TL;DR

• Die Bezahlung internationaler Mitarbeitender kann kompliziert sein: Rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken lauern hinter einfachen Zahlungsmethoden wie Überweisungen oder Zahlungsplattformen.
• Eine permanente Betriebsstätte (PE) kann Steuerpflichten, Strafen und zusätzliche Compliance-Kosten auslösen, wenn Sie Mitarbeitende direkt aus den USA bezahlen.
• Weitere Risiken sind Fehlklassifizierungsstrafen, Visa-Verzögerungen und Verstöße gegen lokale Arbeitsgesetze (z.B. Sozialleistungen, Kündigungsschutz).
• Drei gängige Zahlungsmethoden:
  • Direkte HQ-Zahlung: Geringe Kosten und schnelle Abwicklung, aber sehr hohe Compliance-Risiken, insbesondere bei Vollzeitbeschäftigten.
  • Lokale Entität: Am besten für große Teams, aber teuer, langsam und komplex mit erheblichem rechtlichem Aufwand.
  • Employer of Record (EOR): Schnelle, regelkonforme und risikoarme Lösung mit minimalem Setup und vorhersehbaren Kosten.
• Warum EORs die beste Wahl sind:
  • Rechtssichere Verträge, Gehaltsabrechnung und Benefits, die von Experten verwaltet werden.
  • Keine Gründung einer eigenen Entität oder lokale Registrierung notwendig.
  • Schneller Onboarding-Prozess—Bezahlung der Mitarbeitenden in 1-2 Wochen, nicht Monaten.
  • Eine vorhersehbare Rechnung in Ihrer Landeswährung (berechnet in USD, GBP und Euro).
  • Kein Risiko der Fehlklassifizierung—EORs stellen Mitarbeitende als Vollzeitangestellte ein.
• Rivermate bietet: Globale Gehaltsabrechnung, Compliance und Support in über 150 Ländern, mit persönlicher Unterstützung via Slack oder WhatsApp.

Wie man internationale Mitarbeitende regelkonform bezahlt

Die Bezahlung von Talenten im Ausland sollte kein Labyrinth sein. Für US-Unternehmen ist es das oft jedoch.

Sie beginnen mit einem einfachen Ziel: Geld an Ihren Entwickler in Deutschland oder Ihren Marketer auf den Philippinen schicken. Doch dann kommen die Hindernisse: Überweisungsgebühren ($25–50 pro Zahlung), 3–4 % FX-Aufschläge und mehrtägige Verzögerungen, die Ihr Team frustrieren.

Die gute Nachricht? Es gibt bewährte Wege, internationale Mitarbeitende zu bezahlen, und die richtige Methode kann Ihnen über $200 pro Mitarbeitenden im Monat sparen.

Doch jede Option bringt eigene rechtliche, steuerliche und Compliance-Risiken mit sich. Was wie eine einfache Zahlung erscheint, kann Steuerpflichten auslösen, eine permanente Betriebsstätte verursachen oder bei Nichtbeachtung zu Fehlklassifizierungsstrafen führen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen:

• Die 3 häufigsten Methoden der internationalen Gehaltsabrechnung und wann welche zu verwenden ist

• Kosten-, Risiko- und Geschwindigkeitvergleiche für jede Option

• Wie globale Gehaltsabrechnungsplattformen und EORs die Compliance vereinfachen und Skalierung ermöglichen

Kann man rechtlich ausländische Mitarbeitende bezahlen?

Kurz gesagt: ja.

Doch die Bezahlung ausländischer Mitarbeitender bringt ihre Tücken mit sich. Es ist nicht so einfach wie eine Überweisung ins Ausland. Die meisten Unternehmen starten mit einfachen Überweisungen oder Zahlungsplattformen, in der Annahme, sie sparen Gebühren. Was sie nicht realisieren: Diese einfachen Zahlungswege übernehmen nur die Geldüberweisung, nicht die damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen.

Wir schauen uns einige Zahlungsszenarien an, die sehr komplex werden können, bevor wir im nächsten Abschnitt tiefer auf Zahlungsmethoden eingehen.

Das Problem der permanenten Betriebsstätte

Wenn Sie einen Vollzeit-Mitarbeitenden im Ausland direkt bezahlen, könnten Sie unbeabsichtigt eine sogenannte permanente Betriebsstätte (PE) auslösen.

Das bedeutet, dass die ausländische Regierung Ihr Unternehmen als steuerpflichtige Geschäftseinheit in diesem Land einstufen könnte, inklusive Steuerpflichten, Registrierungspflichten und Strafen bei Nichteinhaltung.

Das könnte Sie kosten:

• Körperschaftssteuersätze von 20-40 % auf alle in diesem Land erzielten Umsätze
• Registrierungsstrafen von 5.000–50.000 USD
• Laufende Compliance-Kosten von 15.000–30.000 USD jährlich
• Potenzielle Nachsteuerforderungen für Vorjahre

PE ist kein rein theoretisches Risiko. Es wird in Europa, Asien und Lateinamerika durchgesetzt, insbesondere wenn:

• Ihr ausländischer Mitarbeitender Vollzeit arbeitet oder langfristige Verantwortlichkeiten übernimmt
• Er Umsätze generiert oder Geschäftsprozesse vor Ort steuert
• Ihre Arbeitsverträge nicht den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen

Einmal ausgelöst, kann PE eine „Steuerverbindung“ schaffen, die Ihr Unternehmen in den Steuer- und Berichtssystemen eines anderen Landes bindet, oft ohne dass Sie es rechtzeitig bemerken.

Steuerpflichten, die Sie nicht ignorieren dürfen

Selbst wenn Sie PE vermeiden, gelten andere steuerliche Verpflichtungen:

• Lohnsteuer und Sozialabgaben müssen in der Regel im Wohnsitzland des Mitarbeitenden gezahlt werden. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen von 10–25 % der unbezahlten Beträge plus Zinsen.
• Die USA verlangen zudem IRS-Dokumente wie Form W-8BEN, um den ausländischen Status zu bestätigen und Strafen zu vermeiden.
• Ohne ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen könnten Sie doppelt besteuert werden, einmal in den USA und einmal im Ausland.

Beispielsweise unterhält die USA insgesamt 30+ Sozialversicherungsabkommen, um doppelte Sozialversicherungszahlungen zu vermeiden. Diese decken jedoch nur bestimmte Aspekte der Compliance ab. Sie müssen weiterhin lokale arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstehen, inklusive Leistungen, Versicherungen, Kündigungen und mehr.

Weitere Risiken, die Sie übersehen könnten

Neben PE und Steuern gibt es weitere Herausforderungen, die Unternehmen bei der Bezahlung von Mitarbeitenden im Ausland häufig aus dem Gleichgewicht bringen:

• Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden: Wenn jemand als Auftragnehmer statt als Angestellter bezahlt wird, kann das rechtliche und finanzielle Strafen nach sich ziehen ($1.000–5.000 pro falsch klassifiziertem Mitarbeitenden), wenn die Behörden die Rolle neu einstufen.

• Visa- und Einwanderungsverzögerungen: Unzureichende Zahlungsstrukturen können die Arbeitserlaubnis gefährden, was die Abschiebung des Mitarbeitenden, Strafen bis zu $20.000 pro Verstoß und zukünftige Visa-Sponsoring-Verbote nach sich ziehen kann.

• Lokale Arbeitsgesetze und gesetzliche Benefits: Die meisten Länder verlangen Urlaubstage, Elternzeit, Krankenversicherung und Kündigungsschutz—keine dieser Leistungen ist optional.

• Wechselkursvolatilität: Zahlungen in Fremdwährungen können Ihren Gehaltsprozess und Ihre Budgetplanung stören, aufgrund schwankender Kurse und Bankgebühren.

• Datenschutzgesetze: Wenn Ihr Team in der EU oder anderen datenschutzregulierten Regionen sitzt, müssen Sie GDPR oder gleichwertige lokale Datenschutzgesetze einhalten, insbesondere bei der Verarbeitung von Mitarbeitendenakten oder Gehaltsdaten.

Welche Optionen haben Sie also? Schauen wir uns an, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen können, ohne in die oben genannten Probleme zu laufen.

3 Wege, internationale Mitarbeitende zu bezahlen

Option	Kosten	Setup-Zeit	Compliance-Risiko	Am besten geeignet für
Direkte HQ-Zahlung (Vollzeit und Contractors)	$	Sofort	Sehr Hoch	Temporäre US-Expats
Lokale Entität	$$$$$	6–12 Monate	Niedrig	Große Teams (30+ pro Land)
Employer of Record	$$	1–2 Wochen	Niedrig	Teams von 1–20 pro Land

Je nach Teamgröße, Standort und Risikobereitschaft gibt es verschiedene Wege, die jeweils Vor- und Nachteile sowie rechtliche Implikationen haben.

Direktzahlung vom US-Hauptsitz

Einige US-Unternehmen erwägen, internationale Mitarbeitende direkt aus ihrer inländischen Gehaltsabrechnung oder Bankkonto via Überweisung, Wise oder als „Contractors“ zu bezahlen. Es ist schnell, erfordert kein Setup und wirkt wie eine kostengünstige Einstiegslösung.

Manchmal nennen sie sie Mitarbeitende. Manchmal Contractors. Aber der Mechanismus ist derselbe: Sie zahlen außerhalb eines formellen Gehaltsabrechnungssystems.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $25–50 pro Überweisung + 3–4 % Wechselkursverlust
• Geschwindigkeit: 2–5 Werktage
• Setup: Null. Keine Verträge, kein Onboarding, keine neuen Tools

Und für einzelne Projekte oder kurzfristige Freelancer mag das ausreichen.

Doch bei Vollzeitbeschäftigten zeigen sich schnell Schwachstellen. Wechselkursverluste schmälern das Gehalt. Verzögerungen schaffen Vertrauensprobleme. Und vor allem: Die direkte Bezahlung eines ausländischen Mitarbeitenden, besonders bei Vollzeit, kann ernsthafte Compliance-Probleme im Heimatland des Mitarbeitenden auslösen.

Sie könnten unwissentlich:

• Lokale Arbeitsgesetze verletzen, die eine Arbeitgeberregistrierung vorschreiben
• Obligatorische Steuerabzüge und Beiträge versäumen
• Die PE-Status auslösen, was Ihr Unternehmen steuerlich im Ausland exponiert

Während direkte Zahlungen in sehr eingeschränkten Fällen akzeptabel sein können, bieten sie keinen rechtlichen Schutz für Ihr Unternehmen und keine Beschäftigungsschutzrechte für den Mitarbeitenden. Diese Kombination erhöht das Risiko auf beiden Seiten und untergräbt Bindung sowie Vertrauen.

Bezahlung über eine lokale Entität (mit oder ohne Gehaltsanbieter)

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine rechtliche Entität im Land des Mitarbeitenden eingerichtet hat, können Sie eine regelkonforme lokale Gehaltsabrechnung durchführen und ihn wie jeden inländischen Mitarbeitenden bezahlen. Das ist die formalste Methode, international zu bezahlen. Und Sie haben volle Kontrolle über Verträge, Gehälter, Steuerabzüge, Benefits und Berichte.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: Hohe Anfangsinvestition. Die Gründung kostet meist über $50.000 pro Land
• Geschwindigkeit: 2–4 Wochen (wenn die Entität bereits besteht)
• Setup: Vollständige Entität erforderlich. Lokales Bankkonto, Steuerregistrierung, HR/Gehaltsinfrastruktur

Und wenn Sie ein Team mit 50+ Personen in einem Land aufbauen, kann diese Methode sinnvoll sein.

Sobald die Entität läuft, haben Sie zwei Optionen: Gehaltsabrechnung intern durchführen oder an einen lokalen Gehaltsanbieter outsourcen. Anbieter übernehmen die Gehaltsauszahlung, Abzüge und lokale Meldungen—aber nur nach Abschluss aller rechtlichen Schritte und bei voller Compliance-Verantwortung.

Das sieht in der Praxis so aus:

Angenommen, Ihr US-Unternehmen hat eine deutsche GmbH und zahlt einem Vollzeitmitarbeitenden €6.000/Monat. Ein lokaler Gehaltsanbieter wird:

• Arbeitgeberbeiträge (typischerweise 20–25 % des Gehalts in Deutschland) berechnen, also ca. €1.200–1.500/Monat an Sozialabgaben
• Nettogehalt von ca. €3.500–€4.000 nach Einkommensteuer und Mitarbeitendenbeiträgen auszahlen
• Berichte beim Finanzamt, bei Krankenkassen und Rentenversicherungen einreichen
• Eine monatliche Servicegebühr (oft €150–€250 pro Mitarbeitenden) erheben

Dazu kommen noch:

• Überweisung von ca. €7.500–8.000/Monat auf das deutsche Geschäftskonto, um Bruttogehalt, Steuern und Anbietergebühren zu decken
• Laufende Anpassungen an deutsche Steuergesetze, Urlaubsregelungen und gesetzliche Benefits

Das ist viel Infrastruktur und Aufwand, vor allem bei nur ein oder zwei Mitarbeitenden. Diese Methode eignet sich gut für große Unternehmen mit eigenen rechtlichen und HR-Teams. Für mittelständische Firmen ist die Einrichtung von Entitäten in mehreren Ländern jedoch ein hoher Aufwand und teuer. Sie müssen laufend Steueränderungen, lokale Arbeitsgesetze und länderspezifische Meldungen managen, oft mit mehreren Anbietern oder internen Teams.

Ja, es ist die rechtssicherste Methode, international zu bezahlen, aber auch die langsamste, teuerste und schwer skalierbare.

Fazit: Wenn Sie auf Geschwindigkeit, Einfachheit und Multi-Länder-Reichweite setzen, gibt es eine schnellere, weniger aufwändige Alternative, nämlich EOR.

Bezahlung über einen Employer of Record

Wenn Sie schnell internationale Mitarbeitende bezahlen müssen, ohne eigene Entitäten zu gründen oder lokale Gesetze zu jonglieren, ist ein EOR die flexibelste und regelkonforme Lösung.

Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihres internationalen Teams, übernimmt Verträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialabgaben und gesetzliche Benefits, sodass Sie keine lokale Entität aufbauen müssen.

Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Das EOR kümmert sich um alles andere im Hintergrund.

Warum es verlockend ist:

• Kosten: $300–1.000/Monat pro Mitarbeitenden (Pauschalgebühr für Gehaltsabrechnung, Compliance, Meldungen und Support)
• Geschwindigkeit: 48 Stunden bis 5 Werktage für Onboarding und Gehaltsstart
• Setup: Minimal. Keine Entitäten, keine lokalen Anbieter, keine Steuerregistrierungen. Nur einmal unterschreiben.

Für US-Unternehmen bedeutet das:

• Keine Auseinandersetzung mit ausländischen Arbeitsgesetzen oder Steuercodes
• Keine Verzögerungen bei der Entitätseinrichtung
• Kein Risiko der Fehlklassifizierung oder unbeabsichtigten PE
• Eine monatliche Rechnung, klar, vorhersehbar und in USD

Und wenn mal etwas schiefgeht, greift das richtige EOR ein.

Beispiel:

Als CloudCart, ein deutsches Tech-Unternehmen mit US-Verbindungen, dringend einen Remote-Mitarbeitenden in den Niederlanden einstellen musste, konnte ihr Buchhalter den rechtlichen Rahmen nicht navigieren. Rivermate trat als rechtlicher Arbeitgeber auf, rückdatierte Verträge, um Zahlungsprobleme zu lösen, und kümmerte sich schnell um Compliance und Papierkram, sodass der Mitarbeitende die Wohnungsanträge rechtzeitig einreichen konnte. Dasselbe Flexibilität half Hightekers, einer schnell wachsenden Beratung, in fünf europäischen Ländern ohne eigene Entitäten zu expandieren. Von Irland bis Schweden verwaltete Rivermate lokale Verträge, komplexe Klauselanfragen und lokale Gehaltsabrechnung. Hightekers musste keine mehreren Anbieter koordinieren oder auf bürokratische Hürden warten; sie konnten einfach weiter einstellen. Fazit: Wenn Ihr Ziel ist, global zu skalieren ohne rechtliche Engpässe oder Gehaltsstress, sind EORs die sauberste Lösung. Achten Sie nur darauf, mit einem passenden Partner wie Rivermate zusammenzuarbeiten.

Mehr Unternehmen entscheiden sich für EORs gegenüber traditionellen Methoden. Hier sind 5 Gründe, warum EORs der klügste Weg für US-Unternehmen sind.

Warum EORs die clevere Lösung für Bezahlung + Compliance sind

Wenn Sie versuchen, Mitarbeitende international zu bezahlen, ohne eine rechtliche Entität zu haben, ist ein Employer of Record (EOR) oft die sicherste, schnellste und effizienteste Option. Für US-Unternehmen, die sich durch unbekannte Arbeitsgesetze navigieren, Steuerfehler vermeiden und Talente zügig onboarden wollen, bieten EORs eine Lösung ohne den üblichen rechtlichen und logistischen Aufwand.

Hier ist, warum immer mehr Firmen EORs zu ihrer bevorzugten Strategie für globale Gehaltsabrechnung (und Einstellung) machen:

1. Sie bleiben ab Tag eins regelkonform

EORs übernehmen die Verantwortung, dass alle Arbeitsverträge, Benefits und Gehaltsprozesse den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen. Das bedeutet: kein Rätselraten, kein Googeln nach ausländischen Beschäftigungsstandards und kein hektisches Interpretieren.

Der ROI: Vermeiden Sie $5.000–50.000 an Compliance-Strafen und sparen Sie jährlich $15.000–30.000 an Anwaltskosten, die Sie sonst hätten.

2. Sie müssen keine lokalen Anwälte engagieren

Da der EOR der rechtliche Arbeitgeber ist, kümmert er sich um alle landesspezifischen Anforderungen. Sie müssen keine lokalen Anwälte oder Compliance-Berater in jedem Land beauftragen. Das spart Zeit und reduziert Kosten sowie Risiken erheblich.

Vergleich zu DIY: $5.000–15.000 pro Land für rechtliche Einrichtung + laufende Beratungskosten vs.