Einstellung in Dänemark ist für Unternehmen, die auf eine hochgebildete und qualifizierte, englischsprachige Arbeitskraft mit starkem technischem und kreativem Fachwissen zugreifen möchten, zunehmend attraktiv geworden. Ob Sie ein Startup sind, das die nordischen Märkte testet, oder ein multinationaler Konzern, der global expandiert – Dänemark bietet Flexibilität und Zuverlässigkeit auf einem Arbeitsmarkt, der für seine Transparenz und Effizienz bekannt ist. Der Weg, unabhängige Contractors in Dänemark einzustellen, ist jedoch mit rechtlichen Feinheiten gepflastert, die eine sorgfältige Navigation durch dänisches Arbeitsrecht, Steuerregelungen und Beschäftigungspraxis erfordern, um die Fallstricke von Fehlklassifizierung und Nichteinhaltung zu vermeiden.

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, zu lernen, wie man in Dänemark Contractors einstellt und bezahlt, während Sie die Einhaltung der lokalen Gesetze, Arbeitsstandards und administrativen Anforderungen sicherstellen. Sie wird auch dabei helfen, zwischen der Einstellung eines Contractors oder eines Mitarbeiters in Dänemark zu unterscheiden, Einblicke in die Gehaltsabrechnung für Contractors geben und praktische Schritte für die Einrichtung konformer Arbeitsbeziehungen mit lokalen oder internationalen Contractors bieten.

Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Einstellung von unabhängigen Contractors in Dänemark?

Wenn Sie Contractors in Dänemark einstellen, insbesondere wenn Sie mit dänischem Arbeitsrecht nicht vertraut sind, ist es wichtig, den Prozess methodisch anzugehen. Die Unterscheidung zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Contractors hat erhebliche steuerliche, rechtliche und operative Konsequenzen. Der dänische Arbeitsmarkt arbeitet nicht mit einem einzigen Beschäftigungsgesetz, um diese Unterscheidung zu treffen. Stattdessen hängt die Klassifizierung stark von der tatsächlichen Struktur und Substanz der Arbeitsvereinbarung ab.

Ein erster wichtiger Schritt ist sicherzustellen, dass die Person in Dänemark rechtlich als Contractor gilt. Dies erfordert mehr als nur eine Bezeichnung. Die dänischen Behörden prüfen die Natur der Arbeitsbeziehung, um festzustellen, ob sie mit Selbstständigkeit übereinstimmt oder ob die Person tatsächlich als Arbeitnehmer in Dänemark behandelt werden sollte. Wenn der Contractor unter direkter Aufsicht arbeitet, feste Arbeitszeiten einhält, auf Tools oder Ressourcen Ihres Unternehmens zugreift und regelmäßige Zahlungen erhält, die einem Gehalt ähneln, könnten rote Flaggen der Fehlklassifizierung aufkommen.

Diese Klassifizierung ist entscheidend, weil eine Fehlklassifizierung in Dänemark zu Bußgeldern, rückwirkender Steuer- und Sozialversicherungszahlung sowie einer rückwirkenden Neubewertung der Beziehung als Beschäftigung führen kann, was zusätzliche Haftungen für das beteiligte Unternehmen bedeutet.

Eine weitere Überlegung ist, ob der Contractor bei der Dänischen Wirtschaftsdirektion registriert ist. Alle Contractors in Dänemark müssen eine gültige CVR-Nummer (Zentrale Firmenregisternummer) besitzen, im Wesentlichen eine Unternehmensregistrierungs-ID. Ohne diese kann ein Contractor keine rechtlich gültigen Rechnungen ausstellen, Mehrwertsteuer erheben oder als ein konformes Unternehmen nach dänischem Recht anerkannt werden.

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Contractors

Im dänischen Recht hängt die Klassifizierung von der Unabhängigkeit des Contractors und dem Fehlen von Unterordnung ab. Während Mitarbeiter Anspruch auf eine Reihe von Schutzrechten nach Arbeitsrecht haben, wie Krankheitsurlaub, Mutterschaftsleistungen und Kündigungsfristen, sind unabhängige Contractors selbst für ihre Schutzmaßnahmen verantwortlich und haben in der Regel keinen Anspruch auf die gleichen Leistungen.

Unabhängige Contractors sind verantwortlich für die Zahlung ihrer eigenen Steuern und die Abwicklung der Sozialversicherung. Im Gegensatz dazu müssen Arbeitgeber Steuern und Sozialabgaben für ihre angestellten Mitarbeiter einbehalten. Dies schafft einen entscheidenden strukturellen Unterschied in der Arbeitsweise von Contractors und Mitarbeitern in Dänemark.

Ein typischer unabhängiger Contractor in Dänemark:

• Arbeitet für mehrere Kunden
• Legt seine eigenen Arbeitszeiten fest
• Verwendet eigene Ausrüstung
• Operiert auf Basis eines Dienstleistungsvertrags statt eines Arbeitsvertrags
• Ist als Unternehmen bei der dänischen Wirtschaftsdirektion registriert
• Trägt das kommerzielle Risiko für das Ergebnis seiner Dienstleistungen

Mitarbeiter hingegen:

• Arbeiten unter Anweisung und Kontrolle
• Haben festgelegte Arbeitszeiten und sind in den Arbeitsplatz integriert
• Werden mit einem Monatsgehalt bezahlt, bei dem Steuern und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten werden
• Haben Anspruch auf Beschäftigungsleistungen wie Urlaubsentgelt, bezahlten Urlaub und Schutz vor ungerechtfertigter Kündigung

Das Verständnis dieser Unterscheidung ist für jedes Unternehmen, das Contractors in Dänemark einstellen möchte, um die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen, von entscheidender Bedeutung.

Zum gleichen Thema lesen Sie den Leitfaden von Rivermate: Remote Independent Contractor vs Remote Employee.

Rechtliche Anforderungen für die Einstellung von Contractors in Dänemark

Um rechtmäßig unabhängige Contractors in Dänemark einzustellen, beginnt der Prozess mit der Überprüfung, ob die Person legal in Dänemark arbeiten darf und ordnungsgemäß registriert ist. Dies umfasst den Besitz eines NemID (digitaler Ausweis), eines NemKonto (zugewiesenes Bankkonto für öffentliche Zahlungen) und, falls relevant, einer CPR-Nummer (persönliche Identifikationsnummer für Einwohner).

Die Registrierung bei der dänischen Wirtschaftsdirektion ist unerlässlich. Contractors, die ohne Registrierung operieren, könnten als verkappte Arbeitnehmer angesehen werden, was Klassifizierungsprobleme und steuerliche Konsequenzen nach sich zieht. Zudem müssen Contractors feststellen, ob ihre Dienstleistungen der Mehrwertsteuer (MwSt) unterliegen. Wenn sie mehr als DKK 50.000 (USD 7.735) jährlich verdienen, sind sie verpflichtet, sich für die MwSt zu registrieren und diese in ihren Rechnungen auszuweisen.

Ein schriftlicher Vertrag sollte die Bedingungen der Dienstleistung, den Arbeitsumfang, die Zahlungsstruktur, die Dauer und die Kündigungsbedingungen klar definieren. Obwohl dies rechtlich nicht vorgeschrieben ist, hilft ein detaillierter Vertrag, Unklarheiten zu verringern und beide Parteien im Streitfall zu schützen. Er stärkt auch die Unabhängigkeit der Beziehung und kann gegen Fehlklassifizierungsansprüche verteidigen.

Häufige Fehlklassifizierungsprobleme in Dänemark

Fehlklassifizierung in Dänemark ist nicht nur eine rechtliche Formalität; sie birgt echte finanzielle und reputationsbezogene Risiken. Ein als Contractor klassifizierter Arbeiter, der tatsächlich wie ein Vollzeitmitarbeiter arbeitet, kann Prüfungen, rechtliche Schritte und rückwirkende finanzielle Verpflichtungen auslösen.

Die dänische Regierung und Gerichte konzentrieren sich auf die Realität der Arbeitsbeziehung, nicht nur auf die Vertragsbedingungen. Häufige Auslöser für Fehlklassifizierung sind:

• Contractors, die ausschließlich für einen Kunden arbeiten
• Regelmäßige Arbeitszeiten, die denen von Mitarbeitern entsprechen
• Nutzung der Räumlichkeiten, Ausrüstung oder IT-Systeme des Kunden
• Enge Überwachung oder Berichtspflichten
• Beteiligung an internen Teams, Meetings oder Managementstrukturen

Solche Szenarien führen oft dazu, dass die Regulierungsbehörden feststellen, dass der Contractor in Wirklichkeit ein de-facto-Mitarbeiter in Dänemark ist. Die Konsequenzen umfassen die Rückzahlung von Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, potenziellen Arbeitnehmerleistungen wie Krankheitsurlaub oder Mutterschaftsgeld sowie in einigen Fällen die rückwirkende Anwendung von Tarifverträgen. Unternehmen können auch mit Bußgeldern oder zusätzlichen Haftungen konfrontiert werden, wenn sie die Einhaltung nicht sicherstellen.

Sehen Sie sich den umfassenden Leitfaden von Rivermate an: Vermeidung von Contractor-Missklassifizierung: Ein Leitfaden für Unternehmen.

Wie bezahlt man unabhängige Contractors in Dänemark?

Sobald ein Unternehmen festgestellt hat, dass eine Person als Contractor nach dänischem Recht qualifiziert ist, muss es sicherstellen, dass die Zahlungen korrekt abgewickelt werden. Contractors sind verantwortlich für die Ausstellung einer Rechnung und die Zahlung ihrer eigenen Einkommensteuer und Mehrwertsteuer (falls zutreffend), sodass Unternehmen ihre Gehalts- und Finanzsysteme entsprechend einrichten müssen.

Zahlungsmethoden für Contractors in Dänemark

Die einfachste Zahlungsmethode in Dänemark ist die direkte Banküberweisung auf das dänische Krone (DKK)-Konto des Contractors. Die meisten Contractors haben ein NemKonto eingerichtet, um Zahlungen von dänischen Institutionen und Unternehmen zu empfangen.

Alternativ können Unternehmen, die internationale Contractors einstellen, auf internationale Geldtransfers oder Zahlungsplattformen wie Wise, Payoneer oder Revolut zurückgreifen. Diese Methoden sind bequem, müssen jedoch sorgfältig dokumentiert werden, um die Einhaltung der lokalen Steuervorschriften sicherzustellen und Verwirrung bei Währungsumrechnung oder Mehrwertsteuer zu vermeiden.

Für Unternehmen, die mehrere Contractors einstellen oder in mehreren Jurisdiktionen tätig sind, kann die Zusammenarbeit mit einem Contractor of Record (COR) wie Rivermate den Prozess vereinfachen. Diese Plattformen helfen bei der Einstellung und Bezahlung von Contractors in Dänemark und im Ausland, bieten konforme Verträge, automatisierte Rechnungsstellung und Steuerberechnungen.

Solche Plattformen sind oft die effizienteste Möglichkeit, Contractors in Dänemark zu bezahlen, während das Risiko der Fehlklassifizierung und der administrativen Belastung minimiert wird.

Verständnis von Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten

Im Gegensatz zu Mitarbeitern werden Contractors in Dänemark nicht über Gehaltsabrechnungssysteme bezahlt, bei denen Steuern einbehalten werden. Contractors sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern, einschließlich Einkommensteuer und Mehrwertsteuer, verantwortlich.

Für die Einkommensteuer müssen unabhängige Contractors Steuer-Vorauszahlungen an die dänische Steuerbehörde (SKAT) auf Basis des geschätzten Jahresverdienstes leisten. Dies umfasst kommunale Steuer, Beiträge zum Arbeitsmarkt und die staatliche Einkommensteuer. Diese Beiträge können je nach Einkommen des Contractors und Gemeinde über 40 % des Bruttogehalts ausmachen.

Contractors kümmern sich auch um ihre eigenen Rentenersparnisse, Arbeitslosenversicherung (falls gewünscht) und andere Leistungen. Aus Sicht des Auftraggebers besteht keine Notwendigkeit, Steuern einzubehalten oder Arbeitgeberbeiträge zu leisten, sofern die Person korrekt klassifiziert ist.

Es ist wichtig zu überprüfen, ob Ihr Contractor sich seiner Verantwortlichkeiten bewusst ist und ein registriertes Unternehmen betreibt. Andernfalls besteht das Risiko, dass der Arbeitgeber rückwirkend für Steuerabzüge und Beiträge haftbar gemacht wird.

Zum gleichen Thema lesen Sie Rivermates Leitfaden: Wie man internationale Contractors & unabhängige Arbeiter bezahlt.

Rechnungen und Dokumentationsanforderungen

Jede Zahlung an einen Contractor sollte auf einer ordnungsgemäßen Rechnung basieren. Das dänische Steuerrecht verlangt, dass Rechnungen den Namen des Contractors, die CVR-Nummer, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, den Gesamtbetrag und ggf. die Mehrwertsteuer enthalten.

Rechnungen müssen gemäß dänischen Buchführungsregeln mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Das Versäumnis, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen oder aufzubewahren, kann zu Prüfungen und Bußgeldern führen, insbesondere wenn ein Contractor untersucht wird und seine Geschäftstätigkeit nicht nachweisen kann.

Unternehmen, die mit Contractors arbeiten, sollten einen standardisierten Rechnungs- und Genehmigungsprozess etablieren, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen mit gültiger Dokumentation verbunden sind. Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften, sondern schützt das Unternehmen auch im Streitfall.

Was sind die rechtlichen Verpflichtungen für Contractors in Dänemark?

Contractors, die in Dänemark tätig sind, gelten als Selbstständige, das heißt, sie tragen die volle Verantwortung für ihre Geschäftstätigkeit, Steuerkonformität und persönlichen Schutzmaßnahmen.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen für unabhängige Contractors

Während das dänische Arbeitsrecht Arbeitnehmer durch Gesetze und Tarifverträge schützt, sind Contractors nicht durch diese Rechte abgedeckt. Contractors haben kein gesetzliches Recht auf Urlaubsentgelt, Mindestlohn, Krankheitsurlaub oder andere Leistungen, auf die Arbeitnehmer Anspruch haben.

Das bedeutet, wenn Sie in Dänemark Contractors einstellen, sind Sie nicht verpflichtet, diese Leistungen bereitzustellen, müssen aber auch sicherstellen, dass Ihre Engagement-Bedingungen nicht denen eines traditionellen Arbeitsvertrags ähneln. Wenn die tägliche Realität des Contractors der eines Vollzeitmitarbeiters entspricht, kann das Unternehmen rückwirkend für Arbeitnehmerleistungen haftbar gemacht werden.

Sozialversicherungs- und Einkommensteuerpflichten

Contractors sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. Sie müssen:

• Geschätztes Einkommen bei SKAT einreichen und Steuer-Vorauszahlungen leisten
• Eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben
• Für die Mehrwertsteuer registrieren (bei Einkünften über DKK 50.000 jährlich)
• Freiwillige Arbeitslosenversicherung (falls gewünscht) abschließen

Im Gegensatz zu angestellten Arbeitnehmern, bei denen die Steuern automatisch vom Arbeitgeber einbehalten werden, müssen Contractors alle ihre Verpflichtungen selbst verwalten und abwickeln. Unternehmen, die Contractors bezahlen, sollten sicherstellen, dass diese sich ihrer Pflichten bewusst sind und diese erfüllen.

Vertragsvereinbarungen und Einhaltung

Eine umfassende Vereinbarung zwischen Unternehmen und Contractor ist unerlässlich. Obwohl das dänische Recht keine schriftlichen Verträge für alle Engagements vorschreibt, ist es die beste Praxis, eine solche zu haben, um Erwartungen zu klären und beide Parteien zu schützen.

Die Vereinbarung sollte umfassen:

• Die Art der Arbeit
• Zahlungsbedingungen
• Mehrwertsteuer-Details
• Eigentumsrechte an geistigem Eigentum und Vertraulichkeit
• Kündigungsbedingungen
• Streitbeilegung nach dänischem Recht

Das Einfügen von Klauseln, die die Autonomie und Unabhängigkeit des Contractors betonen, verringert das Risiko der Fehlklassifizierung zusätzlich. Dies ist besonders wichtig bei der Einstellung ausländischer Contractors oder bei der Zusammenarbeit mit Personen, die mit den lokalen Gesetzen in Dänemark nicht vertraut sind.

Wie navigiert man das Risiko der Fehlklassifizierung in Dänemark?

Fehlklassifizierung in Dänemark bleibt eine der größten Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen, die Contractors einstellen. Wie bereits erwähnt, konzentrieren sich die dänischen Behörden auf die Substanz über die Form. Selbst wenn ein Vertrag jemanden als Contractor bezeichnet, bestimmen die tatsächlichen Arbeitsbedingungen, ob sie in Dänemark als Arbeitnehmer angesehen werden.

Risiken der Fehlklassifizierung bei unabhängigen Contractors erkennen

Sie sollten Ihre Contractor-Engagements regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass:

• Der Contractor nicht unter Ihrer direkten Kontrolle oder Aufsicht steht
• Er seine eigenen Arbeitszeiten und Methoden festlegt
• Er als Selbstständiger registriert ist
• Er das kommerzielle Risiko trägt
• Er für mehrere Kunden arbeitet

Wenn eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist, kann Ihre Klassifizierung angefochten werden.

Konsequenzen der Fehlklassifizierung in Dänemark

Die Fehlklassifizierung eines Arbeiters als Contractor in Dänemark, obwohl er rechtlich als Arbeitnehmer eingestuft werden sollte, stellt einen schweren Verstoß gegen die Vorschriften mit erheblichen finanziellen und operativen Konsequenzen dar. Die dänischen Arbeitsbehörden nehmen die Klassifizierung ernst, und Durchsetzungsmaßnahmen können hohe Bußgelder, Steuerprüfungen und rückwirkende Beschäftigungsansprüche umfassen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die in Dänemark ohne etablierte HR- oder Rechtspräsenz tätig sind oder versuchen, Lohnpflichten zu umgehen, indem sie langfristige oder Vollzeitmitarbeiter als Contractors behandeln.

In Dänemark gehen die Folgen der Fehlklassifizierung über Bußgelder hinaus. Arbeitgeber, die fälschlicherweise eine Person falsch klassifizieren, haften für alle verpflichtenden Leistungen, auf die Arbeitnehmer nach dänischem Arbeitsrecht Anspruch haben. Dazu gehören unbezahlte Urlaubsansprüche, Krankheitsgeld, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub sowie Überstundenzuschläge. Wenn ein falsch klassifizierter Contractor über einen längeren Zeitraum regelmäßig gearbeitet hat, könnten dänische Gerichte feststellen, dass eine Beschäftigungsbeziehung besteht.

Rückwirkende Verpflichtungen können umfassen:

• Zahlung unbezahlter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber hätte einbehalten müssen.
• Bußgelder von DKK 10.000 für geringfügige Verstöße bis hin zu dem Äquivalent von 20 Wochenlöhnen bei schwerwiegenden Klassifizierungsverletzungen, z. B. bei Nichtausstellung eines Arbeitsvertrags.
• Entschädigung für vertragliche Rechte, die der Arbeiter bei korrekter Einstellung als Arbeitnehmer erhalten hätte, einschließlich Gehalt während Krankheits-, Mutterschafts- oder Elternzeit.
• Durchsetzung von Tarifverträgen, falls die Funktion des Arbeiters unter eine solche Regelung fällt.
• Risiko einer Arbeitsmarktinspektion oder -prüfung, die weitere Klassifizierungsfehler aufdecken und eine breitere Überprüfung Ihrer Contractor- oder Beschäftigungspraktiken auslösen könnte.

Kurz gesagt, führt die Fehlklassifizierung in Dänemark nicht nur zu administrativen Korrekturen, sondern auch zu finanziellen Strafen, rechtlicher Haftung und Störungen im Betriebsablauf, insbesondere wenn die Fehlklassifizierung im Streitfall oder bei Beendigung entdeckt wird.

Beste Praktiken zur Vermeidung von Fehlklassifizierung

Um Fehlklassifizierung in Dänemark zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass sowohl der Vertrag als auch die tatsächliche Arbeitsbeziehung die wahre Unabhängigkeit widerspiegeln. Ein Contractor sollte seine eigene Zeit kontrollieren, konkrete Ergebnisse liefern, nicht nur Arbeitsstunden, und außerhalb Ihrer