De navigatie door het belastinglandschap voor werkgevers en werknemers in Rusland vereist een helder begrip van de verplichtingen en vereisten uiteengezet door de belastingautoriteiten. Het Russische belastingstelsel, vooral met betrekking tot werkgelegenheid, omvat bijdragen aan sociale fondsen en de inhouding van persoonlijke inkomstenbelasting, met specifieke regels over berekening, betaling en rapportage. Werkgevers fungeren als het Employer of Record, verantwoordelijk voor het correct berekenen, inhouden en afdragen van belastingen en bijdragen aan de relevante overheidsinstanties.
Naleving van de Russische belastingwetten is essentieel voor bedrijven die in het land opereren, ongeacht of ze lokaal of internationaal personeel in dienst hebben. Het begrijpen van de nuances van sociale bijdragen, inkomstenbelastingtarieven, beschikbare aftrekken en rapportagetermijnen is cruciaal om een vlotte werking te verzekeren en boetes te voorkomen. Het raamwerk voor deze verplichtingen wordt primair bepaald door de Tax Code van de Russische Federatie en relevante federale wetten die sociale verzekering regelen.
Verplichtingen Employer of Record Social Security en Payroll Belasting
Werkgevers in Rusland zijn verplicht om unified social contributions (USC) te betalen namens hun werknemers. Deze bijdragen dekken pensioenverzekering, sociale verzekering (tijdelijke arbeidsongeschiktheid en moederschap) en verplichte ziekteverzekering. De USC wordt berekend op basis van het bruto salaris van de werknemers, inclusief salarissen, bonussen en andere betalingen.
Het standaard gecombineerde tarief voor USC wordt toegepast tot een bepaald jaarlijks inkomensplafond per werknemer. Inkomen boven dit plafond is onderworpen aan een lager tarief. Daarnaast moeten werkgevers bijdragen aan verplichte sociale verzekering tegen bedrijfsongevallen en beroepsziekten, met tarieven die variëren afhankelijk van de branche en risicocategorie van de werkgever.
Unified Social Contributions (USC) - Standaardtarieven (zoals momenteel begrepen voor 2025)
| Jaarlijks Inkomensplafond (per werknemer) | Tarief onder Drempel | Tarief boven Drempel |
|---|---|---|
| Jaarlijks vastgesteld door de overheid | 30% | 15% |
- Het jaarlijkse inkomensplafond is onderhevig aan verandering elk jaar.
- Het tarief van 30% is een gecombineerd tarief dat pensioen-, sociale en ziektekostenverzekering dekt.
- Het tarief van 15% geldt voor het deel van het inkomen dat de drempel overschrijdt en is hoofdzakelijk bestemd voor pensioen- en ziektekostenverzekering.
Bepaalde categorieën werkgevers of industrieën kunnen in aanmerking komen voor verlaagde USC-tarieven, afhankelijk van specifieke voorwaarden zoals uiteengezet in de Tax Code.
Verplichte sociale verzekering tegen bedrijfsongevallen en beroepsziekten
- Tarieven variëren van 0,2% tot 8,5% van het bruto salaris.
- Het specifieke tarief hangt af van de risicocategorie van de werkgever (Van Klasse 1 tot Klasse 32).
- Risicocategorieën worden bepaald op basis van de hoofdactiviteit van de werkgever.
Deze bijdragen worden doorgaans maandelijks betaald, samen met de salarisbetaling.
Inkomstenbelasting inhoudingsvereisten
Werkgevers in Rusland zijn verantwoordelijk voor het inhouden van de Personal Income Tax (PIT), bekend als NDFL (Налог на доходы физических лиц), op het inkomen van hun werknemers en dit af te dragen aan de belastingautoriteiten. Het belastingtarief hangt af van de fiscale status van de werknemer en het type inkomen.
Voor fiscale inwoners van Rusland geldt een progressief belastingtarief op de meeste inkomenssoorten, inclusief arbeidsinkomen. Individuen worden over het algemeen als fiscaal inwoner beschouwd als zij 183 dagen of meer in Rusland verblijven binnen een periode van 12 maanden.
Inkomstenbelasting (PIT - NDFL) - Tarieven voor fiscale inwoners (zoals momenteel begrepen voor 2025)
| Jaarlijks Inkomen (RUB) | Tarief |
|---|---|
| Tot 5.000.000 | 13% |
| Overschrijding van 5.000.000 | 15% |
- Het tarief van 15% geldt alleen voor het deel van het inkomen dat 5.000.000 RUB per jaar overschrijdt.
Voor personen die geen fiscale inwoners van Rusland zijn, geldt doorgaans een vast tarief op inkomen dat afkomstig is uit Rusland, inclusief arbeidsinkomen.
Inkomstenbelasting (PIT - NDFL) - Tarief voor niet-inwoners (zoals momenteel begrepen voor 2025)
| Inkomstentype | Tarief |
|---|---|
| Meest uit Russische bronnen afkomstige inkomsten (inclusief arbeid) | 30% |
- Uitzonderingen kunnen gelden op basis van internationale verdragen of specifieke categorieën van buitenlandse werknemers (bijvoorbeeld hooggekwalificeerde specialisten).
Werkgevers moeten het juiste bedrag aan PIT berekenen en inhouden van elke salarisbetaling en dit volgens de vastgestelde deadlines afdragen aan de belastingautoriteiten.
Werknemersbelastingaftrekken en toeslagen
Russische fiscale inwoners komen in aanmerking voor diverse belastingaftrekken (вычеты) die hun belastbaar inkomen voor PIT-doeleinden kunnen verminderen. Werkgevers kunnen bepaalde aftrekken rechtstreeks toepassen bij het berekenen van de maandelijkse PIT-inhouding, mits de werknemer de benodigde documenten of een bevestiging van de belastingdienst indient.
Veelvoorkomende soorten belastingaftrekken zijn onder andere:
- Standaard Belastingaftrekken: Worden maandelijks toegepast, hoofdzakelijk gebaseerd op het aantal kinderen. Er is ook een basisaftrek voor de belastingbetaler zelf en bepaalde andere categorieën (bijvoorbeeld gehandicapten), hoewel de basisbelastingaftrek vaak niet wordt toegepast bij inkomen boven een bepaald limiet.
- Voor de belastingbetaler (indien van toepassing): RUB 3.000 of RUB 500 per maand.
- Voor het eerste en tweede kind: RUB 1.400 per maand per kind.
- Voor het derde en volgende kind: RUB 3.000 per maand per kind.
- Voor een kind met een handicap: aanvullende aftrekken gelden (bijvoorbeeld RUB 12.000 voor een ouder/adoptieouder, RUB 6.000 voor een voogd/trustee).
- Kinderaftrekken gelden tot het kind 18 jaar wordt (of 24 jaar indien voltijds student) en het jaarlijkse inkomen van de werknemer niet boven een bepaald limiet ligt (onderhevig aan jaarlijkse aanpassing).
- Sociale Belastingaftrek: Voor uitgaven zoals onderwijs (zelf, kinderen, broers en zussen), medische behandeling en medicijnen, vrijwillige pensioenbijdragen en giften aan goede doelen. Deze kunnen vaak jaarlijks worden geclaimd via een belastingaangifte, maar sommige kunnen via de werkgever worden geclaimd met voorafgaande kennisgeving van de belastingdienst.
- Vastgoedbelastingaftrek: Voor uitgaven gerelateerd aan de aankoop of bouw van residentieel onroerend goed in Rusland, en rente betaald op hypotheken. Deze aftrekken worden meestal jaarlijks via een belastingaangifte geclaimd, maar kunnen ook via de werkgever worden aangevraagd met bevestiging van de belastingdienst.
- Investeringstaksaftrekken: Gerelateerd aan bijdragen aan individuele beleggingsrekeningen (IBR) of inkomsten uit de verkoop van effecten die gedurende een bepaalde periode worden aangehouden.
Werknemers moeten de vereiste documentatie verstrekken aan hun werkgever of de belastingdienst om deze aftrekken te kunnen claimen.
Belastingnaleving- en rapportagetermijnen
Werkgevers hebben aanzienlijke rapportageverplichtingen met betrekking tot payrollbelastingen en inkomsten van werknemers. Nauwkeurige en tijdige indiening van rapporten en betaling van belastingen en bijdragen zijn cruciaal.
Belangrijke rapportage-formulieren omvatten:
- ЕФС-1 (Unified Information on the Russian Social Fund): Dit formulier verving verschillende eerdere rapporten (zoals SZV-TD, SZV-STAZH, DVS-03, 4-FSS). Het bevat secties over werkgeversgebeurtenissen (aanwerving, beëindiging, overplaatsingen), diensttijden en bijdragen voor ongevallen. Deadlines variëren afhankelijk van de sectie (bijvoorbeeld werkgelegenheidsgebeurtenissen meestal vóór de volgende werkdag, diensten jaarlijks).
- 6-NDFL (Persoonlijke Inkomstenbelasting Calculatie): Dit rapport vat het betaalde inkomen, berekende PIT, ingehouden en afgedragen belasting samen. Het wordt per kwartaal en jaarlijks ingediend.
- Kwartaalrapportages (voor Q1, Q2, Q3) moeten meestal voor de 25e dag van de maand na het rapportagekwartaal worden ingediend.
- Het jaarlijkse rapport wordt meestal voor de 25e februari van het jaar na het rapportagejaar ingediend.
Betalingstermijnen voor PIT en USC zijn doorgaans gekoppeld aan de salarisbetaling. De ingehouden PIT moet worden overgemaakt naar de begroting binnen specifieke data na de inkomstenbetaling (bijvoorbeeld vaak voor de 28e van de lopende maand voor inkomsten betaald tussen de 1e en 22e van die maand, met specifieke regels voor maandafsluitingen en eindejaarsbetalingen). USC-betalingen zijn meestal vóór de 28e dag van de maand volgend op de maand waarvoor de bijdragen worden berekend.
Speciale Belastingoverwegingen voor Buitenlandse Werknemers en Bedrijven
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers in Rusland brengt specifieke belastingoverwegingen met zich mee, vooral gerelateerd aan hun fiscale status.
- Fiscale Inwonerschap: De fiscale status van een buitenlander bepaalt het toepasselijke PIT-tarief (13/15% voor inwoners, 30% voor niet-inwoners op Russische bronnen). De 183-dagenregel binnen een periode van 12 maanden is de belangrijkste bepalende factor. Werkgevers moeten de fiscale status van hun buitenlandse werknemers gedurende het jaar volgen, omdat de status en dus het tarief kunnen wijzigen.
- PIT voor Niet-inwoners: Zoals eerder vermeld, bedraagt het standaard PIT-tarief voor niet-inwoners op hun Russische arbeidsinkomen 30%. Uitzonderingen bestaan, met name voor Hooggekwalificeerde Specialisten (HQS), die vanaf dag één worden belast tegen 13%, ongeacht de residency status, mits hun HQS-status correct is gedocumenteerd. Burgers van bepaalde EAEU-landen kunnen ook onder andere regels vallen, vaak zijnde belast volgens het residententarief vanaf dag één.
- Sociale Bijdragen voor Buitenlandse Werknemers: USC-regels voor vreemdelingen hangen af van hun migratiestatus (bijvoorbeeld tijdelijk verblijf, tijdelijk verblijfsvergunning, permanente verblijfsvergunning) en nationaliteit (bijvoorbeeld EAEU-burgers). Over het algemeen zijn buitenlandse burgers met een tijdelijke of permanente verblijfsvergunning, of burgers van EAEU-landen, onderworpen aan dezelfde USC-regels als Russische burgers. Buitenlanders met een tijdelijk verblijf kunnen beperkingen hebben op de soorten sociale verzekering waarvoor zij verzekerd zijn, wat invloed kan hebben op het toepasselijke USC-tarief.
- Buitenlandse bedrijven: Een buitenlands bedrijf dat personeel in Rusland in dienst neemt, kan een risico op een permanent gevestigde (PE) onderlinge aansprakelijkheid creëren, wat verplichtingen voor vennootschapsbelasting in Rusland kan activeren. Echter, personeel in dienst houden via een conforme structuur zoals een Employer of Record kan dit risico beheersen, aangezien de EOR optreedt als de juridische werkgever in Rusland en alle lokale arbeids- en belastingverplichtingen afhandelt zonder noodzakelijkerwijs een PE te creëren voor de buitenlandse opdrachtgever.
Het begrijpen van deze specifieke regels is essentieel voor buitenlandse bedrijven die in Rusland inhuren om te zorgen voor naleving door zowel het bedrijf als het buitenlandse personeel.
