Einstellung in Dänemark ist für Unternehmen, die auf eine hochgebildete und qualifizierte, englischsprachige Arbeitskraft mit starkem technischem und kreativem Fachwissen zugreifen möchten, zunehmend attraktiver geworden. Ob Sie ein Startup sind, das die nordischen Märkte testet, oder ein multinationaler Konzern, der global expandiert – Dänemark bietet Flexibilität und Zuverlässigkeit auf einem Arbeitsmarkt, der für seine Transparenz und Effizienz bekannt ist. Der Weg zu unabhängigen Auftragnehmern in Dänemark einstellen ist jedoch mit rechtlichen Feinheiten gepflastert, die eine sorgfältige Navigation durch dänisches Arbeitsrecht, Steuervorschriften und Beschäftigungspraktiken erfordern, um Fallstricke bei Fehlklassifizierung und Nichteinhaltung zu vermeiden.

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, zu lernen, wie man Auftragnehmer in Dänemark einstellt und bezahlt, während Sie die Einhaltung der lokalen Gesetze, Arbeitsstandards und administrativen Anforderungen sicherstellen. Sie wird auch dabei helfen, zwischen der Einstellung eines Auftragnehmers oder eines Mitarbeiters in Dänemark zu unterscheiden, Einblicke in die Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer geben und praktische Schritte für die Einrichtung konformer Arbeitsbeziehungen mit lokalen oder internationalen Auftragnehmern bieten.

Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern in Dänemark?

Wenn Sie Auftragnehmer in Dänemark einstellen, insbesondere wenn Sie mit dänischem Arbeitsrecht nicht vertraut sind, ist es wichtig, den Prozess methodisch anzugehen. Die Unterscheidung zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern hat erhebliche steuerliche, rechtliche und operative Konsequenzen. Der dänische Arbeitsmarkt arbeitet nicht mit einem einzigen Beschäftigungsgesetz, um diese Unterscheidung zu treffen. Stattdessen hängt die Klassifizierung stark von der tatsächlichen Struktur und Substanz der Arbeitsvereinbarung ab.

Ein erster wichtiger Schritt ist sicherzustellen, dass die Person rechtlich als unabhängiger Auftragnehmer in Dänemark gilt. Dies erfordert mehr als nur eine Bezeichnung. Die dänischen Behörden prüfen die Natur der Arbeitsbeziehung, um festzustellen, ob sie mit Selbstständigkeit übereinstimmt oder ob die Person tatsächlich als Arbeitnehmer in Dänemark behandelt werden sollte. Wenn der Auftragnehmer unter direkter Aufsicht arbeitet, feste Arbeitszeiten einhält, auf Werkzeuge oder Ressourcen Ihres Unternehmens angewiesen ist und regelmäßige Zahlungen ähnlich einem Gehalt erhält, könnten rote Flaggen der Fehlklassifizierung aufkommen.

Diese Klassifizierung ist entscheidend, weil eine Fehlklassifizierung in Dänemark zu Bußgeldern, rückwirkender Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie einer rückwirkenden Umklassifizierung der Beziehung in ein Arbeitsverhältnis führen kann, was zusätzliche Haftungen für das beteiligte Unternehmen bedeutet.

Ein weiterer Punkt ist, ob der Auftragnehmer bei der Dänischen Wirtschaftskammer registriert ist. Alle Auftragnehmer in Dänemark müssen eine gültige CVR-Nummer (Zentraler Firmenregister-Nummer) besitzen, im Wesentlichen eine Unternehmensregistrierungs-ID. Ohne diese kann ein Auftragnehmer keine rechtlich gültigen Rechnungen ausstellen, Mehrwertsteuer erheben oder als ein gesetzeskonformes Unternehmen nach dänischem Recht anerkannt werden.

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern

Im dänischen Recht hängt die Klassifizierung von der Unabhängigkeit des Auftragnehmers und dem Fehlen von Unterordnung ab. Während Mitarbeiter Anspruch auf eine Reihe von Schutzrechten nach Arbeitsrecht haben, wie Krankheitstage, Mutterschaftsleistungen und eine Kündigungsfrist, sind unabhängige Auftragnehmer selbst für ihre Schutzmaßnahmen verantwortlich und haben in der Regel nicht Anspruch auf die gleichen Leistungen.

Unabhängige Auftragnehmer sind verantwortlich für die Zahlung ihrer eigenen Steuern und die Abwicklung der Sozialversicherung. Im Gegensatz dazu müssen Arbeitgeber Steuern und Sozialabgaben im Namen ihrer angestellten Mitarbeiter einbehalten. Dies schafft einen entscheidenden strukturellen Unterschied in der Funktionsweise von Auftragnehmern und Mitarbeitern in Dänemark.

Ein unabhängiger Auftragnehmer in Dänemark arbeitet typischerweise:

• Für mehrere Kunden
• Legt seine eigene Arbeitszeit fest
• Verwendet eigene Ausrüstung
• Operiert auf Basis eines Dienstleistungsvertrags statt eines Arbeitsvertrags
• Ist als Unternehmen bei der dänischen Wirtschaftskammer registriert
• Trägt das kommerzielle Risiko für das Ergebnis seiner Dienstleistungen

Mitarbeiter hingegen:

• Arbeiten unter Anleitung und Kontrolle
• Haben festgelegte Arbeitszeiten und sind in den Arbeitsplatz integriert
• Werden mit einem monatlichen Gehalt bezahlt, bei dem Steuern und Sozialabgaben einbehalten werden
• Haben Anspruch auf Beschäftigungsleistungen wie Urlaubsentgelt, bezahlten Urlaub und Schutz vor ungerechtfertigter Kündigung

Das Verständnis dieser Unterscheidung ist für jedes Unternehmen, das Auftragnehmer in Dänemark einstellen möchte, um die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen, von entscheidender Bedeutung.

Zum gleichen Thema lesen Sie den Leitfaden von Rivermate: Remote Independent Contractor vs Remote Employee.

Rechtliche Anforderungen für die Einstellung von Auftragnehmern in Dänemark

Um rechtmäßig unabhängige Auftragnehmer in Dänemark einzustellen, beginnt der Prozess mit der Überprüfung, ob die Person legal in Dänemark arbeiten darf und ordnungsgemäß registriert ist. Dies umfasst den Besitz eines NemID (digitaler Ausweis), eines NemKonto (zugewiesenes Bankkonto für öffentliche Zahlungen) und, falls relevant, eine CPR-Nummer (persönliche Identifikationsnummer für Einwohner).

Die Registrierung bei der dänischen Wirtschaftskammer ist unerlässlich. Auftragnehmer, die ohne Registrierung tätig sind, könnten als verkappte Arbeitnehmer angesehen werden, was Klassifizierungsprobleme und steuerliche Konsequenzen nach sich zieht. Zudem müssen Auftragnehmer feststellen, ob ihre Dienstleistungen der Mehrwertsteuer (MwSt) unterliegen. Wenn sie mehr als DKK 50.000 (USD 7.735) jährlich verdienen, sind sie verpflichtet, sich für die MwSt zu registrieren und diese in ihren Rechnungen auszuweisen.

Ein schriftlicher Vertrag sollte die Bedingungen der Dienstleistung, den Umfang der Arbeit, die Zahlungsstruktur, die Dauer und die Kündigungsbedingungen klar definieren. Obwohl dies rechtlich nicht vorgeschrieben ist, hilft ein detaillierter Vertrag, Unklarheiten zu verringern und beide Parteien im Streitfall zu schützen. Er stärkt auch die Unabhängigkeit der Beziehung und kann gegen Fehlklassifizierungsansprüche verteidigen.

Häufige Fehlklassifizierungsprobleme in Dänemark

Fehlklassifizierung in Dänemark ist nicht nur eine rechtliche Feinheit; sie birgt echte finanzielle und rufschädigende Risiken. Ein Arbeiter, der als Auftragnehmer eingestuft wird, aber effektiv wie ein Vollzeitmitarbeiter arbeitet, kann Prüfungen, rechtliche Schritte und rückwirkende finanzielle Verpflichtungen auslösen.

Die dänische Regierung und Gerichte konzentrieren sich auf die Realität der Arbeitsbeziehung, nicht nur auf die Vertragsbedingungen. Häufige Auslöser für Fehlklassifizierung sind:

• Auftragnehmer, die ausschließlich für einen Kunden arbeiten
• Regelmäßige Arbeitszeiten, die denen von Mitarbeitern entsprechen
• Nutzung der Räumlichkeiten, Ausrüstung oder IT-Systeme des Kunden
• Enge Überwachung oder Berichtspflichten
• Beteiligung an internen Teams, Meetings oder Managementstrukturen

Solche Szenarien führen oft dazu, dass die Regulierungsbehörden feststellen, dass der Auftragnehmer in Wirklichkeit ein de-facto-Mitarbeiter in Dänemark ist. Die Konsequenzen umfassen die Nachzahlung von Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, potenziellen Arbeitnehmerleistungen wie Krankheits- oder Mutterschaftsgeld und in einigen Fällen die rückwirkende Anwendung von Tarifverträgen. Unternehmen können auch mit Bußgeldern oder zusätzlichen Haftungen konfrontiert werden, wenn sie die Einhaltung nicht sicherstellen.

Lesen Sie Rivermates umfassenden Leitfaden: Vermeidung von Auftragnehmer-Fehlklassifizierung: Ein Leitfaden für Unternehmen.

Wie bezahlt man unabhängige Auftragnehmer in Dänemark?

Sobald ein Unternehmen festgestellt hat, dass eine Person als unabhängiger Auftragnehmer nach dänischem Recht gilt, muss es sicherstellen, dass die Zahlungen korrekt abgewickelt werden. Auftragnehmer sind verantwortlich für die Ausstellung einer Rechnung und die Zahlung ihrer eigenen Einkommensteuer und Mehrwertsteuer (falls zutreffend), sodass Unternehmen ihre Gehalts- und Finanzsysteme entsprechend einrichten müssen.

Zahlungsmethoden für Auftragnehmer in Dänemark

Die einfachste Zahlungsmethode in Dänemark ist durch direkte Banküberweisungen auf das dänische Krone (DKK)-Konto des Auftragnehmers. Die meisten Auftragnehmer haben ein NemKonto eingerichtet, um Zahlungen von dänischen Institutionen und Unternehmen zu empfangen.

Alternativ können Unternehmen, die internationale Auftragnehmer einstellen, auf internationale Geldtransfers oder Zahlungsplattformen wie Wise, Payoneer oder Revolut zurückgreifen. Diese Methoden sind bequem, müssen jedoch sorgfältig dokumentiert werden, um die Einhaltung der lokalen Steuervorschriften sicherzustellen und Verwirrung bei Währungsumrechnung oder Mehrwertsteuer zu vermeiden.

Für Unternehmen, die mehrere Auftragnehmer beschäftigen oder in mehreren Jurisdiktionen tätig sind, kann die Zusammenarbeit mit einem Contractor of Record (COR) wie Rivermate den Prozess vereinfachen. Diese Plattformen helfen bei der Einstellung und Bezahlung von Auftragnehmern in Dänemark und im Ausland, bieten rechtskonforme Verträge, automatisierte Rechnungsstellung und Steuerberechnungen.

Solche Plattformen sind oft die effizienteste Möglichkeit, Auftragnehmer in Dänemark zu bezahlen, während das Risiko der Fehlklassifizierung und der administrativen Belastung minimiert wird.

Das Verständnis von Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten

Im Gegensatz zu Mitarbeitern werden Auftragnehmer in Dänemark nicht über Gehaltsabrechnungssysteme bezahlt, bei denen Steuern einbehalten werden. Auftragnehmer sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer und Mehrwertsteuer.

Für die Einkommensteuer müssen unabhängige Auftragnehmer Steuer-Vorauszahlungen an die dänische Steuerbehörde (SKAT) auf Basis des geschätzten Jahresverdienstes leisten. Dies umfasst kommunale Steuer, Beiträge zum Arbeitsmarkt und die staatliche Einkommensteuer. Diese Beiträge können je nach Verdienst des Auftragnehmers und Gemeinde über 40 % des Bruttoeinkommens ausmachen.

Auftragnehmer kümmern sich auch um ihre eigenen Rentenersparnisse, Arbeitslosenversicherung (falls gewünscht) und andere Leistungen. Aus Sicht des Auftraggebers besteht keine Notwendigkeit, Steuern einzubehalten oder Arbeitgeberbeiträge zu leisten, sofern die Person korrekt klassifiziert ist.

Es ist wichtig zu überprüfen, ob Ihr Auftragnehmer sich seiner Verantwortlichkeiten bewusst ist und ein registriertes Unternehmen betreibt. Andernfalls besteht das Risiko, dass der Arbeitgeber rückwirkend für Steuerabzüge und Beiträge haftbar gemacht wird.

Zum gleichen Thema lesen Sie Rivermates Leitfaden: Wie man internationale Auftragnehmer & unabhängige Arbeiter bezahlt.

Rechnungen und Dokumentationsanforderungen

Jede Zahlung an einen Auftragnehmer sollte auf einer ordnungsgemäßen Rechnung basieren. Das dänische Steuerrecht verlangt, dass Rechnungen den Namen des Auftragnehmers, die CVR-Nummer, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, den Gesamtbetrag und ggf. die Mehrwertsteuer enthalten.

Rechnungen müssen gemäß dänischen Buchführungsregeln mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Das Versäumnis, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen oder aufzubewahren, kann zu Prüfungen und Bußgeldern führen, insbesondere wenn ein Auftragnehmer untersucht wird und seine Geschäftstätigkeit nicht nachweisen kann.

Unternehmen, die mit Auftragnehmern arbeiten, sollten einen standardisierten Rechnungs- und Genehmigungsprozess etablieren, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen mit gültiger Dokumentation verbunden sind. Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften, sondern schützt das Unternehmen auch im Streitfall.

Was sind die rechtlichen Verpflichtungen für Auftragnehmer in Dänemark?

Auftragnehmer, die in Dänemark tätig sind, gelten als Selbstständige, was bedeutet, dass sie die volle Verantwortung für ihre Geschäftstätigkeit, Steuerkonformität und persönlichen Schutzmaßnahmen tragen.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen für unabhängige Auftragnehmer

Während das dänische Arbeitsrecht Arbeitnehmer durch Gesetze und Tarifverträge schützt, sind Auftragnehmer nicht durch diese Rechte abgedeckt. Auftragnehmer haben kein gesetzliches Recht auf Urlaubsentgelt, Mindestlohn, Krankheitsurlaub oder andere Leistungen, auf die Arbeitnehmer Anspruch haben.

Das bedeutet, wenn Sie unabhängige Auftragnehmer in Dänemark einstellen, sind Sie nicht verantwortlich für die Bereitstellung dieser Leistungen, müssen aber auch sicherstellen, dass Ihre Engagement-Bedingungen nicht denen eines traditionellen Arbeitsvertrags ähneln. Wenn die tägliche Realität des Auftragnehmers der eines Vollzeitmitarbeiters entspricht, kann das Unternehmen rückwirkend für Arbeitnehmerleistungen haftbar gemacht werden.

Sozialversicherung und Einkommenssteuerpflichten

Auftragnehmer sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. Sie müssen:

• Geschätztes Einkommen bei SKAT einreichen und Steuer-Vorauszahlungen leisten
• Eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben
• Für die Mehrwertsteuer registrieren (wenn über DKK 50.000 jährlich verdient)
• Freiwillige Arbeitslosenversicherung (falls gewünscht) abschließen

Im Gegensatz zu angestellten Arbeitnehmern, bei denen die Steuern automatisch vom Arbeitgeber einbehalten werden, müssen Auftragnehmer alle ihre Verpflichtungen selbst verwalten und abwickeln. Unternehmen, die Auftragnehmer bezahlen, sollten sicherstellen, dass diese sich ihrer Pflichten bewusst sind und diese erfüllen.

Vertragliche Vereinbarungen und Einhaltung

Eine umfassende Vereinbarung zwischen Unternehmen und Auftragnehmer ist unerlässlich. Obwohl das dänische Recht keine schriftlichen Verträge für alle Engagements vorschreibt, ist es die beste Praxis, eine solche zu haben, um Erwartungen zu klären und beide Parteien zu schützen.

Der Vertrag sollte umfassen:

• Die Art der Arbeit
• Zahlungsbedingungen
• Mehrwertsteuer-Details
• Eigentumsrechte an geistigem Eigentum und Vertraulichkeit
• Kündigungsbedingungen
• Streitbeilegung nach dänischem Recht

Das Einfügen von Klauseln, die die Autonomie und Unabhängigkeit des Auftragnehmers betonen, verringert das Risiko der Fehlklassifizierung weiter. Dies ist besonders wichtig bei der Einstellung ausländischer Auftragnehmer oder bei der Zusammenarbeit mit Personen, die mit den lokalen Gesetzen in Dänemark nicht vertraut sind.

Wie man Risiken der Fehlklassifizierung in Dänemark navigiert?

Fehlklassifizierung in Dänemark bleibt eine der größten Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen, die Auftragnehmer einstellen. Wie bereits erwähnt, konzentrieren sich die dänischen Behörden auf die Substanz über die Form. Selbst wenn ein Vertrag jemanden als Auftragnehmer bezeichnet, bestimmen die tatsächlichen Arbeitsbedingungen, ob er in Dänemark als Arbeitnehmer angesehen wird.

Risiken der Fehlklassifizierung bei unabhängigen Auftragnehmern erkennen

Sie sollten Ihre Auftragnehmerengagements regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass:

• Der Auftragnehmer nicht unter Ihrer direkten Kontrolle oder Aufsicht steht
• Er seine eigenen Arbeitszeiten und Methoden festlegt
• Er als Selbstständiger registriert ist
• Er das kommerzielle Risiko trägt
• Er für mehrere Kunden arbeitet

Wenn eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist, könnte Ihre Klassifizierung in Frage gestellt werden.

Konsequenzen der Fehlklassifizierung in Dänemark

Die Fehlklassifizierung eines Arbeiters als Auftragnehmer in Dänemark, obwohl er rechtlich als Arbeitnehmer eingestuft werden sollte, ist ein schwerwiegender Verstoß gegen die Vorschriften mit erheblichen finanziellen und operativen Konsequenzen. Die dänischen Arbeitsbehörden nehmen die Klassifizierung ernst, und Durchsetzungsmaßnahmen können hohe Bußgelder, Steuerprüfungen und rückwirkende Beschäftigungsauflagen umfassen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die in Dänemark ohne etablierte HR- oder Rechtspraxis tätig sind oder versuchen, Lohnpflichten zu umgehen, indem sie langfristige oder Vollzeitmitarbeiter als Auftragnehmer behandeln.

In Dänemark gehen die Folgen der Fehlklassifizierung über Strafen hinaus. Arbeitgeber, die fälschlicherweise eine Person klassifizieren, haften für alle gesetzlichen Leistungen, auf die Arbeitnehmer nach dänischem Arbeitsrecht Anspruch haben. Dazu gehören unbezahlte Urlaubsansprüche, Krankheitsgeld, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubsleistungen und sogar Überstundenzuschläge. Wenn ein falsch klassifizierter Auftragnehmer über einen längeren Zeitraum regelmäßig gearbeitet hat, könnten dänische Gerichte feststellen, dass ein Arbeitsverhältnis besteht.

Rückwirkende Verpflichtungen können umfassen:

• Zahlung unbezahlter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber hätte einbehalten müssen
• Bußgelder von DKK 10.000 für geringfügige Verstöße bis hin zu dem Äquivalent von 20 Wochenlöhnen bei schweren Klassifizierungsverstößen, z.B. bei Nichtausstellung eines Arbeitsvertrags
• Entschädigung für vertragliche Rechte, die der Arbeiter bei korrekter Einstellung als Arbeitnehmer erhalten hätte, inklusive Gehalt während Krankheits-, Mutterschafts- oder Kündigungsfristen