Employer of Record in Denemarken

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt en betaalt namens jou in Denemarken. Dit betekent dat je daar een team kunt opbouwen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle administratieve taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en arbeidscontracten, en zorgt ervoor dat alles voldoet aan de Deense wetgeving. Jij beheert het dagelijkse werk van je team terwijl de EOR de HR- en juridische verantwoordelijkheden op zich neemt. Voor een eenvoudige EOR-oplossing kun je Rivermate overwegen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Denemarken

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in Denemarken. Het proces is direct en efficiënt.

1. Je vindt het talent: Eerst werf en selecteer je de kandidaat die je in Denemarken wilt aannemen.
2. De EOR neemt ze aan: De EOR neemt vervolgens wettelijk de werknemer aan namens jou onder een conforme Deense arbeidsovereenkomst.
3. Het onboardingproces begint: De EOR beheert het hele onboardingproces, inclusief eventuele noodzakelijke registraties bij lokale autoriteiten.
4. HR en salarisadministratie worden beheerd: De EOR verzorgt alle salarisadministratie, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze beheren ook wettelijke voordelen zoals ziektekostenverzekering en betaald verlof.
5. Je beheert het dagelijkse werk: Je nieuwe teamlid werkt voor jouw bedrijf, en jij beheert hun taken en projecten direct.
6. Voortdurende naleving: De EOR blijft op de hoogte van de Deense arbeidswetgeving om te zorgen dat je arbeidsrelatie compliant blijft.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor het aannemen in Denemarken

Het gebruik van een EOR biedt een snellere en veiligere manier om je team in Denemarken uit te breiden. Het verwijdert de gebruikelijke juridische en administratieve obstakels van internationale uitbreiding, zodat jij je kunt richten op je zakelijke doelen.

• Snel de markt betreden: Je kunt werknemers in Denemarken binnen enkele dagen aannemen, in plaats van de maanden die nodig zijn om een juridische entiteit op te zetten.
• Zorg voor volledige naleving: EORs zijn experts in Deense arbeidswetgeving, zodat je de risico’s van niet-naleving en mogelijke boetes vermijdt.
• Verminder administratieve lasten: Je kunt tijdrovende HR-taken zoals salarisadministratie, belastingaangiften en voordelenbeheer uitbesteden.
• Toptalent aantrekken: Bied concurrerende, lokaal conforme voordelenpakketten aan zonder dat je ze zelf hoeft te onderzoeken en op te zetten.
• Kosten verlagen: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in een nieuw land.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Denemarken uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Denemarken wordt gewaarborgd.

Werven in Denemarken is eenvoudig. Het land heeft een transparant zakelijk klimaat en een flexibel arbeidsmarkt. Je kunt geweldig talent aantrekken, maar wees je ervan bewust dat werknemers in Denemarken gewend zijn om vaker van baan te wisselen dan in andere landen. Om je team betrokken te houden, moet je concurrerend salaris en goede voordelen bieden.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Je moet voor alle werknemers die voor jou werken gedurende meer dan één maand en meer dan gemiddeld acht uur per week, een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. De overeenkomst moet uiterlijk zeven dagen na de start van de werknemer worden opgesteld.

Je arbeidsovereenkomst moet deze belangrijke details bevatten:

• Werkgever- en werknemergegevens: Namen en adressen van zowel jou als je werknemer.
• Werkplek: De primaire werkplek.
• Functiebeschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol, inclusief titel en verantwoordelijkheden.
• Startdatum: De officiële startdatum van het dienstverband.
• Contractduur: Vermeld of het contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd is.
• Vakantiedagen: Informatie over betaald verlof.
• Opzegtermijnen: De opzegtermijn die zowel jij als de werknemer moeten hanteren voor beëindiging.
• Salaris en betaling: Het overeengekomen salaris, eventuele andere vergoedingen, en hoe vaak de werknemer betaald krijgt.
• Werkuren: De standaard dagelijkse of wekelijkse werkuren.
• Collectieve overeenkomsten: Vermeld eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten die van toepassing zijn op de rol.

Proeftijd

Je kunt met een nieuwe werknemer een proeftijd overeenkomen. Voor salarisbetalende werknemers mag deze proefperiode maximaal drie maanden duren. Tijdens deze periode kunnen jij of de werknemer het contract beëindigen met een opzegtermijn van 14 dagen. Voor andere typen werknemers kan de proeftijd tot zes maanden duren. Elke proeftijd moet duidelijk in de arbeidsovereenkomst worden vermeld om geldig te zijn.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Denemarken is 37 uur, meestal verdeeld over vijf dagen. Hoewel er geen strikte wettelijke regels zijn over de standaarduren, mag de gemiddelde wekelijkse werkduur, inclusief overwerk, niet meer dan 48 uur bedragen over een periode van vier maanden.

Compensatie voor overwerk wordt meestal geregeld via collectieve overeenkomsten. Voor werknemers die niet onder deze overeenkomsten vallen, moet je overwerkvergoeding definiëren in de individuele arbeidsovereenkomst. De gangbare praktijk is om ofwel een hoger loon aan te bieden of tijd-voor-tijd vrij te geven in plaats van betaling voor extra gewerkte uren.

Werknemers hebben recht op een rustperiode van minimaal 11 aaneengesloten uren binnen elke 24 uur en één volledige vrije dag per week.

Publieke & regionale feestdagen

Werknemers in Denemarken hebben recht op betaald verlof op feestdagen. De officiële feestdagen voor 2025 zijn:

Andere dagen, zoals Constitution Day (5 juni), Kerstavond (24 december) en Oudejaarsavond (31 december), zijn geen officiële feestdagen, maar veel werkgevers sluiten op deze dagen als onderdeel van collectieve overeenkomsten.

Werven van contractors in Denemarken

Je kunt in Denemarken zelfstandige contractors inhuren voor specifieke projecten en gespecialiseerde vaardigheden. Dit geeft je flexibiliteit en kan kosteneffectief zijn, omdat je niet betaalt voor werknemersvoordelen, sociale zekerheid of pensioenen. Contractors regelen hun eigen belastingen en werken onafhankelijk, wat betekent dat zij zelf bepalen hoe en wanneer ze het werk uitvoeren.

De belangrijkste uitdaging is het risico van misclassificatie van de werknemer. Als een contractor wordt beschouwd als een werknemer in alles behalve naam, kun je geconfronteerd worden met aanzienlijke boetes. De onderscheidingsfactoren hangen af van zaken zoals controle, financieel risico en integratie in je bedrijf.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te vermijden. Een EOR zorgt ervoor dat je contractors correct worden geclassificeerd volgens de Deense wetgeving. Wij regelen de contracten en betalingen, zodat je compliant blijft terwijl jij je richt op het beheer van het werk. Dit beschermt je tegen juridische en financiële problemen op de lange termijn.

In Denemarken is je loonadministratie eenvoudig en digitaal gedreven. Het systeem is gebaseerd op een fundament van collectieve arbeidsovereenkomsten en een hoog vertrouwen. Dit betekent dat, hoewel er regels zijn, er ook een focus is op eerlijkheid en werk-privébalans. Het grootste deel van de administratie wordt online afgehandeld, waardoor processen efficiënt zijn voor zowel jou als je werknemers.

Payrollcycli & loonstructuur

In Denemarken zul je merken dat de meeste bedrijven de loonadministratie uitvoeren op een maandelijkse cyclus. Betalingen worden doorgaans gedaan op de laatste werkdag van de maand. Hoewel er geen wettelijk verplichte betaaldag is, is dit maandelijkse schema de standaard.

Het loon van je werknemers wordt meestal bepaald door collectieve arbeidsovereenkomsten. Deze overeenkomsten worden gesloten tussen werkgeversverenigingen en vakbonden en zijn zeer gebruikelijk in Denemarken. Ze stellen de normen vast voor salaris, uren en arbeidsvoorwaarden binnen specifieke sectoren.

Wanneer je een werknemer aanneemt, moet je hen een schriftelijk contract aanbieden. Dit contract beschrijft alle belangrijke details van hun dienstverband, inclusief hun salaris en eventuele voordelen.

Overwerk & minimumlonen

Er is geen officieel door de overheid vastgestelde minimumloon in Denemarken. In plaats daarvan worden minimumloonpercentages vastgesteld via collectieve arbeidsovereenkomsten in verschillende sectoren. Het gemiddelde minimumloon ligt rond de 110 DKK per uur.

De standaard werkweek bedraagt 37,5 uur. Overwerk wordt ook geregeld via collectieve overeenkomsten. Gewoonlijk worden alle uren die boven de standaard 37 uur werken, vergoed tegen een hoger tarief, vaak tussen de 150% en 200% van het reguliere loon. Het maximale aantal werkuren per week, inclusief overwerk, is 48.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Denemarken ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen. Deze zijn over het algemeen vastgestelde bedragen in plaats van percentages van het salaris.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers in Denemarken betalen belasting op zowel staats- als gemeentelijk niveau. Het systeem is progressief, wat betekent dat hogere inkomens een groter percentage van hun inkomen aan belasting betalen.

In Denemarken ligt een sterke nadruk op work-life balance, wat wordt weerspiegeld in de royale verlof- en voordelen die werknemers ontvangen. Het systeem is gebaseerd op het idee dat mensen voldoende tijd moeten hebben voor familie, vrije tijd en persoonlijke interesses. Deze aanpak helpt bij het creëren van een gelukkige, productieve en loyale workforce.

Wettelijk verlof

De Deense wet voorziet in verschillende soorten verplicht verlof voor werknemers.

• Jaarlijks Verlof Je krijgt vijf weken betaald verlof per jaar. Je verdient 2,08 dagen verlof voor elke maand dat je werkt.
• Ziekteverlof Als je ziek wordt, betaalt je werkgever je salaris voor de eerste 30 dagen van je afwezigheid. Daarna kom je mogelijk in aanmerking voor ziekte-uitkeringen van je lokale gemeente.
• Ouderschapsverlof Ouders in Denemarken hebben recht op in totaal 52 weken verlof met uitkeringen om te delen na de geboorte van een kind. Dit omvat verlof specifiek voor de moeder voor en na de geboorte, en twee weken voor de vader of co-moeder na de geboorte.

Feestdagen & regionale feestdagen

Denemarken heeft een aantal officiële feestdagen. Sommige andere dagen zijn geen officiële feestdagen, maar veel mensen hebben vrij vanwege collectieve arbeidsovereenkomsten.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel Deense werkgevers extra voordelen om talent aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een compliant en concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw team in Denemarken. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische vereisten van tewerkstelling afhandelen.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Compliance Ze zorgen ervoor dat uw voordelenpakketten voldoen aan alle wettelijke vereisten van Denemarken.
• Administratie Een EOR beheert het volledige proces van voordelenadministratie, van inschrijving tot voortdurende ondersteuning.
• Loonadministratie Ze integreren voordelenbijdragen direct in het loonadministratiesysteem, voor accurate inhoudingen en betalingen.
• Expertise U krijgt toegang tot lokale experts die de Deense markt en welke voordelen het meest aantrekkelijk zijn voor werknemers, begrijpen.
• Snelheid Een EOR stelt u in staat om snel werknemers in Denemarken te werven en te onboarden, zonder dat u een eigen juridische entiteit hoeft op te zetten.

Door de complexiteit van voordelen en compliance te regelen, stelt een EOR u in staat zich te richten op het laten groeien van uw bedrijf en het beheren van uw team.

Het ontslaan van een werknemer in Denemarken omvat duidelijke stappen en wettelijke vereisten. Je hebt een geldige reden voor ontslag, vooral als de werknemer langer dan een jaar bij je werkt. Redenen kunnen onder meer het gedrag van de werknemer of veranderingen binnen je bedrijf zijn. Het proces is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel jou als je werknemer.

Opzegtermijnen

Wanneer je een arbeidsovereenkomst in Denemarken beëindigt, hangt de opzegtermijn af van hoe lang de werknemer voor jouw bedrijf heeft gewerkt. Deze regels maken deel uit van de Deense Wet op de Salariswerknemers.

Hier is een overzicht van de minimale opzegtermijnen die je moet geven:

Werknemers die willen ontslag nemen, moeten over het algemeen één maand opzeggen.

Ontslagvergoeding

In Denemarken is ontslagvergoeding een recht voor werknemers op lange termijn. Een werknemer heeft recht op ontslagvergoeding als hij of zij minstens 12 jaar voor hetzelfde bedrijf heeft gewerkt.

• 12 tot 17 jaar in dienst: De werknemer ontvangt één maandsalaris als ontslagvergoeding.
• Meer dan 17 jaar in dienst: De ontslagvergoeding wordt verhoogd tot drie maandsalarissen.

Deze betaling is naast hun reguliere salaris tijdens de opzegtermijn.

Hoe Rivermate compliant ontslagen afhandelt

Wanneer je samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, regelen wij het volledige ontslagproces voor jou. We zorgen ervoor dat elke stap voldoet aan de Deense arbeidswetgeving. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico op juridische problemen.

Ons proces omvat:

• Zorgen voor wettelijke naleving: We regelen alle wettelijke vereisten voor ontslag, inclusief opzegtermijnen en ontslagvergoeding.
• Beheer van documentatie: We bereiden alle benodigde documenten voor een compliant vertrek.
• Lokale expertise bieden: Ons team begrijpt de details van de Deense arbeidswet, zodat je het proces met vertrouwen kunt doorlopen.

Navigeren door de wereld van visa's en werkvergunningen in Denemarken is eenvoudig wanneer je de regels begrijpt. Voor iedereen buiten de Noordse landen, de EU, EER of Zwitserland is een verblijfs- en werkvergunning noodzakelijk voordat je aan een baan begint. Het proces wordt beheerd door het Danish Agency for International Recruitment and Integration (SIRI). Denemarken biedt verschillende routes naar werkgelegenheid, waarbij de meest voorkomende de Pay Limit Scheme voor hogere verdieners en de Positive List voor beroepen met tekorten aan gekwalificeerde werknemers zijn. De verwerkingstijden voor werkvergunningen zijn relatief snel, meestal ongeveer één tot twee maanden.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan werkvergunningen sponsoren voor buitenlandse werknemers in Denemarken. Dit is een praktische oplossing als jouw bedrijf geen geregistreerde rechtspersoon in het land is. De EOR fungeert als de officiële werkgever, verzorgt het benodigde papierwerk en zorgt voor naleving van de Deense immigratiewetgeving.

Hier zijn de belangrijkste routes voor employment sponsorship:

• Pay Limit Scheme: Dit is de meest directe weg voor hoogverdienende professionals. Als je een baan hebt met een salaris dat voldoet aan of hoger is dan de minimale drempel, kom je in aanmerking. De regeling vereist geen specifieke opleiding of vakgebied.
• Positive List: Deze route is voor professionals in velden waar Denemarken een tekort aan gekwalificeerde werknemers heeft, zoals engineering en geneeskunde. Je moet een baan hebben in een van de vermelde beroepen om in aanmerking te komen.
• Fast-Track Scheme: Beschikbaar voor bedrijven die gecertificeerd zijn door SIRI, biedt deze regeling een snellere weg naar het verkrijgen van werkvergunningen voor gekwalificeerde werknemers. Het maakt een meer flexibel proces mogelijk en is ideaal voor bedrijven die snel internationaal talent willen aantrekken.

Een EOR kan geen sponsors zijn voor Contractors of Record (COR) of freelancers voor deze werkvergunningen; deze routes zijn bedoeld voor werknemers met een formeel baanaanbod.

Business travel compliance

Je kunt voor kortdurend zakendoen naar Denemarken reizen zonder werkvergunning. Denemarken maakt deel uit van het Schengengebied, dat zakelijke activiteiten toestaat voor maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen.

Toegestane activiteiten zijn onder andere:

• Het bijwonen van zakelijke vergaderingen met collega's of klanten.
• Het onderhandelen over contracten.
• Deelname aan trainingen.

Het is belangrijk op te merken dat een Schengen zakelijk visum je niet toestaat te werken. Werken wordt gedefinieerd als bijdragen aan de output van een bedrijf of het aanpassen van een product.

Er zijn specifieke vrijstellingen voor werknemers van gelieerde bedrijven. Als jouw bedrijf een filiaal of dochteronderneming in Denemarken heeft met ten minste 50 werknemers, kun je mogelijk voor korte periodes zonder vergunning werken onder nieuwe regels.

Wees altijd duidelijk over het doel van je bezoek in je visumaanvraag om problemen te voorkomen. Als je activiteiten mogelijk als werk worden beschouwd, is het het beste om duidelijkheid te vragen bij de Deense autoriteiten.