Arbeidsbelastingen in Kenia

Navigeren door de complexiteit van arbeidsbelasting is een cruciaal aspect van opereren in elk land, en Kenia vormt hier geen uitzondering op. Het Keniaanse belastingstelsel, dat voornamelijk wordt bestuurd door de Kenya Revenue Authority (KRA), vereist dat werkgevers verschillende verplichtingen met betrekking tot hun personeel begrijpen en naleven. Dit omvat het correct berekenen en afdragen van loonbelasting, sociale zekerheidsbijdragen, en het zorgen voor nauwkeurige bronbelasting op inkomsten van werknemers.

Naleving van de Keniaanse belastingwetten is essentieel voor bedrijven om boetes, rente en juridische problemen te voorkomen. Zowel werkgevers als werknemers hebben overzichtelijke verantwoordelijkheden omtrent bijdragen en inhoudingen, die bedoeld zijn om publieke diensten en sociale voorzieningen te financieren. Het begrijpen van deze vereisten is de sleutel tot soepele en legale bedrijfsvoering in Kenia.

Employer of Record Social Security en Payroll Belastingverplichtingen

Werkgevers in Kenia zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan verschillende verplichte sociale zekerheids- en payrollregelingen namens hun werknemers. De belangrijkste bijdragen omvatten het National Social Security Fund (NSSF) en het National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

Het NSSF is een verplichte spaarregeling voor pensioen. Bijdragen worden gedeeld tussen werkgever en werknemer. De NSSF-wet van 2013 introduceerde een gestructureerde bijdrage gebaseerd op de maandelijkse pensioengevende inkomsten van een werknemer.

Voor 2025 wordt verwacht dat de bijdragen de gefaseerde implementatie van de NSSF-wet van 2013 volgen. De bijdrage wordt berekend op basis van twee niveaus van pensioengevende inkomsten:

Tier I: Inkomen tot de Lower Limit (KSh 7.000 per maand).
Tier II: Inkomen tussen de Lower Limit en de Upper Limit (KSh 36.000 per maand).

Het totale bijdragepercentage bedraagt 12% van de pensioengevende inkomsten, gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer (6% elk).

Niveau	Inkomensbereik pensioengefinancierd	Totale maandelijkse bijdrage (12%)	Werkgeversdeel (6%)	Werknemersdeel (6%)
Tier I	Tot KSh 7.000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Tier II	KSh 7.001 tot KSh 36.000	KSh 3.480 (op KSh 29.000)	KSh 1.740	KSh 1.740
Maximaal	KSh 36.000	KSh 4.320	KSh 2.160	KSh 2.160

Werkgevers moeten zich registreren bij de NSSF en bijdragen maandelijks afdragen vóór de 9e dag van de volgende maand.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

Het NHIF is een verplichte ziektekostenverzekering. Bijdragen worden gebaseerd op het brutomaandinkomen van een werknemer. De bijdrage wordt uitsluitend ingehouden op het salaris van de werknemer, maar de werkgever is verantwoordelijk voor de afdracht ervan aan het NHIF.

Bruttomaandinkomen	Maandelijkse bijdrage
Tot KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 en hoger	KSh 1.700

Werkgevers dienen zich te registreren bij het NHIF en maandelijks de bijdragen vóór de 9e dag van de volgende maand te betalen.

Inkomstenbelasting Inhouding Verplichtingen

Werkgevers zijn verplicht om de inkomstenbelasting in te houden op het salaris en loon van hun werknemers onder het Pay As You Earn (PAYE) systeem. Deze ingehouden belasting wordt vervolgens namens de werknemer afgedragen aan de KRA. PAYE wordt berekend op basis van het belastbaar inkomen van de werknemer na aftrek van toegestane aftrekposten en vrijstellingen.

Belastbaar inkomen omvat het basisloon, toeslagen, voordelen (tenzij specifiek vrijgesteld), en bonussen.

De inkomstenbelastingtarieven voor ingezetenen zijn progressief, wat betekent dat hoger inkomen wordt belast tegen hogere tarieven. Voor 2025 worden de belastingbanden en tarieven verwacht als volgt:

Maandelijks belastbaar inkomen	Jaarlijks belastbaar inkomen	Belastingtarief
Tot KSh 24.000	Tot KSh 288.000	10%
KSh 24.001 - 32.333	KSh 288.001 - 388.000	25%
KSh 32.334 - 500.000	KSh 388.001 - 6.000.000	30%
KSh 500.001 - 800.000	KSh 6.000.001 - 9.600.000	35%
Boven KSh 800.000	Boven KSh 9.600.000	40%

Werkgevers moeten het juiste PAYE-bedrag voor elke werknemer berekenen op basis van hun maandelijkse belastbaar inkomen en de geldende belastingbanden en tarieven, rekening houdend met eventuele belastingvrijstellingen.

Employee Tax Deductions en Toeslagen

Werknemers in Kenia hebben recht op bepaalde belastingvrijstellingen en kunnen aftrekposten claimen die hun belastbaar inkomen verminderen, waardoor hun PAYE-aansprakelijkheid wordt verminderd. Werkgevers moeten hiermee rekening houden bij de PAYE-berekening.

Persoonlijke vrijstelling: Een vaste maandelijkse vrijstelling toegekend aan alle residentiële personen. Voor 2025 wordt verwacht dat deze vrijstelling KSh 2.400 per maand bedraagt (KSh 28.800 per jaar). Dit bedrag wordt direct afgetrokken van de berekende belastingverplichting.

Verzekeringsvrijstelling: Beschikbaar voor werknemers die premies betalen voor levensverzekering, zorgverzekering of opleidingspolissen voor zichzelf, hun echtgenoot of kinderen. De vrijstelling wordt toegekend op 15% van de betaalde premies, met een maximum van KSh 5.000 per maand (KSh 60.000 jaarlijks).

Hypotheekrentevrijstelling: Beschikbaar voor werknemers die een hypotheeklening hebben afgesloten bij een geregistreerde financiële instelling om hun eigen woning aan te schaffen of te verbeteren. De vrijstelling wordt verleend op de betaalde rente, met een maximum van KSh 8.333,33 per maand (KSh 100.000 per jaar).

Betaalbare Woning Vrijstelling: Geïntroduceerd ter ondersteuning van de Betaalbare Woningheffing. Deze vrijstelling wordt toegekend op 15% van de bijdrage van de werknemer aan de Betaalbare Woningheffing, met een maximum van KSh 2.400 per maand.

Pensioenbijdragen: Verplichte bijdragen aan geregistreerde pensioenregelingen (zoals NSSF) en vrijwillige bijdragen aan goedgekeurde regelingen zijn aftrekbaar van het belastbare inkomen, met inachtneming van bepaalde limieten.

Werkgevers moeten de benodigde documentatie van werknemers verkrijgen om vrijstellingen en aftrekposten correct toe te passen.

Belastingnaleving en Rapportagedeadlines

Werkgevers hebben strikte deadlines voor het indienen van aangiften en het afdragen van belastingen en bijdragen in Kenia. Niet-naleving leidt tot boetes en rente.

Maandelijkse PAYE, NSSF en NHIF: Werkgevers moeten aangiften indienen en de ingehouden PAYE en bijdragen voor NSSF en NHIF vóór de 9e dag van de volgende maand betalen. Indienen en betalen gebeurt meestal elektronisch via het KRA iTax portaal en respectievelijke NSSF/NHIF portalen.
Jaarlijkse PAYE Aangiften: Werkgevers moeten een jaarlijkse PAYE-aangifte (P10-formulier) indienen die het totaal betaalde salaris en de ingehouden PAYE voor alle werknemers gedurende het jaar samenvat. Deze aangifte moet voor de laatste dag van februari volgend op het einde van het kalenderjaar worden ingediend (bijvoorbeeld voor het jaar dat eindigt op 31 december 2024, is de P10 verschuldigd op 28 februari 2025). Werkgevers moeten ook aan elke werknemer een P9A-formulier verstrekken met details over hun verdiensten en PAYE-aftrek voor het jaar.
Andere jaarlijkse aangiften: Afhankelijk van de bedrijfsstructuur en activiteiten, moeten ook andere jaarlijkse aangiften, zoals de vennootschapsbelasting, binnen specifieke deadlines worden ingediend.

Het handhaven van nauwkeurige loonadministratie is cruciaal voor tijdige en correcte rapportage.

Specifieke Belastingoverwegingen voor Buitenlandse Werknemers en Bedrijven

Buitenlandse werknemers en bedrijven die in Kenia opereren, hebben te maken met specifieke belastingoverwegingen op basis van hun residentiestatus en de aard van hun activiteiten.

Buitenlandse Werknemers:

Residentiestatus: De belastingverplichtingen van een buitenlandse werknemer hangen af van of zij als inwoner of niet-inwoner worden beschouwd voor belastingdoeleinden. Residentie wordt doorgaans bepaald door het aantal dagen dat in Kenia wordt doorgebracht (183 dagen in een belastingjaar of gemiddeld 122 dagen over drie opeenvolgende jaren, naast andere criteria).
Belastingtarieven: Residentiële buitenlandse werknemers worden belast op hun wereldwijde inkomen tegen dezelfde progressieve tarieven als Keniaanse staatsburgers. Niet-inwonende buitenlandse werknemers worden slechts belast op hun in Kenia verworven inkomsten. De belastingtarieven voor niet-inwoners op arbeidsinkomen zijn over het algemeen gelijk aan de inwonerstarieven, maar zij hebben geen recht op persoonlijke vrijstellingen.
PAYE: Werkgevers moeten PAYE toepassen op het inkomen van buitenlandse werknemers die inkomen in Kenia verdienen, ongeacht hun residentiestatus, hoewel de berekening voor niet-inwoners enigszins kan verschillen (geen persoonlijke vrijstelling).
Sociale zekerheid: Buitenlandse werknemers op tijdelijke opdrachten of specifieke contracten kunnen vrijgesteld zijn van NSSF-bijdragen indien ze onder een sociaal zekerheidsregiem in hun thuisland vallen met een wederzijds akkoord met Kenia. NHIF is over het algemeen verplicht voor alle werknemers die inkomen verdienen in Kenia.

Buitenlandse Bedrijven:

Permanent Establishment (PE): De belastingplicht van een buitenlands bedrijf in Kenia hangt af van het al dan niet hebben van een vaste inrichting (PE). Een PE ontstaat meestal als het bedrijf een vaste plaats van bedrijf heeft of activiteiten in Kenia gedurende een aanzienlijke periode.
Vennootschapsbelasting: Als een buitenlands bedrijf een PE in Kenia heeft, is het aansprakelijk voor vennootschapsbelasting op de winst die aan die PE kan worden toegerekend, momenteel 30%. Als er geen PE is, kan het bedrijf nog steeds onderworpen zijn aan withholding tax op bepaalde inkomstenbron in Kenia (bijvoorbeeld management fees, royalties).
Werkgeversverplichtingen: Een buitenlands bedrijf dat personeel in Kenia in dienst heeft, zelfs zonder een PE, kan verplicht zijn zich te registreren als werkgever en te voldoen aan PAYE, NSSF en NHIF verplichtingen voor die werknemers.

Het begrijpen van deze nuances is essentieel voor buitenlandse entiteiten en hun werknemers om volledige naleving van de Keniaanse belastingwetten te verzekeren. Het gebruik van een Employer of Record kan buitenlandse bedrijven helpen deze complexe lokale arbeids- en belastingverplichtingen te beheren zonder dat zij een lokale entiteit of PE hoeven op te richten.