Strikt genomen bestaat er niet echt zoiets als een 1099-employee. Dit is een beetje een misnomer, maar wordt vaak gebruikt om een independent contractor te beschrijven. Dit laat zien hoe gemakkelijk termen de reden kunnen zijn waarom werknemers verkeerd worden geclassificeerd, waardoor uw bedrijf in de problemen komt met lokale autoriteiten.

In deze ‘Essential Guide for Employers’ bespreken we hoe zaken kunnen verwarren, waarom het verkeerd classificeren van werknemers slecht is voor het bedrijf, en hoe u veelgemaakte fouten bij het inhuren van independent contractors kunt voorkomen.

Belangrijkste conclusies

• Een 1099-employee is een independent contractor, en wordt niet geclassificeerd als een W 2 werknemer volgens federale en staatswetten.
• Onjuiste classificatie van werknemers heeft aanzienlijke financiële gevolgen en kan leiden tot reputatieschade.

Wat is een 1099-employee?

Een 1099-employee is een term die wordt gebruikt voor een independent contractor. Deze term is afkomstig van 1099-NEC (Non-Employee Compensation), die wordt ingediend bij de Internal Revenue Service door bedrijven die contractors inhuren.

Echter, zoals eerder vermeld, kan iemand niet juridisch een 1099-employee worden genoemd. Hier liggen zeer belangrijke redenen voor die verder gaan dan semantics. Een 1099-werknemer is een zelfstandige, en daarom wordt er geen federale inkomstenbelasting, Social Security, en Medicare-belastingen ingehouden op hun loon. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen in de vorm van self-employment tax, en ontvangen geen voordelen van uw bedrijf. Dit sluit een contractor uit van classificatie als een W2-employee.

Voordat we verder gaan, is er nog een andere arbeidsrelatie die vaak verkeerd wordt begrepen. Dit wordt volledig uitgelegd in ‘Subcontractor vs independent contractor, en kan u helpen de contractorrelaties verder te verfijnen.

Employee of independent contractor? Wat is het verschil?

Nu we het belangrijke onderscheid tussen een W-2 werknemer en een independent contractor hebben gemaakt, wordt het duidelijk dat het verschil niet in de termen ligt, maar in waar de controle en onafhankelijkheid liggen. Laten we dat uitleggen.

De IRS gebruikt een Common Law Test op basis van drie categorieën om controle te definiëren voor belastingdoeleinden:

Gedragscontrole

Deze categorie geeft aan wie controle heeft over het werk dat wordt uitgevoerd en hoe het wordt geleverd. Voor werknemers:

• Bepaalt de werktijden.
• Is verantwoordelijk voor training en prestatiebeheer.
• Houdt arbeidsbelasting in op het salaris van de werknemer.
• Toezicht houdt op het dagelijkse werk volgens bedrijfsregels, en de werknemer wordt gecontroleerd door een manager of supervisor.
• Behandelt de persoon als een werknemer van het bedrijf.

Voor independent contractors zijn de doelstellingen anders:

• De contractor beslist hoe het werk wordt gedaan (procedureel).
• Ze gebruiken hun eigen hulpmiddelen en bronnen om het werk, de taak of het project te voltooien.
• Ze krijgen geen training van het klantbedrijf.
• Ze worden beoordeeld op basis van de resultaten die in het contract zijn overeengekomen.

Financiële controle

Deze categorie bepaalt wie de financiële aspecten van de arbeidsrelatie beheert. Het test of de werkgever directe invloed en controle heeft over zakelijke aspecten van het werk van de werknemer.

Een werknemer heeft geen directe controle over de financiën van het bedrijf en hoe deze worden gebruikt. Ze worden:

• Betaald per uur, week of maand door de werkgever.
• Vergoede kosten bij het uitvoeren van taken of reizen voor het bedrijf.
• Gegund met de middelen, bronnen en apparatuur die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.
• Vrij van risico's die gepaard gaan met winst of verlies van het bedrijf.

Een independent contractor daarentegen:

• Wordt betaald na het indienen van een factuur bij het klantbedrijf.
• Is verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen bedrijfskosten en het aftrekken ervan bij het betalen van belasting.
• Koopt hun eigen tools en apparatuur om de overeengekomen doelstellingen te behalen.
• Moet het financiële resultaat van winst of verlies dat gepaard gaat met het runnen van hun bedrijf beheren.

Type relatie

De laatste categorie in de IRS Common Law Test gaat over hoe permanent en geïntegreerd de arbeidsrelatie is.

Werknemer	Independent contractor
Voortdurend volgens een arbeidscontract.	Tijdelijke contractgebaseerde arbeid die eindigt na afronding van het werk of project.
Ontvangt voordelen van het bedrijf als onderdeel van de arbeidsrelatie.	Ontvangt geen voordelen van het klantbedrijf.
Is integraal voor de kernactiviteiten van het bedrijf.	Bedient een apart bedrijf en is daarom niet integraal voor de kernactiviteiten van het klantbedrijf.
Wordt beschouwd als onderdeel van het bedrijf en het team waarvan ze deel uitmaken.	Is geen erkend lid van een team of afdeling van het klantbedrijf.

Dit IRS-classificatiesysteem helpt werkgevers om duidelijk onderscheid te maken tussen W2-werknemers en zelfstandigen (contractors). Ondernemers die zich precies aan deze richtlijnen houden, kunnen de onaangename gevolgen van employee misclassification vermijden, zoals boetes, sancties en onbetaald loon en voordelen.

Wat zijn de gevolgen van het verkeerd classificeren van werknemers?

Uw bedrijf beschermen tegen problemen door verkeerde classificatie gaat niet alleen over naleving, maar is ook een slimme financiële strategie. De financiële verliezen die zullen ontstaan als de IRS of de staat de classificatie van de werknemer wijzigen, snijden in uw winst, en als u een kleine ondernemer bent, kan dit in iets ers zijn. Het volledige plaatje van waar u mogelijk aansprakelijk voor bent, ziet er als volgt uit:

• Onbetaalde belastingverplichtingen (zoals loonbelasting en payrollbelasting).
• Werkgeversdeel van Social Security en Medicare.
• Staatswerkloosheidsbelastingen.
• Verzekering voor arbeiderscompensatie.
• Achterstallige lonen (inclusief overwerk en vakantiegeld).
• Betaling voor minimumloonschendingen.
• Voordelen voor werknemerstype (bijv. pensioenregeling, pensioenspaarplannen, ziektekostenverzekering).

Hoe worden werknemers verkeerd geclassificeerd?

Je vraagt je misschien af hoe het mogelijk is dat W 2-werknemers als contractors worden gecategoriseerd en vice versa. Soms is het een manier om geld te besparen. Het inhuren van een traditionele werknemer kost veel meer dan een independent contractor. Je hoeft geen werknemersvoordelen te bieden, en je bent niet verantwoordelijk voor de belastingplicht of het betalen van werkloosheidsbelasting. Andere keren gaat het om het beheren van personeelsaantallen, of dat de lijnen tussen werknemers, independent contractors en onderaannemers vervagen.

Wat de reden ook is, de Fair Labor Standards Act en de IRS bieden duidelijke richtlijnen, en daarom is het riskant om de employee-classificatie verkeerd te doen. Dit wordt nog complexer wanneer u contractors in andere landen wilt inhuren en betalen. Elk land heeft zijn eigen regels voor het classificeren van werknemers, en de gevolgen van niet-naleving kunnen even disruptief zijn. Als u verder wilt verdiepen in globale contractors, is ‘How to Manage Global Contractors Compliantly’ de volledige gids voor het inhuren, onboarden en betalen van wereldwijde contractors.

Hoe u misclassificatie kunt voorkomen met een Contractor of Record (COR)

Een manier waarop bedrijven deze uitdagingen aanpakken, is door samen te werken met een Contractor of Record (COR) bedrijf, zoals Rivermate. De COR huurt de contractor in, en classificeert hen correct volgens lokale wetten en regelgeving. Ze stellen ook waterdichte contracten op, die u beschermen tegen mazen in de wet, en kunnen contractors onboarden binnen enkele uren.

Met Rivermate kunt u uw contractorrelatie beheren via het Rivermate-platform. Het geeft toegang tot contractor facturen voor uw goedkeuring en Rivermate betaalt de contractor zodra u de factuur hebt goedgekeurd. Niets is eenvoudiger. Bespreek uw contractorbehoeften met een Rivermate-expert.

Wanneer moet u uw werknemer opnieuw classificeren

Door deze eenvoudige vragen te beantwoorden, kunt u uw werknemers correct classificeren. Het uitgangspunt is altijd: ‘Wordt het werk van de werknemer direct door het bedrijf gecontroleerd?’

Vraag	Werknemerindicator	Contractorindicator
Wie controleert hoe en wanneer het werk wordt gedaan?	Bedrijf	Contractor
Wie bepaalt de werktijden en andere arbeidsregels?	Bedrijf	Contractor
Wie levert hulpmiddelen, apparatuur en bronnen?	Bedrijf	Contractor
Wie betaalt de federale en staatsinkomstenbelasting?	Bedrijf	Contractor
Betalingsmethode?	Uurloon, dagloon, weekloon, maandloon	Factuur
Heeft meerdere klanten die niet gerelateerd zijn aan het bedrijf?	Nee	Ja
Arbeidsrelatie	Voltijdse werknemers, deeltijdarbeiders	Contractor, onderaannemer

Deze checklist biedt een snelle manier om zelfstandigen te evalueren, maar u moet altijd verwijzen naar het belangrijkste aspect, namelijk de controle over het werk. Als u beseft dat er een risico op verkeerde classificatie bestaat, is het het beste om dit proactief te corrigeren. Overleg met de contractor en verander of verduidelijk de werkafspraken om een W 2-employee classifcatie te voorkomen.

Expertinzicht: Het voorkomen van Contractor Misclassification: Een gids voor bedrijven die verder ingaat op stappen die u kunt nemen om werknemers verkeerd te classificeren te vermijden.

Conclusie

Een 1099-employee is de gangbare term om een independent contractor te beschrijven. Technisch gezien kan een contractor echter geen werknemer worden genoemd, aangezien ze niet voor een bedrijf werken; ze bezitten en runnen hun eigen bedrijf.

Termen zoals ‘1099-employee’ kunnen een misleidend beeld scheppen over de arbeidsrelatie, zowel voor de werkgever als wettelijk. Om deze reden definiëren de IRS en de Fair Labor Standards Act duidelijk wie als werknemer kan worden geclassificeerd en wie als independent contractor.

Het verkeerd classificeren van werknemers kan leiden tot financiële problemen en reputatieschade voor bedrijven. Daarom moeten de grenzen van de arbeidsrelatie met contractors duidelijk worden gehanteerd. Het uitgangspunt hiervoor moet een hoog niveau van autonomie van de contractor in hoe en wanneer het werk wordt gedaan, zijn.

Een Contractor of Record biedt bedrijven een alternatief voor het werken met contractors. Door gebruik te maken van deze diensten, kunt u werknermisclassificatie vermijden en krijgt u een veiligere, efficiëntere manier om uw contractorrelatie te beheren. Dit helpt u de negatieve financiële gevolgen van verkeerde classificatie te voorkomen, mochten uw werknemerstatus door de lokale autoriteiten worden aangevochten.

Rivermate beheert niet alleen contractors, maar breidt ook de mogelijkheden van uw huidige HR-team uit door Employer of Record en recruitment diensten aan te bieden. Plan een demo met een Rivermate-expert en beheer met vertrouwen remote werknemers en contractors (zowel lokaal als globaal).

FAQ’s: Wat is een 1099-employee?

1. Wat betekent het als een werknemer 1099 is?

Wanneer een werknemer 1099 is, betekent dit dat de persoon een independent contractor is. Ze worden door de IRS geclassificeerd als een zelfstandige, en volgens de Fair Labor Standards Act. Ze runnen hun eigen bedrijf en controleren het werk dat wordt gedaan en hoe het wordt gedaan. Ze zijn ook verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen en ontvangen geen voordelen van de bedrijven waarvoor ze werken. Ze krijgen geen salaris, maar sturen een factuur voor betaling. Contractors worden alleen ingehuurd om taken of projecten uit te voeren voor een bepaalde periode.

2. Wat zijn de nadelen van een 1099-employee zijn?

Een 1099-employee is niet echt een werknemer van een bedrijf. Een 1099-werker is zelfstandig en heeft daardoor niet dezelfde werknemersbescherming als een loontrekkende werknemer. Ze ontvangen ook geen consistente maandelijkse loon of werknemersvoordelen. Ze moeten ook zorgen voor hun vervoer, bronnen en apparatuur om het werk uit te voeren dat ze zijn ingeschakeld. Ze kunnen ook minder betaald krijgen dan hun loontrekkende collega’s voor hetzelfde werk. Dit zijn enkele van de meest voorkomende nadelen van 1099-werk.

3. Betalen 1099-werknemers belasting?

Ja, een 1099-employee betaalt belasting. Als zelfstandige is hij verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en self-employment taxes. Momenteel is dat 15,3%, bestaande uit 12,4% voor social security en 2,9% voor Medicare. Deze belastingen worden berekend met Schedule SE en formulier 1040. Om self-employment tax te betalen, moet je een Social Security-nummer en een belastingidentificatienummer hebben.