Employer of Record in Kenia

Een Employer of Record (EOR) in Kenia is een eenvoudige oplossing voor het aannemen van werknemers zonder het opzetten van een lokale entiteit. Beschouw een EOR als een partner die alle juridische en HR-taken afhandelt die gepaard gaan met tewerkstelling. Jij vindt het talent, en de EOR zet hen op de loonlijst. Dit betekent dat zij zorgen voor salarissen, belastingen, voordelen en naleving van de Keniaanse arbeidswetgeving. Jij beheert het dagelijkse werk van je team, terwijl de EOR de administratie regelt. Voor bedrijven die in Kenia willen aannemen, kunnen aanbieders zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Kenia

Het gebruik van een EOR in Kenia volgt een eenvoudig proces. Zo werkt het:

• Je kiest je kandidaat: Je werft en selecteert de persoon die je in Kenia wilt aannemen.
• De EOR stelt een compliant contract op: De EOR maakt een arbeidsovereenkomst die voldoet aan de Keniaanse arbeidswetgeving.
• De EOR onboarding je nieuwe medewerker: Zij regelen alle benodigde papierwerk om je nieuwe teamlid officieel in dienst te nemen.
• Zij beheren loonadministratie en belastingen: De EOR verwerkt de loonadministratie en zorgt dat alle vereiste belastingen en sociale bijdragen worden betaald. Dit omvat betalingen aan de Kenya Revenue Authority (KRA) (https://www.kra.go.ke), het National Social Security Fund (NSSF) (https://www.nssf.or.ke), en het National Hospital Insurance Fund (NHIF) (https://www.nhif.or.ke).
• Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende ondersteuning voor HR-zaken, van het beheren van voordelen tot het afhandelen van vragen van werknemers.
• Jij beheert het werk van de werknemer: Jij geeft richting aan hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden, net als bij elk ander lid van je team.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Kenia

Het gebruik van een EOR in Kenia kan je helpen je bedrijf sneller te laten groeien en met minder risico. Het is een praktische manier om een team op te bouwen in een nieuw land zonder te worden vertraagd door administratieve obstakels.

Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Snel de markt betreden: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in een paar dagen, in plaats van de maanden die het kan duren om een lokaal bedrijf te registreren.
• Blijf compliant met lokale wetten: Keniaanse arbeidswetten kunnen complex zijn. Een EOR heeft de lokale expertise om ervoor te zorgen dat je aanwervingspraktijken volledig compliant zijn, waardoor je juridische risico’s worden verminderd.
• Verminder administratief werk: De EOR regelt loonadministratie, belastingaangiften en voordelenbeheer. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op je kernactiviteiten.
• Bespaar geld: Het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in Kenia brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Een EOR biedt een kosteneffectievere manier om in het land te huren.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Kenia uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Kenia wordt gewaarborgd.

Werven in Kenia is een mix van het navigeren door een dynamische, jonge beroepsbevolking en het begrijpen van specifieke arbeidswetten. Je vindt er een sterk talentenpool, vooral op het gebied van technologie en mobiele innovatie, gecentreerd rond "Silicon Savannah." Maar om succesvol te werven, moet je de lokale arbeidsregels goed begrijpen. Dit betekent dat je nauwlettend moet letten op contracten, werktijden en hoe je je werknemers classificeert.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Elk personeelslid dat je voor meer dan drie maanden in dienst neemt, heeft een schriftelijke overeenkomst nodig. Dit document vormt de basis van je relatie, dus duidelijkheid is essentieel. Het beschermt zowel jou als je werknemer door vanaf het begin duidelijke verwachtingen te scheppen.

Onder de Employment Act van Kenia, 2007, moet je specifieke details opnemen in elke arbeidsovereenkomst. Zie deze als de niet-onderhandelbare punten.

Essentiële clausules voor je Keniaanse arbeidsovereenkomsten:

• Werknemersinformatie: Volledige naam, leeftijd, geslacht en permanent adres.
• Werkgeverinformatie: De naam van je bedrijf.
• Functiegegevens: Een duidelijke functiebeschrijving en de datum waarop de arbeid begint.
• Duur van het contract: Vermeld of het een vast contract of onbepaalde tijd is.
• Werkplek: De primaire werkplek.
• Werkuren: De verwachte werkuren.
• Vergoeding: Het salaris, hoe het wordt berekend en wanneer het wordt uitbetaald.
• Vakantiedagen: Details over jaarlijkse vakantie, feestdagen en ziekteverlof.
• Beëindigingsprocedure: De vereiste opzegtermijn voor het beëindigen van de overeenkomst.

Proeftijd

Proeftijd is gebruikelijk in Kenia en geeft je de kans om te zien of een nieuwe werknemer geschikt is. De initiële proeftijd kan tot zes maanden duren. Als je meer tijd nodig hebt, kun je deze met schriftelijke toestemming van de werknemer met nog eens zes maanden verlengen. Hiermee komt de maximale proeftijd op één jaar.

Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer de overeenkomst beëindigen met een schriftelijke opzegging van minimaal zeven dagen.

Werkuren & overwerk

Een standaard werkweek in Kenia bedraagt meestal 40 tot 52 uur, verdeeld over zes dagen. Werknemers moeten minstens één rustdag per week hebben.

Overwerk is werk dat wordt gedaan buiten de normale uren. Hiervoor moet je een hogere vergoeding betalen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Kenia viert elk jaar verschillende nationale feestdagen. Je werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag voor deze dagen. Als ze op een feestdag werken, moet je ze dubbel betalen.

Enkele belangrijke feestdagen zijn:

• Nieuwjaarsdag
• Goede Vrijdag
• Paasmaandag
• Dag van het Arbeid
• Madaraka Day
• Mashujaa Day
• Jamhuri Day
• Kerstdag
• Tweede Kerstdag

Moslimfeestdagen zoals Eid al-Fitr en Eid al-Adha worden ook gevierd, met data die elk jaar variëren op basis van de maankalender.

Werven van contractors in Kenia

Je kunt ook onafhankelijke contractors in Kenia inhuren, wat flexibiliteit biedt voor projectgebaseerd werk. Contractors worden beschouwd als zelfstandigen en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen. Ze vallen niet onder dezelfde arbeidswetten als je vaste personeel. Dit betekent dat de voorwaarden van je relatie worden geregeld door het contract dat jullie beiden ondertekenen.

Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren. Als een rechtbank besluit dat een contractor eigenlijk een werknemer is, kun je aanzienlijke boetes krijgen. Dit wordt het risico van misclassificatie genoemd.

Een Employer of Record (EOR) helpt je dit risico te vermijden. Een EOR werkt wettelijk in naam van jou en neemt de werknemers in dienst, waardoor volledige naleving van de arbeidswetten in Kenia wordt gewaarborgd. Zo kun je talent in Kenia inzetten zonder een lokale entiteit op te zetten of je zorgen te maken over misclassificatie. De EOR verzorgt loonadministratie, belastingen, voordelen en alle juridische documenten, zodat jij je kunt richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Kenia

Het betalen van je team in Kenia omvat meer dan alleen geld overmaken. Je moet de lokale regels rond salarissen, belastingen en bijdragen begrijpen. Het correct uitvoeren hiervan houdt je bedrijf compliant en je werknemers tevreden. Het is een essentieel onderdeel van het runnen van een succesvolle operatie in het land.

Payroll-cycli & loonstructuur

In Kenia is de payroll-cyclus meestal maandelijks, waarbij de meeste werkgevers werknemers betalen op de laatste werkdag van de maand. Hoewel wekelijkse of tweewekelijkse betalingen mogelijk zijn, zijn maandelijkse schema's de standaard.

Een Keniaans salaris bestaat uit twee hoofdonderdelen:

• Basisloon: Dit is het vaste deel van het salaris van een werknemer. Het moet gelijk aan of hoger zijn dan het minimumloon van de overheid voor die specifieke baan en locatie.
• Toeslagen: Dit zijn aanvullende betalingen voor zaken zoals huisvesting of vervoer. Sommige zijn wettelijk verplicht, terwijl andere door werkgevers worden aangeboden om talent aan te trekken en te behouden.

Er is geen wettelijke verplichting voor een 13e maand bonus in Kenia.

Overwerk & minimums

De standaard werkweek in Kenia is 45 tot 52 uur. Alles boven deze uren wordt beschouwd als overwerk.

• Overwerk op doordeweekse dagen: Betaald tegen 1,5 keer het normale uurloon van de werknemer.
• Overwerk op feestdagen & rustdagen: Betaald tegen dubbele het normale uurloon.

Vanaf 2025 is het algemene minimumloon KES 15.201 per maand. Dit kan echter veranderen afhankelijk van de industrie en locatie, dus het is belangrijk om de specifieke vergoeding voor je werknemers te controleren.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Kenia ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen bovenop het brutoloon van een werknemer. Deze betalingen financieren sociale zekerheid, gezondheidszorg en opleidingsprogramma's.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet belastingen en bijdragen inhouden op het salaris van je werknemers en deze doorsturen naar de juiste overheidsinstanties. De belangrijkste inhoudingen zijn inkomstenbelasting, sociale zekerheid en ziektekostenverzekering.

In Kenia is het bieden van werknemersvoordelen en verlof een belangrijk onderdeel van het managen van je team. Het gaat om meer dan alleen het naleven van de wet. Goede voordelen laten je werknemers zien dat je hen waardeert. Dit kan je helpen een sterk, toegewijd team op te bouwen. Het begrijpen van de lokale regels voor verlof en voordelen is je eerste stap.

Wettelijk verlof

De Keniaanse wet stelt de minimale verlofdagen vast waar werknemers recht op hebben.

• Jaarlijks verlof: Werknemers krijgen 21 werkdagen betaald jaarlijks verlof na het voltooien van één jaar dienst. Dit komt neer op 1,75 dagen per gewerkt maand.
• Ziekteverlof: Na twee maanden dienst heeft een werknemer recht op zeven dagen ziekteverlof met volledige betaling en nog eens zeven dagen met halve betaling per jaar. Om dit verlof te krijgen, moet een werknemer een doktersverklaring overleggen.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen drie maanden volledig betaald zwangerschapsverlof. Ze kunnen dit naast hun jaarlijkse verlof opnemen.
• Vaderschapsverlof: Mannelijke werknemers krijgen twee weken betaald vaderschapsverlof.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers in Kenia hebben recht op betaalde vrije dagen op nationale feestdagen. Als een werknemer op een feestdag moet werken, moet je hen dubbel betalen dan hun normale tarief.

Typische aanvullende voordelen

Om het beste talent aan te trekken en te behouden, bieden veel werkgevers meer dan het wettelijke minimum. Hier is een overzicht van zowel de verplichte als de extra voordelen die je kunt bieden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in een nieuw land kan lastig zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt het eenvoudig.

Een EOR begrijpt al de lokale wetten en wat werknemers verwachten. Ze kunnen je helpen een voordelenpakket te creëren dat zowel compliant als concurrerend is. Dit betekent dat je geen tijd hoeft te besteden aan het uitzoeken van complexe regelgeving.

Een EOR verzorgt de administratie van de voordelen. Dit omvat alles van het inschrijven van werknemers voor ziektekostenverzekering tot het beheren van pensioenbijdragen. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op het laten groeien van je bedrijf. Door gebruik te maken van een EOR, kun je er zeker van zijn dat je goed voor je team in Kenia zorgt.

Wanneer uw zakelijke relatie met een werknemer in Kenia eindigt, moet u een duidelijk proces volgen. De Keniaanse wet, specifiek de Employment Act van 2007, schetst de stappen voor zowel beëindiging als offboarding. U moet een geldige reden hebben om het dienstverband te beëindigen, en u moet een eerlijke procedure volgen. Dit beschermt zowel u als uw werknemer en helpt u juridische problemen te voorkomen.

Opzegtermijnen

U moet uw werknemer schriftelijk op de hoogte stellen voordat u het dienstverband beëindigt. De lengte van de opzegtermijn hangt af van hoe vaak u uw werknemer betaalt.

Bron: Rivermate

U kunt ervoor kiezen om een werknemer te betalen voor de opzegtermijn in plaats van dat hij of zij werkt. Dit wordt betaling in plaats van opzegging genoemd. Als u dit doet, eindigt het dienstverband onmiddellijk.

Ontslagvergoeding

U hoeft alleen ontslagvergoeding te betalen wanneer u een werknemer overbodig maakt. Overbodigheid ontstaat wanneer u uw personeelsbestand moet verminderen om operationele redenen.

Om de ontslagvergoeding te berekenen, geeft u 15 dagen basisloon voor elk volledig jaar dat de werknemer voor u heeft gewerkt.

Hier zijn de belangrijkste punten om te onthouden over ontslagvergoeding:

• Geschiktheid: Het geldt voor werknemers die overbodig worden gemaakt.
• Berekening: De formule is (Basisloon / 30 dagen) * 15 dagen * Aantal voltooide dienstjaren.
• Proces: U moet de werknemer en de lokale arbeidsfunctionaris informeren over de overbodigheid. U moet ook overleggen met de werknemer of zijn vertegenwoordiger.

Hoe Rivermate Omgaat met Conform Offboarding

Het navigeren door het vertrek van werknemers in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke beëindiging correct en volgens de Keniaanse wet wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Juridische naleving: We blijven op de hoogte van de Keniaanse arbeidswetten, zodat u dat niet hoeft te doen. We zorgen ervoor dat elke beëindiging volgens de vereiste wettelijke procedures verloopt.
• Documentatie: We regelen alle benodigde papierwerk, van de eerste kennisgeving tot de uiteindelijke betalingsgegevens. Dit houdt u georganiseerd en compliant.
• Duidelijke communicatie: We helpen u duidelijk te communiceren met uw vertrekkende werknemers. Dit omvat het uitleggen van hun laatste salaris en voordelen.
• Risicoreductie: Door de juiste procedures te volgen, helpen we u juridische claims van onrechtmatige beëindiging te voorkomen. In Kenia kan dit leiden tot een vergoeding tot 12 maanden salaris van de werknemer.

Wij beheren het volledige offboardingproces voor u. Dit geeft u gemoedsrust en stelt u in staat zich te richten op het runnen van uw bedrijf.

Navigeren door het visa- en werkvergunningenlandschap in Kenia is eenvoudig wanneer je de vereisten begrijpt. Voor elke niet-burger die in het land wil werken, is het verkrijgen van de juiste vergunningen essentieel. De Keniaanse overheid vereist dat alle buitenlandse onderdanen de juiste toestemming hebben voordat ze legaal kunnen werken. Dit proces zorgt ervoor dat je voldoet aan de lokale immigratie- en arbeidswetten.

Employment visas & sponsorship realiteiten

De meest gebruikelijke route voor een buitenlandse onderdaan om in Kenia te werken, is via een Class D werkvergunning. Deze vergunning is bedoeld voor personen die een specifieke baan aangeboden krijgen. Om een Class D vergunning te verkrijgen, moet je vaardigheden en kwalificaties hebben die niet beschikbaar zijn in Kenia.

Een Employer of Record (EOR) kan werkvergunningen sponsoren voor buitenlandse werknemers. Dit is een praktische optie als jouw bedrijf geen juridische entiteit in Kenia heeft. De EOR wordt de juridische werkgever en verzorgt alle arbeidsgerelateerde verantwoordelijkheden, inclusief visum- en werkvergunningensponsoring.

Hier zijn de belangrijkste realiteiten van employment visas en sponsorship:

• EOR Sponsoring: Een EOR met een geregistreerde juridische entiteit in Kenia kan een Class D werkvergunning sponsoren voor fulltime buitenlandse werknemers.
• Lokale Entiteit Vereiste: Om een buitenlandse werknemer te sponsoren, moet een werkgever een wettelijk geregistreerde entiteit in Kenia zijn.
• Zelfstandige Contractors: Freelancers en zelfstandige contractors komen niet in aanmerking voor werkgeverssponsoring en moeten een ander proces volgen.

Het aanvraagproces voor een werkvergunning duurt over het algemeen twee tot zes maanden. Het is belangrijk om het proces ruim van tevoren te starten voordat je geplande startdatum.

Business travel compliance (kort‑durende bezoeken)

Voor kortdurende zakelijke bezoeken heeft Kenia een Electronic Travel Authorisation (eTA) systeem. Dit is voor niet-werkgerelateerde activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, conferenties of onderhandelingen. De eTA is verplicht voor alle bezoekers en moet worden verkregen voordat je naar Kenia reist.

Hier is wat je moet weten over kortdurende zakelijke reizen:

• eTA Vereiste: Alle bezoekers moeten een goedgekeurde eTA hebben voordat ze Kenia binnenkomen.
• Doel van Bezoek: De eTA is geschikt voor kortdurende zakelijke engagements die niet als werk worden beschouwd.
• Aanvraag: Je moet de eTA online aanvragen via het officiële overheidsportaal.

Om een zakelijke eTA aan te vragen, heb je over het algemeen de volgende documenten nodig: