Employer of Record in São Tomé und Príncipe

Die Einstellung von Talenten in São Tomé und Príncipe erfordert ein klares Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze und Beschäftigungsverordnungen. Als souveräne Inselnation bestimmt ihr rechtlicher Rahmen, wie ausländische Unternehmen lokale Arbeitskräfte beschäftigen können, einschließlich Anforderungen an formelle Arbeitsverträge, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerpflichten. Die Navigation durch diese Anforderungen kann komplex sein, insbesondere für Unternehmen ohne etablierte Präsenz im Land.

Unternehmen, die ihre Aktivitäten erweitern oder spezifische Fachkenntnisse in São Tomé und Príncipe einstellen möchten, haben mehrere primäre Wege, um lokale Mitarbeitende zu engagieren. Jede Option bringt unterschiedliche administrative und rechtliche Implikationen mit sich, die sorgfältig im Hinblick auf die langfristige Strategie des Unternehmens und die unmittelbaren Einstellungsbedürfnisse abgewogen werden müssen.

Einstellungsoptionen in São Tomé und Príncipe

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft, Zweigstelle oder einer anderen juristischen Person in São Tomé und Príncipe. Diese Option gewährt volle Kontrolle, erfordert jedoch erheblichen Zeit-, Kapital- und Ressourcenaufwand für Registrierung, rechtliche Konformität und laufendes administratives Management.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitende in São Tomé und Príncipe zu beschäftigen, ohne eine lokale juristische Person zu gründen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle lokalen Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und HR-Funktionen.
• Engagement von unabhängigen Auftragnehmern: Für projektbezogene Arbeiten oder kurzfristige Einsätze können Unternehmen Personen als unabhängige Auftragnehmer einstellen. Es ist jedoch entscheidend, sicherzustellen, dass diese Beziehungen tatsächlich den Auftragnehmerkriterien nach dem Recht von São Tomé und Príncipe entsprechen, um Risiken der Fehlklassifizierung und daraus resultierende schwere Strafen zu vermeiden.

Wie ein EOR in São Tomé und Príncipe funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht internationales Hiring, indem er die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung in São Tomé und Príncipe übernimmt. Er agiert als rechtlicher Arbeitgeber für das gewählte Personal, während Sie die volle Kontrolle über deren tägliche Aufgaben und Management behalten. Konkret kümmert sich ein EOR in São Tomé und Príncipe typischerweise um:

• Rechtliche Konformität: Sicherstellung, dass alle Arbeitsverträge, Richtlinien und Praktiken den Arbeitsgesetzen von São Tomé und Príncipe entsprechen, einschließlich Kündigungsverfahren und Arbeitnehmerrechten.
• Gehaltsabrechnung: Verwaltung der genauen und pünktlichen Zahlung von Gehältern, Berechnung und Abführung der lokalen Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und anderer gesetzlicher Abzüge.
• Leistungsverwaltung: Unterstützung bei der Anmeldung und Verwaltung von lokal konformen Mitarbeitervorteilen, wie Krankenversicherung, Pensionsplänen und Urlaubsansprüchen.
• HR-Management: Abwicklung administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit Onboarding, Offboarding, Urlaubsverwaltung, Spesenabrechnung und der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen gemäß den lokalen Vorschriften.
• Risikominderung: Schutz Ihres Unternehmens vor den Komplexitäten und potenziellen Haftungen im Zusammenhang mit Nichteinhaltung der Beschäftigungsvorschriften in São Tomé und Príncipe.

Vorteile für Unternehmen, die in São Tomé und Príncipe einstellen

Die Zusammenarbeit mit einem EOR bietet bedeutende Vorteile für Unternehmen, die in São Tomé und Príncipe expandieren möchten, ohne die Kosten und den Aufwand einer physischen Präsenz zu verursachen. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Schneller Markteintritt: Talente schnell einstellen, oft innerhalb von Tagen, und den langwierigen und komplexen Prozess der Gründung einer eigenen Einheit umgehen.
• Reduzierte administrative Belastung: Zeitaufwändige HR-, Gehaltsabrechnungs-, Steuer- und Compliance-Aufgaben an lokale Experten delegieren und interne Ressourcen freisetzen.
• Garantierte Konformität: Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der sich entwickelnden Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsanforderungen in São Tomé und Príncipe, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Ausgaben für die Einrichtung, den Betrieb und die Personalbesetzung einer lokalen Tochtergesellschaft.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Den Markt testen oder das Team nach Bedarf einfach vergrößern oder verkleinern, um sich an die Geschäftsanforderungen anzupassen, ohne große Fixkosten zu verursachen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in São Tomé und Príncipe umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in São Tomé und Príncipe gewährleistet.

Arbeitgeber in São Tomé und Príncipe müssen Sozialversicherungsbeiträge und Einkommensteuern für ihre Mitarbeiter einbehalten und abführen. Sozialversicherungsbeiträge sind verpflichtend und finanzieren soziale Programme, wobei die Sätze Änderungen unterliegen; spezifische Prozentsätze sollten bei den Behörden überprüft werden. Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich für die Abzug von Einkommensteuer nach einem progressiven System, wobei die Sätze mit höheren Einkommensklassen steigen.

Arbeitnehmer profitieren von Abzügen wie Gesundheits-, Bildungs- und Rentenbeiträgen, die das zu versteuernde Einkommen senken können. Arbeitgeber müssen die Meldefristen einhalten—monatlich für die Lohnsteuer und jährlich für die Einkommensteuererklärung—um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Ausländische Einheiten und Arbeitnehmer stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich des Aufenthaltsstatus, Steuerabkommen und spezifischer Vorschriften, die ihre Steuerpflichten beeinflussen.

Gehälter in São Tomé und Príncipe variieren je nach Branche und Rolle, mit monatlichen Bandbreiten wie 15.000–30.000 STD für General Managers und 4.000–8.000 STD für Administrative Assistants. Spezialisierte Positionen wie Finanzen, Technologie und Tourismus neigen dazu, höhere Löhne zu erzielen, während Rollen in Landwirtschaft und allgemeiner Arbeit niedriger sind. Der Mindestlohn ist im Jahr 2025 auf 2.200 STD pro Monat festgelegt, und Arbeitgeber müssen die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgabe sicherstellen.

Vergütungspakete beinhalten oft Boni und Zulagen, wie einen 13. Monatsbonus, Leistungsboni, Wohnen, Transport, Verpflegung und Bildungsgeld, abhängig von den Unternehmensrichtlinien. Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel monatlich per Banküberweisung, wobei Bargeld- und Scheckoptionen weniger üblich sind. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Steuer- und Sozialversicherungsabzüge, was die Bedeutung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstreicht.

Insgesamt wird die Vergütung in São Tomé und Príncipe durch das Wirtschaftswachstum, die Nachfrage in den Sektoren und regulatorische Aktualisierungen beeinflusst, was Unternehmen dazu zwingt, flexibel zu bleiben, um Talente effektiv anzuziehen und zu halten.

Mitarbeiter in São Tomé und Príncipe haben Anspruch auf mindestens 21 Tage bezahlten Jahresurlaub, wobei der genaue Zeitpunkt oft im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt wird. Nicht genutzter Urlaub kann gemäß Unternehmensrichtlinie übertragen werden. Das Land beobachtet mehrere gesetzliche Feiertage, darunter Neujahr, Tag der Arbeit, Unabhängigkeitstag und Weihnachten, die in der Regel arbeitsfrei sind und bezahlt werden.

Krankheitstage erfordern ein ärztliches Attest, wobei Dauer und Bezahlungsprozentsatz variieren; Arbeitgeber können auch medizinische Untersuchungen verlangen. Mutterschaftsurlaub dauert in der Regel etwa 90 Tage und umfasst bezahlte Leistungen sowie Schutzmaßnahmen gegen Kündigung. Vaterschaftsurlaub ist kürzer, meist nur wenige Tage, mit teilweiser Gehaltszahlung. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Studienurlaub, Hochzeitsurlaub und möglicherweise Sabbatical- oder Adoptionsurlaub, abhängig von den Richtlinien.

Mitarbeitende in São Tomé und Príncipe profitieren von obligatorischen Schutzmaßnahmen, einschließlich Sozialversicherungsbeiträgen, bezahltem Urlaub (jährlich, krank, gesetzliche Feiertage), Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sowie Abfindungszahlungen. Arbeitgeber müssen Beiträge zur Sozialversicherung leisten, die Renten, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen finanziert. Die Dauer des bezahlten Urlaubs erhöht sich mit der Betriebszugehörigkeit, und Mitarbeitende haben Anspruch auf freie Tage an gesetzlichen Feiertagen sowie Elternzeit mit teilweisem oder vollem Gehalt.

Die wichtigsten obligatorischen Leistungen sind unten zusammengefasst:

Das Angebot von konformen und wettbewerbsfähigen Leistungen ist entscheidend, um qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und ein positives Arbeitsumfeld in diesem aufstrebenden Markt zu gewährleisten.

Arbeitsverträge in São Tomé und Príncipe sind wesentlich, um die Rechte und Pflichten beider Parteien zu definieren und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherzustellen. Gültige Verträge müssen bestimmte rechtliche Kriterien erfüllen, einschließlich klarer Klauseln, Probezeiten und Kündigungsverfahren, um Streitigkeiten zu vermeiden und Interessen zu schützen.

Das Land erkennt zwei Hauptarten von Arbeitsverträgen an:

Arbeitgeber sollten diese Vereinbarungen sorgfältig entwerfen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, und dabei wesentliche Klauseln und Verfahren für die Kündigung abdecken. Das Verständnis dieser Unterscheidungen hilft, die rechtliche Konformität und die Stabilität der Belegschaft zu wahren.

Remote work in São Tomé and Príncipe is emerging, driven by global trends, with businesses recognizing benefits such as increased productivity and access to wider talent. Although no specific legislation exists, existing labor laws apply, requiring clear employment contracts, adherence to the Labor Code, and employer responsibilities for health and safety.

Key flexible work options include remote work, part-time, and staggered hours. Employers should formalize arrangements in writing and ensure compliance with legal obligations. The following table summarizes the current framework:

This evolving environment requires careful management of legal, health, and operational considerations for successful remote work implementation.

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in São Tomé und Príncipe wird durch Arbeitsgesetze geregelt, die spezifische Verfahren vorschreiben, um Rechtmäßigkeit zu gewährleisten und Streitigkeiten zu vermeiden. Arbeitgeber müssen eine schriftliche Kündigung basierend auf der Dauer der Beschäftigung aussprechen, mit folgenden Mindestfristen:

Severance pay ("compensação") ist fällig, wenn Mitarbeitende ohne triftigen Grund gekündigt werden, und wird typischerweise wie folgt berechnet:

Mitarbeitende sind gegen ungerechtfertigte Kündigung geschützt, die zu Abhilfemaßnahmen wie Wiedereinstellung oder Entschädigung führen kann. Die Kündigung muss aus triftigem Grund erfolgen oder den richtigen Verfahren folgen, einschließlich schriftlicher Kündigung, Gelegenheit zur Stellungnahme und Zahlung der letzten Gehaltsansprüche. Arbeitgeber sollten eine gründliche Dokumentation führen, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Freelancing in São Tomé und Príncipe wächst und bietet Flexibilität sowie spezialisierte Fähigkeiten in Branchen wie Tourismus, Landwirtschaft, Bauwesen, Technologie und kreative Dienstleistungen. Arbeitgeber müssen Arbeiter sorgfältig als Arbeitnehmer oder Contractors klassifizieren, um rechtliche Sanktionen zu vermeiden. Dabei sind Faktoren wie Kontrolle, Integration, wirtschaftliche Abhängigkeit, Bereitstellung von Werkzeugen, Gewinnmöglichkeiten und die Absichten der Parteien zu berücksichtigen.

Wichtige vertragliche Elemente umfassen die Definition des Umfangs, die Bezahlung, die Dauer, Vertraulichkeit, IP-Rechte, Haftung und anwendbares Recht. In der Regel behalten Contractors das Eigentum an IP, es sei denn, es erfolgt eine Übertragung durch Vertrag. Contractors sind für ihre Steuern (Einkommensteuer, Sozialversicherung, Mehrwertsteuer) und Versicherungen (Haftpflicht, Gesundheit, Invalidität) selbst verantwortlich. Sie arbeiten oft unabhängig und verwalten ihre eigenen Steuer- und Versicherungsverpflichtungen.

Ausländische Staatsbürger müssen Visa und Arbeitserlaubnisse erhalten, um legal in São Tomé und Príncipe zu arbeiten. Die wichtigsten Visatypen umfassen Kurzzeitvisa (bis zu 90 Tage), Langzeitvisa (über 90 Tage) und Geschäftsvisa, wobei letztere keine Beschäftigung erlauben. Für eine Beschäftigung ist eine Arbeitserlaubnis erforderlich, die einen Antragsprozess umfasst, der ein Jobangebot, Bildungsnachweise, medizinische und polizeiliche Führungszeugnisse sowie Arbeitgeber-Sponsoring beinhaltet. Der Antrag wird vom Arbeitgeber bei den zuständigen Behörden eingereicht, wobei die Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen bis zu Monaten reichen und die Gebühren je nach Erlaubnistyp variieren.

Wichtige Datenpunkte für Arbeitgeber:

Wege zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis umfassen langfristige Beschäftigung (5-10 Jahre), Investitionen oder Heirat mit einem Staatsbürger. Arbeitgeber können Angehörige wie Ehepartner und Kinder sponsern, sofern finanzielle Unterstützung nachgewiesen wird. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen die Visa-Konformitätsverpflichtungen einhalten, einschließlich genauer Sponsoring- und Aufzeichnungspflichten, rechtzeitiger Erneuerungen und rechtmäßigen Verhaltens, wobei Nicht-Compliance mit Strafen wie Geldbußen oder Abschiebung geahndet werden kann.