L'emploi est l'un des éléments fondamentaux de toute entreprise et doit être géré par des experts dans ce domaine. Si vous n'êtes pas en mesure de disposer de cette expertise, il serait plus judicieux de découvrir le Employer of Record (EOR).

Qu'est-ce qu'un Employer of Record (EOR) ?

La signification technique de EOR est souvent interchangeable avec celle de la Professional Employer Organization (PEO), et bien que l'échange de ces termes soit une erreur valable, il est néanmoins important de savoir ce qu'est un EOR.

En Chine, l'EOR est également connu sous le nom d'EOR local, de partenaire local ou de la Forein Enterprise Service Company (FESCO). Un Employment of Record (EOR) est une organisation tierce qui prend en charge le rôle d'embauche et de paiement des employés de leur client, ainsi que toutes les autres tâches liées à l'emploi de leur client. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises planifiant une stratégie d'expansion mondiale mais ne disposant pas de la logistique pour la réaliser.

Même en tant qu'employeur enregistré des employés, la liberté administrative du EOR est limitée à ce qui est stipulé dans l'accord de employer of record convenu. La société cliente continue de prendre toutes les décisions liées aux descriptions de poste, rémunérations, registres d'emploi et licenciement des employés. Aujourd'hui, dans le contexte d'une situation pandémique, l'industrie EOR continue à se développer.

Pourquoi utiliser un Employer of Record ?

Imaginez planifier votre premier voyage dans un autre pays : les documents que vous devrez accomplir, les hôtels à considérer, et tous les autres détails à examiner. Les tâches que vous devrez réaliser lors de ce voyage sont assez similaires à celles liées à l'emploi dans votre entreprise, sauf que le niveau de stress dans l'emploi est cent fois supérieur. Eh bien, cela est sur le point de changer lorsque vous découvrirez l'Employer of Record.

Votre EOR vous aidera à embaucher, retenir et payer vos employés. L'équipe administrative du EOR prendra en charge bon nombre des tâches des ressources humaines associées à la gestion de vos employés internationaux. En d'autres termes, votre EOR fera tout le travail fastidieux et garantira un taux de réussite plus élevé que ce que vous pourriez imaginer. Voici pourquoi vous devriez engager un Employer of Record de votre propre organisation :

Localiser votre entreprise de la bonne façon

Les Employers of Record font plus que simplement vous fournir des conseils d'affaires. Ils vous permettent de respecter les exigences réglementaires de votre pays choisi et les coûts qui y sont associés. Leur rôle comprend la réalisation de payrolling, de la gestion du temps, du staffing, de l'employeur légal, ainsi que d'autres activités liées à l'emploi. Parmi celles-ci figurent la compilation des dossiers d'emploi de vos employés, des dossiers de service, et d'autres documents nécessaires qui leur permettent de s'assurer que vos employés reçoivent la rémunération qu'ils méritent.

Chaque pays a ses exigences commerciales uniques concernant l'emploi, la payroll locale et les permis préalables. Une entreprise d'un autre pays aurait rarement connaissance de ces éléments. Cependant, l'ignorance de la loi ne peut pas servir d'excuse, et les conséquences du non-respect peuvent être coûteuses et prohibitives pour la survie de l'entreprise dans ce pays étranger. Les petites et nouvelles entreprises ne devraient pas prendre un tel risque. Ainsi, engager un International Employer of Record aidera les entreprises à atténuer ces risques en assumant la responsabilité de leur emploi légal et de leur conformité.

Garantir la conformité en matière d'immigration et d'emploi

Avec la situation pandémique actuelle, les politiques d'immigration des gouvernements étrangers ont évolué, incitant les pays hôtes à être plus stricts et plus aptes. Le EOR est l'entité idéale pour assurer la conformité absolue de votre entreprise.

Certaines de ces politiques incluent :

1. gestion des permis de travail et des dossiers d'emploi,
2. enregistrement de votre entreprise et conformité à la paie,
3. garantir la légalité de l'entreprise en ce qui concerne les lois et contrats du travail du pays hôte,
4. protection de l'emploi de vos employés, et
5. règles de licenciement et périodes de préavis correspondantes ainsi que l'indemnité de départ.

Gère la paie locale selon les normes locales

Les pays ont des normes et exigences différentes en matière de payroll, et les payeurs distants sont rarement autorisés. Les EOR sont bien informés sur le sujet et visent à fournir une gestion précise et conforme des retenues légales, de l'assurance maladie, des pensions, et des taxes pour chaque employé de l'entreprise.

Fournit engagement et orientation dans la main-d'œuvre

L'engagement et l'orientation sont deux aspects importants pour différencier les services fournis par le EOR et ceux des PEO internationaux. Alors que les PEO fonctionnent comme la gestion des ressources humaines pour une entreprise, les EOR vont plus loin en étant impliqués dans le recrutement et l'intégration des employés pour leurs entreprises clientes.

Plus techniquement, les sociétés PEO mondiales ne sont pas incluses en tant que partie dans les contrats d'emploi entre la société et ses employés. La société crée toujours les termes et respecte les accords. Avec un EOR, la configuration est inverse. Le EOR est responsable de tous les contrats d'emploi entre la société et l'employé tout en respectant la conformité avec le droit du travail du pays où l'employé est basé.

(LECTURE : [EOR vs PEO : De quoi votre entreprise a-t-elle besoin?])

Limitations de l'EOR dont vous devez être conscient

Il existe des cas spécifiques qui ne favoriseraient pas l'utilisation des EOR.

Les entreprises comptant moins de dix employés devraient opter pour l'embauche des experts locaux du pays hôte. Cependant, ces entreprises peuvent encore utiliser les EOR pour l'embauche rapide de employés.

Le concept d'EOR est encore relativement récent et peut susciter une certaine réticence chez l'employeur. De plus, l'EOR se situe essentiellement entre la direction et leurs employés locaux et peut ne faire qu'aggraver la situation. Par conséquent, le contrat de votre EOR devrait leur exiger d'agir dans l'intérêt de la société.

Choisir le meilleur EOR

Les entreprises ont diverses préoccupations, et la première étape consiste à les identifier avant de choisir l'EOR qui vous convient.

Si la délégation d'emploi et les solutions RH sont vos priorités, votre PEO international (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), ou même BPO (Business Process Outsourcing) seraient votre meilleur pari. Si vous souhaitez embaucher des employés permanents, une solution de services complète serait adaptée pour vous.

En avant

La pandémie a marqué une ère où des décisions vitales sont prises, et les entreprises peuvent choisir de stagner ou de continuer à lutter. Ce ne sera sûrement pas facile, mais vous pouvez désormais avoir le courage d'avancer avec vos EOR pour minimiser les risques et maximiser vos opportunités à l'étranger.

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Questions fréquemment posées

Quels sont les avantages de l'EOR par rapport à un PEO ?

Un employer of record offre ce que l’on appelle la Responsabilité Générale, la Compensation des Travailleurs et les exigences pour la paie instaurées dans un pays. Cela implique qu'en termes de gestion des risques et de prestations sociales, un EOR est supérieur à un PEO. Les EOR disposent également de leur propre assurance et vous laissent moins de temps pour la paperasserie. Un EOR prendra en charge toutes les préoccupations liées à l'emploi, ce qui vous donnera plus de temps pour accomplir d'autres tâches. Les employeurs de record assument la responsabilité totale de l'accord d'emploi pour la société cliente. Vous ne pouvez pas en dire autant avec le PEO.

Qu'est-ce que l'expansion mondiale ?

L'expansion mondiale se produit lorsqu'une entreprise croît rapidement et étend ses opérations sur des marchés étrangers lucratifs. Ces entreprises cherchent à passer au niveau supérieur de croissance. Cela se réalise en établissant une présence dans de nouveaux pays à travers le globe.

Combien coûte un Employer of Record ?

En moyenne, un Employer of Record coûtera environ 15 000 à 20 000 dollars à votre entreprise. Cependant, il faut noter que ces montants sont très variables et dépendent des besoins de votre entreprise et des tâches stipulées dans l'accord de employer of record.

Combien coûtent les services de payroll à Chicago ?

Le coût des services de payroll variera principalement en fonction du type de service dont vous avez besoin et du nombre d'employés sur votre paye. Les sociétés de paie utilisent un tarif mensuel de base plus le tarif mensuel par employé. Les fourchettes pour les frais de base vont de 25 $ par mois à 200 $ par mois, tandis que chaque employé supplémentaire sur la paye coûte entre 2 $ et 15 $ par mois.

Un EOR gère-t-il la paie ?

Oui. Un Employer of Record peut être une alternative à la solution de paie traditionnelle. Parmi les autres services fournis par le EOR figurent la gestion du temps, la conformité, les prestations sociales, les demandes d’allocation chômage, la compensation des travailleurs, et autres tâches liées à l’emploi.

Quels dossiers d'employé doivent être conservés ?

En tant qu'employeur, vous devrez conserver trois types de documents d'employé : dossiers personnels, dossiers de paie et dossiers médicaux.

Les dossiers personnels concernent l'historique de l'emploi. Ils incluent les documents d'embauche, les coordonnées de l'employé et d'urgence, et une confirmation signée de votre manuel de l'employé. Les documents liés au salaire, aux prestations et aux récompenses financières doivent être classés sous la catégorie de la paie. Le dossier médical doit inclure les formulaires de demande pour la santé, l'assurance vie, et autres avantages offerts à l'employé si vous les proposez.

(LECTURE : Recordkeeping 101 : Conseils pour organiser les dossiers employés)

Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les dossiers des anciens employés ?

La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les employeurs conservent les dossiers des employés pendant trois ans à compter de la date de fin d'emploi. Cependant, la FLSA exige également que les employeurs conservent les dossiers suivants pendant deux ans au lieu de trois :

1. accords de négociation collective,
2. évaluations de performance,
3. documents pouvant satisfaire aux exigences pour justifier les échelles de rémunération, les taux de rémunération, et les niveaux de salaire.