Employer of Record in Estados Unidos da América

Um Employer of Record (EOR) é uma empresa que contrata legalmente funcionários em seu nome. Isso permite que você construa uma equipe nos Estados Unidos sem precisar estabelecer sua própria entidade local. O EOR cuida de todas as tarefas administrativas e legais relacionadas ao emprego. Pense em folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade com as leis trabalhistas dos EUA. Você ainda gerencia o trabalho diário da sua equipe, mas o EOR assume as responsabilidades legais de ser um empregador. Para empresas que desejam contratar nos EUA, um EOR como Rivermate simplifica o processo.

Como funciona um Employer of Record (EOR) nos Estados Unidos da América

Usar um EOR para contratar nos EUA é um processo simples. O EOR torna-se o empregador legal, enquanto você mantém o controle sobre o trabalho do seu funcionário.

Veja como funciona normalmente:

1. Você encontra o talento. Você recruta e seleciona a pessoa que deseja contratar nos EUA.
2. O EOR elabora um contrato compatível. O EOR cria um acordo de emprego que segue todas as leis federais, estaduais e locais relevantes dos EUA.
3. O EOR realiza a integração do seu novo contratado. Eles cuidam de toda a papelada necessária, incluindo formulários fiscais e verificação de elegibilidade para emprego (Formulário I-9), que é uma exigência do U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Eles gerenciam a folha de pagamento e benefícios. O EOR processa a folha de pagamento, retém os impostos corretos e administra os benefícios dos funcionários. Isso inclui contribuições para a Previdência Social e Medicare, conforme exigido pelo Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Você gerencia o trabalho diário do funcionário. Você é responsável pelas tarefas, desempenho e integração do seu funcionário na cultura da sua empresa. O EOR cuida dos aspectos de RH e legais do emprego.

Por que usar um Employer of Record nos Estados Unidos da América

Usar um EOR nos Estados Unidos oferece uma maneira simples e eficiente de construir uma equipe. Elimina os principais obstáculos de expandir para um novo país, permitindo que você se concentre nos seus objetivos de negócios.

Aqui estão alguns benefícios principais:

• Evite estabelecer uma entidade legal. Você pode contratar funcionários nos EUA sem o tempo e o custo de estabelecer uma entidade legal no país.
• Mantenha-se em conformidade com as leis trabalhistas. A legislação trabalhista dos EUA é complexa, com regras em nível federal, estadual e até municipal. Um EOR conhece essas regulamentações e garante que você permaneça em conformidade.
• Simplifique a folha de pagamento e os impostos. O EOR gerencia todos os aspectos da folha de pagamento, incluindo retenção e declaração de impostos, o que pode ser complicado nos EUA.
• Ofereça benefícios competitivos. Os EORs podem frequentemente fornecer acesso a pacotes de benefícios melhores e mais acessíveis do que uma pequena empresa conseguiria por conta própria.
• Reduza riscos. O EOR assume os riscos legais do emprego, protegendo você de possíveis multas e penalidades por não conformidade.

O modelo de preços transparente da Rivermate elimina a complexidade com uma única taxa mensal competitiva por funcionário. Ao contrário de provedores tradicionais de PEO, nossa precificação em Estados Unidos da América inclui suporte abrangente de RH, administração de benefícios, gestão de conformidade e acesso ao nosso painel proprietário para análises da força de trabalho em tempo real. Sem custos ocultos, sem taxas de implantação — apenas uma precificação direta que cresce com as necessidades do seu negócio, garantindo total conformidade legal em Estados Unidos da América.

Contratar nos Estados Unidos da América pode parecer complexo. Você precisa considerar leis federais, estaduais e, às vezes, até locais. Os EUA são um mercado enorme e diversificado, com uma grande reserva de talentos. Diferentemente de muitos outros países, os EUA operam principalmente com o princípio do emprego "at-will". Isso significa que você ou o funcionário podem encerrar a relação de trabalho a qualquer momento, por qualquer motivo, desde que não seja ilegal. Isso oferece flexibilidade, mas também exige que você seja claro sobre suas práticas de contratação desde o início.

Contratos de trabalho & cláusulas obrigatórias

Nos EUA, nem sempre é necessário ter um contrato de trabalho por escrito. Muitas relações de trabalho são baseadas em uma simples carta de oferta. No entanto, para funções-chave, um contrato formal é uma boa ideia. Ele oferece clareza tanto para você quanto para seu funcionário.

A maioria dos contratos de trabalho nos EUA é por tempo indeterminado. Contratos de prazo fixo são menos comuns e geralmente utilizados para projetos específicos.

Aqui estão algumas cláusulas comuns para incluir:

• Descrição do cargo: Delineie claramente o papel e as responsabilidades do funcionário.
• Compensação: Detalhe o salário, bônus e qualquer outra forma de pagamento.
• Benefícios: Mencione seguro de saúde, planos de aposentadoria e outros benefícios.
• Confidencialidade: Inclua um acordo de não divulgação para proteger as informações da sua empresa.
• Rescisão: Explique as condições sob as quais qualquer das partes pode encerrar o contrato de trabalho.

Períodos de experiência

Períodos de experiência são comuns nos EUA, mas não obrigatórios por lei na maioria dos estados. Servem como um período de teste para você e para o novo contratado verificarem se há compatibilidade. Um período típico de experiência é de 90 dias, mas pode ser mais curto ou mais longo, dependendo do cargo.

Por causa do sistema de emprego "at-will", um período de experiência não altera drasticamente os termos de rescisão. Você ainda pode dispensar um funcionário após o período de experiência. No entanto, ele estabelece uma expectativa clara para avaliação de desempenho durante os primeiros meses de trabalho.

Horas de trabalho & horas extras

A Fair Labor Standards Act (FLSA) é a lei federal que regula as horas de trabalho e horas extras nos EUA.

• Uma semana de trabalho padrão é de 40 horas.
• Qualquer hora trabalhada além de 40 horas por semana deve ser paga como horas extras.
• A taxa de pagamento de horas extras é pelo menos 1,5 vezes a taxa regular do funcionário.

Alguns funcionários são "exempt" de pagamento de horas extras. Isso geralmente se aplica a funcionários assalariados em cargos executivos, administrativos ou profissionais que atendem a critérios específicos. Esteja atento, pois alguns estados possuem suas próprias leis de horas extras que podem ser mais favoráveis do que a lei federal.

Feriados públicos & regionais

Os EUA possuem vários feriados federais. No entanto, os empregadores privados não são obrigados a conceder folga remunerada nesses feriados. A maioria das empresas observa os principais feriados.

Segue uma lista dos feriados federais nos Estados Unidos:

Alguns estados e cidades têm seus próprios feriados oficiais além dos federais.

Contratação de contractors nos Estados Unidos da América

Contratar contractors independentes pode ser uma forma flexível de trazer habilidades especializadas para projetos específicos. Os contractors são responsáveis pelos seus próprios impostos e não recebem os mesmos benefícios que os empregados.

É fundamental classificar corretamente os trabalhadores. Classificar um empregado como contractor pode acarretar penalidades graves, incluindo impostos retroativos e multas. O Internal Revenue Service (IRS) possui diretrizes rigorosas para determinar o status do trabalhador.

Um Employer of Record (EOR) pode ajudar a mitigar o risco de má classificação. Um EOR emprega legalmente os trabalhadores em seu nome, assumindo a responsabilidade pelo folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade com as leis trabalhistas. Isso permite que você trabalhe com talentos nos EUA sem os encargos legais e administrativos de uma contratação direta.

Navegar pela compensação e folha de pagamento nos Estados Unidos pode parecer complexo. Cada um dos 50 estados possui suas próprias regras, e você precisa seguir tanto as leis federais quanto as estaduais. Trata-se de entender todas as partes do salário de um funcionário, incluindo o que você adiciona e o que retira. Fazer isso corretamente é fundamental para administrar um negócio em conformidade e bem-sucedido.

Ciclos de folha de pagamento & estrutura salarial

Nos EUA, você pode pagar seus funcionários em diferentes cronogramas. Os mais comuns são semanal, quinzenal, semi-mensal ou mensal.

• Semanal: Você paga os funcionários toda semana, resultando em 52 contracheques por ano. Isso é comum em indústrias como construção e serviços de alimentação.
• Quinzenal: Você paga os funcionários a cada duas semanas, totalizando 26 contracheques por ano. Muitas empresas nos setores de saúde e tecnologia usam esse cronograma.
• Semi-mensal: Você paga os funcionários duas vezes por mês, geralmente nos dias 15 e último dia do mês. Isso significa 24 contracheques por ano e é frequentemente usado para funcionários assalariados.
• Mensal: Você paga os funcionários uma vez por mês, para 12 contracheques por ano.

Sua estrutura salarial dependerá se seus funcionários são assalariados ou por hora. Um salário é um valor fixo pago a cada período de pagamento. Um salário por hora é baseado em uma taxa horária, portanto, o pagamento total depende do número de horas trabalhadas.

Horas extras & mínimos

A Fair Labor Standards Act (FLSA) é a lei federal que estabelece as regras para horas extras e salário mínimo.

O salário mínimo federal atualmente é de $7,25 por hora. No entanto, muitos estados e cidades têm suas próprias taxas de salário mínimo mais altas. Quando a taxa estadual ou local é maior, você deve pagar o valor mais alto.

Para horas extras, a FLSA exige que você pague aos funcionários não-exempt 1,5 vezes sua taxa horária regular por qualquer hora trabalhada além de 40 horas em uma semana de trabalho. Uma semana de trabalho é um período fixo de sete dias consecutivos. É importante saber que não há limite legal para o número de horas que um funcionário pode trabalhar por semana, desde que seja devidamente pago por horas extras.

Alguns funcionários, frequentemente aqueles em cargos executivos, administrativos ou profissionais, são considerados "exempt" das regras de horas extras. Isso geralmente depende de suas funções e do quanto são pagos.

Impostos e contribuições do empregador

Como empregador nos EUA, você é responsável por pagar vários impostos de folha de pagamento. Estes são seus aportes e não são descontados dos salários dos funcionários. Os principais impostos federais são para a Seguridade Social, Medicare e desemprego.

Impostos e deduções dos funcionários

Você também deve reter certos impostos dos salários de seus funcionários e enviá-los ao governo. Essas deduções incluem impostos federais, estaduais e, às vezes, locais.

Nos Estados Unidos, benefícios aos empregados e licenças são uma mistura de programas exigidos pelo governo e vantagens específicas da empresa. Isso significa que seu pacote de benefícios pode variar bastante de um empregador para outro. Enquanto alguns benefícios são obrigatórios por lei, muitas empresas oferecem benefícios adicionais para atrair e reter os melhores funcionários.

Licença legal

Os EUA não possuem uma lei federal que exija licença remunerada para os empregados. No entanto, a Family and Medical Leave Act (FMLA) oferece a alguns empregados até 12 semanas de licença não remunerada, com proteção do emprego, por ano, por motivos familiares e médicos específicos. Para ser elegível, você deve ter trabalhado para seu empregador por pelo menos 12 meses, por pelo menos 1.250 horas nos últimos 12 meses, e em um local onde a empresa emprega 50 ou mais empregados dentro de um raio de 75 milhas.

Alguns estados e cidades possuem suas próprias leis que exigem licença médica remunerada ou licença familiar.

Feriados públicos e regionais

O governo dos EUA reconhece vários feriados federais, mas os empregadores privados não são obrigados a conceder licença remunerada nesses dias. No entanto, a maioria dos empregadores oferece feriados pagos.

Aqui estão os feriados federais para 2025:

Alguns estados e cidades também têm seus próprios feriados oficiais.

Benefícios complementares típicos

Para atrair e reter funcionários, muitas empresas oferecem benefícios além do que é legalmente exigido.

Como um Employer of Record pode ajudar na configuração de benefícios

Configurar um pacote de benefícios competitivo nos EUA pode ser complexo. Um Employer of Record (EOR) pode ajudar você a navegar pelas diferentes leis federais, estaduais e locais.

Um EOR pode:

• Garantir que você cumpra todos os requisitos legais.
• Ajudar a criar um pacote de benefícios atraente para os empregados.
• Gerenciar a administração do seu programa de benefícios.
• Economizar tempo e recursos.

Ao fazer parceria com um EOR, você pode oferecer aos seus empregados um excelente pacote de benefícios sem o transtorno de gerenciá-lo sozinho.

Vamos falar sobre desligar um funcionário nos Estados Unidos. O processo, frequentemente chamado de término ou offboarding, é mais do que apenas dizer adeus. Envolve uma série de etapas para garantir que você lide com a separação de forma profissional e legal. Um processo de offboarding tranquilo ajuda a proteger sua empresa e trata o funcionário que está saindo com respeito. Isso é verdadeiro tanto se a pessoa pedir demissão quanto se você decidir encerrar o emprego dela. Nos EUA, a maioria dos empregos é "at-will", o que significa que você ou o funcionário podem encerrar a relação a qualquer momento, por qualquer motivo, desde que não seja ilegal. Ainda assim, ter um processo de offboarding claro e consistente é uma decisão inteligente.

Períodos de aviso

Nos Estados Unidos, geralmente não há exigência legal para você dar aviso a um funcionário antes do desligamento. Isso ocorre por causa da doutrina do emprego "at-will" que se aplica em todos os estados, exceto Montana.

No entanto, há algumas exceções:

• Contratos de Trabalho: Se você possui um contrato de trabalho com um funcionário, ele pode especificar um período de aviso necessário.
• Política da Empresa: As políticas da sua própria empresa podem estabelecer que você fornecerá um determinado período de aviso.
• Acordos Sindicais: Os acordos de negociação coletiva frequentemente têm regras sobre períodos de aviso.

Embora não seja legalmente obrigatório, fornecer um aviso de duas semanas é uma cortesia comum. Pode ajudar a manter um relacionamento positivo e dar ao funcionário tempo para se preparar para sua transição.

Indenização de rescisão

Semelhante aos períodos de aviso, você geralmente não é obrigado a oferecer indenização de rescisão. A Fair Labor Standards Act (FLSA) não exige isso.

Aqui estão algumas situações em que a indenização de rescisão pode ser necessária:

• Política da Empresa: Se o manual do funcionário ou a política da sua empresa promete indenização de rescisão, você deve fornecê-la.
• Contrato de Trabalho: Um contrato com um funcionário pode incluir um pacote de indenização.
• Demissões em massa: Alguns estados têm leis que exigem indenização de rescisão em casos de demissões em massa ou fechamento de fábricas.

Mesmo quando não é obrigatório, muitas empresas optam por oferecer indenização de rescisão. Uma oferta típica é de uma a duas semanas de pagamento para cada ano em que o funcionário trabalhou na empresa. Oferecer um pacote de indenização pode ser um gesto de boa vontade. Também pode ser usado em troca do funcionário que está saindo assinar uma liberação de reivindicações contra sua empresa.

Como a Rivermate lida com saídas em conformidade

Na Rivermate, garantimos que cada saída de funcionário seja tratada de forma correta e compassiva. Entendemos que navegar pelas complexidades do offboarding pode ser desafiador. Nossa plataforma simplifica o processo para você.

Veja como ajudamos:

• Documentação em Conformidade: Fornecemos as cartas de desligamento necessárias e outros documentos para garantir que você cumpra todos os requisitos legais.
• Cálculo do Último Pagamento: Ajudamos você a calcular com precisão o pagamento final, incluindo qualquer tempo de férias acumulado, para cumprir as leis estaduais.
• Administração de Benefícios: Orientamos você no processo de gerenciamento de benefícios, como a continuação do seguro saúde sob COBRA.
• Orientação Passo a Passo: Nossa plataforma acompanha cada etapa do processo de offboarding, desde a decisão inicial até a entrevista final de desligamento.

Acreditamos em tratar cada funcionário com dignidade, mesmo durante sua saída. Nosso objetivo é tornar o processo o mais tranquilo possível para você e para o seu colaborador que está saindo.

Navegar pelo mundo dos vistos e permissões de trabalho dos EUA pode parecer complexo. Essencialmente, um visto permite que um estrangeiro viaje a um ponto de entrada nos EUA e solicite permissão para entrar no país. Uma permissão de trabalho, por outro lado, é uma autorização para trabalhar legalmente nos Estados Unidos. Existem muitos tipos de vistos, cada um com seu próprio conjunto de regras e requisitos.

Vistos de emprego & realidades de patrocínio

Patrocinar um visto de trabalho nos EUA é um compromisso significativo para qualquer empregador. Um Employer of Record (EOR) pode simplificar esse processo, mas há algumas realidades práticas a considerar.

O que um EOR pode normalmente patrocinar:

• Aquisição de Vistos Simplificada: Um EOR pode tornar o processo de visto mais transparente e direto, especialmente para empresas que não possuem uma entidade legal nos EUA.
• Green Cards: Para empresas que desejam contratar ou realocar funcionários para os EUA de forma permanente, um EOR pode patrocinar green cards, que concedem o status de residente permanente.

O que um EOR geralmente não pode patrocinar:

• Auto-patrocínio: Isso é raro e geralmente reservado para indivíduos com habilidades extraordinárias, empreendedores ou investidores. A maioria dos vistos de trabalho exige um patrocinador empregador.
• Vistos sem uma relação empregador-empregado clara: O EOR atua como o empregador legal, portanto, o papel e as responsabilidades do funcionário devem estar claramente definidos.

Rotas práticas para o patrocínio:

A rota mais comum para o emprego nos EUA é através do patrocínio direto pela empresa onde o indivíduo trabalhará. No entanto, um EOR pode ser um parceiro valioso nesse processo, lidando com as complexidades administrativas e legais. Isso é especialmente útil para empresas que estão começando a patrocinar trabalhadores estrangeiros ou que não possuem uma equipe de RH grande.

Conformidade em viagens de negócios (visitas de curto prazo)

Para viagens de negócios de curto prazo aos EUA, o visto B-1 é a opção mais comum. É importante entender as regras desse visto para garantir a conformidade.

O que você pode fazer com um visto B-1:

• Consultar-se com parceiros de negócios.
• Participar de uma convenção ou conferência científica, educacional, profissional ou de negócios.
• Negociar um contrato.
• Participar de treinamentos de curto prazo.

O que você não pode fazer com um visto B-1:

• Engajar-se em emprego.
• Receber salário de uma fonte nos EUA.
• Permanecer nos EUA indefinidamente.

Pontos-chave de conformidade:

Para ser elegível a um visto B-1, você deve demonstrar o seguinte:

O período inicial de estadia é normalmente de um a seis meses, com um máximo de um ano, incluindo extensões.