In Kenia is er geen specifieke wetgeving die thuiswerken, ook wel telewerken genoemd, regelt. Echter, bestaande regelgeving zoals de Employment Act No. 12 van 2016 en de Civil Service Bylaw (2020) bieden een basis voor verantwoord thuiswerken.

Juridisch Landschap: Vastgestelde Principes

De Employment Act stelt de kernrechten van werknemers in Kenia vast, waaronder werkuren en minimumloon, die ook van toepassing zouden zijn op thuiswerkers. De Civil Service Bylaw machtigt overheidsministeries om thuiswerken voor hun werknemers onder specifieke omstandigheden te faciliteren, met de nadruk op het voortzetten van kernfunctionaliteiten.

Belang van Duidelijke Contracten

Bij afwezigheid van specifieke regelgeving voor thuiswerken zijn goed gedefinieerde arbeidscontracten voor thuiswerkers cruciaal. Deze contracten moeten de werkregeling als thuiswerken duidelijk definiëren, werkuren en verwachtingen voor thuiswerkschema's omschrijven en de verantwoordelijkheden van werknemers voor gegevensbeveiliging detailleren.

Technologische Infrastructuur: Basis van Connectiviteit

Een robuuste internetverbinding is essentieel voor succesvol thuiswerken in Kenia. De nationale infrastructuur heeft vooruitgang geboekt in de ontwikkeling van de internetinfrastructuur, maar er blijven verschillen in de kwaliteit van de connectiviteit tussen verschillende regio's. Betrouwbare breedbandinternettoegang is een cruciale overweging voor de haalbaarheid van thuiswerken. Veilige videoconferentieplatforms, instant messaging-applicaties en projectmanagementsoftware zijn essentieel voor effectieve communicatie en samenwerking tussen thuiswerkteams.

Overwegingen voor Werkgevers

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat bedrijfsgegevens en -systemen adequaat worden beschermd door middel van maatregelen zoals toegangscontroles en encryptie, zelfs wanneer deze door thuiswerkers worden benaderd. Het aanmoedigen van betrouwbare gegevensback-upoplossingen voor thuiswerkers kan helpen om mogelijk gegevensverlies door internetconnectiviteitsproblemen te beperken.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers: Leidinggeven in een Flexibele Toekomst

Hoewel er geen formele regelgeving is die specifieke acties van werkgevers voor thuiswerken in Kenia verplicht, zouden verantwoordelijke werkgevers moeten overwegen een formeel thuiswerkbeleid te ontwikkelen, training te bieden over thuiswerktools, duidelijke prestatieverwachtingen vast te stellen en een gevoel van inclusie en verbinding te bevorderen ondanks fysieke afstand.

Aanvullende Overwegingen

Werkgevers moeten zich bewust zijn van de mogelijke uitdagingen waarmee werknemers te maken kunnen krijgen met betrekking tot de balans tussen werk en privé in een thuiswerkomgeving. Thuiswerken kan leiden tot gevoelens van isolatie, dus werkgevers kunnen middelen en ondersteuningsprogramma's aanbieden om het welzijn van werknemers te bevorderen.

Deeltijdwerk wordt erkend onder de Arbeidswet nr. 12 van 2016 (Sectie 61), die de vereisten voor het minimumloon voor alle werknemers, inclusief deeltijdwerkers, uiteenzet (Sectie 72). Er zijn echter geen specifieke regels met betrekking tot voordelen of rechten voor deeltijdwerkers in vergelijking met voltijdwerknemers. De wet verplicht geen specifieke vergoedingen voor deeltijdwerkers. Arbeidsovereenkomsten kunnen echter specificeren of werkgevers essentiële apparatuur zullen verstrekken of vergoedingen voor internettoegang zullen aanbieden op basis van de functie-eisen. Werkgevers en werknemers kunnen ook onderhandelen over vergoedingen voor specifieke kosten, zoals internettoegang, afhankelijk van de functie-eisen en de aard van de deeltijdrol.

Flexibele werktijden

Er zijn geen wettelijke voorschriften die expliciet betrekking hebben op regelingen voor flexibele werktijden in Kenia. De Arbeidswet (2016) beschrijft echter de standaardwerkuren (Sectie 63). Met goedkeuring van de werkgever kan enige flexibiliteit in het plannen van werkuren mogelijk zijn onder deze voorschriften. Net als bij deeltijdwerk zouden vergoedingen voor apparatuur of internettoegang in een flexibele werktijdenregeling worden bepaald door de werkgever op basis van de specifieke rol en verantwoordelijkheden die in de arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd.

Functiedeling

De Arbeidswet behandelt functiedeling niet expliciet. Werkgevers kunnen echter dergelijke regelingen vaststellen door middel van contracten met twee of meer werknemers. Dit zou inhouden dat de verantwoordelijkheden en de werklast van een voltijdse functie worden verdeeld. Vergoedingsbeleid voor apparatuur of internettoegang zou waarschijnlijk vergelijkbaar zijn met deeltijdrollen, mogelijk met enkele aanpassingen afhankelijk van de functiedelingsovereenkomst en de verantwoordelijkheden die aan elke werknemer zijn toegewezen.

Het juridische landschap van gegevensbescherming in Kenia wordt voornamelijk beheerst door de Data Protection Act No. 35 van 2017. Deze wet stelt kernprincipes voor gegevensbescherming vast, met nadruk op transparantie en verantwoordelijkheid, wettelijke basis voor verwerking en beveiligingsmaatregelen. Werkgevers moeten transparant zijn tegenover thuiswerkende werknemers over de soorten verzamelde gegevens, het doel van gegevensverwerking en hoe de gegevens zullen worden gebruikt. Ze moeten ook een wettelijke basis hebben voor de verwerking van werknemersgegevens, zoals het nakomen van contractuele verplichtingen of legitieme zakelijke belangen. Het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging is ook cruciaal.

Duidelijke Contracten en Gegevensbescherming

Arbeidsovereenkomsten voor thuiswerkers moeten duidelijk aandacht besteden aan gegevensbescherming en privacyoverwegingen. Dit omvat het beschrijven van de verantwoordelijkheden van de werknemer voor gegevensbeveiliging en privacy, zoals wachtwoordbeheer en het omgaan met gevoelige informatie. Contracten moeten ook beperkingen specificeren op de verzameling en opslag van werknemersgegevens die relevant zijn voor de thuiswerkrol, en procedures vaststellen voor het melden van eventuele datalekken of vermoedelijke privacyschendingen.

Verplichtingen van de Werkgever in de Thuiswerkruimte

Werkgevers hebben bepaalde verplichtingen als het gaat om het beschermen van gegevens in de thuiswerkruimte. Ze moeten passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om gegevens te beschermen, waaronder het beperken van toegang tot gegevens en systemen alleen tot geautoriseerd personeel, het versleutelen van gevoelige gegevens, zowel in rust als tijdens overdracht, en het aanmoedigen van betrouwbare back-upoplossingen voor thuiswerkers. Het bieden van training over best practices voor gegevensbeveiliging, het identificeren van phishingpogingen en het correct omgaan met gevoelige informatie is ook essentieel.

Rechten van Werknemers en Gegevensprivacy

Werknemers die op afstand werken in Kenia hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens. Ze hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en de nauwkeurigheid ervan te waarborgen. Onder bepaalde omstandigheden kunnen ze ook het recht hebben om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonlijke gegevens. Werknemers hebben ook de verantwoordelijkheid om de vastgestelde beveiligingsprotocollen te volgen, sterke wachtwoorden te gebruiken en verdachte activiteiten te melden om datalekken te voorkomen.

Best Practices voor Veilig Thuiswerken

Er zijn verschillende best practices voor veilig thuiswerken. Werknemers aanmoedigen om aparte werk- en persoonlijke apparaten en accounts te gebruiken, minimaliseert het risico op datalekken op persoonlijke apparaten. Het gebruik van veilige communicatiekanalen voor werkgerelateerde communicatie helpt gevoelige informatie te beschermen. Het vaststellen van duidelijke procedures voor het melden van datalekken of vermoedelijke privacyschendingen maakt snelle onderzoeken en herstel mogelijk.