Employer of Record in Estados Unidos da América

Empresas estrangeiras historicamente entraram na maior economia do mundo não apenas por seu clima favorável aos negócios, mas também devido às inúmeras empresas líderes, empresários e talentos altamente qualificados.

A América tem sido um mercado atrativo de recrutamento há décadas. Conhecida por seu profundo conjunto de habilidades, liderança capaz e inovação, tem sido uma pioneira na contratação de talentos de nível sênior nos setores financeiro, comercial, manufatureiro e técnico.

Um fator importante que influencia o emprego nos EUA são os poderes legislativos variados dos estados individuais. Cada estado possui suas próprias leis trabalhistas, obrigações fiscais, benefícios obrigatórios e regras de gestão de folha de pagamento. Isso cria alguma complexidade para empresas que contratam trabalhadores nos EUA em vários estados. Se não for adequadamente gerenciado, isso pode levar a erros financeiros caros e de conformidade.

As leis de emprego nos EUA são mais flexíveis do que as de alguns países europeus ou sul-americanos. Por exemplo, não há licença maternidade ou licença médica remunerada obrigatória federalmente na América. No entanto, alguns estados exigem esses benefícios.

Navegar por esse sistema duplo de leis trabalhistas pode ser desafiador para empregadores de primeira viagem e pode atrasar uma entrada rápida no mercado americano. No entanto, existe uma maneira mais simples e eficiente de expandir seus negócios. Fazer parceria com um Employer of Record (EOR) na América, que atuará como a entidade legal no país e contratará funcionários internacionais em seu nome. Por exemplo, Rivermate cuida do onboarding, folha de pagamento, impostos e administração de benefícios, enquanto você gerencia as relações diárias com os funcionários.

Como um Employer of Record (EOR) funciona nos Estados Unidos da América

Usar um EOR para contratar nos EUA é um processo direto. O EOR torna-se o empregador legal, enquanto você mantém o controle sobre o trabalho de seu funcionário.

Veja como funciona normalmente:

1. Você encontra funcionários nos EUA. Você recruta e seleciona a pessoa que deseja contratar nos EUA.
2. O EOR elabora um contrato em conformidade. O EOR cria um contrato de trabalho que segue todas as leis trabalhistas dos EUA relevantes.
3. O EOR faz a integração do seu novo contratado. Eles cuidam de toda a papelada necessária, incluindo formulários fiscais e verificação de elegibilidade para emprego (Formulário I-9), que é uma exigência do U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Eles gerenciam a folha de pagamento e benefícios. O EOR processa a folha de pagamento, retém os impostos corretos e administra os benefícios do empregado. Isso inclui contribuições para a Social Security e Medicare, conforme exigido pelo Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Você gerencia o trabalho diário do empregado. Você é responsável pelas tarefas, desempenho e integração do seu funcionário na cultura da sua empresa. O EOR cuida dos aspectos de RH e legais do emprego.

Por que usar um Employer of Record nos Estados Unidos da América

Utilizar um EOR nos Estados Unidos oferece uma maneira simples e eficiente de montar uma equipe. Ela elimina as principais barreiras de expansão para um novo país, permitindo que você se concentre nos seus objetivos de negócio.

Aqui estão alguns benefícios principais:

• Evite criar uma entidade jurídica. Você pode contratar expertise local sem o tempo e o custo de estabelecer uma entidade legal no país.
• Mantenha-se em conformidade com as leis trabalhistas. A legislação de emprego dos EUA é complexa, com regras em nível federal, estadual e até municipal. Um EOR conhece essas regulamentações e garante sua conformidade.
• Simplifique a folha de pagamento e impostos. O EOR administra todos os aspectos da folha de pagamento, incluindo retenção e declaração de impostos, o que pode ser complicado nos EUA.
• Ofereça benefícios competitivos. Os EORs podem ajudar as empresas a permanecer competitivas, estruturando pacotes de remuneração compatíveis com o mercado.
• Reduza riscos. O EOR assume os riscos legais do emprego, protegendo você de multas e penalidades potenciais por não conformidade.

Contratar uma força de trabalho global na América requer uma compreensão astuta de como as leis federais e estaduais interagem. Empregadores de primeira viagem nos EUA frequentemente cometem o erro de presumir que o país opera sob um framework nacional de emprego, levando a equívocos que aumentam as cargas financeiras.

Cada estado possui uma estrutura abrangente de benefícios obrigatórios que afeta a retenção de impostos e benefícios de seguridade social. Os funcionários dos EUA esperam que os empregadores sejam transparentes sobre a remuneração e frequentemente solicitam uma detalhamento do salário, impostos e benefícios. Além disso, alguns estados são mais focados em saúde, benefícios de aposentadoria ou bônus. Tudo isso deve ser considerado na elaboração de contratos de emprego.

Papéis altamente especializados, como Chief Technology Officers, Líderes de Operações e Gerentes de Software Sênior, são colocações comuns para empresas internacionais. O onboarding padrão no país leva entre uma e três semanas. No entanto, para posições de nível sênior ou posições envolvendo participação acionária e benefícios complexos, pode levar mais tempo.

Insight de especialista: Contratos de emprego claros, bem redigidos e com detalhamento do salário são preferidos pelos trabalhadores dos EUA. Isso ajuda a construir confiança com o candidato e facilita decisões de contratação mais rápidas.

Contratos de emprego & cláusulas obrigatórias

Nos EUA, nem sempre é obrigatório ter um contrato de emprego por escrito. Muitos relacionamentos de trabalho são baseados em uma simples carta de oferta. Porém, para cargos-chave, um contrato formal é uma boa prática. Ele fornece clareza tanto para você quanto para seu funcionário.

A maioria dos contratos de emprego nos EUA são de prazo indeterminado. Contratos de prazo fixo são menos comuns e geralmente utilizados para projetos específicos.

Aqui estão algumas cláusulas comuns a incluir:

• Descrição do cargo: Esclareça claramente o papel e as responsabilidades do funcionário.
• Compensação: Detalhe o salário, bônus e qualquer outra forma de pagamento.
• Benefícios: Mencione o seguro saúde, planos de aposentadoria e outros benefícios.
• Confidencialidade: Inclua um acordo de não divulgação para proteger as informações da sua empresa.
• Término: Explique as condições sob as quais qualquer uma das partes pode encerrar o emprego.

Períodos de experiência

Períodos de experiência são comuns nos EUA, mas não obrigatórios legalmente na maioria dos estados. Eles servem como um período de avaliação para você e para o recém-contratado verem se há compatibilidade. Um período típico de experiência é de 90 dias, mas pode ser mais curto ou mais longo, dependendo do cargo.

Por causa do sistema de emprego "at-will" (à vontade), um período de experiência não altera drasticamente os termos de rescisão. Você ainda pode dispensar um funcionário após o período de experiência. Entretanto, estabelece uma expectativa clara quanto à avaliação de desempenho durante os primeiros meses de trabalho.

Horas de trabalho & hora extra

A Fair Labor Standards Act (FLSA) é a lei federal que regula as horas de trabalho e o pagamento de hora extra nos EUA.

• Uma semana de trabalho padrão é de 40 horas.
• Qualquer hora trabalhada além de 40 horas na semana deve ser paga como hora extra.
• A taxa de pagamento de hora extra é pelo menos 1,5 vezes a tarifa regular do funcionário.

Alguns empregados são "exempt" de pagamento de hora extra. Isso geralmente se aplica a funcionários salariados em funções executivas, administrativas ou profissionais que atendam a critérios específicos. Esteja atento que alguns estados possuem suas próprias leis de hora extra, que podem ser mais generosas que a lei federal.

Feriados nacionais e regionais

Os EUA possuem vários feriados federais. Contudo, empregadores privados não são obrigados a conceder folga remunerada nesses feriados. A maioria das empresas observa os principais feriados.

Aqui está uma lista dos feriados federais nos Estados Unidos:

Feriado	Data
Dia de Ano Novo	1 de janeiro
Aniversário de Martin Luther King, Jr.	Terceira segunda-feira de janeiro
Dia de Washington (Dia dos Presidentes)	Terceira segunda-feira de fevereiro
Memorial Day	Última segunda-feira de maio
Juneteenth Dia da Independência Nacional	19 de junho
Dia da Independência	4 de julho
Dia do Trabalho	Primeira segunda-feira de setembro
Dia de Colombo	Segunda segunda-feira de outubro
Dia dos Veteranos	11 de novembro
Ação de Graças	Quarta quinta-feira de novembro
Natal	25 de dezembro

Alguns estados e cidades têm seus próprios feriados oficiais além dos federais.

Contratação de contractors nos Estados Unidos da América

Na América, o Internal Revenue Service (IRS) estabelece diretrizes claras para a operação de um contractor independente. Um contractor é classificado como uma pessoa ou entidade comercial autônoma que detém controle total sobre suas atividades operacionais.

Contractors nos EUA podem não receber um salário padrão, benefícios ou ferramentas de trabalho da empresa cliente, e devem pagar seus próprios impostos e contribuições para a seguridade social. Essas estipulações claras evitam a má classificação de trabalhadores.

Se ocorrer uma denúncia de má classificação, e for constatado que um trabalhador é, na verdade, um empregado, podem haver multas altas. Os empregadores também precisarão pagar ao empregado pelos benefícios que ele não recebeu.

Um Employer of Record (EOR) pode ajudá-lo a mitigar o risco de má classificação. Um EOR emprega legalmente trabalhadores em seu nome, assumindo a responsabilidade por folha de pagamento, impostos, benefícios e suporte à conformidade. Isso permite que você trabalhe com talentos nos EUA sem os encargos legais e administrativos de um emprego direto.

Nos Estados Unidos, a compensação é determinada pelas leis de emprego estaduais. Cada estado pode estabelecer requisitos de salário mínimo e benefícios obrigatórios. Isso pode representar uma grande carga administrativa para contratações internacionais em múltiplos estados. Para evitar erros dispendiosos, é aconselhável buscar assistência de uma equipe local de suporte de RH.

Ciclos de pagamento e estrutura de salários

Nos EUA, você pode pagar seus funcionários em diferentes escalas. As mais comuns são semanal, quinzenal, semi-mensal ou mensal.

• Semanal: Você paga os funcionários toda semana, resultando em 52 pagamentos por ano. Isso é comum em indústrias como construção e serviços de alimentação.
• Quinzenal: Você paga os funcionários a cada duas semanas, totalizando 26 pagamentos por ano. Muitas empresas nos setores de saúde e tecnologia utilizam esse calendário.
• Semi-mensal: Você paga os funcionários duas vezes por mês, geralmente no dia 15 e no último dia do mês. Isso equivale a 24 pagamentos por ano e é frequentemente usado para empregados assalariados.
• Mensal: Você paga os funcionários uma vez por mês, totalizando 12 pagamentos por ano.

A sua estrutura salarial dependerá se seus funcionários são assalariados ou por hora. Um salário é um valor fixo pago a cada período de pagamento. Um salário por hora é baseado em uma taxa horária, portanto o pagamento total depende do número de horas trabalhadas.

Horas extras e mínimos

A Fair Labor Standards Act (FLSA) é a lei federal que estabelece as regras para horas extras e salário mínimo.

O salário mínimo federal atualmente é de $7,25 por hora. No entanto, muitos estados e cidades têm suas próprias taxas de salário mínimo mais altas. Quando a taxa do estado ou município é superior, você deve pagar o valor mais alto.

Para horas extras, a FLSA exige que você pague aos empregados não isentos 1,5 vezes sua taxa horária regular por quaisquer horas trabalhadas acima de 40 em uma semana de trabalho. Uma semana de trabalho é um período fixo de sete dias consecutivos. É importante saber que não há limite legal para o número de horas que um empregado pode trabalhar por semana, desde que seja devidamente remunerado por horas extras.

Alguns empregados, muitas vezes aqueles em cargos executivos, administrativos ou profissionais, são considerados "exempt" das regras de horas extras. Isso geralmente depende das suas funções e do quanto recebem.

Impostos e contribuições do empregador

Como empregador nos EUA, você é responsável por pagar vários impostos de folha de pagamento. Estes são seus contributions e não são deduzidos do salário dos empregados. Os principais impostos federais são para Seguridade Social, Medicare e desemprego.

Imposto	Taxa do Empregador 2026	Observações
Seguridade Social	6,2%	Sobre salários de até $184.500 por empregado.
Medicare	1,45%	Sobre todos os salários dos empregados, sem limite.
Desemprego Federal (FUTA)	6,0%	Sobre os primeiros $7.000 de salários de cada empregado. Você pode receber um crédito de até 5,4%, tornando a taxa efetiva de 0,6%.
Desemprego Estadual (SUTA)	Varia por estado	Taxas e limites de salário são definidos por cada estado.

Impostos e deduções dos empregados

Você também deve reter certos impostos dos salários de seus empregados e enviá-los ao governo. Essas deduções incluem impostos federais, estaduais e, às vezes, locais.

Imposto/Dedução	Taxa do Empregado 2026	Observações
Seguridade Social	6,2%	Sobre salários de até $184.500.
Medicare	1,45%	Sobre todos os salários.
Imposto de Renda Adicional do Medicare	0,9%	Sobre salários acima de $200.000 para contribuintes solteiros. Este valor não é matched pelo empregador.
Imposto de Renda Federal	Varia	Com base nos ganhos do empregado e informações do formulário W-4.
Imposto de Renda Estadual	Varia	Depende do estado onde o empregado trabalha. Alguns estados não têm imposto de renda.
Outras Deduções	Varia	Isso pode incluir contribuições para planos de aposentadoria como um 401(k), prêmios de seguro de saúde e Contas de Poupança de Saúde (HSAs).

Nos Estados Unidos, os benefícios aos empregados e as folgas são uma combinação de programas exigidos pelo governo e vantagens específicas da empresa. Isso significa que seu pacote de benefícios pode variar bastante de um empregador para outro. Embora alguns benefícios sejam obrigatórios por lei, muitas empresas oferecem benefícios adicionais para atrair e reter os melhores funcionários.

Licença legal

Os EUA não possuem uma lei federal que exija licença remunerada para os empregados. No entanto, a Family and Medical Leave Act (FMLA) oferece a alguns empregados até 12 semanas de licença não remunerada, protegida por lei, por ano, por motivos familiares e médicos específicos. Para se qualificar, você deve ter trabalhado para seu empregador por pelo menos 12 meses, pelo menos 1.250 horas nos últimos 12 meses e estar em uma localização onde a empresa emprega 50 ou mais empregados dentro de um raio de 75 milhas.

Alguns estados e cidades têm suas próprias leis que exigem licença médica remunerada ou licença familiar.

Feriados públicos e regionais

O governo dos EUA reconhece vários feriados federais, mas os empregadores privados não são obrigados a conceder folgas remuneradas por eles. No entanto, a maioria dos empregadores oferece feriados pagos.

Aqui estão os feriados federais para 2026:

Feriado	Data
Ano Novo	1 de janeiro
Aniversário de Martin Luther King, Jr.	19 de janeiro
Aniversário de Washington (Dia dos Presidentes)	16 de fevereiro
Memorial Day	25 de maio
Juneteenth - Dia da Independência Nacional	19 de junho
Dia da Independência	4 de julho
Labor Day	7 de setembro
Dia de Colombo	12 de outubro
Dia dos Veteranos	11 de novembro
Dia de Ação de Graças	26 de novembro
Natal	25 de dezembro

Alguns estados e cidades também têm seus próprios feriados oficiais.

Benefícios complementares típicos

Para atrair e reter funcionários, muitas empresas oferecem benefícios além do que é legalmente exigido.

Benefícios Legais	Benefícios Não Legais (Complementares)
Seguridade Social e Medicare	Seguro de saúde, odontológico e óptico
Seguro desemprego	Planos de aposentadoria (como um 401(k))
Compensação trabalhista	Licença remunerada (férias, dias de doença)
Family and Medical Leave Act (FMLA)	Seguro de vida
	Seguro de incapacidade
	Programas de bem-estar

Como um EOR pode ajudar na definição de benefícios

Configurar um pacote de benefícios competitivo nos EUA pode ser complexo. Um Employer of Record (EOR) pode ajudar você a navegar pelas diferentes leis federais, estaduais e locais.

Um EOR pode:

• Garantir que você cumpra todos os requisitos legais.
• Ajudar a desenvolver um pacote de benefícios atrativo para os funcionários.
• Gerenciar a administração do seu programa de benefícios.
• Economizar tempo e recursos.

Ao fazer parceria com um EOR, você pode oferecer aos seus funcionários um excelente pacote de benefícios sem o headache de gerenciá-lo por conta própria.

Nos Estados Unidos, os empregadores aderem ao princípio de rescisão "at-will". No entanto, isso não isenta os empregadores de sua obrigação de realizar um processo de offboarding adequado. Offboarding envolve fornecer aviso ao funcionário, finalização de pagamento de salário e férias, e um pagamento de indenização (opcional).

Períodos de aviso

Nos Estados Unidos, geralmente não há exigência legal para você dar aviso ao funcionário antes da rescisão. Isso acontece por causa da doutrina de employment at-will que se aplica em todos os estados, exceto Montana.

No entanto, há algumas exceções:

• Contratos de Trabalho: Se você possui um contrato de trabalho com um funcionário, ele pode especificar um período de aviso obrigatório.
• Política da Empresa: As políticas da sua própria empresa podem estabelecer que você fornecerá uma certa quantidade de aviso.
• Acordos Sindicais: Acordos coletivos de negociação frequentemente têm regras sobre períodos de aviso.

Embora não seja legalmente exigido, fornecer aviso de duas semanas é uma cortesia comum. Pode ajudar a manter um relacionamento positivo e dar ao funcionário tempo para se preparar para a transição.

Pagamento de indenização

Semelhante aos períodos de aviso, você geralmente não é obrigado a oferecer pagamento de indenização. A Fair Labor Standards Act (FLSA) não exige isso.

Aqui estão algumas situações em que o pagamento de indenização pode ser necessário:

• Política da Empresa: Se o manual do funcionário ou a política da empresa prometem pagamento de indenização, você deve fornecê-lo.
• Acordo de Trabalho: Um contrato com um funcionário pode incluir um pacote de indenização.
• Demissões em Massa: Alguns estados possuem leis que exigem pagamento de indenização em casos de demissões em massa ou fechamento de fábricas.

Mesmo quando não obrigatório, muitas empresas optam por oferecer pagamento de indenização. Uma oferta típica é de uma a duas semanas de pagamento por cada ano que o funcionário trabalhou na empresa. Oferecer um pacote de indenização pode ser um gesto de boas-vindas. Também pode ser usado em troca do funcionário que está saindo assinando um termo de liberação de reivindicações contra sua empresa.

Como a Rivermate gerencia saídas compatíveis

Na Rivermate, garantimos que cada saída de funcionário seja conduzida de forma correta e compassiva. Entendemos que navegar pelas complexidades do offboarding pode ser desafiador. Nossa plataforma simplifica o processo para você.

Veja como ajudamos:

• Documentação conforme a norma: Fornecemos as cartas de rescisão necessárias e outros documentos para garantir que você cumpra todos os requisitos legais.
• Cálculo do último pagamento: Ajudamos a calcular com precisão o último pagamento, incluindo quaisquer férias acumuladas, para cumprir as leis estaduais.
• Administração de benefícios: Orientamos você no processo de administração de benefícios, como a continuação do seguro de saúde sob COBRA.
• Orientação passo a passo: Nossa plataforma acompanha você em cada etapa do processo de offboarding, desde a decisão inicial até a entrevista de saída final.

Acreditamos em tratar cada funcionário com dignidade, mesmo durante a sua saída. Nosso objetivo é tornar o processo o mais tranquilo possível tanto para você quanto para o seu colaborador que está deixando a equipe.

Essencialmente, um visto permite que um cidadão estrangeiro viaje a um ponto de entrada nos EUA e solicite permissão para entrar no país. Uma permissão de trabalho, por outro lado, é uma autorização para trabalhar legalmente nos Estados Unidos. Existem muitos tipos de vistos, cada um com seu próprio conjunto de regras e requisitos.

Vistos de emprego & realidades de patrocínio

Patrocinar um visto de trabalho nos EUA é um compromisso significativo para qualquer empregador. Um Employer of Record (EOR) pode simplificar esse processo, mas existem algumas realidades práticas a serem consideradas.

O que um EOR pode geralmente patrocinar:

• Aquisição de Visto Simplificada: Um EOR pode tornar o processo de visto mais transparente e direto, especialmente para empresas que não possuem uma entidade legal nos EUA.
• Green Cards: Para empresas que buscam contratar ou realocar empregados para os EUA permanentemente, um EOR pode patrocinar green cards, que concedem o status de residente permanente.

O que um EOR geralmente não pode patrocinar:

• Auto-patrocínio: Isso é raro e geralmente reservado para indivíduos com habilidades extraordinárias, empreendedores ou investidores. A maioria dos vistos de trabalho exige um empregador patrocinador.
• Vistos sem uma relação empregador-empregado clara: O EOR atua como o empregador legal, portanto, o papel e as responsabilidades do empregado devem ser claramente definidos.

Rotas práticas para patrocínio:

A rota mais comum para o emprego nos EUA é através do patrocínio direto pela empresa onde o indivíduo trabalhará. Contudo, um EOR pode ser um parceiro valioso nesse processo, lidando com as complexidades administrativas e legais. Isso é especialmente útil para empresas que estão iniciando o patrocínio de trabalhadores internacionais ou não possuem uma equipe de RH grande.

Conformidade com viagens de negócio (visitas de curto prazo)

Para viagens de negócio de curto prazo aos EUA, o visto B-1 é a opção mais comum. É importante entender as regras desse visto para garantir a conformidade.

O que você pode fazer com um visto B-1:

• Consultar-se com associados comerciais.
• Participar de convenções ou conferências científicas, educacionais, profissionais ou de negócios.
• Negociar um contrato.
• Participar de treinamentos de curto prazo.

O que você não pode fazer com um visto B-1:

• Engajar-se em emprego.
• Receber salário de uma fonte americana.
• Permanecer nos EUA indefinidamente.

Pontuação-chave de Conformidade:

Para ser elegível a um visto B-1, você deve demonstrar o seguinte:

Requisito	Descrição
Propósito da Viagem	Sua viagem deve ser para atividades comerciais legítimas.
Estadia Limitada	Você deve planejar ficar por um período específico e limitado.
Fundos Suficientes	Você precisa ter dinheiro suficiente para cobrir suas despesas.
Residência no Exterior	Você deve ter uma residência fora dos EUA que não pretende abandonar.

O período inicial de permanência costuma variar de um a seis meses, com um máximo de um ano, incluindo extensões.