Employer of Record in Italia

Un Employer of Record (EOR) te ayuda a contratar empleados en Italia sin necesidad de establecer una entidad legal local. Es una organización de terceros que actúa como el empleador legal para los miembros de tu equipo en Italia. El EOR se encarga de todas las tareas administrativas y legales relacionadas con el empleo. Esto incluye nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales italianas. Utilizar un EOR simplifica tu expansión en el mercado italiano. Ahorras tiempo y dinero. Para las empresas que buscan contratar en Italia, un proveedor de EOR como Rivermate puede gestionar todo el ciclo de vida del empleo.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Italia

Un EOR simplifica el proceso de contratación en Italia. Tú encuentras el talento, y el EOR se encarga del resto. Así es como funciona normalmente:

• Eliges a tu candidato: Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en Italia.
• El EOR los contrata: El EOR contrata legalmente al empleado en tu nombre mediante un contrato de trabajo local y conforme a la normativa.
• Comienza la incorporación: El EOR gestiona el proceso de onboarding, asegurándose de que toda la documentación necesaria esté completada correctamente.
• La gestión diaria es tuya: Tu nuevo miembro del equipo trabaja para ti, contribuyendo a los objetivos de tu empresa como cualquier otro empleado.
• El EOR se encarga de RRHH y Nómina: El EOR se ocupa de todas las tareas administrativas de RRHH. Esto incluye gestionar la nómina en Euros, retener impuestos y administrar las contribuciones a la seguridad social. Aseguran que todo cumpla con las regulaciones italianas.

Por qué usar un Employer of Record en Italia

Utilizar un EOR en Italia ofrece una forma práctica de construir un equipo sin los obstáculos burocráticos de establecer una entidad legal. Permite enfocarte en tus objetivos comerciales mientras el EOR maneja las complejidades de la legislación laboral italiana.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al mercado más rápido: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en Italia mucho más rápido que si tuvieras que crear tu propia empresa.
• Asegurar el cumplimiento legal: Los EOR son expertos en la legislación laboral italiana. Se aseguran de que tus contratos de empleo, beneficios y procedimientos sean totalmente conformes. Esto reduce el riesgo de problemas legales.
• Simplificar nómina y RRHH: El EOR gestiona todos los aspectos de la nómina, la retención de impuestos y la administración de beneficios. Esto te libera de tareas administrativas complejas.
• Reducir costos: Crear una entidad legal en un país nuevo es costoso. Un EOR ofrece una solución más rentable para contratar empleados.
• Ofrecer beneficios competitivos: Un EOR puede proporcionar a tus empleados acceso a paquetes de beneficios integrales, ayudándote a atraer y retener talento de alto nivel.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Italia incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Italia.

Contratación en Italia significa navegar por un panorama moldeado por fuertes protecciones laborales y acuerdos de negociación colectiva. El mercado laboral es dinámico, con oportunidades en sectores como turismo, moda y tecnología. Aunque las relaciones y el networking son valiosos, el proceso de contratación en sí es sencillo. Encontrará una fuerza laboral bien educada, pero prepárese para un sistema que prioriza la seguridad del trabajador.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Debe proporcionar un contrato de empleo por escrito en Italia. Aunque en algunos casos pueden existir acuerdos verbales, un contrato escrito es el enfoque estándar y más seguro para garantizar claridad y cumplimiento. Estos contratos están fuertemente influenciados por los Acuerdos Nacionales de Negociación Colectiva (CCNLs), que establecen estándares para diferentes industrias.

Sus contratos de empleo deben incluir estas cláusulas clave:

• Título y descripción del puesto: Defina claramente el rol y las responsabilidades del empleado.
• Compensación: Indique el salario bruto y cualquier otro beneficio.
• Horas de trabajo: Especifique el horario laboral semanal.
• Duración del contrato: Indique si el contrato es por un período fijo o indefinido.
• Período de prueba: Si corresponde, la duración del período de prueba debe estar por escrito.
• Período de aviso: Describa el aviso requerido para la terminación.

Existen dos tipos principales de contratos de empleo en Italia:

Períodos de prueba

Puede incluir un período de prueba, conocido como "patto di prova," en un contrato de empleo para evaluar a un nuevo empleado. Esto debe acordarse por escrito. Sin una cláusula escrita, el empleado se considera permanente desde el primer día.

La duración máxima de un período de prueba está determinada por el CCNL correspondiente y el rol del empleado. Generalmente, los límites son:

• 6 meses para ejecutivos y empleados de alto nivel.
• 3 meses para otros empleados.

Durante el período de prueba, usted o el empleado pueden rescindir el contrato sin aviso.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Italia es de 40 horas. El máximo legal, incluyendo horas extras, es de 48 horas por semana, promediadas en un período de cuatro meses.

Cualquier cosa que supere las 40 horas estándar se considera horas extras. La cantidad máxima de horas extras suele ser de 250 horas por año, a menos que un CCNL establezca un límite diferente. Las tarifas de pago por horas extras también están determinadas por el CCNL aplicable, pero deben ser al menos un 10% superiores a la tarifa estándar.

Feriados públicos y regionales

Italia tiene 12 feriados públicos nacionales. Además de estos, cada ciudad y región celebra su propio feriado local, generalmente por un santo patrón. Esto eleva el total de feriados públicos a 13 para la mayoría de los empleados.

Aquí están los feriados públicos nacionales:

• 1 de enero: Año Nuevo
• 6 de enero: Epifanía
• Domingo de Pascua
• Lunes de Pascua
• 25 de abril: Día de la Liberación
• 1 de mayo: Día del Trabajo
• 2 de junio: Día de la República
• 15 de agosto: Asunción de la Virgen (Ferragosto)
• 1 de noviembre: Todos los Santos
• 8 de diciembre: Inmaculada Concepción
• 25 de diciembre: Navidad
• 26 de diciembre: San Esteban

Los empleados tienen derecho a un día libre pagado por estos feriados. Si un empleado trabaja en un feriado público, debe recibir una tarifa de pago superior.

Contratación de Contractors en Italia

Utilizar Contractors independientes en Italia puede ser una forma flexible de acceder a habilidades especializadas. Sin embargo, debe tener cuidado para clasificar correctamente a los trabajadores. Las autoridades italianas revisan cuidadosamente la relación laboral real, no solo el contrato.

Un Contractor independiente generalmente:

• Controla su propio horario y métodos de trabajo.
• Asume riesgos empresariales.
• Trabaja por proyecto.

Clasificar incorrectamente a un empleado como Contractor puede acarrear consecuencias graves, incluyendo pagos retroactivos por contribuciones a la seguridad social, multas y otras sanciones. Un Employer of Record (EOR) puede ayudarle a mitigar este riesgo. Un EOR asegura que sus trabajadores estén clasificados correctamente bajo la ley italiana, gestionando todas las responsabilidades legales y de recursos humanos necesarias. Esto le permite centrarse en sus objetivos comerciales sin preocuparse por problemas de cumplimiento.

Navegar por la compensación y la nómina en Italia puede ser complejo. El sistema tiene muchas reglas y regulaciones que debes seguir. Estas provienen del Código Civil Italiano y de los Convenios Colectivos Nacionales de Trabajo. Para pagar a tu equipo correctamente y a tiempo, necesitas entender estas leyes locales. Esta guía desglosa las partes clave de la nómina italiana para ayudarte a mantenerte en cumplimiento.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Italia, normalmente pagas los salarios mensualmente. Una característica única de la nómina italiana es el salario del "13º mes", que es un pago adicional generalmente realizado en diciembre. Algunos convenios colectivos también requieren un salario del "14º mes", pagado en junio.

Una nómina italiana es muy detallada. Debe mostrar el salario bruto, todas las deducciones y el pago neto final. Necesitas mantener registros precisos de cualquier cambio en el salario, nuevas contrataciones, salidas, bonificaciones y beneficios.

Horas extras y mínimos

Italia no tiene un salario mínimo nacional establecido por el gobierno. En cambio, las tarifas mínimas de pago son determinadas por los Convenios Colectivos Nacionales de Trabajo (CCNT) para sectores específicos. Estos acuerdos establecen el salario base para los empleados en diferentes industrias.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Italia, eres responsable de pagar varias contribuciones a la seguridad social. Estas cubren pensiones, desempleo, atención médica y otros beneficios para tus empleados. La contribución total para un empleador es aproximadamente el 30% del salario bruto del empleado.

Aquí tienes un desglose general de tus contribuciones:

Impuestos y deducciones del empleado

Los empleados en Italia también contribuyen a la seguridad social y pagan impuesto sobre la renta. La participación del empleado en la seguridad social es aproximadamente el 10% de sus ganancias brutas. El impuesto sobre la renta es progresivo, lo que significa que la tasa aumenta con los ingresos.

Aquí están las tasas del impuesto sobre la renta nacional:

En Italia, los beneficios para empleados y las licencias son generosos y están profundamente arraigados en el tejido social del país. El sistema está diseñado para proteger a los empleados, asegurando un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal y proporcionando un sólido apoyo en materia de seguridad social. Para las empresas, esto significa navegar por un sistema donde los beneficios son una mezcla de mandatos gubernamentales y acuerdos de negociación colectiva, que varían según la industria. Comprender estas obligaciones es clave para contratar y retener talento en Italia.

Licencias Legales

La ley italiana proporciona a los empleados varios tipos de licencias pagadas. Estos son los requisitos mínimos, y los acuerdos de negociación colectiva (CBAs) a menudo ofrecen condiciones más favorables.

• Vacaciones Anuales: Debe proporcionar un mínimo de cuatro semanas de vacaciones anuales pagadas. Los empleados deben tomar al menos dos de estas semanas consecutivamente dentro del año en que se ganan. Las dos semanas restantes pueden tomarse dentro de 18 meses. No puede pagar a los empleados en lugar de que tomen su tiempo de vacaciones mínimo.

• Licencia por Enfermedad: Los empleados tienen derecho a licencia por enfermedad pagada. Como empleador, usted paga los primeros tres días. Después de eso, el Instituto Nacional de Seguridad Social (INPS) contribuye al salario del empleado durante hasta 180 días. La cantidad exacta y la duración dependen del CBA correspondiente.

• Licencia de Maternidad y Paternidad: Las empleadas embarazadas reciben cinco meses de licencia de maternidad pagada. Esto generalmente se toma dos meses antes del nacimiento y tres meses después. INPS cubre el 80% de su salario durante este período. Los padres reciben diez días de licencia de paternidad pagada.

Feriados Públicos y Feriados Regionales

Italia tiene 12 feriados públicos nacionales. Además, cada ciudad o región importante celebra el día de fiesta de su santo patrón.

Beneficios Complementarios Típicos

Para atraer y retener a los mejores talentos, probablemente necesitará ofrecer más que el mínimo legal. Aquí una visión de los beneficios requeridos y comunes adicionales.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Navegar por el complejo sistema de leyes laborales y acuerdos de negociación colectiva en Italia puede ser un desafío. Un Employer of Record (EOR) simplifica esto por usted.

Un EOR actúa como empleador legal para los miembros de su equipo en Italia. Esto significa que gestionan todas las tareas administrativas relacionadas con beneficios y cumplimiento.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Garantizar el Cumplimiento: Un EOR comprende las particularidades de la legislación laboral italiana y los requisitos específicos de diferentes CBAs. Aseguran que su paquete de beneficios cumpla con todas las obligaciones legales desde el primer día.
• Administrar Beneficios: El EOR gestiona todo, desde inscribir a los empleados en la seguridad social y fondos de pensiones hasta administrar licencias pagadas.
• Ofrecer Paquetes Competitivos: Un EOR puede asesorarle sobre qué beneficios complementarios son comunes en su industria. Esto le ayuda a crear una oferta competitiva para atraer a los mejores candidatos.
• Simplificar la Nómina: Todos los beneficios legales y complementarios se gestionan a través de la nómina del EOR. Esto significa que realiza un solo pago sencillo, y el EOR se encarga del resto.

Al usar un EOR, puede ofrecer a sus empleados en Italia un paquete de beneficios integral y conforme a la ley, sin necesidad de convertirse en un experto en leyes laborales locales.

Cuando finalizas la relación laboral con un empleado en Italia, debes seguir un proceso estructurado. La ley italiana protege a los empleados, por lo que no puedes despedir a alguien "a voluntad". Debes tener una razón válida y seguir procedimientos específicos al pie de la letra. Piensa en ello menos como una despedida rápida y más como un proceso formal y documentado.

Debes proporcionar el aviso de despido por escrito, indicando claramente las razones del despido. Las explicaciones vagas no funcionarán. Los motivos para la terminación generalmente se clasifican en algunas categorías: conducta grave, un incumplimiento importante del contrato o razones económicas como reestructuración. Todo el proceso está diseñado para ser justo y transparente, asegurando que los empleados entiendan por qué su contrato termina.

Períodos de aviso

Cuando despides a un empleado, debes proporcionar un período de aviso. Este es el tiempo entre cuando informas al empleado de su despido y su último día de trabajo. La duración de este período no es igual para todos. Depende del rol del empleado, su antigüedad y el Convenio Colectivo Nacional (CCNL) específico que aplica a tu industria.

Aquí tienes una idea general de lo que puedes esperar en cuanto a períodos de aviso:

En lugar de hacer que el empleado trabaje durante este tiempo, puedes optar por pagarle una cantidad equivalente al salario que habría ganado. Este pago debe incluir todas las partes de su compensación regular.

Indemnización por despido

En Italia, todos los empleados tienen derecho a una indemnización por despido cuando finaliza su relación laboral, independientemente de la razón del despido. Esta es una característica clave del derecho laboral italiano. Este pago se llama "Trattamento di Fine Rapporto" (TFR).

El TFR es una forma de compensación diferida que el empleado acumula durante su tiempo en tu empresa. Cada año, se aparta una parte del salario del empleado para su fondo de TFR. Tú, como empleador, eres responsable de gestionar este fondo y pagarlo cuando el empleado se vaya.

El cálculo se basa en el salario anual del empleado. Así funciona:

• Cada año, apartas aproximadamente el 7% del salario bruto del empleado.
• Esta cantidad se revaloriza anualmente para tener en cuenta la inflación.

Cuando termina el contrato de trabajo, debes pagar el TFR acumulado total al empleado.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Navegar las leyes de despido italianas puede ser complejo. Las reglas son estrictas y un error puede derivar en desafíos legales. Ahí es donde entramos nosotros.

En Rivermate, gestionamos todo el proceso de offboarding por ti. Nos aseguramos de que cada despido cumpla completamente con la ley italiana y el CCNL correspondiente.

Esto es lo que hacemos:

• Asegurar el procedimiento correcto: Seguimos los pasos legales exactos para el despido, desde redactar el aviso por escrito hasta asegurarnos de que se entregue correctamente.
• Calcular aviso y pago final: Determinamos el período de aviso correcto y calculamos el pago final, incluyendo cualquier pago en lugar del aviso.
• Gestionar la indemnización por despido: Nos encargamos de los cálculos del TFR y aseguramos que se pague la cantidad correcta al empleado que se va.
• Gestionar la documentación: Preparamos todos los documentos necesarios para el despido, proporcionando un registro claro tanto para ti como para el empleado.

Quitamos las conjeturas del proceso de offboarding. Puedes estar seguro de que cada salida se maneja de manera profesional y conforme a la ley.

Navegar por los requisitos de visa y permisos de trabajo en Italia puede parecer complicado. El camino correcto para ti depende de tu ciudadanía y de cuánto tiempo planeas quedarte. Si eres ciudadano de la Unión Europea, del Espacio Económico Europeo o de Suiza, puedes trabajar en Italia sin visa ni permiso de trabajo. Todos los demás ciudadanos no pertenecientes a la UE necesitarán obtener los documentos adecuados antes de poder trabajar legalmente en el país.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Para los nacionales no pertenecientes a la UE, el proceso generalmente comienza con tu empleador asegurando una autorización de trabajo, llamada nulla osta, en tu nombre. Una vez que esto sea aprobado, puedes solicitar una visa de larga duración, también conocida como Visa Nacional o D-Visa, en el consulado italiano en tu país de origen. Esta visa te permite ingresar a Italia, pero debes solicitar un permiso de residencia (permesso di soggiorno) dentro de los ocho días posteriores a tu llegada para poder vivir y trabajar legalmente allí.

Italia utiliza un sistema de cuotas, conocido como el decreto flussi, que limita el número de permisos de trabajo emitidos cada año. Sin embargo, algunas categorías de trabajadores altamente calificados pueden estar exentas de estas cuotas.

Un Employer of Record (EOR) puede ser un socio valioso en este proceso. Un EOR puede emplear legalmente a los trabajadores en Italia en tu nombre, gestionando recursos humanos, nómina y cumplimiento legal. Esto significa que puedes contratar talento en Italia sin necesidad de establecer una entidad legal local. Aunque un EOR puede contratar tanto a nacionales como a extranjeros, su capacidad para patrocinar visas para empleados no pertenecientes a la UE puede estar limitada por las cuotas de visas.

Aquí tienes un desglose de lo que un EOR típicamente puede y no puede hacer en cuanto al patrocinio de visas:

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios de corta duración a Italia, es posible que no necesites visa. Los ciudadanos estadounidenses, por ejemplo, pueden ingresar a Italia por hasta 90 días con fines comerciales sin visa. Sin embargo, necesitarás un pasaporte válido.

Si necesitas una visa de negocios, generalmente será una visa Schengen de corta duración, válida por hasta 90 días dentro de un período de 180 días. Para solicitar una visa de negocios, generalmente necesitarás lo siguiente:

• Un formulario de solicitud de visa completado.
• Un pasaporte válido con al menos dos páginas en blanco.
• Una fotografía reciente tamaño pasaporte.
• Una carta de invitación de la empresa italiana que visitarás.
• Prueba de medios financieros suficientes para tu viaje.
• Prueba de alojamiento durante toda tu estadía.
• Prueba de cobertura médica en el extranjero.
• Una copia de tus reservas de vuelo de ida y vuelta.