Employer of Record in Rusland

Een Employer of Record (EOR) in Rusland is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt namens jou. Dit betekent dat je een team in Rusland kunt opbouwen zonder een lokale juridische entiteit op te zetten. De EOR regelt alle formele arbeidszaken, van salarisadministratie en belastingen tot voordelen en naleving van de Russische arbeidswetgeving. Dit geeft jou de vrijheid om je te richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een EOR-aanbieder, biedt Rivermate deze diensten aan.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Rusland

Het gebruik van een EOR in Rusland vereenvoudigt het proces van het aannemen van werknemers. Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe het werkt:

1. Je vindt het talent Je werft en selecteert de kandidaat die je wilt aannemen in Rusland.
2. De EOR neemt je kandidaat aan De EOR neemt wettelijk de werknemer aan namens jou. Ze stellen een conforme arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de Russische arbeidswetgeving.
3. Het onboardingproces begint De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het inrichten van de werknemer in hun systeem.
4. Salarisadministratie en voordelen worden beheerd De EOR verzorgt alle salarisadministratie, belastingaftrek en sociale zekerheidsbijdragen. Ze regelen ook wettelijke voordelen zoals ziektekostenverzekering en pensioenbijdragen.
5. Doorlopende HR-ondersteuning De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning aan je werknemer. Ze beantwoorden vragen over salarisadministratie, voordelen en lokale arbeidsregels.

Waarom een Employer of Record in Rusland gebruiken

Het gebruik van een EOR in Rusland biedt verschillende voordelen, vooral voor bedrijven die nieuw zijn op de markt. Het stelt je in staat om snel en compliant de Russische markt te betreden, zonder de aanzienlijke investering van het opzetten van een lokale entiteit.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Blijf compliant De EOR zorgt ervoor dat je alle Russische arbeidswetten naleeft. Dit vermindert je risico op juridische problemen en boetes.
• Bespaar tijd en geld Je vermijdt het kostbare en langdurige proces van het opzetten van een juridische entiteit in Rusland.
• Toegang tot expertise EORs beschikken over lokale experts die de complexiteit van de Russische arbeidswet kennen.
• Focus op je bedrijf Met de EOR die HR- en administratieve taken afhandelt, kun jij je concentreren op je kernactiviteiten.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Rusland uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Rusland wordt gewaarborgd.

Werven in Rusland betekent navigeren door een duidelijk set arbeidswetten die bedoeld zijn om werknemers te beschermen. Het Russische Arbeidswetboek regelt de meeste aspecten van werkgelegenheid, van contracten tot werkuren. Voor bedrijven die willen uitbreiden, is het begrijpen van deze regels de eerste stap naar het opbouwen van een succesvol team in het land. Hoewel het proces complex kan lijken, is het eenvoudig wanneer je de belangrijkste vereisten kent.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Rusland moet je een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken, en het is meestal een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd zijn alleen toegestaan in specifieke situaties en mogen niet langer dan vijf jaar duren.

Elke arbeidsovereenkomst moet in het Russisch zijn en twee exemplaren bevatten, één voor jou en één voor de werknemer. Zorg ervoor dat elk exemplaar door beide partijen is ondertekend.

Je contracten moeten deze essentiële clausules bevatten:

• Partijeninformatie: Volledige namen van de werknemer en jouw bedrijf.
• Functiegegevens: De functietitel van de werknemer, specifieke taken en hun startdatum.
• Werkplek: Het fysieke adres waar de werknemer zal werken.
• Vergoeding: Het salaris, inclusief eventuele bonussen of toelagen. Je moet salarissen betalen in Russische Roebels, minstens twee keer per maand.
• Werkuren: Details over het werkrooster en rustperiodes.
• Sociale verzekering: Een verklaring over verplichte sociale verzekering.

Proeftijd

Je kunt een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor de rol te beoordelen.

• Standaardduur: Een proeftijd mag over het algemeen niet langer dan drie maanden zijn.
• Leidinggevende functies: Voor senior functies zoals directeuren en hoofdaccountants kan de proeftijd worden verlengd tot zes maanden.
• Ontslag tijdens proeftijd: Als je besluit de overeenkomst te beëindigen tijdens de proeftijd, moet je de werknemer drie dagen schriftelijk opzeggen met uitleg over de redenen.

Bepaalde personen, zoals zwangere vrouwen en recent afgestudeerden, kunnen niet worden aangenomen met een proeftijd.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Rusland is 40 uur, meestal acht uur per dag, vijf dagen per week.

Overwerk wordt strikt gereguleerd.

• Toestemming: Je hebt schriftelijke toestemming nodig van de werknemer om overwerk te laten verrichten.
• Limieten: Overwerk mag niet meer dan vier uur over twee opeenvolgende dagen bedragen en niet meer dan 120 uur per jaar.
• Vergoeding: Je moet een hoger tarief betalen voor overuren.
  • Eerste twee uur: Minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.
  • Na de eerste twee uur: Minimaal 2 keer het reguliere tarief.

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in Rusland hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt de vrije dag vaak verplaatst naar de volgende maandag.

Hier zijn de feestdagen voor 2025:

Contracting in Rusland

Je kunt onafhankelijke contractors inhuren voor projectmatige of gespecialiseerde werkzaamheden. Dit biedt flexibiliteit en kan kosteneffectief zijn. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren.

Een relatie met een onafhankelijke contractor wordt geregeld door het Burgerlijk Wetboek, niet door het Arbeidswetboek. Dit betekent dat contractors geen recht hebben op werknemersvoordelen zoals betaald verlof, minimumloon of sociale zekerheidsbijdragen van de werkgever.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor om deze verplichtingen te vermijden, is een serieus risico. Als een rechtbank een contractor herclassificeert als werknemer, kun je geconfronteerd worden met aanzienlijke boetes, waaronder:

• Achterstallige betaling van belastingen en sociale bijdragen.
• Administratieve boetes.
• Juridische geschillen waarbij je mogelijk moet betalen voor onbetaalde voordelen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te beperken. Wij regelen de classificatie van werknemers en zorgen voor volledige naleving van de Russische arbeidswetten, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf zonder juridische complicaties.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Rusland kan complex lijken, maar het is eenvoudig wanneer je de regels begrijpt. De Russische arbeidswetgeving is vrij uitgebreid, en de basis van je relatie met een werknemer is een formeel schriftelijk arbeidscontract. Dit contract is essentieel. Het moet in het Russisch zijn en alles gedetailleerd beschrijven, van functiebeschrijving en werktijden tot salaris en voordelen, met alle vergoedingen vermeld in Russische roebels.

Looncyclus & loonstructuur

Je moet werknemers minstens elke twee weken betalen. De wet is specifiek: de tussenpoos tussen betalingen mag niet langer zijn dan 15 kalenderdagen. Bijvoorbeeld, als je een voorschot betaalt op de 20e van de maand, moet het definitieve salaris voor die maand uiterlijk op de 5e van de volgende maand worden betaald. Deze betaaldatums moeten duidelijk worden vermeld in het arbeidscontract of je interne bedrijfsreglementen.

Overwerk & minimums

De standaard werkweek in Rusland is 40 uur, meestal acht uur per dag. Alles daarboven is overwerk en vereist duidelijke afspraken. Overwerk wordt betaald tegen een hoger tarief:

• 150% van het reguliere uurloon voor de eerste twee uur.
• 200% van het reguliere tarief voor alle uren daarna.

Er zijn limieten aan overwerk. Een werknemer mag niet meer dan vier uur overwerk werken in twee achtereenvolgende dagen of meer dan 120 uur per jaar.

Rusland heeft een federaal minimumloon, maar het is belangrijk om te weten dat dit tarief vaak varieert per regio, met grote steden zoals Moskou die hogere minimumlonen hebben. Je moet ervoor zorgen dat je minimaal het minimumloon betaalt dat van toepassing is in de specifieke locatie van de werknemer.

Werkgeversbelasting en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het betalen van sociale zekerheidsbijdragen bovenop het brutoloon van een werknemer. Deze bijdragen financieren pensioenen, sociale verzekeringen en medische dekking.

Werknemersbelasting en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van de Personal Income Tax (PIT) van de salarissen van je werknemers en het afdragen aan de belastingautoriteiten.

In Rusland zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van wettelijke vereisten en extra voordelen. De wet stelt de minimale normen voor verlof en sociale bescherming. Veel bedrijven bieden meer dan de basis om goede mensen aan te trekken en te behouden. Dit kan onder meer bestaan uit privézorgverzekering en extra vakantiedagen. Buitenlandse burgers met een permanente of tijdelijke verblijfsvergunning krijgen over het algemeen dezelfde voordelen als Russische burgers.

Wettelijk verlof

De Russische wet voorziet in verschillende soorten verplicht verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof Je krijgt minimaal 28 kalenderdagen betaald verlof per jaar. Je kunt je eerste verlof opnemen na zes maanden bij een nieuw bedrijf. Een deel van je verlof moet minimaal 14 dagen duren.
• Ziekteverlof Als je ziek bent of gewond, heb je recht op betaald ziekteverlof. Je hebt een doktersverklaring nodig. De werkgever betaalt voor de eerste drie dagen, en het Social Insurance Fund de rest. Je salaris hangt af van hoe lang je al werkt.
• Zwangerschapsverlof Zwangere werknemers krijgen 140 dagen betaald zwangerschapsverlof. Dit is meestal 70 dagen voor de bevalling en 70 dagen erna. Het verlof is langer bij meerlingzwangerschappen of complicaties.
• Ouderschapsverlof Na het zwangerschapsverlof kan een ouder of voogd kinderopvangverlof opnemen voor maximaal drie jaar en toch hun baan behouden.
• Overige verlof De wet vereist ook dat werkgevers verlof bieden voor andere situaties, zoals rouw, militaire dienst en studie.

Feestdagen & regionale feestdagen

Je krijgt betaald vrijaf voor nationale feestdagen. De werktijd wordt vaak met één uur verminderd op de dag vóór een feestdag.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden voordelen die verder gaan dan wat de wet vereist. Hier is een overzicht van wat wettelijk verplicht is versus wat vaak wordt toegevoegd.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een compliant voordelenpakket in een ander land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt het eenvoudig.

Een EOR begrijpt al de arbeidswetten en gangbare praktijken in Rusland. Wij regelen alles, van het voldoen aan de wettelijke minimumeisen tot het aanbieden van competitieve aanvullende voordelen. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Wij beheren loonadministratie, voordelenbeheer en compliance, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je team.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Rusland is een formeel proces. Je moet de regels in het Russische Arbeidswetboek volgen. De wet beschermt werknemers zeer, dus je moet ontslagen zorgvuldig afhandelen. Het proces omvat specifieke redenen voor ontslag, vereiste procedures en aanzienlijke bescherming voor werknemers.

Opzegtermijnen

Wanneer je een arbeidsovereenkomst beëindigt, moet je meestal opzeggen. De duur van deze opzegtermijn hangt af van de reden voor het ontslag.

• Algemene opzegging: Voor de meeste door de werkgever geïnitieerde ontslagen, zoals ontslag wegens overmacht, is de opzegtermijn twee maanden.
• Kortere periodes: In sommige specifieke situaties kan de opzegtermijn zo kort zijn als drie dagen.
• Werknemer ontslag: Als een werknemer besluit te vertrekken, moet hij of zij je doorgaans twee weken van tevoren opzeggen.
• Proeftijd: Als je een werknemer tijdens de proeftijd ontslaat wegens onvoldoende prestaties, moet je hen schriftelijk minstens drie dagen van tevoren informeren.

Het is belangrijk om te controleren of een collectieve arbeidsovereenkomst of het individuele arbeidscontract een langere opzegtermijn vereist.

Ontslagvergoeding

Wanneer een werknemer vertrekt, moet je hem of haar op de laatste werkdag het laatste salaris uitbetalen. Dit omvat eventueel openstaand salaris en betaling voor niet-gebruikte vakantiedagen. Afhankelijk van de reden voor ontslag, moet je mogelijk ook een ontslagvergoeding betalen.

Voor ontslag wegens overmacht, als de werknemer na één maand geen nieuwe baan heeft gevonden, kan hij of zij een tweede maand salaris als ontslagvergoeding aanvragen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wanneer je samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, helpen wij je bij het beheren van het volledige offboardingproces. We zorgen dat alles correct en volgens de Russische wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief het ontslagbesluit en de berekeningen van het laatste salaris.
• Naleving: We zorgen dat de redenen voor ontslag geldig zijn en dat je alle wettelijke procedures volgt om geschillen te voorkomen.
• Eindbetalingen: We berekenen en verwerken alle eindbetalingen, inclusief salaris, niet-gebruikte vakantiedagen en eventuele vereiste ontslagvergoedingen.
• Vlotte overgang: We beheren de opzegtermijnen en communicatie om een respectvolle en professionele exit voor de werknemer te garanderen.

Navigeren door het systeem van visa's en werkvergunningen in Rusland kan complex aanvoelen. U moet de verschillende soorten visa begrijpen en hoe ze van toepassing zijn op uw situatie. Voor iedereen die in Rusland wil werken, is het verkrijgen van het juiste visa en de juiste werkvergunning de eerste stap. Het proces omvat zowel de werknemer als de werkgever, met specifieke vereisten voor elk.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om het aannemen van buitenlandse talenten in Rusland, hebt u enkele visa-opties. De meest voorkomende routes zijn het standaard werkvisum en het Highly Qualified Specialist (HQS) visum. Een Employer of Record (EOR) kan uw partner zijn in dit proces, door op te treden als de juridische werkgever voor uw teamleden in Rusland.

Een EOR kan zowel standaard werkvisa als HQS-visa sponsoren. Dit betekent dat u niet uw eigen juridische entiteit in Rusland hoeft op te zetten om werknemers daar aan te nemen. De EOR verzorgt het benodigde papierwerk en zorgt voor naleving van de Russische arbeidswetten.

Hier is een overzicht van de praktische routes voor employment visas:

• Standaard Werkvisum: Dit is een veelgebruikte optie voor veel buitenlandse werknemers. Het vereist doorgaans een meer gedetailleerd aanvraagproces en is onderworpen aan jaarlijkse overheidsquota.
• Highly Qualified Specialist (HQS) Visum: Dit visum is voor professionals die voldoen aan een bepaald salarisdrempel. Het aanvraagproces is over het algemeen sneller en eenvoudiger dan het standaard werkvisum. Het HQS-visum is geldig voor maximaal drie jaar en staat meerdere binnenkomsten toe.

Een EOR kan u helpen de beste visastrategie voor uw werknemers te bepalen en het hele sponsorschapsproces te beheren.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen naar Rusland is een zakenvisum vereist. Dit visum is bedoeld voor activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, het onderhandelen over contracten of het deelnemen aan conferenties. Het is belangrijk om te onthouden dat een zakenvisum u niet toestaat om in Rusland te werken.

Er zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden voor naleving van zakelijke reizen:

• Visa Types: Zakenvisa kunnen enkelvoudige of meervoudige binnenkomsten zijn. Enkelvoudige visa zijn geschikt voor eenmalige reizen, terwijl meervoudige visa meerdere bezoeken binnen een bepaalde periode toestaan.
• Verblijfsduur: Een zakenvisum staat doorgaans een verblijf van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe. Voor zeer korte reizen kan een e-visum een optie zijn, waarmee een verblijf tot 16 dagen mogelijk is.
• Uitnodigingsbrief: Om een zakenvisum te verkrijgen, hebt u een officiële uitnodiging nodig van een Russisch bedrijf. Deze brief bevestigt het doel van uw bezoek.
• Registratie: Wanneer u in Rusland aankomt, moet u uw visum binnen zeven werkdagen registreren.

Door deze vereisten te begrijpen, kunt u ervoor zorgen dat uw korte zakelijke reizen naar Rusland voldoen aan de lokale regelgeving.