Comment choisir le bon partenaire EOR en 2025 ? Un guide complet

Alors que les entreprises s’étendent sur de nouveaux marchés internationaux, gérer des employés à l’échelle mondiale devient de plus en plus complexe. Naviguer dans les réglementations locales, la conformité, la paie, et les règles fiscales présente souvent des défis importants, notamment lors de l’entrée sur de nouveaux marchés.

L’Inde, par exemple, est devenue une destination clé pour les talents mondiaux, avec des Global Capability Centers (GCC) évoluant au-delà des opérations d’économies de coûts pour devenir des centres d’innovation, notamment dans des secteurs comme l’IA. Avec leur main-d’œuvre qualifiée et leur évolutivité, des pays comme l’Inde sont un excellent choix pour les entreprises cherchant à se développer à l’échelle mondiale.

Cependant, de nombreuses équipes RH manquent de ressources ou d’expertise pour gérer efficacement ces complexités, ce qui entraîne des retards, des risques de conformité, et des erreurs coûteuses. Les conséquences de ces faux pas—telles que la création de filiales propres, la mauvaise classification des employés, ou le non-respect des lois du travail—peuvent être graves.

Un Employer of Record (EOR) peut aider les entreprises à naviguer ces défis en proposant une gestion de bout en bout du recrutement mondial, de la paie, et de la conformité. Rivermate, en particulier, offre un accompagnement personnalisé, des conseils juridiques d’experts, et une plateforme flexible et évolutive pour garantir des expansions confiantes et conformes.

Dans ce guide, nous explorerons les questions essentielles à poser lors du choix d’un EOR, et pourquoi Rivermate est le choix idéal pour des entreprises recherchant une expansion mondiale fluide.

Comment savoir si un EOR est fait pour vous ?

Pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui cherchent à croître rapidement, gérer une main-d’œuvre globale sans structures légales locales peut sembler impossible. Cependant, un EOR est conçu pour rendre ce processus aussi simple que possible.

Ce qu’un EOR fournit

Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour votre main-d’œuvre dans des pays étrangers, prenant en charge les responsabilités légales, fiscales, et RH. Cela signifie que les entreprises peuvent embaucher des employés partout dans le monde sans avoir besoin de créer une entité juridique locale. L’EOR se charge de contracts de travail conformes localement, de la paie, des taxes, des avantages, et veille au respect de toutes les lois du travail, assurant une conformité totale avec les réglementations locales.

Quand envisager un EOR

Les services d’EOR sont idéaux pour les entreprises confrontées à l’une ou plusieurs des situations suivantes :

• Expansion vers de nouveaux marchés : Lorsqu’entrée dans un nouveau pays, la mise en place d’une filiale peut prendre des mois et nécessiter un investissement financier important. Un EOR permet de commencer à embaucher rapidement, assurant une entrée fluide sur le marché.

• Recrutement de talents internationaux : Si vous souhaitez embaucher les meilleurs talents à l’échelle mondiale, un EOR facilite l’embauche légale dans des marchés étrangers, même si vous ne maîtrisez pas encore parfaitement les lois locales du travail.

• Croissance rapide : Si votre entreprise se développe et que vous avez besoin d’embaucher dans plusieurs pays, un EOR peut simplifier le processus, réduisant le nombre de consultations juridiques, de contrats, et de systèmes de paie complexes.

• Éviter les risques : La complexité des lois du travail internationales peut conduire à des amendes lourdes en cas de mauvaise gestion. Un EOR assure la conformité aux réglementations locales, atténuant ainsi les risques juridiques et financiers.

| *💡 Le saviez-vous ?

Selon la recherche McKinsey, lorsque les startups entrent dans une période de recrutement intensif, notamment dans de nouvelles géographies ou marchés, les fondateurs-CEO et leurs équipes doivent souvent repenser leur modèle opérationnel RH. Cela inclut des stratégies pour attirer, embaucher et intégrer des talents à grande échelle. Par exemple, une startup basée aux États-Unis s’étendant dans l’Union européenne a identifié plusieurs capacités RH essentielles à sa réussite, telles que l’expertise dans la gestion des rémunérations et procédures de paie internationales, ainsi que le lancement de programmes de développement professionnel culturellement adaptés. L’équipe anticipait une afflux de talents étrangers et, conscients de la difficulté à attirer et retenir les meilleurs, voulait s’assurer de pouvoir supporter efficacement cette expansion. La collaboration avec un EOR peut simplifier ces défis. Les services d’EOR fournissent l’expertise nécessaire pour gérer la paie mondiale, la conformité, et l’intégration culturelle, permettant aux entreprises de croître efficacement et de rester concentrées sur leur croissance, sans gérer ces fonctions RH en interne.*

En gardant cela à l’esprit, il est essentiel de poser les bonnes questions lors du choix d’une solution EOR.

13 questions clés à se poser lors du choix d’un partenaire EOR

Voici 13 questions essentielles qui vous aideront à déterminer si un EOR peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et garantir une expansion mondiale sans accroc.

1. L’EOR possède-t-il une expertise en matière de conformité locale ?

La conformité est la base d’une expansion mondiale réussie. L’EOR doit avoir une connaissance approfondie des lois du travail, des réglementations fiscales, et des directives en matière d’emploi dans les pays où vous envisagez d’opérer. Par exemple, si vous recrutez dans l’Union européenne, l’EOR doit connaître le RGPD pour la protection des données, ainsi que les lois fiscales et contrats de travail spécifiques à la région.

Pourquoi c’est important : Les services d’EOR avec expertise locale en conformité vous aident à éviter des sanctions légales coûteuses et assurent une opération fluide dans plusieurs juridictions.

Légende : Qantas Airlines a été condamnée à 90 millions de dollars

Dans une affaire majeure de non-conformité, Qantas a été condamnée à 90 millions de dollars pour avoir illégalement externalisé des emplois de gestion au sol lors de la pandémie de COVID. C’est la plus grosse amende jamais infligée par un tribunal australien pour violation des lois relatives aux relations industrielles.

Astuce : Demandez une liste des pays supportés par le employeur de record et leurs domaines précis d’expertise en conformité dans chaque marché. Vérifiez s’ils offrent des mises à jour légales et une surveillance proactive pour anticiper les changements réglementaires.

2. À quelle vitesse l’EOR peut-il intégrer de nouveaux employés ?

La rapidité est essentielle lors de la croissance de votre main-d’œuvre globale. Des retards dans l’intégration peuvent ralentir les opérations et affecter la productivité des nouvelles recrues. Un bon EOR doit disposer d’un processus optimisé pour l’intégration rapide des nouvelles recrues, idéalement en moins de trois semaines.

Pourquoi c’est important : Une intégration rapide minimise les perturbations, aide à faire travailler vos employés plus vite, et améliore l’expérience employé. Rivermate, par exemple, propose une intégration mondiale express en 48 heures.

Astuce : Demandez à l’employeur de record un détail précis de leur processus d’intégration, incluant les délais pour la création des contrats, les vérifications de conformité, la mise en place de la paie, et la formation des employés.

| 💡 Onboarding personnalisé pour votre équipe

Une des fonctionnalités phares de Rivermate est une réunion d’intégration dédiée pour chaque employé que nous embauchons ou transférons pour le compte de nos clients : quelque chose que nos concurrents ne proposent pas.

Cette session d’intégration centrée sur l’humain va au-delà des processus RH classiques. Elle offre aux employés une compréhension approfondie du fonctionnement du modèle d’employeur de record et leur présente les principales fonctionnalités de la plateforme Rivermate. Voici ce que comporte la session :

• Fondamentaux de l’EOR : Présentation du modèle d’employeur de record et des rôles de chaque membre de l’équipe dans le processus

• Visite du tableau de bord Rivermate : Tour interactif en direct du tableau de bord, montrant les outils que les employés utiliseront au quotidien

• Fonctionnalités clés du produit : Démonstration des éléments essentiels, comme le processus de remboursement, pour que les employés comprennent comment naviguer sur la plateforme

Cette expérience d’intégration est disponible aussi bien pour les employés existants que pour les nouvelles recrues embauchées via Rivermate.

3. L’employeur de record offre-t-il de la transparence sur la tarification ?

Les frais cachés sont un point sensible courant avec les services d’employeur de record. Demandez des modèles tarifaires détaillés couvrant tous les aspects du service, y compris la gestion de la paie, la conformité, l’administration des avantages, et les déclarations fiscales.

L’EOR doit fournir une structure tarifaire claire et prévisible pour vous aider à calculer le coût d’emploi dans différents pays. Les coûts se situent généralement entre 200 et 500 dollars par employé par mois, selon le pays et la complexité des réglementations locales en matière de paie.

Pourquoi c’est important : Une tarification transparente vous permet de prévoir avec précision les coûts d’emploi dans le monde entier, évitant des surprises qui pourraient compromettre votre planification financière.

4. La plateforme de l’EOR est-elle simple d’utilisation et facile à intégrer ?

Gérer des équipes à distance, par exemple, nécessite une plateforme centralisée qui s’intègre parfaitement à vos systèmes RH existants. Une interface conviviale, intuitive, permet aux équipes RH de gérer la paie, les avantages, et la conformité sans obstacle technique. De plus, la plateforme de l’EOR doit pouvoir s’intégrer à des outils comme HRIS, logiciels comptables, ou outils de gestion de projets pour une synchronisation simplifiée.

Pourquoi c’est important : Un système bien intégré réduit le travail manuel, minimise les erreurs, et assure une coordination fluide entre RH, finance et opérations.

Astuce : Demandez une démonstration de la plateforme pour évaluer sa simplicité d’utilisation, ses capacités d’intégration, et le degré d’automatisation qu’elle offre. Vérifiez qu’elle peut être personnalisée selon vos besoins opérationnels.

| 💡 Support RH et paie complet, même hors EOR

Vous avez besoin d’avantages sur-mesure, d’une expertise RH locale, ou d’une structure d’emploi particulière ? Rivermate répond à tout.

5. L’employeur de record peut-il évoluer avec la croissance de votre entreprise ?

Lorsque votre entreprise se développe, vos besoins en matière d’embauche globale augmentent aussi. Il est crucial que l’EOR puisse évoluer avec vous, en accueillant de nouvelles embauches dans plusieurs régions et en s’adaptant à l’évolution de vos exigences. Vous avez besoin d’un EOR capable de gérer non seulement votre effectif actuel, mais aussi de soutenir votre croissance future et vos structures d’emploi complexes.

Pourquoi c’est important : La scalabilité garantit qu’à mesure de votre expansion, vos processus RH restent efficients et conformes, sans devoir changer de fournisseur.

À demander : Interrogez sur la capacité de l’EOR à évoluer selon vos besoins. Ont-ils les ressources et l’infrastructure pour soutenir une embauche internationale à mesure que vous entrez dans de nouveaux marchés ?

6. Comment l’EOR gère-t-il une embauche complexe et en volume élevé ?

Si votre entreprise embauche un grand nombre de salariés simultanément dans plusieurs pays, vous aurez besoin d’un partenaire EOR capable de gérer cette complexité de recrutement en volume.

Pourquoi c’est important : Que ce soit pour pénétrer de nouveaux marchés ou lancer des campagnes de recrutement à grande échelle, votre EOR doit avoir la capacité de gérer des embauches en masse tout en assurant conformité à chaque réglementation locale.

À poser : Comment l’EOR gère-t-il le recrutement massif et complexe ? Peut-il fournir une génération automatisée ou en bulk des contrats, de l’intégration, et de l’inscription aux avantages pour gérer le volume efficacement ?

7. Quel niveau de support pouvez-vous attendre de l’EOR ?

Légende : Rivermate offre une assistance humaine 24/7/365

Source

Les partenariats avec les employeurs de record nécessitent un accompagnement continu. Si les systèmes automatisés peuvent gérer les tâches de base, des problèmes surgissent souvent et nécessitent une intervention humaine immédiate.

Un bon EOR, comme Rivermate, propose un gestionnaire de compte dédié qui peut résoudre rapidement les problèmes. Vérifiez aussi si l’EOR offre un support multicanal via Slack, WhatsApp, ou appels directs, plutôt que de se limiter à un système de tickets.

Pourquoi c’est important : Un support humain rapide minimise les interruptions, aide à résoudre rapidement les problèmes critiques, et permet à votre main-d’œuvre internationale de continuer à travailler sans interruption.

Astuce : Renseignez-vous sur la disponibilité et la réactivité du support client. Assurez-vous qu’ils permettent un contact avec une personne réelle, surtout pour les questions urgentes de conformité ou de paie.

8. Quels modèles d’emploi sont utilisés dans chaque pays ?

Les modèles d’emploi varient selon les pays. Certains EOR proposent un modèle de Professional Employer Organization (PEO), où ils co-employent votre main-d’œuvre, tandis que d’autres, comme Rivermate, offrent le modèle d’Employer of Record (EOR), où ils agissent en tant qu’employeur unique.

Pourquoi c’est important : Comprendre le modèle d’emploi dans chaque pays vous aide à gérer les implications fiscales et la responsabilité de l’employeur de façon plus efficace. Les solutions PEO et EOR gèrent toutes les fonctions RH, y compris la paie, les taxes, et la conformité. Avec un PEO, il faut une présence locale, ce qui limite la flexibilité, alors qu’un EOR permet de recruter dans de nouveaux marchés sans création d’entités, tout en restant conforme légalement.

Pour des contractors, une PEO peut être idéale pour gérer leur paie, mais pour des employés à plein temps, un EOR offre la flexibilité pour tester de nouveaux marchés à moindre coût, sans engagement à long terme.

|
Le Contractor of Record de Rivermate vous aide à embaucher et travailler avec des indépendants Source*
💡Sinon, si vous ne souhaitez pas utiliser la voie PEO, vous pouvez éviter les risques de mauvaise classification des travailleurs grâce à une solution Contractor of Record (COR). Rivermate agit en tant qu’agent enregistré, prenant en charge la conformité et la responsabilité. En gérant toute la paperasse et en signant directement les contrats avec les indépendants, nous garantissons que tout est légal et conforme aux réglementations locales. |

Astuce : Planifiez un rendez-vous avec votre fournisseur d’EOR pour analyser en détail les modèles d’emploi dans vos pays c