Boetes voor werkgevers die W-2-formulieren te laat indienen bij de IRS

Het is niet zo algemeen dat werkgevers vergeten hun W2-formulieren tijdig bij de IRS in te dienen vóór de deadline op 31 januari. Maar het kan gebeuren, en als dat gebeurt, moet u weten waar u mee te maken hebt.

Niet-naleving wordt vrij streng aangepakt door de IRS omdat ze dat willen ontmoedigen, dus helaas zullen er boetes zijn voor het te laat indienen. We kijken naar de soorten boetes die u kunt verwachten te betalen, hoe lang u de tijd hebt om het probleem te corrigeren, en welke stappen u kunt nemen om boetes in de toekomst te voorkomen.

Belangrijke punten

• Werkgevers moeten W2-formulieren vóór 31 januari bij de IRS indienen om boetes te voorkomen.
• Boetes voor te late indiening variëren tussen $60 - $340 per formulier. Opzettelijke niet-naleving kan boetes van $680+ per formulier opleveren.

Waarom is het belangrijk om het W2-formulier vóór de deadline in te dienen?

Het W2-formulier is de primaire loon- en belastingverklaring die vereist is door de Internal Revenue Service (IRS) en de Social Security Administration (SSA). De verklaring toont de inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbelasting en Medicare-belasting die zijn ingehouden op het loon van de werknemer tijdens een bepaald belastingjaar. Deze federale agentschappen stemmen loonrapportages en belastinginhouding op basis van deze rapporten op elkaar af.

Als het probleem zich uitbreidt tot het feit dat de werkgever geen W2 aan de werknemer verstrekt vóór de deadline, dan kunnen persoonlijke belastingaangiften ook niet worden voltooid.

Men kan zich voorstellen welke verstoring het veroorzaakt wanneer werkgevers W2-formulieren niet op tijd indienen. Niet alleen kunnen de IRS en SSA het belastingjaar niet snel afronden, maar werknemers moeten alternatieve formulieren indienen en kunnen ook boetes voor te late indiening krijgen als ze niet op de hoogte zijn van alternatieve procedures.

Missen jullie deadlines doordat jullie payroll en W2-indieningen in meerdere jurisdicties beheren? Mocht dat het geval zijn, dan kunt u een Employer of Record, zoals Rivermate (vooral als u werknemers op afstand hebt), overwegen. Wij regelen de regelgeving-rapportages namens u. Praat met een van onze HR-experts over hoe wij met u kunnen samenwerken.

Waarom moet u boetes betalen voor te late W2-indieningen?

Uit onze discussie wordt duidelijker wat de gevolgen zijn van het te laat indienen van W2's. Omdat dit verstoringen veroorzaakt in meerdere overheidsprocessen, wil de IRS breder niet-naleving ontmoedigen. Boetes zijn een strafreactie voor niet-indiening of te late indiening. De theorie is dat wanneer mensen het in hun portemonnee voelen, dit toekomstige fouten afschrikt.

Om deze reden is het onwaarschijnlijk dat u boetes voor late W-2-indiening kunt vermijden. De IRS hanteert vrij consistente regels voor het opleggen van boetes. Bij ernstige en herhaalde overtredingen kan de IRS zelfs strafrechtelijke sancties opleggen, maar dergelijke gevallen kunnen worden vermeden door simpelweg compliant te blijven.

Exacte deadlines voor W2-formulier indiening

De belangrijkste deadline voor het indienen van W2 is 31 januari van elk jaar. Als deze dag in het weekend of op een feestdag valt, geldt meestal de eerste werkdag erna. De IRS publiceert exacte deadlines voor elk belastingjaar, en deze deadline geldt voor zowel papieren als elektronische indieningen. Werkgevers moeten W2-werknemersversies vóór dezelfde datum indienen.

Iedereen die een verlenging wil aanvragen voor het indienen van een W2 bij de SSA, moet dat vóór de deadline doen. Dit gebeurt met formulier 8809, dat geldt voor het indienen van informatieretours (W2, en 1099-NEC voor zelfstandigen). Verlengingen worden verstrekt voor een periode van 30 dagen en worden alleen toegekend om specifieke redenen, zoals natuurrampen, branden of ernstige ziekte.

Potentiële boetes voor te late W2-indiening

Na het verstrijken van de deadline op 31 januari (of een andere gepubliceerde datum), worden boetes automatisch opgelegd voor openstaande W2-formulieren. Daarom is tijdige indiening zo belangrijk. Zodra u boetes begint te lopen, kunnen deze groeien totdat u de benodigde informatie hebt ingediend. Ze zullen hoogstwaarschijnlijk niet worden kwijtgescholden, en verdere vertragingen kunnen leiden tot ernstigere acties.

Boetes worden per formulier berekend en kunnen worden aangepast voor inflatie. Fouten bij informatieretouren worden gesanctioneerd volgens een gelaagde structuur. Kort gezegd betekent dit dat hoe langer u wacht met het indienen van de formulieren, hoe meer u aan boetes betaalt.

Tijdslimiet	Boete	Maximum boete
Binnen 30 dagen na deadline ingediend	$60 per formulier	$664.500 per jaar.
$232.500 voor kleine bedrijven.
31 dagen - 1 augustus	$130 per formulier	$1.993.500 per jaar.
$664.500 voor kleine bedrijven
Na 1 augustus	$340 per formulier	$3.987.000 per jaar.
$1.329.000 voor kleine bedrijven
Opzettelijke niet-naleving	$680 per formulier	Geen bovengrens

De IRS bepaalt ‘opzettelijke niet-naleving’ aan de hand van verschillende criteria, waaronder:

• Of u een geschiedenis hebt van late W2-rapportages.
• Hoe snel het probleem werd aangepakt zodra werd vastgesteld dat W2 te laat was ingediend.
• Reactie op IRS-verzoeken om het probleem te verhelpen.
• Of er een opzettelijke zakelijke beslissing is genomen om W2-rapportage over te slaan om andere financiële verplichtingen te vermijden. Dit wordt als zeer ernstig beschouwd en kan leiden tot aparte boetes, boetes of aanklachten.

Als een bedrijf kan aantonen dat er een serieuze reden is voor niet-naleving (bijvoorbeeld een natuurramp, overlijden van de eigenaar, ernstige ziekte, etc.), of dat een belastingprofessional onjuiste informatie heeft verstrekt, dan zal de IRS de niet-naleving niet klasseren als opzettelijke niet-naleving.

Andere redenen voor boetes gerelateerd aan W2-formulieren

Er zijn verschillende andere redenen waarom boetes kunnen worden opgelegd voor W2-rapportages. Dit zijn meestal fouten gerelateerd aan de nauwkeurigheid van de indiening, en ze worden opgelegd omdat ze de rapportage door federale autoriteiten verstoren.

• Ontbrekende belastinginformatie-nummers (TIN).
• Ontbrekende vereiste informatie.
• Papieren formulieren indienen terwijl e-filing vereist is.
• Verzuimen om werkgeversversies te verstrekken.
• Frauduleuze formulieren indienen.

Een werkgever kan afhankelijk van de situatie extra kostbare boetes krijgen. Bijvoorbeeld, onjuiste informatie kan worden gecorrigeerd met formulieren W2c en W3, en moet zo snel mogelijk na de deadline worden gedaan. Maar als de IRS fraude vermoedt, staat het bedrijf civiele boetes en mogelijk strafrechtelijke vervolging te wachten.

Voor bedrijven die remote werknemers beheren (lokaal of wereldwijd), kan compliance met W2 ingewikkeld zijn. Door samen te werken met een Employer of Record, kunt u de regelgeving-voorschriften wegtrekken bij uw bedrijf. Praat met een Rivermate-expert over hoe dat zou werken.

Wat u nu kunt doen om te corrigeren voor W2-vertragingen

Als u de W2-deadline hebt gemist, verlangt dat beslist handelen. Wacht niet tot het volgende belastingseizoen. Als u het probleem binnen 30 dagen na de deadline kunt oplossen, betaalt u een lagere boete van $60 per formulier in plaats van $340 of meer.

1. Indienen binnen 30 dagen na de deadline

Dien uw openstaande W2-formulieren zo snel mogelijk in bij de Social Security Administration (SSA) (controleer of alle informatie correct is voordat u verstuurt). Het wordt aangeraden om op dat moment het SSA Business Service Online portaal te gebruiken voor snelle indiening en bevestiging van ontvangst.
U betaalt nog steeds een boete voor late indiening van $60 per formulier, tenzij u een verlenging hebt aangevraagd en gekregen.

2. Indienen voor 1 augustus

Als u niet binnen de eerste 30 dagen kunt indienen, moet uw volgende dringende doelstelling zijn om vóór 1 augustus een correcte indiening te doen. Als u tussen 31 januari en het einde van het belastingseizoen geen W2-formulieren hebt uitgegeven, moet u die prioriteit geven. Boetes worden nu $130 per formulier, met een maximum van $1.993.500 en $664.500 voor kleine bedrijven. Het bedrag stijgt aanzienlijk naarmate de vertraging langer duurt.

De volgende stap brengt zwaardere boetes en mogelijk een controle om de redenen van niet-naleving te bepalen. Deze fase dient te worden vermeden omdat het ertoe kan leiden dat werkgevers in grote problemen komen.

3. Correcteer fouten op W2-indieningen
Als het probleem gaat om incorrecte of weggelaten informatie, is de gemakkelijkste route het correct indienen van het formulier binnen 30 dagen na de deadline (zo mogelijk vroeger).

4. Voorkom herhaling
Tegelijk met het corrigeren van het huidige probleem, implementeer deze eenvoudige stappen om boetes volledig te vermijden.

• Voer een payroll-reconciliatie uit vóór het einde van het jaar, en zorg dat alle informatie correct is. Controleer W2's altijd dubbel vóór indiening. Deze stap alleen al kan u financieel veel besparen.
• Verifieer alle werknemers- en zelfstandige contractor TINs vóór het einde van het jaar.
• Wijs de indiening van W2's en andere informatieretouren toe aan één persoon. Houd deze persoon verantwoordelijk voor het indienen voor de vastgestelde deadlines.
• Gebruik payrollsoftware die helpt bij het opstellen van W2 in een door de SSA geaccepteerd formaat.

Conclusie

De boetes voor niet of te laat indienen van W2-formulieren bij de SSA zijn aanzienlijk en kunnen ernstige sancties voor werkgevers veroorzaken. Hoe langer u wacht met het corrigeren van de situatie, hoe hoger de boetes die u moet betalen.

Het belangrijkste is om de zaak zo snel mogelijk recht te zetten en snel te reageren op alle IRS-berichten die worden uitgelokt door niet-naleving.

Voor werkgevers met unieke arbeidsomstandigheden, zoals wereldwijde remote workers (inclusief Amerikaanse burgers) en zelfstandige contractors, bestaat er een oplossing in de vorm van een Employer of Record of Contractor of Record, die ervoor zorgen dat alle regelgeving wordt nageleefd. Dit neemt de verantwoordelijkheid voor W2-rapportages of 1099-NEC-rapportages volledig weg bij uw bedrijf.

FAQ's: Boete voor werkgever die W2 niet op tijd verstuurt

1. Kan een werkgever in de problemen komen wegens het niet versturen van W2?

Ja, een werkgever kan in de problemen komen als hij niet vóór de vastgestelde deadline verstuurt. Boetes worden opgelegd zodra de deadline voorbij is, op basis van een gelaagde structuur. Hoe langer de formulieren openstaan, hoe hoger het boetebedrag. Bij opzettelijke of nalatige niet-naleving (gedefinieerd als bewuste en opzettelijke weigering om aan een verzoek te voldoen), kunnen zwaardere consequenties worden genomen.

2. Wat gebeurt er als een werkgever geen W2 stuurt?

Een werkgever is wettelijk verplicht om een werknemer vóór 31 januari (of de dichtstbijzijnde vastgestelde datum) een W2 te verstrekken. Een werknemer moet contact opnemen met de werkgever zodra deze datum is verstreken over het formulier, en als er geen reactie wordt ontvangen, kan hij na 15 februari contact opnemen met de IRS via 800-829-1040. Als er nog geen formulier is ontvangen vóór de belastingdeadline, kan formulier 4852 worden gebruikt om informatie in te dienen.

3. Welke formulieren moeten aan de IRS worden ingediend voor zelfstandigen?

De IRS vereist dat werkgevers twee verschillende formulieren indienen voor vergoeding. Eén voor werknemerloon, genaamd een W2-formulier. De andere betreft zelfstandigen, formulier 1099-NEC (vergoeding niet-werknemers). De 1099-NEC moet vóór 31 januari worden ingediend en rapporteert betalingen van $600+ voor het belastingjaar. Als een zelfstandige geen W9-formulier heeft ingediend, bent u verplicht om ‘back-up inhouding’ te doen op de betalingen en vervolgens formulier 945 in te dienen om dit te rapporteren.