Principaux points à retenir :

1. Si vous avez payé 600 $ ou plus à un travailleur contractuel qui n’est pas un employé, vous devez le déclarer via le formulaire 1099-NEC.

2. Ces paiements étaient auparavant déclarés via le 1099-MISC jusqu’en 2020. Il est facile de confondre 1099-MISC et 1099-NEC.

3. Pour remplir le 1099-NEC, vous devriez demander à votre contractant le formulaire W-9. Une fois rempli, vous devez envoyer des copies du 1099-NEC à votre contractant et à l’IRS.

Se reposer sur des Contractors peut être une solution rentable pour externaliser des tâches à court terme dans votre entreprise. Lorsqu’arrive la saison fiscale, vous devrez probablement remplir un ensemble spécifique de formulaires pour vos Contractors indépendants. Pour les employeurs habitués à remplir [formulaire W-2s](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), passer au 1099 peut être compliqué.

En tant qu’entité employant des Contractors indépendants, vous devriez vous familiariser avec les formulaires fiscaux W-9 et 1099-NEC. Le formulaire fiscal 1099 est souvent mentionné comme le formulaire pertinent pour les Contractors indépendants. Cependant, il existe un sous-ensemble de formulaires 1099 qui ne leur sont pas applicables.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les formulaires fiscaux 1099. Abordons également les différences entre 1099-MISC et 1099-NEC, ainsi que la gestion des formulaires 1099 en tant qu’employeur.

Les formulaires fiscaux 1099 regroupent différents types de formulaires. Certains visent à déclarer les revenus de l’individu provenant de sources autres qu’un salaire à l’IRS. Le payeur est responsable de remplir tous les formulaires 1099 et de les transmettre à l’IRS et à l’individu.

En général, un formulaire 1099 comprendra des informations telles que le numéro d’identification du contribuable (TIN) ou le numéro de sécurité sociale. Recevoir un formulaire 1099 signifie que l’argent a été reporté à l’IRS par l’employeur.

Types de formulaires 1099

Il existe plusieurs types de formulaires 1099. La plupart de ces formulaires étant souvent appelés 1099, cela crée une certaine confusion quant aux formulaires à utiliser pour un usage spécifique.

Les types de formulaires 1099 sont les suivants :

1. 1099-MISC

Vous utiliseriez ce type de formulaire pour déclarer des revenus divers. Il inclut par exemple des prix et des loyers.

2. 1099-NEC

Le 1099-NEC est le formulaire utilisé pour déclarer les revenus versés aux Contractors indépendants. L’IRS l’a créé en 2020 pour tenir compte de la croissance de l’économie des gig jobs aux États-Unis.

3. 1099-R

Le formulaire 1099-R est utilisé pour déclarer les revenus de retraite ou de pension.

4. 1099-INT

Si vous avez des revenus d’intérêts, vous utiliserez 1099-INT pour le déclarer à l’IRS.

5. 1099-DIV

De manière similaire à 1099-INT, vous utiliserez 1099-DIV pour transmettre les informations sur les revenus de dividendes à l’IRS.

Comme vous pouvez le voir, un seul de ces formulaires enregistre les paiements effectués par une entreprise ou un particulier à une personne qui n’est pas un employé. Il contient également des informations sur le revenu et le type de revenu gagné.

Utilisation du formulaire IRS 1099-NEC pour les Contractors indépendants

Maintenant que vous connaissez vos formulaires 1099, vous savez que si vous payez des Contractors indépendants, vous pouvez utiliser le formulaire 1099-NEC pour le déclarer.

Il y a une certaine ambiguïté concernant la bonne utilisation du 1099-MISC par rapport au 1099-NEC. C’est parce qu’il y a quelques années, le 1099-MISC était utilisé pour déclarer les revenus des non-employés. Cependant, à mesure que les travailleurs indépendants sont devenus plus importants, l’IRS a créé le 1099-NEC. Il est utilisé pour distinguer les paiements aux contractants d’autres dépenses diverses d’une entreprise.

Pour remplir le formulaire 1099-NEC en tant qu’employeur, vous devez demander à vos Contractors indépendants un formulaire W-9. Le formulaire W-9 contiendra les informations nécessaires pour la déclaration du 1099-NEC.

Le formulaire W-9 comprend le numéro de sécurité sociale du contractant, ou numéro d’identification de l’employeur (EIN). Il inclut également leur adresse enregistrée. En tant qu'employeur, vous n’avez pas à soumettre le W-9 n’importe où. Vous le conserverez dans vos dossiers pour assurer l’exactitude des données fournies dans le 1099-NEC.

Vous devez déposer le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS, et en envoyer une copie au contractant individuel avant le 31 janvier.

Vous devrez remplir et avoir cinq copies du même 1099-NEC par contractant. Les deux premières copies seront envoyées à l’IRS, et les deux autres au contractant indépendant. La cinquième copie doit être conservée dans votre société.

Comment remplir le formulaire 1099-NEC ?

Remplir le formulaire 1099-NEC nécessite trois séries d’informations :

1. Informations sur votre société

2. Informations sur le contractant indépendant

3. Montant payé.

Pour la première, vous devrez inclure vos informations, telles que nom, adresse et TIN. Vérifiez bien ces informations car elles doivent être précises et sans erreur. Sinon, vous devrez resoumettre le 1099-NEC.

La deuxième section inclut les informations que vous avez reçues de votre contractant sur le W-9. Elle comporte son nom, son adresse et son TIN, si applicable. Enfin, vous devrez également indiquer le montant payé au contractant.

Les champs additionnels sur le formulaire peuvent ou non s’appliquer à votre collaboration avec le contractant. Si c’est le cas, il est préférable de suivre les directives de l’IRS disponibles sur leur site web concernant la manière de remplir ces sections.

Quand utiliser le formulaire 1099-NEC ?

Le montant seuil pour le formulaire 1099-NEC est de 600 $. Donc, si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à un contractant indépendant au cours de l’année fiscale, vous devez soumettre le formulaire 1099-NEC à l’IRS. Cela signifie que vous pourriez avoir à remplir plus d’un formulaire 1099-NEC.

Vous aurez besoin d’un formulaire 1099-NEC pour chaque contractant indépendant. Lors de la soumission du 1099-NEC à l’IRS, vous devrez l’envoyer avec le Formulaire 1096, Résumé annuel et Transmission de la déclaration d’informations aux États-Unis.

Qui reçoit un formulaire 1099-MISC ?

Le formulaire 1099-MISC est utilisé pour déclarer des dépenses commerciales diverses. Il inclut le loyer, les dépenses médicales, les prix, et la rémunération d’un avocat. Il y a plusieurs dépenses que l’IRS indique que vous devriez déclarer via le 1099-MISC, alors assurez-vous de vous informer à leur sujet.

Que se passe-t-il si vous utilisez le 1099-MISC au lieu du 1099-NEC ?

Ces formulaires sont similaires, il est donc courant de faire une erreur lors du choix entre 1099-MISC et 1099-NEC. Ce dernier étant aussi récent, certains employeurs sont peut-être habitués à utiliser le 1099-MISC pour déclarer les revenus des contractants indépendants.

Vous devez déposer une correction auprès de l’IRS si vous avez confondu le 1099-MISC avec le 1099-NEC. Il n’y a pas de délai limite pour les corrections, et vous pouvez déposer une correction pour des documents déposés au cours des trois dernières années.

Pour corriger, vous avez besoin d’une autre copie du formulaire approprié. Dans ce cas, un formulaire 1099-NEC. Vous devez cocher la case en haut à côté du mot “CORRECTED”. Vous devrez également envoyer le formulaire 1096 avec.

Quel formulaire fiscal un sous-traitant doit-il remplir ?

En tant que contractant indépendant, un sous-traitant doit remplir un formulaire W-9 et le transmettre à l’employeur. L’employeur utilisera les informations du W-9 pour compléter le 1099-NEC. Ensuite, l’employeur dépose le 1099-NEC auprès de l’IRS et en renvoie une copie à l’individu.

Le sous-traitant utilise ensuite le 1099-NEC pour déclarer ses revenus ou pertes issus de son activité en nom propre. Les entreprises individuelles déclarent leurs revenus et pertes via le formulaire 1040.

FAQ

Quelle est la différence entre un 1099 et un W-2 ?

La différence entre 1099 et W-2 réside dans le type d’emploi. 1099 est délivré aux Contractors indépendants, tandis que le formulaire W-2 est pour les employés.

Comment obtenir mon formulaire fiscal 1099 ?

Il revient à l’employeur ou au payeur de vous transmettre le formulaire 1099 avant le 31 janvier. Dans certains cas, l’employeur peut le faire avant le 15 février.

Si vous n’avez pas reçu votre 1099 d’ici la mi-février, il est conseillé de contacter votre employeur pour en faire la demande.

Dois-je émettre un 1099 à un contractant indépendant ?

Si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à une personne qui n’était pas votre employé l’année fiscale précédente, vous devez émettre un formulaire 1099.

Comment déclarer les revenus d’un contractant indépendant dans mes impôts ?

Les Contractors indépendants doivent utiliser le formulaire 1040 pour déclarer leurs revenus et dépenses professionnelles.