Estríctamente hablando, no existe tal cosa como un empleado 1099. Esto es un poco un término inapropiado, pero se usa a menudo para describir un contratista independiente. Esto demuestra lo fácilmente que los términos pueden ser la causa por la cual los trabajadores son clasificados incorrectamente, poniendo a su negocio en problemas con las autoridades locales.

En esta ‘Guía Esencial para Empleadores’, discutimos cómo pueden confundir las situaciones, por qué la incorrecta clasificación de los trabajadores es perjudicial para los negocios, y cómo puede evitar cometer errores comunes relacionados con la contratación de contratistas independientes.

Puntos clave

• Un empleado 1099 es un contratista independiente, y no está clasificado como un empleado W 2 por leyes federales y estatales.
• La incorrecta clasificación de empleados tiene implicaciones financieras significativas y puede causar daños a la reputación.

¿Qué es un empleado 1099?

Un empleado 1099 es un término utilizado para un contratista independiente. Este término proviene de 1099-NEC (Compensación a No Empleados), que es presentado al Servicio de Impuestos Internos por las empresas que contratan contratistas.

Sin embargo, como se mencionó anteriormente, legalmente no se puede llamar a alguien un empleado 1099. Hay razones muy importantes para esto que van más allá de la semántica. Un trabajador 1099 es una persona autónoma, por lo tanto, no se retienen impuestos federales sobre la renta, ni impuestos de Seguridad Social y Medicare de su pago. Ellos son responsables de sus propias obligaciones fiscales en forma de impuesto por trabajo por cuenta propia, y no reciben beneficios de su empresa. Esto excluye a un contratista de ser clasificado como un empleado W2.

Antes de continuar, hay otra relación laboral que a menudo se malinterpreta. Esto se explica completamente en ‘Subcontratista vs contratista independiente, y puede ayudarte a perfeccionar aún más las relaciones con los contratistas.

¿Empleado o contratista independiente? ¿Cuál es la diferencia?

Ahora que hemos hecho la importante distinción entre un empleado W-2 y un contratista independiente, está más claro que la diferencia no radica en los términos, sino en dónde reside el control y la independencia. Vamos a explicarlo.

El IRS usa una Prueba de Derecho Común basada en tres categorías para definir el control a efectos de impuestos de empleo:

Control conductual

Esto se refiere a quién controla el trabajo que se realiza y cómo se entrega. Para los empleados, la empresa:

• Establece las horas de trabajo.
• Es responsable de la capacitación y gestión del rendimiento.
• Paga impuestos laborales en nombre del empleado.
• Supervisa el trabajo diario según las reglas de la empresa, y el trabajo del trabajador está controlado por un gerente o supervisor.
• Trata a la persona como un trabajador de la empresa.

Para los contratistas independientes, los objetivos son diferentes:

• El contratista decide cómo se realiza el trabajo (procedimental).
• Utilizan sus propias herramientas y recursos para completar el trabajo, tarea o proyecto.
• No reciben capacitación de la empresa cliente.
• Son evaluados según los resultados acordados en el contrato.

Control financiero

Esta categoría determina quién controla el aspecto financiero de la relación laboral. Evalúa si el empleador tiene influencia y control directo sobre aspectos del negocio del trabajador.

Un empleado no tiene control directo sobre las finanzas de la empresa ni sobre cómo se usan. Ellos:

• Son pagados por hora, semanal o mensualmente por el empleador.
• Reembolsa gastos al cumplir tareas o viajar para la empresa.
• Se les proporcionan las herramientas, recursos y equipos que necesitan para cumplir sus trabajos.
• Están libres de riesgos asociados con las ganancias o pérdidas de la empresa.

Un contratista independiente, por otro lado:

• Es pagado después de presentar una factura a la empresa cliente.
• Es responsable de pagar sus propios gastos comerciales y deducirlos al pagar impuestos.
• Compra sus propias herramientas y equipos para cumplir con los objetivos acordados con ellos.
• Debe gestionar el beneficio o pérdida financiera asociada con la gestión de su negocio.

Tipo de relación

La última categoría en la Prueba de Derecho Común del IRS se refiere a qué tan permanente e integrada está la relación laboral.

Empleado	Contratista independiente
Permanente según un contrato laboral.	Empleo temporal basado en contrato que termina tras concluir el trabajo o proyecto.
Recibe beneficios de la empresa como parte de la relación laboral.	No recibe beneficios de la empresa cliente.
Es parte integral de las operaciones principales de la empresa.	Opera un negocio separado y, por lo tanto, no es parte integral de las operaciones principales de la empresa cliente.
Es visto como parte de la empresa y el equipo del que forma parte.	No es un miembro reconocido de ningún equipo o departamento en la empresa cliente.

Este sistema de clasificación del IRS ayuda a los empleadores a distinguir claramente entre empleados W2 y trabajadores autónomos (contratistas). Los dueños de negocios que siguen estas directrices de cerca pueden evitar las desagradables consecuencias de la clasificación incorrecta de empleados, como multas, penalizaciones y salarios y beneficios no pagados.

¿Cuáles son las implicaciones de la clasificación errónea de trabajadores?

Proteger su negocio de problemas por clasificación errónea no solo se trata de cumplimiento, sino que es una estrategia financiera inteligente. Las pérdidas financieras que ocurrirán si el IRS o el estado cambian la clasificación del trabajador disminuirán sus ganancias, y si es una pequeña empresa, podría resultar en algo peor. La imagen completa de lo que puede ser responsable se ve así:

• Responsabilidad fiscal no pagada (como retenciones del impuesto sobre la renta y impuestos de nómina).
• La parte del empleador de Seguridad Social y Medicare.
• Impuestos de desempleo estatales.
• Seguro de compensación laboral.
• Salarios atrasados (incluyendo pago de horas extra y vacaciones).
• Pago por violaciones del salario mínimo.
• Beneficios de tipo empleado (por ejemplo, plan de pensiones, planes de retiro, seguro de salud).

¿Cómo se clasifican mal los trabajadores?

Quizás te preguntes cómo es posible clasificar a los empleados W 2 como contratistas y viceversa. A veces, es una forma de ahorrar dinero. Contratar a un empleado tradicional cuesta mucho más que a un contratista independiente. No necesitas ofrecer beneficios a los empleados, y no eres responsable de la responsabilidad fiscal ni de pagar impuestos por desempleo. Otras veces, se trata de gestionar cifras de fuerza laboral, o las líneas entre empleados, contratistas independientes y subcontratistas se vuelven borrosas.

Sea cual sea la razón, la Ley de Normas Laborales Justas y el IRS ofrecen directrices claras, por lo que es arriesgado clasificar erróneamente a los empleados. Esto se vuelve aún más complejo cuando quieres contratar y pagar contratistas en otros países. Cada país tiene su propio conjunto de reglas que rigen la clasificación de empleados, y las consecuencias por no cumplir pueden ser igualmente perturbadoras. Si deseas profundizar en contratistas globales, la ‘Cómo Gestionar Contratistas Globales de Forma Legal’ es la guía completa para contratar, integrar y pagar contratistas en todo el mundo.

Cómo puedes evitar una mala clasificación con un Contractor of Record (COR)

Una forma en que las empresas navegan estos desafíos es asociarse con una Contractor of Record (COR), como Rivermate. El COR contrata al contratista, clasificándolo correctamente según las leyes y regulaciones locales. También elaboran contratos sólidos, protegiéndote de lagunas, y pueden integrar contratistas en horas.

Con Rivermate, puedes gestionar tu relación con contratistas en la plataforma de Rivermate. Proporciona acceso a las facturas de contratistas para tu aprobación, y Rivermate paga al contratista una vez que hayas aprobado la factura. Nada más fácil. Habla con un experto de Rivermate sobre tus necesidades de contratistas.

Cuándo deberías reclasificar a tu trabajador

Al responder estas preguntas simples, podrás clasificar correctamente a tus trabajadores. El punto de partida siempre será: ¿Aspectos del trabajo del trabajador son controlados directamente por la empresa?

Pregunta	Indicador de Empleado	Indicador de Contratista
¿Quién controla cómo y cuándo se realiza el trabajo?	Empresa	Contratista
¿Quién establece las horas laborales y otras reglas de trabajo?	Empresa	Contratista
¿Quién proporciona herramientas, equipos y recursos?	Empresa	Contratista
¿Quién paga los impuestos federales y estatales sobre la renta?	Empresa	Contratista
¿Método de pago?	Salarios por hora, día, semana o mes	Factura
¿Tiene varios clientes no relacionados con la empresa?	No	Sí
Relación laboral	Empleados a tiempo completo o parcial	Contratista, subcontratista

Esta lista de verificación te ofrece una forma rápida de evaluar a los contratistas independientes, pero siempre debes referirte al aspecto más importante, que es el control del trabajo. Si notas que hay un riesgo de clasificación errónea, es mejor corregirlo de manera proactiva. Discute con el contratista, y ya sea cambia el estado del trabajador o aclara los límites laborales para evitar la clasificación como un empleado W 2.

Perspectiva experta: Evitar la clasificación errónea de contratistas: Una guía para empresas profundiza más en los pasos que puedes tomar para evitar la clasificación incorrecta de trabajadores.

Conclusión

Un empleado 1099 es el término comúnmente usado para describir un contratista independiente. Sin embargo, técnicamente, un contratista no puede ser llamado empleado ya que no trabaja para una empresa; ellos poseen y gestionan su propio negocio.

Términos como ‘empleado 1099’ pueden crear la idea equivocada sobre la relación laboral, tanto para el empleador como legalmente. Por esta razón, el IRS y la Ley de Normas Laborales Justas definen claramente quién puede clasificarse como empleado y quién es un contratista independiente.

Clasificar erróneamente a los trabajadores puede conducir a desafíos financieros y daños a la reputación de las empresas. Por ello, se deben mantener claras las fronteras en la relación laboral con los contratistas. El punto de partida para esto debe ser un alto nivel de independencia del contratista en cómo y cuándo se realiza el trabajo.

Un Contractor of Record ofrece a las empresas una alternativa a trabajar con contratistas. Al usar estos servicios, puedes evitar la mala clasificación de trabajadores y contar con una forma más segura y eficiente de gestionar tu relación con los contratistas. Esto te ayuda a evitar las negativas consecuencias financieras de la clasificación incorrecta, en caso de que las autoridades locales cuestionen el estatus de tu trabajador.

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Preguntas frecuentes: ¿Qué es un empleado 1099?

1. ¿Qué significa si un empleado es 1099?

Cuando un empleado es 1099, significa que la persona es un contratista independiente. Son clasificados como trabajadores autónomos por el IRS, y de acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas. Gestionan su propio negocio y controlan el trabajo que se realiza, y cómo se realiza. También son responsables de sus propias obligaciones fiscales y no reciben beneficios de las empresas para las que trabajan. No reciben un salario, sino que emiten una factura para ser pagados. Los contratistas solo son contratados para trabajar en tareas o proyectos durante un período determinado.

2. ¿Cuáles son las desventajas de ser un empleado 1099?

Un empleado 1099 no es realmente un empleado de una empresa. Un trabajador 1099 es autónomo y, por lo tanto, no tiene las mismas protecciones laborales que un empleado asalariado. Además, no recibe un salario mensual constante ni beneficios de empleado. También deben proveer su transporte, recursos y equipos para realizar el trabajo contratado. Es posible que ganen menos que sus contrapartes asalariadas haciendo el mismo trabajo. Estas son algunas de las desventajas más comunes de ser empleado 1099.

3. ¿Un empleado 1099 paga impuestos?

Sí, un empleado 1099 sí paga impuestos. Como trabajador autónomo, es responsable de pagar el impuesto sobre la renta y los impuestos por trabajo por cuenta propia. Actualmente, es del 15.3 %, compuesto por 12.4 % para Seguridad Social y 2.9 % para Medicare. Estos impuestos se calculan usando Schedule SE y el Formulario 1040. Para pagar el impuesto por trabajo por cuenta propia, se debe tener un número de Seguro Social y un número de identificación fiscal.