TL;DR

• Bezahlung internationaler Mitarbeiter kann kompliziert sein: Rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken lauern hinter einfachen Zahlungsmethoden wie Geldeinzahlungen oder Zahlungsplattformen.
• Permanent Establishment (PE) kann Steuerpflichten, Strafen und zusätzliche Compliance-Kosten auslösen, wenn Sie Mitarbeiter direkt aus den USA bezahlen
• Weitere Risiken umfassen Falsklassifizierungsstrafen, Visa-Verzögerungen und Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze (z.B. Benefits, Kündigungsschutz).
• Drei gängige Zahlungsmethoden:
  • Direkte HQ-Zahlung: Niedrige Kosten und schnelle Abwicklung, aber sehr hohe Compliance-Risiken, vor allem bei Vollzeitstellen.
  • Lokale Gesellschaft gründen: Am besten für große Teams, aber teuer, langsam und komplex mit erheblichem rechtlichem Aufwand.
  • Employer of Record (EOR): Schnelle, regelkonforme und risikoarme Lösung mit minimalem Aufwand und vorhersehbaren Kosten.
• Warum EORs die beste Wahl sind:
  • Rechtssichere Verträge, Gehaltsabrechnung und Benefits, die von Experten verwaltet werden.
  • Keine Gründung einer Gesellschaft oder lokale Registrierung erforderlich.
  • Schnelles Onboarding — Mitarbeiter in 1-2 Wochen bezahlen, nicht in Monaten.
  • Eine vorhersehbare Rechnung in Ihrer Landeswährung (abrechnet in USD, GBP und Euro).
  • Kein Risiko der Falsklassifizierung — EORs beschäftigen Mitarbeitende als Vollzeitbeschäftigte.
• Rivermate bietet: Globale Gehaltsabrechnung, Compliance und Support in über 150 Ländern mit echter menschlicher Unterstützung via Slack oder WhatsApp.

Wie man internationale Mitarbeiter regelkonform bezahlt

Die Bezahlung von Talenten im Ausland sollte kein Labyrinth sein. Für US-Unternehmen ist es das aber oft.

Sie beginnen mit einem einfachen Ziel: Geld an Ihren Entwickler in Deutschland oder Ihren Marketer auf den Philippinen schicken. Doch dann kommen die Hürden: Gebühren für Überweisungen ($25–50 pro Zahlung), 3–4% FX-Markinups und mehrtägige Verzögerungen, die Ihr Team frustrieren.

Die gute Nachricht? Es gibt verschiedene bewährte Möglichkeiten, internationale Mitarbeiter zu bezahlen, und die richtige kann Ihnen monatlich über $200 pro Mitarbeiter sparen.

Doch jede Option birgt eigene rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken. Was wie eine einfache Zahlung erscheint, kann Steuerpflichten auslösen, Permanent Establishment verursachen oder bei unvorsichtiger Handhabung zu Falsklassifizierungsstrafen führen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen:

• Die 3 häufigsten Methoden der internationalen Gehaltsabrechnung und wann man welche nutzt

• Kosten-, Risiko- und Geschwindigkeitvergleiche in der Praxis bei jeder Option

• Wie globale Gehaltsabrechnungsplattformen und EORs die Compliance vereinfachen und Skalierung ermöglichen

Kann man aus rechtlichen Gründen ausländische Mitarbeiter bezahlen?

Kurz gesagt: ja.

Doch die Bezahlung ausländischer Mitarbeiter ist mit einigen Fallstricken verbunden. Es ist nicht so einfach wie Geld ins Ausland überweisen. Die meisten Unternehmen starten mit einfachen Überweisungen oder Zahlungsplattformen, denken, sie sparen Gebühren. Was sie nicht wissen: Diese einfachen Zahlungsmethoden handhaben nur die Überweisung, nicht aber die damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen.

Wir schauen uns einige Zahlungsszenarien an, die sehr kompliziert werden können, bevor wir im nächsten Abschnitt genauer auf Zahlungsmethoden eingehen.

Das Problem mit dem Permanent Establishment

Wenn Sie einen vollzeitbeschäftigten internationalen Mitarbeiter direkt aus Übersee bezahlen, kann unbeabsichtigt das sogenannte Permanent Establishment (PE) ausgelöst werden.

Das bedeutet, die ausländische Regierung könnte Ihr Unternehmen als steuerpflichtige Betriebsstätte in diesem Land einstufen, inklusive Steuerpflichten, Registrierungspflichten und Strafzahlungen bei Nichteinhaltung.

Das kann Sie kosten:

• Körperschaftssteuer von 20-40 % auf alle in diesem Land erzielten Umsätze
• Registrierungsstrafen von 5.000–50.000 USD
• Laufende Compliance-Kosten von 15.000–30.000 USD jährlich
• Mögliche Steuerschulden für Vorjahre

PE ist kein rein theoretisches Risiko. Es wird in Europa, Asien und Lateinamerika durchgesetzt, besonders wenn:

• Ihr internationaler Mitarbeiter Vollzeit arbeitet oder langfristige Verantwortung trägt
• Er Umsätze generiert oder lokale Geschäftsoperationen steuert
• Ihre Arbeitsverträge nicht den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen

Einmal ausgelöst, kann PE einen „Steuerbezug“ schaffen, der Ihr Unternehmen in die Steuer- und Meldepflichten eines anderen Landes zieht, oft ohne dass Sie es rechtzeitig bemerken.

Steuerliche Pflichten, die Sie nicht ignorieren sollten

Selbst wenn Sie PE vermeiden, bestehen weitere Steuerpflichten:

• Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen in der Regel im Wohnsitzland des Mitarbeiters gezahlt werden. Bei Verstößen drohen Strafen von 10–25 % der unbezahlten Beträge plus Zinsen
• Die USA verlangen außerdem IRS-Dokumentation, z.B. Form W-8BEN, um den ausländischen Status nachzuweisen und Strafen zu vermeiden
• Ohne ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen können Sie doppelt besteuert werden — einmal in den USA, einmal im Ausland

Beispiel: Die USA haben mit über 30 Ländern Totalisierungsabkommen, um doppelte Sozialversicherungsbeiträge zu verhindern, doch diese decken nur einige Aspekte der Compliance ab. Sie müssen weiterhin lokale arbeitsrechtliche Pflichten verstehen, etwa was Benefits, Versicherungen, Kündigungen usw. betrifft.

Weitere Risiken, die Sie übersehen könnten

Neben PE und Steuern können folgende Punkte häufig zu Problemen führen:

• Falsche Klassifizierung von Arbeitern: Wenn Sie jemanden als Auftragnehmer statt als Arbeitnehmer bezahlen, riskieren Sie rechtliche und finanzielle Strafen (1000–5000 USD pro falsch klassifiziertem Arbeiter), wenn die Behörden die Rolle neu bewerten.

• Visa- und Einwanderungsverzögerungen: Falsche Zahlungsstrukturen können die Arbeitserlaubnis gefährden, was zur Abschiebung führt, mit Bußgeldern von bis zu 20.000 USD pro Verstoß und Sperren für zukünftige Visa.

• Lokale Arbeitsgesetze und gesetzlicher Benefits: Die meisten Länder verlangen Urlaubsansprüche, Elternzeit, Krankenversicherung und Kündigungsschutz – nichts ist optional.

• Wechselkursschwankungen: Zahlungen in Fremdwährungen können den Gehaltsprozess und die Budgetplanung stören, da Wechselkurse und Bankgebühren schwanken.

• Datenschutzgesetze: Wenn Ihr Team in der EU oder anderen datenschutzregulierten Regionen sitzt, müssen Sie GDPR oder ähnliche lokale Vorgaben einhalten, besonders bei der Handhabung von Mitarbeiterdaten oder Gehaltsinformationen.

Was also sind Ihre Optionen? Schauen wir uns an, wie Sie internationale Arbeitgeber ohne die genannten Probleme bezahlen können.

3 Wege, internationale Mitarbeiter zu bezahlen

Option	Kosten	Setup-Zeit	Compliance-Risiko	Am besten geeignet für
Direkte Zahlung vom US-Hauptquartier (Vollzeit und Contractors)	$	Sofort	Sehr hoch	Temporär im US-Einsatz befindliche Expats
Lokale Gesellschaft	$$$$$	6–12 Monate	Gering	Große Teams (30+ pro Land)
Employer of Record	$$	1–2 Wochen	Gering	Teams von 1–20 pro Land

Abhängig von Teamgröße, Standort und Risikobereitschaft stehen Ihnen verschiedene Wege offen, jeder mit eigenen Vorteilen, Nachteilen und rechtlichen Implikationen.

Direktzahlung vom US-Hauptquartier

Einige US-Unternehmen erwägen, internationale Mitarbeitende direkt aus dem inländischen Gehaltskonto per Überweisung, Wise oder als „Contractors“ zu bezahlen. Das ist schnell, erfordert keine Einrichtung und wirkt auf den ersten Blick kostengünstig.

Manchmal nennen sie sie Mitarbeitende. Manchmal Auftragnehmer. Das Verfahren ist jedoch dasselbe: Sie bezahlen sie außerhalb eines formellen Gehaltsabrechnungssystems.

Warum ist das verlockend:

• Kosten: $25–50 pro Überweisung + 3–4 % Währungsumrechnung
• Tempo: 2–5 Werktage
• Setup: Null. Keine Verträge, kein Onboarding, keine neuen Tools

Und für einzelne Projekte oder kurzfristige Freelancer mag das ausreichen.

Doch bei Vollzeitstellen zeigen sich schnell Schwächen. Wechselkursverluste schlucken Löhne. Verzögerungen erschweren das Vertrauen. Und vor allem: eine direkte Bezahlung an eine ausländische Person, insbesondere als Vollzeitbeschäftigten, kann erhebliche rechtliche Probleme im Heimatland des Mitarbeiters auslösen.

Unwissentlich könnten Sie:

• Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze begehen, die eine Arbeitgeberregistrierung vorschreiben
• Pflichtige Steuern und Beiträge versäumen
• Permanent Establishment (PE) auslösen, was Ihr Unternehmen steuerlich in ein anderes Land zieht

Obwohl direkte Zahlungen in sehr beschränkten Fällen akzeptabel sein können, bietet diese Methode keinen rechtlichen Schutz für Ihr Unternehmen und keinen Arbeitnehmerschutz für den Mitarbeitenden. Das erhöht Risiken auf beiden Seiten und schädigt Bindung sowie Vertrauen.

Über eine lokale Gesellschaft (mit oder ohne Gehaltsplattform)

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine juristische Person im Land des Mitarbeiters eingerichtet hat, können Sie eine regelkonforme lokale Gehaltsabrechnung durchführen und ihn wie einen inländischen Mitarbeiter bezahlen. Es ist die formellste Art, international zu bezahlen. Zudem haben Sie die volle Kontrolle über Verträge, Gehälter, Steuerabzüge, Benefits und Berichterstattung.

Warum ist das verlockend:

• Kosten: Hohe Anfangsinvestition. Einrichtung kostet meist über 50.000 USD pro Land
• Tempo: 2–4 Wochen (wenn die Gesellschaft bereits aktiv ist)
• Setup: Vollständige Gesellschaft erforderlich. Lokales Bankkonto, Steuernummer, HR/Gehaltsinfrastruktur

Und wenn Sie ein Team mit 50+ Mitarbeitenden in einem Land aufbauen, kann sich dieser Weg lohnen.

Sobald die Gesellschaft läuft, haben Sie zwei Möglichkeiten: Die Gehaltsabrechnung intern abwickeln oder an einen lokalen Gehaltsanbieter outsourcen. Anbieter übernehmen die Auszahlung, Abzüge und Meldungen, aber nur nach vollständiger rechtlicher Einweisung und voller Haftung.

Über einen Employer of Record bezahlen

Wenn Sie schnell internationale Mitarbeiter bezahlen wollen, ohne Gesellschaften zu gründen oder lokale Gesetze zu jonglieren, ist ein EOR die flexibelste und regelkonformste Lösung.

Ein EOR arbeitet als rechtlicher Arbeitgeber für Ihr internationales Team, kümmert sich um Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialabgaben und gesetzliche Benefits — Sie brauchen keine lokale Gesellschaft zu gründen.

Sie bleiben für die tägliche Arbeit Ihres Mitarbeiters verantwortlich. Das EOR übernimmt alles Weitere im Hintergrund.

Warum ist das verlockend:

• Kosten: $300–$1.000/Monat pro Mitarbeiter (Festpreis, deckt Gehaltsabrechnung, Compliance, Meldungen und Support ab)
• Tempo: 48 Stunden bis 5 Werktage für Onboarding und Gehaltsstart
• Setup: Gering. Keine Gesellschaften, keine lokalen Anbieter, keine Steuerregistrierungen. Einmal unterschreiben.

Für US-Unternehmen bedeutet das:

• Kein Kampf mit ausländischen Arbeitsgesetzen oder Steuergesetzen
• Keine Verzögerungen durch Gesellschaftsgründung
• Kein Risiko der Falsklassifizierung oder unbeabsichtigtes Permanent Establishment
• Eine monatliche Rechnung, klar, vorhersehbar und in USD

Und wenn mal etwas schiefgeht, greift der richtige EOR ein.

Immer mehr Unternehmen wählen EOR gegenüber klassischen Methoden. Hier 5 Gründe, warum EORs der klügste Weg für US-Unternehmen sind.

Warum EORs die smarte Lösung für Bezahlung + Compliance sind

Wenn Sie versuchen, Mitarbeiter international zu bezahlen, ohne eine Gesellschaft zu haben, ist ein Employer of Record (EOR) oft die sicherste, schnellste und effizienteste Option. Für US-Unternehmen, die mit unbekannten Arbeitsgesetzen navigieren, Steuerfehler vermeiden und Talente schnell onboarden wollen, bieten EORs eine Lösung ohne den üblichen rechtlichen und logistischen Aufwand.

Hier sind die Gründe, warum immer mehr Firmen EORs zu ihrer Standardstrategie für globale Gehaltsabrechnung (und Hiring) machen:

1. Sie bleiben ab Tag eins regelkonform

EORs übernehmen die Verantwortung dafür, dass alle Arbeitsverträge, Benefits und Gehaltsprozesse den lokalen Gesetzen entsprechen. Keine Rätselraten, kein googeln nach ausländischen Standards, kein hektisches Suchen nach rechtlichen Auslegungen.

Der ROI: Vermeidung von 5.000–50.000 USD in Compliance-Strafen und Einsparung von