Employer of Record in Svalbard en Jan Mayen

Een Employer of Record (EOR) is een dienst die jouw team in Svalbard en Jan Mayen wettelijk in dienst neemt namens jou. Dit betekent dat de EOR alle juridische en HR-verantwoordelijkheden van het werkgeverschap op zich neemt, terwijl jij het dagelijkse werk van je medewerkers beheert. Het is een manier om mensen in de regio aan te nemen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. Voor bedrijven die willen aannemen in Svalbard en Jan Mayen, kan een EOR zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Svalbard en Jan Mayen

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen. Het proces is eenvoudig. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent Je identificeert de kandidaat die je wilt aannemen in Svalbard en Jan Mayen.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst De EOR, als de juridische werkgever, neemt de kandidaat in dienst onder haar lokale entiteit.
3. Conforme contracten worden opgesteld De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de lokale arbeidswetgeving, inclusief voorwaarden zoals salaris, voordelen en beëindigingsvereisten.
4. Onboarding wordt verzorgd De EOR regelt het onboardingproces en zorgt dat alle benodigde documenten correct worden ingevuld.
5. Loonadministratie en belastingen worden beheerd Jouw EOR verzorgt alle loonverwerking, belastinginhoudingen en bijdragen, zodat alles correct en op tijd wordt betaald.
6. HR- en juridische ondersteuning wordt geboden Je krijgt voortdurende ondersteuning bij eventuele HR- of juridische kwesties die zich tijdens de arbeid kunnen voordoen.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Svalbard en Jan Mayen

Het gebruik van een EOR in Svalbard en Jan Mayen helpt je snel je team uit te breiden terwijl je voldoet aan de lokale regelgeving. Het neemt de aanzienlijke administratieve last van internationale aanwervingen weg. Je kunt je richten op het laten groeien van je bedrijf en het beheren van de prestaties van je team.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijdt het opzetten van een entiteit Je kunt medewerkers aannemen zonder de tijd en kosten van het oprichten van een juridische entiteit in het gebied.
• Zorgt voor naleving EORs zijn experts in de lokale arbeidswetgeving, beheerd door de Arbeidstilsynet (https://www.arbeidstilsynet.no/en/). Zij zorgen ervoor dat je wervingspraktijken, contracten en voordelen volledig compliant zijn.
• Beheert immigratie De EOR kan helpen met het aanvragen van werkvergunningen via de Noorse Immigratiedirectoraat (UDI) (https://www.udi.no).
• Vermindert risico Een EOR helpt je de risico’s te vermijden van het verkeerd classificeren van werknemers als Contractors, wat kan leiden tot juridische en financiële sancties.
• Vereenvoudigt HR De EOR verzorgt complexe HR-taken, waaronder loonadministratie, voordelenbeheer en het beheren van betaald verlof en belastingen volgens de lokale regels.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Svalbard en Jan Mayen uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Svalbard en Jan Mayen wordt gewaarborgd.

Werven in Svalbard en Jan Mayen is uniek. Deze gebieden vallen onder de Noorse wetgeving, maar hebben hun eigen specifieke overwegingen. Bijvoorbeeld, Svalbard heeft een visumvrije beleidslijn, maar Jan Mayen volgt de immigratiewetten van het vasteland Noorwegen. Het begrijpen van deze lokale regels is essentieel voor het succesvol aannemen van talent in deze afgelegen Arctische regio.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Geschreven arbeidsovereenkomsten zijn verplicht. Ze vormen de basis van je relatie met je nieuwe medewerker. Om alles duidelijk en compliant te houden, voeg deze essentiële clausules toe:

• Functiegegevens: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Vergoeding: Vermeld het salaris en eventuele andere voordelen.
• Werkuren: Specificeer de verwachte werkuren.
• Contractduur: Noteer of het contract voor bepaalde tijd is of permanent.
• Proeftijd: Indien van toepassing, schets de voorwaarden van de proeftijd.
• Beëindiging: Geef de opzegtermijnen voor beëindiging weer.

Proeftijd

In Svalbard en Jan Mayen worden proeftijden gereguleerd door de Noorse wet. Hier is wat je moet weten:

• Maximale duur: Een proeftijd kan maximaal zes maanden duren.
• Geschriftelijke overeenkomst: De proeftijd moet schriftelijk worden overeengekomen in de arbeidsovereenkomst.
• Beëindiging: Tijdens de proeftijd is de opzegtermijn meestal 14 dagen, tenzij anders overeengekomen. Beëindiging moet gerechtvaardigd zijn op basis van de prestaties, vaardigheden of betrouwbaarheid van de werknemer.
• Publieke sector: Voor overheidsbanen is een proeftijd van zes maanden standaard.

Werkuren & overwerk

De werkuren in Svalbard en Jan Mayen volgen ook de Noorse regelgeving.

Publieke & regionale feestdagen

Je werknemers in Svalbard en Jan Mayen hebben recht op de volgende feestdagen in 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Witte Donderdag: 17 april
• Goede Vrijdag: 18 april
• Eerste Paasdag: 20 april
• Paasmaandag: 21 april
• Dag van de Arbeid: 1 mei
• Koningsdag: 17 mei
• Hemelvaartsdag: 29 mei
• Pinkster: 8 juni
• Pinkstermaandag: 9 juni
• Kerstmis: 25 december
• Tweede Kerstdag: 26 december

Contractors werven in Svalbard en Jan Mayen

Je kunt zelfstandige contractors aannemen, maar het is belangrijk om ze correct te classificeren. Als de werkrelatie van een contractor meer op een arbeidsrelatie lijkt, loop je het risico op misclassificatie. Dit kan leiden tot juridische en financiële sancties.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR stelt je in staat om werknemers compliant aan te nemen zonder een juridische entiteit op te zetten in het gebied. Dit vereenvoudigt het wervingsproces en zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidswetten naleeft.

Werken in Svalbard en Jan Mayen is uniek, en dat geldt ook voor de regels voor vergoeding en loonadministratie. Deze gebieden maken deel uit van Noorwegen, maar hebben hun eigen specifieke regelgeving, vooral Svalbard. Je zult merken dat veel van de arbeidswetten van Noorwegen van toepassing zijn, maar met lokale aanpassingen. Dit betekent dat je goed moet letten op de specifieke regels voor elke locatie om ervoor te zorgen dat je alles correct doet.

Loonadministratiecycli & loonstructuur

De standaard loonadministratiecyclus is maandelijks. Je betaalt je werknemers meestal eenmaal per maand, meestal aan het einde van de maand. Betalingen worden bijna altijd gedaan via bankoverschrijving naar een Noors bankrekening. Je moet een loonstrook verstrekken met een duidelijke uitsplitsing van het brutoloon, alle inhoudingen en het nettoloon.

Salarissen in Svalbard zijn concurrerend om het hoge levensonderhoud te weerspiegelen. De daadwerkelijke lonen worden vaak vastgesteld door collectieve arbeidsovereenkomsten tussen werkgevers en vakbonden. Deze overeenkomsten specificeren minimumloon voor verschillende soorten banen. Voor functies die niet onder deze overeenkomsten vallen, onderhandelt de werknemer rechtstreeks over het salaris als onderdeel van hun contract.

Overwerk & minimumlonen

Er is geen officieel door de overheid vastgesteld minimumloon in Svalbard en Jan Mayen. In plaats daarvan bepalen collectieve arbeidsovereenkomsten meestal het minimumloon voor verschillende sectoren.

Standaard werkuren volgen de Noorse wet, die doorgaans een werkweek van 40 uur is, of 8 uur per dag. Werk dat buiten deze uren valt, wordt beschouwd als overwerk. Je moet werknemers compenseren voor overwerk tegen een hoger tarief, meestal 1,5 keer hun normale uurloon. Er zijn ook limieten aan hoeveel overwerk een werknemer mag maken:

• 10 uur in een periode van 7 dagen
• 25 uur in 4 opeenvolgende weken
• 200 uur in een kalenderjaar

Werkgeversbelasting en bijdragen

Als werkgever in Svalbard is je belangrijkste loon-gerelateerde kost de sociale zekerheidsbijdrage. Dit tarief ligt veel lager dan op het vasteland van Noorwegen. Voor Jan Mayen gelden over het algemeen dezelfde regels als op het vasteland, wat betekent dat de bijdragepercentages hoger zijn.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op het salaris van je werknemers. Svalbard heeft een vereenvoudigd, laagtarief belastingstelsel. In Jan Mayen zijn werknemers onderworpen aan dezelfde inkomstenbelastingtarieven als het vasteland van Noorwegen, die hoger en complexer zijn.

In Svalbard en Jan Mayen zijn uw voordelen en verlof grotendeels gebaseerd op de Noorse wetgeving. Dit betekent dat u een solide basis krijgt van betaalde vrije tijd en sociale zekerheid. Echter, vanwege de afgelegen locatie, zijn er enkele unieke aspecten om rekening mee te houden. Zie het als Noorse voordelen met een arctische twist.

Wettelijk verlof

U hebt recht op verschillende soorten betaald verlof. Dit zijn de minimumeisen die door de wet zijn vastgesteld.

• Jaarlijks verlof: U krijgt 25 werkdagen vakantie per jaar. Als u ouder bent dan 60, krijgt u een extra week. Vakantiegeld wordt berekend op basis van uw inkomsten van het voorgaande jaar.

• Ouderschapsverlof: Nieuwe ouders ontvangen een royaal verlofpakket. U kunt in totaal 49 weken opnemen tegen 100% salaris of 59 weken tegen 80% salaris. Dit is een gecombineerd verlof voor beide ouders. Moeders hebben een specifieke quota van 15 weken, en vaders of co-moeders hebben ook een quota van 15 weken.

• Ziekteverlof: Als u ziek bent, hebt u recht op ziekteverlof. Uw werkgever betaalt voor de eerste 16 dagen. Daarna neemt de Noorse Arbeids- en Welzijnsorganisatie (NAV) het over.

• Verlof voor de zorg voor een kind: U kunt verlof opnemen om voor een ziek kind onder de 12 jaar te zorgen. Dit is meestal tot 10 dagen per jaar voor elke ouder.

Feestdagen & regionale feestdagen

U krijgt betaald verlof voor feestdagen. Hier zijn de feestdagen voor 2025.

Typische aanvullende voordelen

Veel werkgevers bieden meer dan de wettelijke minimum om goede medewerkers aan te trekken en te behouden. De unieke omgeving van Svalbard en Jan Mayen maakt sommige voordelen bijzonder waardevol.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Het opzetten van voordelen op een nieuwe locatie kan lastig zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit voor u.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw team in Svalbard en Jan Mayen. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische taken met betrekking tot tewerkstelling afhandelen. U blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van uw team.

Dit is wat een EOR doet:

• Zorgt voor naleving: Ze zorgen ervoor dat uw voordelenpakket voldoet aan alle lokale wettelijke vereisten.
• Beheert voordelen: Een EOR regelt alles van het inschrijven van uw team in verplichte plannen tot het afhandelen van vernieuwingen.
• Regelt salarisadministratie: Ze verzorgen de salarisverwerking, inclusief alle benodigde belastinginhoudingen en bijdragen.
• Biedt lokale expertise: Een EOR begrijpt de lokale markt en kan u helpen om concurrerende voordelen aan te bieden om top talent aan te trekken.

Wanneer uw bedrijf en een werknemer uit elkaar gaan in Svalbard en Jan Mayen, moet u een duidelijk proces volgen. Dit zorgt ervoor dat u uw voormalige teamlid eerlijk behandelt en binnen de wettelijke kaders blijft. De regels voor ontslag in Svalbard en Jan Mayen zijn grotendeels gebaseerd op Noorse wetgeving. U moet een geldige reden hebben om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, zoals problemen met de prestaties van een werknemer of als u uw bedrijf wilt verkleinen.

Opzegtermijnen

U moet een schriftelijke opzegtermijn geven vóór de laatste werkdag van een werknemer. De lengte van deze periode hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt. Dit zijn de minimale opzegtermijnen die wettelijk vereist zijn:

• Tot 5 jaar dienst: 1 maand
• 5 tot 10 jaar dienst: 2 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst: 3 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 50 jaar): 4 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 55 jaar): 5 maanden
• Meer dan 10 jaar dienst (en ouder dan 60 jaar): 6 maanden

Houd er rekening mee dat een individuele arbeidsovereenkomst een langere opzegtermijn kan specificeren. Tijdens de opzegtermijn blijft de werknemer werken en ontvangt hij/zij zijn/haar reguliere salaris en voordelen.

Ontslagvergoeding

In Svalbard en Jan Mayen bent u niet automatisch verplicht om een werknemer ontslagvergoeding te betalen bij beëindiging. Een rechtbank kan u echter verplichten tot het betalen van een schadevergoeding als een ontslag als onrechtvaardig wordt beschouwd.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wanneer u een Employer of Record zoals Rivermate gebruikt, regelen wij het volledige offboardingproces voor u. We zorgen ervoor dat elke stap in overeenstemming is met de lokale wetgeving. Dit omvat:

• Zorgen voor geldige gronden voor ontslag: We werken met u samen om de redenen voor ontslag te documenteren en ervoor te zorgen dat deze juridisch correct zijn.
• Beheren van opzegtermijnen: We berekenen en beheren de juiste opzegtermijn voor uw werknemer op basis van diens diensttijd en eventuele contractuele afspraken.
• Afhandelen van laatste salaris: We zorgen ervoor dat uw werknemer al zijn/haar laatste loon en eventuele openstaande voordelen ontvangt.
• Uw risico verminderen: Door het proces voor u te beheren, helpen we u de juridische risico’s van onrechtmatig ontslag te vermijden.

Svalbard en Jan Mayen hebben unieke immigratieregels. Svalbard is visa-vrij voor iedereen, maar je moet jezelf financieel kunnen onderhouden. Jan Mayen daarentegen volgt dezelfde immigratiewetten als het vasteland van Noorwegen. Dit betekent dat je waarschijnlijk een visum of verblijfsvergunning nodig hebt om daar te wonen en te werken.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteit

De open immigratiepolitiek van Svalbard betekent dat je geen visum of werkvergunning nodig hebt om in dienst te zijn. Mensen uit elk land kunnen in Svalbard wonen en werken. De belangrijkste vereiste is dat je jezelf kunt onderhouden. Je moet een baan hebben of genoeg geld om van te leven. Het is een goed idee om een baan en een woonplek te vinden voordat je aankomt.

Vanwege dit systeem is het concept van visumsponsoring door een Employer of Record (EOR) niet van toepassing in Svalbard. Een EOR kan je nog steeds in dienst nemen, je salaris regelen en ervoor zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, maar zij zullen niet betrokken zijn bij enige visum- of werkvergunningsprocedure.

Voor Jan Mayen is de situatie anders. Aangezien het de immigratiewetten van het vasteland van Noorwegen volgt, heb je een verblijfsvergunning nodig voor werk. Dit proces vereist meestal een baanaanbieding van een Noorse werkgever. Een EOR kan optreden als je wettelijke werkgever en je werkvergunning sponsor, mits je voldoet aan de criteria die door de Noorse overheid zijn vastgesteld.

Hier is een eenvoudige samenvatting:

Zakelijke reis naleving

Voor korte zakelijke bezoeken aan Svalbard heb je geen visum nodig. Je reist echter waarschijnlijk door het vasteland van Noorwegen, dat deel uitmaakt van het Schengengebied. Als je een visum voor het Schengengebied nodig hebt, moet je er een verkrijgen voordat je reist. Zorg dat je een dubbel-inkomstvoer hebt. Hiermee kun je vanuit Svalbard opnieuw het Schengengebied binnenkomen op weg naar huis.

Bij aankomst in Svalbard moet je je identiteit kunnen bewijzen. Een paspoort is het standaard reisdocument.

Voor zakelijke reizen naar Jan Mayen volg je dezelfde regels als voor het vasteland van Noorwegen. Dit betekent meestal dat je een zakenvisum nodig hebt als je niet uit een visumvrij land komt.