| TL;DR Passer d’un fournisseur d'Employer of Record à un autre est nécessaire lorsque votre partenaire actuel pose des risques de conformité, manque de transparence ou crée des inefficacités opérationnelles. Facteurs clés lors du choix d’un nouvel EOR : Forte expertise en conformité mondiale Transparence et prévisibilité des prix sans frais cachés Expertise locale avec une portée mondiale (150+ pays pour Rivermate) Expérience fluide pour les employés et support continu Flexibilité et personnalisation pour la croissance de l’entreprise Défis courants lors du changement incluent les lacunes en conformité, les risques liés à la migration des données, la morale des employés, le transfert de contrats, les retards opérationnels et les coûts cachés. Un plan de transition étape par étape couvre : l’évaluation des fournisseurs, la définition des rôles des parties prenantes, l’élaboration d’une stratégie de transfert, la fixation d’un calendrier, la gestion des changements de bénéfices, la communication avec les employés, la collecte de feedback et l’intégration avec le nouvel EOR. Rivermate se différencie par : Prix transparents et coûts prévisibles Support axé sur l’humain (accès Slack/WhatsApp, gestionnaires dédiés) Experts en conformité mondiale dans 150+ pays Transferts de données sécurisés conformes au RGPD Démarrage rapide — les employés peuvent être configurés en aussi peu que 48 heures. |
Passer votre fournisseur d’Employer of Record (EOR) n’est pas seulement un changement administratif ; c’est une décision stratégique qui détermine l’efficacité et la conformité avec laquelle vous pouvez faire évoluer votre équipe mondiale. Beaucoup d’entreprises réalisent trop tard que leur EOR actuel est devenu un goulot d’étranglement : frais cachés, onboarding lent, mises à jour de conformité manquées et processus rigides.
Chez Rivermate, nous avons vu des dizaines d’entreprises en croissance dépasser leurs fournisseurs d’EOR hérités à cause de prix opaques, de systèmes obsolètes et de risques de conformité. Forts de cette expérience, ce guide explique comment changer d’EOR — avec un plan de transition étape par étape pour assurer une absence totale de perturbation pour la paie, les avantages ou le moral des employés.
Que rechercher lors du changement d’un fournisseur d’EOR
Lors de l’évaluation des fournisseurs d’EOR, considérez ces facteurs clés qui correspondent aux besoins de votre entreprise, à sa croissance future et à l’expérience que vous souhaitez offrir à vos employés.
La conformité est au cœur de tout service d’EOR. L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises recherchent un EOR est de s’assurer qu’elles respectent les lois du travail locales, les réglementations fiscales et les normes d’emploi dans chaque pays où elles opèrent. Travaillez avec un fournisseur d’EOR qui possède une expertise approfondie dans la gestion de la conformité internationale.
Transparence des prix
De nombreuses entreprises rencontrent des problèmes avec les fournisseurs d’EOR à cause de structures tarifaires peu claires. Votre EOR doit proposer une tarification transparente sans frais cachés. Cela vous aide à budgétiser avec précision et à éviter les surprises.
Pour éviter les surprises de dernière minute concernant les prix, recherchez ce qui suit :
- Tarification tout compris : Les frais de l’EOR doivent couvrir tous les aspects du service, de la paie à la conformité et à la gestion des avantages. Aucun coût caché pour les tâches administratives ou services additionnels. Par exemple, Rivermate adopte une approche simple et transparente en matière de tarification où il est facile de calculer et de prévoir les coûts périodiques.
Légende : Rivermate propose un modèle de tarification transparent, facile à prévoir
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Coûts prévisibles : Surtout lorsque vous embauchez des employés internationaux, vous avez besoin d’une compréhension claire du coût par employé, y compris comment la tarification peut évoluer lors de votre expansion dans de nouveaux pays.
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Répartition claire des coûts : Assurez-vous que le fournisseur détaille les coûts pour des éléments tels que les salaires, avantages, taxes et services additionnels.
Expertise locale et portée mondiale
À mesure que vous vous développez à l’international, vous aurez besoin d’un fournisseur d’EOR ayant une empreinte mondiale étendue et une forte expertise locale dans chaque pays où vous souhaitez embaucher, avec la capacité de naviguer dans la complexité juridique et les exigences de conformité.
Un EOR doit pouvoir gérer la complexité de chaque marché, notamment en aidant à naviguer dans les lois locales du travail, en accédant aux réseaux locaux et en comprenant les nuances culturelles.
En ce qui concerne la portée mondiale, Rivermate dispose d’experts en emploi et fiscalité locale dans plus de 150 pays. Vous n’aurez aucun mal à trouver, recruter et retenir des talents mondiaux en toute conformité.
Légende : Rivermate est un fournisseur mondial d’EOR avec une couverture dans plus de 150 pays
Expérience et support pour les employés
Vous devez offrir une expérience fluide et positive lors de la transition EOR, car elle joue un rôle crucial dans le succès de votre entreprise. Cela inclut une intégration sans heurts, un support continu et une résolution rapide des problèmes.
Flexibilité et personnalisation
Cherchez un fournisseur qui offre flexibilité et personnalisation pour répondre à vos besoins spécifiques. Cela nécessite généralement des workflows personnalisables, une évolutivité facile et des intégrations avec votre infrastructure technologique existante.
Une plateforme EOR bien conçue peut offrir plus que la simple gestion de la paie. Elle peut rationaliser les processus, améliorer l’efficacité et favoriser un environnement conforme et propice à la croissance.
Si votre EOR actuel ne répond pas à vos attentes, il est temps de changer. Mais, il existe des défis lors d’un changement d’EOR.
Défis liés au changement d’un fournisseur d’EOR
Les principaux défis lors du changement d’un EOR incluent la gestion des lacunes en conformité entre pays et États, les risques liés à la migration des données, la morale des employés, le transfert de contacts et la préparation à des dépenses imprévues.
La conformité est souvent la préoccupation numéro un lors du changement d’EOR, surtout dans un contexte mondial. Chaque pays possède ses propres lois du travail, réglementations fiscales et contrats d’emploi.
Le transfert des employés d’un EOR à un autre nécessite une compréhension approfondie de ces lois pour éviter des lacunes en conformité. Un retard ou une omission peut entraîner des pénalités, amendes ou litiges juridiques.
| Par exemple, une entreprise brésilienne de technologie prévoit de changer d’EOR pour 50 de ses employés. Selon la législation brésilienne, un 13ème mois de salaire doit être versé en deux versements. Si lors du changement d’EOR, le 13ème mois de salaire n’est pas versé, l’employeur serait responsable de payer des pénalités en plus du salaire dû. |
Risques liés à la migration des données
La sécurité et la confidentialité des données sont primordiales lors du transfert d’informations sensibles sur les employés, telles que les données de paie, contrats et dossiers fiscaux. Une mauvaise gestion de ces données cruciales lors de la transition peut entraîner des violations de confidentialité, des pertes de données ou des infractions aux réglementations sur la vie privée comme le RGPD, comme l’a connu UKG en 2021.
De plus, la migration des données d’une plateforme à une autre peut parfois causer des lacunes temporaires ou des incohérences, perturbant le traitement de la paie et les services aux employés.
Moral et expérience des employés
L’expérience des employés peut souvent être négligée lors du changement d’EOR, pourtant elle joue un rôle critique dans la rétention et la satisfaction. Les employés peuvent se sentir incertains face au changement, surtout si le processus affecte leur paie, leurs avantages ou leurs contrats de travail.
Sans communication claire, ils peuvent aussi ressentir de la confusion ou de la frustration, ce qui peut entraîner un désengagement ou une insatisfaction.
IT Svit a rencontré le défi de retenir un de ses employés qui déménageait au Canada. Grâce au support de Rivermate en tant qu’EOR, ils ont pu conserver ce talent et fournir des étapes claires pour continuer l’emploi même avec une relocalisation.
Transfert de contrats et de services
Lorsque vous changez d’EOR, les contrats avec des partenaires locaux, contractors ou prestataires de services doivent être correctement transférés au nouvel EOR. Cela inclut la mise à jour ou la renégociation de tous les accords d’emploi, déclarations fiscales, plans d’avantages et autres contrats légaux. Toute lacune dans le transfert de contrats peut entraîner des retards de paie, des incohérences dans les termes contractuels, des violations de conformité, des litiges avec les employés, des pénalités légales, des coûts supplémentaires, etc.
Boloo, une société de commerce électronique, a également rencontré ce défi lorsqu’elle a voulu gérer la relocalisation d’un de ses employés clés. Avec Rivermate, ils ont pu finaliser rapidement le processus d’emploi international avec des coûts administratifs minimaux.
Perturbations et retards opérationnels
Changer d’EOR implique des modifications opérationnelles importantes, incluant des mises à jour de systèmes, de nouveaux workflows et des changements dans le traitement de la paie.
Sans une planification minutieuse, ces changements peuvent entraîner des retards dans la paie, des workflows disjoints et des perturbations dans les services aux employés. Cela peut provoquer de la frustration tant chez les employés que chez les équipes RH, surtout si des échéances ou livrables sont manqués.
Coûts financiers et frais cachés
Changer d’EOR comporte des coûts financiers liés aux frais de changement et aux frais cachés imprévus pour la migration des données, les vérifications de conformité ou l’intégration avec d’autres systèmes. Si ces coûts ne sont pas gérés avec soin, ils peuvent s’accumuler, rendant la transition plus coûteuse que prévu initialement.
En comprenant ces défis dès le départ et en travaillant avec un partenaire comme Rivermate, vous pouvez naviguer dans la complexité du changement d’EOR en toute confiance.
Changer d’un fournisseur d’EOR ne doit pas être une procédure stressante ou perturbatrice si vous suivez une approche claire et structurée.
Mais cela nécessite une planification et une exécution minutieuses pour assurer une transition fluide pour votre main-d’œuvre mondiale. Suivez ces étapes clés pour gérer efficacement le changement et éviter les perturbations :
Étape 1 : Évaluer et choisir le bon EOR
Avant de procéder au changement, choisissez un nouvel EOR qui correspond aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous que ce fournisseur a une expérience approfondie en recrutement international et peut répondre à vos exigences spécifiques, telles que la conformité, la paie, les avantages et les outils RH.
Prenez en compte des éléments comme :
- La couverture de service et l’expérience dans vos pays cibles
- Les modèles tarifaires et la flexibilité
- L’expertise en gestion de la conformité et des exigences légales entre juridictions
- Le support client et la convivialité de la plateforme
Étape 2 : Définir les parties prenantes et responsabilités
Pour éviter toute confusion lors du changement, identifiez et attribuez des rôles aux membres clés de chaque département. Une équipe bien coordonnée garantit que chaque aspect du changement est géré efficacement.
Voici ce que chaque département doit faire durant le processus de changement :
| Département |
Responsabilité |
| RH |
Gérer la communication avec les employés, superviser le renouvellement des contrats et expliquer les nouvelles conditions d’emploi. |
| Finance |
Gérer la facturation, valider la structure tarifaire pour la paie et les avantages. |
| IT |
Assurer la sécurité des données, mettre en place l’accès à la nouvelle plateforme. |
| Juridique |
Vérifier la conformité avec les lois locales, examiner les procédures de résiliation et de transfert. |
Légende du tableau : responsabilités des parties prenantes lors de la transition EOR
Étape 3 : Élaborer une stratégie de transfert détaillée
Une stratégie de transfert complète est essentielle pour une transition fluide entre l’ancien et le nouveau EOR. Rassemblez toutes les informations nécessaires auprès de votre EOR actuel pour ne rien manquer : dossiers des employés, données de paie, conditions d’avantages, autres documents légaux.
Prenez en compte des éléments stratégiques clés comme :
- Données des employés : Assurez-vous que tous les dossiers sont à jour et transférés en toute sécurité.
- Détails de la paie : Vérifiez toutes les données relatives à la paie, y compris salaires, déductions fiscales et avantages, pour éviter les erreurs.
- Transfert de contrats : Décidez si vous devez faire signer à nouveau les contrats ou utiliser la réembauche comme stratégie pour des transitions en douceur.
Étape 4 : Fixer un calendrier clair de transition
Le timing est crucial lors du changement d’EOR. Établissez un calendrier prenant en compte les périodes de préavis et toutes les étapes nécessaires pour la résiliation du contrat avec le fournisseur actuel. Assurez-vous que toutes les parties connaissent les échéances pour garantir un processus fluide.
Considérations de calendrier :
- Périodes de préavis : Soyez conscient de toute obligation contractuelle avec votre EOR actuel, y compris les exigences de préavis.
- Transition des employés : Planifiez la transition des employés pour éviter toute interruption de paiement ou de bénéfices.
Étape 5 : Prévoir les changements de bénéfices et la communication aux employés
Le changement d’EOR implique souvent des ajustements aux avantages des employés. Soyez transparent et proactif concernant toute modification, comme les soldes de congés payés, l’assurance santé ou les plans de retraite. Cela permet de gérer les attentes des employés et d’assurer leur satisfaction durant la transition.
Communication aux employés :
- Décrivez clairement ce qui change avec le changement d’EOR.
- Assurez-vous que les employés comprennent comment leurs avantages acquis seront gérés pendant et après la transition.
Étape 6 : Recueillir les retours des employés
Tout au long du processus de transition, maintenez des canaux de communication ouverts avec vos employés. Recueillez leurs retours pour vous assurer que leurs préoccupations sont prises en compte et ajustez le calendrier ou la stratégie si nécessaire, avant que la transition ne soit totalement finalisée.
Mettez en place ces canaux de feedback pour faciliter la communication des préoccupations :
- Enquêtes ou formulaires de feedback pour recueillir les préoccupations des employés
- Canaux Slack internes ou fils de discussion par email
- Réunions dédiées à la discussion des préoccupations
- Vérifications régulières pour traiter les problèmes ou confusions
Étape 7 : Intégration avec le nouveau EOR
Une fois les préparatifs effectués, commencez le processus d’intégration avec votre nouveau fournisseur d’EOR. Cela inclut la rédaction de nouveaux contrats d’emploi, la mise en place des systèmes de paie et d’avantages, et la présentation aux employés d’un aperçu détaillé de leurs nouvelles conditions d’emploi.
Étapes d’intégration :
- Nouveaux contrats : Envoyez les nouveaux contrats aux employés pour revue et signature.
- Formation : Fournissez une formation aux employés sur la nouvelle plateforme et les nouveaux systèmes.
- Clôture avec l’ancien EOR : Assurez-vous que tous les dossiers, avantages et autres questions en suspens sont correctement clôturés avec votre ancien fournisseur.
Faire un changement d’EOR : réflexions finales
Vous savez maintenant ce qu’il faut rechercher chez un partenaire EOR : expertise en conformité, tarification transparente, portée mondiale et une excellente expérience pour les employés. Mais c’est dans l’exécution que la plupart des fournisseurs échouent. C’est là que Rivermate se distingue.
Rivermate aide les entreprises mondiales à effectuer une transition plus rapide et plus sûre, sans perturber les employés ni les opérations.
Comment Rivermate résout les plus grands défis du changement d’EOR :
- Conformité : Des experts juridiques locaux dans plus de 150 pays gèrent les transferts de contrats, la paie et les règles fiscales sans lacunes ni amendes.
- Tarification : Modèle transparent tout compris, sans frais de migration ou administratifs. Vous savez exactement combien coûte chaque employé.
- Expérience des employés : Des gestionnaires d’intégration dédiés tiennent les employés informés via Slack ou WhatsApp, évitant confusion ou retards.
- Sécurité des données : Système de transfert conforme au RGPD protégeant la paie et les données RH de bout en bout.
- Rapidité : Intègre les employés en 48 heures, en maintenant la paie sans interruption.
Avec Rivermate, vous bénéficierez d’une manière plus rapide, fluide et efficace d’embaucher et de gérer vos employés internationaux.
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FAQ
Vous devrez examiner les termes de votre contrat avec votre fournisseur actuel pour comprendre les clauses de sortie, les périodes de préavis et les obligations. Travailler
