Impostos em Estados Unidos da América

O sistema de impostos dos Estados Unidos é uma estrutura complexa envolvendo os governos federal, estadual e, às vezes, locais, cada um impondo vários impostos sobre indivíduos e empresas. Para os Employer of Record, navegar neste sistema envolve principalmente impostos sobre a folha de pagamento, que incluem retenções de impostos dos salários dos funcionários e o pagamento de impostos do lado do empregador. Compreender essas obrigações é crucial para conformidade e operações comerciais suaves, seja empregando trabalhadores domésticos ou estrangeiros.

Os Employees, por sua vez, estão sujeitos ao imposto de renda sobre seus ganhos, que normalmente é coletado por retenção do empregador ao longo do ano. Eles também podem ser responsáveis por sua parte de certos impostos sobre a folha de pagamento. A responsabilidade final pelos impostos dos Employees é determinada quando eles apresentam sua declaração de imposto de renda anual, onde podem considerar várias deduções e créditos para potencialmente reduzir sua renda tributável.

Obrigações do Employer of Record com Segurança Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento

Os Employer of Record nos Estados Unidos são responsáveis por diversos impostos federais sobre a folha de pagamento, principalmente sob a Federal Insurance Contributions Act (FICA) e a Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muitos estados também impõem seus próprios impostos de desemprego (SUTA) e podem ter impostos adicionais sobre a folha de pagamento.

Os impostos FICA financiam os programas de Segurança Social e Medicare. Tanto os employers quanto os employees contribuem para o FICA. Para 2025, espera-se que as taxas sejam semelhantes às de 2024, mas estão sujeitas à confirmação oficial.

• Imposto de Segurança Social: Essa parcela financia benefícios de aposentadoria, invalidez e sobrevivência. A taxa de imposto é dividida igualmente entre o empregador e o empregado. Para 2024, a taxa é de 6,2% para ambos, empregador e empregado, totalizando 12,4%. Este imposto se aplica apenas até um limite de base salarial anual. A base salarial de 2024 é de $168.600, e o limite de 2025 deve ser maior, anunciado posteriormente em 2024.
• Imposto do Medicare: Essa parcela financia o seguro hospitalar. A taxa de imposto também é dividida igualmente entre empregador e empregado. Para 2024, a taxa é de 1,45% para ambos, totalizando 2,9%. Não há limite de base salarial para o imposto regular do Medicare.
• Imposto Medicare adicional: Uma taxa adicional de 0,9% de Medicare aplica-se a salários que excedem um determinado limite ($200.000 para solteiros, $250.000 para casados declarando em conjunto, $125.000 para casados declarando separadamente). Este imposto adicional é apenas imposto ao employee; o employer não tem uma parte correspondente, mas é responsável por reter esse valor dos salários acima do limite.

A FUTA é um imposto federal que, junto com os sistemas estaduais de desemprego, proporciona compensação por desemprego aos trabalhadores elegíveis. A taxa padrão do FUTA é de 6% sobre os primeiros $7.000 de salário de cada employee por ano. No entanto, os employers geralmente recebem um crédito significativo (até 5,4%) contra sua responsabilidade fiscal federal pelo pagamento pontual dos impostos estaduais de desemprego, reduzindo efetivamente a taxa de FUTA para 0,6% na maioria dos casos. As taxas de impostos de desemprego estaduais (SUTA) variam bastante por estado e dependem de fatores como o setor do empregador e o histórico de reivindicações de desemprego.

Requisitos de Retenção de Imposto de Renda

Os employers são obrigados a reter o imposto de renda federal dos salários de seus employees com base nas informações fornecidas pelo employee no Form W-4, Certificado de Retenção do Empregado. Este formulário ajuda os empregadores a determinar o valor correto de imposto a reter, considerando o status de declaração do employee, número de dependentes e quaisquer outros ajustes ou retenção adicional solicitados.

O imposto de renda federal é progressivo, ou seja, níveis mais altos de renda são tributados em taxas mais elevadas. As faixas de imposto e as taxas são ajustadas anualmente por inflação. As faixas de 2025 serão divulgadas posteriormente em 2024, mas espera-se que sigam uma estrutura semelhante à de 2024.

Aqui está um exemplo das faixas de imposto de renda federal de 2024 para single filers (as faixas de 2025 serão diferentes):

Taxa	Renda Tributável (Single Filers)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Acima de $609.350

Os employers utilizam tabelas de retenção fornecidas pela IRS, combinadas com as informações do W-4 do employee, para calcular o valor do imposto de renda federal a reter de cada pagamento.

Muitos estados e algumas jurisdições locais também impõem impostos de renda, exigindo que os employers retenham impostos estaduais e locais de renda com base nas regras específicas de cada estado e em formulários de retenção do employee (que variam conforme a localidade).

Deduções e Abonos de Impostos dos Funcionários

Embora os employers estejam principalmente preocupados com a retenção com base nas informações fornecidas pelo employee (como o Form W-4), os employees podem reduzir sua renda tributável geral por meio de várias deduções e abonos ao apresentar sua declaração anual de imposto.

A maneira mais comum de os employees reduzirem sua renda tributável é usando a dedução padrão ou itemizando deduções. A dedução padrão é um valor fixo que varia de acordo com o status de declaração e é ajustada anualmente por inflação. Para 2025, espera-se que os valores da dedução padrão sejam maiores do que em 2024.

Aqui estão os valores da dedução padrão de 2024 (os valores de 2025 serão diferentes):

Status de Declaração	Dedução Padrão (2024)
Solteiro	$13.850
Casado que declara em separado	$13.850
Casado que declara em conjunto	$27.700
Cabe de Família	$20.800
Viúvo(a) Qualificado(a)	$27.700

Os employees podem optar por itemizar suas deduções se o total de despesas elegíveis (como impostos estaduais e locais até um limite, juros de hipoteca, contribuições de caridade e certas despesas médicas) exceder o valor da dedução padrão.

Certas deduções também podem afetar o take-home pay e, potencialmente, os cálculos do W-4, como contribuições antes dos impostos para contas de aposentadoria (como 401(k)) ou contas de poupança saúde (HSAs), e deduções por prêmios de seguro saúde pagos por meio de um plano de cafeteria.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Os employers têm prazos rigorosos para depositar os impostos retidos e apresentar os relatórios de impostos sobre a folha de pagamento. O não cumprimento desses prazos pode gerar penalidades e juros.

Os principais formulários de declaração federal e seus prazos gerais incluem:

• Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Relata o imposto de renda, o imposto de Segurança Social e de Medicare retidos dos salários dos employees, bem como a parte do employer no imposto de Segurança Social e Medicare. Os prazos geralmente são no último dia do mês seguinte ao final do trimestre (30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro, 31 de janeiro).
• Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Relata a responsabilidade anual do employer pelo imposto FUTA. O prazo geralmente é 31 de janeiro do ano seguinte.
• Form W-2, Wage and Tax Statement: Relata os salários anuais de um employee e o valor dos impostos retidos. Os employers devem fornecer cópias aos employees até 31 de janeiro do ano seguinte e enviar cópias à Social Security Administration (SSA) até essa data.
• Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Um formulário de resumo enviado à SSA junto com cópias de todos os W-2. O prazo é 31 de janeiro.

A frequência de depósito do imposto (diária, semi-semanal, mensal) depende do montante da responsabilidade fiscal. Responsabilidades maiores exigem depósitos mais frequentes. Os requisitos de reporte e depósito de impostos sobre a folha de pagamento estaduais e locais variam por jurisdição.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Empregar trabalhadores estrangeiros ou operar como uma empresa estrangeira nos EUA introduz complexidades fiscais adicionais.

• Classificação do Trabalhador: Determinar se um trabalhador estrangeiro é um alien residente ou um alien não-residente para fins fiscais é fundamental, pois regras fiscais diferentes se aplicam. A residência geralmente é determinada pelo teste do Green Card ou pelo teste de presença substancial.
• Acordos de Tributação: Os EUA têm tratados fiscais com muitos países que podem reduzir ou eliminar o imposto dos EUA sobre certos tipos de renda, incluindo salários. Os employers podem precisar considerar as disposições dos tratados ao determinar a retenção para employees non-residents.
• Retenção para Alien Não-Residente: Renda paga a alien não-residente geralmente está sujeita a uma retenção fixa de 30%, a menos que um tratado fiscal preveja uma taxa reduzida ou isenção. Os non-resident aliens podem precisar enviar o Form 8233 (Isenção de Retenção na Remuneração por Serviços Pessoais Independentes de um Alien Não-Residente) ou o Form W-8BEN (Certificado de Status Estrangeiro do Beneficiário de Retenção e Relatório de Impostos nos EUA) para reivindicar benefícios do tratado ou confirmar o status estrangeiro.
• Números de Identificação: Trabalhadores estrangeiros precisam de um número de identificação fiscal nos EUA. Residentes geralmente usam um Social Security Number (SSN). Alien não-residente que não seja elegível para um SSN, mas precise de um TIN nos EUA para fins fiscais, pode precisar obter um ITIN (Número de Identificação Pessoal do Contribuinte Individual).
• Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira operando nos EUA pode estar sujeita ao imposto sobre a renda de empresas dos EUA se for considerada envolvida em um comércio ou negócio nos EUA e tiver renda efetivamente ligada a esse negócio. O conceito de estabelecimento permanente sob tratados fiscais muitas vezes determina se uma empresa estrangeira possui uma presença tributável nos EUA. Empregar trabalhadores nos EUA pode contribuir para estabelecer uma presença tributável.

Navegar essas considerações especiais requer atenção cuidadosa aos detalhes e compreensão da legislação fiscal dos EUA e dos tratados de tributação relevantes.