Wat is een 1099-werknemer? De essentiële gids voor werkgevers

Strikt gezien is er niet zoiets als een 1099-employee. Dit is een beetje een misnaam, maar wordt vaak gebruikt om een independent contractor te beschrijven. Dit toont hoe gemakkelijk termen de oorzaak kunnen zijn waarom werknemers verkeerd geclassificeerd worden, waardoor uw bedrijf vertrouwd raakt met de lokale autoriteiten.

In deze ‘Essential Guide for Employers’, bespreken we hoe zaken door elkaar kunnen lopen, waarom misclassificatie van werknemers slecht is voor het bedrijf, en hoe u veelgemaakte fouten bij het aannemen van onafhankelijke contractors kunt voorkomen.

Belangrijke punten

• Een 1099-employee is een independent contractor, en wordt niet geclassificeerd als een W 2-werknemer volgens federale en staatswetgeving.
• Misclassificatie van werknemers heeft aanzienlijke financiële implicaties en kan leiden tot reputatieschade.

Wat is een 1099-employee?

Een 1099-employee is een term die wordt gebruikt voor een independent contractor. Deze term komt voort uit 1099-NEC (Non-Employee Compensation), dat wordt ingediend bij de Internal Revenue Service door bedrijven die contractors inhuren.

Echter, zoals eerder vermeld, kan iemand wettelijk niet worden genoemd als een 1099-employee. Hier liggen zeer belangrijke redenen voor die verder gaan dan semantiek. Een 1099-werknemer is een zelf-ondernemer, en daarom wordt er geen federale inkomstenbelasting, Sociale Zekerheid en Medicare-belastingen ingehouden op hun loon.

Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen in de vorm van self-employment tax, en ontvangen geen voordelen van uw bedrijf. Dit sluit een contractor uit van classificatie als een W2-werknemer.

Voordat we verder gaan, is er nog een andere arbeidsrelatie die vaak verkeerd begrepen wordt. Dit wordt volledig uitgelegd in ‘Subcontractor vs independent contractor, en kan u helpen om contractorrelaties verder te verfijnen.

Werknemer of independent contractor? Wat is het verschil?

Nu we het belangrijke onderscheid tussen een W-2-werknemer en een independent contractor hebben gemaakt, wordt duidelijk dat het verschil niet ligt in de termen, maar in waar de controle en onafhankelijkheid liggen. Laten we dit uitleggen.

De IRS gebruikt een Common Law Test gebaseerd op drie categorieën om controle te definiëren voor belastingdoeleinden:

Gedragscontrole

Dit betreft wie bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe het wordt geleverd. Voor werknemers:

• Stel de werkuren vast.
• Is verantwoordelijk voor training en prestatiebeheer.
• Draagt belastingen voor arbeid op naam van de werknemer.
• Toezicht op dagelijks werk volgens bedrijfsregels, en de werknemer wordt gecontroleerd door een manager of supervisor.
• Behandelt de persoon als een medewerker van het bedrijf.

Voor independent contractors zijn de doelen anders:

• De contractor bepaalt hoe het werk gedaan wordt (procedureel).
• Ze gebruiken hun eigen tools en middelen om de taak, het werk of project te voltooien.
• Ze ontvangen geen training van het bedrijf.
• Ze worden beoordeeld op basis van de resultaten die in het contract zijn overeengekomen.

Financiële controle

Deze categorie bepaalt wie de financiële aspecten van de arbeidsrelatie controleert. Het test of de werkgever directe invloed en controle heeft over de zakelijke aspecten van het werk van de werknemer.

Een werknemer heeft geen directe controle over de financiën van het bedrijf en hoe ze worden gebruikt. Ze:

• Worden betaald per uur, week of maand door de werkgever.
• Krijgen vergoedingen voor uitgaven bij het uitvoeren van taken of reizen voor het bedrijf.
• Krijgen de benodigde tools, middelen en apparatuur om hun werkzaamheden uit te voeren.
• Zijn vrij van risico's verbonden aan bedrijfswinst of -verlies.

Een independent contractor daarentegen:

• Wordt betaald nadat hij een factuur heeft ingediend bij het bedrijf van de opdrachtgever.
• Is verantwoordelijk voor het betalen van eigen bedrijfskosten en het aftrekken hiervan bij het betalen van belastingen.
• Koopt zelf tools en apparatuur om de doelen die met hen zijn overeengekomen te behalen.
• Moet het financiële resultaat of verlies dat gepaard gaat met het runnen van hun bedrijf beheren.

Soort relatie

De laatste categorie in de IRS Common Law Test gaat over hoe permanent en geïntegreerd de arbeidsrelatie is.

Werknemer	Independent Contractor
Voortdurend volgens een arbeidsovereenkomst.	Tijdelijke contractbasis die eindigt na voltooiing van de klus of het project.
Ontvangt voordelen van het bedrijf als onderdeel van de arbeidsrelatie.	Ontvangt geen voordelen van het bedrijf van de opdrachtgever.
Is integraal onderdeel van de kernactiviteiten van het bedrijf.	Operateert een eigen bedrijf en is daarom niet onderdeel van de kernactiviteiten van de opdrachtgever.
Wordt gezien als onderdeel van het bedrijf en het team waar ze deel van uitmaken.	Is geen erkend lid van een team of afdeling binnen het bedrijf van de opdrachtgever.

Dit IRS-classificatiesysteem helpt werkgevers duidelijk onderscheid te maken tussen W2-werknemers en zelfstandig werkenden (contractors). Ondernemers die zich strikt aan deze richtlijnen houden, kunnen de onaangename gevolgen van employee misclassification vermijden, zoals boetes, sancties en onbetaalde lonen en voordelen.

Wat zijn de implicaties van de misclassificatie van werknemers?

Uw bedrijf beschermen tegen misclassificatieproblemen gaat niet alleen over compliance, maar is ook een slimme financiële strategie. De financiële verliezen die zullen ontstaan als de IRS of de staat de werknemerclassificatie wijzigen, zullen uw winst drukken, en als u een klein bedrijf hebt, kan het iets ernstigers veroorzaken. Het volledige beeld van waar u aansprakelijk voor bent, ziet er als volgt uit:

• Onbetaalde belastingschuld (zoals loonbelasting en payroll taxes).
• Werkgeversbijdrage aan Sociale Zekerheid en Medicare.
• Staatswerkloosheidsbelastingen.
• Verzekering voor werknemerscompensatie.
• Achterstallig loon (inclusief overwerk- en vakantie-uitkeringen).
• Betaling bij minimumloon-overtredingen.
• Employee benefits, zoals pensioenregeling, spaarregelingen, ziektekostenverzekering.

Hoe worden werknemers verkeerd geclassificeerd?

U vraagt zich misschien af hoe het mogelijk is om W 2-werknemers als contractors te classificeren en vice versa. Soms is het een manier om geld te besparen. Het inhuren van een traditioneel werknemer kost veel meer dan een onafhankelijke contractor.

U hoeft geen employee benefits te bieden, en u bent niet verantwoordelijk voor belastingverplichtingen of het betalen van werkloosheidsbelasting. Soms gaat het ook over het beheren van het aantal werknemers, of dat lijnen tussen werknemers, zelfstandigen en onderaannemers vervagen.

Hoe dan ook, de Fair Labor Standards Act en de IRS geven duidelijke richtlijnen, en daarom is het riskant om de werknemerclassificatie verkeerd te doen. Dit wordt nog complexer wanneer u contractors in andere landen wilt inhuren en betalen.

Elk land heeft zijn eigen regels over werknemerclassificatie, en de gevolgen van niet-naleving zijn even storend. Als u verder wilt gaan met(global) contractors, is ‘Hoe Global Contractors Correct te Beheren’ de volledige gids voor het aannemen, onboarden en betalen van wereldwijde contractors.

Hoe u misclassificatie kunt voorkomen met een Contractor of Record (COR)

Een manier waarop bedrijven deze uitdagingen navigeren, is door samen te werken met een Contractor of Record (COR) bedrijf, zoals Rivermate. De COR werft de contractor, en classificeert hem correct volgens lokale wetten en regelgeving. Ze stellen ook waterdichte contracten op, waardoor u beschermd bent tegen mazen in de wet en kunnen contractors onboarden binnen enkele uren.

Met Rivermate kunt u uw contractorrelatie beheren via het Rivermate-platform. Dit biedt toegang tot contractorfacturen ter goedkeuring, en Rivermate betaalt de contractor zodra u de factuur hebt goedgekeurd. Niets is eenvoudiger. Praat met een Rivermate-expert over uw contractorbehoeften.

Wanneer moet u uw werknemer herklassificeren

Door deze eenvoudige vragen te beantwoorden, kunt u uw werknemers correct classificeren. Het startpunt is altijd: ‘Worden aspecten van de werkzaamheden direct door het bedrijf gecontroleerd?’

Vraag	Werknemer-indicator	Contractor-indicator
Wie controleert hoe en wanneer het werk wordt gedaan?	Bedrijf	Contractor
Wie bepaalt de werkuren en andere arbeidsregels?	Bedrijf	Contractor
Wie levert tools, apparatuur en middelen?	Bedrijf	Contractor
Wie betaalt de federale en staatsinkomstenbelasting?	Bedrijf	Contractor
Betaalmethode?	Uur-, dag-, week- en maandlonen	Factuur
Heeft meerdere klanten die niet gerelateerd zijn aan het bedrijf?	Nee	Ja
Arbeidsrelatie	Voltijdse werknemers, parttime werknemers	Contractor, onderaannemer

Deze checklist biedt een snelle manier om zelfstandige contractors te beoordelen, maar u moet altijd verwijzen naar het belangrijkste aspect, namelijk de controle over het werk. Als u een risico op misclassificatie hebt, is het het beste om dat proactief te corrigeren.

Bespreek met de contractor, en verander of verduidelijk de arbeidsgrens om een W 2-werknemerclassificatie te voorkomen.

Expert-inzicht: Het voorkomen van Contractor Misclassificatie: Een gids voor bedrijven verdiept verder in stappen die u kunt nemen om misclassificatie van werknemers te voorkomen.

Conclusie

Een 1099-employee is de gangbare term die wordt gebruikt voor een independent contractor. Technisch gezien kan een contractor echter geen werknemer worden genoemd, omdat hij niet voor een bedrijf werkt; hij bezit en runt zijn eigen bedrijf.

Termen zoals ‘1099 employee’ kunnen de verkeerde ideeën creëren over de arbeidsrelatie, zowel voor de werkgever als wettelijk. Daarom scheiden de IRS en de Fair Labor Standards Act duidelijk wie als werknemer kan worden geclassificeerd en wie als independent contractor.

Misclassificatie van werknemers kan leiden tot financiële problemen en reputatieschade voor bedrijven. Daarom moeten geprobeerd worden de grenzen van de arbeidsrelatie met contractors duidelijk te houden. Het startpunt hiervoor moet een hoog niveau van onafhankelijkheid van de contractor zijn in hoe en wanneer het werk wordt gedaan.

Een Contractor of Record biedt bedrijven een alternatief voor het werken met contractors. Door gebruik te maken van deze diensten, kunt u worker misclassificatie voorkomen en krijgt u een veiligere, efficiëntere manier om uw contractorrelatie te beheren. Dit helpt u om de negatieve financiële gevolgen van misclassificatie te vermijden, mochten de lokale autoriteiten de status van uw werknemer aanvechten.

Rivermate beheert niet alleen contractors, maar breidt ook de capaciteiten van uw huidige HR-team uit door Employer of Record en recruitment diensten aan te bieden. Boek een demo met een Rivermate-expert en beheer remote werknemers en contractors (zowel lokaal als wereldwijd) met vertrouwen.

FAQ’s: Wat is een 1099-employee?

1. Wat betekent het als een werknemer 1099 is?

Wanneer een werknemer 1099 is, betekent dit dat de persoon een independent contractor is. Ze worden door de IRS ingedeeld als een zelfstandige werkende, en volgens de Fair Labor Standards Act. Ze runnen hun eigen bedrijf en controleren het werk dat gedaan wordt, en hoe het gedaan wordt. Ze zijn ook verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen en ontvangen geen voordelen van de bedrijven waarvoor ze werken. Ze krijgen geen salaris, maar sturen een factuur voor betaling. Contractors worden alleen ingehuurd om taken of projecten voor een vaste periode uit te voeren.

2. Wat zijn de nadelen van een 1099-employee?

Een 1099-employee is niet echt een werknemer van één bedrijf. Een 1099-werker is zelf-ondernemer en heeft daarom niet dezelfde werknemersbescherming als een salarisonderdaan. Ze ontvangen ook geen consistente maandelijkse salaris of werknemersvoordelen. Ze moeten ook zorgen voor hun vervoer, middelen en apparatuur om het werk te doen waarvoor ze zijn ingehuurd. Ze kunnen ook minder verdienen dan hun salarisgenoten voor hetzelfde werk. Dit zijn enkele van de meest voorkomende nadelen van 1099-werknemerschap.

3. Betaalt een 1099-employee belastingen?

Ja, een 1099-employee betaalt belastingen. Als zelfstandige is hij verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en self-employment taxes. Momenteel is dat 15,3%, bestaande uit 12,4% voor sociale zekerheid en 2,9% voor Medicare. Deze belastingen worden berekend met Schedule SE en formulier 1040. Om self-employment tax te betalen, moet je een Social Security-nummer en een belastingidentificatienummer hebben.