Employer of Record in Kuba

Das Navigieren durch die kubanische Beschäftigungslandschaft erfordert ein umfassendes Verständnis der lokalen Arbeitsgesetze, die durch die sozialistischen Prinzipien des Landes und die staatlich geführte Wirtschaft beeinflusst werden. Ausländische Unternehmen können in der Regel keine kubanischen Staatsbürger direkt einstellen. Stattdessen müssen sie Arbeitnehmer über autorisierte "Hiring Entities" (entidades empleadoras), die vom Ministerium für Arbeit und Sozialversicherung genehmigt sind, oder durch die Gründung einer rechtlichen Präsenz im Land beschäftigen. Dieser einzigartige Rahmen gewährleistet die Einhaltung kubanischer Vorschriften und verwaltet das formale Beschäftigungsverhältnis.

Es gibt mehrere Wege für ausländische Unternehmen, die ihre Belegschaft nach Kuba erweitern möchten:

• Gründung einer lokalen Einheit: Während diese Option eine direkte Einstellung und geringeres Risiko ermöglicht, ist sie in der Regel ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess, der für Unternehmen, die flexible, schnelle Lösungen suchen, oft weniger praktikabel ist.
• Durch einen Employer of Record (EOR): Dienste wie Rivermate agieren als rechtlicher Arbeitgeber, verwalten alle Aspekte der Beschäftigung im Auftrag des ausländischen Unternehmens, stellen die Einhaltung sicher und vereinfachen den Einstellungsprozess. Dies ermöglicht es Unternehmen, in Kuba tätig zu sein, ohne eine eigene rechtliche Einheit zu gründen.
• Einstellung als unabhängige Auftragnehmer: Dies bietet Flexibilität und kann eine kostengünstigere Alternative sein. Allerdings erfordert es eine sorgfältige Klassifizierung der Arbeitnehmer, um Risiken der Fehlklassifizierung und Strafen nach kubanischem Recht zu vermeiden, da unabhängige Auftragnehmer (cuentapropistas) auf zivil- oder handelsrechtlichen Vereinbarungen und nicht auf dem Arbeitsgesetz basieren.

Wie ein EOR in Kuba funktioniert

Ein Employer of Record in Kuba fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft und übernimmt wichtige Verantwortlichkeiten, um die vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften sicherzustellen. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die täglichen Aufgaben und die Leistung Ihres Teams zu verwalten, während der EOR die administrativen und rechtlichen Aspekte der Beschäftigung übernimmt.

Ein EOR kümmert sich typischerweise um:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuerabzüge: Berechnung, Verarbeitung und Verteilung der Gehälter der Mitarbeiter, einschließlich Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
• Einhaltung der kubanischen Arbeitsgesetze: Sicherstellung, dass alle Arbeitsverträge und Praktiken den strengen Arbeitsgesetzen und den Rechten der Arbeitnehmer in Kuba entsprechen.
• Verwaltung von Leistungen: Bereitstellung obligatorischer Arbeitnehmerleistungen wie Sozialversicherungsbeiträge, Gesundheitsversorgung und gesetzlicher Urlaub.
• HR-Unterstützung und Verwaltung von Arbeitsverträgen: Erstellung konformer Arbeitsverträge, Management der Arbeitnehmerbeziehungen und laufende HR-Unterstützung.
• Visa- und Arbeitserlaubnis-Sponsoring: Unterstützung ausländischer Staatsangehöriger bei der Beantragung der erforderlichen Arbeitserlaubnisse und Visa.

Vorteile für Unternehmen

Die Nutzung eines Employer of Record-Services bietet bedeutende Vorteile für Unternehmen, die in Kuba einstellen möchten, ohne eine lokale Einheit zu gründen:

• Rechtliche Einhaltung ohne lokale Gründung: Ermöglicht es Unternehmen, schnell und konform nach Kuba zu expandieren, ohne den komplexen und langwierigen Prozess der Gründung einer Tochtergesellschaft durchlaufen zu müssen.
• Reduzierte administrative Belastung und Betriebskosten: Der EOR übernimmt alle Gehalts-, Steuer- und HR-Administrationsaufgaben, wodurch interne Ressourcen frei werden.
• Schneller Markteintritt: Ermöglicht eine schnelle Onboarding der Mitarbeiter und verkürzt die Time-to-Market erheblich.
• Minderung rechtlicher und finanzieller Risiken: Der EOR übernimmt die rechtliche Haftung für die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften und schützt Ihr Unternehmen vor möglichen Strafen.
• Möglichkeit, den Markt zu testen: Bietet eine flexible Möglichkeit, Talente zu engagieren und Marktchancen zu erkunden, ohne größere langfristige Investitionen tätigen zu müssen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Kuba umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Kuba gewährleistet.

Das sich entwickelnde Steuersystem Kubas erfordert von Arbeitgebern die Erfüllung spezifischer Verpflichtungen, einschließlich der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuer und Einkommenssteuerabzügen. Arbeitgeber müssen Beiträge auf Grundlage der Bruttogehälter der Mitarbeiter berechnen und diese monatlich an die Behörden abführen. Sie sind außerdem verantwortlich für den Steuerabzug vom Lohn anhand von vom Staat bereitgestellten Tabellen und die regelmäßige Abführung dieser Beträge.

Mitarbeiter können von Abzügen wie Standardfreibeträgen, Beiträgen zu Rentenplänen oder Gesundheitszahlungen profitieren, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren können. Für die Geltendmachung dieser Abzüge sind genaue Dokumentationen erforderlich. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen sich an monatliche Abführungstermine halten und jährliche Steuererklärungen fristgerecht einreichen, um Strafen zu vermeiden.

Ausländische Einheiten und Arbeitnehmer stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich möglicher Vorteile durch Doppelbesteuerungsabkommen, Aufenthaltsregeln und die steuerlichen Auswirkungen von Permanent Establishments. Eine ordnungsgemäße Steuerplanung ist unerlässlich für die Einhaltung internationaler Vorschriften und die Minimierung von Verpflichtungen.

Das Gehaltsvergütungssystem Kubas wird durch seine sozialistische Wirtschaft geprägt, wobei der Staat Beschäftigung und Löhne kontrolliert. Während die Grundgehälter im Allgemeinen niedrig sind, werden sie durch verschiedene Leistungen wie Boni, Zulagen und subventionierte Waren ergänzt. Die Gehälter variieren je nach Sektor, wobei Tourismus und IT relativ höhere Löhne bieten. Zum Beispiel verdienen Hotelmanager etwa 300–700 USD/Monat, Reiseleiter 200–400 USD/Monat und Softwareentwickler 250–600 USD/Monat. Mindestlöhne werden von der Regierung festgelegt, aber konkrete Zahlen für 2025 stehen noch aus.

Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel monatlich in Kubanischen Pesos (CUP) verarbeitet, wobei Arbeitgeber für Abzüge wie Sozialversicherung und Steuern verantwortlich sind. Boni und Zulagen sind üblich und hängen von Leistung, Feiertagen, Transport und Mahlzeiten ab. Die Lohnniveaus werden voraussichtlich allmählich steigen, insbesondere in Sektoren, die ausländische Investitionen anziehen, aber das Gesamtwachstum bleibt durch wirtschaftliche Bedingungen und Regierungspolitik eingeschränkt.

Kuba's Arbeitsgesetze garantieren den Arbeitnehmern mehrere Urlaubsansprüche, einschließlich jährlicher bezahlter Urlaubstage, gesetzlicher Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Arbeitnehmer haben Anspruch auf mindestens 30 Kalendertage bezahlten Jahresurlaub, wobei der Zeitpunkt in der Regel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird. Gesetzliche Feiertage wie Tag der Arbeit (1. Mai), Revolutionstag (1. Januar) und Weihnachten (25. Dezember) werden beobachtet, und die Arbeit an diesen Tagen führt in der Regel zu zusätzlicher Vergütung oder Freizeitausgleich.

Elternzeit umfasst bezahlten Mutterschaftsurlaub von etwa 18 Wochen, mit etwa 60 % Gehalt während dieses Zeitraums, sowie etwa 2 Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub. Krankheitsurlaub wird bei ärztlicher Bescheinigung gewährt, wobei die Gehaltszahlung je nach Dienstzeit und Vereinbarungen variiert. Weitere Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Studienurlaub und Sabbatical sind je nach Arbeitgeberrichtlinien möglich.

Kubas Arbeitsgesetze schreiben wichtige Arbeitnehmerleistungen vor, die soziale Sicherheit, bezahlten Urlaub, Mutterschaftsurlaub, nationale Feiertage und Lohngarantien betonen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen Beiträge zum Sozialsystem leisten, das Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen abdeckt. Obligatorische Leistungen umfassen bezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub und Mutterschaftsurlaub, wobei spezifische Vorschriften die Dauer und Vergütung regeln.

Darüber hinaus bieten viele Arbeitgeber optionale Leistungen wie Leistungsprämien, subventionierte Mahlzeiten, Transportunterstützung, Bildungsbeihilfen, Wohnungszuschüsse, Lebensversicherungen und ergänzende Gesundheitsversorgung an, insbesondere in größeren oder ausländischen Unternehmen. Das Gesundheitswesen in Kuba ist universell und kostenlos, obwohl einige Arbeitgeber zusätzliche private Gesundheitsoptionen bereitstellen. Rentenleistungen werden hauptsächlich durch das Sozialsystem bereitgestellt, mit einem regulären Rentenalter von 60 Jahren für Frauen und 65 Jahren für Männer; Frühverrentung kann unter bestimmten Bedingungen möglich sein.

Arbeitsverträge in Kuba werden durch den Arbeitsgesetzbuch geregelt, das eine spezifische rechtliche Einhaltung erfordert, um gültig zu sein. Arbeitgeber müssen wesentliche Klauseln wie Stellenbeschreibung, Gehalt, Arbeitszeiten, Probezeit und Kündigungsverfahren einschließen, um Klarheit und rechtliche Durchsetzbarkeit zu gewährleisten.

Das kubanische Arbeitsrecht erkennt verschiedene Vertragstypen an, die für unterschiedliche Beschäftigungsszenarien geeignet sind, einschließlich unbefristeter, befristeter und spezieller Vereinbarungen. Wichtige Datenpunkte für Arbeitgeber sind:

Verpflichtende Klauseln in Arbeitsverträgen umfassen die Stellenbezeichnung, Gehalt, Probezeit und Kündigungsverfahren, um die Einhaltung des kubanischen Rechts sicherzustellen. Arbeitgeber wird geraten, rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um komplexe Vorschriften zu navigieren und durchsetzbare Vereinbarungen zu erstellen.

Kuba übernimmt schrittweise Remote-Arbeit, getrieben von modernen Arbeitspräferenzen und Talentzugang. Während kein spezifisches Gesetz für Remote-Arbeit existiert, regeln bestehende Arbeitsgesetze, einschließlich des kubanischen Arbeitsgesetzbuchs, diese Vereinbarungen. Arbeitgeber müssen die Bedingungen für Remote-Arbeit klar in Verträgen festlegen, die Arbeitssicherheit gewährleisten und die steuerlichen Vorschriften einhalten. Wichtige rechtliche Überlegungen umfassen Arbeitsverträge, Sicherheitsstandards und Steuerkonformität.

Flexible Optionen wie Remote-Arbeit, hybride Modelle, Flextime, verkürzte Arbeitswochen und Job Sharing werden je nach Art der Tätigkeit und Unternehmensrichtlinien geprüft.

Arbeitgeber sollten sich auf rechtliche Konformität, technologische Infrastruktur und klare Richtlinien konzentrieren, um nachhaltige Remote-Arbeitsprogramme in Kuba effektiv umzusetzen.

In Kuba prioritieren die Gesetze zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Schutz der Arbeitnehmer und verlangen von Arbeitgebern, strenge Verfahren einzuhalten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Wichtige Überlegungen umfassen Kündigungsfristen, Abfindungszahlungen, Gründe für die Kündigung, Verfahrensschritte und Arbeitnehmerschutz. Die Nichteinhaltung kann zu Streitigkeiten und Strafen führen.

Kündigungsfristen variieren je nach Dauer der Beschäftigung:

Abfindungszahlungen werden im Allgemeinen wie folgt berechnet:

Kündigungsgründe werden in mit oder ohne Grund kategorisiert. Mit Grund umfasst Fehlverhalten, Diebstahl oder Verstöße, während ohne Grund Redundanz, Geschäftsaufgabe oder Ablauf des Vertrags abdeckt. Arbeitgeber müssen Verfahrensschritte wie Dokumentation, schriftliche Mitteilung, Konsultation, genaue Abfindungsberechnung, Schlusszahlungen, Austrittsgespräch und Aufzeichnungen einhalten. Arbeitnehmer sind vor ungerechtfertigter Kündigung durch mögliche Wiedereinstellung, Entschädigung und rechtliche Herausforderungen geschützt, was die Bedeutung rechtmäßiger Kündigungspraktiken unterstreicht.

Die wirtschaftliche Entwicklung Kubas ist geprägt von einem Anstieg an unabhängiger Vertragsarbeit, was sowohl lokalen Fachkräften als auch internationalen Unternehmen Chancen bietet. Unternehmen, die kubanisches Talent beschäftigen, müssen die rechtlichen Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Contractors verstehen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, die rechtliche und finanzielle Strafen nach sich ziehen können. Schlüsselmerkmale bei der Klassifizierung sind Kontrolle, Integration, wirtschaftliche Realität, Dauer und Bereitstellung von Werkzeugen. Ein formeller Vertrag ist unerlässlich und sollte den Arbeitsumfang, Zahlungsbedingungen, Dauer, Liefergegenstände, Vertraulichkeit, geistige Eigentumsrechte und Kündigungsklauseln detailliert regeln.

Geistige Eigentumsrechte sind entscheidend, wobei Verträge explizite Bestimmungen zur IP-Besitzregelung enthalten müssen, typischerweise durch Abtretung oder Work-for-Hire-Klauseln. Independent Contractors in Kuba verwalten ihre eigenen Steuerpflichten, einschließlich Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge, und sind für ihre Versicherungen verantwortlich. Gängige Branchen, die Independent Contractors nutzen, sind Tourismus, Technologie, Kunst, Beratung, Bildung und professionelle Dienstleistungen, die ihre spezialisierten Fähigkeiten und Flexibilität nutzen.

Ausländische Staatsangehörige, die eine Beschäftigung in Kuba suchen, müssen vor Arbeitsaufnahme geeignete Visa und Arbeitserlaubnisse erhalten. Die wichtigsten Visatypen sind das Business Visa (A-7) für kurzfristige Tätigkeiten, das Work Permit Visa (D-2) für die Beschäftigung bei einer kubanischen oder ausländischen Firma, das Investor Visa (D-1) für Investoren sowie das Technical Assistance Visa (D-4) für Experten. Arbeitgeber spielen eine Schlüsselrolle bei der Sponsoring und Einreichung der Anträge über das Ministry of Labor and Social Security (MTSS) und benötigen dafür Dokumente wie Pässe, Bildungsnachweise, Arbeitsverträge und polizeiliche Führungszeugnisse. Der Genehmigungsprozess dauert in der Regel 2 bis 4 Monate.

Um eine Arbeitserlaubnis zu erhalten, müssen Antragsteller ein Jobangebot vorweisen, und Arbeitgeber müssen die Einhaltung der kubanischen Arbeitsgesetze sicherstellen. Für die dauerhafte Aufenthaltserlaubnis sind in der Regel mindestens fünf Jahre legaler Aufenthalt, stabile Beschäftigung, gutes Verhalten und gesellschaftliche Integration erforderlich. Angehörige, einschließlich Ehepartner und Kinder, können Visa erhalten, wenn Nachweise über die Beziehung, finanzielle Unterstützung und Krankenversicherung vorliegen, wobei Angehörige ohne eigene Erlaubnis nicht arbeiten dürfen.