Planifier votre stratégie d’embauche vous a probablement amené à envisager à un moment donné des contractors indépendants. Peut-être que les idées se sont exprimées ainsi : Je n’aurai pas à payer de prestations coûteuses (comme les primes d’assurance santé et les dépenses de voiture). Ils s’occuperont de leurs propres déductions fiscales. Je peux résilier le contrat lorsque je n’en ai plus besoin. Je peux accéder à un vivier de talents exceptionnel avec l’expertise dont j’ai besoin. Les avantages semblaient évidents.

La vérité, c’est que ce n’est que la moitié de l’histoire. Vous n’avez peut-être pas besoin de vous soucier de leur revenu imposable et des dépenses professionnelles, mais elles affectent votre processus de recrutement. Si vous souhaitez comprendre comment les déductions 1099 influent sur votre stratégie d’embauche et le coût total de l’engagement, ce guide vous aidera à prendre de meilleures décisions en vous donnant une vision d’ensemble.

Principaux enseignements

• Les déductions 1099 sont des déductions légitimes de dépenses professionnelles que les auto-entrepreneurs revendiquent pour réduire leur revenu professionnel.
• Ces déductions impactent la façon dont vous recrutez car elles influencent la classification des travailleurs, la tarification des contractors et le risque de conformité.

Qu’est-ce que les déductions 1099 ?

Une déduction 1099 fait référence aux dépenses professionnelles que les personnes auto-entrepreneurs (contractors, freelancers, et entrepreneurs individuels) déduisent de leur revenu d'entreprise éligible. Ces individus fournissent des services à votre entreprise, mais ils ne sont pas un salarié en w 2 (une personne sur votre liste de paie). À la place, ils reçoivent le Formulaire 1099-NEC de votre part, qui reporte le revenu supérieur à 600 $ qu'ils ont reçu de vous.

Les catégories déductibles courantes sont :

• Déduction pour bureau à domicile.
• Dépenses de véhicule.
• Assurance professionnelle.
• Contributions au plan de retraite.
• Logiciels professionnels et outils.
• Dépenses de formation.
• Équipement et amortissement

Pourquoi cela concerne-t-il les employeurs ?

Les employeurs n’ont pas besoin de suivre ces déductions fiscales courantes au nom des contractors (ils embauchent généralement un professionnel de la fiscalité à cette fin), mais en supposant qu’ils compenseront certains coûts lors des projets, les contractors ajusteront leurs structures tarifaires. Cela signifie que les taux bruts reflèteront probablement les déductions fiscales du travailleur indépendant, les dépenses non remboursées et le fait que les contractors cherchent à équilibrer leurs revenus de travail indépendant.

Comprendre ces dynamiques dès le départ vous aidera à éviter des attentes de budget irréalistes et à expliquer pourquoi les contractors ne coûtent pas toujours moins cher que des employés à plein temps.

Alors que les contractors 1099 sont parfois qualifiés d’employés, ce terme est techniquement incorrect. Les distinctions sont plutôt importantes en matière de taxe d’auto-emploi et autres questions de conformité. Nous en expliquons les raisons dans, « Qu’est-ce qu’un employé 1099? Le guide essentiel pour les employeurs ».

Si vous envisagez d’embaucher des contractors à l’échelle mondiale, Rivermate propose des Services de Contractor of Record qui aident les entreprises à gérer les exigences liées aux contractors sans risquer une mauvaise classification.

Comment les déductions 1099 influencent la tarification des contractors

Les hypothèses initiales concernant les contractors peuvent être qu’ils coûtent moins cher qu’un employé à plein temps parce que vous n’avez pas à payer de prestations. En réalité, c’est parfois la justification principale pour utiliser des contractors. Lorsque cela sert de point de départ, les entreprises sont souvent surprises par le coût potentiel des contractors. Ce n’est pas toujours parce qu’ils gagnent beaucoup d’argent, mais plutôt parce que cela reflète les réalités de l’auto-emploi.

Le contractor doit couvrir toutes ses dépenses réelles et prévoir ses propres avantages. Il ne bénéficie pas d’une contribution de l’employeur pour sa Sécurité Sociale ni d’un régime de santé sponsorisé par l’employeur. Il n’a pas non plus de retenue pour Medicare ou d’impôt sur le revenu personnel. De plus, il effectue des paiements d’impôts estimés chaque trimestre, comme l’établit l’IRS. Il doit tout comptabiliser dans ses tarifs.

Voici un exemple simple.

Si un contractor indépendant souhaite réaliser un revenu net de 80 000 $, après déduction des taxes sur l’auto-emploi et paiement des dépenses, alors :

• Il estime sa charge fiscale totale pour sa déclaration (25% - 35%).
• Il estime ses dépenses déductibles annuelles (frais pour bureau à domicile, dépenses de véhicule, intérêts hypothécaires, assurance responsabilité professionnelle, etc.).
• Il considère s’il bénéficiera d’un crédit ou d’allégements fiscaux.
• Il prend en compte les coûts de démarrage de son activité.
• Il calcule combien d’heures facturables il peut travailler de manière réaliste.

Les contractors avec de nombreuses dépenses déductibles peuvent se permettre de facturer légèrement moins que ceux avec peu de déductions.

Pourquoi il est important que le contractor structure correctement ses prix

Bien que la négociation des tarifs puisse initialement vous surprendre, en tant que propriétaire d’entreprise ou professionnel RH, vous souhaitez un contractor qui structure correctement ses tarifs. Pourquoi ? Parce que cela vous évite de traiter avec une mauvaise classification du travailleur, reflétant une véritable indépendance commerciale.

Prenons un exemple. Supposons que vous décidiez d’embaucher un entrepreneur individuel pour voyager dans tout le pays, pitcher des présentations à des cadres supérieurs. Il est expert en sources d’énergie renouvelable pour les centres de données AI. Vous convenez d’un tarif horaire et que vous paierez ses frais de déplacement, ses dépenses de voyage, ses frais personnels, ainsi que ses fournitures et équipements de bureau. Cela répartit le coût de l’embauche du contractor et ne vous oblige pas à embaucher un expert en énergie renouvelable à temps plein.

À la période fiscale, ils réalisent qu’ils ne peuvent pas réduire significativement leur revenu imposable car ils ont payé la majorité de leurs dépenses, et que la relation de travail manquait de véritable indépendance — ils étaient en réalité un employé de votre entreprise sans les avantages supplémentaires. Ce type de structure augmente le risque de mauvaise classification du travailleur.

Éviter cela nécessite une distinction claire entre votre activité et celle du contractor (y compris ses dépenses professionnelles). Réussissez cela, et vous réduirez considérablement les risques.

Pour les engagements internationaux, la conformité devient encore plus complexe. Nous expliquons ces considérations transfrontalières dans ce guide sur comment embaucher des contractors internationaux.

Quand envisager un Employer of Record

Il existe des cas où embaucher un contractor indépendant n’est peut-être pas la meilleure solution pour votre entreprise, car cela pourrait entraîner des inefficacités opérationnelles, une mauvaise classification du travailleur ou d’autres risques de conformité. Ces scénarios peuvent ressembler à ceci :

• Charge de travail à long terme à temps plein où vous contrôlez la manière dont la personne travaille et fournissez les ressources nécessaires. Risque potentiel : Mauvaise classification du travailleur.
• Le travail constitue une fonction clé de l’entreprise, et donnerait au contractor le pouvoir de prendre des décisions commerciales importantes. Risque potentiel : Mauvaise classification du travailleur et risques de conformité.
• Surveillance réglementaire dans des juridictions où les classifications des travailleurs sont strictes. Risque potentiel : Mauvaise classification du travailleur et charge financière.

Dans ces cas, un modèle d’embauche incluant un partenariat avec un Employer of Record (EOR) pourrait être une meilleure alternative à l’embauche de contractors. Ils agissent en tant qu’entité légale ou employeur, gérant la paie, les taxes et les questions de conformité liées à l’emploi à temps plein, et vous maintenez la relation de travail au quotidien avec l’employé. L’EOR facture un montant mensuel et devient votre partenaire pour embaucher les bons employés pour votre activité.

Rivermate donne accès à plus de 150 pays, et à plus de 100 experts dans le monde entier, travaillant 24/7 pour vous offrir des services personnalisés et humains de EOR. Pas d’assistants virtuels, pas de bots. Juste de vraies personnes pour vous aider dans vos recrutements. Contactez un expert Rivermate pour savoir si vous avez besoin d’un salarié ou d’un contractor.

Conclusion

Les déductions 1099 sont des dépenses professionnelles autorisées que les contractors déduisent pour réduire leur revenu imposable. Si elles sont bien gérées, ces déductions peuvent être très avantageuses pour le contractor. Lorsque vous embauchez un contractor, vous n’êtes pas obligé de retenir des impôts ni de payer pour ses dépenses professionnelles. Mais elles peuvent influencer votre modèle d’embauche de trois manières :

• Elles affectent la façon dont les contractors fixent leurs tarifs.
• Elles constituent une preuve d’indépendance financière, évitant ainsi la mauvaise classification du travailleur.
• Elles augmentent les risques de conformité lorsque la répartition des coûts n’est pas clairement définie.

Pour les entreprises souhaitant embaucher des contractors, comprendre comment les déductions 1099 impactent leurs tarifs vous aide à interpréter leurs prix avec précision. Cela vous permet également de prendre des décisions éclairées concernant le paiement de certaines dépenses et la structuration correcte des contrats de contractors.

Un Employer of Record, comme Rivermate, peut vous aider à employer à distance des travailleurs ou contractors indépendants à l’échelle mondiale, tout en réduisant les risques de conformité et de mauvaise classification. La convention avec le contractor est rédigée par eux, ils reçoivent les factures, et assurent des paiements rapides via leur plateforme. Votre rôle ? Gérer la relation quotidienne, et si vous avez plusieurs contractors dans le monde, vous pouvez tous les gérer via la plateforme Rivermate. En savoir plus sur n’importe quel pays où vous souhaitez embaucher avec les guides pays.

FAQ : déductions 1099

1. Qu’est-ce que les employés 1099 peuvent déduire ?

Les contractors 1099 peuvent déduire des dépenses légitimes à des fins professionnelles.

Les déductions fiscales les plus courantes sont les coûts de bureau à domicile, les dépenses de véhicule, les frais de déplacement, l’équipement, les abonnements logiciels, l’internet, les factures de téléphone, l’assurance santé, les paiements de location, et l’épargne-retraite. Ces déductions éligibles sont autorisées par l’IRS pour réduire le revenu imposable des auto-entrepreneurs.

2. Quelles sont les erreurs fiscales courantes pour les 1099 ?

Les erreurs fiscales courantes pour les 1099 incluent la confusion entre dépenses personnelles et professionnelles, la surestimation des dépenses pour le bureau à domicile, le non-paiement des taxes estimées trimestrielles, et la non-utilisation des économies d’impôts dont bénéficie l’auto-entrepreneur.

Les contractors doivent uniquement réclamer la partie professionnelle de leurs dépenses et déduire strictement selon les lignes directrices de l’IRS pour le bureau à domicile. Des déclarations ou documents incorrects peuvent entraîner des audits ou des pénalités.

3. Quelle différence entre revenu brut et revenu imposable pour un contractor ?

Pour un contractor, le revenu brut est le montant d’argent reçu avant toute déduction de dépenses. Le revenu brut représente l’argent reçu de tous les clients (et reporté sur le formulaire 1099-NEC), plus tout autre revenu d’entreprise comme intérêts et dividendes.

Les prêteurs utiliseront ce montant pour calculer le potentiel de gain de votre activité. Le revenu imposable est la partie de votre revenu brut qui est soumise à l’impôt. Vous pouvez réduire cette partie en déduisant les coûts liés à l’exploitation de votre entreprise, comme les dépenses de bureau à domicile, la publicité, les repas d’affaires, les déplacements et l’assurance.

4. Comment savoir si mes dépenses professionnelles sont éligibles à une déduction 1099 ?

La majorité des déductions 1099 sont définies par l’Internal Revenue Service. La dépense doit résulter directement des activités commerciales et générer des revenus.

Exemples de déductions : frais de déplacement professionnel, coût et entretien de véhicule professionnel, primes d’assurance, équipement et fournitures, services professionnels (comptables ou avocats), et coûts de démarrage d’entreprise. Les coûts d’amorçage de l’entreprise sont aussi considérés comme déductibles. Les dépenses personnelles telles que repas, meubles (comme le mobilier), cosmétiques, vêtements, vacances loisirs, technologie personnelle, et frais de transport ne sont pas admissibles.

5. Dois-je payer les dépenses professionnelles de mon contractor ?

Idéalement, il doit y avoir une ligne claire entre votre propre activité et celle du contractor. Pour cette raison, il n’est pas conseillé de payer ses dépenses professionnelles.

Lorsque les entreprises payent ces dépenses, cela érode un élément important de la classification du contractor, qui est l’indépendance. Cela signifie qu’ils doivent avoir leurs propres processus d’entreprise, payer leurs propres dépenses et revendiquer leurs propres déductions fiscales. Les contractors devraient plutôt ajuster leurs tarifs horaires pour couvrir le paiement de leurs dépenses professionnelles.