Impostos em Estados Unidos da América

O sistema de tributação dos Estados Unidos é uma estrutura complexa que envolve os governos federal, estadual e, às vezes, locais, cada um impondo diferentes impostos sobre indivíduos e empresas. Para os Employer of Record, navegar neste sistema envolve principalmente impostos sobre folha de pagamento, que incluem retenções de impostos do salário dos funcionários e pagamento de impostos de responsabilidade do EOR. Compreender essas obrigações é crucial para conformidade e operações empresariais suaves, seja empregando trabalhadores domésticos ou estrangeiros.

Os empregados, por sua vez, estão sujeitos ao imposto de renda sobre seus ganhos, que geralmente é coletado por meio de retenção do empregador ao longo do ano. Eles também podem ser responsáveis por sua parte de certos impostos sobre folha de pagamento. A responsabilidade final pelo imposto para os empregados é determinada na hora de apresentarem sua declaração de imposto anual, onde podem considerar várias deduções e créditos para potencialmente reduzir sua renda tributável.

Obrigações do Employer de Social Security e Impostos na Folha de Pagamento

Empregadores nos Estados Unidos são responsáveis por vários impostos federais sobre folha de pagamento, principalmente sob a Federal Insurance Contributions Act (FICA) e a Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Muitos estados também impõem seus próprios impostos de desemprego (SUTA) e podem ter impostos adicionais na folha de pagamento.

Os impostos do FICA financiam os programas de Social Security e Medicare. Tanto empregadores quanto empregados contribuem para o FICA. Para 2025, as taxas devem ser similares às de 2024, mas estão sujeitas à confirmação oficial.

• Imposto do Social Security: Essa parte financia benefícios de aposentadoria, invalidez e sobrevivência. A taxa de imposto é dividida igualmente entre o empregador e o empregado. Para 2024, a taxa é de 6,2% para ambos, totalizando 12,4%. Este imposto se aplica apenas até um limite de base salarial anual. A base salarial de 2024 é de $168.600, e o limite de 2025 deverá ser maior, anunciado posteriormente em 2024.
• Imposto do Medicare: Essa parte financia o seguro hospitalar. A taxa de imposto também é dividida igualmente entre empregador e empregado. Para 2024, a taxa é de 1,45% para ambos, totalizando 2,9%. Não há limite de base salarial para o imposto regular do Medicare.
• Imposto adicional do Medicare: Um adicional de 0,9% de imposto do Medicare se aplica a salários que ultrapassarem um determinado limite ($200.000 para declarações singelas, $250.000 para casados que arquivam conjuntamente, $125.000 para casados que arquivam separadamente). Este imposto adicional é apenas cobrado do empregado; o empregador não tem uma parte correspondente, mas é responsável por reter este valor dos salários acima do limite.

A FUTA é um imposto federal que, juntamente com os sistemas estaduais de desemprego, fornece compensação por desemprego a trabalhadores elegíveis. A taxa padrão da FUTA é de 6% sobre os primeiros $7.000 de salários de cada funcionário por ano. No entanto, geralmente, os empregadores recebem um crédito considerável (até 5,4%) contra sua responsabilidade fiscal federal por pagamento pontual dos impostos estaduais de desemprego, reduzindo efetivamente a taxa de FUTA para 0,6% na maioria dos casos. As taxas de impostos de desemprego estaduais (SUTA) variam bastante por estado e dependem de fatores como setor do empregador e histórico de reivindicações de desemprego.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Empregadores são obrigados a reter o imposto de renda federal dos salários de seus empregados com base nas informações fornecidas pelo empregado no Form W-4, Certificado de Retenção do Empregado. Este formulário ajuda empregadores a determinar o valor correto de imposto a ser retido, considerando o status de declaração, número de dependentes e quaisquer outros ajustes ou retenções adicionais solicitadas.

O imposto de renda federal é progressivo, ou seja, níveis mais elevados de renda são tributados a taxas maiores. As faixas e taxas de imposto são ajustadas anualmente por inflação. As faixas de 2025 serão divulgadas posteriormente em 2024, mas espera-se que sigam uma estrutura semelhante à de 2024.

Aqui está um exemplo das faixas de imposto de renda federal de 2024 para declarações singelas (as faixas de 2025 serão diferentes):

Taxa de Imposto	Renda Gravável (Declarações Singelas)
10%	$0 a $11.600
12%	$11.601 a $47.150
22%	$47.151 a $100.525
24%	$100.526 a $191.950
32%	$191.951 a $243.725
35%	$243.726 a $609.350
37%	Acima de $609.350

Empregadores usam tabelas de retenção fornecidas pelo IRS, combinadas com as informações do W-4 do empregado, para calcular o valor do imposto de renda federal a ser retido de cada pagamento.

Muitos estados e algumas jurisdições locais também impõem impostos de renda, exigindo que empregadores retenham impostos estaduais e locais de renda com base em regras específicas de cada estado e nas formas de retenção dos empregados (que variam por localidade).

Deduções e Incentivos de Imposto dos Empregados

Embora empregadores estejam principalmente preocupados com a retenção com base nas informações fornecidas pelo empregado (como o Form W-4), os empregados podem reduzir sua renda tributável total por meio de várias deduções e incentivos ao elaborar sua declaração anual de imposto.

A maneira mais comum de os empregados reduzirem sua renda tributável é adotando a dedução padrão ou itemizando deduções. A dedução padrão é um valor fixo que varia de acordo com o status de declaração e é ajustada anualmente por inflação. Para 2025, espera-se que os valores da dedução padrão sejam maiores do que em 2024.

Aqui estão os valores da dedução padrão de 2024 (os de 2025 serão diferentes):

Status de Declaração	Dedução Padrão (2024)
Individual	$13.850
Casado(a) que Declara Separadamente	$13.850
Casado(a) que Declara Conjuntamente	$27.700
Cabeça de Família	$20.800
Viúvo(a) Qualificado(a)	$27.700

Empregados podem optar por itemizar deduções se o total de despesas elegíveis (como impostos estaduais e locais até um limite, juros de hipoteca, contribuições de caridade e certas despesas médicas) exceder o valor da dedução padrão.

Algumas deduções também podem afetar o salário líquido e potencialmente os cálculos do Form W-4, como contribuições antes de impostos para planos de aposentadoria (como 401(k)) ou contas de poupança de saúde (HSAs), e deduções para prêmios de seguro saúde pagos através de um plano de refeitório.

Prazos de Conformidade e Declaração de Impostos

Empregadores têm prazos rigorosos para depositar os impostos retidos e apresentar relatórios de impostos sobre folha de pagamento. O não cumprimento dessas datas pode resultar em penalidades e juros.

Formulários de reporte federal essenciais e seus prazos gerais incluem:

• Formulário 941, Declaração de Impostos Federais Trimestral do Empregador: Relata imposto de renda, imposto de Segurança Social e imposto do Medicare retidos dos salários dos empregados, bem como a parte do empregador no imposto de Segurança Social e Medicare. Os prazos geralmente são o último dia do mês seguinte ao fim do trimestre (30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro, 31 de janeiro).
• Formulário 940, Declaração Anual de Impostos de Desemprego (FUTA): Relata a responsabilidade anual do empregador pelo imposto FUTA. O prazo geralmente é 31 de janeiro do ano seguinte.
• Formulário W-2, Declaração de Salários e Impostos: Relata os salários anuais do empregado e os impostos retidos. Os empregadores devem fornecer cópias aos empregados até 31 de janeiro do ano seguinte e enviar cópias à Administração da Seguridade Social (SSA) até essa data.
• Formulário W-3, Transmissão de Declarações de Salários e Impostos: Um formulário resumo apresentado à SSA juntamente com cópias de todos os W-2. Prazo é 31 de janeiro.

A frequência de depósito de impostos (diária, semi-semanal, mensal) depende do montante de responsabilidade fiscal. Responsabilidades maiores exigem depósitos mais frequentes. Os requisitos de reporte e depósito de impostos na folha estaduais e locais variam por jurisdição.

Considerações Especiais de Impostos para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

Contratar trabalhadores estrangeiros ou operar como uma empresa estrangeira nos EUA introduz complexidades fiscais adicionais.

• Classificação do Trabalhador: Determinar se um trabalhador estrangeiro é um residente estrangeiro ou um não-residente para fins fiscais é fundamental, pois regras fiscais diferentes se aplicam. A residência é geralmente determinada pelo teste de green card ou pelo teste de presença substancial.
• Acordos de Bitributação: Os EUA possuem acordos de bitributação com diversos países que podem reduzir ou eliminar impostos dos EUA sobre certos tipos de renda, incluindo salários. Os empregadores podem precisar considerar as disposições desses tratados ao determinar retenções para empregados não-residentes.
• Retenção para Não-Residentes: Renda paga a não-residentes geralmente está sujeita a uma taxa fixa de 30% de retenção, a menos que um tratado fiscal estabeleça uma taxa reduzida ou isenção. Empregados não-residentes podem precisar apresentar o Formulário 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien) ou o Form W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) para reivindicar benefícios de tratado ou confirmar status estrangeiro.
• Números de Identificação: Trabalhadores estrangeiros precisam de um número de identificação fiscal nos EUA. Residentes estrangeiros normalmente usam um Social Security Number (SSN). Não-residentes que não possuem SSN, mas precisam de um U.S. TIN, podem precisar obter um ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
• Empresas Estrangeiras: Uma empresa estrangeira que opera nos EUA pode estar sujeita ao imposto de renda corporativo dos EUA se for considerada envolvida em uma atividade comercial nos EUA e possuir renda efetivamente ligada a essa atividade. O conceito de "estabelecimento permanente" sob tratados fiscais muitas vezes determina se uma empresa estrangeira tem uma presença tributável nos EUA. Contratar trabalhadores nos EUA pode contribuir para estabelecer uma presença tributável.

Navegar essas considerações especiais exige atenção cuidadosa aos detalhes e compreensão da legislação fiscal dos EUA e dos tratados de bitributação relevantes.