En tant que propriétaire d'entreprise, vous comprenez l'importance d'avoir les bons talents dans votre équipe. Cependant, vous avez probablement rencontré des frustrations en essayant de recruter les meilleurs talents à l'étranger.
Gérer plusieurs devises, lois sur l'emploi, et autres complexités liées à une équipe mondiale peut être stressant. Organiser des Contractors et Freelancers comporte ses propres défis. Démarrer une présence dans chaque pays où vous souhaitez embaucher représente un investissement considérable. Vous devrez aussi engager du personnel pour vous aider dans les tâches administratives.
Un bon service d'Employer of Record (EOR) peut vous aider à résoudre la plupart de ces problèmes. Avec un bon EOR, vous pouvez recruter des personnes à l’échelle mondiale sans avoir de présence dans leurs pays. De plus, vous pouvez déléguer la gestion de la paie, la conformité légale, et les services RH à votre EOR.
En disposant d’un EOR fiable, vous pouvez profiter de talents exceptionnels dans votre équipe. Vous n’aurez pas à consacrer du temps et des efforts aux tâches administratives associées à l’embauche de travailleurs mondiaux.
Qu’est-ce qu’un Employer of Record ?
Un Employer of Record est une organisation qui embauche légalement des employés dans leurs pays respectifs. L’employé travaille pour votre société, et vous êtes responsable de ses tâches et activités quotidiennes.
Un EOR agit comme un employeur « sur papier ». Il est responsable de l’administration et des responsabilités d’employeur envers votre nouvel employé. L’Employer of Record dispose généralement d’entités dans les pays qu’il couvre. Il peut embaucher des talents, gérer leur paie, et fournir des avantages légaux.
Puisque vous n’avez pas à naviguer dans les complexités de la création d’une présence dans un nouveau pays, le processus d’embauche est rapide peu importe l’origine de votre nouvel employé. Vous n’avez pas non plus à vous soucier de la conformité, de la gestion de la paie en différentes devises, ou d’autres différences.
Quels sont les services offerts par un EOR ?
Si vous choisissez de faire appel à un service d’EOR pour embaucher vos nouveaux employés, vous pouvez compter sur lui pour gérer tout ce qui concerne la fiscalité et la conformité légale.
Votre Employer of Record préparera et créera tous les documents pour que l’embauche soit légale. Cela inclut la rédaction de contrats conformes aux lois locales, et la gestion de la paie des employés. L’EOR s’occupera aussi des renouvellements et des ruptures de contrat pour vos employés internationaux.
Selon votre fournisseur, vous pouvez aussi compter sur l’EOR pour :
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Traiter et financer la paie de vos employés,
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Collecter et traiter les feuilles de temps,
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Retenir et déclarer les taxes,
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Émettre le formulaire W2 à la date limite,
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Gérer l’assurance accident du travail et l’assurance chômage,
Votre Employer of Record peut aussi vous aider à compléter et stocker les Formulaires I-9, ou leur équivalent dans le pays où travaille votre employé. Ils peuvent offrir la gestion des assurances, et vous aider à respecter E-Verify ou son équivalent.
Certains services d’Employer of Record vous aideront également à gérer le processus d’intégration pour votre nouveau personnel. Ils peuvent offrir des vérifications de background et de screenings. Ils peuvent aussi vous assister dans la gestion de vos employés globaux et vous fournir un système centralisé pour répondre à leurs demandes.
Vous pouvez aussi compter sur votre Employer of Record pour fournir à la fois des avantages légaux et des avantages additionnels. La capacité à offrir ces avantages, peu importe le pays de résidence, vous aidera à attirer et à retenir les meilleurs talents dans votre entreprise.
Quels sont les avantages d’embaucher un EOR ?
Son aide pour vous fournir les moyens d’embaucher et de retenir de grands talents à l’échelle mondiale n’est qu’un des nombreux avantages d’utiliser un EOR.
Le plus grand avantage pour beaucoup d’entreprises est la rapidité. Établir une présence dans le pays d’où vous souhaitez embaucher est très chronophage. Cela peut prendre des semaines ou des mois, selon le pays. Ce n’est peut-être pas idéal pour une société souhaitant embaucher et intégrer rapidement des talents.
Mettre en place une présence exige aussi un investissement initial important. Dans certains pays, créer une société peut coûter aussi peu que 100 $, dans d’autres, cela peut atteindre des dizaines de milliers de dollars. Vous devez assurer la conformité légale, vous devrez probablement investir dans des compétences juridiques et des professionnels RH pour gérer la paie dans le pays.
Avec un EOR, vous pouvez embaucher des employés pour un tarif mensuel fixe et ne plus vous soucier des lois et réglementations locales. Ne pas devoir vous inquiéter de la conformité peut être le plus grand avantage de tous.
Vous externalisez toutes les tâches juridiques et administratives liées à votre employé lorsque vous faites appel à un EOR. Comme l’EOR est l’employeur légal, vous êtes aussi protégé contre toute responsabilité liée à vos nouveaux employés.
Il est de la responsabilité de l’EOR de maintenir la conformité avec les réglementations locales en permanence et de s’adapter aux changements législatifs. En résumé, le principal avantage d’avoir un partenaire EOR fiable est que vous pouvez embaucher des talents exceptionnels à l’échelle mondiale et profiter de leur contribution à votre société, sans devoir gérer toutes les responsabilités lourdes.
Quand faut-il engager un EOR ?
Un EOR peut être une bonne option pour votre société si vous recherchez des talents exceptionnels que vous ne pouvez pas sourcer localement. Il peut aider à externaliser des tâches complexes RH, et vous fournir la rapidité nécessaire pour entrer sur de nouveaux marchés.
Lors de l’embauche de talents mondiaux
Les talents mondiaux vous donneront l’avantage concurrentiel dont votre entreprise a besoin pour prospérer.
Cependant, peu d’employés sont prêts à déménager pour travailler, surtout quand le télétravail est une alternative populaire. Seules 1,6 % de tous les Américains ont déménagé pour un emploi au début de 2023. Les freelancers et Contractors indépendants comportent aussi leur propre lot de risques. Donc, si vous souhaitez recruter le meilleur candidat d’un autre pays comme salarié, faire appel à un EOR est la solution.
Lorsque la gestion de la paie globale devient ingérable
Vous pouvez aussi compter sur un EOR pour externaliser la gestion de la paie mondiale pour votre nouvelle équipe globale. Avoir une équipe expérimentée pour gérer la paie, la conformité, et toutes autres tâches importantes vous assurera de respecter vos responsabilités légales envers vos nouveaux employés. En même temps, cela vous libérera du temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et l’amélioration de votre produit ou service.
Lorsque vous devez tester ou entrer rapidement sur de nouveaux marchés
Faire appel à un EOR peut aussi être avantageux lorsque vous souhaitez tester des marchés dans de nouveaux pays. Parfois, une expansion complète n’a pas de sens financièrement. Cependant, embaucher une petite équipe via un Employer of Record pour tester si une expansion sera fructueuse peut être une bonne démarche.
Si le marché semble prometteur, vous pouvez compter sur un EOR pour le faire évoluer ou le réduire si ce n’est pas le cas. Comme vous n’avez pas à créer une présence ou à la fermer, avec un EOR, cela peut se faire rapidement. Cela peut représenter un avantage considérable si votre opportunité n’est que limitée dans le temps.
Alternatives à l’EOR
Bien sûr, faire appel à un EOR n’est pas la solution idéale pour toutes les entreprises. Toutes ne bénéficieront pas de ce type d’emploi permanent, et pourraient préférer des Freelancers ou Contractors indépendants. Externaliser une partie du travail à une agence, ou créer un partenariat avec une autre société peut aussi être mieux adapté.
Pourquoi embaucher un EOR plutôt que des Contractors indépendants ?
Recruter un Contractor indépendant a ses avantages et ses inconvénients. Ils possèdent une expertise spécifique dont votre société pourrait bénéficier. À court terme, cela peut être une alternative moins coûteuse que de faire appel à un EOR pour embaucher quelqu’un en CDI.
Cependant, Contractors et employés ne sont pas identiques. Les Contractors définissent leurs propres horaires et tâches quotidiennes. De plus, ils gèrent la façon dont le travail est effectué. Vous ne pouvez pas non plus attendre d’eux qu’ils prennent en charge des tâches supplémentaires hors contrat ou qu’ils aient le même sentiment de loyauté que des employés.
L’aspect le plus critique à considérer lors du recrutement de Contractors indépendants est la mauvaise classification des employés. Chaque pays a ses règles pour définir ce qu’est une classification d’employé en tant que Contractor.
Vous pouvez convenir d’un accord mutuel avec votre Contractor sur quand et comment il doit réaliser le travail. Cependant, il est essentiel de s’assurer que votre société reste conforme aux règlements locaux. Vous devez éviter des pénalités pour mauvaise classification.
Dois-je privilégier un EOR ou un PEO ?
Pour certaines entreprises, collaborer avec un PEO plutôt qu’un EOR pourrait être préférable. Si vous souhaitez externaliser des tâches RH à une autre société, il serait judicieux d’envisager un Professional Employer Organization.
Bien que l’EOR et le PEO offrent un ensemble de services RH similaires, il existe deux différences majeures. Pour collaborer avec un PEO, il faut établir une présence dans le pays où le PEO opère. Une fois cela fait, vous pouvez externaliser la gestion RH de votre équipe dans ce pays.
Un PEO veillera à ce que votre équipe locale soit conforme et que la paie soit bien effectuée. C’est généralement une meilleure option pour les sociétés avec des équipes importantes dans un pays donné. Un EOR peut coûter moins cher pour jusqu’à une dizaine de personnes. Pour des équipes plus importantes, établir une présence et faire appel à un PEO pourrait être plus économique.
Il est aussi important de noter que le PEO n’assume pas totalement la responsabilité de la conformité comme le fait un EOR. En partenariat avec un PEO, vous partagez la responsabilité en cas de problème.
EOR vs agence de recrutement (Staffing Agency)
Un Employer of Record est souvent confondu avec une agence de recrutement. Étant donné que les deux traitent des employés, cette confusion est compréhensible. Surtout puisque certains EOR proposent aussi le service de recherche de talents.
La principale différence réside dans quelle partie du processus de recrutement peut être plus avantageuse pour votre situation.
Une agence de recrutement est la solution idéale pour trouver des employés, localement ou globalement. Elle gère tout le processus de sourcing : rédaction de l’offre d’emploi, recherche et sélection des CV, entretiens, négociations salaires et avantages.
Ces agences facturent généralement un montant à chaque placement. Une fois le candidat embauché, leur engagement avec votre société prend fin. Certaines proposent aussi des services additionnels comme l’onboarding ou la formation.
Une fois l’employé recruté, vous pouvez faire appel à un EOR pour l’embaucher légalement dans le pays où il réside.
L’EOR rédige les contrats pour qu’ils soient conformes et juridiquement contraignants. Il gère la paie et les avantages du nouvel employé.
Lors de votre premier recrutement via un EOR, il est difficile d’évaluer s’il sera vraiment adapté à votre société. Il est compliqué de jauger leur expertise sans savoir précisément ce à quoi vous attendre.
La première étape consiste à faire le point sur la situation actuelle de votre société, ainsi que sur vos objectifs à court et long terme. Il faut considérer quels aspects de votre activité un EOR peut soutenir, et vos priorités.
Par exemple, externaliser la gestion de la paie à un autre fournisseur peut être ce qui est le plus important pour vous. Ou, vous avez besoin rapidement d’une équipe de support global pour lancer votre nouveau produit ou service dans différents pays, fuseaux horaires, et langues. Bien sûr, ne pas perdre de vue votre budget.
Répondre à ces questions vous aidera à définir des paramètres pour sélectionner vos prestataires. Il faut aussi vérifier que le fournisseur est fiable, car vous lui fournirez des données sensibles pour traiter la paie.
Voici donc un guide rapide pour évaluer un fournisseur EOR selon ces critères :
Vérifier dans quels pays le service est disponible
Un des grands avantages d’un EOR est la possibilité d’embaucher des talents dans d’autres pays beaucoup plus rapidement que si vous créiez une présence locale.
Un bon service d’EOR doit avoir une présence dans le ou les pays où vous souhaitez embaucher. Cela accélère grandement le processus d’embauche. L’EOR devrait offrir une liste diversifiée de pays disponibles, pour ne pas devoir changer de fournisseur selon les destinations.
En comparant les pays proposés avec vos besoins, pensez aussi à vos objectifs à long terme. Lors des entretiens, demandez si l’EOR prévoit d’ajouter d’autres pays à son offre à l’avenir.
Examiner les services proposés
Tous les EOR ne proposent pas le même ensemble de services. Si vous êtes une petite entreprise, vous pourriez avoir besoin de déléguer plus que la seule gestion de la paie, comme l’intégration. Les grandes entreprises peuvent chercher à embaucher de larges équipes dans plusieurs pays simultanément. Elles ont besoin d’un EOR disposant de l’infrastructure pour soutenir cela.
Il faut connaître précisément ce que l’EOR peut faire pour vous, en le comparant à vos besoins. Avec le bon partenaire, votre tranquillité d’esprit sera assurée bien au-delà de la simple conformité légale. Certains offriront des plateformes pour gérer vos employés. D’autres vous aideront à obtenir des visas, ou à déménager vos nouveaux employés.
La plupart des EOR proposent une démonstration ou un aperçu de leurs services. Profitez de ces présentations pour visualiser ce que chaque EOR offre et comparez-les à vos exigences pour faire le meilleur choix.
Examiner la tarification
Les prix doivent aussi faire l’objet d’une analyse approfondie. Renseignez-vous sur la grille tarifaire et les frais annexes. Certains prestataires manquent de transparence et vous pourriez recevoir une facture salée. Posez des questions sur les frais cachés, et lisez les petits caractères.
N’hésitez pas à comparer plusieurs offres pour avoir le meilleur rapport qualité-prix. Définissez bien vos priorités pour sélectionner la solution la plus avantageuse.
Vérifier les avis en ligne
Il est difficile d’évaluer la qualité d’un EOR d’emblée. Vous souhaitez une équipe expérimentée, connaissant parfaitement la législation locale. Leur personnel doit aussi avoir toute l’expertise nécessaire pour assurer une paie sécurisée et conforme.
Il est parfois difficile d’évaluer cela à priori. Il est donc utile de consulter des avis d’autres utilisateurs en ligne. Vous pouvez aussi demander à votre réseau professionnel des recommandations ou des retours d’expérience.
En l’absence d’informations fiables, vous pouvez aussi poster votre question sur des forums comme Quora ou Reddit. Vous y trouverez de vrais retours clients qui donneront un aperçu de la qualité de tel ou tel EOR.
La réactivité et le support
Lors d’un recrutement international, de nombreuses inconnues subsistent. Vous voulez vous assurer que leurs employés disposent de tout ce dont ils ont besoin, avec tous les avantages. Votre EOR doit fournir un accompagnement efficace en cas de problème, être réactif et apporter le support nécessaire.
Ce point est facile à anticiper dès l’entretien. Faites attention au style de communication et à l’ouverture de leur équipe.
Notez également leur rapidité à répondre à vos questions. La qualité du support client est souvent plus déterminante que les fonctionnalités, sur le long terme.
Existe-t-il des risques à recruter via un EOR ?
Si vous avez bien vérifié votre Employer of Record, il est peu probable que vous rencontriez de risques majeurs. Néanmoins, il faut garder à l’esprit certains points, et en discuter en amont avec votre fournisseur.
Obligations de l’employé
Dans une relation classique salarié/employeur, vous fournissez le travail, la rémunération, et les avantages. L’employé exécute ses tâches. Il signe en général des contrats incluant des clauses de non-concurrence ou de confidentialité.
En tant qu'employeur technique, il est crucial de communiquer avec l’EOR pour trouver une solution qui vous convienne aussi. Dans certains pays, ces clauses via un EOR peuvent ne pas être applicables légalement.
Selon la nature de votre activité, cela peut poser problème, il est donc important de consulter votre EOR pour voir comment y remédier.
Droits de propriété intellectuelle
En règle générale, ce sont vous qui détenez le IP rights. Avec un EOR, ce n’est pas automatique. Il faut en discuter dès le départ, comme pour un contrat de Contractor indépendant.
Votre Employer of Record doit vous fournir un contrat séparé, ou une solution permettant de garantir que vous restez propriétaire des droits de propriété intellectuelle.
La nature du travail fourni par l’employé
Dans certains pays, la relation dans laquelle une partie emploie une personne, puis la prête à une autre entreprise qui définit le travail, est fortement réglementée. Certains réglementations limitent ce que l’employé peut faire pour vous.
Un EOR expérimenté ne devrait pas poser problème, mais il est essentiel de vérifier si votre pays d’embauche impose des restrictions à ce sujet.
Embaucher des talents mondiaux via un fournisseur d’EOR
Externaliser l’embauche à un Employer of Record peut être la solution idéale pour permettre à votre société de croître et de prospérer. Avoir les meilleurs talents dans votre équipe change la donne. L’externalisation administrative et de la paie vous libérera aussi du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Faire appel à un EOR fiable vous facilitera la navigation dans les lois et réglementations locales. Il veillera à ce que vos employés soient payés à temps, et qu’ils bénéficient de tous les avantages légaux que reçoivent vos salariés locaux. Cela contribuera à bâtir des équipes solides et à attirer des talents de premier ordre.
Il est néanmoins crucial de bien choisir votre fournisseur. Il doit avoir une bonne connaissance des lois locales, une couverture suffisante, et vous fournir un support constant lors de la coopération.
FAQ :
Dois-je faire appel à un employer of record ?
Le choix d’un Employer of Record dépend de votre stratégie d’entreprise. Si vous souhaitez recruter mondialement sans ouvrir de fil
