Guide ultime : Embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni est familier avec l'embauche de personnes travaillant à distance. En 2020, plus de 56 % de leur main-d'œuvre s'est tournée vers le travail à distance en raison du coronavirus. Les statistiques montrent qu'en 2023, de nombreux employés du Royaume-Uni ont conservé leur statut de télétravail](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Le pourcentage de personnes travaillant entièrement à distance est de 10 %, et celles travaillant parfois de chez elles représentent 29 %.

De nombreux employés apprécient leur arrangement de télétravail à la maison. Cela offre une plus grande flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est également facile pour les entreprises de voir les avantages de l'embauche de employés à distance. Elles ont accès à une main-d'œuvre diversifiée et à talents mondiaux tout en réduisant les coûts généraux.

Cependant, chaque pays dispose de ses propres lois et réglementations régissant le travail à distance, et le Royaume-Uni ne fait pas exception. De nombreux changements sont survenus après le Brexit, ce qui complique encore davantage le processus d'embauche.

Voici un guide qui vise à rationaliser le processus d’embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni. Il couvrira les lois et réglementations en matière d’emploi et de travail, et offrira des conseils pour embaucher des employés à distance au Royaume-Uni. De plus, le guide abordera les facteurs clés pour établir une collaboration saine et durable.

Quels rôles sont parfaits pour le travail à distance ?

Les rôles à distance s'appliquent dans presque toutes les industries. Mais, tous les rôles ne peuvent pas être remplis à distance, et certains peuvent nécessiter que vos employés travaillent au bureau.

Cependant, les secteurs technologiques et créatifs sont idéaux pour le travail à distance. Vous pouvez envisager d'embaucher des employés à distance pour occuper ces rôles :

1. Développeurs de logiciels,

2. Web et graphistes,

3. Représentants du service client,

4. Professionnels de la vente,

5. Marketeurs numériques.

Quelles sont les lois et réglementations régissant l'embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni ?

Lorsque vous embauchez des employés à distance au Royaume-Uni, vous devez respecter les lois pertinentes en matière d’emploi et de travail afin de rester conforme. Ces lois protègent à la fois les employés et les employeurs, il est donc important de les connaître avant de publier une offre d’emploi.

Lois du travail et de l’emploi au Royaume-Uni

Gardez à l'esprit que les employés à distance ont droit aux mêmes protections que vos employés en présentiel. En tant qu'employeur, vous êtes tenu de déduire l’impôt sur le revenu et de tenir des registres pour la paie. Bien que vous économisiez sur les coûts généraux, vous devez également fournir :

• Le salaire minimum actuel de 11,44 £ par heure.

• La paye maladie légale, qui s'élève à 116,75 £ par semaine pendant jusqu’à 28 semaines,

• 28 jours (ou 5,6 semaines) de congés payés annuellement,

• Congé d'urgence statutaire

• Indemnité de licenciement légale

• Congé et rémunération légaux de maternité, paternité, parental, adoption, et congé partagé parental.

Les employeurs doivent également respecter les règlements qui donnent aux travailleurs le droit de demander un travail flexible. Il existe également une période de préavis minimale obligatoire en cas de licenciement. Les employeurs doivent aussi respecter la protection contre le licenciement abusif selon la législation du travail au Royaume-Uni.

Selon le type de travail effectué par l'employé, l'employeur pourrait être tenu de fournir des mesures de santé et de sécurité ou une assurance. Ils doivent également respecter les lois contre la discrimination, et se conformer aux lois régissant les horaires de travail.

Vos employés ne peuvent généralement pas travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne. Si vos employés ont moins de 18 ans, cette limite est abaissée à 40 heures par semaine.

Vous êtes également tenu de fournir des pauses à vos employés au Royaume-Uni. Ils ont droit à une pause de 15 minutes toutes les 4 heures et demie. Après six heures, vos employés ont droit à une pause de 30 minutes, qui peut ou non inclure les 15 minutes précédentes.

Embauche d’équipes mondiales à distance en tant qu'employeur au Royaume-Uni

Vous pourriez devoir respecter des exigences légales supplémentaires si vous souhaitez embaucher des employés à l’étranger. En général, vous devez enregistrer une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vous devez également naviguer dans les lois du travail et de l’emploi de ce pays et assurer la conformité avec toutes réglementations pertinentes.

Ou, vous devrez peut-être reloger vos employés au Royaume-Uni pour maintenir la conformité. Vous devrez aider vos employés à obtenir les visas et permis nécessaires, et dans certains cas, sponsoriser leur relocalisation.

Pour les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’investir dans la création d’une présence ou dans la relocalisation des talents, embaucher un Employer of Record (EOR) au Royaume-Uni pourrait être une meilleure option. Cela permet aux employeurs d’embaucher n’importe qui dans le monde, en agissant comme un Employer of Record (EOR) dans leur pays, pendant que l’employé travaille pour vous.

Comprendre quelles lois s’appliquent lors de l’embauche à distance au Royaume-Uni

Lors de l’embauche de employés à distance au Royaume-Uni, il est important de comprendre quelles lois du travail s’appliquent à votre entreprise.

La principale législation régissant l’emploi au Royaume-Uni est la Employment Rights Act 1996. Il y a aussi la Equality Act 2010, et le Health and Safety at Work Act 1974. Ces lois s’appliquent à tous les employés, quelle que soit leur localisation.

En plus de ces lois générales, il existe également le Working Time Regulations 1998. Ces réglementations fixent des limites sur les heures de travail, les pauses, et l’attribution des congés annuels.

Les Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 exigent que les employeurs évaluent et gèrent les risques liés à l’utilisation de l’équipement de l’affichage par les télétravailleurs.

Points à considérer lors de la rédaction des contrats de travail au Royaume-Uni

Bien qu’au Royaume-Uni un contrat écrit ne soit pas requis par la loi, les employeurs en bénéficieront grandement en en ayant un. Il formalise par écrit ce sur quoi les parties se sont accordées et peut servir en cas de malentendu.

Les contrats de travail typiques au Royaume-Uni incluent plusieurs composants que vous devriez également considérer.

1. Termes et conditions

Les termes et conditions d’emploi précisent les détails de base. Ils doivent couvrir le titre du poste, la date de début, et les notes sur toute période probatoire. Ils doivent aussi inclure le nombre d’heures et leur répartition. Si l’employé travaille à distance, vous pouvez ou non l’inclure dans le contrat. Sinon, il faut également inclure l’adresse du bureau.

Les termes et conditions doivent aussi préciser la rémunération, incluant le salaire, les avantages, les primes convenues, et d’autres détails pertinents.

2. Accord de confidentialité

L’accord de confidentialité est l’un des aspects les plus importants du contrat, car il protège votre entreprise et vos clients. Il empêche les employés de partager des informations de l’entreprise qu’ils apprennent durant leur emploi.

3. Clause de non-concurrence

L’une des principales raisons de choisir des employés plutôt que des contractors est de ne pas vouloir qu’ils travaillent pour la concurrence. Inclure une clause de non-concurrence dans votre contrat empêche les employés de collaborer avec un concurrent. Elle leur interdit aussi de créer leur propre entreprise dans la même industrie pendant un certain temps.

Cela protège vos secrets commerciaux, vos clients, et d’autres informations sensibles.

4. Clause de résiliation du contrat de travail

Alors qu’il est important d’indiquer la date de début, il est conseillé aussi d’expliciter la procédure de résiliation. Elle doit préciser les conditions pouvant entraîner la fin du contrat, ainsi que les motifs de licenciement et les périodes de préavis. Il faut également inclure les exigences post-termination de l’employé.

5. Résolution des litiges

Les deux parties doivent savoir ce qu’il faut faire en cas de différend. Cette section du contrat doit préciser la procédure pour résoudre les conflits éventuels, y compris les clauses d’arbitrage ou de médiation. Elle doit aussi énumérer les organismes de réglementation responsables de la résolution des problèmes.

Déclaration écrite des détails de l’emploi

Un contrat d’emploi écrit n’est pas exigé par la loi au Royaume-Uni. Mais, l’employeur doit fournir à l’employé une déclaration écrite des détails de l’emploi. Celle-ci doit lui être remise dès le premier jour de travail.

Les détails de l’emploi doivent inclure toutes les informations pertinentes concernant le poste. Semblable à la partie sur les termes et conditions du contrat officiel, la déclaration doit couvrir :

1. Le nom de l’employeur et de l’employé

2. Titre du poste, description du travail, date de début

3. Durée du poste, date de fin si c’est un contrat à durée déterminée, période de préavis

4. Horaires de travail, jours de travail, y compris si l’employé doit travailler le dimanche, la nuit, ou faire des heures supplémentaires

5. La rémunération et la date de paiement

6. Lieu de travail ou possibilité de relocalisation

7. Droit aux congés, y compris jours fériés

8. Autres avantages offerts

9. Formations obligatoires, et qui en finance la mise en œuvre

10. Indemnités journalières et procédure pour en bénéficier

11. Autres congés payés, y compris parentalité

Une déclaration plus large doit accompagner la déclaration écrite dans les deux mois. Elle doit inclure des informations sur les accords collectifs, ainsi que sur les pensions, les régimes de pension, et les procédures disciplinaires et de grief.

Facteurs clés à considérer lors de l’embauche

Emboucher des employés à distance est un processus différent de l’embauche traditionnelle. Cela est encore plus vrai lorsque vous embauchez à l’échelle mondiale.

Pour recruter mondialement, vous pouvez vous appuyer sur des sites d’emploi ou des agences de recrutement dans le pays souhaité pour trouver les talents adéquats. Comme vous serez en concurrence avec des entreprises du monde entier pour attirer les meilleurs, une planification méticuleuse est essentielle. Vous devriez planifier en détail la description du poste, l’offre d’emploi, et tous les autres aspects liés au poste.

Élaborer une description de poste détaillée pour le travail à distance

Une des premières étapes pour une stratégie de recrutement à distance efficace est de créer une description de poste détaillée. Elle doit préciser clairement les responsabilités, les qualifications, et les attentes. Il est important d’être spécifique concernant les compétences et l’expérience requises. Mentionnez aussi tous les outils ou logiciels que le candidat doit connaître.

Il est également essentiel d’inclure des informations sur la politique de travail à distance de l’entreprise et ses attentes. Cela peut couvrir les horaires de travail ou toute exigence spécifique pour les employés à distance.

Offrir d’excellentes prestations pour attirer les meilleurs talents

Vous devrez également réfléchir aux bonus, avantages, et autres prestations que vous offrirez à vos employés. Comme mentionné, vous devrez fournir tous les avantages statutaires, mais il peut aussi être nécessaire d’en offrir davantage pour attirer les meilleurs candidats.

Un poste de travail à distance est en soi une prestation, mais d’autres avantages compétitifs seront également cruciaux pour attirer la bonne personne. Cela peut être un régime de pension, une assurance santé privée, ou des opportunités d’apprentissage continu. Quoi qu’il en soit, de bonnes prestations peuvent faire la différence par rapport à d’autres employeurs.

Mener des entretiens numériques

Une fois que les candidatures commencent à arriver, il est important de mener des entretiens à distance. Cela vous aidera à évaluer leur aptitude au travail à distance. Vous pouvez interviewer les candidats via des plateformes de visioconférence comme Zoom ou Skype.

Lors de l’entretien, il est essentiel de poser les bonnes questions. Tentez d’évaluer leur capacité à travailler de manière autonome, leur gestion du temps, et leurs compétences en communication. Vérifiez aussi leurs compétences techniques et leur familiarité avec les outils et logiciels de travail à distance.

En outre, il peut être utile d’inclure une composante pratique dans le processus d’entretien. Cela peut consister à leur confier une tâche ou un projet simulant le type de travail qu’ils effectueront dans le rôle à distance. Cela permet aux entreprises d’évaluer les compétences du candidat dans un scénario réel.

Intégration de employés à distance

Vous devrez également adapter votre processus d’intégration. Bien qu’il existe de nombreux avantages et inconvénients au travail à distance, un des principaux inconvénients est la complexité accrue de l’intégration.

Les employeurs devront consacrer un temps et des ressources importants à l’intégration et à la formation en ligne. C’est surtout vrai pour les entreprises utilisant des logiciels ou processus complexes. Voici quelques stratégies pour faciliter ce processus.

1. Plateformes d’intégration numériques

L’un des moyens les plus efficaces d’intégrer des employés à distance est d’utiliser des plateformes d’intégration numériques. Ces plateformes offrent un emplacement centralisé pour les nouvelles recrues. Elles leur permettent d’accéder à toutes les informations et ressources nécessaires pour commencer. Sur ces plateformes, ils peuvent remplir tous les formulaires, regarder des vidéos de formation, et apprendre les politiques et procédures de l’entreprise.

Ces plateformes permettent aussi aux RH et managers de suivre la progression des nouveaux employés. Cela facilite la vérification que tout est complété. Elles permettent aussi de programmer des réunions virtuelles pour une intégration plus personnelle et interactive.

2. Programmes de formation complets

Les employés à distance ont besoin de programmes de formation complets. Ceux-ci doivent couvrir tous les aspects de leur rôle et responsabilités. Cela peut inclure une formation sur des logiciels ou outils spécifiques qu’ils utiliseront. Il doit aussi inclure une formation sur les politiques, procédures, et la culture de l'entreprise, surtout dans un contexte de équipes diversifiées mondialement.

Ces programmes de formation peuvent être des vidéos préenregistrées, des webinaires en direct, ou des modules de e-learning interactifs. Il est important que les employés puissent suivre ces formations à leur propre rythme.

De plus, fournir aux employés à distance un accès à une base de connaissances ou une bibliothèque de ressources peut être bénéfique. Cela leur permet de répondre eux-mêmes à des questions courantes sans devoir toujours contacter leur manager ou collègues.

3. Mentorat par les pairs

Associer de nouveaux employés à des mentors peut améliorer et accélérer leur intégration et formation. Les mentors peuvent offrir des conseils, répondre aux questions, et soutenir les nouvelles recrues dans leur adaptation à leur poste.

Des rencontres régulières et des réunions virtuelles entre eux peuvent aider à construire une relation solide. Cela assure aussi que les nouveaux employés se sentent soutenus et connectés à l’équipe. Les mentors peuvent également partager leur expérience et donner des astuces pour s’adapter au travail à distance.

4. Systèmes de feedback efficaces

Le feedback est essentiel pour la croissance et le développement. Un système de feedback efficace peut aider les employés à distance à identifier leurs axes d’amélioration.

Des réunions régulières en tête-à-tête entre managers et employés à distance sont indispensables. Ces échanges peuvent avoir lieu via visioconférence ou téléphone. Ils permettent une communication ouverte et personnelle.

Mettre en place un système de feedback par les pairs peut aussi être bénéfique. Il permet aux employés à distance de recevoir des retours de leurs collègues, favorisant ainsi un environnement de travail collaboratif et solidaire.

5. Mises à jour régulières et communication

Des mises à jour régulières et une communication fluide aident les employés à distance à se sentir connectés à leur équipe. Les managers doivent fournir des infos régulières. Il peut s’agir de nouvelles de l’entreprise, de projets ou d’objectifs, pour tenir les employés informés et impliqués.

Des réunions d'équipe régulières et des événements sociaux virtuels renforcent aussi le sentiment d’appartenance. Créer une culture de communication ouverte encourage les employés à demander du soutien en toute confiance.

Les bases de la paie au Royaume-Uni : ce que vous devez savoir en tant qu’employeur

En tant qu’employeur au Royaume-Uni, comprendre les bases de la gestion de la paie est essentiel. Voici les éléments clés et processus impliqués dans le système de paie britannique pour vous aider à assurer la conformité.

Organisation du système de paie au Royaume-Uni

Les éléments principaux comprennent les codes fiscaux, le système PAYE (Pay As You Earn), l’émission des formulaires P45, P60, et P11D, ainsi que les cotisations à l’assurance nationale.

Codes fiscaux

Les employeurs utilisent les codes fiscaux pour calculer le montant d’impôt à déduire du salaire d’un employé. Chaque employé a un code fiscal, attribué par HM Revenue and Customs (HMRC), selon sa situation.

Les employeurs doivent vérifier qu’ils disposent du bon code fiscal pour chaque employé, car une erreur peut entraîner un paiement insuffisant ou excessif d’impôts. Ces codes peuvent être obtenus auprès de HMRC ou via un logiciel de paie.

Système PAYE (Pay As You Earn)

Le système PAYE permet de déduire l’impôt sur le revenu et les cotisations d’assurance nationale sur le salaire des employés.

Les employeurs doivent appliquer PAYE si leurs employés gagnent au-dessus du seuil PAYE. Ce seuil est actuellement fixé à 242