Wie man einen Remote-Mitarbeiter kündigt – Dos and Don'ts

Beenden eines Remote-Mitarbeiters ist nie einfach, und die Entfernung kann es noch herausfordernder machen. Wenn Sie sich fragen, wie man einen remote Mitarbeitenden professionell kündigt, müssen Sie mehrere Dinge berücksichtigen. Sie möchten Kommunikationsbarrieren, rechtliche Risiken und die Auswirkungen auf Ihr Team verstehen – die gleichen Aspekte, die Sie bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern bedenken würden.

Ohne persönliches Treffen können virtuelle Gespräche unpersönlich wirken oder zu Missverständnissen führen. Die rechtliche Konformität ist ein weiteres Anliegen, insbesondere wenn der Mitarbeitende in einem [anderen Land] arbeitet.

Um den Prozess reibungslos und respektvoll zu gestalten, behandelt dieser Leitfaden die Dos and Don’ts bei Remote-Kündigungen. Die Befolgung dieses Leitfadens wird ein faires und professionelles Offboarding-Erlebnis gewährleisten.

Vorbereitung auf die Kündigung eines Remote-Mitarbeiters

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Die Kündigung selbst ist immer heikel, selbst in einem Büro. Aber im Gegensatz zu persönlichen Kündigungen benötigen remote Entlassungen zusätzliche Koordination.

Sie müssen die Logistik handhaben, klare Kommunikation aufrechterhalten und ein respektvolles Offboarding sicherstellen. Das Überstürzen des Prozesses kann zu Verwirrung, rechtlichen Risiken und Schäden an der Team-Moral führen. Bevor Sie also fortfahren, sollten Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. So kündigen Sie einen remote Mitarbeitenden, damit der Prozess so einfach und fair wie möglich verläuft.

Seien Sie sicher, dass Sie es aus den richtigen Gründen tun

Bevor Sie die Entscheidung treffen, bestätigen Sie, dass die Kündigung der angemessene Schritt ist. Es gibt mehrere gültige Gründe, einen Mitarbeitenden gehen zu lassen, wie:

• Schlechte Leistung – Anhaltendes Nicht-Erfüllen der Erwartungen trotz Feedback und Unterstützung.

• Fehlverhalten – Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien, unethisches Verhalten oder Verletzungen der Vertraulichkeit.

• Unternehmensumstrukturierung – Verkleinerung, Eliminierung redundanter Rollen oder Änderung der Geschäftsprioritäten.

• Position ist nicht mehr erforderlich – Änderungen im Geschäftsbedarf oder Automatisierung, die die Rolle obsolet machen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gründe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und konsequent bei den Mitarbeitern angewendet werden. Falls die Kündigung leistungsbezogen ist, sollte es eine Dokumentation der Leistungsbeurteilungen geben. Möglicherweise müssen Sie auch Aufzeichnungen über Feedback und vorherige Warnungen führen.

Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Kündigung mit den geltenden Gesetzen übereinstimmt. Bestätigen Sie die Einhaltung von Arbeitsverträgen und lokalen Arbeitsgesetzen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ansprüche wegen ungerechtfertigter Kündigung zu riskieren.

Haben Sie einen Offboarding-Plan bereit

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess sorgt für einen professionellen und organisierten Übergang. Ohne einen kann die Kündigung abrupt wirken und operative Störungen verursachen. Bevor Sie das Gespräch planen, gehen Sie folgende Schritte durch:

• Dokumente vorbereiten – Es gibt viele Dokumente, die Sie vor der Terminplanung bereithalten sollten. Ein formelles Kündigungsschreiben, relevante Vereinbarungen, Abfindungsdetails (falls zutreffend) und Informationen zum letzten Gehalt.

• Mit HR, IT und Finanzen abstimmen – Informieren Sie die entsprechenden Abteilungen im Voraus. Das hilft ihnen, Systemzugänge zu entfernen, Gehaltsabrechnungen anzupassen und Compliance-Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

• Übergang planen – Das Kündigen eines Mitarbeiters ohne Backup-Plan kann nach hinten losgehen. Stellen Sie sicher, dass klar ist, wer die Verantwortlichkeiten übernimmt, und setzen Sie einen Zeitplan für die Wissenstransfer.

Ein klarer Offboarding-Plan schützt Ihr Unternehmen. Er macht den Vorgang auch für den ausscheidenden Mitarbeitenden reibungsloser und respektvoller.

Sicherheits- und Datenschutz planen

Bei der Kündigung eines remote Mitarbeiters müssen Sie zügig handeln, um Unternehmensdaten zu schützen. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen könnten ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf sensible Informationen haben, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Zugänge sofort widerrufen – Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, vor allem wenn es nicht freundschaftlich war, müssen Sie sich auf Sicherheit konzentrieren. Deaktivieren Sie E-Mail-Konten, Unternehmenssoftware, VPN-Zugänge und alle Cloud-Tools sofort nach Wirksamwerden der Kündigung.

• Unternehmensgeräte zurückholen – Wenn der Mitarbeitende Geräte des Unternehmens benutzt hat, brauchen Sie eine Rückgaberegelung. Lassen Sie die Mitarbeitenden wissen, wie sie Laptops, Telefone oder andere Geräte zurückgeben können, oder sorgen Sie für eine sichere Remote-Datenlöschung.

• Gemeinsame Passwörter ändern – Aktualisieren Sie Zugangsdaten für geteilte Konten oder Tools, die genutzt wurden.

• Datenzugriffsrechte überprüfen – Prüfen Sie Zugriffsprotokolle, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Daten heruntergeladen oder geteilt wurden.

Durch vorausplanen können Sie Sicherheitsverletzungen vorbeugen. Es hilft auch, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig Ihre Unternehmensinformationen zu schützen.

Kündigungsgespräch im Voraus planen

Ein gut vorbereitetes Kündigungsgespräch macht den Ablauf professioneller und respektvoller. Vermeiden Sie Last-Minute-Termine, da diese das Gesprächhetzen und unpersönlich wirken lassen können. Stattdessen gehen Sie folgende Schritte:

• Den richtigen Zeitpunkt wählen – Wählen Sie eine Zeit, die private Gespräche ohne Störungen ermöglicht. Wenn der Mitarbeitende in einer anderen Zeitzone arbeitet, planen Sie es während seiner regulären Arbeitszeit.

• Geeignete Plattform verwenden – Nutzen Sie ein zuverlässiges Video-Konferenz-Tool. Es könnten Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet sein, um eine professionelle Atmosphäre zu gewährleisten.

• Unterstützung durch HR oder Rechtssupport sicherstellen – Falls nötig, lassen Sie einen HR-Vertreter oder Rechtsexperten anwesend sein. Das hilft bei der Beantwortung von Fragen und gewährleistet die Einhaltung der Kündigungsprozesse.

• Gesprächspunkte vorbereiten – Planen Sie, was Sie sagen wollen, klar, präzise und empathisch. Das vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine professionelle Botschaft.

Sich die Zeit für eine planvolle Vorbereitung des Treffens zu nehmen, zeigt Respekt für den Mitarbeitenden. Es hilft auch, die Situation reibungslos und rechtskonform zu bewältigen.

Durchführung des Kündigungsgesprächs

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters kann herausfordernd sein, insbesondere ohne persönliche Interaktion. Sie müssen klar, professionell und respektvoll sein. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeitende die Entscheidung vollständig versteht.

Ein gut geführtes Gespräch minimiert Missverständnisse, bewahrt die Würde und reduziert das Risiko rechtlicher Probleme. Behalten Sie diese Dos und Don’ts während des Gesprächs im Hinterkopf.

Do: Das Gespräch klar und präzise halten

Klarheit ist entscheidend, wenn Sie schwierige Nachrichten übermitteln. Ein langatmiges Gespräch kann zu Missverständnissen oder falschen Erwartungen führen. So bleiben Sie professionell:

• Bei den Fakten bleiben – Erklären Sie den Kündigungsgrund deutlich, ohne unnötige Details oder Emotionen.

• Direkt, aber respektvoll sein – Verwenden Sie einfache, neutrale Sprache, um die Botschaft zu vermitteln und Empathie zu zeigen.

• Übererklären vermeiden – Zu viele Details können Verwirrung stiften oder unnötige Diskussionen hervorrufen.

• Fragen zulassen – Geben Sie dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen zu nächsten Schritten zu stellen, z.B. Abfindung, Endgehalt oder Benefits.

Durch eine strukturierte und knappe Gesprächsführung läuft alles reibungslos für Sie und den Mitarbeitenden.

Don’t: Über Verhandlungen oder übermäßige Entschuldigungen

Obwohl Empathie wichtig ist, müssen Sie auch fest sein. Zu viel Entschuldigung oder Raum für Verhandlungen kann unrealistische Erwartungen schaffen. Was Sie vermeiden sollten:

• Die Entscheidung unsicher erscheinen lassen – Vermeiden Sie Formulierungen wie „vielleicht“ oder „wir überlegen noch“. Machen Sie klar, dass die Entscheidung endgültig ist.

• Falsche Hoffnung wecken – Aussagen wie „Vielleicht können wir in Zukunft nochmal darüber sprechen“ führen zu Missverständnissen und falschen Erwartungen.

• Gefühle die Überhand gewinnen lassen – Es ist natürlich, sich unwohl zu fühlen, aber zu viel Entschuldigung wirkt unprofessionell.

• In Streitigkeiten verfallen – Wenn der Mitarbeitende widerspricht, wiederholen Sie ruhig die Entscheidung und lenken das Gespräch auf die nächsten Schritte.

Eine professionelle und doch mitfühlende Herangehensweise sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Kündigung bei gleichzeitigem Respekt auf beiden Seiten.

Do: Das Meeting per Video durchführen

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters erfordert Professionalität und Empathie, und die Art, wie die Botschaft vermittelt wird, ist entscheidend. Die Kündigung per E-Mail oder Chat wirkt kalt und unpersönlich, was die Situation verschärfen kann. Stattdessen verwenden Sie einen Videoanruf, um:

• Professionalität zu wahren – Ein persönliches (auch virtuelles) Gespräch zeigt, dass Sie den Prozess ernst nehmen.

• Empathie zu zeigen – Ihre Gesichtsausdrücke zu sehen und Ihren Ton zu hören, macht das Gespräch menschlicher.

• Echtzeit-Kommunikation zu ermöglichen – Der Mitarbeitende kann Fragen stellen, und eine Live-Diskussion schafft sofortige Klärung.

Idealerweise sollten Sie Videoanrufe nutzen, stellen Sie aber sicher, dass der Mitarbeitende eine stabile Internetverbindung hat. Falls nötig, bieten Sie eine private telefonische Alternative an.

Don’t: Den Mitarbeitenden überraschen

Außer bei schwerwiegendem Fehlverhalten sollte die Kündigung niemals eine complete Überraschung sein. Mitarbeitende verdienen die Chance, sich zu verbessern, und plötzliche Kündigungen schaden der Moral und dem Vertrauen im Unternehmen. Um Überraschungen zu vermeiden:

• Folgen Sie Leitlinien für Leistungsbeurteilungen – Falls die Kündigung auf schlechter Leistung beruht, dokumentieren Sie frühere Warnungen und Verbesserungspläne.

• Geben Sie klares Feedback – Mitarbeitende sollten vor der Kündigung wissen, wo sie stehen.

• Stellen Sie Fairness sicher – Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen geben Sie die erforderliche Vorankündigung nach Unternehmenspolitik oder Arbeitsrecht.

Ein Mitarbeitender, der weiß, wo er steht, ist eher bereit, die Entscheidung professionell anzunehmen, was Frustration und rechtliche Risiken verringert.

Do: Rechtliche und Abfindungsinformationen klar bereitstellen

Nach der Übermittlung der Kündigungsmitteilung müssen Sie den Mitarbeitenden durch die nächsten Schritte führen. Unsicherheit über das Endgehalt, Benefits und rechtliche Verpflichtungen kann unnötigen Stress verursachen. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Details zum letzten Gehalt erklären – Teilen Sie mit, wann der letzte Lohn ausgekehrt wird, inklusive unbezahlter Urlaubstage oder Boni.

• Benefits-Informationen skizzieren – Falls zutreffend, erklären Sie, wie lange Krankenversicherung oder andere Benefits aktiv bleiben.

• Abfindungspakete diskutieren – Wenn Ihr Unternehmen Abfindungen anbietet, erläutern Sie die Konditionen und den Auszahlungszeitraum.

• Rechtliche Verpflichtungen klären – Falls es Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeitsklauseln oder Rückgabepflichten gibt, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeitende diese versteht.

Diese Informationen im Voraus bereitzustellen, hilft dem Mitarbeitenden, den Übergang reibungslos zu gestalten und Streitigkeiten zu vermeiden.

Don’t: Das Gespräch öffentlich machen oder respektlos sein

Kündigungen sollten stets privat und professionell durchgeführt werden. Das öffentliche Bekanntgeben oder disrespect gegenüber dem Mitarbeitenden kann den Ruf Ihres Unternehmens beschädigen und die Moral beeinträchtigen. Vermeiden Sie diese Fehler:

• Die Kündigung niemals vor dem Mitarbeitenden öffentlich im Team bekannt geben – Der Mitarbeitende sollte die Nachricht direkt von Ihnen erfahren.

• Nicht beschuldigen oder bloßstellen – Selbst bei Fehlverhalten bleiben Sie professionell und verzichten auf persönliche Angriffe.

• Vertraulichkeit wahren – Beschränken Sie die Details, die Sie mit anderen Mitarbeitenden teilen, auf das Nötigste.

Der respektvolle Umgang bei der Kündigung erhält die Würde des Mitarbeitenden und schützt die Unternehmenskultur.

Nach-der-Kündigung-Schritte & Team-Kommunikation

Nachdem Sie einen remote Mitarbeitenden gekündigt haben, sind Ihre Verantwortlichkeiten nicht beendet. Sie müssen Aufgaben des Nachfolgenden effizient erledigen und gleichzeitig die Team-Moral stabil halten. Ziel ist es, Störungen zu minimieren und das Vertrauen im Team zu bewahren. Befolgen Sie diese Schritte für eine effektive Kommunikation und Support:

Professionell den Rest des Teams informieren

Ihre verbleibenden Mitarbeitenden werden merken, wenn ein Teammitglied weg ist. Es ist wichtig, den Abschied professionell und respektvoll zu kommunizieren. Wie Sie die Botschaft vermitteln, kann die Moral beeinflussen. Effektive und respektvolle Kommunikation selbst in schwierigen Zeiten ist einer der Schlüssel zum [Aufbau und Erhalt einer starken Unternehmenskultur].

• Neutral und direkt bleiben – Einfach sagen, dass der Mitarbeitende das Unternehmen verlassen hat, ohne unnötige Details.

• Vertrauliche Informationen nicht teilen – Keine Einzelheiten über Leistungsprobleme oder Gründe für die Kündigung außerhalb des Notwendigen.

• Angemessene Kanäle verwenden – Ein kurzes E-Mail, eine Ankündigung im Team-Meeting reichen in der Regel aus. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Spekulationen.

Beispiel: "Wir möchten Sie darüber informieren, dass [Name des Mitarbeiters] nicht mehr im Unternehmen ist. Wir schätzen seine Beiträge und wünschen ihm alles Gute für die Zukunft. Bei Fragen zu Arbeitsabläufen wenden Sie sich bitte an [Name des Managers]."

Diese Herangehensweise hält die Kommunikation professionell und wahrt die Privatsphäre des ehemaligen Mitarbeiters.

Unterstützung für verbleibende Teammitglieder

Kündigungen können die Dynamik im Team beeinflussen, besonders wenn der Mitarbeitende eine bedeutende Rolle gespielt hat. Schnell zu handeln, um Bedenken zu klären und Arbeitslasten neu zu verteilen, hilft, Stabilität und Moral zu erhalten.

• Die Veränderung anerkennen – Geben Sie den Mitarbeitenden Raum, den Abschied zu verarbeiten. Auch sollten Sie unmittelbare Bedenken ansprechen.

• Arbeitsbelastung anpassen – Klären Sie, wer wichtige Verantwortlichkeiten übernimmt. Es ist wichtig, die Arbeitsbelastung zu beobachten und nötige Unterstützung zu bieten.

• Folgegespräch planen – Mitarbeitende können Fragen stellen, Bedenken äußern und sich auf die Zukunft einstellen.

Klare Anweisungen und Zuspruch helfen den verbleibenden Mitarbeitenden, engagiert und fokussiert zu bleiben.

Durchführung eines Exit-Interviews (wenn möglich)

Ein Exit-Interview kann wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur, Management und Prozesse bieten. Überlegen Sie, dem Mitarbeitenden vor dem Austritt die Gelegenheit zu geben, Feedback zu teilen.

• Konstruktiv bleiben – Fokus auf Erkenntnisse über die Erfahrung des Mitarbeitenden. Das Wiederaufgreifen der Kündigung selbst vermeiden.

• Nach Verbesserungen im Unternehmen fragen – Feedback zu Führung, Kommunikation und Arbeitsumfeld ermutigen.

• Positiv abschließen – Unabhängig von den Umständen bedanken Sie sich für die Beiträge, um eine professionelle Beziehung zu wahren.

Exit-Interviews sind eine Chance, Unternehmensrichtlinien zu verbessern und die Erfahrung für Ihre verbleibenden Teams zu optimieren.

Häufige Herausforderungen bei der Kündigung eines remote Mitarbeiters

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters bringt einzigartige Herausforderungen mit sich, die Sie in einem Büroalltag nicht antreffen. Zeitzonen, Geräte-Rückholung und rechtliche Einhaltung können zusätzlich komplex werden. Gut vorbereitet zu sein, hilft, den Prozess fair zu halten.

Umgang mit verschiedenen Zeitzonen

Wenn der remote Mitarbeitende in einer anderen Zeitzone arbeitet, kann das Planen des Kündigungsgesprächs schwierig sein. Ein geeigneter Zeitpunkt ist entscheidend. Das Letzte, was Sie möchten, ist, die Person außerhalb der Arbeitszeit unangemessen zu erwischen.

• Vorbereiten – Finden Sie eine Zeit, die mit den regulären Arbeitszeiten des Mitarbeitenden übereinstimmt, um Professionalität zu sichern.

• Flexibel sein – Bei großen Zeitzonen-Unterschieden bieten Sie mehrere Optionen an.

• Nicht am Wochenende oder außerhalb der Arbeitszeiten kündigen – Ein Mitarbeitender, der außerhalb seiner Arbeitszeit gekündigt wird, ist unhöflich.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender in Australien arbeitet und Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, planen Sie das Gespräch morgens US-Zeit, sodass es in deren Arbeitstag fällt.

Geräte-Rückholung verwalten

Im Gegensatz zu einem Büro, wo Mitarbeitende Geräte sofort zurückgeben können, haben remote Mitarbeitende möglicherweise firmeneigene Geräte zuhause. Sie benötigen einen klaren Ablauf, um diese sicher und effizient zurückzuholen.

• Rückgaberichtlinien im Voraus festlegen – Bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden klare Richtlinien zur Rückgabe der Geräte bei Kündigung aufstellen.

• Vorausbezahlte Versandetiketten bereitstellen – Den Rückgabeprozess so einfach wie möglich machen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

• Rücksendungen nachverfolgen – Best