Se fier aux contractants peut être une solution rentable pour externaliser des tâches à court terme dans votre entreprise. Lors de la saison fiscale, vous devrez probablement remplir un ensemble spécifique de formulaires pour vos indépendants. Pour les employeurs habitués à remplir [W-2 forms](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), passer au 1099 peut être difficile.

En tant qu'entité employant des Contractors, vous devriez vous familiariser avec les formulaires fiscaux W-9 et 1099-NEC. Le formulaire fiscal 1099 est souvent mentionné comme le formulaire pertinent pour les Contractors. Cependant, il existe un sous-ensemble de formulaires 1099 qui ne leur sont pas applicables.

Voici tout ce que vous devriez savoir sur les formulaires fiscaux 1099. Abordons également les différences entre 1099-MISC et 1099-NEC, et comment gérer les formulaires 1099 en tant qu'employeur.

À quoi sert un formulaire fiscal 1099 ?

Les formulaires fiscaux 1099 sont une collection de différents formulaires. Certains visent à déclarer les revenus de l’individu provenant de sources autres qu’un salaire à l’IRS. Le payeur est celui qui est responsable de remplir tous les formulaires 1099 et de les envoyer à l’IRS et à l’individu.

En général, un formulaire 1099 comprendra des informations telles que le Numéro d’Identification Fiscale (TIN) ou le Numéro de Sécurité Sociale. Recevoir un formulaire 1099 signifie que l’argent a été déclaré à l’IRS par l’employeur.

Types de formulaires 1099

Il existe plusieurs types de formulaires 1099. Comme la plupart d’entre eux sont souvent appelés formulaires 1099, cela crée une certaine confusion sur lesquels utiliser pour un but spécifique.

Les types de formulaires 1099 sont les suivants :

1. 1099-MISC

Vous utiliseriez ce type de formulaire pour déclarer des revenus divers. Il inclut, par exemple, des prix et des loyers.

2. 1099-NEC

Le 1099-NEC est le formulaire utilisé pour déclarer les revenus versés aux Contractors. L’IRS l’a instauré en 2020 pour tenir compte de la croissance de l’économie de gig aux États-Unis.

3. 1099-R

Le formulaire 1099-R est utilisé pour déclarer les revenus de retraite ou de pension.

4. 1099-INT

Si vous avez des revenus d’intérêts, vous utiliseriez le 1099-INT pour le déclarer à l’IRS.

5. 1099-DIV

De même que le 1099-INT, vous utiliserez le 1099-DIV pour soumettre les revenus de dividendes à l’IRS.

Comme vous pouvez le voir, seul l’un de ces formulaires enregistre les paiements qu’une entreprise ou un individu verse à une personne qui n’est pas un employé. Il contient également des informations sur le revenu et le type de revenu qu’ils ont gagné.

Utilisation du formulaire IRS 1099-NEC pour les Contractors indépendants

Maintenant que vous connaissez vos formulaires 1099, vous savez que si vous versez des paiements à des Contractors indépendants, vous pouvez le faire sur le formulaire 1099-NEC pour le déclarer.

Il existe une certaine confusion concernant l’utilisation appropriée du 1099-MISC versus le 1099-NEC. Cela s’explique par le fait qu’il y a quelques années, le 1099-MISC était utilisé pour déclarer les revenus des non-employés. Cependant, avec la montée en puissance des travailleurs indépendants, l’IRS a créé le 1099-NEC. Il sert à distinguer les paiements faits aux Contractors des autres dépenses diverses d’une entreprise.

Pour remplir le formulaire 1099-NEC en tant qu’employeur, vous devez demander un W-9 form à vos Contractors indépendants. Le formulaire W-9 contiendra les informations nécessaires pour remplir le 1099-NEC.

Le formulaire W-9 comprend le Numéro de Sécurité Sociale du contractant, ou Numéro d’Identification de l’Employeur (EIN). Il inclut également leur adresse enregistrée. En tant qu’employeur, vous n’avez pas besoin de soumettre le W-9 nulle part. Vous le conserverez simplement dans vos dossiers pour garantir l’exactitude des données fournies dans le 1099-NEC.

Vous devez déposer le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS, et en envoyer une copie à l’individu contractant avant le 31 janvier.

Vous devrez remplir et conserver cinq copies du même 1099-NEC par contractant. Vous devez soumettre les deux premières copies à l’IRS, et les deux suivantes à l’individu. La cinquième copie doit être conservée dans votre entreprise.

Comment remplir le formulaire 1099-NEC ?

Remplir le formulaire 1099-NEC nécessite trois ensembles d’informations :

1. Informations sur votre entreprise

2. Informations sur le contractant indépendant

3. Montant payé.

Pour la première, vous devrez inclure vos informations, telles que le nom, l’adresse et le TIN. Vérifiez bien ces informations car elles doivent être exactes et sans erreur. Sinon, vous devrez peut-être soumettre à nouveau le 1099-NEC.

La deuxième section comprend les informations que vous avez reçues de votre contractant indépendant sur le W-9. Elle inclut leur nom, adresse, et TIN, le cas échéant. Enfin, vous devrez également indiquer le montant payé au contractant.

Les autres champs du formulaire peuvent ou non s’appliquer à votre collaboration avec le contractant. Si c’est le cas, il est préférable de suivre les directives établies par l’IRS sur leur site Web pour remplir ces sections.

Quand utiliser le formulaire 1099-NEC ?

Le montant de référence pour le formulaire 1099-NEC est de 600 $. Donc, si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à un contractant indépendant au cours de l’année fiscale, vous devez soumettre le formulaire 1099-NEC à l’IRS. Cela signifie que vous devrez peut-être remplir plus d’un formulaire 1099-NEC.

Vous aurez besoin d’un formulaire 1099-NEC pour chaque contractant indépendant. Lorsque vous soumettez le 1099-NEC à l’IRS, vous devez l’accompagner de Form 1096, Résumé annuel et transmission de la déclaration d’informations des États-Unis.

Qui reçoit un formulaire 1099-MISC ?

Le formulaire 1099-MISC est utilisé pour déclarer diverses dépenses professionnelles. Il inclut le loyer, les dépenses médicales, les prix et la rémunération d’un avocat. Il existe plusieurs dépenses que l’IRS indique que vous devriez déclarer via le 1099-MISC, alors assurez-vous de vous informer à leur sujet.

Que se passe-t-il si vous utilisez le 1099-MISC au lieu du 1099-NEC ?

Ces formulaires sont similaires, il est donc courant de faire une erreur en choisissant entre le 1099-MISC et le 1099-NEC. Ce dernier est également nouveau, et certains employeurs peuvent être habitués à utiliser le 1099-MISC pour déclarer les revenus de leurs Contractors indépendants.

Vous devez déposer une correction auprès de l’IRS si vous avez confondu le 1099-MISC avec le 1099-NEC. Il n’y a pas de limite de délai pour les corrections et vous pouvez déposer une correction pour des documents déposés au cours des trois années précédentes.

Pour déposer une correction, vous avez besoin d’une autre copie du formulaire approprié. Dans ce cas, un formulaire 1099-NEC. Vous devrez cocher la case à côté du mot “CORRECTED” en haut. Vous devrez également envoyer le formulaire 1096 avec.

Quel formulaire fiscal un sous-traitant doit-il remplir ?

En tant que contractant indépendant, un sous-traitant doit remplir un formulaire W-9 et le transmettre à l’employeur. L’employeur utilisera les informations du W-9 pour compléter le 1099-NEC. Ensuite, l’employeur dépose le 1099-NEC auprès de l’IRS et renvoie une copie au contractant indépendant.

Ce dernier utilise ensuite le 1099-NEC pour déclarer ses revenus ou pertes provenant de sa société en nom personnel. Les sociétés en nom personnel déclarent leurs revenus et leurs pertes via le formulaire 1040.

FAQ

Quelle est la différence entre un 1099 et un W-2 ?

La différence entre 1099 et W-2 réside dans le type d’emploi. Le 1099 est délivré aux Contractants indépendants, tandis que le formulaire W-2 est destiné aux employés.

Comment obtenir mon formulaire fiscal 1099 ?

Il appartient à l’employeur ou au payeur de vous remettre le formulaire 1099 d’ici le 31 janvier. Dans certains cas, l’employeur peut le faire d’ici le 15 février.

Si vous ne recevez pas votre formulaire 1099 d’ici la mi-février, il est conseillé de contacter votre employeur pour en faire la demande.

Dois-je émettre un 1099 à un Contractor indépendant ?

Si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à une personne qui n’était pas votre employé l’année fiscale précédente, vous devez émettre un formulaire 1099.

Comment déclarer les revenus d’un Contractant indépendant dans mes impôts ?

Les Contractants indépendants doivent utiliser le formulaire 1040 pour déclarer leurs revenus professionnels et leurs dépenses.