Employer of Record in Finland

Un Employer of Record (EOR) en Finlandia emplea legalmente a tus trabajadores en tu nombre. Esto significa que el EOR se encarga de todas las tareas locales de recursos humanos como nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales finlandesas. Tú sigues gestionando el trabajo diario de tus empleados, pero el EOR se ocupa de las cargas administrativas. Esto te permite contratar en Finlandia sin establecer una entidad local. Proveedores como Rivermate pueden simplificar tu expansión global.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Finlandia

Usar un EOR en Finlandia es un proceso sencillo. Así es como funciona normalmente:

• Encuentras el Talento: Reclutas y seleccionas al candidato que deseas contratar en Finlandia.
• El EOR los Contrata: El proveedor de EOR, que tiene una entidad legal en Finlandia, contrata al empleado en tu nombre. Redactan un contrato laboral que cumple con la normativa local.
• Incorporación: El EOR gestiona todo el proceso de incorporación, incluyendo cualquier registro necesario ante las autoridades finlandesas.
• Nómina y Beneficios: El EOR procesa la nómina, retiene impuestos y gestiona las contribuciones a la seguridad social según la ley finlandesa. También administran los beneficios de los empleados.
• Recursos Humanos Continuos: El EOR se encarga de todas las tareas administrativas relacionadas con recursos humanos, asegurando el cumplimiento con la normativa laboral de Finlandia.
• Tú Gestionas tu Equipo: Mantienes el control sobre las tareas diarias, proyectos y rendimiento de tus empleados.

Por qué usar un Employer of Record en Finlandia

Un EOR puede ser una decisión inteligente para las empresas que buscan contratar en Finlandia sin la molestia de establecer una entidad legal. Te ahorra tiempo y dinero, y garantiza que cumples con las leyes locales desde el primer día.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrada Rápida al Mercado: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en Finlandia en cuestión de días, no meses.
• Cumplimiento Legal: Los EOR son expertos en la legislación laboral finlandesa. Se aseguran de que tus contratos de trabajo, nómina y beneficios cumplan totalmente con las regulaciones establecidas por autoridades como la Administración Tributaria Finlandesa (Vero Skatt). Puedes encontrar más información en su sitio oficial: vero.fi.
• Costos Reducidos: Evitas los costos y complejidades significativos asociados con la creación y mantenimiento de una entidad legal en Finlandia.
• Recursos Humanos Simplificados: El EOR se encarga de todas las funciones administrativas de recursos humanos, liberándote para enfocarte en tu negocio principal y en la gestión de tu equipo.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Finland incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Finland.

Contratar en Finlandia es un proceso sencillo cuando comprendes las leyes laborales locales. La fuerza laboral finlandesa es altamente educada y calificada, lo que la convierte en un mercado atractivo para la expansión. En general, las relaciones laborales están regidas por la Ley de Contratos de Trabajo y los convenios colectivos, que desempeñan un papel importante en la definición de los términos para diversas industrias.

Contratos de trabajo y cláusulas imprescindibles

Aunque los acuerdos orales son técnicamente válidos, siempre debes proporcionar un contrato de trabajo por escrito. Como mínimo, debes entregar a tu empleado una declaración por escrito de los términos principales del empleo dentro de los primeros siete días.

Existen dos tipos principales de contratos de trabajo en Finlandia:

• Indefinido (permanente): Este es el tipo estándar y más común de contrato, sin fecha de finalización establecida.
• A plazo fijo: Este contrato tiene una fecha de finalización específica y requiere una razón justificada, como trabajo estacional, un proyecto específico o cubrir a un sustituto.

Tus contratos de trabajo deben incluir la siguiente información clave:

Períodos de prueba

Puedes incluir un período de prueba al inicio del empleo para evaluar si el empleado es adecuado.

• La duración máxima de un período de prueba es de seis meses.
• Para contratos a plazo fijo, el período de prueba no puede ser superior a la mitad de la duración del contrato, y no debe exceder los seis meses.
• Durante este período, tú o el empleado pueden terminar el contrato con efecto inmediato. Sin embargo, la terminación no puede ser por motivos discriminatorios u otros motivos impropios.
• Si un empleado está ausente por enfermedad o licencia familiar, el período de prueba puede ser extendido.

Horas de trabajo y horas extras

Finlandia pone un fuerte énfasis en el equilibrio entre trabajo y vida personal.

• Las horas de trabajo regulares suelen ser de 8 horas diarias y 40 horas semanales.
• Las horas extras son cualquier trabajo que exceda estas horas regulares y requiere el consentimiento del empleado.
• La remuneración por horas extras está regulada. Para las horas extras diarias, las primeras dos horas se pagan con un recargo del 50%, y las horas subsiguientes con un recargo del 100%.
• Las horas extras semanales que no exceden los límites diarios se compensan con un aumento del 50%.
• Existen límites en la cantidad de horas extras que un empleado puede trabajar, generalmente 250 horas por año, aunque los convenios colectivos pueden modificar esto.

Días festivos públicos y regionales

Los empleados en Finlandia tienen derecho a días festivos pagados. Los principales días festivos oficiales incluyen:

• Año Nuevo
• Epifanía
• Viernes Santo
• Domingo y lunes de Pascua
• Día del Trabajo (Vappu)
• Ascensión
• Víspera y Día de San Juan
• Día de la Independencia
• Navidad
• Segundo día de Navidad (San Esteban)

Aunque la víspera de Navidad y la víspera de San Juan no son días festivos oficiales, en la mayoría de los contratos de trabajo se tratan como tales.

Contratación de contractors en Finlandia

También puedes contratar contractors independientes para proyectos o servicios específicos. Es crucial distinguirlos correctamente de los empleados.

Un independent contractor es un individuo autónomo que trabaja de manera independiente. Controla sus propias horas, lugar y métodos de trabajo, y no está bajo tu supervisión directa. Es responsable de sus propios impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede acarrear sanciones importantes, incluyendo pagos retroactivos por seguridad social, impuestos y multas. Las autoridades analizarán la verdadera naturaleza de la relación laboral, no solo la redacción del contrato.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar este riesgo de clasificación incorrecta. Un EOR actúa como el empleador legal de tus trabajadores en Finlandia. Se encarga de todos los requisitos administrativos y legales, incluyendo contratos conformes, nómina, impuestos y beneficios. Esto garantiza que cumplas plenamente con las leyes laborales finlandesas mientras gestionas el trabajo diario del empleado. Utilizar un EOR es una forma segura de contratar en Finlandia sin establecer una entidad legal local.

Pagar a tu equipo en Finlandia implica un sistema estructurado. Verás que los Acuerdos de Negociación Colectiva (CBAs) juegan un papel importante en la definición de los salarios y las condiciones laborales. El proceso de nómina incluye calcular el salario bruto, gestionar las deducciones por impuestos y seguridad social, y asegurarse de cumplir con la normativa finlandesa. Todos los pagos a los empleados deben realizarse directamente a su cuenta bancaria. También se requiere proporcionar un recibo de sueldo con cada pago.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Finlandia, el ciclo de nómina estándar es mensual. Normalmente, pagarás a los empleados en el último día laborable del mes. Aunque no existe un salario mínimo nacional establecido por ley, los CBAs establecen tarifas mínimas de pago para la mayoría de las industrias. Estos acuerdos son fundamentales para determinar los salarios correctos para tus empleados. Si un CBA no aplica a tu sector, debes pagar lo que se considere una "remuneración razonable" por el trabajo realizado.

Horas extras y mínimos

Las leyes laborales de Finlandia regulan las horas extras. La semana laboral estándar es de 40 horas. Debes obtener el consentimiento del empleado antes de que realice horas extras. Por cualquier hora que exceda el estándar diario, se paga un recargo. Las primeras dos horas de horas extras diarias se pagan al 150% de la tarifa horaria regular. Cualquier hora adicional después de eso se compensa al 200%.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador, eres responsable de varias contribuciones legales. Estas se calculan en función de los salarios brutos de tus empleados.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados en Finlandia contribuyen a la seguridad social y pagan impuesto sobre la renta. Tú retienes estos montos directamente de su salario.

Finlandia ofrece un sistema sólido de beneficios para empleados y permisos, arraigado en un marco de seguridad social fuerte. Este sistema garantiza un apoyo integral para los empleados, cubriendo desde permisos parentales generosos hasta atención médica extensa. Como empleador, entender estos beneficios es clave para atraer y retener talento de alto nivel en el mercado finlandés. Esta guía desglosa lo que necesitas saber.

Permisos legales

La ley finlandesa contempla varios tipos de permisos pagados y no pagados.

• Permiso anual: Los empleados ganan tiempo libre pagado en función de su antigüedad. Durante el primer año de empleo, acumulas dos días de permiso por mes. Después del primer año, esto aumenta a 2.5 días por mes, sumando 30 días de permiso pagado anualmente.
• Permiso por enfermedad: Si has estado empleado durante al menos un mes, tienes derecho a tu salario completo durante los primeros diez días de permiso por enfermedad. Después de eso, puedes recibir beneficios del Instituto de Seguridad Social de Finlandia (Kela) por hasta 300 días.
• Permiso parental: Finlandia cuenta con un sistema de permiso parental generoso. Cada padre tiene derecho a 160 días de permiso parental. Un padre embarazado recibe además 40 días adicionales de subsidio por embarazo. Los padres pueden transferir hasta 63 de sus propios días de permiso parental al otro padre.
• Permiso de estudio: Si has trabajado para el mismo empleador durante al menos un año, puedes tomar hasta dos años de permiso de estudio no pagado en un período de cinco años.

Días festivos públicos y regionales

Finlandia celebra varios días festivos a lo largo del año. Si un día festivo cae en un día laborable, generalmente es un día libre pagado.

Beneficios complementarios típicos

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores finlandeses ofrecen beneficios adicionales para atraer y retener empleados.

Cómo puede ayudar un EOR en la configuración de beneficios

Configurar y gestionar beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso por ti. Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Finlandia, asumiendo todas las cargas administrativas.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Cumplimiento: Un EOR asegura que tu paquete de beneficios cumple con todas las leyes laborales finlandesas y los convenios colectivos.
• Administración: Se encargan de las tareas diarias de administración de beneficios, desde inscribir a los empleados hasta gestionar solicitudes de permisos.
• Nómina: Un EOR gestiona la nómina y asegura que todas las contribuciones necesarias a la seguridad social y fondos de pensiones se realicen correctamente y a tiempo.
• Experiencia: Accedes a expertos locales que entienden el panorama de beneficios en Finlandia y pueden ayudarte a crear un paquete de beneficios competitivo y conforme a la ley.

Cuando una relación laboral termina en Finlandia, debes seguir reglas específicas. El proceso está guiado por la Ley de Contratos de Trabajo para garantizar la equidad tanto para ti como para tu empleado. Debes tener una razón adecuada y fundamentada para rescindir un contrato de trabajo, que puede estar relacionada con la conducta del empleado o con necesidades financieras y de producción. Antes de tomar una decisión final, debes dar al empleado la oportunidad de ser escuchado sobre las razones de la terminación. La notificación de terminación debe ser por escrito y entregada personalmente al empleado.

Períodos de aviso

La duración del período de aviso que debes proporcionar depende de cuánto tiempo haya trabajado el empleado para ti. Estos son los períodos mínimos requeridos por ley.

Si rescindes un contrato de trabajo sin respetar el período de aviso correcto, debes compensar al empleado con su salario completo por ese período.

Los empleados también tienen períodos de aviso que deben respetar si renuncian.

Indemnización por despido

La ley finlandesa no requiere que pagues indemnización por despido al terminar la relación laboral. Esto es válido independientemente de la razón del despido o del tiempo de servicio del empleado. Sin embargo, estás obligado a pagar cualquier pago de vacaciones pendiente.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Navegar por los detalles de la ley laboral finlandesa puede ser complejo. Nos aseguramos de que cada paso del proceso de desvinculación se maneje correctamente.

• Documentación: Preparamos y entregamos todos los documentos necesarios, incluido el aviso escrito de terminación.
• Justicia Procedimental: Aseguramos que el empleado tenga la oportunidad de ser escuchado antes de tomar decisiones finales, un requisito legal clave.
• Pago Final: Calculamos y procesamos con precisión el salario final del empleado, incluyendo cualquier pago de vacaciones pendiente.
• Cumplimiento: Nos mantenemos actualizados sobre la Ley de Contratos de Trabajo y cualquier acuerdo colectivo aplicable para garantizar que cada terminación sea completamente conforme, protegiéndote de riesgos legales.

Obtener las visas y permisos de trabajo adecuados en Finlandia es sencillo cuando conoces las reglas. Si no eres ciudadano de un país de la UE, necesitarás un permiso de residencia para trabajar. Finlandia combina el permiso de trabajo y el permiso de residencia en un solo documento. Esto significa que una vez que tienes el permiso de residencia correcto, tienes el derecho de trabajar. El proceso implica tener una oferta de trabajo antes de solicitarlo. Tu empleador, o un Employer of Record (EOR), juega un papel clave en proporcionar los documentos necesarios para tu solicitud. Todo el proceso se gestiona en línea a través del Servicio de Inmigración de Finlandia, conocido como Migri.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record puede patrocinar los tipos más comunes de permisos de trabajo en Finlandia. Esto facilita que puedas trabajar para una empresa que no tiene su propia entidad legal en el país.

Lo que un EOR puede patrocinar:

• Permiso de Residencia para una Persona Empleada (TTOL): Este es el permiso estándar para empleados con una oferta de trabajo en Finlandia. Es flexible y cubre una amplia gama de trabajos.
• Tarjeta Azul de la UE: Este permiso es para profesionales altamente cualificados que cumplen con requisitos específicos de salario y educación. Ofrece un camino hacia la residencia a largo plazo en la UE.
• Permiso de Especialista: Si eres un experto en tu campo y vienes a Finlandia para un rol específico, esta opción de vía rápida es adecuada.

Lo que un EOR típicamente no puede patrocinar:

• Permiso de Emprendedor: Este permiso es para personas que desean iniciar su propio negocio en Finlandia. Requiere un plan de negocios sólido y prueba de rentabilidad, lo cual está fuera del modelo de empleo del EOR.
• Permiso de Trabajo Temporal: Es para trabajos temporales en sectores específicos como agricultura o turismo. Estos permisos están ligados a la naturaleza estacional del trabajo.
• Permisos para contratistas independientes: Los freelancers y contratistas independientes siguen un proceso separado y no requieren patrocinio del empleador.

La clave es que un EOR actúa como tu empleador legal. Esto significa que pueden patrocinar permisos para roles en los que eres empleado del EOR, trabajando para uno de sus clientes.

Cumplimiento en viajes de negocios

Puedes visitar Finlandia por viajes de negocios de corta duración sin un permiso de trabajo. Una visa de negocios Schengen te permite permanecer hasta 90 días dentro de un período de 180 días. Los ciudadanos de muchos países, incluyendo Estados Unidos, pueden ingresar con fines comerciales por hasta 90 días sin visa.

Este tipo de viaje es estrictamente para actividades relacionadas con negocios. No te permite trabajar.

Lo que puedes hacer en un viaje de negocios:

• Asistir a reuniones internas y capacitaciones
• Reunirte con socios comerciales
• Asistir a conferencias y seminarios
• Negociar contratos

Lo que no puedes hacer:

• Participar en trabajo productivo que forme parte de un proyecto o prestación de servicios
• Recibir pago de una empresa finlandesa por trabajo realizado
• Ocupare un rol que normalmente desempeñaría un residente finlandés

Si tus actividades van más allá de asistir a reuniones y implican trabajo práctico, necesitarás un permiso de residencia. Siempre verifica las reglas específicas antes de viajar para asegurarte de cumplir con la normativa.