Wie man einen Remote-Mitarbeiter kündigt – Dos and Don'ts

Beenden eines Remote-Mitarbeiters ist nie einfach, und die Distanz kann es noch herausfordernder machen. Wenn Sie sich fragen, wie man einen remote-Mitarbeiter professionell kündigt, müssen Sie mehrere Dinge berücksichtigen. Sie sollten Kommunikationsbarrieren, rechtliche Risiken und die Auswirkungen auf Ihr Team verstehen – die gleichen Aspekte, die Sie bei Einstellung remote-Mitarbeiter berücksichtigen würden.

Ohne ein persönliches Treffen können virtuelle Gespräche unpersönlich wirken oder zu Missverständnissen führen. Ein weiteres Anliegen ist die rechtliche Konformität, insbesondere wenn der Mitarbeiter in einem anderen Land arbeitet.

Um den Prozess reibungslos und respektvoll zu gestalten, deckt dieser Leitfaden die Dos and Don'ts bei Remote-Kündigungen ab. Die Befolgung dieses Guides stellt sicher, dass die Offboarding-Erfahrung fair und professionell verläuft.

Vorbereitung auf die Kündigung eines Remote-Mitarbeiters

Die Kündigung eines remote-Mitarbeiters erfordert sorgfältige Vorbereitung. Die Kündigung selbst ist immer heikel, selbst in einem Büro. Doch im Gegensatz zu persönlichen Kündigungen erfordern remote-Kündigungen zusätzliche Koordination.

Sie müssen Logistik klären, klare Kommunikation sicherstellen und ein respektvolles Offboarding gewährleisten. Wenn Sie den Prozess überstürzen, kann dies zu Verwirrung, rechtlichen Risiken und dem Abfall der Team-Moral führen. Daher müssen Sie vor dem weiteren Vorgehen die notwendigen Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. So kündigen Sie einen remote-Mitarbeiter, damit der Prozess so einfach und fair wie möglich verläuft.

Sicherstellen, dass die Gründe stimmen

Bevor Sie die Entscheidung treffen, bestätigen Sie, dass eine Kündigung der richtige Weg ist. Es gibt mehrere legitime Gründe, einen Mitarbeiter gehen zu lassen, wie zum Beispiel:

• Schlechte Leistung – Das konsequente Nichterreichen von Erwartungen trotz Feedback und Unterstützung.

• ** Fehlverhalten** – Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien, unethisches Verhalten oder Verletzung der Vertraulichkeit.

• Unternehmensumstrukturierung – Stellenabbau, Eliminierung redundanter Rollen oder Verschiebung der Geschäftsschwerpunkte.

• Position wird nicht mehr benötigt – Änderungen im Geschäftsbedarf oder Automatisierung, die die Rolle überflüssig machen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gründe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und konsequent bei allen Mitarbeitern angewandt werden. Wenn die Kündigung leistungsbezogen ist, sollte eine Dokumentation der Leistungsbeurteilungen vorliegen. Möglicherweise benötigen Sie auch Aufzeichnungen über Feedback und vorherige Abmahnungen.

Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Kündigung im Einklang mit den relevanten Gesetzen steht. Bestätigen Sie die Einhaltung von Arbeitsverträgen und lokalen Arbeitsgesetzen. Andernfalls riskieren Sie Ansprüche wegen ungerechtfertigter Kündigung.

Einen Offboarding-Plan haben

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess sorgt für einen professionellen und organisierten Übergang. Ohne einen solchen kann die Kündigung abrupt wirken und Betriebsstörungen verursachen. Bevor Sie das Gespräch planen, gehen Sie folgende Schritte durch:

• Dokumentation vorbereiten – Es gibt viel Dokumentation, die Sie vor der Terminsetzung vorbereiten sollten. Ein formelles Kündigungsschreiben, relevante Vereinbarungen, Abfindungsdetails (falls zutreffend) und Informationen zum letzten Gehalt sollten bereitliegen.

• Mit HR, IT und Finanzen abstimmen – Informieren Sie die betreffenden Abteilungen im Voraus. So können sie den Systemzugang, Lohnanpassungen und Compliance-Aufgaben rechtzeitig verwalten.

• Übergangsplan erstellen – Einen Mitarbeiter ohne Plan B zu kündigen, kann nach hinten losgehen. Bestimmen Sie, wer die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters übernimmt, und setzen Sie einen Zeitplan für Wissenstransfer fest.

Ein klarer Offboarding-Plan schützt Ihr Unternehmen. Er macht den Prozess auch für den ausscheidenden Mitarbeiter reibungsloser und respektvoller.

Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen treffen

Bei der Kündigung eines remote-Mitarbeiters müssen Sie schnell handeln, um Unternehmensdaten zu schützen. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen könnten ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf sensible Informationen haben. Dies stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Ihr Geschäft dar. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Zugänge sofort entziehen – Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, insbesondere wenn es nicht amicabel war, liegt der Fokus auf Sicherheit. Deaktivieren Sie E-Mail-Konten, Unternehmenssoftware, VPN-Zugänge und alle Cloud-Tools, sobald die Kündigung wirksam wird.

• Unternehmen Geräte zurückholen – Hat der Mitarbeiter Geräte des Unternehmens, muss eine Rückgaberegelung bestehen. Informieren Sie die Mitarbeiter, wie sie Laptops, Telefone oder andere Geräte zurückgeben, oder sorgen Sie für eine sichere Fern-Datenlöschung.

• Gemeinsame Passwörter ändern – Aktualisieren Sie Zugangsdaten für alle gemeinschaftlich genutzten Konten oder Tools.

• Datenberechtigungen prüfen – Überprüfen Sie Zugriffsprotokolle, um sicherzustellen, dass keine unautorisierte Daten heruntergeladen oder geteilt wurden.

Durch Vorausplanung können Sie Sicherheitsverletzungen vermeiden. Es hilft außerdem, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und gleichzeitig Ihre Unternehmensinformationen zu schützen.

Kündigungsgespräch im Voraus terminieren

Ein gut geplantes Kündigungsgespräch wirkt professioneller und respektvoller. Vermeiden Sie kurzfristige Terminsetzungen, da das Gespräch sonst gehetzt und unpersönlich wirken kann. Folgen Sie stattdessen diesen Schritten:

• Den richtigen Zeitpunkt wählen – Wählen Sie eine Zeit, die ein privates Gespräch ohne Ablenkungen ermöglicht. Bei Mitarbeitern in einer anderen Zeitzone planen Sie das Gespräch während ihrer regulären Arbeitszeit.

• Geeignete Plattform nutzen – Verwenden Sie ein zuverlässiges Video-Conferencing-Tool. Es könnte Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet sein, um eine professionelle Umgebung zu wahren.

• HR- oder Rechtshilfe sichern – Falls nötig, lassen Sie einen HR-Vertreter oder Rechtsberater anwesend sein. Das hilft, Fragen zu beantworten und die Einhaltung der Kündigungsverfahren zu gewährleisten.

• Gesprächspunkte vorbereiten – Planen Sie, was Sie sagen möchten, und behalten Sie es klar, präzise und empathisch. Damit lassen sich Missverständnisse vermeiden und die Botschaft professionell vermitteln.

Die Zeit in die Planung des Treffens zu investieren, zeigt Respekt für den Mitarbeiter. Es hilft auch, die Situation reibungslos und rechtssicher zu handhaben.

Durchführung des Kündigungsgesprächs

Die Kündigung eines remote-Mitarbeiters kann herausfordernd sein, insbesondere ohne persönliche Interaktion. Sie müssen klar, professionell und respektvoll sein. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Entscheidung vollständig versteht.

Ein gut geführtes Gespräch minimiert Verwirrung, wahrt die Würde und verringert das Risiko rechtlicher Probleme. Behalten Sie während des Gesprächs diese Dos and Don'ts im Hinterkopf.

Do: Gespräch klar und präzise halten

Klarheit ist entscheidend, wenn es um die Übermittlung schwieriger Nachrichten geht. Ein langwieriges Gespräch kann zu Missverständnissen oder falschen Erwartungen führen. So halten Sie es professionell:

• Fakten darlegen – Erklären Sie den Kündigungsgrund eindeutig, ohne unnötige Details oder Emotionen.

• Direkt aber respektvoll sein – Verwenden Sie einfache, neutrale Sprache und zeigen Sie Empathie.

• Übererklären vermeiden – Zu viele Details können zu Verwirrung oder unnötigen Rückfragen führen.

• Raum für Fragen lassen – Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, nach nächsten Schritten zu fragen, z. B. Abfindung, letzte Gehaltszahlung oder Benefits.

Eine strukturierte und präzise Gesprächsführung macht den Ablauf für beide Seiten einfacher.

Don’t: Über Verhandlungen oder zu viel Entschuldigung

Während Empathie wichtig ist, müssen Sie auch bestimmt sein. Übermäßige Entschuldigungen oder zu viele Verhandlungsversuche können unrealistische Erwartungen wecken. Vermeiden Sie:

• Unsichere Entscheidungen suggerieren – Keine Formulierungen wie „vielleicht“ oder „wir prüfen noch.“ Machen Sie klar, dass die Entscheidung endgültig ist.

• Falsche Hoffnung wecken – Aussagen wie „Vielleicht reconsideren wir in Zukunft“ führen nur zu Verwirrung.

• Emotionen die Oberhand gewinnen lassen – Auch wenn es unangenehm ist, zu viel Entschuldigung wirkt unprofessionell.

• In Streitigkeiten verwickelt werden – Wenn der Mitarbeiter sich wehrt, halten Sie ruhig an der Entscheidung fest und lenken Sie das Gespräch auf die nächsten Schritte.

Ein professioneller und dennoch mitfühlender Ansatz sorgt für einen reibungslosen Ablauf und bewahrt den gegenseitigen Respekt.

Do: Gespräch per Videoanruf führen

Die Kündigung eines remote-Mitarbeiters erfordert Professionalität und Empathie, und die Art der Kommunikation ist entscheidend. Eine Kündigung per E-Mail oder Chat wirkt kalt und unpersönlich, was die Situation für den Mitarbeiter verschärft. Verwenden Sie stattdessen einen Videoanruf, um zu:

• Professionalität zu wahren – Ein persönliches Gespräch (auch virtuell) zeigt, dass Ihnen der Prozess wichtig ist.

• Empathie zeigen – Da Sie Gesichts- und Tonfall sehen, wirkt das Gespräch menschlicher.

• Echtzeit-Kommunikation ermöglichen – Der Mitarbeiter kann Fragen stellen, und eine Live-Diskussion schafft sofortige Klarheit.

Ideal ist ein Videoanruf, stellen Sie aber sicher, dass der Mitarbeiter über eine stabile Internetverbindung verfügt. Falls nötig, bieten Sie eine alternative private Telefonkonferenz an.

Don’t: Überraschen Sie den Mitarbeiter nicht

Außer bei schweren Vergehen sollte die Kündigung nie komplett überraschend kommen. Mitarbeitende haben ein Recht auf Verbesserungsmöglichkeiten, und plötzliche Kündigungen schaden Moral und Vertrauen im Unternehmen. Um Überraschungen zu vermeiden:

• Follow [Leitfaden für Leistungsbeurteilungen] – Falls die Kündigung wegen schlechter Leistung erfolgt, dokumentieren Sie vorherige Warnungen und Verbesserungspläne.

• Klare Rückmeldung geben – Mitarbeitende sollten wissen, wo sie stehen, bevor die Kündigung erfolgt.

• Gerechtigkeit wahren – Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen geben Sie die notwendigen Vorwarnungen gemäß Unternehmensrichtlinien oder Arbeitsrecht.

Mitarbeitende, die wissen, wo sie stehen, nehmen die Entscheidung eher professionell an, was Frustration und rechtliche Risiken verringert.

Do: Rechtliche & Abfindungsinformationen klar kommunizieren

Nach der Übermittlung der Kündigung müssen Sie den Mitarbeiter über die nächsten Schritte informieren. Unsicherheit bezüglich des letzten Gehalts, Benefits und rechtlicher Verpflichtungen kann unnötigen Stress verursachen. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Details zum letzten Gehalt erklären – Geben Sie an, wann das letzte Gehalt ausbezahlt wird, inklusive nicht genutztem Urlaub und Boni.

• Informationen zu Benefits geben – Falls relevant, erklären Sie, wie lange Krankenversicherung oder andere Benefits aktiv bleiben.

• Abfindungsvereinbarungen erläutern – Falls Ihr Unternehmen Abfindungszahlungen anbietet, erklären Sie die Bedingungen und den Zahlungstermin.

• Rechtliche Verpflichtungen ansprechen – Falls es Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeitsklauseln oder Rückgabeverpflichtungen gibt, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter sie versteht.

Diese Informationen im Voraus bereitzustellen, hilft dem Mitarbeiter bei einem reibungslosen Übergang und minimiert Streitigkeiten.

Don’t: Öffentlichkeit herstellen oder respektlos sein

Kündigungen sollten immer privat und professionell behandelt werden. Den Prozess öffentlich zu machen oder den Mitarbeiter respektlos zu behandeln, schadet dem Ruf und der Moral im Unternehmen. Vermeiden Sie diese Fehler:

• Kündigung niemals vor dem Mitarbeiter im Team bekannt geben – Der Mitarbeiter sollte die Nachricht direkt von Ihnen erhalten.

• Nicht beschuldigen oder bloßstellen – Selbst bei Fehlverhalten bleiben Sie professionell und vermeiden persönliche Angriffe.

• Vertraulichkeit wahren – Teilen Sie nur die unbedingt notwendigen Details mit anderen Mitarbeitern.

Respektvoll mit der Kündigung umzugehen, bewahrt die Würde des Mitarbeiters. Es ist auch notwendig, um die Unternehmenskultur zu schützen.

Nach der Kündigung: Schritte & Teamkommunikation

Nach der Kündigung eines remote-Mitarbeiters sind Ihre Aufgaben nicht abgeschlossen. Sie müssen Nachbereitungen effizient durchführen, während Sie die Moral im Team stabil halten. Ziel ist es, Störungen zu minimieren und Vertrauen in die Belegschaft zu erhalten. Befolgen Sie diese Schritte, um die Kommunikation und Unterstützung im Team effektiv zu gestalten.

Restliches Team professionell informieren

Ihre verbleibenden Mitarbeitenden werden bemerken, wenn jemand weg ist. Es ist wichtig, die Abwesenheit professionell und respektvoll zu kommunizieren. Die Art der Mitteilung beeinflusst die Moral. Eine effektive und respektvolle Kommunikation, auch in schwierigen Zeiten, ist einer der Schlüssel zum [Aufbau und Erhalt einer starken Unternehmenskultur].

• Neutral und direkt bleiben – Einfach mitteilen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ohne unnötige Details.

• Vertrauliche Informationen nicht teilen – Keine Einzelheiten preisgeben. Über Leistungsprobleme oder Gründe für die Kündigung nur das Nötigste kommunizieren.

• Angemessene Kanäle nutzen – Eine kurze E-Mail oder Ankündigung im Teammeeting genügt meist. Es sorgt für Klarheit und vermeidet Spekulationen.

Beispiel: "Wir möchten Sie darüber informieren, dass [Name des Mitarbeiters] nicht mehr im Unternehmen ist. Wir schätzen seinen Beitrag und wünschen ihm alles Gute für die Zukunft. Bei Fragen zu Änderungen im Arbeitsablauf wenden Sie sich bitte an [Name des Vorgesetzten]."

Dieses Vorgehen hält die Kommunikation professionell und respektiert die Privatsphäre des ehemaligen Mitarbeiters.

Restliches Team unterstützen

Kündigungen können die Teamdynamik beeinflussen, insbesondere wenn der Mitarbeiter eine wichtige Rolle innehatte. Rasch auf Bedenken eingehen und Arbeitsbelastungen umverteilen, hilft, Stabilität und Moral zu bewahren.

• Die Veränderung anerkennen – Geben Sie den Mitarbeitern Raum, die Abwesenheit zu verarbeiten. Klären Sie unmittelbar aufkommende Fragen.

• Arbeitsbelastungen anpassen – Klären Sie, wer wichtige Verantwortlichkeiten übernimmt. Achten Sie auf die Arbeitsbelastung und bieten Sie nötige Unterstützung.

• Folgetermin planen – Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und sich auf die Zukunft einzustellen.

Durch Anleitung und Zuspruch bleiben die Teammitglieder engagiert und fokussiert.

Austrittsgespräch (wenn möglich) durchführen

Ein Austrittsgespräch kann wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur, Management und Prozesse geben. Bieten Sie dem Mitarbeiter an, vor dem Austritt Feedback zu geben.

• Konstruktiv bleiben – Erkenntnisse zum Aufenthalt im Unternehmen sammeln. Vermeiden Sie, das eigentliche Kündigungsgespräch zu wiederholen.

• Fragen zur Verbesserung des Unternehmens stellen – Feedback zu Management, Kommunikation und Arbeitsumfeld ermutigen.

• Mit positiven Worten abschließen – Unabhängig von den Umständen danken Sie für die Beiträge. Das kann eine professionelle Beziehung bewahren.

Austrittsgespräche verbessern die Unternehmensrichtlinien und die Erfahrung für Ihr restliches Team.

Häufige Herausforderungen bei der Kündigung eines remote-Mitarbeiters

Die Kündigung eines remote-Mitarbeiters bringt spezielle Herausforderungen mit sich, die in einem Büro nicht auftreten. Zeitzonen, Gerätemanagement und rechtliche Vorgaben können komplex sein. Mit entsprechender Vorbereitung gelingt der Prozess fair und effizient.

Verschiedene Zeitzonen managen

Wenn der remote-Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, ist die Terminplanung des Kündigungsgesprächs knifflig. Es ist essenziell, es zu einem passenden Zeitpunkt zu planen, um den Mitarbeiter nicht außerhalb der Arbeitszeit zu überraschen.

• Frühzeitig planen – Finden Sie eine Zeit, die mit den regulären Arbeitszeiten des Mitarbeiters übereinstimmt, um Professionalität zu gewährleisten.

• Flexibel sein – Bei großen Zeitzonenunterschieden bieten Sie mehrere Optionen für die Verfügbarkeit an.

• Wochenenden oder Nicht-Arbeitszeiten vermeiden – Es ist unhöflich, einen Mitarbeiter in der Freizeit zu kündigen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter in Australien arbeitet und Ihre Firma in den USA ansässig ist, planen Sie das Gespräch morgens US-Zeit. So fällt es in seine Arbeitszeit.

Geräte zurückholen

Anders als im Büro, wo ein Mitarbeiter seine Geräte sofort zurückgeben kann, haben remote-Mitarbeiter Unternehmensgeräte zuhause. Ein klarer Prozess zur Rückgabe ist notwendig, um diese sicher und effizient zu verwalten.

• Rückgaberegeln im Voraus klären – Bei Einstellung remote-Mitarbeiter sollten klare Vorgaben gemacht werden, so dass Geräte bei Kündigung zurückgegeben werden.

• Vorgefertigte Versandetiketten bereitstellen – Damit der Rückgabeprozess so einfach wie möglich ist.

• Rücksendungen nachverfolgen – Bestätigen, dass Laptops, Telefone oder andere Assets zurückgekommen sind, bevor der Offboarding-Prozess abgeschlossen wird.

Beispiel: Versenden Sie eine vorfrankierte Versandbox mit Sendungsverfolgung, damit der Mitarbeiter sein Equipment problemlos zurückgeben kann.

Emotionale Reaktionen bewältigen

Kündigungen sind nie leicht, und wenn sie remote erfolgen, kommt eine zusätzliche Herausforderung dazu. Sie müssen auf emotionale Reaktionen vorbereitet sein. Wenn diese auftreten, ist es Ihre Aufgabe, das Gespräch profession