¿Qué es un empleado 1099? La guía esencial para empleadores

Estríctamente hablando, no existe algo como un empleado 1099. Esto es un poco de un término equivocado, pero se usa a menudo para describir a un contractor independiente. Esto demuestra lo fácil que puede ser que los términos sean la causa de que los trabajadores sean mal clasificados, poniendo a su negocio en problemas con las autoridades locales.

En esta Guía Esencial para Empleadores, discutimos cómo las cosas pueden mezclarse, por qué la mal clasificación de los trabajadores es perjudicial para el negocio, y cómo puede evitar cometer errores comunes relacionados con la contratación de Contractors.

Puntos Clave

• Un empleado 1099 es un contractor independiente, y no está clasificado como un empleado W 2 por leyes federales y estatales.
• La mal clasificación de empleados tiene implicaciones financieras significativas y puede causar daño reputacional.

¿Qué es un empleado 1099?

Un empleado 1099 es un término usado para un contractor independiente. Este término se originó a partir de 1099-NEC (Compensación a No Empleados), que se presenta al Servicio de Impuestos Internos por las empresas que contratan Contractors.

Sin embargo, como se mencionó anteriormente, alguien no puede ser legalmente llamado un empleado 1099. Existen razones muy importantes que van más allá de la semántica. Un trabajador 1099 es una persona autónoma, y por lo tanto, no se le retienen impuestos federales sobre la renta, Seguridad Social, ni Medicare de su pago.

Son responsables de sus propias obligaciones fiscales en forma de impuesto por trabajo por cuenta propia, y no reciben beneficios de su empresa. Esto excluye a un contractor de ser clasificado como un empleado W2.

Antes de continuar, hay otra relación laboral que a menudo se malinterpreta. Esto se explica completamente en ‘Subcontratista vs contractor independiente, y puede ayudarle a refinar aún más las relaciones de contractor.

¿Empleado o contractor independiente? ¿Cuál es la diferencia?

Ahora que hemos hecho la importante diferenciación entre un empleado W-2 y un contractor independiente, está más claro que la diferencia no radica en los términos, sino en dónde se encuentra el control y la independencia. Vamos a explicar.

El IRS usa una Prueba de Derecho Común basada en tres categorías para definir el control a efectos del impuesto laboral:

Control conductual

Esto se refiere a quién controla el trabajo que se realiza y cómo se entrega. Para los empleados, la empresa:

• Establece las horas de trabajo.
• Es responsable de la capacitación y gestión del rendimiento.
• Paga impuestos laborales en nombre del empleado.
• Supervisa el trabajo diario según las reglas de la empresa, y la tarea del trabajador está controlada por un gerente o supervisor.
• Trata a la persona como un trabajador de la empresa.

Para contractors, los objetivos son diferentes:

• El contractor decide cómo se realiza el trabajo (procedimental).
• Usa sus propias herramientas y recursos para completar el trabajo, tarea o proyecto.
• No recibe capacitación de la empresa cliente.
• Es evaluado según los resultados acordados en el contrato.

Control financiero

Esta categoría determina quién controla el aspecto financiero de la relación laboral. Evalúa si el empleador tiene influencia y control directos sobre aspectos comerciales del trabajo del trabajador.

Un empleado no tiene control directo sobre las finanzas de la empresa ni sobre cómo se usan. Ellos:

• Son pagados por hora, semanal o mensualmente por el empleador.
• Reimbursed expenses when fulfilling tasks or travelling for the company.
• Se les proporcionan las herramientas, recursos y equipos necesarios para cumplir sus funciones.
• Están libres de riesgos asociados con las ganancias o pérdidas de la empresa.

Un contractor independiente, por otro lado:

• Es pagado tras presentar una factura a la empresa cliente.
• Es responsable de pagar sus propios gastos del negocio y deducirlos al pagar impuestos.
• Compra sus propias herramientas y equipos para cumplir con los objetivos acordados.
• Debe gestionar las ganancias o pérdidas financieras relacionadas con la gestión de su negocio.

Tipo de relación

La última categoría en la Prueba de Derecho Común del IRS trata sobre cuán permanente e integrada está la relación laboral.

Empleado	Contractor Independiente
Continua según un contrato laboral.	Empleo temporal basado en contrato que termina tras finalizar el trabajo o proyecto.
Recibe beneficios de la empresa como parte de la relación laboral.	No recibe beneficios de la empresa cliente.
Es parte de las operaciones principales de la empresa.	Opera un negocio separado y, por lo tanto, no es parte de las operaciones principales de la empresa cliente.
Es visto como parte de la empresa y equipo con el que trabaja.	No es un miembro reconocido de ningún equipo o departamento en la empresa cliente.

Este sistema de clasificación del IRS ayuda a los empleadores a distinguir claramente entre empleados W2 y self-employed (contratistas). Los propietarios de negocios que se adhieren cuidadosamente a estas directrices pueden evitar las desagradables consecuencias de la mal clasificación de empleados, como multas, penalizaciones y salarios y beneficios no pagados.

¿Cuáles son las implicaciones de la mal clasificación de los trabajadores?

Proteger su negocio frente a problemas de mal clasificación no solo se trata de cumplimiento, sino que también es una estrategia financiera inteligente. Las pérdidas económicas que ocurrirán si el IRS o el estado cambian la clasificación del trabajador afectarán sus resultados, y si es una pequeña empresa, podría resultar en algo peor. La imagen completa de en qué puede ser responsable es así:

• Responsabilidad fiscal no pagada (como la retención del impuesto sobre la renta y los impuestos de nómina).
• La parte del empleador en Seguridad Social y Medicare.
• Impuestos estatales de desempleo.
• Seguro de compensación laboral.
• Salarios atrasados (incluyendo horas extras y pago por vacaciones).
• Pago por violaciones del salario mínimo.
• Beneficios tipo empleado (por ejemplo, plan de pensiones, planes de retiro, seguro de salud).

¿Cómo se mal califican los trabajadores?

Podría preguntarse cómo es posible clasificar employees W2 como contractors y viceversa. A veces es una forma de ahorrar dinero. Contratar a un empleado tradicional cuesta mucho más que a un contractor independiente.

No necesita brindar beneficios al empleado, y no es responsable de la responsabilidad fiscal ni de pagar impuestos por desempleo. Otras veces, se trata de gestionar el número de trabajadores o de que las líneas entre empleados, contractors y subcontratistas se difuminen.

Sea cual sea la razón, la Ley de Normas Laborales Justas y el IRS ofrecen directrices claras, y por lo tanto, es arriesgado clasificar mal a un empleado. Esto se vuelve aún más complejo cuando desea contratar y pagar contractors en otros países.

Cada país tiene su propio conjunto de reglas que rigen la clasificación de empleados, y las consecuencias por no cumplirlas son igual de disruptivas. Si desea profundizar en el tema de contractors globales, la guía completa Cómo Gestionar Contractors Globales de Forma Consciente le ofrece todo lo que necesita saber para contratar, integrar y pagar contractors a nivel internacional.

Cómo puede evitar la mal clasificación con un Contractor of Record (COR)

Una de las maneras en que las empresas navegan estos desafíos es asociándose con una Contractor of Record (COR), como Rivermate. La COR contrata al contractor, clasificándolo correctamente según las leyes y regulaciones locales. También elaboran contratos sólidos, protegiéndolo de posibles lagunas, y pueden integrar contractors en horas.

Con Rivermate, puede gestionar su relación con el contractor en la plataforma de Rivermate. Ofrece acceso a las facturas de los contractors para su aprobación, y Rivermate paga al contractor una vez que aprueba la factura. Nada podría ser más sencillo. Consulte con un experto de Rivermate sobre sus necesidades de contractors.

Cuándo debe re-clasificar a su trabajador

Con solo responder estas sencillas preguntas, podrá clasificar correctamente a sus trabajadores. El punto de partida siempre será: ‘¿Partes del trabajo del trabajador están controladas directamente por la empresa?’

Pregunta	Indicador de empleado	Indicador de contractor
¿Quién controla cómo y cuándo se realiza el trabajo?	Empresa	Contractor
¿Quién establece las horas de trabajo y otras reglas laborales?	Empresa	Contractor
¿Quién proporciona herramientas, equipos y recursos?	Empresa	Contractor
¿Quién paga los impuestos federales y estatales sobre la renta?	Empresa	Contractor
¿Método de pago?	Salarios por hora, día, semana o mes	Factura
¿Tiene múltiples clientes no relacionados con la empresa?	No	Sí
Relación laboral	Empleados a tiempo completo, trabajadores a tiempo parcial	Contractor, subcontratista

Esta lista de verificación le brinda una forma rápida de evaluar contractors independientes, pero siempre debe remitir a la parte más importante, que es el control del trabajo. Si detecta un riesgo de mal clasificación, lo mejor es corregirlo de manera proactiva.

Hable con el contractor, y cambie el estado del trabajador o aclare los límites laborales para prevenir una clasificación como empleado W2.

Perspectiva experta: Evitar la mal clasificación de Contractors: Una guía para empresas profundiza en los pasos que puede seguir para evitar la mal clasificación de los trabajadores.

Conclusión

Un empleado 1099 es el término común para describir a un contractor independiente. Sin embargo, técnicamente, un contractor no puede ser llamado empleado ya que no trabaja para una empresa; él posee y dirige su propio negocio.

Términos como ‘empleado 1099’ pueden crear una idea equivocada sobre la relación laboral, tanto para el empleador como legalmente. Por esta razón, el IRS y la Ley de Normas Laborales Justas definen claramente quién puede clasificarse como empleado y quién es un contractor independiente.

La mal clasificación de los trabajadores puede traer desafíos financieros y daño reputacional para las empresas. Por ello, se deben mantener claras las fronteras en la relación laboral con los contractors. La base de esto debe ser un alto nivel de independencia del contractor en cómo y cuándo realiza el trabajo.

Un Contractor of Record ofrece a las empresas una alternativa para trabajar con contractors. Al utilizar estos servicios, puede evitar la mal clasificación de los trabajadores y gestionar de manera más segura y eficiente su relación con el contractor. Esto le ayuda a evitar las consecuencias negativas financieras de una mala clasificación, en caso de que las autoridades locales cuestionen el estado de su trabajador.

Rivermate no solo gestiona contractors, sino que también amplía las capacidades de su equipo de Recursos Humanos actual ofreciendo servicios de Employer of Record y recruitment. Solicite una demostración con un experto de Rivermate y gestione con confianza empleados remotos y contractors (tanto a nivel local como global).

Preguntas Frecuentes: ¿Qué es un empleado 1099?

1. ¿Qué significa si un empleado es 1099?

Cuando un empleado es 1099, significa que la persona es un contractor independiente. Están clasificados como trabajadores autónomos por el IRS, y según la Ley de Normas Laborales Justas. Administran su propio negocio y controlan el trabajo que hacen y cómo lo hacen. También son responsables de sus propias obligaciones fiscales y no reciben beneficios de las empresas para las que trabajan, sino que emiten una factura para recibir el pago. Los contractors solo son contratados para tareas o proyectos por un período determinado.

2. ¿Cuáles son las desventajas de ser un employee 1099?

Un empleado 1099 en realidad no es un empleado de una empresa. Un worker 1099 es autónomo y, por lo tanto, no tiene las mismas protecciones laborales que un empleado asalariado. Además, no recibe un salario mensual constante ni beneficios de empleado. También deben proveer su transporte, recursos y equipo para realizar el trabajo contratado. Pueden recibir menos que sus contrapartes asalariadas por realizar el mismo trabajo. Estas son algunas de las desventajas más comunes de trabajar como 1099.

3. ¿Un employee 1099 paga impuestos?

Sí, un employee 1099 sí paga impuestos. Como trabajador autónomo, es responsable de pagar el impuesto sobre la renta y impuestos por trabajo por cuenta propia. Actualmente, es 15.3%, compuesto por 12.4% para la Seguridad Social y 2.9% para Medicare. Estos impuestos se calculan usando Schedule SE y el Formulario 1040. Para pagar el impuesto por trabajo por cuenta propia, debe tener un número de Seguro Social y un número de identificación fiscal.