Arbeidsbelastingen in Kenia

Navigeren door de complexiteit van employment belasting is een cruciaal aspect van operaties in elk land, en Kenia vormt hier geen uitzondering op. Het Keniaanse belastingstelsel, dat voornamelijk wordt beheerd door de Kenya Revenue Authority (KRA), vereist dat werkgevers verschillende verplichtingen met betrekking tot hun personeel begrijpen en naleven. Dit omvat het correct berekenen en afdragen van loonbelasting, sociale zekerheidsbijdragen, en het zorgen voor een accurate inhouding van inkomstenbelasting op salarissen van werknemers.

Naleving van de Keniaanse belastingwetten is essentieel voor bedrijven om boetes, rente, en juridische problemen te vermijden. Zowel werkgevers als werknemers hebben verschillende verantwoordelijkheden met betrekking tot bijdragen en aftrekkingen, die bedoeld zijn om publieke diensten en sociale welzijnsprogramma's te financieren. Het begrijpen van deze vereisten is de sleutel tot soepele en legale bedrijfsvoering in Kenia.

Verplichtingen Employer of Record en sociale zekerheid voor Payroll Tax

Werkgevers in Kenia zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan diverse verplichte sociale zekerheids- en payroll schema's namens hun werknemers. De belangrijkste bijdragen omvatten het National Social Security Fund (NSSF) en het National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

Het NSSF is een verplichte spaarregeling voor pensioen. Bijdragen worden gedeeld tussen werkgever en werknemer. De NSSF Wet van 2013 introduceerde een gerichte bijdrage-structuur gebaseerd op het maandelijkse pensioengevende inkomen van een werknemer.

Voor 2026 wordt verwacht dat de bijdragen de gefaseerde implementatie van de NSSF Wet van 2013 volgen. De bijdrage wordt berekend op basis van twee tiers van pensioengevend salaris:

Tier I: Verdiensten tot de Lower Limit (KSh 9.000 per maand).
Tier II: Verdiensten tussen de Lower Limit en de Upper Limit (KSh 108.000 per maand).

Het totale contributietarief is 12% van het pensioengevend salaris, gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer (6% elk).

Tier	Bereik pensioengevend salaris	Totale maandelijkse bijdrage (12%)	Werkgeberschap (6%)	Werknemerschap (6%)
Tier I	Tot KSh 9.000	KSh 1.080	KSh 540	KSh 540
Tier II	KSh 9.001 tot KSh 108.000	KSh 11.880 (op KSh 99.000)	KSh 5.940	KSh 5.940
Maximum	KSh 108.000	KSh 12.960	KSh 6.480	KSh 6.480

Werkgevers moeten zich registreren bij de NSSF en de bijdragen maandelijks voldoen vóór de 9e dag van de daaropvolgende maand.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Het NHIF is een verplichte ziektekostenverzekering. Bijdragen worden gebaseerd op het bruto maandsalaris van een werknemer. De bijdrage wordt uitsluitend ingehouden op het salaris van de werknemer, maar de werkgever is verantwoordelijk voor het afdragen ervan aan het NHIF.

Bruto Maandsalaris	Maandelijkse Bijdrage
Tot KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 en meer	KSh 1.700

Werkgevers moeten zich registreren bij het NHIF en de bijdragen maandelijks voldoen vóór de 9e dag van de daaropvolgende maand.

Inkomstenbelasting Inhouding Vereisten

Werkgevers zijn verplicht om inkomstenbelasting in te houden op de salarissen en lonen van hun werknemers onder het Pay As You Earn (PAYE) systeem. Deze ingehouden belasting wordt vervolgens namens de werknemer afgedragen aan de KRA. PAYE wordt berekend op basis van het belastbaar inkomen van de werknemer, na aftrek van toegestane aftrekposten en vrijstellingen.

Belastbaar inkomen omvat het basisloon, toeslagen, voordelen (tenzij specifiek vrijgesteld), en bonussen.

De inkomstenbelastingtarieven voor ingezetenen zijn progressief, wat betekent dat hoger inkomen wordt belast tegen hogere tarieven. Voor 2026 worden de belastingbanden en tarieven verwacht als volgt te zijn:

Maandelijks belastbaar inkomen	Jaarlijks belastbaar inkomen	Belastingtarief
Tot KSh 24.000	Tot KSh 288.000	10%
KSh 24.001 - 32.333	KSh 288.001 - 388.000	25%
KSh 32.334 - 500.000	KSh 388.001 - 6.000.000	30%
KSh 500.001 - 800.000	KSh 6.000.001 - 9.600.000	35%
Meer dan KSh 800.000	Meer dan KSh 9.600.000	40%

Werkgevers moeten de juiste PAYE bedrag voor elke werknemer berekenen op basis van hun maandelijks belastbaar inkomen en de geldende belastingbanden en tarieven, rekening houdend met eventuele belastingvrijstellingen.

Werknemersbelastingaftrekkingen en vrijstellingen

Werknemers in Kenia hebben recht op bepaalde belastingvrijstellingen en kunnen aftrekposten claimen die hun belastbaar inkomen verlagen, waardoor hun PAYE-aanslag wordt verminderd. Werkgevers moeten deze in hun PAYE-berekeningen meenemen.

Persoonlijke Vrijstelling: Een vaste maandelijkse vrijstelling die wordt toegekend aan alle ingezetene personen. Voor 2026 wordt verwacht dat deze vrijstelling KSh 2.400 per maand zal bedragen (KSh 28.800 per jaar). Dit bedrag wordt direct afgetrokken van de berekende belastingplicht.

Verzekeringsvrijstelling: Beschikbaar voor werknemers die premies betalen voor levensverzekering, ziektekostenverzekering, of onderwijsverzekeringen voor zichzelf, hun partner, of kinderen. De vrijstelling wordt verleend op 15% van de betaalde premies, capped op KSh 5.000 per maand (KSh 60.000 per jaar).

Hypotheekrentevrijstelling: Beschikbaar voor werknemers die een hypothecaire lening hebben bij een geregistreerde financiële instelling voor de aankoop of verbetering van hun eigen woning. De vrijstelling wordt verleend op de betaalde rente, capped op KSh 8.333,33 per maand (KSh 100.000 per jaar).

Betaalbare Woning Vrijstelling: Geïntroduceerd om de betaalbare huisvestingheffing te ondersteunen. Deze vrijstelling wordt verleend op 15% van de bijdrage van de werknemer aan de Affordable Housing Levy, capped op KSh 2.400 per maand.

Pensioenen Aftrekposten: Verplichte bijdragen aan geregistreerde pensioenregelingen (zoals NSSF) en vrijwillige bijdragen aan goedgekeurde schema's zijn aftrekbaar van het belastbaar inkomen, onder bepaalde limieten.

Werkgevers moeten de benodigde documentatie van werknemers verkrijgen om de vrijstellingen en aftrekposten correct toe te passen.

Belastingnaleving en rapportagedeadlines

Werkgevers hebben strikte deadlines voor het indienen van aangiften en het afdragen van belastingen en bijdragen in Kenia. Niet naleven leidt tot boetes en rente.

Maandelijkse PAYE, NSSF, en NHIF: Werkgevers moeten aangiften indienen en de ingehouden PAYE en bijdragen voor NSSF en NHIF vóór de 9e dag van de volgende maand. Indienen en betalen wordt doorgaans elektronisch gedaan via het KRA iTax portaal en de respectieve NSSF/ NHIF portals.
Jaarlijkse PAYE Aangiften: Werkgevers moeten een jaarlijkse PAYE aangifte (P10 formulier) indienen waarin de totale betaalde vergoedingen en ingehouden PAYE voor alle werknemers over het jaar worden samengevat. Deze aangifte is verschuldigd vóór de laatste dag van februari volgend op het einde van het kalenderjaar (bijvoorbeeld voor het jaar eindigend op 31 december 2025, is de P10 aangifte verschuldigd op 28 februari 2026). Werkgevers moeten ook aan elke werknemer een P9A formulier verstrekken waarin hun inkomsten en PAYE-aftrekkingen over het jaar worden vermeld.
Andere jaarlijkse aangiften: Afhankelijk van de bedrijfsstructuur en activiteiten, zijn andere jaarlijkse aangiften zoals de vennootschapsbelasting ook verschuldigd vóór specifieke deadlines.

Het bijhouden van accurate loonadministratie is cruciaal voor tijdige en correcte rapportage.

Speciale belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Buitenlandse werknemers en bedrijven die actief zijn in Kenia hebben te maken met specifieke belastingoverwegingen op basis van hun residentiestatus en aard van hun activiteiten.

Buitenlandse Werknemers:

Residentiestatus: De belastingverplichtingen van een buitenlandse werknemer hangen af of zij worden beschouwd als resident of niet-resident voor belastingdoeleinden. Residentie wordt over het algemeen bepaald door het aantal dagen dat in Kenia wordt doorgebracht (183 dagen in een belastingjaar of een gemiddeld van 122 dagen over drie opeenvolgende jaren, onder andere criteria).
Belastingtarieven: Resident buitenlandse werknemers worden belast op hun wereldwijde inkomen tegen dezelfde progressieve tarieven als Keniaanse ingezetenen. Niet-resident buitenlandse werknemers worden alleen belast op hun in Kenia verkregen inkomen. De tarieven voor niet-residenten op arbeidsinkomen zijn meestal hetzelfde als die voor inwoners, maar zij hebben geen recht op persoonlijke vrijstellingen.
PAYE: Werkgevers moeten PAYE toepassen op het inkomen van buitenlandse werknemers die in Kenia verdienen, ongeacht hun residentiestatus, hoewel de berekening voor niet-inwoners iets kan verschillen (geen persoonlijke vrijstelling).
Sociale Zekerheid: Buitenlandse werknemers op tijdelijke opdrachten of specifieke contracten kunnen vrijgesteld zijn van NSSF-bijdragen als zij gedekt zijn door een sociaal zekerheidsregeling in hun thuisland met een wederkerige overeenkomst met Kenia. NHIF is over het algemeen verplicht voor alle werknemers die inkomen verdienen in Kenia.

Buitenlandse Bedrijven:

Permanent Establishment (PE): De belastingplicht van een buitenlands bedrijf in Kenia hangt af of het een permanent establishment (PE) heeft. Een PE ontstaat doorgaans als het bedrijf een vaste plaats van bedrijf heeft of activiteiten in Kenia voor een aanzienlijke periode uitvoert.
Vennootschapsbelasting: Als een buitenlands bedrijf in Kenia een PE heeft, is het aansprakelijk voor vennootschapsbelasting over de winst die aan die PE kan worden toegerekend met het huidige tarief van 30%. Indien geen PE bestaat, kan het bedrijf nog steeds onderhevig zijn aan inhoudingen op bepaalde soorten inkomen uit Kenia (zoals managementvergoedingen, royalty's).
Werkgever Verplichtingen: Een buitenlands bedrijf met een PE moet voldoen aan de fiscale verplichtingen die daarvoor gelden.