Employer of Record in Rusland

Een Employer of Record (EOR) helpt u bij het aannemen van werknemers in Rusland zonder dat u uw eigen juridische entiteit daar hoeft op te zetten. De EOR wordt de juridische werkgever voor uw gekozen kandidaten en verzorgt HR-taken zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Russische arbeidswetgeving. Deze regeling stelt u in staat zich te richten op het dagelijks management van uw team en het laten groeien van uw bedrijf. Voor bedrijven die in Rusland willen aannemen, kan een EOR-provider zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Rusland

Het gebruik van een EOR om in Rusland te werven volgt een eenvoudige procedure. De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van een werkgever op zich, zodat u snel en in overeenstemming met de lokale wetgeving uw team kunt opbouwen.

Hier zijn de typische stappen:

1. Selecteer uw kandidaat: U vindt en selecteert het talent dat u in Rusland wilt aannemen.
2. Concept Arbeidsovereenkomst: De EOR stelt een wettelijk conforme arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de Russische arbeidsnormen. Deze overeenkomst beschrijft de werkzaamheden, het salaris en andere voorwaarden.
3. Onboarding van de werknemer: De EOR neemt de werknemer officieel in dienst. Zij regelen alle benodigde papierwerk, inclusief het registreren van de werknemer bij de juiste autoriteiten.
4. Beheer van Loonadministratie en Voordelen: De EOR verwerkt de maandelijkse loonadministratie, houdt belastingen in en beheert sociale zekerheidsbijdragen. Ze verzorgen ook de wettelijke voordelen.
5. Zorg voor naleving: De EOR blijft op de hoogte van de Russische arbeidswetgeving om te zorgen dat uw arbeidspraktijken compliant blijven. Dit omvat het beheer van verlof, werktijden en ontslagprocedures volgens de wet.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in Rusland

Het gebruik van een EOR biedt een praktische oplossing voor bedrijven die uitbreiden naar Rusland. Het bespaart u de aanzienlijke tijd en kosten van het opzetten van een lokale bedrijfsentiteit. Deze aanpak helpt u risico’s te verminderen en uw internationale team efficiënter te beheren.

Enkele belangrijke voordelen zijn:

• Snellere markttoetreding: U kunt werknemers aannemen en operaties starten in een fractie van de tijd die nodig zou zijn om uw eigen bedrijf op te zetten.
• Verlaagde kosten: Vermijd de hoge kosten die gepaard gaan met juridische kosten, registratie en het opzetten van een fysiek kantoor.
• Gegarandeerde naleving: EOR’s zijn experts in de Russische arbeidswetgeving, waardoor uw risico op juridische problemen en boetes wordt geminimaliseerd.
• Vereenvoudigd HR en administratie: De EOR verzorgt complexe administratieve taken, zoals loonadministratie, belastingaangiften en voordelenbeheer, waardoor uw interne middelen worden vrijgemaakt.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Rusland uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Rusland wordt gewaarborgd.

Werven in Rusland betekent navigeren door een duidelijk set arbeidswetten die bedoeld zijn om werknemers te beschermen. Het Russische Arbeidswetboek regelt de meeste aspecten van tewerkstelling, van contracten tot werkuren. Voor bedrijven die willen uitbreiden, is het begrijpen van deze regels de eerste stap naar het opbouwen van een succesvol team in het land. Hoewel het proces complex kan lijken, is het eenvoudig wanneer je de belangrijkste vereisten kent.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Rusland moet je een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken, en het is meestal een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd zijn alleen toegestaan in specifieke situaties en mogen niet langer dan vijf jaar duren.

Elke arbeidsovereenkomst moet in het Russisch zijn en twee exemplaren bevatten, één voor jou en één voor de werknemer. Zorg ervoor dat elk exemplaar door beide partijen is ondertekend.

Je contracten moeten deze essentiële clausules bevatten:

• Partijeninformatie: Volledige namen van de werknemer en jouw bedrijf.
• Functiegegevens: De functietitel van de werknemer, specifieke taken en hun startdatum.
• Werkplek: Het fysieke adres waar de werknemer zal werken.
• Vergoeding: Het salaris, inclusief eventuele bonussen of toelagen. Je moet salarissen betalen in Russische Roebels, minstens twee keer per maand.
• Werkuren: Details over het werkrooster en rustperiodes.
• Sociale verzekering: Een verklaring over verplichte sociale verzekering.

Proeftijd

Je kunt een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe medewerker voor de rol te beoordelen.

• Standaardduur: Een proeftijd mag over het algemeen niet langer dan drie maanden duren.
• Leidinggevende functies: Voor senior functies zoals directeuren en hoofdaccountants kan de proeftijd worden verlengd tot zes maanden.
• Ontslag tijdens proeftijd: Als je besluit de overeenkomst tijdens de proeftijd te beëindigen, moet je de werknemer drie dagen schriftelijk opzeggen met uitleg over de redenen.

Bepaalde personen, zoals zwangere vrouwen en recent afgestudeerden, kunnen niet worden gegeven een proeftijd.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Rusland is 40 uur, meestal acht uur per dag, vijf dagen per week.

Overwerk wordt strikt gereguleerd.

• Toestemming: Je hebt schriftelijke toestemming nodig van de werknemer om overwerk te laten verrichten.
• Limieten: Overwerk mag niet meer dan vier uur over twee opeenvolgende dagen bedragen en niet meer dan 120 uur per jaar.
• Vergoeding: Je moet een hoger tarief betalen voor overuren.
  • Eerste twee uur: Minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon van de werknemer.
  • Na de eerste twee uur: Minimaal 2 keer het reguliere tarief.

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in Rusland hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt de vrije dag vaak verplaatst naar de volgende maandag.

Hier zijn de feestdagen voor 2025:

Werven van contractors in Rusland

Je kunt onafhankelijke contractors inhuren voor projectmatige of gespecialiseerde werkzaamheden. Dit biedt flexibiliteit en kan kosteneffectief zijn. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren.

Een relatie met een onafhankelijke contractor wordt geregeld door het Burgerlijk Wetboek, niet door het Arbeidswetboek. Dit betekent dat contractors geen recht hebben op werknemersvoordelen zoals betaald verlof, minimumloon of sociale zekerheidsbijdragen van de werkgever.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor om deze verplichtingen te vermijden, is een serieus risico. Als een rechtbank een contractor herclassificeert als werknemer, kun je geconfronteerd worden met aanzienlijke boetes, waaronder:

• Achterstallige betaling van belastingen en sociale bijdragen.
• Administratieve boetes.
• Juridische geschillen waarbij je mogelijk moet betalen voor niet-betaalde voordelen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te beperken. Wij regelen de classificatie van werknemers en zorgen voor volledige naleving van de Russische arbeidswetten, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf zonder juridische complicaties.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Rusland kan complex lijken, maar het is eenvoudig wanneer je de regels begrijpt. De Russische arbeidswetgeving is vrij uitgebreid, en de basis van je relatie met een werknemer is een formeel schriftelijk arbeidscontract. Dit contract is essentieel. Het moet in het Russisch zijn en alles gedetailleerd beschrijven, van functiebeschrijving en werktijden tot salaris en voordelen, met alle vergoedingen vermeld in Russische roebels.

Looncyclus & loonstructuur

Je moet werknemers minstens elke twee weken betalen. De wet is specifiek: de tussenpoos tussen betalingen mag niet langer zijn dan 15 kalenderdagen. Bijvoorbeeld, als je een voorschot betaalt op de 20e van de maand, moet het definitieve salaris voor die maand uiterlijk op de 5e van de volgende maand worden uitbetaald. Deze betaaldatums moeten duidelijk worden vermeld in het arbeidscontract of je interne bedrijfsreglementen.

Overwerk & minimums

De standaard werkweek in Rusland is 40 uur, meestal acht uur per dag. Alles daarboven is overwerk en vereist duidelijke afspraken. Overwerk wordt betaald tegen een hoger tarief:

• 150% van het reguliere uurloon voor de eerste twee uur.
• 200% van het reguliere tarief voor alle uren daarna.

Er zijn limieten aan overwerk. Een werknemer mag niet meer dan vier uur overwerk werken in twee achtereenvolgende dagen of meer dan 120 uur per jaar.

Rusland heeft een federaal minimumloon, maar het is belangrijk te weten dat dit tarief vaak varieert per regio, met grote steden zoals Moskou die hogere minimumlonen hebben. Je moet ervoor zorgen dat je minstens het minimumloon betaalt dat van toepassing is in de specifieke locatie van de werknemer.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het betalen van sociale zekerheidsbijdragen bovenop het brutoloon van een werknemer. Deze bijdragen financieren pensioenen, sociale verzekeringen en medische dekking.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je bent verantwoordelijk voor het inhouden van de Personal Income Tax (PIT) van de salarissen van je werknemers en het afdragen aan de belastingautoriteiten.

In Rusland zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van wettelijke vereisten en extra voordelen. De wet stelt de minimale normen voor verlof en sociale bescherming. Veel bedrijven bieden meer dan de basis om goede mensen aan te trekken en te behouden. Dit kan onder andere bestaan uit privézorgverzekering en extra vakantiedagen. Buitenlandse burgers met een permanente of tijdelijke verblijfsvergunning krijgen over het algemeen dezelfde voordelen als Russische burgers.

Wettelijk verlof

De Russische wet voorziet in verschillende soorten verplicht verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof Je krijgt minimaal 28 kalenderdagen betaald verlof per jaar. Je kunt je eerste verlof opnemen na zes maanden bij een nieuw bedrijf. Een deel van je verlof moet minimaal 14 dagen duren.
• Ziekteverlof Als je ziek bent of gewond, heb je recht op betaald ziekteverlof. Je hebt een doktersverklaring nodig. De werkgever betaalt voor de eerste drie dagen, en het Social Insurance Fund de rest. Je salaris hangt af van hoe lang je al werkt.
• Zwangerschapsverlof Zwangere werknemers krijgen 140 dagen betaald zwangerschapsverlof. Dit is meestal 70 dagen voor de bevalling en 70 dagen erna. Het verlof is langer bij meerlingzwangerschappen of complicaties.
• Ouderschapsverlof Na het zwangerschapsverlof kan een ouder of voogd kinderopvangverlof opnemen voor maximaal drie jaar en toch hun baan behouden.
• Overige verlof De wet vereist ook dat werkgevers verlof bieden voor andere situaties, zoals rouw, militaire dienst en studie.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Je krijgt betaald vrijaf voor nationale feestdagen. De werktijd wordt vaak met één uur verminderd op de dag vóór een feestdag.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden voordelen boven wat de wet vereist. Hier is een overzicht van wat wettelijk verplicht is versus wat vaak wordt toegevoegd.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van voordelen

Het opzetten van een compliant voordelenpakket in een ander land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt het eenvoudig.

Een EOR begrijpt al de arbeidswetten en gangbare praktijken in Rusland. Wij regelen alles, van het voldoen aan de wettelijke minimumvereisten tot het aanbieden van competitieve aanvullende voordelen. Dit bespaart je tijd en vermindert risico’s. Wij beheren loonadministratie, voordelenbeheer en compliance, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je team.

Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Rusland is een formeel proces. Je moet de regels volgen in het Russische Arbeidswetboek. De wet beschermt werknemers zeer, dus je moet ontslagen zorgvuldig afhandelen. Het proces omvat specifieke redenen voor ontslag, vereiste procedures en aanzienlijke bescherming voor werknemers.

Opzegtermijnen

Wanneer je een arbeidsovereenkomst beëindigt, moet je meestal opzeggen. De duur van deze opzegtermijn hangt af van de reden voor het ontslag.

• Algemene opzegging: Voor de meeste door de werkgever geïnitieerde ontslagen, zoals ontslag wegens overmacht, is de opzegtermijn twee maanden.
• Kortere periodes: In sommige specifieke situaties kan de opzegtermijn zo kort zijn als drie dagen.
• Werknemer neemt ontslag: Als een werknemer besluit te vertrekken, moet hij of zij je doorgaans twee weken van tevoren op de hoogte stellen.
• Proeftijd: Als je een werknemer tijdens de proeftijd ontslaat wegens onvoldoende prestaties, moet je dit schriftelijk minimaal drie dagen van tevoren melden.

Het is belangrijk om te controleren of een collectieve arbeidsovereenkomst of het individuele arbeidscontract een langere opzegtermijn vereist.

Ontslagvergoeding

Wanneer een werknemer vertrekt, moet je hem of haar op de laatste werkdag het laatste salaris uitbetalen. Dit omvat eventueel openstaand salaris en betaling voor niet-gebruikte vakantiedagen. Afhankelijk van de reden voor ontslag, moet je mogelijk ook een ontslagvergoeding betalen.

Voor ontslag wegens overmacht, als de werknemer na één maand geen nieuwe baan heeft gevonden, kan hij of zij een tweede maand salaris als ontslagvergoeding aanvragen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Wanneer je samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, helpen wij je bij het beheren van het volledige offboardingproces. We zorgen dat alles correct en volgens de Russische wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We bereiden alle benodigde documenten voor, inclusief het ontslagbesluit en de berekeningen voor de laatste betaling.
• Naleving: We zorgen dat de redenen voor ontslag geldig zijn en dat je alle wettelijke procedures volgt om geschillen te voorkomen.
• Laatste betalingen: We berekenen en verwerken alle laatste betalingen, inclusief salaris, niet-gebruikte vakantiedagen en eventuele vereiste ontslagvergoedingen.
• Vlotte overgang: We beheren de opzegtermijnen en communicatie om een respectvolle en professionele exit voor de werknemer te garanderen.

Navigeren door het Russische visum- en werkvergunningensysteem kan complex aanvoelen. U moet de verschillende soorten visa begrijpen en hoe ze van toepassing zijn op uw situatie. Voor iedereen die in Rusland wil werken, is het verkrijgen van het juiste visum en de juiste werkvergunning de eerste stap. Het proces omvat zowel de werknemer als de werkgever, met specifieke vereisten voor elk.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om het aannemen van buitenlandse talenten in Rusland, hebt u enkele visumopties. De meest voorkomende routes zijn het standaard werkvisum en het Highly Qualified Specialist (HQS) visum. Een Employer of Record (EOR) kan uw partner zijn in dit proces, door op te treden als de juridische werkgever voor uw teamleden in Rusland.

Een EOR kan zowel standaard werkvisa als HQS-visa sponsoren. Dit betekent dat u niet uw eigen juridische entiteit in Rusland hoeft op te zetten om werknemers daar aan te nemen. De EOR verzorgt het benodigde papierwerk en zorgt voor naleving van de Russische arbeidswetgeving.

Hier is een overzicht van de praktische routes voor employment visas:

• Standaard Werkvisum: Dit is een veelgebruikte optie voor veel buitenlandse werknemers. Het vereist doorgaans een meer gedetailleerd aanvraagproces en is onderworpen aan jaarlijkse overheidsquota.
• Highly Qualified Specialist (HQS) Visum: Dit visum is bedoeld voor professionals die voldoen aan een bepaald salarisniveau. Het aanvraagproces is over het algemeen sneller en eenvoudiger dan dat van het standaard werkvisum. Het HQS-visum is geldig voor maximaal drie jaar en staat meerdere binnenkomsten toe.

Een EOR kan u helpen de beste visumstrategie voor uw werknemers te bepalen en het hele sponsorschapsproces te beheren.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen naar Rusland is een zakenvisum vereist. Dit visum is bedoeld voor activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, het onderhandelen over contracten of het deelnemen aan conferenties. Het is belangrijk om te onthouden dat een zakenvisum u niet toestaat om in Rusland te werken.

Er zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden voor naleving van zakelijke reisregels:

• Visa Types: Zakenvisa kunnen enkelvoudige of meervoudige binnenkomsten zijn. Enkelvoudige visa zijn geschikt voor eenmalige reizen, terwijl meervoudige visa meerdere bezoeken binnen een bepaalde periode toestaan.
• Duur van het Verblijf: Een zakenvisum staat doorgaans een verblijf toe van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Voor zeer korte reizen kan een e-visum een optie zijn, waarmee een verblijf tot 16 dagen mogelijk is.
• Uitnodigingsbrief: Om een zakenvisum te verkrijgen, hebt u een officiële uitnodiging nodig van een Russisch bedrijf. Deze brief bevestigt het doel van uw bezoek.
• Registratie: Bij aankomst in Rusland moet u uw visum binnen zeven werkdagen registreren.

Door deze vereisten te begrijpen, kunt u ervoor zorgen dat uw korte zakelijke reizen naar Rusland voldoen aan de lokale regelgeving.