S'appuyer sur des travailleurs en contrat peut être une solution rentable pour externaliser des tâches à court terme dans votre entreprise. Lorsque la saison fiscale arrive, vous devrez probablement remplir un ensemble spécifique de formulaires pour vos contractors indépendants. Pour les employeurs habitués à remplir [formulaire W-2s](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), passer au 1099 peut être délicat.

En tant qu’entité employant des Contractors, vous devriez vous familiariser avec les formulaires fiscaux W-9 et 1099-NEC. Le formulaire fiscal 1099 est souvent mentionné comme le formulaire pertinent pour les Contractors indépendants. Cependant, il existe un sous-ensemble de formulaires 1099 qui ne leur sont pas applicables.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les formulaires fiscaux 1099. Nous aborderons également les différences entre 1099-MISC et 1099-NEC, et comment gérer les formulaires 1099 en tant qu'employeur.

À quoi sert un formulaire fiscal 1099 ?

Les formulaires fiscaux 1099 sont une collection de différents formulaires. Certains ont pour but de déclarer le revenu de l’individu provenant de sources autres qu’un salaire à l’IRS. Le payeur est celui responsable de remplir tous les formulaires 1099 et de les envoyer à l’IRS ainsi qu'à l’individu.

Généralement, un formulaire 1099 inclura des informations telles que le Numéro d’Identification Fiscale (TIN) ou le Numéro de Sécurité Sociale. Recevoir un formulaire 1099 signifie que l’argent a été déclaré à l’IRS par l’employeur.

Types de formulaires 1099

Il existe plusieurs types de formulaires 1099. Étant donné que la plupart de ces formulaires sont souvent appelés simplement 1099, cela peut entraîner une certaine confusion quant à ceux que vous pouvez utiliser à des fins spécifiques.

Les types de formulaires 1099 sont les suivants :

1. 1099-MISC

Vous utiliseriez ce type de formulaire pour déclarer des revenus divers. Il inclut, par exemple, des prix et des loyers.

2. 1099-NEC

Le 1099-NEC est le formulaire utilisé pour déclarer les revenus payés aux Contractors indépendants. L’IRS l’a instauré en 2020 pour tenir compte de la croissance de l’économie des petits jobs aux États-Unis.

3. 1099-R

Le formulaire 1099-R est utilisé pour déclarer les revenus de retraite ou de pension.

4. 1099-INT

Si vous avez des revenus d’intérêts, vous utiliserez le 1099-INT pour le déclarer à l’IRS.

5. 1099-DIV

De même que le 1099-INT, vous utiliserez le 1099-DIV pour transmettre les revenus de dividendes à l’IRS.

Comme vous pouvez le voir, un seul de ces formulaires reporte les paiements effectués par une entreprise ou un particulier à une personne qui n’est pas un employé. Il contient également des informations sur le revenu et le type de revenu gagné.

Utilisation du formulaire IRS 1099-NEC pour les contractors indépendants

Maintenant que vous connaissez vos formulaires 1099, vous savez que si vous payez des contractors indépendants, vous pouvez utiliser le formulaire 1099-NEC pour le déclarer.

Il existe une certaine confusion concernant l’usage approprié du 1099-MISC vs 1099-NEC. Cela s’explique par le fait que jusqu’à il y a quelques années, le 1099-MISC était utilisé pour déclarer les revenus des non-employés. Cependant, à mesure que les travailleurs indépendants devenaient plus connus, l’IRS a créé le 1099-NEC. Il est utilisé pour distinguer les paiements effectués aux contractors des autres dépenses diverses d’une entreprise.

Pour remplir le 1099-NEC en tant qu’employeur, vous devez demander un formulaire W-9 à vos contractors indépendants. Le formulaire W-9 contiendra les informations nécessaires pour remplir le 1099-NEC.

Le formulaire W-9 inclut le Numéro de Sécurité Sociale du contractor ou Numéro d’Identification de l’Employeur (EIN). Il comprend également leur adresse enregistrée. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de transmettre le W-9 n’importe où. Vous devez simplement le garder en dossier pour assurer l’exactitude des données fournies dans le 1099-NEC.

Vous devrez déposer le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS, et en envoyer une copie à l’individu contractor avant le 31 janvier.

Vous devez remplir et disposer de cinq copies du même 1099-NEC par contractor. Les deux premières copies doivent être envoyées à l’IRS, et les deux suivantes au contractor indépendant. La cinquième copie doit être conservée en dossier dans votre entreprise.

Comment remplir le formulaire 1099-NEC ?

Le remplissage du formulaire 1099-NEC exige trois ensembles d’informations :

1. Informations sur votre entreprise

2. Informations sur le contractor indépendant

3. Montant payé.

Pour la première, vous devrez inclure vos informations, comme votre nom, adresse, et TIN. Vérifiez bien ces informations car elles doivent être exactes et sans erreur. Sinon, vous devrez soumettre à nouveau le 1099-NEC.

La deuxième section inclut les informations que vous avez reçues de votre contractor sur le formulaire W-9. Cela comprend leur nom, adresse et TIN, si applicable. Enfin, vous devrez aussi indiquer le montant payé au contractor.

Les champs supplémentaires sur le formulaire peuvent ou non s’appliquer à votre collaboration avec le contractor. S’ils s’appliquent, il est préférable de suivre les instructions de l’IRS sur leur site web pour remplir ces sections.

Quand utiliser le formulaire 1099-NEC ?

Le montant de référence pour le formulaire 1099-NEC est de 600 $. Donc, si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à un contractor indépendant au cours de l’année fiscale, vous devez déposer le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS. Cela signifie que vous devrez peut-être remplir plus d’un formulaire 1099-NEC.

Vous aurez besoin d’un formulaire 1099-NEC pour chaque contractant indépendant. Lors de la transmission du 1099-NEC à l’IRS, vous devez l’envoyer avec le formulaire 1096, Résumé Annuel et Transfert de Déclaration d’Information américaine.

Qui reçoit un formulaire 1099-MISC ?

Le formulaire 1099-MISC est utilisé pour déclarer diverses dépenses professionnelles. Il inclut le loyer, les dépenses médicales, les prix, et la rémunération d’un avocat. Il existe plusieurs dépenses que l’IRS indique que vous devriez déclarer via 1099-MISC, alors assurez-vous de vous informer sur celles-ci.

Que se passe-t-il si vous utilisez 1099-MISC au lieu de 1099-NEC ?

Ces formulaires sont similaires, il est donc courant de faire une erreur lors du choix entre 1099-MISC et 1099-NEC. Ce dernier étant aussi récent, certains employeurs peuvent avoir l’habitude d’utiliser le 1099-MISC pour déclarer les revenus des contractors indépendants.

Vous devez déposer une correction auprès de l’IRS si vous avez confondu le 1099-MISC avec le 1099-NEC. Il n’existe pas de délai pour les corrections et vous pouvez en déposer une pour des documents déposés dans les trois dernières années.

Pour déposer une correction, vous aurez besoin d’une autre copie du formulaire approprié. Dans ce cas, un formulaire 1099-NEC. Vous devez cocher la case à côté du mot “CORRECTED” en haut. Il vous faudra également envoyer le formulaire 1096 avec.

Quel formulaire fiscal un sous-traitant doit-il remplir ?

En tant que Contractor indépendant, un sous-traitant doit remplir un formulaire W-9 et le transmettre à l’employeur. L’employeur utilisera les informations du W-9 pour compléter le formulaire 1099-NEC. Ensuite, l’employeur transmettra le 1099-NEC à l’IRS et enverra une copie au contractor indépendant.

Le contractor utilise ensuite le 1099-NEC pour déclarer le revenu ou la perte de son entreprise individuelle. Les entreprises individuelles déclarent leurs revenus et pertes via le Formulaire 1040.

FAQ

Quelle est la différence entre un 1099 et un W-2 ?

La différence entre 1099 et W-2 réside dans le type d’emploi. Le 1099 est délivré aux Contractors indépendants, tandis que le formulaire W-2 est destiné aux employés.

Comment puis-je obtenir mon formulaire fiscal 1099 ?

Il est de la responsabilité de l’employeur ou du payeur de vous remettre le formulaire 1099 avant le 31 janvier. Dans certains cas, l’employeur peut le remettre avant le 15 février.

Si vous n’avez pas reçu votre formulaire 1099 d’ici la mi-février, il est conseillé de contacter votre employeur pour en faire la demande.

Dois-je délivrer un 1099 à un contractor indépendant ?

Si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à une personne qui n’était pas votre employé lors de l’année fiscale précédente, vous devez délivrer un formulaire 1099.

Comment déclarer en fiscalité le revenu d’un contractor indépendant ?

Les contractors indépendants doivent utiliser le formulaire 1040 pour déclarer leurs revenus professionnels et dépenses.