En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez à quel point il est important d'avoir les bons talents dans votre équipe. Cependant, vous avez probablement rencontré quelques frustrations en essayant de recruter les meilleurs talents à l'étranger.
Gérer plusieurs devises, lois du travail et autres complexités liées à la constitution d'une équipe globale peut être stressant. Organiser des Contractors et Freelancers s'accompagne de ses propres défis. Démarrer une présence dans chaque pays où vous souhaitez embaucher représente un investissement considérable. Vous devrez également recruter des personnes pour vous aider dans des tâches administratives.
Un bon service d'Employer of Record (EOR) peut vous aider à résoudre la majorité de ces problématiques. Avec un bon EOR, vous pouvez embaucher des personnes à l’échelle mondiale sans avoir de présence dans leurs pays. De plus, vous pouvez externaliser la paie, la conformité légale et les services liés aux RH à votre EOR.
En disposant d’un EOR fiable, vous pouvez profiter de talents exceptionnels dans votre équipe. Vous n’aurez pas à consacrer du temps et des efforts aux tâches administratives qui accompagnent l’embauche de travailleurs globaux.
Qu’est-ce qu’un Employer of Record ?
Un Employer of Record est une organisation qui embauche légalement des employés dans leurs pays respectifs. L’employé travaille pour votre entreprise, et vous êtes responsable de ses tâches et activités quotidiennes.
Un EOR agit en tant qu’employeur « sur papier ». Il est responsable de l’administration et des responsabilités d’employeur envers votre nouvel employé. L’Employer of Record dispose généralement d’entités dans les pays qu’il couvre, pouvant embaucher des talents, gérer leur paie et fournir des avantages légaux obligatoires.
Puisque vous n’avez pas à naviguer dans les complexités de la création d’une présence dans un nouveau pays, le processus d’embauche est rapide peu importe l’origine de votre nouvel employé. Vous n’avez également pas à vous soucier de la conformité, de la paie dans différentes devises ou d’autres différences.
Quels sont les services offerts par un EOR ?
Si vous décidez de faire appel à un service d’EOR pour recruter vos nouveaux employés, vous pouvez compter sur lui pour gérer tout ce qui concerne la conformité fiscale et légale.
Votre Employer of Record préparera et créera tous les documents nécessaires pour que l’embauche soit légale. Cela inclut la rédaction des contrats conformes aux lois locales et la gestion de la paie des employés. L’EOR s’occupera aussi des renouvellements et des ruptures de contrat pour vos employés à l’échelle mondiale.
Selon votre prestataire, vous pouvez également compter sur l’EOR pour :
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Traiter et financer la paie de vos employés,
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Collecter et traiter les feuilles de temps,
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Retenir et déposer les taxes,
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Émettre le formulaire W2 avant la date limite,
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Gérer l’indemnisation des travailleurs et le chômage,
Votre Employer of Record peut également vous aider à remplir et stocker les Formulaires I-9, ou leur équivalent dans le pays où votre employé travaille. Il peut offrir la gestion des assurances, et vous aider à respecter le E-Verify ou son équivalent.
Certains services d’Employer of Record vous assisteront aussi dans le processus d’intégration de votre nouveau salarié. Ils peuvent proposer des vérifications préalables et des dépistages des nouveaux employés. Ils peuvent aussi vous aider à gérer vos employés globaux et à fournir un système centralisé pour répondre à leurs demandes.
Vous pouvez également compter sur votre Employer of Record pour fournir des avantages statutaires et additionnels. La possibilité d’offrir ces avantages, peu importe le pays où ils résident, vous aidera à attirer et retenir les meilleurs talents dans votre entreprise.
Quels sont les bénéfices de l’embauche d’un EOR ?
Son assistance pour vous offrir les moyens d’embaucher et de fidéliser d’excellents talents à l’échelle mondiale n’est qu’un des nombreux avantages de faire appel à un EOR.
Le plus grand avantage pour de nombreuses entreprises est la rapidité. Établir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher prend beaucoup de temps. Cela peut durer des semaines ou des mois, selon le pays. Ce délai peut ne pas convenir à une entreprise cherchant à embaucher et intégrer rapidement des talents.
Mettre en place une présence nécessite également un investissement initial conséquent. Dans certains pays, créer une société peut coûter aussi peu que 100 $, dans d’autres, cela peut monter à des dizaines de milliers de dollars. Il est crucial d’assurer la conformité légale, ce qui implique probablement d’investir dans des experts juridiques et des professionnels RH pour gérer la paie dans le pays.
Avec un EOR, vous pouvez embaucher des employés pour un tarif mensuel fixe, sans jamais avoir à vous soucier des lois et régulations locales. Ne pas avoir à se préoccuper de la conformité pourrait bien être le plus grand avantage de tous.
Vous externalisez toutes les tâches juridiques et administratives liées à votre employé lorsque vous embauchez un EOR. Étant l’employeur légal, l’EOR vous protège également contre toute responsabilité liée à vos nouveaux employés.
Il est de la responsabilité de l’EOR de maintenir la conformité avec les réglementations locales en permanence et de s’adapter aux changements législatifs. En résumé, le principal avantage d’avoir un partenaire EOR fiable est que vous pouvez embaucher de grands talents à l’échelle mondiale et bénéficier de leur contribution à votre société, sans toutes les responsabilités lourdes qui en découlent.
Quand embaucher un EOR ?
Un EOR peut être une bonne option pour votre entreprise si vous recherchez de grands talents que vous ne pouvez pas sourcer localement. Il peut aider à externaliser des tâches RH complexes, et vous offrir la rapidité nécessaire pour entrer sur de nouveaux marchés.
Lors de l’embauche de talents globaux
Les talents globaux vous donneront l’avantage compétitif dont votre entreprise a besoin pour prospérer.
Cependant, peu d’employés sont disposés à déménager pour travailler, surtout lorsque le télétravail est une alternative populaire. Seulement 1,6 % des Américains ont déménagé pour un emploi au début de 2023. Les freelancers et Contractors indépendants comportent également leurs propres risques. Donc, si vous souhaitez recruter le meilleur candidat d’un autre pays en tant qu’employé, utiliser un EOR est la solution.
Lorsqu’une gestion de la paie globale devient ingérable
Vous pouvez également faire confiance à un EOR pour externaliser la paie mondiale de votre nouvelle équipe internationale. Disposer d’une équipe expérimentée pour gérer la paie, la conformité et toutes les tâches connexes vous garantira de respecter toutes les responsabilités légales envers vos nouveaux employés. Parallèlement, cela libérera votre temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et l’amélioration de votre produit ou service.
Lorsqu’il faut rapidement tester ou pénétrer de nouveaux marchés
Se reposer sur un EOR peut aussi être avantageux lorsque vous devez tester des marchés dans de nouveaux pays. Parfois, une expansion complète n’est pas économiquement viable. Cependant, embaucher une petite équipe via un Employer of Record pour tester la rentabilité d’une expansion peut être une étape judicieuse. Par exemple, si vous explorez des opportunités dans la région du Golfe, un Employer of Record Qatar peut vous aider à constituer une équipe pilote conforme au pays au Qatar et à gérer la paie locale avant d’investir dans une entité locale.
Si le marché semble prometteur, vous pouvez compter sur un EOR pour l’étendre ou le réduire si nécessaire. Parce que vous n’avez pas à créer une présence officielle ou à la fermer, un EOR permet cette flexibilité rapidement. Cela peut être un avantage considérable si votre opportunité est limitée dans le temps.
Alternatives à l’EOR
Bien entendu, faire appel à un EOR n’est pas forcément la meilleure option pour toutes les entreprises. Toutes ne bénéficieront pas de ce type d’emploi permanent, et pourraient privilégier les Freelancers ou Contractors indépendants. Externaliser le travail à une agence, ou établir un partenariat avec une autre société, peut parfois être une meilleure solution.
Pourquoi embaucher un EOR plutôt que des Contractors indépendants ?
Recruter un Contractor indépendant comporte ses avantages et ses inconvénients. Ils détiennent une expertise spécifique dont votre société pourrait profiter. À court terme, ils sont souvent une alternative moins coûteuse qu’un EOR pour une embauche en CDI.
Cependant, les Contractors indépendants et les employés ne sont pas identiques. Les Contractors définissent leurs propres horaires et tâches quotidiennes. De plus, ils dictent la manière dont le travail est effectué. Vous ne pouvez pas non plus attendre d’eux qu’ils prennent des tâches supplémentaires en dehors de leur contrat, ni qu’ils aient le même sens de loyauté envers votre entreprise que les employés.
L’aspect le plus important à considérer pour l’embauche de Contractors indépendants est la mauvaise classification des employés. Chaque pays a ses propres règles sur la façon de classifier une personne comme Contractor indépendant.
Vous pouvez arriver à un accord mutuel avec votre Contractor sur le moment et la manière dont il effectuera le travail. Cependant, il est crucial de garantir que votre entreprise reste conforme aux réglementations pertinentes. Vous souhaitez éviter des pénalités pour mauvaise classification du travailleur.
Doit-on choisir un EOR ou un PEO ?
Pour certaines entreprises, il peut être préférable de s’associer à un PEO plutôt qu’à un EOR. Si vous devez externaliser des tâches RH à une autre société, envisagez de faire appel à une Professional Employer Organization (PEO).
Bien que l’EOR et le PEO offrent un ensemble de services RH similaires, il existe deux différences importantes. Pour collaborer avec un PEO, vous devez établir une présence dans le pays où il opère. Une fois cela fait, vous pouvez externaliser les tâches RH via ce PEO pour votre équipe dans ce pays.
Un PEO veillera à la conformité de votre équipe locale et au bon déroulement de la paie. C’est souvent une meilleure option pour les sociétés ayant des équipes importantes dans un pays spécifique. Un EOR peut être économique jusqu’à dix employés dans un pays. Pour des équipes plus importantes, établir une présence et recourir à un PEO pourrait être plus rentable.
Il est important de noter que le PEO ne se porte pas garant de la conformité dans la même mesure qu’un EOR. En collaborant avec un PEO, vous partagez la responsabilité en cas de problème.
EOR vs Agence de recrutement
Un Employer of Record est souvent confondu avec une Agence de recrutement. Comme les deux traitent avec des employés, c’est une confusion compréhensible, surtout puisque certains EOR proposent également leurs services pour trouver les bonnes personnes.
La principale différence réside dans la partie du processus d’embauche où l’un peut être plus avantageux que l’autre.
Une Agence de recrutement est la solution idéale quand vous cherchez des employés, locaux ou globaux. Elle peut gérer toute la recherche de talents, y compris la rédaction des offres, la sélection, les entretiens et la négociation des salaires et avantages.
Ces agences facturent généralement des frais pour chaque placement. Une fois que le candidat a accepté le poste, leur engagement avec votre société se termine. Certaines offrent des services complémentaires, comme l’intégration ou la formation.
Une fois l’employé embauché, vous pouvez compter sur un EOR pour le recruter légalement dans le pays où il réside.
L’EOR rédigera les contrats pour qu’ils soient juridiquement contraignants et conformes aux lois locales. Il gérera aussi la paie et les avantages de ce nouvel employé.
Lorsque vous embauchez via un EOR pour la première fois, il est difficile d’évaluer si ce sera le bon partenaire pour votre société. Il est difficile d’estimer l’expertise d’un prestataire sans savoir à quoi vous attendre.
La première étape consiste à faire un point sur votre situation actuelle ainsi que sur vos objectifs à court et long terme. Vous devez analyser quels aspects de votre activité un EOR peut vous aider, et quelles sont vos priorités.
Par exemple, externaliser la paie à un autre fournisseur peut être votre priorité. Ou vous avez besoin rapidement d’une équipe de soutien global pour lancer un nouveau produit ou service dans différents pays, fuseaux horaires, et langues. Bien sûr, ne pas oublier votre budget.
Répondre à ces questions vous aidera à définir les critères de sélection des fournisseurs. Assurez-vous également que le prestataire est fiable, car vous devrez lui donner accès à des données sensibles pour gérer la paie.
Voici donc un guide rapide pour vetting d’un fournisseur d’EOR selon ces critères :
Vérifiez quels pays sont couverts
L’un des plus grands avantages d’un EOR est la possibilité d’embaucher des talents d’autres pays beaucoup plus rapidement que si vous décidiez de créer une présence locale.
Un bon service d’EOR doit avoir une présence dans le pays où vous souhaitez recruter. Cela accélère considérablement le processus d’embauche. Votre EOR devrait proposer une diversité de pays, pour éviter de devoir en changer selon chaque pays.
En comparant les pays proposés avec vos besoins, gardez aussi à l’esprit vos objectifs à long terme. Lors de l’entretien avec des EOR, demandez s’ils prévoient d’ajouter d’autres pays à leur couverture actuelle à l’avenir.
Examinez les services proposés
Tous les EOR ne proposent pas le même éventail de services. Si vous êtes une petite entreprise, vous aurez peut-être besoin d’externaliser plus que la simple paie, comme l’intégration. Les grandes sociétés peuvent vouloir embaucher des équipes plus importantes dans plusieurs pays simultanément. Elles ont besoin d’un EOR doté de l’infrastructure pour supporter cela.
Il est essentiel de connaître en détail ce que le service EOR peut vous fournir, et de le comparer à vos besoins. Avec le bon EOR, vous pourrez bénéficier de plus qu’une simple conformité légale — certains offrent des plateformes pour gérer vos employés. D’autres facilitent l’obtention de visas ou la relocalisation de vos employés.
La majorité des EOR proposent une démonstration ou un aperçu de leurs services. Lors du vetting, profitez-en pour découvrir leurs fonctionnalités et services pour vous faire une idée précise. Comparez ces fonctionnalités avec les besoins de votre société pour identifier la meilleure option.
Analysez la tarification
Les prix sont aussi un élément crucial à étudier en détail. Familiarisez-vous avec leur structure tarifaire et tous les frais éventuels. Certains prestataires ne sont pas totalement transparents, ce qui pourrait vous conduire à des coûts importants. Demandez s’il y a des frais cachés, et lisez bien les petits caractères.
Par ailleurs, comparez différentes offres pour obtenir le maximum de fonctionnalités pour un coût raisonnable. Définissez précisément vos priorités en termes de fonctionnalités pour choisir le meilleur fournisseur pour votre budget.
Consultez les avis en ligne
Il peut être difficile d’évaluer un EOR à l’avance. Vous souhaitez engager une équipe expérimentée, connaissant bien les lois et régulations locales. Leur équipe doit aussi posséder toutes les expertises nécessaires pour assurer une paie sécurisée et conforme.
L’estimation de ces éléments à priori est souvent complexe. Il est utile de voir si d’autres clients ont déjà laissé des avis. Vous pouvez aussi demander à votre réseau professionnel des recommandations ou expériences avec un prestataire particulier.
Sinon, publiez une question sur des forums comme Quora ou Reddit. Vous y trouverez des avis réels de clients, pouvant éclairer sur ce qu’on peut attendre d’un service EOR.
Si vous ne trouvez pas d’avis utiles, cela vaut aussi la peine de poser la question directement sur ces plateformes.
Réactivité et support
Quand vous commencez à recruter à l’échelle globale, vous rencontrerez de nombreuses inconnues. Vous devez vous assurer que vos employés bénéficieront de tout ce dont ils ont besoin. Votre EOR doit apporter support et conseils pour répondre à vos questions, preuve de sa réactivité et disponibilité.
Ce point est facile à évaluer dès les premiers échanges avec les prestataires. Observez leur style de communication et leur ouverture lors de l’entretien.
Notez aussi leur rapidité à répondre à vos questions durant la phase d’échanges. La qualité du support client offert par l’EOR sera souvent plus déterminante que les fonctionnalités long terme.
Y a-t-il des risques à embaucher via un EOR ?
Si vous avez bien vérifié votre Employer of Record, il est peu probable que vous rencontriez des risques importants en recrutant par leur intermédiaire. Cependant, il est crucial de rester vigilant sur certains points et d’en discuter dès le départ.
Obligations de l’employé
Dans une relation classique employeur-employé, vous fournissez le travail, le salaire et les avantages. L’employé réalise son travail. Il signe généralement des contrats incluant des clauses qui vous protègent, comme non-concurrence ou confidentialité.
Sachant qu’un EOR agit comme employeur technique, il est important de communiquer avec lui pour trouver une solution bénéfique pour vous. Dans certains pays, les clauses de non-concurrence ou de confidentialité via un EOR peuvent ne pas être enforceables par la loi locale.
Selon le type de travail effectué par votre société, cela peut poser problème ; il vaut donc la peine de consulter votre EOR pour voir comment y remédier.
Droits de propriété intellectuelle
En tant qu’employeur, la propriété intellectuelle vous appartient généralement. Avec un EOR, ce n’est pas systématiquement le cas par défaut. Cela doit être discuté dès le départ, comme lors de l’embauche d’un Contractor indépendant.
Votre Employer of Record doit vous fournir un contrat séparé ou une autre solution pour assurer que vous détenez les droits de propriété intellectuelle.
Le type de travail fourni par l’employé
Dans certains pays, la relation dans laquelle une partie emploie une personne, puis la prête à un autre employeur qui dicte le travail, est fortement réglementée. Certains pays imposent des restrictions via leur réglementation sur l’utilisation et la mise à disposition de travailleurs temporaires. Cela peut limiter le type de tâches que l’employé peut réaliser pour vous.
Si vous travaillez avec un EOR expérimenté, cela ne devrait pas poser de problème, mais il est essentiel d’être informé si votre pays d’embauche impose des restrictions.
Embaucher des talents globaux avec un prestataire d’EOR
