Wie man internationale Mitarbeiter konform bezahlt

Die Bezahlung von ausländischen Talenten sollte sich nicht wie ein Labyrinth anfühlen. Für US-Unternehmen ist es das oft trotzdem.

Sie beginnen mit einem einfachen Ziel: Geld an Ihren Entwickler in Deutschland oder Ihren Marketer auf den Philippinen schicken. Doch dann kommen die Hindernisse: Überweisungsgebühren ($25–50 pro Zahlung), 3–4 % FX-Aufschläge und mehrtägige Verzögerungen, die Ihr Team frustrieren.

Die gute Nachricht? Es gibt verschiedene bewährte Wege, internationale Mitarbeiter zu bezahlen, und die richtige Methode kann Ihnen über $200 pro Mitarbeiter im Monat sparen.

Doch jede Option bringt eigene rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken mit sich. Was wie eine einfache Zahlung erscheint, kann Steuerpflichten auslösen, ein Permanent Establishment verursachen oder bei Nichtbeachtung zu Fehlklassifizierungsstrafen führen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen:

• Die 3 häufigsten Methoden der internationalen Gehaltsabrechnung und wann man welche nutzt

• Realistische Kosten-, Risiko- und Geschwindigkeitvergleiche für jede Option

• Wie globale Gehaltsabrechnungsplattformen und EORs die Compliance vereinfachen und Skalierung ermöglichen

Kann man legal ausländische Mitarbeiter bezahlen?

Kurz gesagt: ja.

Doch die Bezahlung ausländischer Mitarbeiter bringt ihre Tücken mit sich. Es ist nicht so einfach wie eine Überweisung ins Ausland. Die meisten Unternehmen starten mit einfachen Überweisungen oder Zahlungsplattformen, in der Annahme, sie sparen Gebühren. Was sie nicht realisieren, ist, dass diese einfachen Zahlungsmethoden nur die Geldüberweisung abdecken, nicht aber die damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen.

Wir betrachten einige Zahlungsszenarien, die sehr kompliziert werden können, bevor wir im nächsten Abschnitt tiefer auf Zahlungsmethoden eingehen.

Das Problem des Permanent Establishment

Wenn Sie einen Vollzeit-Mitarbeiter im Ausland direkt aus den USA bezahlen, könnten Sie unbeabsichtigt ein Permanent Establishment (PE) auslösen.

Das bedeutet, die ausländische Regierung könnte Ihr Unternehmen als steuerpflichtige Geschäftseinheit in diesem Land einstufen, mit entsprechenden Körperschaftsteuerpflichten, Registrierungspflichten und Strafen bei Nichteinhaltung.

Das könnte Sie kosten:

• Körperschaftsteuersätze von 20-40 % auf alle Umsätze, die diesem Land zugeschrieben werden
• Registrierungsstrafen von 5.000–50.000 USD
• Laufende Compliance-Kosten von 15.000–30.000 USD jährlich
• Potenzielle Nachsteuerforderungen für Vorjahre

PE ist kein rein theoretisches Risiko. Es wird in Europa, Asien und Lateinamerika durchgesetzt, insbesondere wenn:

• Ihr ausländischer Mitarbeiter Vollzeit arbeitet oder langfristige Verantwortlichkeiten hat
• Er Umsätze generiert oder Geschäftsprozesse vor Ort leitet
• Ihre Arbeitsverträge nicht den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen

Einmal ausgelöst, kann PE eine „Steuerverbindung“ schaffen, die Ihr Unternehmen in den Steuer- und Berichtssystemen eines anderen Landes verankert, oft ohne dass Sie es rechtzeitig bemerken.

Steuerpflichten, die Sie nicht ignorieren dürfen

Selbst wenn Sie PE vermeiden, gelten andere steuerliche Verpflichtungen:

• Lohnsteuer und Sozialabgaben müssen in der Regel im Wohnsitzland des Mitarbeiters gezahlt werden. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen von 10-25 % auf die unbezahlten Beträge plus Zinsen.
• Die USA verlangen außerdem IRS-Dokumente wie Form W-8BEN, um den ausländischen Status zu bestätigen und Strafen zu vermeiden.
• Ohne ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen könnten Sie doppelt besteuert werden, einmal in den USA und einmal im Ausland.

Beispielsweise unterhält die USA insgesamt mehr als 30 Sozialversicherungsabkommen, um doppelte Sozialversicherungszahlungen zu vermeiden, aber diese decken nur bestimmte Aspekte der Compliance ab. Sie müssen weiterhin lokale arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstehen, inklusive Leistungen, Versicherungen, Kündigungen und mehr.

Weitere Risiken, die Sie übersehen könnten

Neben PE und Steuern gibt es weitere Herausforderungen, die Unternehmen bei der Bezahlung von Mitarbeitern im Ausland häufig aus dem Gleichgewicht bringen:

• Fehlklassifizierung von Arbeitern: Wenn jemand als Auftragnehmer statt als Arbeitnehmer bezahlt wird, kann das rechtliche und finanzielle Strafen nach sich ziehen ($1.000–5.000 pro falsch klassifiziertem Arbeiter), wenn die Behörden die Rolle neu einstufen.

• Visa- und Einwanderungsverzögerungen: Unzureichende Zahlungsstrukturen können die Arbeitserlaubnis gefährden, mit Risiken wie Abschiebung, Bußgeldern bis zu 20.000 USD pro Verstoß und zukünftigen Visa-Sperren.

• Lokale Arbeitsgesetze und gesetzliche Leistungen: Die meisten Länder verlangen Urlaubstage, Elternzeit, Krankenversicherung und Kündigungsschutz—keinesfalls optional.

• Wechselkursschwankungen: Zahlungen in Fremdwährungen können Ihren Gehaltsprozess und Ihre Budgetplanung stören, aufgrund schwankender Kurse und Bankgebühren.

• Datenschutzgesetze: Wenn Ihr Team in der EU oder anderen datenschutzregulierten Regionen sitzt, müssen Sie GDPR oder gleichwertige lokale Datenschutzgesetze einhalten, insbesondere bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten oder Gehaltsinformationen.

Welche Optionen haben Sie also? Schauen wir uns an, wie Sie internationale Arbeitgeber bezahlen können, ohne in die oben genannten Probleme zu laufen.

3 Wege, internationale Mitarbeiter zu bezahlen

Option	Kosten	Einrichtungszeit	Compliance-Risiko	Am besten geeignet für
Direkte HQ-Zahlung (Vollzeit und Contractors)	$	Sofort	Sehr hoch	Temporäre US-Expats
Lokale Entität	$$$$$	6–12 Monate	Niedrig	Große Teams (30+ pro Land)
Employer of Record	$$	1–2 Wochen	Niedrig	Teams von 1–20 pro Land

Je nach Teamgröße, Standort und Risikobereitschaft gibt es verschiedene Wege, die jeweils Vor- und Nachteile sowie rechtliche Implikationen haben.

Direktzahlung vom US-Hauptsitz

Einige US-Unternehmen erwägen, internationale Mitarbeiter direkt aus ihrer inländischen Gehaltsabrechnung oder Bankkonto via Überweisung, Wise oder durch Anstellung als „Contractors“ zu bezahlen. Es ist schnell, erfordert kein Setup und wirkt wie eine kostengünstige Einstiegslösung.

Manchmal nennen sie sie Mitarbeiter. Manchmal Auftragnehmer. Aber der Mechanismus ist derselbe: Sie bezahlen sie außerhalb eines formellen Gehaltsabrechnungssystems.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $25–50 pro Überweisung + 3–4 % Wechselkursverlust
• Geschwindigkeit: 2–5 Werktage
• Setup: Null. Keine Verträge, kein Onboarding, keine neuen Tools

Und für einmalige Projekte oder kurzfristige Freelancer mag das ausreichen.

Doch bei Vollzeitbeschäftigten zeigen sich schnell Schwachstellen. Wechselkursverluste schmälern das Gehalt. Verzögerungen schaffen Vertrauensprobleme. Und vor allem: Die direkte Bezahlung eines ausländischen Mitarbeiters, insbesondere als Vollzeitkraft, kann ernsthafte Compliance-Probleme im Heimatland des Mitarbeiters auslösen.

Sie könnten unbeabsichtigt:

• Lokale Arbeitsgesetze verletzen, die eine Arbeitgeberregistrierung vorschreiben
• Obligatorische Steuerabzüge und Beiträge versäumen
• Ein Permanent Establishment (PE) auslösen, was Ihr Unternehmen steuerlich und regulatorisch in einem fremden Land bindet

Während direkte Zahlungen in sehr eingeschränkten Fällen akzeptabel sein können, bieten sie keinen rechtlichen Schutz für Ihr Unternehmen und keine Beschäftigungsschutzrechte für den Mitarbeiter. Diese Kombination erhöht das Risiko auf beiden Seiten und untergräbt Bindung und Vertrauen.

Bezahlung über eine lokale Entität (mit oder ohne Gehaltsabrechnungsanbieter)

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine rechtliche Entität im Land des Mitarbeiters eingerichtet hat, können Sie eine konforme lokale Gehaltsabrechnung durchführen und ihn wie jeden inländischen Mitarbeiter bezahlen. Das ist die formalste Methode, international zu bezahlen. Und Sie haben volle Kontrolle über Verträge, Gehälter, Steuerabzüge, Sozialleistungen und Berichte.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: Hohe Anfangsinvestition. Die Einrichtung kostet meist über $50.000 pro Land
• Geschwindigkeit: 2–4 Wochen (wenn die Entität bereits aktiv ist)
• Setup: Vollständige Entität erforderlich. Lokales Bankkonto, Steuerregistrierung, HR/Gehaltsabrechnung-Infrastruktur

Und wenn Sie ein Team mit 50+ Personen in einem Land aufbauen, kann diese Methode sinnvoll sein.

Sobald die Entität läuft, haben Sie zwei Optionen: die Gehaltsabrechnung intern durchführen oder an einen lokalen Gehaltsanbieter outsourcen. Anbieter übernehmen die Gehaltsauszahlung, Abzüge und lokale Meldungen—aber nur, nachdem Sie alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt haben und die volle Haftung für die Einhaltung tragen.

Bezahlung über einen Employer of Record

Wenn Sie schnell internationale Mitarbeiter bezahlen müssen, ohne Entitäten zu gründen oder lokale Gesetze zu jonglieren, ist ein EOR die flexibelste und konformste Lösung.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihres internationalen Teams, kümmert sich um Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialabgaben und gesetzliche Leistungen, sodass Sie keine lokale Entität aufbauen müssen.

Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Das EOR übernimmt alles andere im Hintergrund.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $300–$1.000/Monat pro Mitarbeiter (Pauschalgebühr, die Gehaltsabrechnung, Compliance, Meldungen und Support abdeckt)
• Geschwindigkeit: 48 Stunden bis 5 Werktage für Onboarding und Gehaltsstart
• Setup: Minimal. Keine Entitäten, keine lokalen Anbieter, keine Steuerregistrierungen. Nur einmal unterschreiben.

Für US-Unternehmen bedeutet das:

• Keine Auseinandersetzung mit ausländischen Arbeitsgesetzen oder Steuercodes
• Keine Verzögerungen durch Entitätseinrichtung
• Kein Risiko der Fehlklassifizierung oder unbeabsichtigten PE-Entstehung
• Eine monatliche Rechnung, klar, vorhersehbar und in USD

Und wenn mal etwas schiefgeht, greift der richtige EOR ein.

Immer mehr Unternehmen wählen EORs gegenüber traditionellen Methoden. Hier sind 5 Gründe, warum EORs der klügste Weg für US-Unternehmen sind.

Warum EORs die clevere Lösung für Bezahlung + Compliance sind

Wenn Sie versuchen, Mitarbeiter international zu bezahlen, ohne eine rechtliche Entität zu haben, ist ein Employer of Record (EOR) oft die sicherste, schnellste und effizienteste Option. Für US-Unternehmen, die sich in unbek