Employer of Record in Zweden

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt namens jou in een ander land. Als je iemand in Zweden wilt aannemen, maar daar geen juridische entiteit hebt, kun je een EOR gebruiken. De EOR regelt alle juridische en HR-taken die bij tewerkstelling komen kijken. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en het zorgen dat je de Zweedse arbeidswetgeving naleeft. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je werknemer. De EOR fungeert eenvoudigweg als de juridische werkgever op papier. Voor bedrijven die in Zweden willen aannemen zonder een lokale vestiging op te zetten, kan een EOR zoals Rivermate dat mogelijk maken.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Zweden

Het gebruik van een EOR in Zweden vereenvoudigt het proces van het aannemen van talent. Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe het werkt:

1. Je vindt het talent: Je vindt de persoon die je wilt aannemen in Zweden. Je stemt af over de functiebeschrijving, het salaris en de startdatum.
2. De EOR neemt hen aan: De EOR neemt vervolgens wettelijk de werknemer aan namens jou. Ze stellen een conforme arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de Zweedse wetgeving.
3. Onboarding: De EOR regelt het onboardingproces. Dit omvat alle benodigde papierwerk om je nieuwe werknemer te laten starten.
4. Loonadministratie en voordelen: De EOR verzorgt alle loonadministratietaken. Ze zorgen dat je werknemer correct en op tijd betaald krijgt. Ze beheren ook voordelen zoals ziektekostenverzekering en pensioenen.
5. Naleving: De EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle Zweedse arbeidswetten en regelgeving. Dit helpt je juridische problemen te voorkomen.
6. Jij beheert het werk: Jij beheert de dagelijkse taken en projecten van je werknemer. De EOR regelt de HR- en juridische zaken.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor hiring in Zweden

Het gebruik van een EOR om in Zweden te werken biedt verschillende voordelen. Het stelt je in staat om je team uit te breiden zonder de gebruikelijke hoofdpijn van internationaal aannemen. Je kunt je richten op je bedrijf terwijl de EOR de complexiteit van arbeidswetgeving afhandelt.

• Aannemen zonder een lokale entiteit: Je kunt werknemers in Zweden aannemen zonder een juridische entiteit in het land op te zetten. Dit bespaart je tijd en geld.
• Voldoen aan de regelgeving: EORs zijn experts in lokale arbeidswetten. Ze zorgen dat je alle regels volgt, waardoor je risico op juridische problemen afneemt.
• Snellere onboarding: Je kunt sneller nieuwe werknemers aannemen en laten starten. Een EOR heeft al systemen klaarstaan om mensen snel te laten beginnen.
• Tijdbesparing en kostenbesparing: Het opzetten van een juridische entiteit kan duur en tijdrovend zijn. Een EOR is een kosteneffectievere manier om internationaal te werken.
• Toegang tot voordelen: EORs kunnen je werknemers vaak toegang geven tot betere voordelenpakketten dan je zelf zou kunnen regelen.
• Focus op je bedrijf: Met een EOR die HR- en juridische taken afhandelt, kun jij je richten op het groeien van je bedrijf en het managen van je team.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Zweden uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Zweden wordt gewaarborgd.

Werven in Zweden is een unieke ervaring. Het land staat bekend om zijn stabiele arbeidsmarkt en sterke arbeidsbeschermingen. Je vindt er een hoogopgeleide beroepsbevolking met een focus op technologie en innovatie. Werk-privébalans is een belangrijk onderdeel van de cultuur. Collectieve arbeidsovereenkomsten hebben een grote invloed op de werkplek en dekken de meeste werknemers. Deze overeenkomsten stellen normen voor lonen, voordelen en arbeidsomstandigheden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel je technisch gezien mondeling een arbeidsovereenkomst kunt overeenkomen, moet je werknemers schriftelijke arbeidsvoorwaarden bieden. Het is het beste om vanaf het begin een schriftelijke overeenkomst te hebben. De standaard is een vaste of onbepaalde tijd contract.

Je arbeidsovereenkomst moet deze belangrijke details bevatten:

• Jouw naam en adres, en de naam en het adres van de werknemer
• De ingangsdatum van het dienstverband
• De plaats waar het werk zal worden uitgevoerd
• De functietitel en verantwoordelijkheden van de werknemer
• Het type dienstverband, zoals vast of tijdelijk
• Opzegtermijnen voor beëindiging
• Het salaris en hoe vaak het wordt uitbetaald
• Informatie over jaarlijkse vakantie
• Normale werkuren

Proeftijd

In Zweden kun je een proeftijd gebruiken om te zien of een nieuwe werknemer goed past. Deze proefperiode kan maximaal zes maanden duren. Als je het dienstverband niet beëindigt tijdens de proeftijd, wordt het automatisch een vast contract.

Je moet de proeftijd vermelden in de arbeidsovereenkomst om deze geldig te maken. Om het dienstverband tijdens de proeftijd te beëindigen, moet je minimaal twee weken van tevoren opzeggen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Zweden is 40 uur. Alles boven deze uren wordt beschouwd als overwerk.

Hier is een overzicht van de overwerkregelingen:

Overwerktoeslagen worden meestal vastgesteld door collectieve overeenkomsten en zijn vaak 50% tot 100% hoger dan het reguliere salaris.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Zweden heeft een aantal feestdagen, vaak "rode dagen" genoemd. Hier zijn de feestdagen voor 2025:

• 1 januari - Nieuwjaarsdag
• 6 januari - Driekoningen
• 18 april - Goede Vrijdag
• 20 april - Pasen
• 21 april - Paasmaandag
• 1 mei - Dag van de Arbeid
• 29 mei - Hemelvaartsdag
• 6 juni - Nationale feestdag
• 21 juni - Midsummer
• 1 november - Allerheiligen
• 25 december - Kerstmis
• 26 december - St. Stefanusdag/Boxing Day

Werven van contractors in Zweden

Je kunt zelfstandige contractors in Zweden inhuren, maar je moet voorzichtig zijn met hoe je hen classificeert. Een zelfstandige contractor wordt behandeld als een aparte onderneming. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Het risico is het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor. Zweedse autoriteiten kijken naar de werkelijke arbeidsrelatie, niet alleen naar het contract. Als zij besluiten dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je boetes krijgen. Deze kunnen bestaan uit het terugbetalen van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te vermijden. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor je werknemers op zich. Dit omvat het zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het wervingsproces in Zweden en vermindert je risico.

Begrip van compensatie en loonadministratie in Zweden is eenvoudig. Het systeem is goed gestructureerd, met een balans tussen werknemersrechten en werkgeversverantwoordelijkheden. Arbeidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten beïnvloeden sterk hoe u uw team betaalt, wat eerlijkheid en duidelijkheid garandeert. Deze gids behandelt de belangrijkste gebieden die u moet weten.

Payroll-cycli & loonstructuur

In Zweden betaalt u uw werknemers meestal eenmaal per maand. De meest gebruikelijke betaaldag is de 25e van de maand. U moet bij elke betaling een loonstrook verstrekken, die zowel in papieren als elektronische vorm kan zijn. Vergeet niet alle loonadministratiegegevens minimaal zeven jaar te bewaren.

Zweden heeft geen wettelijk vastgestelde minimumloon. In plaats daarvan bepalen collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) het minimumloon voor ongeveer 90% van de beroepsbevolking. Deze overeenkomsten worden onderhandeld tussen werkgeversorganisaties en vakbonden en verschillen per sector. Voor werknemers die niet onder een CAO vallen, onderhandelt u hun lonen rechtstreeks. Bonussen, zoals een 13e maand salaris, zijn niet wettelijk verplicht, maar kunnen worden opgenomen in CAO's of individuele arbeidsovereenkomsten.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Zweden is 40 uur. Overwerk wordt gereguleerd door de Arbeidstijdenwet en CAO's. Als een werknemer meer dan de standaarduren werkt, heeft hij recht op overwerkvergoeding. De toeslag voor overwerk ligt doorgaans tussen 50-100% hoger dan het reguliere salaris, hoewel specifieke tarieven vaak in een CAO worden vastgesteld.

Zoals vermeld, is er geen nationaal minimumloon. In plaats daarvan bepalen CAO's de minimumloonpercentages voor verschillende sectoren en functies. Deze tarieven zijn over het algemeen hoog en worden bepaald door factoren zoals de leeftijd en ervaring van de werknemer.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever betaalt u sociale zekerheidsbijdragen bovenop het brutoloon van een werknemer. De totale bijdrage bedraagt 31,42%. Deze betalingen financieren diverse sociale zekerheidsprogramma's.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers in Zweden betalen zowel gemeentelijke als nationale inkomstenbelasting. U bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze belastingen op het salaris van uw werknemers elke maand.

In Zweden vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlof, gevormd door wet- en regelgeving en collectieve overeenkomsten. Dit biedt een solide vangnet en bevordert eerlijke arbeidsomstandigheden. Voor bedrijven is het begrijpen van deze voordelen essentieel om talent aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De Zweedse wet voorziet in verschillende soorten verplicht verlof.

• Vakantie Je hebt recht op minimaal 25 betaalde vakantiedagen per jaar. Veel overeenkomsten bieden meer, vaak 30 dagen. Je kunt ook een aaneengesloten vier weken vakantie nemen tussen juni en augustus.
• Ziekteverlof Als je ziek bent, betaalt je werkgever ziektegeld voor de eerste 14 dagen van ziekte, ongeveer 80% van je reguliere salaris. Na de eerste 14 dagen kom je mogelijk in aanmerking voor ziekte-uitkeringen van de Zweedse Sociale Verzekeringsdienst (Försäkringskassan).
• Ouderschapsverlof Zweden biedt royaal ouderschapsverlof. Ouders krijgen in totaal 480 dagen betaald verlof per kind, dat ze kunnen delen. Een deel van deze dagen is gereserveerd voor elke ouder. De vergoeding wordt meestal betaald door Försäkringskassan.
• Opleidingsverlof Als je de afgelopen zes maanden in dienst bent geweest, of in totaal minstens 12 maanden in de afgelopen twee jaar, heb je het recht om verlof te nemen voor opleiding.
• Verlof om een bedrijf te starten Je kunt tot zes maanden verlof nemen om je eigen bedrijf te starten. Je bedrijf mag echter niet concurreren met dat van je werkgever, en het verlof kan worden geweigerd als het aanzienlijke problemen voor je werkgever veroorzaakt.

Feestdagen & regionale feestdagen

In Zweden worden feestdagen vaak "rooddagen" genoemd omdat ze in rood op kalenders staan. Als een feestdag op een weekend valt, wordt deze niet verplaatst naar een doordeweekse dag.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel bedrijven in Zweden extra voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Zweden. Dit betekent dat ze de lokale wetten en gangbare praktijken voor werknemersvoordelen begrijpen.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Naleving Een EOR zorgt ervoor dat uw voordelenpakketten voldoen aan alle wettelijke vereisten in Zweden.
• Concurrerende aanbiedingen Ze kunnen u adviseren over aanvullende voordelen die top talent in de Zweedse markt aantrekken.
• Administratie Een EOR verzorgt de administratie van alle voordelen, van looninhoudingen tot communicatie met lokale aanbieders.
• Tijdbesparing U vermijdt de tijd en kosten van het opzetten van uw eigen juridische entiteit en voordelenplannen vanaf nul.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om uw Zweedse werknemers concurrerende en conforme voordelen te bieden zonder administratieve lasten.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in Zweden, moet u een gestructureerd proces volgen. De Zweedse wet beschermt werknemers, dus u moet een geldige reden hebben voor ontslag. Deze redenen vallen in twee hoofdcategorieën: persoonlijke redenen, zoals wangedrag, of zakelijke redenen, zoals ontslag wegens overmacht. Het proces vereist duidelijke communicatie en naleving van wettelijke termijnen.

Opzegtermijnen

U moet werknemers een opzegtermijn geven voordat hun dienstverband eindigt. De duur van deze termijn hangt af van hoe lang ze voor uw bedrijf hebben gewerkt. De Zweedse Wet op de Arbeidsbescherming stelt minimale opzegtermijnen vast.

Hier zijn de standaard minimale opzegtermijnen die u moet geven:

• Minder dan 2 jaar in dienst: 1 maand
• 2 tot 4 jaar in dienst: 2 maanden
• 4 tot 6 jaar in dienst: 3 maanden
• 6 tot 8 jaar in dienst: 4 maanden
• 8 tot 10 jaar in dienst: 5 maanden
• Langer dan 10 jaar in dienst: 6 maanden

Houd er rekening mee dat collectieve arbeidsovereenkomsten of individuele arbeidsovereenkomsten langere opzegtermijnen kunnen specificeren. Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer werken en ontvangt hij/zij het reguliere salaris.

Ontslagvergoeding

De Zweedse wet verplicht u niet om ontslagvergoeding te betalen aan ontslagen werknemers. Het is echter gebruikelijk. Veel collectieve arbeidsovereenkomsten bevatten bepalingen over ontslagvergoedingen. Individuele arbeidsovereenkomsten kunnen hier ook clausules over bevatten. Als u een arbeidsrelatie beëindigt, controleer dan de toepasselijke overeenkomsten om te zien of u ontslagvergoeding verschuldigd bent.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersontslagen in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces voldoet aan de Zweedse wetgeving.

Zo helpen wij u bij het beheren van exits:

• Juridische naleving: Wij zorgen ervoor dat elk ontslag voldoet aan de eisen van de Wet op de Arbeidsbescherming en eventuele relevante collectieve overeenkomsten.
• Documentatie: Wij regelen al het benodigde papierwerk, van de ontslagbrief tot de berekeningen van de laatste betaling.
• Duidelijke communicatie: Wij helpen u duidelijk te communiceren met uw werknemer, door de redenen voor ontslag uit te leggen en de volgende stappen te bespreken.
• Risicoreductie: Door een juridisch correct proces te volgen, helpen wij u het risico op geschillen en juridische procedures te minimaliseren.

Wij regelen de details zodat u zich kunt richten op het runnen van uw bedrijf.

Navigeren door de wereld van Zweedse visa's en werkvergunningen kan ingewikkeld aanvoelen. U moet de regels begrijpen om internationaal talent naar uw team te halen. Zweden, net als veel andere landen, heeft specifieke vereisten voor niet-EU burgers die daar willen werken. Voor EU-burgers is het proces veel eenvoudiger, aangezien zij over het algemeen geen vergunning nodig hebben om in Zweden te werken. Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat u voldoet aan de Zweedse wetgeving, of uw werknemer nu voor een korte zakenreis in Zweden is of voor een langdurige opdracht.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om het aannemen van niet-EU staatsburgers, moet u een werkvergunning sponsoren. Een Employer of Record, of EOR, kan hiervoor een praktische oplossing zijn. Een EOR kan wettelijk werknemers voor u in Zweden aannemen, waarbij hij de complexiteit van visa-sponsoring afhandelt en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Dit betekent dat u nieuwe teamleden kunt onboarden zonder een juridische entiteit in het land op te zetten.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Algemene Werkvergunningen: Dit is het meest voorkomende type vergunning voor niet-EU staatsburgers die een baanaanbieding hebben van een Zweedse werkgever.
• EU Blue Cards: Deze vergunning is voor hooggekwalificeerde werknemers met een universitair diploma en een kwalificerend salarisaanbod.

Wat voor een EOR uitdagend of onmogelijk kan zijn om te sponsoren:

• Intra-Corporate Transfers (ICT): Deze vergunningen zijn voor werknemers die worden overgeplaatst van een filiaal van een bedrijf buiten de EU naar een Zweeds filiaal. Dit kan buiten de scope van een standaard EOR-dienst vallen.
• Functies die niet voldoen aan salarisdrempels: De Zweedse overheid stelt minimumsalariseisen voor werkvergunningen. Als het aangeboden salaris niet aan deze drempel voldoet, kan er geen vergunning worden gesponsord.
• Posities in sterk gereguleerde sectoren: Nieuw opgerichte bedrijven of bedrijven in bepaalde sectoren kunnen te maken krijgen met strengere controle en langere verwerkingstijden, wat de mogelijkheid van een EOR kan beïnvloeden om snel een vergunning te verkrijgen.
• Visa-quota: De mogelijkheid om buitenlandse staatsburgers te sponsoren kan soms beperkt zijn door nationale visa-quota, hoewel dit een bredere nationale beleidskwestie is en geen specifieke beperking van een EOR.

De realiteit is dat hoewel een EOR het proces vereenvoudigt, het geen workaround is voor wettelijke vereisten. De baanaanbieding moet echt zijn, en de kandidaat moet aan alle criteria voldoen die door het Zweedse Migratieagentschap worden gesteld.

Business travel compliance

Voor kortdurende bezoeken is het cruciaal om het onderscheid te begrijpen tussen zakenreis en werk. Een zakenreis mag geen productieve werkzaamheden omvatten die door een Zweedse inwoner gedaan kunnen worden.

Toegestane activiteiten tijdens een zakenreis:

• Het bijwonen van interne vergaderingen en conferenties.
• Deelname aan trainingen.
• Onderhandelingen over contracten.

Belangrijke nalevingspunten voor zakenreizigers:

• Uitnodigingsbrief: De reiziger moet een formele uitnodiging hebben van het Zweedse bedrijf dat hij bezoekt. Deze brief moet het doel en de duur van het bezoek vermelden.
• Schengen Visum: Afhankelijk van hun nationaliteit kan de reiziger een Schengenvisum nodig hebben voor verblijven tot 90 dagen.
• Bewijs van middelen: Reizigers moeten kunnen aantonen dat ze voldoende middelen hebben om hun uitgaven tijdens hun verblijf te dekken.
• Reisverzekering: Medische reisverzekering is een verplichte vereiste.

Het is belangrijk op te merken dat sommige kortdurende werkactiviteiten vrijgesteld kunnen zijn van een werkvergunning, maar dit wordt per geval beoordeeld. Bijvoorbeeld, een specialist van een internationaal bedrijf die voor een korte periode in Zweden werkt, kan vrijgesteld zijn. Controleer altijd de nieuwste regelgeving bij het Zweedse Migratieagentschap voordat u op reis gaat om nalevingsproblemen te voorkomen.