Wie viel kostet ein Employer of Record? Leitfaden 2025

Internationale Einstellung bringt eine steile Lernkurve mit sich, insbesondere bei Compliance, Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten. Für expandierende Unternehmen kann ein Employer of Record (EOR) https://www.rivermate.com/employer-of-record diese Komplexität vereinfachen, indem er der rechtliche Arbeitgeber Ihrer internationalen Mitarbeitenden wird und alles von lokalen Verträgen bis zu gesetzlichen Beiträgen verwaltet.

Aber wie viel kostet ein Employer of Record?

Kurz gesagt: Es kommt darauf an. Einige Anbieter berechnen nur $199/Monat pro Mitarbeiter, während andere je nach Region und Service-Stufe über $700 hinausgehen. Das Verständnis, was enthalten ist – und was nicht – ist entscheidend, um zu bewerten, ob ein EOR kosteneffizient für Ihr Unternehmen ist.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie EOR-Preise funktionieren, welche Faktoren die Kosten eines Employer of Record beeinflussen und wo versteckte Gebühren lauern. Wir vergleichen auch typische EOR-Modelle mit den Kosten für eigene Entity gründen und erläutern, wie ein Partner wie Rivermate eine transparente Alternative für compliance-bewusste Teams bietet.

Beginnen wir damit, wie EORs ihre Preise strukturieren.

Übersicht gängiger Preismodelle für Employer of Record

EOR-Preise fallen typischerweise in zwei Hauptmodelle: Pauschalpreis und Prozentsatz des Gehalts. Jedes Modell beeinflusst, wie vorhersehbar und skalierbar Ihre Einstellungskosten sind.

1. Pauschalmodell

Viele EORs bieten eine feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter an. Diese liegt meist zwischen $200 und $700/Monat pro Mitarbeiter, abhängig vom Anbieter, Land und Service-Level.

Vorteile des Pauschalmodells:

• Vorhersehbares Budgetieren: Sie wissen genau, was Sie jeden Monat zahlen
• Transparenz: Einfacher Vergleich zwischen Anbietern und Regionen
• Skalierbarkeit: Ideal für Teams, die mehrere Rollen in verschiedenen Ländern einstellen

Anwendungsfall: Ein mittelständisches Unternehmen, das 10 Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einstellt, kann die Gesamtausgaben im Voraus modellieren, ohne variable Spitzen durch Gehalt oder Steuern.

2. Prozentsatzmodell des Gehalts

Einige EORs berechnen Gebühren als Prozentsatz des Bruttogehalts des Mitarbeiters, meist zwischen 5% und 10%. Für höher bezahlte Mitarbeitende oder in Ländern mit hohen Steuern kann das schnell teuer werden.

Herausforderungen des Prozentsatzmodells:

• Weniger Kostenkontrolle: Gebühren steigen proportional zu Gehaltserhöhungen, Boni und Provisionen
• Weniger Transparenz: Schwieriger, die tatsächlichen Kosten ohne detaillierte Aufschlüsselung zu erkennen
• Höhere Gesamtkosten des Besitzes: Führt oft zu höheren Gesamtkosten, besonders bei Führungsrollen

Beispiel: Bei einem Bruttomonatsgehalt von 8.000 USD wären 10% EOR-Gebühr 800 USD – fast dreimal so viel wie eine pauschale $299/Monat Gebühr.

3. Länderspezifische Preise

Einige EORs kombinieren beide Ansätze je nach Land. Zum Beispiel bieten sie in Ländern mit stabilen Regulierungen Pauschalpreise an, in Märkten mit hohem Compliance-Aufwand variable Gebühren.

Beispiel: Lokale EOR-Firmen bieten meist niedrigere Preise, weil sie nur in einem Markt operieren und keine Mehrländer-Infrastruktur pflegen. Kleinere EOR-Anbieter bieten oft Rabatte bei langfristigen Verpflichtungen, besonders wenn Sie Ihre Mitarbeiterzahl über die Zeit skalieren wollen.

Was decken die Kosten eines Employer of Record typischerweise ab?

Obwohl die Preismodelle variieren, decken die meisten EOR-Gebühren eine Kernpalette an Dienstleistungen ab, die es ermöglichen, Mitarbeiter in ausländischen Märkten einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten, ohne eine lokale Entity zu gründen.

Hier ist, was typischerweise im monatlichen EOR-Gebühr enthalten ist:

1. Rechtliche Beschäftigungsaufnahme

• Der EOR wird der rechtliche Arbeitgeber im Gastland
• Verwaltung der Beschäftigungsregistrierung, Steuer-ID-Anmeldung und Einhaltung des Arbeitsrechts

2. Arbeitsverträge

• In der Landessprache, angepasst an lokale Vorschriften
• Enthalten länderspezifische Klauseln wie Kündigungsfristen, Arbeitszeiten und Probezeiten

3. Gehaltsabrechnung

• Monatliche Gehaltsberechnung, Steuerabzug und gesetzliche Beiträge
• Gehaltsabrechnungen gemäß landesspezifischer Gehaltsgesetze

4. Steuer- und Compliance-Management

• Einreichung von Sozialversicherungs-, Krankenversicherungs-, Renten- und anderen staatlich vorgeschriebenen Beiträgen

• Einreichung von Mitarbeiterberichten bei den Behörden

5. Benefits-Administration

• Gesetzliche Benefits (z.B. Mutterschaftsurlaub, öffentliche Gesundheitsversorgung, Rentenfonds)
• Optional: Zusatzleistungen wie private Versicherungen, Essensgutscheine oder Firmenwagen. Abrechnung separat oder gebündelt je nach Anbieter.

6. Onboarding und Offboarding

• Angebotsschreiben, Vertragsunterzeichnung und erste Dokumentation
• Gesetzeskonformes Offboarding, Abfindungen und Exit-Dokumente nach Bedarf

7. HR-Unterstützung

• Lokale HR-Kontakte für Urlaubsplanung, Spesenabrechnungen, Richtlinienfragen und Leistungsmanagement
• Einige EORs wie Rivermate bieten 24/7 Support via Slack oder WhatsApp, nicht nur Ticket-Systeme

Beachten Sie: Während diese Leistungen Standard sind, beinhaltet nicht jeder Anbieter alles im Grundpreis. Für Extras wie Benefits-Setup, Bonuszahlungen oder Visabearbeitung können zusätzliche Gebühren anfallen. Das behandeln wir als Nächstes.

Versteckte oder zusätzliche Gebühren beim Employer of Record, auf die man achten sollte

Auf dem Papier wirkt die monatliche Gebühr eines EOR einfach, aber die tatsächliche Rechnung kann eine andere Geschichte erzählen. Viele Anbieter fügen versteckte Gebühren hinzu oder bieten à-la-carte-Services, die die Gesamtkosten für Beschäftigung in die Höhe treiben. Zum Beispiel berichten G2-Nutzer von Rippling, dass die Preistransparenz verbessert werden könnte. Kunden haben versteckte Gebühren, hohe Einrichtungsgebühren und unklare Verkaufsprozesse bemängelt, die die Budgetierung erschweren.

Hier sind die häufigsten Extras, auf die man achten sollte:

1. Onboarding-Gebühren

   Einige Anbieter berechnen eine einmalige Setup-Gebühr pro Mitarbeiter. Diese deckt Dokumentenbearbeitung, Vertragsentwurf und lokale Registrierungen ab, sind aber nicht immer transparent offengelegt.

2. Offboarding- oder Kündigungsgebühren

   Es sind zusätzliche Kosten zu erwarten, wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen, besonders in Ländern mit komplexen Arbeitsgesetzen. Einige Anbieter berechnen:

• Pauschale Offboarding-Gebühren
• Rechtliche Beratung pro Land
• Obligatorische Abfindungsberechnungen, die als Zusatzservice berechnet werden

3. Bonus- oder Provisionszahlungen

   Während die Gehaltsverarbeitung meist inklusive ist, können nicht-regularle Zahlungen wie Boni oder Provisionen Gebühren verursachen oder müssen im Voraus angekündigt werden, um gesetzeskonform zu sein. Bei Deel berichten G2-Nutzer, dass die Gebühren je nach Auszahlungsmethode relativ hoch sein können.

4. Währungsaufschläge

   Wenn Sie in USD fakturieren, aber Mitarbeiter in lokaler Währung bezahlen, achten Sie auf Devisenaufschläge. Einige Anbieter aufschlagen Wechselkurse, was sich bei mehreren Mitarbeitern summiert.

5. Länderspezifische Zuschläge

   In Ländern mit hoher Komplexität (z.B. Brasilien, Frankreich, China) fügen einige EORs eine regionale Komplexitätsprämie hinzu, die manchmal Ihre pro Mitarbeiter Gebühr verdoppelt.

6. Plattformbeschränkungen
   Kostengünstige oder softwareorientierte Plattformen bieten möglicherweise nicht:

• Echtzeit-Human Support
• Individuelle Verträge oder Benefits
• Länderbezogene Beratung
  Es kann sein, dass Sie externe Rechtsberatung benötigen, was die Gesamtkosten erhöht. In Taiwan liegen die Gebühren für Rechtsberatung beispielsweise bei etwa NT$2.000 bis NT$8.000 pro Stunde, je nach Komplexität. Komplexere Fälle können RMB 10.000 pro Stunde übersteigen.

Ein vorhersehbarer, pauschaler Partner vermeidet diese Fallstricke, indem er Kernleistungen in einem monatlichen Preis bündelt, ohne Setup- oder Überraschungszuschläge. Nun schauen wir uns an, was diese Preise beeinflusst.

Was beeinflusst die Kosten eines Employer of Record?

EOR-Kosten können je nach Land, Mitarbeiterprofil und Komplexität der Einhaltung der Vorschriften erheblich variieren. Selbst bei Pauschalpreisanbietern gibt es echte Unterschiede in den Preisklassen, und diese sind nicht willkürlich.

Hier die wichtigsten Faktoren, die die Kosten eines Employer of Record beeinflussen:

1. Beschäftigungsland

   Länder mit hoher regulatorischer Komplexität oder obligatorischen Sozialbeiträgen haben tendenziell höhere EOR-Gebühren. Beispiele sind:

• Deutschland: Arbeitgeberbeiträge können über 20% des Bruttogehalts betragen
• Frankreich: Komplexe Arbeitsgesetze und obligatorische Benefits
• Brasilien: Zahlreiche Steuererklärungen, Benefits und Gewerkschaftsverpflichtungen
  Im Gegensatz dazu haben Länder wie die UAE, Singapur oder Mexiko in der Regel geringeren Verwaltungsaufwand und einfachere Gehaltsregeln.

2. Mitarbeiter-Seniorität und Vergütung

   Einige EORs (insbesondere solche mit Prozentsatz des Gehalts) berechnen mehr für senior Mitarbeitende mit höherem Gehalt, Boni oder Aktienzuschüssen. Auch bei Pauschalmodellen können komplexe Benefits oder Führungspakete zusätzliche Unterstützung und Kosten erfordern.

3. Benefits-Komplexität

   Gesetzliche Benefits sind meist inklusive, aber Zusatzleistungen (z.B. private Krankenversicherung oder Rentenpläne) und länderspezifische Zulagen (z.B. 13. Monatsgehalt, Essensgutscheine) können die Gesamtkosten je nach Struktur oder Verwaltung erhöhen.

4. Compliance-Risiko-Profil

Hochregulierte Rollen (z.B. im Gesundheitswesen, Finanzwesen oder Regierung) erfordern möglicherweise strengere Vertragsbedingungen, lokale Lizenzüberprüfungen oder rechtliche Überwachung, was die Servicekosten erhöht.

5. Anzahl der Mitarbeitenden

   Die Gesamtzahl der Mitarbeitenden kann die Kosten eines Employer of Record beeinflussen. Viele Anbieter verwenden volumenabhängige gestaffelte Preise oder geben Rabatte für größere Teams, während die Verwaltung eines einzelnen Mitarbeiters höhere Gebühren pro Kopf anziehen kann.

6. Leistungsumfang, Anpassbarkeit und Extras

   Der Umfang der enthaltenen Dienstleistungen – ob einfache Gehaltsabrechnung oder erweiterte Unterstützung wie rechtliche Beratung, Visabearbeitung oder HR-Tech-Integrationen – kann die Preise erheblich beeinflussen. Maßgeschneiderte Lösungen und optionale Extras, wie individuelle Berichte oder White-Glove-Support, führen oft zu Preissteigerungen im Laufe der Zeit. Dieser „Preisanstieg“ wird häufig bei EOR-Anbietern und Drittanbieter-Bewertungen erwähnt.

Preisspannen für Employer of Record nach Region und Anbieter

Die Kosten für Employer of Record sind nicht „one size fits all“. Sie variieren je nach