Wie man einen Remote-Mitarbeiter kündigt – Dos and Don'ts

Das Beenden eines Remote-Mitarbeiters ist nie einfach, und die Entfernung kann es noch herausfordernder machen. Wenn Sie sich fragen, wie man einen remote arbeitenden Mitarbeiter professionell kündigt, müssen Sie mehrere Dinge berücksichtigen. Sie möchten Kommunikationsbarrieren, rechtliche Risiken und die Auswirkungen auf Ihr Team verstehen – die gleichen Aspekte, die Sie bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden bedenken würden.

Ohne persönliches Treffen können virtuelle Gespräche unpersönlich wirken oder zu Missverständnissen führen. Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist ein weiteres Anliegen, insbesondere wenn der Mitarbeiter in einem anderen Land arbeitet.

Um den Prozess reibungslos und respektvoll zu gestalten, behandelt dieser Leitfaden die Dos and Don’ts bei Remote-Kündigungen. Die Befolgung dieser Tipps sorgt für eine faire und professionelle Offboarding-Erfahrung.

Vorbereitung auf eine Remote-Mitarbeiterkündigung

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters erfordert sorgfältige Vorbereitung. Eine Kündigung ist immer heikel, selbst im Büro. Aber im Gegensatz zu persönlichen Kündigungen erfordern remote Entlassungen zusätzliche Koordination.

Sie müssen Logistik regeln, klare Kommunikation sicherstellen und eine respektvolle Offboarding-Erfahrung gewährleisten. Eile im Prozess kann zu Verwirrung, rechtlichen Risiken und einer Beeinträchtigung der Team-Moral führen. Bevor Sie also fortfahren, sollten Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Hier erfahren Sie, wie Sie einen remote Mitarbeiter kündigen, damit der Prozess so einfach und fair wie möglich verläuft.

Stellen Sie sicher, dass Sie es aus den richtigen Gründen tun

Bevor Sie die Entscheidung treffen, bestätigen Sie, dass eine Kündigung die richtige Vorgehensweise ist. Es gibt mehrere gültige Gründe, einen Mitarbeiter zu entlassen, wie zum Beispiel:

• Schlechte Leistung – Anhaltendes Nichterreichen der Erwartungen trotz Feedback und Unterstützung.

• Fehlverhalten – Verletzung von Unternehmensrichtlinien, unethisches Verhalten oder Verletzung der Vertraulichkeit.

• Umstrukturierung des Unternehmens – Personalabbau, Eliminierung redundanter Rollen oder Verschiebung der Geschäftsprioritäten.

• Position ist nicht mehr notwendig – Änderungen im Geschäftsbedarf oder Automatisierung, die die Rolle obsolet machen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gründe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und konsequent bei allen Mitarbeitenden angewendet werden. Falls die Kündigung leistungsbezogen ist, sollte es Aufzeichnungen über Leistungsbeurteilungen geben. Möglicherweise müssen Sie auch Feedback und vorherige Abmahnungen dokumentieren.

Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Kündigung den geltenden Gesetzen entspricht. Überprüfen Sie die Einhaltung von Arbeitsverträgen und lokalen Arbeitsgesetzen. Andernfalls riskieren Sie Ansprüche auf unrechtmäßige Kündigung.

Haben Sie einen Offboarding-Plan bereit

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess sorgt für einen professionellen und organisierten Übergang. Ohne einen solchen kann die Kündigung abrupt wirken und operative Störungen verursachen. Bevor Sie das Gespräch planen, gehen Sie folgende Schritte durch:

• Dokumentation vorbereiten – Es gibt viele Dokumente, die Sie vor dem Termin bereit haben sollten. Ein formelles Kündigungsschreiben, relevante Vereinbarungen, Abfindungsdetails (falls zutreffend) und Informationen zum letzten Gehalt.

• Mit HR, IT und Finanzen abstimmen – Informieren Sie die entsprechenden Abteilungen im Voraus. Das hilft ihnen, Systemzugänge zu entfernen, Gehaltsanpassungen vorzunehmen und Compliance-Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

• Übergangsplan erstellen – Eine Kündigung ohne Plan B kann nach hinten losgehen. Identifizieren Sie, wer die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters übernimmt, und setzen Sie einen Zeitplan für die Wissensübertragung.

Ein klarer Offboarding-Plan schützt Ihr Unternehmen. Er macht den Prozess auch für den ausscheidenden Mitarbeiter reibungsloser und respektvoller.

Sicherheits- & Datenschutzmaßnahmen planen

Bei der Kündigung eines remote Mitarbeiters müssen Sie schnell handeln, um Unternehmensdaten zu schützen. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen könnten ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf sensible Informationen haben. Das stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen dar. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Zugänge sofort entziehen – Wenn ein Mitarbeiter geht, insbesondere wenn es nicht einvernehmlich war, müssen Sie den Sicherheitsfokus setzen. Deaktivieren Sie E-Mail-Konten, Unternehmenssoftware, VPN-Zugänge und alle cloudbasierten Tools, sobald die Kündigung wirksam wird.

• Unternehmensgeräte zurückholen – Falls der Mitarbeiter Geräte des Unternehmens besitzt, haben Sie eine Rückgaberegelung. Informieren Sie die Mitarbeitenden, wie sie Laptops, Telefone oder andere Geräte zurückgeben oder remote Daten löschen können.

• Gemeinsame Passwörter ändern – Aktualisieren Sie Anmeldedaten für geteilte Konten oder Tools, die genutzt wurden.

• Datenzugriffsrechte prüfen – Überprüfen Sie Zugriffsprotokolle, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Daten heruntergeladen oder geteilt wurden.

Durch vorausschauende Planung können Sie Sicherheitsverletzungen verhindern. Das sorgt auch für einen reibungslosen Übergang und schützt die Informationen Ihres Unternehmens.

Termin für das Kündigungsgespräch im Voraus planen

Ein gut vorbereitetes Kündigungsgespräch wirkt professioneller und respektvoller. Vermeiden Sie Last-Minute-Termine, da diese den Eindruck erwecken können, dass das Gespräch gehetzt oder unpersönlich ist. Stattdessen gehen Sie folgende Schritte:

• Den richtigen Zeitpunkt wählen – Wählen Sie eine Zeit, die ein privates Gespräch ohne Ablenkungen ermöglicht. Wenn der Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, planen Sie es während seiner regulären Arbeitszeit.

• Geeignete Plattform wählen – Nutzen Sie ein zuverlässiges Videokonferenz-Tool. Das kann Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet sein, um eine professionelle Umgebung zu gewährleisten.

• Unterstützung durch HR oder Rechtssupport sicherstellen – Falls nötig, lassen Sie eine HR-Fachkraft oder einen Rechtsexperten anwesend sein. Das hilft, Fragen zu klären und die Einhaltung der Kündigungsprozesse sicherzustellen.

• Gesprächspunkte vorbereiten – Planen Sie, was Sie sagen möchten, und halten Sie es klar, präzise und einfühlsam. Das vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine professionelle Kommunikation.

Die Zeit in die richtige Planung des Treffens zu investieren, zeigt Respekt gegenüber dem Mitarbeiter. Es erleichtert auch den Umgang mit der Situation rechtlich und professionell.

Durchführung des Kündigungsgesprächs

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters kann herausfordernd sein, vor allem ohne persönliche Interaktion. Sie müssen klar, professionell und respektvoll sein. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Entscheidung vollständig versteht.

Ein gut geführtes Gespräch minimiert Verwirrung, bewahrt die Würde und reduziert das Risiko rechtlicher Probleme. Behalten Sie diese Dos and Don’ts während des Gesprächs im Hinterkopf.

Do: Das Gespräch klar und präzise führen

Klarheit ist entscheidend, wenn es um schwierige Nachrichten geht. Ein langes, zähes Gespräch kann zu Missverständnissen oder falschen Erwartungen führen. So bleiben Sie professionell:

• Bei den Fakten bleiben – Erklären Sie den Kündigungsgrund deutlich, ohne unnötige Details oder Emotionen.

• Direkt, aber respektvoll sein – Verwenden Sie einfache, neutrale Sprache, um die Botschaft zu übermitteln, und zeigen Sie Empathie.

• Übererklärungen vermeiden – Zu viele Details können Verwirrung stiften oder unnötige Diskussionen auslösen.

• Raum für Fragen lassen – Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, nach nächsten Schritten zu fragen, z.B. Abfindung, letzte Gehaltszahlung oder Benefits.

Eine strukturierte und prägnante Gesprächsführung macht den Ablauf für beide Seiten reibungsloser.

Don’t: Über Verhandlungen oder zu viel Entschuldigung

Empathie ist wichtig, aber Sie müssen auch bestimmt bleiben. Übermäßiges Entschuldigen oder Raum für Verhandlungen kann unrealistische Erwartungen schaffen. Vermeiden Sie:

• Unklare Entscheidungen – Vermeiden Sie Formulierungen wie „vielleicht“ oder „wir überlegen noch“. Machen Sie deutlich, dass die Entscheidung endgültig ist.

• Falsche Hoffnung wecken – Aussagen wie „Vielleicht können wir in Zukunft anders entscheiden“ führen zu Verwirrung und falschen Erwartungen.

• Emotionen die Oberhand gewinnen lassen – Auch wenn es unangenehm ist, zu viel Entschuldigung wirkt unprofessionell.

• In Streitigkeiten geraten – Wenn der Mitarbeiter widerspricht, bleiben Sie ruhig und bekräftigen Sie die Entscheidung, lenken Sie das Gespräch auf die nächsten Schritte.

Ein professioneller, aber mitfühlender Ansatz sorgt für einen reibungslosen Ablauf und bewahrt den gegenseitigen Respekt.

Do: Das Gespräch per Videoanruf führen

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters erfordert Professionalität und Empathie, und die Art der Kommunikation ist entscheidend. Eine Kündigung per E-Mail oder Chat wirkt kalt und unpersönlich, was die Situation erschweren kann. Nutzen Sie stattdessen einen Videoanruf, um:

• Professionalität zu wahren – Ein persönliches Gespräch (auch virtuell) zeigt, dass Sie den Prozess ernst nehmen.

• Empathie zu zeigen – Das Sehen Ihrer Mimik und das Hören Ihres Tons macht das Gespräch menschlicher.

• Echtzeit-Kommunikation zu ermöglichen – Der Mitarbeiter kann Fragen stellen, und eine Live-Diskussion schafft sofortige Klarheit.

Obwohl Videoanrufe ideal sind, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter Zugang zu einer stabilen Internetverbindung hat. Falls notwendig, bieten Sie eine alternative private Telefonkonferenz an.

Don’t: Den Mitarbeiter überraschen

Außer bei schwerwiegendem Fehlverhalten sollte eine Kündigung niemals völlig unerwartet kommen. Mitarbeitende verdienen die Chance, sich zu verbessern, und plötzliche Kündigungen können die Moral und das Vertrauen im Unternehmen schädigen. Um Überraschungen zu vermeiden:

• Leistungsbeurteilungsprozesse einhalten – Wenn die Kündigung wegen schlechter Leistung erfolgt, dokumentieren Sie vorherige Abmahnungen und Verbesserungspläne.

• Klares Feedback geben – Mitarbeitende sollten wissen, wo sie stehen, bevor die Kündigung erfolgt.

• Fairness sicherstellen – Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen geben Sie die erforderliche Vorankündigung gemäß Unternehmensrichtlinien oder Arbeitsrecht.

Ein Mitarbeitender, der seine Situation kennt, ist eher bereit, die Entscheidung professionell zu akzeptieren, was Frustration und rechtliche Risiken reduziert.

Do: Rechtliche und Abfindungsinformationen klar kommunizieren

Nach der Mitteilung der Kündigung müssen Sie den Mitarbeiter durch die nächsten Schritte führen. Unsicherheit bezüglich des letzten Gehalts, Benefits und rechtlicher Verpflichtungen kann unnötigen Stress verursachen. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Details zum letzten Gehalt erklären – Informieren Sie, wann der letzte Lohn ausgezahlt wird, inklusive nicht genutzter Urlaubstage oder Boni.

• Benefits-Informationen erläutern – Falls zutreffend, erklären Sie, wie lange Krankenversicherung oder andere Benefits aktiv bleiben.

• Abfindungsvereinbarungen besprechen – Falls Ihr Unternehmen Abfindungen zahlt, nennen Sie die Bedingungen und den Zeitpunkt der Auszahlung.

• Rechtliche Verpflichtungen klären – Falls es Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeitsklauseln oder Rückgabeverpflichtungen gibt, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter sie versteht.

Diese Informationen im Voraus bereitzustellen, erleichtert den Übergang und minimiert Streitigkeiten.

Don’t: Das Gespräch öffentlich machen oder respektlos sein

Kündigungen sollten stets privat und professionell erfolgen. Den Prozess öffentlich zu machen oder den Mitarbeiter respektlos zu behandeln, schadet dem Ruf und der Moral Ihres Unternehmens. Vermeiden Sie diese Fehler:

• Die Kündigung niemals vor dem Mitarbeiter im Team bekannt geben – Der Mitarbeiter sollte die Nachricht zuerst direkt von Ihnen erfahren.

• Nicht beschuldigen oder demütigen – Auch bei Fehlverhalten bleiben Sie professionell und vermeiden persönliche Angriffe.

• Vertraulichkeit wahren – Teilen Sie nur die unbedingt notwendigen Details mit anderen Mitarbeitenden.

Der respektvolle Umgang bei der Kündigung bewahrt die Würde des Mitarbeiters. Es ist auch essenziell für den Schutz Ihrer Unternehmenskultur.

Nach der Kündigung: Schritte & Teamkommunikation

Nachdem Sie einen remote Mitarbeitenden gekündigt haben, enden Ihre Aufgaben nicht. Sie müssen Nachbereitungsaufgaben effizient erledigen und gleichzeitig die Team-Moral stabil halten. Ziel ist es, Störungen zu minimieren und das Vertrauen im Team zu bewahren. Befolgen Sie diese Schritte, um Kommunikation und Unterstützung im Team effektiv zu steuern.

Das restliche Team professionell informieren

Ihre verbleibenden Mitarbeitenden werden bemerken, wenn ein Teammitglied weg ist. Es ist wichtig, die Abwesenheit professionell und respektvoll zu kommunizieren. Wie Sie die Nachricht übermitteln, kann die Moral beeinflussen. Effektive und respektvolle Kommunikation, auch in schwierigen Zeiten, ist einer der Schlüssel zum Aufbau und Erhalt einer starken Unternehmenskultur.

• Neutral und direkt bleiben – Einfach mitteilen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ohne unnötige Details.

• Vertrauliche Informationen nicht teilen – Keine Details zu Leistung oder Kündigungsgründen außer dem Notwendigen preisgeben.

• Geeignete Kanäle nutzen – Eine kurze E-Mail oder eine Ankündigung im Team-Meeting sind meist ausreichend. Das sorgt für Klarheit und verhindert Spekulationen.

Beispiel: "Wir möchten Sie darüber informieren, dass [Name des Mitarbeiters] das Unternehmen verlassen hat. Wir danken ihm/ihr für die Beiträge und wünschen alles Gute für die Zukunft. Bei Fragen zu Arbeitsabläufen wenden Sie sich bitte an [Name des Managers]."

Diese Vorgehensweise hält die Kommunikation professionell und respektiert die Privatsphäre des ehemaligen Mitarbeiters.

Unterstützung für verbleibende Teammitglieder

Kündigungen können die Teamdynamik beeinflussen, vor allem wenn der Mitarbeiter eine wichtige Rolle innehatte. Schnelle Klärung von Bedenken und Umverteilung der Aufgaben helfen, Stabilität und Moral zu bewahren.

• Den Wandel anerkennen – Geben Sie den Mitarbeitenden Raum, den Abschied zu verarbeiten. Gehen Sie auch auf unmittelbare Sorgen ein.

• Aufgabenverteilung klären – Zeigen Sie, wer die wichtigsten Verantwortlichkeiten übernimmt. Achten Sie auf die Arbeitsbelastung und bieten Sie nötige Unterstützung.

• Folgetermin planen – Ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und sich auf die Zukunft einzustellen.

Klare Anweisungen und Zuspruch helfen den verbleibenden Teammitgliedern, engagiert und fokussiert zu bleiben.

Exit-Interview durchführen (falls möglich)

Ein Exit-Interview kann wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur, Management und Prozesse liefern. Bieten Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, vor seinem Ausscheiden Feedback zu geben.

• Konstruktiv bleiben – Fokus auf Erkenntnisse über die Erfahrung des Mitarbeiters. Vermeiden Sie, das eigentliche Ende zu thematisieren.

• Nach Verbesserungen fragen – Ermutigen Sie Feedback zu Führung, Kommunikation und Arbeitsumfeld.

• Positiv abschließen – Unabhängig von den Umständen danken Sie für die Beiträge. Das kann helfen, eine professionelle Beziehung zu bewahren.

Exit-Interviews sind eine Chance, Unternehmensrichtlinien zu verbessern und die Erfahrung Ihrer verbleibenden Mitarbeitenden zu optimieren.

Häufige Herausforderungen bei der Kündigung eines remote Mitarbeiters

Die Kündigung eines remote Mitarbeiters bringt spezielle Herausforderungen mit sich, die im Büro so nicht auftreten. Zeitzonen, Geräte-Rückgabe und rechtliche Vorgaben können zusätzliche Komplexität bedeuten. Gut vorbereitet zu sein, hilft, den Prozess fair zu gestalten.

Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen

Wenn Ihr remote Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, kann die Terminplanung für das Kündigungsgespräch schwierig sein. Es ist essenziell, es zu einer passenden Zeit zu planen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, den Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit unvorbereitet zu erwischen.

• Frühzeitig planen – Finden Sie eine Zeit, die mit den regulären Arbeitszeiten des Mitarbeiters übereinstimmt, um Professionalität zu wahren.

• Flexibel sein – Bei großen Zeitzonenunterschieden bieten Sie mehrere Optionen für die Verfügbarkeit an.

• Wochenenden oder Nicht-Arbeitszeiten vermeiden – Einen Mitarbeiter während seiner Freizeit zu kündigen, ist unhöflich.

Beispiel: Arbeitet ein Mitarbeiter in Australien und Ihr Unternehmen in den USA, planen Sie das Gespräch morgens US-Zeit. So fällt es in seine Arbeitszeit.

Geräte-Rückgabe handhaben

Im Gegensatz zum Büro, wo ein Mitarbeiter Geräte sofort zurückgeben kann, haben remote Mitarbeitende möglicherweise Geräte des Unternehmens zuhause. Sie brauchen einen klaren Prozess, um diese sicher und effizient zurückzuholen.

• Rückgaberegeln im Voraus festlegen – Bei der Einstellung remote Mitarbeitender klare Richtlinien zur Rückgabe der Geräte aufstellen.

• Vorgefertigte Versandetiketten bereitstellen – Den Rückgabeprozess so einfach wie möglich gestalten, um Verzögerungen zu vermeiden.

• Rücksendungen nachverfolgen – Sicherstellen, dass Laptops, Telefone und andere Assets vor Abschluss des Offboardings zurück sind.

Beispiel: Versenden Sie eine vorfrankierte Versandbox mit Sendungsverfolgung. So kann der Mitarbeiter seine Geräte problemlos zurückgeben.

Umgang mit emotionalen Reaktionen aus der Ferne

Kündigungen sind nie einfach, und remote zu handeln, macht es noch schwieriger. Sie müssen auf starke emotionale Reaktionen vorbereitet sein. Falls diese auftreten, liegt es an Ihnen