Impostos em Estados Unidos da América

O sistema tributário dos Estados Unidos é uma estrutura complexa que envolve governos federal, estaduais e, às vezes, locais, cada um impondo diversos impostos sobre indivíduos e empresas. Para os empregadores, navegar por esse sistema envolve principalmente impostos sobre a folha de pagamento, que incluem retenções na fonte dos salários dos funcionários e o pagamento de impostos do lado do empregador. Compreender essas obrigações é crucial para a conformidade e operações comerciais suaves, seja empregando trabalhadores domésticos ou estrangeiros.

Os empregados, por sua vez, estão sujeitos ao imposto de renda sobre seus ganhos, que geralmente é coletado por meio de retenções na fonte feitas pelo empregador ao longo do ano. Eles também podem ser responsáveis por sua parte de certos impostos sobre a folha de pagamento. A responsabilidade final de imposto para os empregados é determinada quando eles apresentam sua declaração de imposto anual, onde podem considerar várias deduções e créditos para potencialmente reduzir sua renda tributável.

Obrigações do Employer of Record e Impostos sobre a Folha de Pagamento

Empregadores nos Estados Unidos são responsáveis por vários impostos federais sobre a folha de pagamento, principalmente sob a Federal Insurance Contributions Act (FICA) e a Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muitos estados também impõem seus próprios impostos de desemprego (SUTA) e podem ter impostos adicionais sobre a folha de pagamento.

Os impostos FICA financiam os programas de Segurança Social e Medicare. Tanto empregadores quanto empregados contribuem para o FICA. Para 2025, espera-se que as taxas sejam similares às de 2024, mas estão sujeitas à confirmação oficial.

• Imposto de Segurança Social: Essa parte financia benefícios de aposentadoria, invalidez e sobrevivência. A taxa de imposto é dividida igualmente entre o empregador e o empregado. Para 2024, a taxa é de 6,2% para ambos, totalizando 12,4%. Este imposto aplica-se apenas até um limite de base salarial anual. A base salarial de 2024 é $168.600, e o limite de 2025 deve ser maior, anunciado posteriormente em 2024.
• Imposto do Medicare: Essa parte financia o seguro hospitalar. A taxa de imposto também é dividida igualmente entre empregador e empregado. Para 2024, a taxa é de 1,45% para ambos, totalizando 2,9%. Não há limite de base salarial para o imposto regular do Medicare.
• Imposto adicional do Medicare: Uma taxa adicional de 0,9% de Medicare se aplica a salários que excedem um determinado limite ($200.000 para declarantes solteiros, $250.000 para casados que declaram conjuntamente, $125.000 para casados que declaram separadamente). Este imposto adicional é imposto apenas ao empregado; o empregador não tem uma parte correspondente, mas é responsável por reter esse valor de salários acima do limite.

A FUTA é um imposto federal que, juntamente com os sistemas estaduais de desemprego, fornece compensação de desemprego a trabalhadores elegíveis. A taxa padrão da FUTA é de 6% sobre os primeiros $7.000 de salários de cada empregado por ano. No entanto, os empregadores geralmente recebem um crédito significativo (até 5,4%) contra sua responsabilidade fiscal federal por pagamento pontual dos impostos estaduais de desemprego, reduzindo efetivamente a taxa da FUTA para 0,6% na maioria dos casos. As taxas de impostos de desemprego estaduais (SUTA) variam significativamente por estado e dependem de fatores como o setor do empregador e histórico de reivindicações de desemprego.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Empregadores são obrigados a reter o imposto de renda federal dos salários de seus empregados com base nas informações fornecidas pelo empregado no Formulário W-4, Employee's Withholding Certificate. Este formulário ajuda os empregadores a determinar o valor correto de imposto a ser retido, considerando o status de declaração do empregado, número de dependentes e quaisquer outros ajustes ou retenções adicionais solicitadas.

O imposto de renda federal é progressivo, ou seja, níveis mais altos de renda são tributados a taxas maiores. As faixas e taxas de imposto são ajustadas anualmente por inflação. As faixas de 2025 serão divulgadas posteriormente em 2024, mas espera-se que sigam uma estrutura semelhante à de 2024.

Aqui está um exemplo das faixas de imposto de renda federal de 2024 para declarantes solteiros (as faixas de 2025 serão diferentes):

Taxa de Imposto	Renda Tributável (Declaração Individual)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Acima de $609.350

Empregadores usam tabelas de retenção fornecidas pelo IRS, combinadas com as informações do W-4 do empregado, para calcular o valor do imposto de renda federal a ser retido de cada pagamento.

Muitos estados e algumas jurisdições locais também impõem impostos de renda, exigindo que os empregadores retenham impostos estaduais e locais com base em regras específicas de cada estado e formulários de retenção dos empregados (que variam conforme a localização).

Deduções e Abonos de Imposto para Empregados

Embora os empregadores estejam principalmente preocupados com a retenção com base nas informações fornecidas pelo empregado (como o Formulário W-4), os empregados podem reduzir sua renda tributável total por meio de várias deduções e abonos ao apresentar sua declaração de imposto anual.

A forma mais comum de reduzir a renda tributável é adotando a dedução padrão ou detalhando deduções. A dedução padrão é um valor fixo que varia conforme o status de declaração e é ajustada anualmente por inflação. Para 2025, espera-se que os valores da dedução padrão sejam maiores do que em 2024.

Aqui estão os valores da dedução padrão de 2024 (os de 2025 serão diferentes):

Status de Declaração	Dedução Padrão (2024)
Solteiro	$13.850
Casado(a) Declarando Separadamente	$13.850
Casado(a) Declarando Conjuntamente	$27.700
Chefe de Família	$20.800
Viúvo(a) Qualificado	$27.700

Empregados podem optar por detalhar deduções se o total de despesas elegíveis (como impostos estaduais e locais até um limite, juros de hipoteca, contribuições de caridade e certas despesas médicas) exceder o valor da dedução padrão.

Algumas deduções também podem afetar o salário líquido do empregado e potencialmente seus cálculos do W-4, como contribuições antes do imposto para contas de aposentadoria (como 401(k)) ou contas de poupança de saúde (HSAs), além de deduções para prêmios de seguro saúde pagos por meio de planos de cafeteria.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Empregadores têm prazos rigorosos para depositar os impostos retidos e apresentar relatórios fiscais sobre a folha de pagamento. O não cumprimento desses prazos pode resultar em penalidades e juros.

Formulários de declaração federal principais e prazos gerais incluem:

• Formulário 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Relata imposto de renda, imposto de Segurança Social e Medicare retidos dos salários dos empregados, bem como a parte do empregador de Segurança Social e Medicare. Os prazos geralmente são o último dia do mês seguinte ao fim do trimestre (30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro, 31 de janeiro).
• Formulário 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Relata a responsabilidade anual do empregador pelo imposto FUTA. O prazo geralmente é 31 de janeiro do ano seguinte.
• Formulário W-2, Wage and Tax Statement: Relata os salários anuais do empregado e o valor dos impostos retidos. Os empregadores devem fornecer cópias aos empregados até 31 de janeiro do ano seguinte e enviar cópias à Social Security Administration (SSA) até essa data.
• Formulário W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Um formulário de resumo enviado à SSA junto com cópias de todos os W-2. O prazo é 31 de janeiro.

A frequência de depósito de impostos (diária, semi-semanal, mensal) depende do montante de responsabilidade fiscal. Responsabilidades maiores exigem depósitos mais frequentes. Os requisitos de reporte e depósito de impostos de folha de pagamento estaduais e locais variam por jurisdição.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Empregar trabalhadores estrangeiros ou operar como uma empresa estrangeira nos EUA introduz complexidades fiscais adicionais.

• Classificação do Trabalhador: Determinar se um trabalhador estrangeiro é um residente alienígena ou um não-residente alienígena para fins fiscais é fundamental, pois regras fiscais diferentes se aplicam. A residência é geralmente determinada pelo teste de green card ou pelo teste de presença substancial.
• Acordos de Tributação: Os EUA têm acordos fiscais com muitos países que podem reduzir ou eliminar o imposto dos EUA sobre certos tipos de renda, incluindo salários. Os empregadores podem precisar considerar as disposições do tratado ao determinar a retenção para empregados não-residentes alienígenas.
• Retenção para Não-Residentes Alienígenas: Renda paga a não-residentes alienígenas geralmente está sujeita a uma taxa fixa de 30% de retenção, a menos que um tratado fiscal preveja uma taxa reduzida ou isenção. Empregados não-residentes podem precisar enviar o Formulário 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) ou o Formulário W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) para reivindicar benefícios do tratado ou confirmar o status estrangeiro.
• Números de Identificação: Trabalhadores estrangeiros precisam de um número de identificação fiscal dos EUA. Residentes alienígenas geralmente usam um Social Security Number (SSN). Não-residentes que não são elegíveis para um SSN, mas precisam de um U.S. TIN para fins fiscais, podem precisar obter um ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
• Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira operando nos EUA pode estar sujeita ao imposto de renda corporativo dos EUA se for considerada envolvida em um comércio ou negócio nos EUA e tiver renda efetivamente relacionada a esse negócio. O conceito de "permanent establishment" sob tratados fiscais frequentemente determina se uma empresa estrangeira possui uma presença tributável nos EUA. Empregar trabalhadores nos EUA pode contribuir para estabelecer uma presença tributável.

Navegar por essas considerações especiais requer atenção cuidadosa aos detalhes e compreensão da legislação fiscal dos EUA e dos tratados fiscais relevantes.