Employer of Record in Zweden

Een Employer of Record (EOR) in Zweden is een bedrijf dat wettelijk werknemers in dienst neemt namens jou. Dit betekent dat je talent in Zweden kunt aannemen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle administratieve en juridische taken van de tewerkstelling. Jij beheert het dagelijkse werk van je werknemer, en de EOR regelt de rest. Deze regeling vereenvoudigt je uitbreiding naar de Zweedse markt. Voor een complete oplossing overweeg je een EOR-aanbieder zoals Rivermate.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Zweden

Het gebruik van een EOR in Zweden vereenvoudigt het aanwervingsproces. Zo werkt het meestal:

• Je vindt het talent: Je werft en selecteert de kandidaat die je in Zweden wilt aannemen.
• De EOR neemt je kandidaat in dienst: De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst via een conforme arbeidsovereenkomst.
• Onboarding: De EOR beheert het volledige onboardingproces, inclusief alle benodigde papierwerk.
• HR en Loonadministratie: De EOR verzorgt de loonadministratie, belastingen, voordelen en zorgt voor naleving van de Zweedse arbeidswetgeving. Meer informatie over arbeidsregels vind je bij de Zweedse Arbeidsbureau (Arbetsförmedlingen).
• Jij beheert het werk: Jij behoudt de controle over de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemer.

Waarom een Employer of Record in Zweden gebruiken

Het gebruik van een EOR in Zweden biedt een slimme manier om je team uit te breiden zonder de gebruikelijke hoofdpijn van internationale uitbreiding. Het stelt je in staat om snel en efficiënt de Zweedse markt te betreden. Je kunt je richten op je zakelijke doelen terwijl de EOR de complexiteit van de lokale arbeidswetgeving afhandelt.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijdt het opzetten van een juridische entiteit: Je kunt werknemers in Zweden aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorgt voor naleving: EORs zijn experts in Zweedse arbeidswetgeving, waardoor je risico op niet-naleving wordt verminderd. Meer informatie over werkgeversverantwoordelijkheden vind je bij de Zweedse Belastingdienst (Skatteverket).
• Bespaar tijd en geld: Een EOR stroomlijnt het aanwervingsproces, bespaart je op juridische opstartkosten en vermindert je interne HR-werkbelasting.
• Toegang tot expertise: Je krijgt een team van lokale experts die HR- en juridische zaken voor je regelen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Zweden uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Zweden wordt gewaarborgd.

Werven in Zweden is een unieke ervaring. Het land staat bekend om zijn stabiele arbeidsmarkt en sterke arbeidsbeschermingen. Je vindt er een hoogopgeleide beroepsbevolking met een focus op technologie en innovatie. Work-life balance is een belangrijk onderdeel van de cultuur. Collectieve arbeidsovereenkomsten hebben een grote invloed op de werkplek en dekken de meeste werknemers. Deze overeenkomsten stellen normen voor lonen, voordelen en arbeidsomstandigheden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel je technisch gezien mondeling een arbeidsovereenkomst kunt overeenkomen, moet je werknemers schriftelijke arbeidsvoorwaarden bieden. Het is het beste om vanaf het begin een schriftelijk contract te hebben. De standaard is een vaste of onbepaalde tijd contract.

Je arbeidsovereenkomst moet deze belangrijke details bevatten:

• Jouw naam en adres, en de naam en het adres van de werknemer
• De startdatum van het dienstverband
• De plaats waar het werk zal worden uitgevoerd
• De functietitel en verantwoordelijkheden van de werknemer
• Het type dienstverband, zoals vast of tijdelijk
• Opzegtermijnen voor beëindiging
• Het salaris en hoe vaak het wordt uitbetaald
• Informatie over jaarlijkse vakantie
• Normale werkuren

Proeftijd

In Zweden kun je een proeftijd gebruiken om te zien of een nieuwe werknemer geschikt is. Deze proefperiode kan maximaal zes maanden duren. Als je het dienstverband niet beëindigt tijdens de proeftijd, wordt het automatisch een vast contract.

Je moet de proeftijd vermelden in de arbeidsovereenkomst om deze geldig te maken. Om het dienstverband tijdens de proeftijd te beëindigen, moet je minimaal twee weken van tevoren opzeggen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Zweden is 40 uur. Alles boven deze uren wordt beschouwd als overwerk.

Hier is een overzicht van de overwerkregels:

Overwerktoeslagen worden meestal vastgesteld door collectieve overeenkomsten en zijn vaak 50% tot 100% hoger dan het reguliere salaris.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Zweden heeft een aantal feestdagen, vaak "rode dagen" genoemd. Hier zijn de feestdagen voor 2025:

• 1 januari - Nieuwjaarsdag
• 6 januari - Driekoningen
• 18 april - Goede Vrijdag
• 20 april - Pasen
• 21 april - Paasmaandag
• 1 mei - Dag van de Arbeid
• 29 mei - Hemelvaartsdag
• 6 juni - Nationale feestdag
• 21 juni - Midsummer
• 1 november - Allerheiligen
• 25 december - Kerstmis
• 26 december - St. Stefanusdag/Boxing Day

Werven van contractors in Zweden

Je kunt zelfstandige contractors in Zweden inhuren, maar je moet voorzichtig zijn met hoe je ze classificeert. Een zelfstandige contractor wordt behandeld als een apart bedrijf. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Het risico ligt in het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor. Zweedse autoriteiten kijken naar de daadwerkelijke arbeidsrelatie, niet alleen naar het contract. Als zij besluiten dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je boetes krijgen. Deze kunnen bestaan uit het terugbetalen van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te vermijden. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor je werknemers op zich. Dit omvat het zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het proces van werven in Zweden en vermindert je risico.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Zweden is eenvoudig. Het systeem is goed gestructureerd en balanceert de rechten van werknemers en de verantwoordelijkheden van werkgevers. Arbeidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten beïnvloeden sterk hoe je je team betaalt, wat zorgt voor eerlijkheid en duidelijkheid. Deze gids behandelt de belangrijkste gebieden die je moet weten.

Looncycli & loonstructuur

In Zweden betaal je je werknemers meestal eenmaal per maand. De meest gebruikelijke betaaldag is de 25e van de maand. Je moet bij elke betaling een loonstrook verstrekken, die zowel in papieren als elektronische vorm kan zijn. Vergeet ook niet alle loonadministratiegegevens minimaal zeven jaar te bewaren.

Zweden heeft geen wettelijk vastgestelde minimumloon. In plaats daarvan bepalen collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) het minimumloon voor ongeveer 90% van de beroepsbevolking. Deze overeenkomsten worden onderhandeld tussen werkgeversorganisaties en vakbonden en verschillen per sector. Voor werknemers die niet onder een CAO vallen, onderhandel je hun lonen rechtstreeks. Bonussen, zoals een 13e maand salaris, zijn niet wettelijk verplicht, maar kunnen wel in CAO's of individuele arbeidsovereenkomsten worden opgenomen.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Zweden is 40 uur. Overwerk wordt gereguleerd door de Arbeidstijdenwet en CAO's. Als een werknemer meer dan de standaarduren werkt, heeft hij recht op overwerkvergoeding. Het toeslagpercentage voor overwerk ligt meestal tussen 50-100% hoger dan het reguliere salaris, hoewel specifieke tarieven vaak in een CAO worden vastgesteld.

Zoals eerder vermeld, is er geen nationaal minimumloon. In plaats daarvan bepalen CAO's de minimumloonpercentages voor verschillende sectoren en functies. Deze tarieven zijn over het algemeen hoog en worden bepaald door factoren zoals de leeftijd en ervaring van de werknemer.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever betaal je sociale zekerheidsbijdragen bovenop het bruto salaris van een werknemer. De totale bijdrage bedraagt 31,42%. Deze betalingen financieren diverse sociale zekerheidsprogramma's.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers in Zweden betalen zowel gemeentelijke als nationale inkomstenbelasting. Jij bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze belastingen op het salaris van je werknemers elke maand.

In Zweden vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlof, gevormd door wet- en regelgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten. Dit biedt een solide vangnet en bevordert eerlijke arbeidsomstandigheden. Voor bedrijven is het begrijpen van deze voordelen essentieel om talent aan te trekken en te behouden.

Wettelijk verlof

De Zweedse wet voorziet in verschillende soorten verplicht verlof.

• Vakantie Je hebt recht op minimaal 25 betaalde vakantiedagen per jaar. Veel overeenkomsten bieden meer, vaak 30 dagen. Je kunt ook een aaneengesloten vier weken vakantie opnemen tussen juni en augustus.
• Ziekteverlof Als je ziek bent, betaalt je werkgever ziektegeld voor de eerste 14 dagen van ziekte, ongeveer 80% van je reguliere salaris. Na de eerste 14 dagen kom je mogelijk in aanmerking voor ziekte-uitkeringen van het Zweedse Sociale Verzekeringsbureau (Försäkringskassan).
• Ouderschapsverlof Zweden biedt royaal ouderschapsverlof. Ouders krijgen in totaal 480 dagen betaald verlof per kind, dat ze kunnen delen. Een deel van deze dagen is gereserveerd voor elke ouder. De vergoeding wordt meestal betaald door Försäkringskassan.
• Opleidingsverlof Als je de afgelopen zes maanden in dienst bent geweest, of in totaal minstens 12 maanden in de afgelopen twee jaar, heb je het recht om verlof voor opleiding op te nemen.
• Verlof om een bedrijf te starten Je kunt tot zes maanden verlof nemen om je eigen bedrijf te starten. Je bedrijf mag echter niet concurreren met dat van je werkgever, en het verlof kan worden geweigerd als het aanzienlijke problemen voor je werkgever veroorzaakt.

Feestdagen & regionale feestdagen

In Zweden worden feestdagen vaak "rode dagen" genoemd omdat ze in rood op kalenders staan. Als een feestdag in het weekend valt, wordt deze niet verplaatst naar een doordeweekse dag.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel bedrijven in Zweden extra voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Zweden. Dit betekent dat ze de lokale wetten en gangbare praktijken voor werknemersvoordelen begrijpen.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Naleving Een EOR zorgt ervoor dat uw voordelenpakketten voldoen aan alle wettelijke vereisten in Zweden.
• Concurrerende aanbiedingen Ze kunnen u adviseren over aanvullende voordelen die top talent in de Zweedse markt aantrekken.
• Administratie Een EOR verzorgt de administratie van alle voordelen, van looninhoudingen tot communicatie met lokale aanbieders.
• Tijdbesparing U vermijdt de tijd en kosten van het opzetten van uw eigen juridische entiteit en voordelenplannen vanaf nul.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om uw Zweedse werknemers concurrerende en conforme voordelen aan te bieden zonder administratieve lasten.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in Zweden, moet u een gestructureerd proces volgen. De Zweedse wet beschermt werknemers, dus u moet een geldige reden hebben voor ontslag. Deze redenen vallen in twee hoofdcategorieën: persoonlijke redenen, zoals wangedrag, of zakelijke redenen, zoals overbodigheid. Het proces vereist duidelijke communicatie en naleving van wettelijke termijnen.

Opzegtermijnen

U moet werknemers een opzegtermijn geven voordat hun dienstverband eindigt. De lengte van deze periode hangt af van hoe lang ze voor uw bedrijf hebben gewerkt. De Zweedse Wet op de Arbeidsbescherming stelt minimale opzegtermijnen vast.

Hier zijn de standaard minimale opzegtermijnen die u moet geven:

• Minder dan 2 jaar in dienst: 1 maand
• 2 tot 4 jaar in dienst: 2 maanden
• 4 tot 6 jaar in dienst: 3 maanden
• 6 tot 8 jaar in dienst: 4 maanden
• 8 tot 10 jaar in dienst: 5 maanden
• Langer dan 10 jaar in dienst: 6 maanden

Houd er rekening mee dat collectieve arbeidsovereenkomsten of individuele arbeidsovereenkomsten langere opzegtermijnen kunnen specificeren. Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer werken en ontvangt hij/zij het reguliere salaris.

Ontslagvergoeding

De Zweedse wet verplicht u niet om ontslagvergoeding te betalen aan ontslagen werknemers. Het is echter gebruikelijk. Veel collectieve arbeidsovereenkomsten bevatten bepalingen over ontslagvergoeding. Individuele arbeidsovereenkomsten kunnen hier ook clausules over bevatten. Als u een arbeidsrelatie beëindigt, controleer dan de toepasselijke overeenkomsten om te zien of u ontslagvergoeding verschuldigd bent.

Hoe Rivermate compliant ontslagen afhandelt

Het navigeren door werknemersontslagen in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces voldoet aan de Zweedse wetgeving.

Zo helpen wij u bij het beheren van ontslagen:

• Juridische naleving: Wij zorgen ervoor dat elk ontslag voldoet aan de eisen van de Wet op de Arbeidsbescherming en eventuele relevante collectieve overeenkomsten.
• Documentatie: Wij regelen al het benodigde papierwerk, van de ontslagbrief tot de berekeningen van de laatste betaling.
• Duidelijke communicatie: Wij helpen u duidelijk te communiceren met uw werknemer, door de redenen voor ontslag uit te leggen en de volgende stappen te bespreken.
• Risicoreductie: Door een juridisch correcte procedure te volgen, helpen wij u het risico op geschillen en juridische procedures te minimaliseren.

Wij regelen de details zodat u zich kunt richten op het runnen van uw bedrijf.

Navigeren door de wereld van Zweedse visa's en werkvergunningen kan ingewikkeld aanvoelen. U moet de regels begrijpen om internationaal talent naar uw team te halen. Zweden, net als veel landen, heeft specifieke vereisten voor niet-EU burgers die daar willen werken. Voor EU-burgers is het proces veel eenvoudiger, aangezien zij over het algemeen geen vergunning nodig hebben om in Zweden te werken. Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat u voldoet aan de Zweedse wetgeving, of uw werknemer nu voor een korte zakenreis in Zweden is of voor een langdurige opdracht.

Employment visas & sponsorship realiteiten

Als het gaat om het aannemen van niet-EU staatsburgers, moet u een werkvergunning sponsoren. Een Employer of Record (EOR) kan hier een praktische oplossing voor zijn. Een EOR kan wettelijk werknemers namens u in Zweden aannemen, waarbij hij de complexiteit van visa-sponsoring afhandelt en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Dit betekent dat u nieuwe teamleden kunt onboarden zonder een juridische entiteit in het land op te zetten.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Algemene Werkvergunningen: Dit is het meest voorkomende type vergunning voor niet-EU staatsburgers die een baanaanbieding hebben van een Zweedse werkgever.
• EU Blue Cards: Deze vergunning is voor hooggekwalificeerde werknemers met een universitair diploma en een kwalificerend salarisaanbod.

Wat voor een EOR uitdagend of onmogelijk kan zijn om te sponsoren:

• Intra-Corporate Transfers (ICT): Deze vergunningen zijn voor werknemers die worden overgeplaatst van een filiaal van een bedrijf buiten de EU naar een Zweeds filiaal. Dit kan buiten de scope van een standaard EOR-dienst vallen.
• Functies die niet voldoen aan salarisdrempels: De Zweedse overheid stelt minimumsalariseisen voor werkvergunningen. Als het aangeboden salaris niet aan deze drempel voldoet, kan er geen vergunning worden gesponsord.
• Posities in sterk gereguleerde sectoren: Nieuw opgerichte bedrijven of die in bepaalde sectoren kunnen te maken krijgen met strengere controle en langere verwerkingstijden, wat de mogelijkheid van een EOR om snel een vergunning te verkrijgen kan beïnvloeden.
• Visa-quota: De mogelijkheid om buitenlandse staatsburgers te sponsoren kan soms worden beperkt door nationale visa-quota, hoewel dit een bredere nationale beleidskwestie is en geen specifieke beperking van een EOR.

De realiteit is dat hoewel een EOR het proces vereenvoudigt, het geen workaround is voor wettelijke vereisten. De baanaanbieding moet echt zijn, en de kandidaat moet aan alle criteria voldoen die door het Zweedse Migratieagentschap worden gesteld.

Zakenreis naleving

Voor korte bezoeken is het cruciaal om het onderscheid te begrijpen tussen zakenreis en werk. Een zakenreis mag geen productieve werkzaamheden omvatten die door een Zweedse inwoner gedaan kunnen worden.

Toegestane activiteiten tijdens een zakenreis:

• Het bijwonen van interne vergaderingen en conferenties.
• Deelname aan trainingen.
• Onderhandelingen over contracten.

Belangrijke nalevingspunten voor zakenreizigers:

• Uitnodigingsbrief: De reiziger moet een formele uitnodiging hebben van het Zweedse bedrijf dat hij bezoekt. Deze brief moet het doel en de duur van het bezoek vermelden.
• Schengenvisum: Afhankelijk van hun nationaliteit kan de reiziger een Schengenvisum nodig hebben voor verblijven tot 90 dagen.
• Bewijs van middelen: Reizigers moeten kunnen aantonen dat ze voldoende middelen hebben om hun uitgaven tijdens hun verblijf te dekken.
• Reisverzekering: Medische reisverzekering is een verplichte vereiste.

Het is belangrijk op te merken dat sommige korte termijn werkactiviteiten vrijgesteld kunnen zijn van een werkvergunning, maar dit wordt per geval beoordeeld. Bijvoorbeeld, een specialist van een internationaal bedrijf die voor een korte periode in Zweden werkt, kan vrijgesteld zijn. Controleer altijd de nieuwste regelgeving bij het Zweedse Migratieagentschap voordat u op reis gaat om nalevingsproblemen te voorkomen.