Einstellung in Dänemark ist für Unternehmen, die auf eine hochgebildete und qualifizierte, englischsprachige Arbeitskraft mit ausgeprägtem technischem und kreativem Fachwissen zugreifen möchten, zunehmend attraktiv geworden. Ob Sie ein Startup sind, das die nordischen Märkte testet, oder ein multinationales Unternehmen, das global expandiert – Dänemark bietet Flexibilität und Zuverlässigkeit auf einem Arbeitsmarkt, der für seine Transparenz und Effizienz bekannt ist. Der Weg zur Einstellung unabhängiger Contractors in Dänemark ist jedoch mit rechtlichen Feinheiten gepflastert, die eine sorgfältige Navigation durch dänisches Arbeitsrecht, Steuerregelungen und Beschäftigungspraktiken erfordern, um Fallen bei Fehlklassifizierung und Nichtkonformität zu vermeiden.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, zu lernen, wie man Contractors in Dänemark einstellt und bezahlt, während Sie die Einhaltung der lokalen Gesetze, Arbeitsstandards und administrativen Anforderungen sicherstellen. Er wird auch dabei helfen, zwischen der Einstellung eines Contractors oder eines Arbeitnehmers in Dänemark zu unterscheiden, Einblick in die Gehaltsabrechnung für Contractors zu geben und praktische Schritte zur Einrichtung gesetzeskonformer Arbeitsbeziehungen mit lokalen oder internationalen Contractors aufzuzeigen.

Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Einstellung unabhängiger Contractors in Dänemark?

Wenn Sie Contractors in Dänemark einstellen, insbesondere wenn Sie mit dänischem Arbeitsrecht nicht vertraut sind, ist es wichtig, den Prozess methodisch anzugehen. Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Contractors hat erhebliche steuerliche, rechtliche und betriebliche Konsequenzen. Der dänische Arbeitsmarkt arbeitet nicht mit einem einzigen Beschäftigungsgesetz, um diese Unterscheidung zu treffen. Stattdessen hängt die Klassifikation stark von der tatsächlichen Struktur und Substanz der Arbeitsvereinbarung ab.

Ein erster wichtiger Schritt ist die Sicherstellung, dass die Person rechtlich als unabhängiger Contractor in Dänemark gilt. Dies erfordert mehr als nur eine Bezeichnung. Die dänischen Behörden prüfen die Natur des Arbeitsverhältnisses, um festzustellen, ob es der Selbstständigkeit entspricht oder ob die Person tatsächlich als Arbeitnehmer in Dänemark behandelt werden sollte. Wenn der Contractor unter direkter Aufsicht arbeitet, feste Arbeitszeiten einhält, auf Werkzeuge oder Ressourcen Ihres Unternehmens angewiesen ist und regelmäßig Zahlungen erhält, die einer Gehaltszahlung ähneln, kann dies Rot flaggen, also Hinweise auf Fehldeklaration.

Diese Klassifikation ist entscheidend, da eine Fehldeklaration in Dänemark zu Bußgeldern, rückwirkenden Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen sowie einer rückwirkenden Umklassifizierung des Verhältnisses in ein Arbeitsverhältnis führen kann, was zusätzliche Haftungen für das beteiligte Unternehmen mit sich bringt.

Ein weiterer Punkt ist, ob der Contractor bei der Dänischen Wirtschaftsbehörde registriert ist. Alle Contractors in Dänemark müssen eine gültige CVR-Nummer (Zentrales Firmenregister) haben, im Wesentlichen eine Betriebsregistrierungs-ID. Ohne diese kann ein Contractor keine rechtlich gültigen Rechnungen ausstellen, Mehrwertsteuer einziehen oder als operierendes, konformes Unternehmen nach dänischem Recht anerkannt werden.

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Contractors

In dänischem Recht hängt die Klassifikation von der Unabhängigkeit des Contractors und dem Fehlen von Unterordnung ab. Während Arbeitnehmer Anspruch auf eine Reihe von Schutzrechten unter dem Arbeitsrecht haben, wie Krankheitstage, Mutterschaftsleistungen und Kündigungsfristen, sind unabhängige Contractors dafür verantwortlich, ihre eigenen Schutzmaßnahmen zu sichern, und sind typischerweise nicht Anspruch auf die gleichen Leistungen.

Unabhängige Contractors sind selbst verantwortlich für die Zahlung ihrer Steuern und die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge. Im Gegensatz dazu müssen Arbeitgeber Steuern und Sozialbeiträge im Namen ihrer Gehaltsempfänger einbehalten. Dies schafft einen entscheidenden strukturellen Unterschied in der Arbeitsweise von Contractors und Arbeitnehmern in Dänemark.

Ein unabhängiger Contractor in Dänemark:

• Arbeitet für mehrere Kunden
• Legt seine eigene Arbeitszeit fest
• Verwendet eigene Ausrüstung
• Operiert auf Basis eines Dienstleistungsvertrags, nicht eines Arbeitsvertrags
• Ist als Unternehmen bei der Dänischen Wirtschaftsbehörde registriert
• Trägt das wirtschaftliche Risiko für den Erfolg seiner Dienstleistungen

Arbeitnehmer dagegen:

• Arbeiten unter Anweisung und Kontrolle
• Haben festgelegte Arbeitszeiten und Arbeitsplatzintegration
• Werden mit einem monatlichen Gehalt bezahlt, bei dem Steuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten werden
• Haben Anspruch auf Beschäftigungsleistungen wie Urlaubsentgelt, bezahlten Urlaub und Schutz vor ungerechtfertigter Kündigung

Dieses Unterscheidungsmerkmal ist essenziell für jedes Unternehmen, das Contractor in Dänemark einstellen möchte und gleichzeitig rechtskonform bleiben will.

Zum gleichen Thema lesen Sie auch Rivermate's Leitfaden: Remote Independent Contractor vs Remote Employee.

Rechtliche Anforderungen bei der Einstellung von Contractors in Dänemark

Um in Dänemark legal Contractor einzustellen, beginnt der Prozess mit der Überprüfung, ob die Person legal in Dänemark arbeiten darf und ordnungsgemäß registriert ist. Dies umfasst das Vorhandensein eines NemID (digitaler Ausweis), eines NemKonto (benannter Bankkonto für öffentliche Zahlungen) und, falls relevant, eine CPR-Nummer (Personalausweisnummer für Einwohner).

Die Registrierung bei der Dänischen Wirtschaftbehörde ist essenziell. Contractors, die ohne Registrierung tätig sind, könnten als verkappte Arbeitnehmer angesehen werden, was Klassifizierungsprobleme und steuerliche Folgen auslöst. Zudem muss der Contractor feststellen, ob seine Leistungen der Mehrwertsteuer unterliegen. Wenn sie mehr als DKK 50.000 (USD 7.735) jährlich verdienen, müssen sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren und diese in ihren Rechnungen ausweisen.

Ein schriftliches Abkommen sollte die Dienstleistungsbedingungen, den Leistungsumfang, die Zahlungsstruktur, Dauer und Kündigungsbedingungen klar definieren. Obwohl dies rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, hilft ein detaillierter Vertrag, Unsicherheiten zu verringern und beide Parteien im Falle von Streitigkeiten zu schützen. Er stärkt zudem die Selbstständigkeit der Beziehung und kann Fehldeklarationen verteidigen.

Häufige Fehldeklarationsprobleme in Dänemark

Fehldeklaration in Dänemark ist nicht nur eine rechtliche Feinheit; sie birgt tatsächliche finanzielle und rufschädigende Risiken. Ein als Contractor klassifizierter Arbeiter, der in Wirklichkeit wie ein Vollzeitangestellter arbeitet, kann Überprüfungen, rechtliche Schritte und rückwirkende finanzielle Verpflichtungen auslösen.

Die dänische Regierung und Gerichte konzentrieren sich auf die Realität des Arbeitsverhältnisses, nicht nur auf die Vertragsbedingungen. Häufige Fehldeklarationsauslöser sind:

• Contractors, die ausschließlich für einen Kunden arbeiten
• Regelmäßige Arbeitszeiten, die denen von Mitarbeitern entsprechen
• Nutzung der Geschäftsräume, Geräte oder IT-Systeme des Kunden
• Enge Überwachung oder Berichtspflichten
• Beteiligung an internen Teams, Meetings oder Managementstrukturen

Solche Szenarien führen oft dazu, dass Regulierungsbehörden feststellen, dass der Contractor faktisch ein Mitarbeiter ist. Die Konsequenzen sind die Rückzahlung von Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, mögliche Arbeitnehmerleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsleistungen sowie in einigen Fällen die rückwirkende Anwendung kollektiver Tarifverträge. Auch kann eine Geldstrafe oder zusätzliche Haftung drohen, wenn die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben versäumt wird.

Lesen Sie Rivermate's umfassenden Leitfaden: Vermeidung von Fehldeklarationen bei Contractor.

Wie bezahlt man unabhängige Contractors in Dänemark?

Sobald ein Unternehmen feststellt, dass eine Person nach dänischem Recht als Contractor qualifiziert, muss es sicherstellen, dass Zahlungen korrekt erfolgen. Contractors sind verantwortlich für die Ausstellung einer Rechnung und die Abführung ihrer eigenen Einkommenssteuer sowie Mehrwertsteuer (falls zutreffend), sodass Unternehmen ihre Lohn- und Finanzsysteme entsprechend einrichten müssen.

Zahlungsmethoden für Contractors in Dänemark

Die einfachste Zahlungsmethode in Dänemark ist durch direkte Banküberweisung auf das dänische Krone (DKK)-Konto des Contractors. Die meisten Contractors haben ein NemKonto für Zahlungen von dänischen Institutionen und Unternehmen eingerichtet.

Alternativ können Unternehmen, die internationale Contractors einstellen, auf internationale Geldtransfers oder Zahlungsplattformen wie Wise, Payoneer oder Revolut zurückgreifen. Diese Methoden sind bequem, müssen jedoch sorgfältig dokumentiert werden, um die Einhaltung der lokalen Steuervorschriften zu gewährleisten und Verwirrung bei Währungsumrechnung oder Mehrwertsteuer einzugrenzen.

Für Unternehmen, die mehrere Contractors beschäftigen oder in mehreren Ländern tätig sind, kann die Zusammenarbeit mit einem Contractor of Record (COR) wie Rivermate den Prozess vereinfachen. Diese Plattformen unterstützen die Einstellung und Bezahlung von Contractors in Dänemark und im Ausland, bieten konforme Verträge, automatisierte Rechnungsstellung und Steuerberechnungen.

Solche Plattformen sind oft die effizienteste Methode, um Contractor in Dänemark zu bezahlen und gleichzeitig das Risiko der Fehldeklaration sowie die administrative Belastung zu minimieren.

Verständnis der Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten

Anders als bei Angestellten werden Contractors in Dänemark nicht durch Lohnabrechnungssysteme bezahlt, bei denen Steuern automatisch einbehalten werden. Contractors sind selbst verantwortlich für die Zahlung ihrer Steuern, einschließlich Einkommensteuer und Mehrwertsteuer.

Bei der Einkommensteuer müssen unabhängige Contractors Vorauszahlungen an die Dänische Steuerbehörde (SKAT) auf Grundlage des geschätzten Jahreseinkommens leisten. Dazu gehören Gemeinde- und Arbeitsmarktabgaben sowie die Einkommenssteuer des Staates. Diese Beiträge können je nach Verdienst des Contractors und Gemeindeanteil über 40 % des Bruttoeinkommens ausmachen.

Contractors kümmern sich auch um eigene Rentenersparnisse, Arbeitslosenversicherung (falls gewünscht) und andere Leistungen. Aus Sicht des Auftraggebers besteht keine Verpflichtung, Steuern einzubehalten oder Arbeitgeberbeiträge zu leisten, sofern die Person korrekt klassifiziert ist.

Es ist wichtig, zu überprüfen, ob Ihr Contractor über seine Verantwortlichkeiten informiert ist und ein registriertes Unternehmen führt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Arbeitgeber rückwirkend für die Steuer- und Beitragszahlungen haftbar gemacht wird.

Zum gleichen Thema lesen Sie auch Rivermate's Leitfaden: Wie man internationale Contractors und Selbständige bezahlt.

Rechnungen und Dokumentationsanforderungen

Jede Zahlung an einen Contractor sollte auf einer ordnungsgemäßen Rechnung basieren. Das dänische Steuerrecht schreibt vor, dass Rechnungen den Namen des Contractors, die CVR-Nummer, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, eine Leistungsbeschreibung, den Gesamtbetrag und ggf. die Mehrwertsteuer enthalten müssen.

Rechnungen sind mindestens fünf Jahre lang gemäß dänischen Buchhaltungsregeln aufzubewahren. Das Versäumnis, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen oder aufzubewahren, kann zu Überprüfungen und Geldstrafen führen, insbesondere wenn ein Contractor geprüft wird und seine Geschäftstätigkeit nicht nachweisen kann.

Unternehmen, die mit Contractors zusammenarbeiten, sollten einen standardisierten Rechnungs- und Genehmigungsprozess einrichten, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen an gültige Dokumente gebunden sind. Das hilft nicht nur bei der Einhaltung, sondern schützt das Unternehmen auch bei Streitigkeiten.

Was sind die gesetzlichen Verpflichtungen für Contractors in Dänemark?

Contractors, die in Dänemark arbeiten, gelten als Selbständige, was bedeutet, dass sie die volle Verantwortung für ihre Geschäftstätigkeit, Steuerkonformität und persönlichen Schutzmaßnahmen tragen.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen für unabhängige Contractors

Während das dänische Arbeitsrecht Arbeitnehmer durch Gesetze und Tarifverträge schützt, sind Contractors nicht durch dieselben Rechte abgedeckt. Contractors haben kein gesetzliches Recht auf Urlaubsgeld, Mindestlohn, Krankengeld oder andere Leistungen, die Arbeitnehmer erhalten.

Das bedeutet, wenn Sie Contractors in Dänemark einstellen, sind Sie nicht verpflichtet, diese Leistungen bereitzustellen, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen nicht denen eines klassischen Arbeitsvertrags gleichen. Wenn die tägliche Realität des Contractors der eines Vollzeitbeschäftigten entspricht, kann das Unternehmen rückwirkend für Arbeitnehmerleistungen haftbar gemacht werden.

Sozialversicherung und Einkommenssteuer

Contractors sind selbst verantwortlich für ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Sie müssen:

• Geschätztes Einkommen bei SKAT einreichen und Vorauszahlungen leisten
• Eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben
• Sich für Mehrwertsteuer registrieren (bei Einkünften über DKK 50.000 jährlich)
• An freiwillige Arbeitslosenversicherung teilnehmen (falls gewünscht)

Im Gegensatz zu tariflich gebundenen Angestellten, bei denen die Steuern automatisch vom Arbeitgeber einbehalten werden, müssen Contractor alle ihre Verpflichtungen eigenständig verwalten und abwickeln. Unternehmen, die Contractors bezahlen, sollten sicherstellen, dass diese über ihre Pflichten informiert sind und konform handeln.

Vertragliche Vereinbarungen und Einhaltung

Ein umfassender Vertrag zwischen Unternehmen und Contractor ist unerlässlich. Während das dänische Recht keinen schriftlichen Vertrag für alle Engagements vorschreibt, ist es ratsam, einen solchen abzuschließen, um Erwartungen zu klären und beide Parteien zu schützen.

Der Vertrag sollte enthalten:

• Die Art der Arbeit
• Zahlungsbedingungen
• Mehrwertsteuer-Status
• IP- und Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Kündigungsbedingungen
• Streitbeilegung unter dänischem Recht

Indem Begriffe betont werden, die die Autonomie und Unabhängigkeit des Contractors unterstreichen, wird das Risiko einer Fehldeklaration weiter reduziert. Dies ist besonders bei der Einstellung ausländischer Contractors oder bei Personen, die mit den lokalen Gesetzen in Dänemark nicht vertraut sind, von Bedeutung.

Wie navigiert man bei Risiken der Fehldeklaration in Dänemark?

Fehldeklaration in Dänemark bleibt eine der wichtigsten Herausforderungen bei der Einhaltung für Unternehmen, die Contractors einstellen. Wie bereits erwähnt, konzentrieren sich die dänischen Behörden auf die Substanz des Arbeitsverhältnisses, nicht nur auf die vertragliche Form. Auch wenn jemand im Vertrag als Contractor bezeichnet wird, entscheidet die tatsächliche Arbeitsbedingung, ob sie in Dänemark als Arbeitnehmer angesehen werden.

Risiken der Fehldeklaration bei unabhängigen Contractors identifizieren

Sie sollten Ihre Contractor-Engagements regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass:

• Der Contractor nicht unter Ihrer direkten Kontrolle oder Aufsicht steht
• Er seine eigenen Arbeitsstunden und Methoden festlegt
• Er als Selbständiger registriert ist
• Er das wirtschaftliche Risiko trägt
• Er für mehrere Kunden arbeitet

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, könnte Ihre Klassifikation in Frage gestellt werden.

Konsequenzen der Fehldeklaration in Dänemark

Eine falsche Klassifikation eines Arbeiters als Contractor in Dänemark, wenn er rechtlich als Arbeitnehmer eingestuft werden sollte, ist ein schwerwiegender Verstoß gegen die Einhaltung mit erheblichen finanziellen und betrieblichen Folgen. Die dänischen Arbeitsbehörden nehmen Klassifizierungen ernst, und Durchsetzungsmaßnahmen können hohe Geldstrafen, Steuerprüfungen und rückwirkende Beschäftigungsforderungen umfassen. Dies gilt besonders für Unternehmen, die in Dänemark ohne etablierte HR- oder Rechtspraxis tätig sind oder versuchen, die Lohnzahlungs- und Sozialversicherungspflichten durch längjährige oder Vollzeit-Contractors zu umgehen.

In Dänemark gehen die Folgen der Fehldeklaration über Strafen hinaus. Arbeitgeber, die fälschlicherweise klassifizieren, haften für alle verpflichtenden Leistungen, auf die Arbeitnehmer nach dänischem Arbeitsrecht Anspruch haben. Dies umfasst unbezahlten Urlaub, Krankengeld, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub und sogar Überstundenzuschläge. Wenn ein falsch klassifizierter Contractor über einen längeren Zeitraum gleichbleibende Arbeitsstunden unter Leitung des Unternehmens gearbeitet hat, könnten dänische Gerichte feststellen, dass ein Arbeitsverhältnis besteht.

Rückwirkende Verpflichtungen können Folgendes umfassen:

• Zahlung unbezahlter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die vom Arbeitgeber hätten einbehalten werden sollen
• Geldstrafen von DKK 10.000 für kleinere Verstöße bis hin zu dem Äquivalent von 20 Wochenlöhnen bei schwerwiegenden Klassifizierungsverstößen, z. B. bei Nichtausstellung eines Arbeitsvertrags
• Entschädigung für vertragliche Rechte, die der Arbeiter bei korrekter Einstellung als Arbeitnehmer erhalten hätte, einschließlich Gehalt während Krankheits-, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub sowie gesetzlicher Kündigungsfristen
• Durchsetzung von Tarifverträgen, falls die Tätigkeit des Arbeiters in einem Sektor erfolgt, der durch solche Vereinbarungen geregelt ist
• Risiko einer Arbeitsmarktaufsicht oder Prüfung, die