Comment choisir le bon partenaire EOR en 2025 ? Un guide complet
Alors que les entreprises s’étendent sur de nouveaux marchés internationaux, gérer des employés à l’échelle mondiale devient de plus en plus complexe. Naviguer dans les réglementations locales, la conformité, la paie et les règles fiscales présente souvent des défis importants, en particulier lors de l’entrée sur de nouveaux marchés.
L’Inde, par exemple, est devenue une destination clé pour les talents mondiaux, avec des Global Capability Centers (GCC) évoluant au-delà des opérations d’économies de coûts pour devenir des centres d’innovation, notamment dans des domaines comme l’IA. Avec leur main-d’œuvre qualifiée et leur capacité d’expansion, des pays comme l’Inde sont un excellent choix pour les entreprises cherchant à se développer à l’échelle mondiale.
Cependant, de nombreuses équipes RH manquent de ressources ou d’expertise pour gérer efficacement ces complexités, ce qui entraîne des retards, des risques de non-conformité et des erreurs coûteuses. Les conséquences de ces erreurs—telles que la création de leurs propres entités, la mauvaise classification des employés ou le non-respect des lois du travail—peuvent être graves.
Un Employer of Record (EOR) peut aider les entreprises à naviguer dans ces défis en proposant une gestion de bout en bout du recrutement mondial, de la paie et de la conformité. Rivermate, en particulier, offre un accompagnement personnalisé, des conseils juridiques d’experts, et une plateforme flexible et évolutive pour permettre aux entreprises de se développer en toute confiance et conformité.
Dans ce guide, nous explorerons les questions essentielles à poser lors du choix d’un EOR, et pourquoi Rivermate est le choix idéal pour les entreprises souhaitant une expansion mondiale sans faille.
Pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui cherchent à se développer rapidement, gérer une main-d’œuvre mondiale sans création d’entité locale peut sembler une tâche impossible. Cependant, un EOR est conçu pour rendre ce processus aussi simple que possible.
Ce qu’un EOR fournit
Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre main-d’œuvre dans les pays étrangers, prenant en charge les responsabilités légales, fiscales et RH. Cela signifie que les entreprises peuvent embaucher des employés partout dans le monde, sans avoir besoin de créer une entité juridique locale. L’EOR gérera des contrats de travail conformes localement, la paie, les taxes, les avantages, et veillera à ce que toutes les lois du travail soient respectées, assurant une conformité totale avec les réglementations locales.
Quand envisager un EOR
Les services d’EOR sont idéaux pour les entreprises confrontées à une ou plusieurs des situations suivantes :
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Expansion vers de nouveaux marchés : Lors de l’entrée dans un nouveau pays, la mise en place d’une entité locale peut prendre des mois et nécessiter un investissement financier important. Un EOR vous permet de commencer à embaucher rapidement, assurant une entrée fluide sur le marché.
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Recrutement de talents internationaux : Si vous souhaitez recruter les meilleurs talents à l’échelle mondiale, un EOR facilite l’embauche légale de personnes dans des marchés étrangers, même si vous n’êtes pas familier avec les lois du travail locales.
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Croissance rapide : Si votre entreprise se développe et que vous devez embaucher dans plusieurs pays, un EOR peut rationaliser le processus, réduisant le besoin de multiples consultations juridiques, contrats, et systèmes de paie complexes.
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Éviter les risques : La complexité des lois du travail internationales peut entraîner de lourdes amendes en cas de mauvaise gestion. Un EOR garantit la conformité avec les réglementations locales, atténuant les risques juridiques et financiers.
| 💡 Le saviez-vous ?
| Selon une étude de McKinsey, lorsque les startups entrent dans une période de recrutement massif, notamment dans de nouvelles zones géographiques ou marchés, les fondateurs-CEO et leurs équipes doivent souvent repenser leur modèle opérationnel RH. Cela inclut des stratégies pour attirer, embaucher et intégrer des talents à grande échelle. Par exemple, une startup basée aux États-Unis s’étendant dans l’Union européenne a identifié plusieurs nouvelles capacités RH essentielles au succès, telles que la gestion de la rémunération et de la paie internationales, ainsi que le lancement de programmes de développement professionnel culturellement adaptés. L’équipe anticipait un afflux de talents étrangers et, conscient de la difficulté à attirer et retenir les meilleurs, visait à pouvoir soutenir efficacement cette expansion. Collaborer avec un EOR peut simplifier ces défis. Les services d’EOR apportent l’expertise nécessaire pour gérer la paie mondiale, la conformité, et l’intégration culturelle, permettant aux entreprises de croître efficacement et de rester concentrées sur leur développement, sans les complexités de la gestion interne de ces fonctions RH.* |
Avec ces considérations en tête, il est essentiel de poser les bonnes questions lors du choix d’une solution EOR.
13 questions clés à considérer lors du choix d’un partenaire EOR
Voici 13 questions essentielles qui vous aideront à évaluer si un EOR peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et assurer une expansion mondiale sans faille.
La conformité est la base d’une expansion mondiale réussie. L’EOR doit avoir une connaissance approfondie des lois du travail, des réglementations fiscales et des directives d’emploi dans les pays où vous envisagez d’opérer. Par exemple, si vous embauchez dans l’Union européenne, l’EOR doit maîtriser la conformité au RGPD pour la protection des données, ainsi que les lois fiscales et contrats de travail spécifiques à la région.
Pourquoi c’est important : Les services d’EOR avec une expertise locale en conformité vous aident à éviter des pénalités juridiques coûteuses et à assurer une opération fluide dans plusieurs juridictions.
Légende : Qantas a été condamnée à 90 millions de dollars
Dans une affaire majeure de non-conformité, Qantas a été condamnée à 90 millions de dollars pour avoir illégalement externalisé des emplois de manutention au sol pendant la pandémie de COVID. C’est la plus grosse amende jamais infligée par un tribunal australien pour violation des lois du travail.
Conseil d’action : Demandez une liste des pays supportés par l’employer of record et leur expertise spécifique en conformité dans chaque marché. Vérifiez s’ils proposent des mises à jour légales et une surveillance pour anticiper les changements réglementaires.
2. À quelle vitesse le EOR peut-il intégrer de nouveaux employés ?
La rapidité est cruciale lors de l’expansion de votre main-d’œuvre mondiale. Des retards dans l’intégration peuvent ralentir les opérations et affecter la productivité des nouveaux employés. Un bon EOR doit disposer d’un processus simplifié pour intégrer rapidement de nouvelles recrues, idéalement en moins de trois semaines.
Pourquoi c’est important : Une intégration rapide minimise les perturbations, aide à faire travailler vos employés plus vite, et améliore l’expérience employé. Rivermate, par exemple, propose une intégration mondiale rapide en 48 heures.
Conseil d’action : Demandez à l’employer of record un détail précis de leur processus d’intégration, y compris les délais pour la génération des contrats, les vérifications de conformité, la mise en place de la paie, et la formation des employés.
| 💡 Intégration personnalisée pour votre main-d’œuvre
L’une des fonctionnalités phares de Rivermate est une réunion d’intégration dédiée pour chaque employé que nous embauchons ou transférons pour le compte de nos clients : une offre que nos concurrents ne proposent tout simplement pas.
Cette session d’intégration centrée sur l’humain va au-delà des processus RH habituels. Elle donne aux employés une compréhension approfondie du fonctionnement du modèle employer of record et leur présente les principales fonctionnalités de la plateforme Rivermate. Voici ce que comprend la session :
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Fondamentaux de l’EOR : Une présentation du modèle employer of record et des rôles de chaque membre de l’équipe dans le processus
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Visite du tableau de bord Rivermate : Une visite interactive en direct du tableau de bord Rivermate, montrant les outils que les employés utiliseront quotidiennement
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Fonctionnalités clés du produit : Une démonstration des fonctionnalités essentielles, comme le flux de remboursement, pour que les employés comprennent comment naviguer sur la plateforme
| Cette expérience d’intégration est disponible pour les employés existants et nouveaux embauchés via Rivermate. |
3. Le employeur de record offre-t-il une transparence sur la tarification ?
Les frais cachés sont une source fréquente de frustration avec les services d’employer of record. Demandez des modèles de tarification détaillés couvrant tous les aspects du service, y compris la gestion de la paie, la conformité, l’administration des avantages et les déclarations fiscales.
L’EOR doit fournir une structure tarifaire claire et prévisible pour vous aider à calculer le coût d’emploi des travailleurs dans différents pays. Les coûts varient généralement de 200 à 500 dollars par employé par mois, selon le pays et la complexité des réglementations locales en matière de paie.
Pourquoi c’est important : Une tarification transparente vous permet de prévoir avec précision les coûts d’emploi globaux, évitant des charges inattendues pouvant compromettre votre planification financière.
Gérer des équipes à distance, par exemple, nécessite une plateforme centralisée qui s’intègre parfaitement à vos systèmes RH existants. Une interface conviviale et intuitive permet aux équipes RH de gérer la paie, les avantages et la conformité sans obstacles techniques. De plus, la plateforme du EOR doit pouvoir s’intégrer avec des outils comme HRIS, logiciels comptables ou outils de gestion de projet pour une synchronisation facilitée.
Pourquoi c’est important : Un système bien intégré réduit le travail manuel, minimise les erreurs, et assure une coordination fluide entre les départements RH, finance et opérations.
Conseil d’action : Demandez une démonstration de la plateforme pour évaluer sa facilité d’utilisation, ses capacités d’intégration, et le niveau d’automatisation qu’elle offre. Vérifiez si la plateforme peut être personnalisée selon vos besoins.
| 💡 Support RH et paie complet au-delà de l’EOR
| Besoin d’avantages sur mesure, d’une expertise RH locale, ou d’une structure d’emploi spécifique ? Rivermate répond à vos besoins.* |
5. Le employeur of record peut-il évoluer avec la croissance de votre entreprise ?
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en recrutement mondial augmenteront également. Il est essentiel que l’EOR puisse évoluer avec vous, en accueillant de nouvelles embauches dans plusieurs régions et en s’adaptant à l’évolution de votre activité. Vous avez besoin d’un EOR capable de gérer non seulement votre main-d’œuvre actuelle, mais aussi de soutenir votre croissance future et des structures d’employés complexes.
Pourquoi c’est important : La scalabilité garantit qu’à mesure de l’expansion de votre entreprise, vos processus RH restent efficaces et conformes, sans avoir à changer de fournisseur.
Ce qu’il faut demander : Interrogez l’EOR sur sa capacité à évoluer avec vos besoins. Ont-ils les ressources et l’infrastructure pour soutenir le recrutement mondial à mesure que vous entrez dans de nouveaux marchés ?
Si votre entreprise embauche un grand nombre d’employés dans plusieurs pays simultanément, vous aurez besoin d’un partenaire EOR capable de gérer la complexité du recrutement en masse.
Pourquoi c’est important : Que ce soit pour s’étendre dans de nouveaux marchés ou lancer de vastes campagnes de recrutement, votre EOR doit avoir la capacité de gérer le volume tout en assurant la conformité avec toutes les lois locales.
Ce qu’il faut demander : Comment l’EOR gère-t-il le recrutement massif et complexe ? Peut-il fournir une génération automatisée ou en masse de contrats, d’intégration, et d’inscription aux avantages pour gérer efficacement le volume ?
7. Quel niveau de support pouvez-vous attendre de l’EOR ?
Légende : Rivermate offre un support humain 24/7/365
Source
Les partenariats avec un employer of record nécessitent un support continu. Bien que les systèmes automatisés puissent gérer des tâches de base, des problèmes surgissent souvent et nécessitent une intervention humaine immédiate.
Un bon EOR, comme Rivermate, offrira un gestionnaire de compte dédié capable de résoudre rapidement les problèmes. Vérifiez également si l’EOR propose un support multicanal via Slack, WhatsApp ou appels directs, plutôt que de se limiter à un système de tickets.
Pourquoi c’est important : Un support humain rapide minimise les interruptions, aide à résoudre rapidement les problèmes critiques, et maintient votre main-d’œuvre internationale opérationnelle sans interruption.
Conseil d’action : Renseignez-vous sur la disponibilité et la réactivité du support client. Assurez-vous qu’ils offrent un accès à une personne réelle plutôt qu’à un bot, surtout pour les questions urgentes de conformité ou de paie.
8. Quels modèles d’emploi sont utilisés dans chaque pays ?
Les modèles d’emploi diffèrent selon les pays. Certains EOR proposent un modèle organisme de employeur professionnel (PEO), où ils co-employent votre main-d’œuvre, tandis que d’autres, comme Rivermate, offrent le modèle Employer of Record (EOR), agissant en tant qu’employeur unique.
Pourquoi c’est important : Comprendre le modèle d’emploi dans chaque pays vous aide à gérer les implications fiscales et la responsabilité de l’employeur plus efficacement. Les solutions PEO et EOR aident à gérer les fonctions RH, y compris la paie, les taxes, et la conformité. Avec un PEO, vous avez besoin d’une présence locale, ce qui peut limiter la flexibilité, tandis qu’un EOR permet d’embaucher dans de nouveaux marchés sans création d’entité, en assurant la conformité légale.
Pour les contractors, un PEO peut être idéal car il aide à gérer leur paie, mais pour des employés à temps plein, un EOR offre la flexibilité de croître et tester de nouveaux marchés facilement, sans engagements à long terme.
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Le Contractor of Record de Rivermate vous aide à embaucher et travailler avec des contractants indépendants Source*
💡Sinon, si vous ne souhaitez pas passer par le PEO, vous pouvez éviter les risques de mauvaise classification des travailleurs avec une solution Contractor of Record (COR). Rivermate agit en tant qu’agent de record, prenant en charge la conformité et la responsabilité. En gérant la paperasserie et en signant directement les contrats avec les contractants, nous garantissons que tout est conforme légalement et réglementairement. |
Conseil d’action : Programmez une réunion avec votre fournisseur EOR pour approfondir les modèles d’emploi utilisés dans vos pays cibles. Demandez comment chaque modèle impacte votre activité.
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