Impuestos en Costa Rica

Costa Rica opera un sistema tributario territorial, lo que significa que los ingresos obtenidos dentro del país están generalmente sujetos a impuestos, independientemente de la nacionalidad o residencia del beneficiario. Para empleadores y empleados, esto implica obligaciones relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y la retención del impuesto sobre la renta. Los empleadores desempeñan un papel crucial en la recaudación y remisión de impuestos en nombre de sus empleados, asegurando el cumplimiento de las regulaciones establecidas por el Ministerio de Hacienda y la Caja Costarricense de Seguro Social - CCSS.

Comprender estas obligaciones es esencial para las empresas que operan en Costa Rica, ya sean entidades locales o empresas extranjeras que emplean personal en el país. El cumplimiento garantiza operaciones fluidas, evita sanciones y contribuye a los sistemas nacionales de seguridad social e impuestos que financian los servicios públicos y beneficios.

Obligaciones del Employer of Record en Seguridad Social y Tributos sobre la Nómina

Los empleadores en Costa Rica están obligados a realizar contribuciones significativas al sistema de seguridad social (CCSS) y otros fondos relacionados en función de los salarios de los empleados. Estas contribuciones cubren seguros de salud, pensiones y otros programas sociales. Las tasas se aplican al salario bruto del empleado.

Las principales contribuciones del empleador incluyen:

• CCSS Seguro de Salud (Seguro de Salud): Cubre servicios médicos y licencia de maternidad.
• CCSS Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM): Contribuye al fondo de retiro del empleado.
• Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): Financia programas de formación vocacional.
• Fondo de Asignaciones Familiares (ASFA): Apoya programas de bienestar familiar.
• Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Contribución a un banco estatal enfocado en desarrollo social.
• Fondo de Capitalización Laboral (FCL) / Fondo de Cesantía: Fondo de ahorro obligatorio para empleados, accesible bajo condiciones específicas (por ejemplo, terminación). Aunque a menudo se lista con los costos del empleador, esta porción es técnicamente un ahorro del empleado gestionado por la contribución del empleador.

Las tasas típicas de contribución del empleador (como porcentaje del salario bruto) son aproximadamente:

Fondo	Tasa del Empleador (%)
CCSS Seguro de Salud	~9.25%
CCSS Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM)	~5.25%
INA	~0.50%
ASFA	~0.25%
Banco Popular	~0.25%
Fondo de Capitalización Laboral (FCL) / Fondo de Cesantía	~3.00%
Total de Contribución del Empleador	~18.50%

Nota: Estas tasas están sujetas a revisión anual y posible ajuste por parte de las autoridades relevantes.

Los empleadores son responsables de calcular estas contribuciones en función de la nómina bruta total mensual y remitir los montos a las instituciones respectivas en los plazos establecidos.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores están obligados a retener el impuesto sobre la renta (Impuesto sobre la Renta) de los salarios de los empleados mensualmente. Este monto retenido es un anticipo del impuesto sobre la renta anual del empleado. La cantidad a retener depende de los ingresos brutos mensuales del empleado y de los tramos impositivos aplicables.

Las tasas del impuesto sobre la renta para ingresos laborales son progresivas, es decir, los niveles de ingresos más altos pagan tasas mayores. Los tramos y tasas se revisan y actualizan generalmente anualmente.

Ejemplo de posibles tramos mensuales del impuesto sobre la renta para 2025 (basado en cifras recientes, sujeto a cambios):

Ingreso Mensual (CRC)	Tasa de Impuesto (%)
Hasta ~CRC 941,000	0%
De ~CRC 941,001 a ~CRC 1,381,000	10%
De ~CRC 1,381,001 a ~CRC 2,423,000	15%
De ~CRC 2,423,001 a ~CRC 4,845,000	20%
Por encima de ~CRC 4,845,000	25%

Nota: Estos umbrales y tasas son ejemplos basados en cifras recientes y están sujetos a confirmación oficial y posibles cambios para 2025.

Los empleadores deben calcular el monto correcto de retención para cada empleado según su salario mensual y las tablas de impuestos vigentes. Este monto, junto con las contribuciones a la seguridad social del empleado, se deduce del salario bruto del empleado.

Deducciones y Asignaciones del Impuesto del Empleado

Mientras los empleadores realizan la retención, los empleados tienen derecho a ciertas deducciones y asignaciones que pueden reducir su ingreso total gravable anual. Estos generalmente se tienen en cuenta al calcular la obligación tributaria anual final, pero algunas pueden influir en la retención mensual si el empleado presenta la documentación necesaria al empleador.

Deducciones y asignaciones comunes incluyen:

• Contribuciones obligatorias a la Seguridad Social: La parte del empleado en las contribuciones a la CCSS es deducible de su ingreso bruto a efectos del impuesto sobre la renta.
• Asignación Personal: Un monto fijo anual deductible por el contribuyente.
• Asignación por Dependientes: Un monto fijo anual adicional deducible por cada dependiente reconocido (por ejemplo, cónyuge, hijos) que cumple ciertos requisitos.
• Gastos Educativos Específicos: Gastos en educación del contribuyente o dependientes que pueden ser deducibles hasta un límite.
• Gastos Médicos Específicos: Gastos médicos documentados no cubiertos por seguro que pueden ser deducibles hasta un límite.

Los empleados deben declarar típicamente estas deducciones anualmente al presentar su declaración de impuesto sobre la renta personal, aunque algunas asignaciones se incluyen en las tablas de retención mensual.

Plazos de Cumplimiento y Reporte Tributario

Los empleadores en Costa Rica tienen plazos específicos para reportar y remitir los impuestos retenidos y las contribuciones a la seguridad social. Cumplir con estos plazos es fundamental para evitar sanciones, intereses y posibles problemas legales.

Requisitos clave de cumplimiento incluyen:

• Declaración y Pago Mensual de Retenciones: Los empleadores deben presentar una declaración mensual detallando el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y pagar el monto correspondiente a las autoridades fiscales. La fecha límite suele ser el 15 de día del mes siguiente a la nómina.
• Pago Mensual de Contribuciones a la Seguridad Social: Las contribuciones del empleador y del empleado a la CCSS deben pagarse mensualmente. La fecha límite suele ser el último día del mes siguiente a la nómina.
• Declaración Informativa Anual: Los empleadores deben presentar un reporte anual que detalle el total de ingresos pagados a cada empleado y los impuestos retenidos durante el año. Esta información es utilizada por los empleados para presentar sus declaraciones anuales de impuesto sobre la renta personal. La fecha límite para este reporte anual suele ser en marzo del año siguiente.

Mantener registros precisos de la nómina, calcular correctamente las retenciones y contribuciones, y presentar pagos y reportes puntualmente son responsabilidades fundamentales del empleador.

Consideraciones Especiales de Impuestos para Trabajadores y Empresas Extranjeras

Los trabajadores extranjeros empleados en Costa Rica generalmente están sujetos a las mismas reglas de impuesto sobre la renta y seguridad social que los empleados locales si son considerados residentes para efectos fiscales. La residencia se determina normalmente por factores como la duración de la estancia en el país (por ejemplo, más de seis meses en un año fiscal) y tener un centro de intereses vital en Costa Rica.

• Residencia Fiscal: Los no residentes generalmente solo tributan sobre sus ingresos provenientes de Costa Rica. Las tasas y reglas de retención para no residentes pueden variar de las de residentes, a menudo implicando tasas fijas de retención sobre ingresos brutos.
• Seguridad Social: Los trabajadores extranjeros legalmente empleados en Costa Rica normalmente deben contribuir a la CCSS. Algunos países tienen acuerdos de seguridad social con Costa Rica que pueden eximir a trabajadores temporales si están contribuyendo en su país de origen, pero esto depende del acuerdo específico.
• Tratados de Doble Imposición: Costa Rica ha suscrito tratados de doble imposición con varios países. Estos tratados buscan prevenir que individuos y empresas sean gravados dos veces sobre los mismos ingresos y pueden establecer reglas específicas respecto a la tributación del ingreso laboral para residentes de países con tratado que trabajan en Costa Rica.
• Empresas Extranjeras: Las empresas extranjeras que empleen trabajadores en Costa Rica, incluso sin una entidad local registrada, pueden constituir una presencia fiscal o verse obligadas a registrarse como empleadores para fines de impuestos sobre la nómina y seguridad social. Utilizar un servicio de Employer of Record (EOR) es una estrategia común para que las empresas extranjeras gestionen estas obligaciones de manera compliant sin constituir una entidad legal local.