Employer of Record in Samoa

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers in Samoa voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je daar een team kunt opbouwen zonder de tijd en kosten van het opzetten van je eigen lokale entiteit. Een EOR regelt alle formele arbeidszaken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Samoaanse arbeidswetgeving. Hierdoor kun jij je richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf. Voor bedrijven die in Samoa willen aannemen, kunnen aanbieders zoals Rivermate het proces eenvoudig maken.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Samoa

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in Samoa. Het proces is direct en efficiënt. Zo werkt het:

• Vind Talent: Je vindt het talent dat je wilt aannemen in Samoa.
• EOR Aannemen: De EOR neemt je gekozen kandidaat wettelijk in dienst op haar lokale, conforme salarisadministratie.
• HR en Administratie: De EOR beheert alle HR- en administratieve taken. Dit omvat arbeidscontracten, salarisverwerking, belastinginhoudingen en het bieden van wettelijke voordelen.
• Jij Beheert: Jij beheert de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer. Zij maken deel uit van jouw team, terwijl de EOR de juridische en administratieve arbeidsvereisten afhandelt.

Waarom een Employer of Record in Samoa gebruiken

Wanneer je een EOR inschakelt, beheert een professioneel team het aannemen, de salarisadministratie en de legaliteiten van arbeid in Samoa. Dit zorgt ervoor dat de voorwaarden in het arbeidscontract voldoen aan de lokale arbeidswetgeving. De belangrijkste wet die het arbeidsrecht regelt, is de Labour and Employment Relations Act 2013. Meer informatie hierover vind je op de website van het Samoa Parlement (https://www.palemene.ws/new/acts-2010-2016/labour-and-employment-relations-act-2013/). Dit beschermt jouw bedrijf tegen juridische sancties bij het niet naleven van de minimale arbeidsvoorwaarden.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Vermijdt het Opzetten van een Lokale Entiteit: Een EOR stelt je in staat om in Samoa te werken zonder de kosten en tijd van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorgt voor Naleving: De EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle arbeidswetten van Samoa, inclusief verplichte voordelen en verlof.
• Beheert Salaris en Belastingen: De EOR verzorgt de salarisberekening, inhoudingen en belastingaangifte.
• Regelt Voordelen: De EOR beheert het volledige voordelenproces, van het inschrijven van werknemers bij het Samoa National Provident Fund (SNPF) tot het afhandelen van ziektekostenverzekeringen.
• Bespaar Tijd en Geld: Het gebruik van een EOR bespaart je tijd en geld doordat je geen aparte juridische entiteit hoeft op te zetten.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Samoa uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Samoa wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Samoa biedt een unieke kans om toegang te krijgen tot een toegewijd personeelsbestand, maar het is belangrijk om het lokale arbeidslandschap te begrijpen. Het wettelijke kader, dat voornamelijk wordt gereguleerd door de Labour and Employment Relations Act 2013, beschrijft de rechten en verantwoordelijkheden voor zowel werkgevers als werknemers. Het navigeren door deze regelgeving is essentieel voor het opbouwen van een succesvol team in Samoa.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten toegestaan zijn, worden schriftelijke contracten sterk aanbevolen om duidelijkheid te garanderen en geschillen te voorkomen. Voor elke arbeidsovereenkomst die langer dan een jaar duurt, is een schriftelijk contract vereist. Contracten kunnen zowel onbepaalde als voor bepaalde tijd zijn, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.

Uw arbeidsovereenkomsten in Samoa moeten de volgende essentiële clausules bevatten:

• Namen van de werkgever en werknemer
• Functietitel en een duidelijke beschrijving van taken
• Plaats van werk
• Startdatum van het dienstverband
• Duur van het contract indien het een contract voor bepaalde tijd is
• Salaris en frequentie van betaling
• Normale werkuren en eventuele overwerkbepalingen
• Verlofrechten, inclusief jaarlijks verlof, ziekteverlof en feestdagen
• Opzegtermijn voor beëindiging

Proeftijd

In Samoa kunt u een proeftijd van maximaal drie maanden opnemen aan het begin van het dienstverband. Deze periode stelt zowel u als de nieuwe werknemer in staat om de geschiktheid te beoordelen. U moet schriftelijk bevestigen dat de werknemer in dienst is of het dienstverband schriftelijk beëindigen vóór het einde van de proeftijd. Als u geen schriftelijke bevestiging geeft en de periode van drie maanden verstreken is, wordt de werknemer automatisch beschouwd als een vaste werknemer.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Samoa bedraagt 40 uur, meestal opgebouwd uit een achturige werkdag over vijf dagen. Elke werkuren boven de standaard 40 uur worden beschouwd als overwerk. U moet werknemers compenseren voor overwerk tegen een hoger tarief, dat meestal anderhalf keer hun reguliere uurloon is.

Feestdagen & regionale feestdagen

Uw werknemers in Samoa hebben recht op betaald verlof voor feestdagen. Als een werknemer op een feestdag moet werken, heeft hij of zij doorgaans recht op dubbele betaling.

Hier is een lijst van de feestdagen in Samoa voor 2025:

Contractors aannemen in Samoa

U kunt onafhankelijke contractors in Samoa aannemen, wat flexibiliteit kan bieden voor projectgebaseerd werk. Het is echter cruciaal om uw werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als een contractor kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële sancties, waaronder achterstallige belastingen en aansprakelijkheid voor niet-betaalde werknemersvoordelen.

Onafhankelijke contractors hebben niet dezelfde bescherming als werknemers onder de Samoaanse arbeidswetgeving, zoals minimumloon, betaald verlof en ontslagvergoeding. Een Employer of Record (EOR) kan u helpen om contractors conform de regelgeving aan te nemen. Een EOR zorgt ervoor dat uw contractuele overeenkomsten in overeenstemming zijn met de lokale wetten, waardoor het risico op misclassificatie wordt verminderd en u zich kunt richten op uw bedrijf.

Begrip van compensatie en loonadministratie in Samoa is eenvoudig. Het systeem is opgebouwd rond een maandelijkse looncyclus. Uw totale kosten zullen het salaris van de werknemer plus bijdragen aan nationale fondsen omvatten. Zowel u als uw werknemer betalen in deze fondsen.

Looncycli & loonstructuur

In Samoa worden werknemers doorgaans maandelijks betaald. U moet uw werknemers binnen 7 dagen na het einde van de loonperiode betalen. Betalingen moeten op de werkplek op een werkdag worden gedaan, tenzij uw werknemer akkoord gaat met een andere regeling.

Overwerk & minimumlonen

Het minimumloon in Samoa is WST 4,00 per uur. Een standaard werkweek bestaat uit 40 uur. Elke werkuren boven de 40 uur per week worden beschouwd als overwerk.

Hier is hoe overwerkvergoeding werkt:

• Weekdagen en zaterdagen: 150% van het reguliere loon.
• Zondagen en feestdagen: 200% van het reguliere loon.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Samoa bent u verplicht bij te dragen aan twee hoofd fondsen voor uw werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers dragen ook bij aan nationale fondsen en betalen inkomstenbelasting. U houdt deze bedragen in op hun loonstrook.

In Samoa is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel om een geweldig team aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet. Het gaat om het opbouwen van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van de lokale regels voor verlof en voordelen is de eerste stap.

Wettelijk verlof

De Samoaanse wet stelt minimale verlofvereisten voor werknemers.

• Jaarlijks verlof: Je moet werknemers minimaal 10 betaalde vrije dagen per jaar geven nadat ze 12 opeenvolgende maanden hebben gewerkt. Deze vrije tijd wordt overeengekomen door jou en de werknemer.
• Ziekteverlof: Werknemers krijgen jaarlijks 10 dagen betaald ziekteverlof na 12 maanden onafgebroken dienst. Als een werknemer meer dan twee dagen ziek is, kun je om een doktersverklaring vragen.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers die 12 maanden achtereen voor je hebben gewerkt, hebben recht op 6 weken betaald zwangerschapsverlof. Je moet hen hetzelfde of een gelijkwaardige baan garanderen bij hun terugkeer.
• Vaderschapsverlof: Mannelijke werknemers hebben recht op minimaal 5 dagen betaald vaderschapsverlof.
• Rouwverlof: Hoewel niet altijd een wettelijke minimum, bieden veel werkgevers ongeveer 3 betaalde dagen vrij als een direct familielid overlijdt.

Feestdagen & regionale feestdagen

Je team in Samoa heeft recht op betaald verlof voor feestdagen. Hier zijn de officiële feestdagen voor 2025:

Typische aanvullende voordelen

Om een concurrerende werkgever te zijn, moet je overwegen meer dan het wettelijke minimum aan te bieden. Hier is een overzicht van zowel verplichte als optionele voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten en beheren van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor je team in Samoa. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische taken met betrekking tot werkgelegenheid afhandelen.

Zo helpt een EOR met voordelen:

• Naleving: Een EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle arbeidswetten van Samoa, inclusief verplichte voordelen en verlof.
• Voordelenbeheer: Zij beheren het hele voordelenproces, van het inschrijven van werknemers bij het Samoa National Provident Fund (SNPF) tot het beheren van ziektekostenverzekeringen.
• Expertise: Je krijgt toegang tot lokale HR- en juridische experts die de Samoaanse markt begrijpen. Zij kunnen je adviseren over concurrerende voordelenpakketten om top talent aan te trekken.
• Eenvoud: In plaats van je eigen lokale entiteit en HR-afdeling op te zetten, kun je vertrouwen op de bestaande infrastructuur van de EOR. Dit bespaart je tijd en geld.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op je bedrijfsdoelen, terwijl zij de complexiteit van lokale werkgelegenheid en voordelen regelen.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat in Samoa, moet je een duidelijk proces volgen. Dit proces, bekend als beëindiging of offboarding, heeft regels om zowel jou als je werknemer te beschermen. Het volgen van deze regels helpt je juridische problemen te voorkomen en zorgt voor een eerlijke en soepele exit. Het omvat het geven van de juiste opzegging, het begrijpen wanneer je ontslagvergoeding moet betalen, en het correct afronden van alle laatste documenten.

Opzeggingsperioden

Je moet werknemers schriftelijk opzeggen voordat hun dienstverband eindigt. De duur van de opzegging hangt af van hoe lang ze voor jou hebben gewerkt. Als je wilt dat een werknemer onmiddellijk vertrekt, kun je in plaats daarvan zijn loon betalen voor de opzeggingstermijn.

Hier zijn de minimale opzeggingstermijnen die wettelijk vereist zijn:

Je kunt een werknemer zonder opzegging ontslaan wegens ernstig wangedrag.

Ontslagvergoeding

In Samoa vereist de wet niet automatisch ontslagvergoeding bij elke beëindiging. Echter, je moet mogelijk ontslagvergoeding betalen in specifieke situaties, zoals ontslag wegens overbodigheid. De hoogte van de ontslagvergoeding is meestal gebaseerd op de duur van het dienstverband van de werknemer. Controleer altijd het arbeidscontract, omdat daar mogelijk voorwaarden voor ontslagvergoedingen in staan. Als het contract een ontslagvergoeding bevat, moet je deze binnen vijf dagen na de beëindiging betalen.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wij zorgen ervoor dat elke werknemer in Samoa volgens de wet vertrekt. Wij regelen de details zodat jij je kunt richten op je bedrijf.

• Duidelijke communicatie: Wij beheren alle communicatie met de vertrekkende werknemer. Dit omvat het geven van de juiste schriftelijke opzegging en het uitleggen van de details van de laatste betaling.
• Laatste salaris: Wij berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer. We zorgen dat alle betalingen, inclusief eventuele betaling in plaats van opzegging of ontslagvergoeding, correct en op tijd worden gedaan.
• Compliance controle: Wij beoordelen elke beëindiging om te verzekeren dat deze voldoet aan de wettelijke normen van Samoa. Dit helpt je te beschermen tegen claims van onrechtmatige ontslag.
• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde offboarding documenten voor. Dit creëert een duidelijk overzicht van het beëindigingsproces.

Het verkrijgen van werkvergunning in Samoa draait allemaal om lokale sponsoring. De overheid vereist dat een Samoaanse werkgever het proces opstart voor elke buitenlandse nationaliteit. Je kunt niet zelf een werkvergunning aanvragen; je hebt eerst een jobaanbieding nodig. De belangrijkste overheidsinstantie die dit beheert, is het Ministry of Commerce, Industry and Labour (MCIL). Zij werken samen met de Immigration Division om de benodigde vergunningen uit te geven. Het systeem is eenvoudig en gebruikt geen puntengebaseerd systeem. In plaats daarvan ligt de focus op of een lokale werknemer de rol zou kunnen vervullen.

Arbeidsvisa & sponsoring realiteiten

Een Employer of Record (EOR) is de meest praktische route voor bedrijven zonder een juridische entiteit in Samoa. Een EOR fungeert als je lokale, juridische werkgever. Dit stelt je in staat om talent in Samoa aan te nemen terwijl de EOR de complexiteiten van sponsoring, loonadministratie en juridische naleving afhandelt.

Hier is wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Tijdelijke Arbeidsvisa: Voor contracten van bepaalde duur, meestal één tot twee jaar.
• Gekwalificeerde Werknemersvisa: Voor functies die specifieke expertise vereisen die niet gemakkelijk beschikbaar is op de lokale markt.
• Projectgebonden Visa: Voor professionals die voor de duur van een specifiek project worden aangenomen.

Een EOR kan geen algemene werkzoekervisums sponsoren, aangezien alle werkvergunningen gekoppeld moeten zijn aan een specifieke baan. De kernvoorwaarde is dat de werkgever (in dit geval de EOR namens jou) eerst moet aantonen dat er geen gekwalificeerde Samoaanse burger beschikbaar is voor de functie.

Het proces volgt doorgaans deze stappen:

1. Je vindt het talent dat je wilt aannemen in Samoa.
2. De EOR biedt een formele jobaanbieding en arbeidsovereenkomst.
3. De EOR, als de juridische werkgever, dient de aanvraag voor de werkvergunning in bij het MCIL.
4. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kan de werknemer zijn visa verkrijgen om in Samoa te wonen en te werken.

Zakenreis naleving

Korte bezoeken voor zakelijke activiteiten volgen een andere, eenvoudigere route. Je hebt geen volledige werkvergunning nodig voor korte trips.

Een Business Visitor Permit is bedoeld voor activiteiten zoals:

• Deelname aan conferenties
• Ontmoetingen met lokale teams of partners
• Onderhandelingen over contracten

Deze vergunning stelt je in staat om voor een korte periode in Samoa te zijn, meestal tot 90 dagen, maar je mag geen betaalde werkzaamheden verrichten voor een Samoaanse entiteit. Je werk en salaris moeten bij je bedrijf buiten Samoa blijven. Als je activiteiten verder gaan dan deze beperkte zakelijke functies, moet je een Temporary Resident Permit voor werk verkrijgen. Controleer altijd de nieuwste regels bij de Samoa Immigration Division voordat je op reis gaat.