.

Ainsi, vos secrets commerciaux sont protégés, tout comme vos clients et autres informations sensibles.

4. Clause de fin de contrat

Bien qu’il soit important de préciser la date de début, il est également conseillé d’expliciter la procédure de termination. Elle doit inclure les conditions pouvant entraîner la résiliation du contrat. Elle doit aussi définir les motifs de licenciement et les délais de préavis. Vous devriez aussi y mentionner toute obligation post-termination de l’employé.

5. Résolution des conflits

Les deux parties doivent savoir ce qu’il faut faire en cas de litiges. Cette section du contrat doit définir la procédure pour résoudre les différends si ceux-ci surviennent. Elle peut prévoir des clauses d’arbitrage et de médiation. Elle doit également mentionner les organismes réglementaires responsables de la résolution des problèmes.

Déclaration écrite des modalités d’emploi

Un contrat écrit n’est pas exigé par la loi au Royaume-Uni. Mais, l’employeur est légalement tenu de fournir une déclaration écrite des modalités d’emploi à l’employé. Celle-ci doit lui être remise dès le premier jour de travail.

Les modalités d’emploi doivent inclure des détails pertinents sur le poste. Semblable à la section des termes et conditions du contrat formel, elles doivent couvrir :

1. Le nom de l’employeur et de l’employé

2. Titre du poste, description du travail, date de début

3. Durée du poste, date de fin si contrat à durée déterminée, délai de préavis

4. Horaires de travail, jours de travail. Inclure aussi si l’employé doit travailler le dimanche, la nuit, ou faire des heures supplémentaires.

5. Montant et modalités de paiement

6. Lieu de travail ou si l’employé doit se reloger.

7. Droit aux congés, y compris les jours fériés

8. Autres avantages offerts

9. Formations obligatoires, et qui en finance la mise en œuvre

10. Indemnités de maladie et procédure pour les obtenir

11. Autres congés payés, y compris le congé parental

Une déclaration écrite plus complète doit accompagner cette déclaration dans un délai de deux mois. Elle doit contenir des informations sur les accords collectifs. Également, sur les pensions, les régimes de pension, et la procédure disciplinaire et de recueil des griefs.

Facteurs clés à considérer lors de l'embauche

L’embauche de salariés à distance est un processus différent de l’embauche traditionnelle. C’est encore plus vrai lorsque vous embauchez à l’échelle mondiale.

Pour embaucher des personnes à l’échelle mondiale, vous pouvez vous appuyer sur des sites d’offres d’emploi ou des agences de recrutement dans le pays souhaité pour trouver les bons talents. Comme vous rivalisez avec des entreprises du monde entier pour trouver le bon personnel, il est crucial de planifier cela correctement. Vous devriez planifier en détail la position, l’intitulé de poste, la publicité, et d’autres aspects du poste.

Rédigez une description de poste détaillée pour le travail à distance

L’une des premières étapes pour une stratégie efficace d’embauche à distance est de créer une description de poste détaillée. Elle doit clairement définir responsabilités, qualifications, et attentes. Il est essentiel d’être précis sur les compétences et l’expérience requises. Vous devriez également énumérer les outils ou logiciels spécifiques avec lesquels le candidat doit être familiarisé.

Il est aussi important d’inclure des informations sur les politiques de travail à distance de l’entreprise et ses attentes. Cela peut inclure des détails sur les horaires ou des exigences particulières pour les employés à distance.

Offrez des avantages attrayants pour attirer les meilleurs talents

Vous devrez également réfléchir aux bonus, avantages, et autres bénéfices que vous offrirez à vos employés. Comme mentionné précédemment, vous devrez fournir tous les avantages statutaires, mais vous pourriez aussi devoir en offrir davantage pour attirer les meilleurs talents.

Un poste en télétravail est en soi un avantage, mais d’autres bénéfices compétitifs seront également cruciaux pour trouver la bonne personne pour le poste. Cela peut inclure un plan de pension, une assurance santé privée, ou des opportunités de formation continue. Quoi qu’il en soit, offrir de superbes avantages peut faire toute la différence par rapport à d’autres employeurs.

Menez des entretiens digitaux

Une fois que les candidatures commencent à arriver, il est important de réaliser des entretiens numériques. Ceux-ci vous aideront à évaluer l’adéquation des candidats au travail à distance. Vous pouvez interviewer via des plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Skype.

Pendant l’entretien, il est essentiel de poser les bonnes questions. Vous devriez essayer d’évaluer leur capacité à travailler de façon autonome, la gestion du temps, et leurs compétences en communication. Il est également important de vérifier leurs compétences techniques et leur familiarité avec les outils et logiciels de travail à distance.

De plus, il peut être utile d’inclure une étape pratique dans le processus d’entretien. Cela peut consister à confier une petite tâche ou un projet qui simule le type de travail que le candidat effectuera dans le poste à distance. Cela permet aux entreprises d’évaluer les compétences et capacités du candidat dans un contexte concret.

Intégration des employés à distance

Vous devrez également adapter le processus d’intégration. Bien que le travail à distance comporte de nombreux avantages et inconvénients, l’un des principaux inconvénients est un processus d’intégration plus complexe.

Les employeurs devront investir beaucoup de temps et d’énergie dans l’onboarding et la formation en ligne. Cela est vrai pour les entreprises utilisant des logiciels ou processus complexes. Voici quelques stratégies pour faciliter cette intégration.

1. Plateformes d’intégration numériques

L’un des moyens les plus efficaces d’intégrer des employés à distance est d’utiliser des plateformes d’intégration numériques. Ces plateformes offrent un point central pour les nouveaux employés. Elles leur permettront d’accéder à toutes les informations et ressources nécessaires pour démarrer. Sur ces plateformes, ils peuvent remplir tous les documents requis. Ils peuvent également visionner des vidéos de formation, et apprendre les politiques et procédures de l’entreprise.

Ces plateformes permettent aussi aux RH et managers de suivre la progression des nouveaux employés. Cela aide à s’assurer qu’ils remplissent toutes les tâches nécessaires. Ils peuvent également utiliser ces plateformes pour programmer des réunions virtuelles, pour un onboarding plus personnel et interactif.

2. Programmes de formation complets

Les employés à distance ont besoin de formations complètes. Celles-ci doivent couvrir tous les aspects de leur rôle et responsabilités. Elles peuvent inclure la formation sur des logiciels ou outils spécifiques qu’ils utiliseront. Il faut aussi couvrir les politiques, procédures, et la culture d'entreprise. Cela est d’autant plus important pour des équipes mondialement diversifiées.

Ces programmes de formation peuvent inclure des vidéos préenregistrées, des webinaires en direct, et des modules e-learning interactifs. Il est crucial de permettre aux employés de suivre ces formations à leur propre rythme.

De plus, fournir aux employés à distance un accès à une base de connaissances ou une bibliothèque de ressources peut être bénéfique. Cela leur permet de trouver des réponses à des questions courantes sans devoir constamment solliciter leur manager ou collègues.

3. Parrainage par des pairs

Associer les nouveaux employés à des mentors peut améliorer et accélérer leur intégration et formation. Les mentors peuvent fournir des conseils, répondre aux questions, et offrir un soutien dans leur nouvelle fonction.

Des check-ins réguliers et des réunions virtuelles entre eux peuvent aider à bâtir une relation solide. Cela contribuera aussi à ce que le nouvel employé se sente soutenu et connecté à l’équipe. Les mentors peuvent également partager leur expérience et donner des astuces qui aideront les nouveaux à s’adapter à leur environnement de travail à distance.

4. Systèmes de retour d'information efficaces

Les retours sont essentiels pour la croissance et le développement. Un système de feedback efficace peut aider les employés à distance à identifier leurs points d’amélioration.

Des réunions régulières en tête-à-tête entre managers et employés à distance sont indispensables. Elles offrent une opportunité de feedback et de communication ouverte. Ces réunions peuvent se faire par visioconférence ou téléphone, pour un échange plus personnel et interactif.

De plus, il peut être utile de mettre en place un système de feedback par les pairs. Cela permet aux employés à distance de recevoir des retours de leurs collègues. Cela crée un environnement de travail collaboratif et solidaire.

5. Mises à jour et communication régulières

Les mises à jour régulières et la communication avec les employés à distance leur donnent un sentiment d’appartenance à l’équipe. Les managers doivent fournir des informations régulières. Cela peut inclure des actualités de l’entreprise, des projets, ou des objectifs pour que les employés à distance soient informés et impliqués.

Des réunions d’équipe régulières et des événements sociaux virtuels peuvent aussi renforcer le sentiment d’appartenance. Créer une culture de communication ouverte aidera les employés à se sentir à l’aise pour demander du soutien.

Notions de base de la paie au Royaume-Uni : ce que vous devez savoir en tant qu’employeur

En tant qu’employeur au Royaume-Uni, il est essentiel de connaître les bases de la paie. Voici quelques éléments clés et processus impliqués dans le système de paie britannique pour vous assurer de la conformité.

Structure du système de paie au Royaume-Uni

Les éléments clés comprennent les codes fiscaux, le système PAYE (Pay As You Earn), l’émission des formulaires P45, P60, et P11D, et les cotisations à l’assurance nationale.

Codes fiscaux

Les employeurs utilisent les codes fiscaux pour calculer le montant de l’impôt à déduire du salaire d’un employé. Chaque employ