TL;DR

• Die Bezahlung internationaler Mitarbeitender kann kompliziert sein: Rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken lauern hinter einfachen Zahlungsmethoden wie Überweisungen oder Zahlungsplattformen.
• Permanent Establishment (PE) kann Steuerpflichten, Strafen und zusätzliche Compliance-Kosten auslösen, wenn Sie Mitarbeitende direkt aus den USA bezahlen.
• Weitere Risiken umfassen Fehlklassifizierungsstrafen, Visa-Verzögerungen und Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze (z.B. Sozialleistungen, Kündigungsschutz).
• Drei gängige Zahlungsmethoden:
  • Direkte HQ-Zahlung: Geringe Kosten und schnelle Abwicklung, aber sehr hohe Compliance-Risiken, insbesondere bei Vollzeitbeschäftigten.
  • Lokale Entität einrichten: Am besten für große Teams, aber teuer, langsam und komplex mit erheblichem rechtlichem Aufwand.
  • Employer of Record (EOR): Schnelle, regelkonforme und risikoarme Lösung mit minimalem Setup und vorhersehbaren Kosten.
• Warum EORs die beste Wahl sind:
  • Rechtssichere Verträge, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, die von Experten verwaltet werden.
  • Keine Einrichtung einer eigenen Entität oder lokale Registrierung erforderlich.
  • Schnelles Onboarding – Mitarbeitende in 1-2 Wochen bezahlen, nicht in Monaten.
  • Eine vorhersehbare Rechnung in Ihrer Landeswährung (berechnet in USD, GBP und Euro).
  • Kein Risiko der Fehlklassifizierung – EORs stellen Mitarbeitende als Vollzeitbeschäftigte ein.
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Wie man internationale Mitarbeitende regelkonform bezahlt

Die Bezahlung von Talenten im Ausland sollte kein Labyrinth sein. Für US-Unternehmen ist es das oft.

Sie beginnen mit einem einfachen Ziel: Geld an Ihren Entwickler in Deutschland oder Ihren Marketer auf den Philippinen schicken. Doch dann kommen die Hindernisse: Überweisungsgebühren ($25–50 pro Zahlung), 3–4 % FX-Aufschläge und Verzögerungen von mehreren Tagen, die Ihr Team frustrieren.

Die gute Nachricht? Es gibt bewährte Wege, internationale Mitarbeitende zu bezahlen, und die richtige Methode kann Ihnen über $200 pro Mitarbeitenden im Monat sparen.

Doch jede Option bringt eigene rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken mit sich. Was wie eine einfache Zahlung erscheint, kann Steuerpflichten auslösen, Permanent Establishment verursachen oder bei unvorsichtiger Handhabung zu Fehlklassifizierungsstrafen führen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen:

• Die 3 häufigsten Methoden der internationalen Gehaltsabrechnung und wann man welche nutzt

• Kosten-, Risiko- und Geschwindigkeitvergleiche für jede Option

• Wie globale Gehaltsabrechnungsplattformen und EORs die Compliance vereinfachen und Skalierung ermöglichen

Kann man legal ausländische Mitarbeitende bezahlen?

Kurz gesagt: ja.

Doch die Bezahlung ausländischer Mitarbeitender bringt ihre Tücken mit sich. Es ist nicht so einfach wie eine Überweisung ins Ausland. Die meisten Unternehmen starten mit einfachen Überweisungen oder Zahlungsplattformen, in der Annahme, sie sparen Gebühren. Was sie nicht realisieren: Diese einfachen Zahlungswege übernehmen nur die Geldüberweisung, nicht die damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen.

Wir schauen uns einige Zahlungsszenarien an, die sehr komplex werden können, bevor wir im nächsten Abschnitt tiefer auf Zahlungsmethoden eingehen.

Das Problem des Permanent Establishment

Wenn Sie einen Vollzeit-Internationalen Mitarbeitenden direkt aus dem Ausland bezahlen, könnten Sie unbeabsichtigt ein sogenanntes Permanent Establishment (PE) auslösen.

Das bedeutet, die ausländische Regierung könnte Ihr Unternehmen als steuerpflichtige Geschäftseinheit in diesem Land einstufen, inklusive Körperschaftsteuerpflichten, Registrierungspflichten und Strafen bei Nichteinhaltung.

Das könnte Sie kosten:

• Körperschaftsteuersätze von 20–40 % auf alle in diesem Land erzielten Umsätze
• Registrierungsstrafen von 5.000–50.000 USD
• Laufende Compliance-Kosten von 15.000–30.000 USD jährlich
• Mögliche Nachsteuerforderungen für Vorjahre

PE ist kein rein theoretisches Risiko. Es wird in Europa, Asien und Lateinamerika durchgesetzt, vor allem wenn:

• Ihr ausländischer Mitarbeitender Vollzeit arbeitet oder langfristige Verantwortlichkeiten hat
• Er Umsätze generiert oder lokale Geschäftsprozesse steuert
• Ihre Arbeitsverträge nicht den lokalen Arbeitsrechtstandards entsprechen

Einmal ausgelöst, kann PE eine „Steuer-Nexus“ schaffen, die Ihr Unternehmen in den Steuer- und Berichtssystemen eines anderen Landes verankert – oft ohne dass Sie es rechtzeitig bemerken.

Steuerpflichten, die Sie nicht ignorieren dürfen

Selbst wenn Sie PE vermeiden, gelten weiterhin andere steuerliche Verpflichtungen:

• Lohnsteuer und Sozialabgaben müssen in der Regel im Wohnsitzland des Mitarbeitenden gezahlt werden. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen von 10–25 % auf die unbezahlten Beträge plus Zinsen.
• Die USA verlangen außerdem IRS-Dokumente wie Form W-8BEN, um den ausländischen Status zu bestätigen und Strafen zu vermeiden.
• Ohne ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen könnten Sie doppelt Steuern zahlen, einmal in den USA und einmal im Ausland.

Beispielsweise unterhält die USA Totalisierungsabkommen mit über 30 Ländern, um doppelte Sozialversicherungszahlungen zu verhindern. Diese decken jedoch nur bestimmte Aspekte der Compliance ab. Sie müssen weiterhin lokale arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstehen, inklusive Leistungen, Versicherungen, Kündigungen und mehr.

Weitere Risiken, die Sie übersehen könnten

Neben PE und Steuern gibt es weitere Herausforderungen, die Unternehmen bei der Bezahlung von Mitarbeitenden im Ausland häufig aus dem Gleichgewicht bringen:

• Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden: Jemand als Auftragnehmer statt als Mitarbeitenden zu bezahlen, kann zu rechtlichen und finanziellen Strafen führen ($1.000–5.000 pro falsch klassifiziertem Mitarbeitenden), wenn lokale Behörden die Rolle neu einstufen.

• Visa- und Einwanderungsverzögerungen: Unzureichende Zahlungsstrukturen können die Arbeitserlaubnis gefährden, was die Abschiebung des Mitarbeitenden, Bußgelder bis zu 20.000 USD pro Verstoß und zukünftige Visa-Sponsoring-Verbote nach sich ziehen kann.

• Lokale Arbeitsgesetze und gesetzliche Sozialleistungen: Die meisten Länder verlangen Urlaubstage, Elternzeit, Krankenversicherung und Kündigungsschutz – all das ist verpflichtend.

• Wechselkursschwankungen: Zahlungen in Fremdwährungen können Ihren Gehaltsprozess und Ihre Budgetplanung stören, aufgrund schwankender Kurse und Bankgebühren.

• Datenschutzgesetze: Wenn Ihr Team in der EU oder anderen datenschutzregulierten Regionen sitzt, müssen Sie GDPR oder gleichwertige lokale Datenschutzgesetze einhalten, vor allem bei der Verarbeitung von Mitarbeitenden- oder Gehaltsdaten.

Welche Optionen haben Sie also? Schauen wir, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen können, ohne in die oben genannten Probleme zu laufen.

3 Wege, internationale Mitarbeitende zu bezahlen

Option	Kosten	Setup-Zeit	Compliance-Risiko	Am besten geeignet für
Direkte HQ-Zahlung (Vollzeit und Contractors)	$	Sofort	Sehr hoch	Temporäre US-Expats
Lokale Entität	$$$$$	6–12 Monate	Niedrig	Große Teams (30+ pro Land)
Employer of Record	$$	1–2 Wochen	Niedrig	Teams von 1–20 pro Land

Je nach Teamgröße, Standort und Risikobereitschaft gibt es verschiedene Wege, die Sie gehen können – mit jeweiligen Vor- und Nachteilen sowie Compliance-Implikationen.

Direktzahlung aus US-Hauptsitz

Einige US-Unternehmen erwägen, internationale Mitarbeitende direkt aus ihrer inländischen Gehaltsabrechnung oder Bankkonto per Überweisung, Wise oder als „Contractors“ zu bezahlen. Das ist schnell, erfordert kein Setup und wirkt wie eine kostengünstige Einstiegsmöglichkeit.

Manchmal nennen sie sie Mitarbeitende. Manchmal Contractors. Aber der Mechanismus ist derselbe: Sie bezahlen sie außerhalb eines formellen Gehaltsabrechnungssystems.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $25–50 pro Überweisung + 3–4 % Wechselkursverlust
• Geschwindigkeit: 2–5 Werktage
• Setup: Null. Keine Verträge, kein Onboarding, keine neuen Tools

Und für einzelne Projekte oder kurzfristige Freelancer mag das ausreichen.

Doch bei Vollzeitbeschäftigten zeigen sich schnell Schwachstellen. Wechselkursverluste schmälern das Gehalt. Verzögerungen schaffen Vertrauensprobleme. Und vor allem: Die direkte Bezahlung eines ausländischen Mitarbeitenden, besonders bei Vollzeit, kann ernsthafte Compliance-Probleme im Heimatland des Mitarbeitenden auslösen.

Sie könnten unbeabsichtigt:

• Lokale Arbeitsgesetze verletzen, die eine Arbeitgeberregistrierung vorschreiben
• Obligatorische Steuerabzüge und Beiträge versäumen
• Permanent Establishment (PE) auslösen, was Ihr Unternehmen steuerlich in das Ausland verstrickt

Während direkte Zahlungen in sehr eingeschränkten Fällen akzeptabel sein können, bieten sie keinen rechtlichen Schutz für Ihr Unternehmen und keinen Arbeitnehmerschutz für den Mitarbeitenden. Diese Kombination erhöht das Risiko auf beiden Seiten und untergräbt Bindung und Vertrauen.

Bezahlung über eine lokale Entität (mit oder ohne Gehaltsanbieter)

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine rechtliche Entität im Land des Mitarbeitenden eingerichtet hat, können Sie eine regelkonforme lokale Gehaltsabrechnung durchführen und ihn wie jeden inländischen Mitarbeitenden bezahlen. Das ist die formalste Methode, international zu bezahlen. Und Sie haben volle Kontrolle über Verträge, Gehälter, Steuerabzüge, Sozialleistungen und Berichte.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: Hohe Anfangsinvestition. Die Einrichtung kostet meist über $50.000 pro Land
• Geschwindigkeit: 2–4 Wochen (wenn die Entität bereits aktiv ist)
• Setup: Vollständige Entität erforderlich. Lokales Bankkonto, Steuerregistrierung, HR/Gehaltsinfrastruktur

Und wenn Sie ein Team mit 50+ Mitarbeitenden in einem Land aufbauen, kann diese Methode sinnvoll sein.

Sobald die Entität läuft, haben Sie zwei Optionen: Gehaltsabrechnung intern durchführen oder an einen lokalen Gehaltsanbieter outsourcen. Anbieter kümmern sich um Gehaltszahlungen, Abzüge und lokale Meldungen – allerdings nur, nachdem Sie alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt haben und die volle Compliance-Garantie besteht.

Bezahlung über einen Employer of Record

Wenn Sie schnell internationale Mitarbeitende bezahlen müssen, ohne Entitäten zu gründen oder lokale Gesetze zu jonglieren, ist ein EOR die flexibelste und regelkonformste Lösung.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihres internationalen Teams, übernimmt Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialabgaben und gesetzliche Leistungen, sodass Sie keine lokale Entität aufbauen müssen.

Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Das EOR kümmert sich um alles andere im Hintergrund.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $300–1.000/Monat pro Mitarbeitenden (Pauschalgebühr, die Gehaltsabrechnung, Compliance, Meldungen und Support abdeckt)
• Geschwindigkeit: 48 Stunden bis 5 Werktage für Onboarding und Gehaltsstart
• Setup: Minimal. Keine Entitäten, keine lokalen Anbieter, keine Steuerregistrierungen. Einfach einmal unterschreiben.

Für US-Unternehmen bedeutet das:

• Keine komplizierten ausländischen Arbeitsgesetze oder Steuercodes
• Keine Verzögerungen durch Entitätseinrichtung
• Kein Risiko der Fehlklassifizierung oder unbeabsichtigtem PE
• Eine monatliche Rechnung, klar, vorhersehbar und in USD

Und wenn mal etwas schiefgeht, greift der richtige EOR ein.

Mehr Unternehmen wählen EORs gegenüber traditionellen Methoden. Hier sind 5 Gründe, warum EORs der klügste Weg für US-Unternehmen sind.

Warum EORs die clevere Zahlungs- + Compliance-Lösung sind

Wenn Sie versuchen, Mitarbeitende international zu bezahlen, ohne eine rechtliche Entität zu haben, ist ein Employer of Record (EOR) oft die sicherste, schnellste und effizienteste Option. Für US-Unternehmen, die sich in unbekannten Arbeitsgesetzen zurechtfinden, Steuerfehler vermeiden und Talente schnell onboarden wollen, bieten EORs eine Lösung ohne den üblichen rechtlichen und logistischen Aufwand.