Wat is een 1099-werknemer? De essentiële gids voor werkgevers

Satirisch gesproken bestaat er niet zoiets als een 1099-werknemer. Dit is een beetje een misnomer, maar wordt vaak gebruikt om een independent contractor te beschrijven. Dit toont hoe gemakkelijk termen kunnen de reden zijn waarom werknemers verkeerd worden geclassificeerd, waardoor uw bedrijf in problemen komt met de lokale autoriteiten.

In deze ‘Essential Guide for Employers’ bespreken we hoe zaken kunnen door elkaar gehaald worden, waarom het fout clasificeren van werknemers slecht is voor de zaak, en hoe u veelvoorkomende fouten bij het aannemen van onafhankelijke contractors kunt voorkomen.

Belangrijke inzichten

• Een 1099-werknemer is een independent contractor, en wordt niet als een W 2-werknemer geclassificeerd volgens federale en staatswetten.
• Onjuiste classificatie van werknemers heeft ingrijpende financiële gevolgen en kan leiden tot reputatieschade.

Wat is een 1099-werknemer?

Een 1099-werknemer is een term die wordt gebruikt voor een independent contractor. Deze term is ontstaan uit 1099-NEC (Non-Employee Compensation), dat wordt ingediend bij de Internal Revenue Service door bedrijven die contractors inhuren.

Echter, zoals eerder vermeld, kan iemand wettelijk gezien niet een 1099-werknemer genoemd worden. Er zitten zeer belangrijke redenen voor die verder gaan dan semantics. Een 1099-werknemer is een zelfstandige, en daarom wordt er geen federale inkomstenbelasting, Social Security en Medicare belasting ingehouden op hun salaris. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen in de vorm van zelfstandigenbelasting, en ontvangen geen voordelen van uw bedrijf. Dit sluit uit dat een contractor als een W2-werknemer wordt geclassificeerd.

Voordat we verder gaan, is er nog een andere werkrelatie die vaak verkeerd begrepen wordt. Dit wordt volledig uitgelegd in ‘Subcontractor vs independent contractor, en kan u verder helpen bij het verfijnen van contractorrelaties.

Werknemer of independent contractor? Wat is het verschil?

Nu we het belangrijke onderscheid tussen een W-2-werknemer en een independent contractor hebben gemaakt, is het duidelijker dat het verschil niet in de termen ligt, maar in waar de controle en onafhankelijkheid liggen. Laten we dat uitleggen.

De IRS gebruikt een Common Law Test gebaseerd op drie categorieën om controle voor de arbeidsbelastingen te definiëren:

Gedragscontrole

Dit heeft betrekking op wie de controle heeft over het werk dat wordt uitgevoerd en hoe dit wordt gedaan. Voor werknemers:

• Bepaalt de werkuren.
• Is verantwoordelijk voor opleiding en prestatiebeheer.
• Draagt employment taxes af namens de werknemer.
• Supervisie van het dagelijkse werk volgens bedrijfsregels, en de werknemer wordt gecontroleerd door een manager of supervisor.
• Behandelt de persoon als een bedrijfsmedewerker.

Voor independent contractors zijn de doelstellingen anders:

• De contractor bepaalt hoe het werk wordt gedaan (procedureel).
• Ze gebruiken hun eigen tools en middelen om de taak, opdracht of project te voltooien.
• Ze krijgen geen training van het bedrijf.
• Ze worden geëvalueerd op basis van de uitkomsten die in het contract zijn overeengekomen.

Financiële controle

Deze categorie bepaalt wie de controle heeft over de financiële aspecten van de werkrelatie. Het test of de werkgever directe invloed en controle heeft over zakelijke aspecten van het werk van de werknemer.

Een werknemer heeft geen directe controle over de financiën van het bedrijf en hoe deze worden gebruikt. Ze zijn:

• Betaald per uur, week of maand door de werkgever.
• Vergoeding van onkosten bij het uitvoeren van taken of reizen voor het bedrijf.
• Voorzien van de tools, middelen en apparatuur die nodig zijn om hun werk uit te voeren.
• Vrij van risico’s gerelateerd aan bedrijfswinsten of verliezen.

Een independent contractor daarentegen:

• Wordt betaald nadat een factuur is ingediend bij het bedrijf.
• Is verantwoordelijk voor het betalen van eigen zakelijke kosten en het aftrekken ervan bij het betalen van belasting.
• Koopt zelf de tools en apparatuur die nodig zijn om de overeengekomen doelen te realiseren.
• Moet de financiële winst of verlies beheren dat gerelateerd is aan het runnen van hun bedrijf.

Type relatie

De laatste categorie in de IRS Common Law Test gaat over hoe permanent en geïntegreerd de werkrelatie is.

Werknemer	Independent Contractor
Voortdurend volgens een arbeidscontract.	Tijdelijk op basis van contract dat eindigt na voltooiing van de klus of het project.
Ontvangt voordelen van het bedrijf als onderdeel van de arbeidsrelatie.	Ontvangt geen voordelen van het bedrijf van de opdrachtgever.
Is onderdeel van de kernactiviteiten van het bedrijf.	Draagt een eigen bedrijf, en is daarom niet onderdeel van de kernactiviteiten van de opdrachtgever.
Wordt gezien als onderdeel van het bedrijf en het team waar ze deel van uitmaken.	Is geen erkend lid van een team of afdeling bij de opdrachtgever.

Dit IRS-classificatiesysteem helpt werkgevers duidelijk onderscheid te maken tussen W2-werknemers en zelfstandigen (contractors). Bedrijfseigenaren die nauwkeurig deze richtlijnen volgen, kunnen de onaangename gevolgen van verkeerde werknemerclassificatie vermijden, zoals boetes, sancties en onbetaald loon en voordelen.

Wat zijn de gevolgen van verkeerde classificatie van werknemers?

Uw bedrijf beschermen tegen problemen met verkeerde classificatie draait niet alleen om compliance, maar is een slimme financiële strategie. De financiële verliezen die optreden als de IRS of de staat de classificatie van de werknemer wijzigen, snijden in uw winst, en als u een klein bedrijf bent, kan het iets erger veroorzaken. Het volledige beeld van wat u aansprakelijk kunt zijn, ziet er als volgt uit:

• Onbetaald belastingaansprakelijkheid (zoals inkomstenbelasting en loonbelasting).
• Werkgeversdeel van Social Security en Medicare.
• Staatswerkloosheidsbelastingen.
• Verzekering voor werknemerscompensatie.
• Achterstallig loon (inclusief overwerk en vakantiegeld).
• Betaling voor minimale loon-overtredingen.
• Employee benefits (bijvoorbeeld pensioenregeling, oudedagsvoorzieningen, zorgverzekering).

Hoe worden werknemers verkeerd geclassificeerd?

Je vraagt je misschien af hoe het mogelijk is om W 2-werknemers als contractors te classificeren en vice versa. Soms is het een manier om geld te besparen. Het inhuren van een traditionele werknemer kost veel meer dan een independent contractor. Je hoeft geen employee benefits te bieden en je bent niet verantwoordelijk voor de belastingverplichting of het betalen van werkloosheidsverzekering. Soms gaat het ook om het beheren van personeelsaantallen, of raken de lijnen tussen werknemers, independent contractors en onderaannemers vervaagd.

Hoe dan ook, de Fair Labor Standards Act en de IRS bieden duidelijke richtlijnen, en het is daarom risicovol om de werknemerclassificatie verkeerd te doen. Dit wordt nog complexer wanneer u in andere landen contractors wilt inhuren en betalen. Elk land heeft zijn eigen regels voor de werknemerclassificatie, en de gevolgen bij niet- naleving zijn even disruptief. Als u verder wilt duiken in wereldwijde contractors, is ‘Hoe global contractors te beheren volgens de regels’ de volledige gids voor het aannemen, onboarden en betalen van wereldwijde contractors.

Hoe kunt u verkeerde classificatie voorkomen met een Contractor of Record (COR)

Een manier waarop bedrijven deze uitdagingen aangaan, is door samen te werken met een Contractor of Record (COR) bedrijf, zoals Rivermate. De COR huurt de contractor in, classifyeren hen correct volgens de lokale wetten en regelgeving. Ze maken ook waterdichte contracten, die u beschermen tegen mazen, en kunnen contractors onboarden in enkele uren.

Met Rivermate kunt u uw contractorrelatie beheren via het Rivermate-platform. Het biedt toegang tot facturen van contractors voor uw goedkeuring, en Rivermate betaalt de contractor zodra u de factuur hebt goedgekeurd. Niets is makkelijker. Bespreek uw contractor-behoeften met een Rivermate-expert.

Wanneer moet u uw werknemer herclassificeren?

Door deze eenvoudige vragen te beantwoorden, kunt u uw werknemers correct classificeren. Het startpunt is altijd: ‘Worden aspecten van het werk van de werknemer direct gecontroleerd door het bedrijf?’

Vraag	Werknemer-Indicatie	Contractor-Indicatie
Wie controleert hoe en wanneer het werk wordt gedaan?	Bedrijf	Contractor
Wie stelt de werkuren en andere arbeidsregels vast?	Bedrijf	Contractor
Wie levert tools, apparatuur en middelen?	Bedrijf	Contractor
Wie betaalt de federale- en staatsinkomstenbelasting?	Bedrijf	Contractor
Betaalmethode?	Uurloon, dag-, week- of maandloon	Factuur
Heeft meerdere cliënten die niet gerelateerd zijn aan het bedrijf?	Nee	Ja
Arbeidsrelatie	Voltijd, deeltijd	Contractor, onderaannemer

Deze checklist geeft u een snelle manier om onafhankelijke contractors te beoordelen, maar u moet altijd verwijzen naar het belangrijkste aspect, namelijk de controle over het werk. Als u risico's op verkeerde classificatie constateert, is het beter om dit proactief recht te zetten. Overleg met de contractor, en verander of verduidelijk de werkstatus of werkgrenzen om een W 2-werknemerclassificatie te voorkomen.

Deskundig inzicht: Hoe herverdeling van contractors te vermijden: Een gids voor bedrijven, die dieper ingaat op stappen die u kunt nemen om werknemers verkeerd te classificeren te voorkomen.

Conclusie

Een 1099-werknemer is de gangbare term die wordt gebruikt om een independent contractor te beschrijven. Technisch gezien kan een contractor echter geen werknemer genoemd worden, omdat zij niet voor een bedrijf werken; zij bezitten en runnen hun eigen bedrijf.

Termen zoals ‘1099-werknemer’ kunnen een verkeerd beeld scheppen over de werkrelatie, zowel voor de werkgever als juridisch. Om die reden definiëren de IRS en de Fair Labor Standards Act duidelijk wie als werknemer kan worden geclassificeerd en wie een independent contractor is.

Onjuiste classificatie van werknemers kan leiden tot financiële problemen en reputatieschade voor bedrijven. Daarom moeten de grenzen van de werkrelatie met contractors duidelijk worden gehouden. Het startpunt voor dit is een hoge mate van zelfstandigheid voor de contractor in hoe en wanneer het werk gedaan wordt.

Een Contractor of Record biedt bedrijven een alternatief voor het werken met contractors. Door gebruik te maken van deze diensten, kunt u verkeerd classificeren van werknemers vermijden en krijgt u een veiligere, efficiëntere manier om uw contractorrelatie te beheren. Dit helpt u de negatieve financiële gevolgen van verkeerde classificatie te voorkomen, mocht de status van uw werknemer door de lokale autoriteiten worden aangevochten.

Rivermate beheert niet alleen contractors, maar verrijkt ook de mogelijkheden van uw huidige HR-team door Employer of Record en Recruitment diensten te bieden. Boek een demo met een Rivermate-expert en beheer met vertrouwen van remote werknemers en contractors (zowel lokaal als wereldwijd).

FAQ’s: Wat is een 1099-werknemer?

1. Wat betekent het als een werknemer 1099 is?

Wanneer een werknemer 1099 is, betekent dit dat de persoon een independent contractor is. Ze worden door de IRS geclassificeerd als zelfstandige werknemer, en volgens de Fair Labor Standards Act. Ze runnen hun eigen bedrijf en hebben controle over het werk dat wordt gedaan en hoe. Ze zijn ook verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen en ontvangen geen voordelen van de bedrijven waarin ze werken. Ze worden niet betaald via salaris, maar sturen een factuur voor betaling. Contractors worden slechts ingehuurd om taken of projecten uit te voeren voor een vaste periode.

2. Wat zijn de nadelen van een 1099-werknemer zijn?

Een 1099-werknemer is niet daadwerkelijk een werknemer van één bedrijf. Een 1099-werker is zelfstandige en heeft daarom niet dezelfde werknemersbescherming als een salaris- of vast contract. Ze krijgen ook geen vast maandelijks salaris of werknemer-voordelen. Ze moeten ook zelf zorgen voor vervoer, middelen en apparatuur om het werk te doen waarvoor ze zijn ingehuurd. Ze verdienen mogelijk minder dan hun salariscollega’s voor hetzelfde werk. Dit zijn enkele van de meest voorkomende nadelen van 1099-werk.

3. Betalen 1099-werknemers belasting?

Ja, een 1099-werknemer betaalt wel belasting. Als zelfstandige zijn ze verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en zelfstandigenbelasting. De current rate is 15,3%, bestaande uit 12,4% voor sociale zekerheid en 2,9% voor Medicare. Deze belastingen worden berekend via Schedule SE en formulier 1040. Om zelfstandigenbelasting te betalen, moet je een Social Security-nummer en een belastingidentificatienummer hebben.