Penalizaciones para los empleadores que presentan los formularios W-2 tarde ante el IRS

No es tan común que los empleadores olviden presentar sus formularios W2 ante el IRS antes de la fecha límite del 31 de enero. Pero puede suceder, y si eso ocurre, es importante que sepas con qué estás tratando.

El incumplimiento se trata de manera bastante estricta por parte del IRS porque quieren desalentar esta práctica, así que, desafortunadamente, habrá penalizaciones por presentación tardía. Analizamos los tipos de penalizaciones que puedes esperar pagar, cuánto tiempo tienes para corregir el problema, y qué pasos puedes tomar para evitar sanciones en el futuro.

Aspectos clave

• Los empleadores deben presentar los formularios W2 ante el IRS antes del 31 de enero para evitar pagar penalizaciones.
• Las penalizaciones por presentación tardía oscilan entre $60 - $340 por formulario. Las multas por incumplimiento intencional superan los $680 por formulario.

¿Por qué es importante presentar el formulario W2 antes de la fecha límite?

El formulario W2 es el principal documento de declaración de salarios y impuestos requerido por el Internal Revenue Service (IRS) y la Seguridad Social (SSA). Este documento muestra el impuesto sobre la renta, el impuesto de seguridad social y el impuesto de Medicare que se han retenido de los salarios de los empleados durante un determinado año fiscal. Estas agencias federales concilian las cifras de reporte de salarios y retenciones fiscales basándose en estos informes.

Si el problema llega a que el empleador no proporciona un W2 al empleado antes de la fecha límite, entonces las declaraciones de impuestos personales tampoco podrán completarse.

Se puede imaginar la interrupción que esto causa cuando los empleadores no entregan los formularios W2 a tiempo. No solo el IRS y la SSA no pueden concluir correctamente el año fiscal, sino que los empleados deben presentar formularios alternativos y también pagar penalidades por presentación tardía si no están al tanto de los procedimientos alternativos.

¿Estás perdiendo plazos porque gestionas nóminas y entregas de W2 en varias jurisdicciones? Si es así, podrías explorar un Employer of Record, como Rivermate (especialmente si tienes empleados remotos). Nosotros nos encargaremos de las presentaciones regulatorias en tu nombre. Habla con uno de nuestros expertos en RRHH sobre cómo podemos colaborar contigo.

¿Por qué debes pagar penalizaciones por envíos tardíos de W2?

De nuestra discusión, las implicaciones de las devoluciones tardías del W2 se vuelven más claras. Debido a que causan interrupciones en múltiples procesos gubernamentales, el IRS quiere desalentar el incumplimiento generalizado. Las penalizaciones son una respuesta punitiva por no presentar o por presentar tarde. La teoría es que, cuando la gente siente el impacto en su bolsillo, esto disuade errores futuros.

Por este motivo, es poco probable que evitarás pagar penalizaciones por envíos tardíos del W-2. El IRS aplica las reglas de sanción de manera bastante consistente. En transgresiones graves y continuadas, incluso podría aplicar sanciones penales, pero tales casos se pueden evitar simplemente cumpliendo con la normativa.

Fechas límites exactas para presentar el formulario W2

El principal plazo de presentación del W2 es el 31 de enero de cada año. Si este día cae en fin de semana o feriado, generalmente será el primer día hábil siguiente. El IRS publica las fechas límite específicas para cada temporada fiscal, y este plazo aplica tanto para envíos en papel como electrónicos. Los empleadores deben enviar las copias a sus empleados antes de esa misma fecha.

Quienes planeen solicitar una extensión para presentar el W2 ante la SSA deben hacerlo antes de la fecha límite. Esto se realiza usando el Formulario 8809, el cual se aplica para la presentación de declaraciones informativas (incluyendo el W2, y el 1099-NEC para contratistas independientes). Las extensiones son por un período de 30 días y solo se conceden por motivos específicos, como desastres naturales, incendios o enfermedades graves.

Penalizaciones potenciales por presentaciones tardías del W2

Una vez pasa la fecha límite del 31 de enero (o la fecha publicada), las penalizaciones se activan automáticamente en los formularios W2 pendientes. Por eso, la presentación oportuna es tan importante. Cuando comienzas a incurrir en penalizaciones, puedes esperar que estas crezcan hasta que envíes la información necesaria. Es poco probable que sean eximidas, y los retrasos adicionales pueden derivar en acciones más severas.

Las penalizaciones se calculan por formulario y pueden ajustarse por inflación. Las fallas en la declaración de información se penalizan en función de una estructura escalonada. Básicamente, esto significa que cuanto más tiempo dejes pasar para presentar los formularios, más pagarás en penalizaciones.

Límite de tiempo	Penalización	Penalización máxima
Presentados dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite	$60 por formulario	$664,500 anuales.
$232,500 para pequeñas empresas.
31 días - 1 de agosto	$130 por formulario	$1,993,500 anuales.
$664,500 para pequeñas empresas.
Después del 1 de agosto	$340 por formulario	$3,987,000 anuales.
$1,329,000 para pequeñas empresas.
Disregard intencional	$680 por formulario	Sin límite superior

El IRS determina ‘disregard intencional’ usando varios criterios, incluyendo:

• Si tienes un historial de presentaciones tardías de W2.
• Qué tan rápido se abordó el problema una vez que se determinó que la presentación fue tardía.
• La respuesta a las solicitudes del IRS para rectificar el problema.
• Si hubo una decisión empresarial intencionada de omitir la presentación del W2 para evitar otras obligaciones fiscales. Esto se considera muy grave y puede atraer penalizaciones, multas o cargos por separado.

Si una empresa puede demostrar una razón seria para el incumplimiento (como un desastre natural, la muerte del dueño, una enfermedad grave, etc.), o si un profesional fiscal proporcionó información incorrecta, el IRS no clasificará el incumplimiento como disregarding intencional.

Otras razones para penalizaciones relacionadas con formularios W2

Existen varias otras razones por las que se pueden emitir penalizaciones por las presentaciones de W2. Generalmente, son errores relacionados con la precisión del envío, y se emiten porque interfieren con los informes que realiza el gobierno federal.

• Número de identificación fiscal (TIN) faltante.
• Información requerida faltante.
• Presentar formularios en papel cuando se requiere presentación electrónica.
• No proporcionar las copias a los empleados.
• Presentar formularios fraudulentos.

Un empleador podría enfrentarse a penalizaciones adicionales costosas dependiendo de lo ocurrido. Por ejemplo, datos incorrectos pueden corregirse usando los formularios W2c y W3, y deben hacerse lo antes posible después del plazo. Pero si el IRS detecta posible fraude, la empresa enfrentará sanciones civiles y potencialmente procesos penales.

Para las empresas que gestionan empleados remotos (local o globalmente), el cumplimiento del W2 puede ser complejo. Al asociarte con un Employer of Record, puedes desvincular la conformidad regulatoria de tu negocio. Habla con un experto de Rivermate sobre cómo funcionaría esto.

Qué puedes hacer ahora mismo para rectificar las presentaciones tardías de W2

Si has perdido la fecha límite del W2, es necesario actuar con decisión. No esperes a la próxima temporada fiscal. Si puedes rectificar el problema dentro de los 30 días posteriores, pagarás la penalización menor de $60 por formulario en comparación con $340 o más.

1. Presenta dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite

Envía tus formularios W2 pendientes a la Administración de la Seguridad Social (SSA) lo antes posible (verificando que la información sea correcta antes de enviarla). Es recomendable en este momento que utilices el portal SSA Business Service Online para una presentación rápida y confirmación de recibo.
Seguirás pagando una penalización por envío tardío de $60 por formulario, a menos que hayas solicitado y te hayan otorgado una extensión.

2. Presenta antes del 1 de agosto

Si no puedes cumplir con el plazo de 30 días por alguna razón, tu próximo objetivo urgente debe ser hacer una presentación precisa antes del 1 de agosto como máximo. Si no has entregado los formularios W2 a tus empleados entre el 31 de enero y el final de la temporada fiscal, debes priorizar esto. Ahora las penalizaciones serán de $130 por formulario, con un máximo de $1,993,500 y $664,500 para pequeñas empresas. La cantidad aumenta sustancialmente según el retraso.

El siguiente paso implicará penalizaciones mucho mayores y una posible auditoría para determinar las razones del incumplimiento. Esta etapa se debe evitar si es posible, porque suele poner a los empleadores en graves problemas.

3. Corrige errores en las presentaciones de W2
Si el problema es información incorrecta u omitida, la forma más sencilla es presentar el formulario correcto dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite (cuanto antes, mejor).

4. Prevén exposiciones repetidas
Al mismo tiempo que corriges el problema actual, implementa estos pasos sencillos para evitar pagar penalizaciones en el futuro:

• Realiza una conciliación de nómina pre-fin de año, asegurando que toda la información sea correcta. Siempre verifica los W2 antes de enviarlos. Este paso, por sí solo, puede ahorrarte una pérdida financiera.
• Verifica todos los TIN de empleados y contratistas independientes antes de fin de año.
• Designa a una persona responsable de presentar los W2 y otras declaraciones informativas, y que cumpla con los plazos establecidos.
• Utiliza software de nómina que te ayude a preparar el W2 en un formato aceptado por el SSA.

Conclusión

Las penalizaciones por no presentar o retrasar la entrega del W2 al SSA acarrean sanciones sustanciales para los empleadores. Cuanto más tardes en actuar para solucionar el problema, mayores serán las penalizaciones que tendrás que pagar.

El objetivo principal es resolverlo lo antes posible y responder rápidamente a cualquier comunicación del IRS motivada por incumplimiento.

Para empleadores con situaciones laborales particulares, como trabajadores remotos globales (incluyendo ciudadanos estadounidenses) y contratistas independientes, existe una solución en forma de Employer of Record o Contractor of Record, que asegurará que toda la normativa regulatoria se cumpla. Esto eliminará toda la responsabilidad de las presentaciones W2 o 1099-NEC de tu negocio.

Preguntas frecuentes: Penalización por no envío del W2 por parte del empleador

1. ¿Puede un empleador tener problemas por no enviar el W2?

Sí, un empleador puede tener problemas por no enviarlo antes de la fecha límite. Las penalizaciones se aplican una vez pasa la fecha, en base a una escala. Cuanto más tiempo pasen los formularios sin enviar, mayor será la multa. En casos de incumplimiento intencionado o negligente (definido como la negativa consciente y deliberada de cumplir con una solicitud), pueden tomarse consecuencias más graves.

2. ¿Qué pasa si un empleador no envía un W2?

Un empleador está obligado legalmente a proporcionar un W2 a su empleado antes del 31 de enero (o la fecha más cercana establecida). El empleado debe contactar al empleador una vez pasado esa fecha, y si no recibe respuesta, puede comunicarse con el IRS al 800-829-1040 después del 15 de febrero. Si no se ha recibido ningún formulario antes de la fecha fiscal, usando el Formulario 4852 puede enviar la información.

3. ¿Qué formularios deben enviarse al IRS para contratistas independientes?

El IRS requiere que los empleadores presenten dos formularios diferentes para la compensación. Uno para los salarios de empleados, llamado formulario W2. El otro está relacionado con contratistas independientes, el Formulario 1099-NEC (compensación a no empleados). El 1099-NEC debe enviarse antes del 31 de enero, y reporta pagos superiores a $600 durante el año fiscal. Si un contratista independiente no presentó un formulario W9, se deberá hacer una “retención de respaldo” en los pagos, y posteriormente presentar el Formulario 945 para reportarlo.