¿Qué es un empleado 1099? La guía esencial para empleadores

Estríctamente hablando, no existe algo llamado empleado 1099. Esto es un poco un término incorrecto, pero se usa a menudo para describir un contractor independiente. Esto demuestra cuán fácilmente los términos pueden ser la causa por la cual los trabajadores son mal clasificados, poniendo en problemas a su negocio con las autoridades locales.

En esta ‘Guía Esencial para Empleadores’, discutimos cómo las cosas pueden mezclarse, por qué la mala clasificación de los trabajadores es perjudicial para el negocio, y cómo puede evitar cometer errores comunes relacionados con la Recruitment de Contractors y Freelancers.

Puntos clave

• Un empleado 1099 es un contractor independiente, y no está clasificado como un empleado W 2 por leyes federales y estatales.
• La mala clasificación de empleados tiene implicaciones financieras importantes y puede causar daño reputacional.

¿Qué es un empleado 1099?

Un empleado 1099 es un término usado para un contractor independiente. Este término se originó en 1099-NEC (Compensación no laboral), que las empresas que contratar a Contractors envían al Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Sin embargo, como se afirmó anteriormente, alguien no puede ser legalmente llamado un empleado 1099. Hay razones muy importantes para esto que van más allá de la semántica. Un trabajador 1099 es una persona que se autofinancia y, por tanto, no se les retiene impuesto federal sobre la renta, Social Security, ni Medicare desde su pago. Son responsables de sus propias obligaciones fiscales en forma de impuesto por autoempleo, y no reciben beneficios de su empresa. Esto excluye a un contractor de ser clasificado como un empleado W 2.

Antes de avanzar, hay otra relación laboral que a menudo se malinterpreta. Esto se explica completamente en ‘Subcontratista vs contractor independiente, y puede ayudar a refinar aún más las relaciones con los contractors.

¿Empleado o contractor independiente? ¿Cuál es la diferencia?

Ahora que hemos hecho la importante distinción entre un empleado W-2 y un contractor independiente, queda claro que la diferencia no radica en los términos sino en dónde reside el control y la independencia. Permitamos explicar.

El IRS utiliza una Prueba de Ley Común basada en tres categorías para definir el control a efectos del impuesto laboral:

Control conductual

Esto se refiere a quién controla el trabajo que se realiza y cómo se entrega. Para los empleados, la empresa:

• Establece las horas de trabajo.
• Es responsable de capacitar y gestionar el rendimiento.
• Paga impuestos laborales en nombre del empleado.
• Supervisa el trabajo diario según las reglas de la empresa, y el trabajo del trabajador está controlado por un gerente o supervisor.
• Trata a la persona como un trabajador de la empresa.

Para los contractors independientes, los objetivos son diferentes:

• El contractor decide cómo se realiza el trabajo (procedimental).
• Usa sus propias herramientas y recursos para completar el trabajo, tarea o proyecto.
• No recibe capacitación de la empresa cliente.
• Es evaluado por los resultados acordados en el contrato.

Control financiero

Esta categoría determina quién controla el aspecto financiero de la relación laboral. Evalúa si el empleador tiene influencia y control directos sobre aspectos comerciales del trabajo del trabajador.

Un empleado no tiene control directo sobre las finanzas de la empresa ni sobre cómo se usan. Son:

• Pagados por hora, semanal o mensualmente por el empleador.
• Reembolsados por gastos al cumplir tareas o viajar para la empresa.
• Proporcionados con las herramientas, recursos y equipo necesarios para cumplir con sus trabajos.
• Libre de riesgos asociados con las ganancias o pérdidas de la compañía.

Por otro lado, un contractor independiente:

• Es pagado después de presentar una factura a la empresa cliente.
• Es responsable de pagar sus propios gastos empresariales y deducirlos al pagar impuestos.
• Compra sus propias herramientas y equipos para cumplir con los objetivos acordados.
• Debe gestionar las ganancias o pérdidas financieras relacionadas con la administración de su negocio.

Tipo de relación

La última categoría en la Prueba de Ley Común del IRS se refiere a cuán permanente e integrada está la relación laboral.

Empleado	Contractor independiente
En curso según un contrato laboral.	Empleo por contrato temporal que termina al concluir el trabajo o proyecto.
Recibe beneficios de la empresa como parte de la relación laboral.	No recibe beneficios de la empresa cliente.
Es parte integral de las operaciones principales de la empresa.	Opera un negocio separado y, por lo tanto, no es parte integral de las operaciones principales del cliente.
Se considera parte de la empresa y del equipo del que forma parte.	No es un miembro reconocido de ningún equipo o departamento en la empresa cliente.

Este sistema de clasificación del IRS ayuda a los empleadores a distinguir claramente entre empleados W2 y trabajadores autónomos (contractors). Los dueños de negocios que siguen estas directrices de cerca pueden evitar las desagradables consecuencias de la mala clasificación de empleados, como multas, penalizaciones y salarios y beneficios no pagados.

¿Cuáles son las implicaciones de la mala clasificación de los trabajadores?

Proteger su negocio de problemas por mala clasificación no solo se trata de cumplimiento, sino que es una estrategia financiera inteligente. Las pérdidas financieras que ocurren si el IRS o el estado cambian la clasificación del trabajador repercutirán en sus resultados, y si es una pequeña empresa, podría causar algo peor. La visión completa de por qué puede ser responsable se ve así:

• Pasivo fiscal no pagado (como retenciones de impuesto sobre la renta y impuestos sobre nómina).
• Porción del empleador en Social Security y Medicare.
• Impuestos estatales de desempleo.
• Seguro de compensación laboral.
• Salarios atrasados (incluyendo horas extras y vacaciones).
• Pago por violaciones del salario mínimo.
• Beneficios de tipo empleado (por ejemplo, plan de pensiones, planes de jubilación, seguro de salud).

¿Cómo se malclasifican los trabajadores?

Puede preguntarse cómo es posible clasificar a los empleados W 2 como contractors y viceversa. A veces, la motivación es ahorrar dinero. Contratar a un empleado tradicional cuesta mucho más que un contractor independiente. No necesita proporcionar beneficios a los empleados y no es responsable por la carga fiscal ni por pagar impuestos de desempleo. Otras veces, se trata de gestionar los números de la fuerza laboral, o de líneas que se difuminan entre empleados, contractors y subcontratistas.

Sea cual sea la razón, la Fair Labor Standards Act y el IRS ofrecen directrices claras, y por tanto, es un negocio arriesgado clasificar mal a un empleado. Esto se vuelve aún más complejo cuando desea contratar y pagar a contractors en otros países. Cada país tiene su propio conjunto de reglas sobre la clasificación de empleados, y las consecuencias por no cumplirlas son igualmente perturbadoras. Si desea profundizar más en los contractors globales, ‘Cómo gestionar globalmente a los contractors de manera conforme’ es la guía completa para contratar, integrar y pagar contractors globales.

Cómo puede evitar la mala clasificación con un Contractor de Record (COR)

Una forma en que las empresas navegan estos desafíos es asociarse con una Contractor of Record (COR), como Rivermate. El COR contrata al contractor, clasificándolo correctamente según las leyes y regulaciones locales. También diseñan contratos sólidos, protegiéndolo de vacíos legales, y pueden integrar contractors en horas.

Con Rivermate, puede gestionar su relación con el contractor en la plataforma de Rivermate. Proporciona acceso a las facturas del contractor para su aprobación, y Rivermate paga al contractor una vez que usted ha aprobado la factura. Nada puede ser más simple. Hable con un experto de Rivermate sobre sus necesidades de contractors.

Cuándo debe reevaluar la clasificación de su trabajador

Al responder estas sencillas preguntas, podrá clasificar correctamente a sus trabajadores. El punto de partida siempre será: ‘¿Son aspectos del trabajo del trabajador controlados directamente por la empresa?’

Pregunta	Indicador de empleado	Indicador de contractor
¿Quién controla cómo y cuándo se realiza el trabajo?	Empresa	Contractor
¿Quién establece las horas de trabajo y otras reglas laborales?	Empresa	Contractor
¿Quién proporciona herramientas, equipos y recursos?	Empresa	Contractor
¿Quién paga los impuestos federales y estatales sobre la renta?	Empresa	Contractor
¿Método de pago?	Salario por hora, diario, semanal o mensual	Factura
¿Tiene múltiples clientes no relacionados con la empresa?	No	Sí
Relación laboral	Empleados a tiempo completo, trabajadores a tiempo parcial	Contractor, subcontratista

Esta lista de verificación le permite evaluar rápidamente a los contractors independientes, pero siempre debe referirse al aspecto más importante, que es el control del trabajo. Si detecta un riesgo de mala clasificación, es mejor corregirlo de manera proactiva. Discuta con el contractor, y cambie el estado del trabajador o aclare los límites laborales para prevenir una clasificación como empleado W 2.

Perspectiva experta: Cómo evitar la mala clasificación de contractors: Una guía para empresas profundiza en los pasos que puede tomar para evitar la mala clasificación de workers.

Conclusión

Un employee 1099 es el término comúnmente utilizado para describir un contractor independiente. Sin embargo, técnicamente, un contractor no puede ser llamado empleado ya que no trabaja para una empresa; posee y dirige su propio negocio.

Términos como ‘employee 1099’ pueden crear la idea equivocada sobre la relación laboral, tanto para el empleador como legalmente. Por esta razón, el IRS y la Fair Labor Standards Act definen claramente quién puede ser clasificado como empleado y quién es un contractor independiente.

La mala clasificación de trabajadores puede llevar a desafíos financieros y daño reputacional para las empresas. Por ello, se deben mantener claramente los límites en la relación laboral con los contractors. La base para esto debe ser un alto nivel de independencia del contractor en la forma y el momento en que se realiza el trabajo.

Un Contractor de Record proporciona a las empresas una alternativa para trabajar con contractors. Usando estos servicios, puede evitar la mala clasificación de workers y contar con una forma más segura y eficiente de gestionar su relación con contratistas. Esto le ayuda a evitar las consecuencias financieras negativas de la mala clasificación, en caso de que las autoridades locales cuestionen el estado de su trabajador.

Rivermate no solo gestiona contractors, sino que también extiende las capacidades de su equipo actual de Recursos Humanos proporcionando servicios de Employer of Record y de recruitment. Reserve una demostración con un experto de Rivermate y gestione con confianza empleados remotos y contractors (tanto local como global).

Preguntas frecuentes: ¿Qué es un empleado 1099?

1. ¿Qué significa si un empleado es 1099?

Cuando un empleado es 1099, significa que la persona es un contractor independiente. Son clasificados por el IRS como un trabajador autónomo, y según la Fair Labor Standards Act. Administran su propio negocio y controlan el trabajo que se hace y cómo se realiza. También son responsables de sus obligaciones fiscales y no reciben beneficios de las empresas para las que trabajan. No se les paga un salario, sino que emiten una factura para el pago. Los contractors solo son contratados para tareas o proyectos durante un período determinado.

2. ¿Cuáles son las desventajas de ser un empleado 1099?

Un empleado 1099 no es realmente un empleado de una empresa. Un worker 1099 es autónomo y, por tanto, no tiene las mismas protecciones laborales que un empleado asalariado. Además, no recibe un salario mensual constante ni beneficios laborales. También deben proveer su transporte, recursos y equipo para realizar el trabajo por el que fueron contratados. Es posible que ganen menos que sus contrapartes asalariadas por hacer el mismo trabajo. Estas son algunas de las desventajas más comunes del empleo 1099.

3. ¿Un empleado 1099 paga impuestos?

Sí, un empleado 1099 sí paga impuestos. Como trabajador autónomo, son responsables de pagar el impuesto sobre la renta y los impuestos por autoempleo. Actualmente, es del 15.3%, compuesto por 12.4% para la seguridad social y 2.9% para Medicare. Estos impuestos se calcula usando Schedule SE y el Formulario 1040. Para pagar el impuesto de autoempleo, deben tener un número de Seguro Social y un número de identificación fiscal.