Svalbard en Jan Mayen, hoewel onderdeel van het Koninkrijk Noorwegen, hebben aparte belastingregels die aanzienlijk verschillen van het vaste land van Noorwegen, met name met betrekking tot Svalbard. Dit unieke belastingregime is ontworpen om de bijzondere status en economische activiteiten van het eilandgroep te weerspiegelen. Het begrijpen van deze specifieke regels is cruciaal voor werkgevers die in de regio opereren en voor werknemers die er werken, omdat ze invloed hebben op loonadministratie, belastinginhouding en de algehele nalevingsverplichtingen.

Voor bedrijven die personeel in Svalbard of Jan Mayen in dienst hebben, vereist het navigeren door het lokale belastinglandschap nauwkeurige aandacht voor detail. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het correct berekenen en afdragen van belastingen namens hun werknemers, evenals het voldoen aan hun eigen werkgeversbelastingbijdragen. De regels voor Jan Mayen komen over het algemeen overeen met die van het vasteland van Noorwegen, terwijl Svalbard onder een eigen vereenvoudigd belastingstelsel opereert.

Verplichtingen voor werkgever qua belasting

Werkgevers in Svalbard en Jan Mayen hebben specifieke verplichtingen omtrent sociale zekerheidsbijdragen en loonbelasting.

In Svalbard moeten werkgevers een sociale zekerheidsbijdrage betalen over het salaris van werknemers. Dit tarief ligt aanzienlijk lager dan de standaardtarieven op het vasteland van Noorwegen. Voor 2025 wordt verwacht dat het bijdragepercentage voor sociale zekerheid in Svalbard op 8,2% van brutosalaris blijft. Er is geen aparte loonbelasting in de traditionele zin; de primaire werkgeverkost gerelateerd aan loonkosten is deze sociale zekerheidsbijdrage.

In Jan Mayen volgen de belastingregels over het algemeen het vasteland van Noorwegen. Werkgevers zijn onderhevig aan de standaard Noorse sociale zekerheidsbijdragepercentages, die variëren afhankelijk van de locatie van de werkgever op het vasteland (hoewel Jan Mayen zelf niet in een specifieke zone is ingedeeld, geld meestal de standaardtarieven). Deze tarieven liggen aanzienlijk hoger dan in Svalbard en kunnen oplopen tot 14,1%, afhankelijk van de sector of specifieke omstandigheden, hoewel het algemene tarief voor de meeste werknemers 14,1% is.

Werkgevers in beide regio's moeten zich registreren bij de relevante autoriteiten en zorgen voor tijdige rapportage en betaling van deze bijdragen.

Inhouding van inkomstenbelasting

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting op het salaris en loon van werknemers voordat ze uitbetalen. De regels voor inhouding verschillen tussen Svalbard en Jan Mayen.

In Svalbard geldt een vereenvoudigd vlakbelastingstelsel voor individuen. Voor 2025 wordt verwacht dat het inkomstenbelastingtarief op verdiend inkomen op 8% ligt. Daarnaast is er een kapitaalinkomstenbelasting, doorgaans 5%, hoewel deze meestal niet onder de werkgeversinhouding valt tenzij het betrekking heeft op bepaalde soorten arbeidsinkomen die als kapitaal worden behandeld. Werkgevers moeten 8% belasting inhouden op alle belastbaar arbeidsinkomen.

In Jan Mayen gelden de inkomstenbelastingregels van het vasteland van Noorwegen. Dit omvat een progressief belastingstelsel met verschillende belastingschijven, nationale verzekeringsbijdragen (werknemersdeel) en mogelijk aanvullende belastingen. Werkgevers in Jan Mayen moeten gebruik maken van de belastingaftrekkaarten die zijn uitgegeven door de Noorse belastingautoriteiten voor elke werknemer om het juiste bedrag aan belasting in te houden, wat sterk kan variëren afhankelijk van het inkomen, de aftrekposten en persoonlijke omstandigheden van de werknemer.

Belastingaftrekposten en vrijstellingen voor werknemers

De beschikbaarheid van belastingaftrekposten en vrijstellingen voor werknemers verschilt aanzienlijk tussen Svalbard en Jan Mayen vanwege hun verschillende belastingstelsels.

In Svalbard betekent het vlakbelastingstelsel dat de mogelijkheden om aftrekposten te claimen zeer beperkt zijn in vergelijking met het vasteland van Noorwegen. De belasting is vooral gebaseerd op het bruto inkomen met weinig vrije aftrekposten. Standaard aftrekposten die gangbaar zijn op het vasteland, zoals de algemene vrijstelling (minstefradrag) of aftrek voor rente, zijn over het algemeen niet van toepassing onder de Svalbard-belastingwet.

In Jan Mayen zijn werknemers onderworpen aan de belastingregels van Noorwegen en komen zij in aanmerking voor de standaard aftrekposten en vrijstellingen onder de Noorse belastingwet. Deze kunnen omvatten:

• Standaard vrijstelling (Minstefradrag)
• Aftrek voor kosten gerelateerd aan het verkrijgen van inkomen (bijvoorbeeld reiskosten naar werk)
• Aftrek voor rente op leningen
• Aftrek voor bijdragen aan bepaalde pensioenregelingen
• Aftrek voor kinderopvangkosten

Werknemers in Jan Mayen moeten deze aftrekposten aangeven in hun jaarlijkse belastingaangifte om ervan te profiteren.

Naleving van belasting en rapportagedeadlines

Werkgevers in Svalbard en Jan Mayen moeten voldoen aan specifieke nalevings- en rapportageverplichtingen. De primaire rapportageplicht is het indienen van de A-melding (A-verklaring).

De A-melding is een maandelijkse rapportage die elektronisch wordt ingediend bij de Noorse belastingautoriteiten, de Noorse Arbeids- en Welzijnsadministratie (NAV), en Statistikk Norway. Het bevat informatie over salaris, belastinginhouding en sociale zekerheidsbijdragen van werkgevers.

• Maandelijkse indiening: De A-melding moet worden ingediend vóór de 5e van de maand volgend op de loonperiode. Bijvoorbeeld, de A-melding voor de januari-loonperiode is verschuldigd op 5 februari.
• Betalingstermijnen: Werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid en ingehouden belasting op werknemers moeten ook vóór bepaalde termijnen worden betaald, meestal gekoppeld aan de indiening van de A-melding. Betalingen zijn meestal tweemaandelijks (zes keer per jaar). De betalingstermijnen voor 2025 volgen het vastgestelde schema, doorgaans rond de 15e van de maand na de twee-maanden rapportageperiode (bijvoorbeeld voor rapportage januari-februari, is betaling verschuldigd rond 15 maart).
• Jaarlijkse rapportage: Hoewel de A-melding de primaire lopende rapportage is, moeten werkgevers er ook voor zorgen dat de gedurende het jaar gerapporteerde informatie nauwkeurig is voor de jaarlijkse belastingaanslag.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat zij correct zijn geregistreerd en de nodige systemen hebben om lonen, belastinginhouding en A-melding correct en tijdig in te dienen voor zowel Svalbard- als Jan Mayen-werknemers, volgens de respectievelijke regels.

Speciale overwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het werken in Svalbard en Jan Mayen brengt specifieke belastingoverwegingen met zich mee voor buitenlandse werknemers en bedrijven.

Voor buitenlandse werknemers in Svalbard geldt over het algemeen het vlakbelastingstelsel, ongeacht hun fiscale residentiestatus elders. Personen die in Svalbard werken, zijn doorgaans onderworpen aan Svalbard-belasting op het inkomen dat zij verdienen met werkzaamheden daar. Er zijn specifieke regels voor personen die in het vasteland van Noorwegen wonen maar tijdelijk in Svalbard werken, of omgekeerd, wat kan leiden tot coördinatie tussen de belastingstelsels. De principiële regel is echter dat het inkomen dat is verdiend met werkzaamheden in Svalbard wordt belast in Svalbard.

Voor buitenlandse bedrijven die personeel in Svalbard in dienst nemen, geldt dat zij zich in Noorwegen moeten registreren als werkgever en voldoen aan de belasting- en socialezekerheidsregels van Svalbard voor hun werknemers daar. Dit omvat het inhouden van de 8% inkomstenbelasting en het betalen van de 8,2% werkgever sociale zekerheidsbijdrage.

Voor buitenlandse werknemers en buitenlandse bedrijven in Jan Mayen gelden de belastingregels van Noorwegen. Dit betekent dat buitenlandse werknemers mogelijk onderworpen zijn aan Noorse belastingresidentieregels of specifieke regels voor niet-resident belastingplichtigen, mogelijk beïnvloed door belastingverdragen tussen Noorwegen en het eigen land. Buitenlandse bedrijven die personeel in Jan Mayen in dienst nemen, worden onderworpen aan dezelfde werkgeversverplichtingen als Noorse bedrijven, inclusief standaard sociale zekerheidspercentages en progressieve loonbelastinginhouding op basis van belastingaftrekkaarten.

Het navigeren door deze regels, met name omtrent fiscale residentie, socialezekerheidsverdragen en mogelijke dubbele belasting, vereist zorgvuldige overweging en vaak professionele begeleiding.