Employer of Record in Finlandia

Un Employer of Record (EOR) in Finland assume legalmente l'impiego dei tuoi lavoratori per conto tuo. Ciò significa che l'EOR si occupa di tutte le attività HR locali come paghe, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro finlandesi. Tu gestisci ancora il lavoro quotidiano dei tuoi dipendenti, ma l'EOR si occupa degli oneri amministrativi. Questo ti permette di assumere in Finlandia senza dover creare un'entità locale. Fornitori come Rivermate possono semplificare la tua espansione globale.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Finlandia

Utilizzare un EOR in Finlandia è un processo semplice. Ecco come funziona tipicamente:

• Trovi il Talento: Recluti e selezioni il candidato che desideri assumere in Finlandia.
• L'EOR li Assume: Il fornitore di EOR, che ha una entità legale in Finlandia, assume il dipendente per conto tuo. Redige un contratto di lavoro conforme alle normative locali.
• Onboarding: L'EOR gestisce l'intero processo di onboarding, inclusi eventuali registrazioni necessarie presso le autorità finlandesi.
• Paghe e Benefici: L'EOR elabora le paghe, trattiene le tasse e gestisce i contributi di sicurezza sociale secondo la legge finlandese. Administra anche i benefici dei dipendenti.
• HR Continuativo: L'EOR si occupa di tutte le attività amministrative HR, garantendo la conformità alle normative sul lavoro finlandesi.
• Gestisci il Tuo Team: Mantieni il controllo sui compiti quotidiani, progetti e performance dei tuoi dipendenti.

Perché usare un Employer of Record in Finlandia

Un EOR può essere una mossa intelligente per le aziende che desiderano assumere in Finlandia senza il fastidio di creare un'entità legale. Ti risparmia tempo e denaro, e garantisce che tu sia conforme alle leggi locali fin dal primo giorno.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Entrata Rapida nel Mercato: Puoi assumere dipendenti e avviare le operazioni in Finlandia in pochi giorni, non mesi.
• Conformità Legale: Gli EOR sono esperti in diritto del lavoro finlandese. Si assicurano che i tuoi contratti di lavoro, paghe e benefici siano pienamente conformi alle normative stabilite dalle autorità come l'Agenzia delle Entrate finlandese (Vero Skatt). Puoi trovare ulteriori informazioni sul loro sito ufficiale: vero.fi.
• Costi Ridotti: Eviti i costi e le complessità significative associate all'apertura e alla gestione di un'entità legale in Finlandia.
• HR Semplificato: L'EOR si occupa di tutte le funzioni amministrative HR, liberandoti per concentrarti sul tuo core business e sulla gestione del team.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Finlandia include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Finlandia.

Assunzioni in Finlandia sono un processo semplice quando si comprendono le leggi sul lavoro locali. La forza lavoro finlandese è altamente istruita e qualificata, rendendo il mercato attraente per l'espansione. In generale, i rapporti di lavoro sono regolati dalla Employment Contracts Act e dagli accordi collettivi, che svolgono un ruolo significativo nel definire i termini per vari settori.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Sebbene gli accordi orali siano tecnicamente validi, si dovrebbe sempre fornire un contratto di lavoro scritto. Al minimo, è necessario consegnare al dipendente una dichiarazione scritta dei principali termini di lavoro entro i primi sette giorni.

Esistono due principali tipi di contratti di lavoro in Finlandia:

• Indeterminato (permanente): Questo è il tipo di contratto standard e più comune, senza una data di fine stabilita.
• A termine: Questo contratto ha una data di fine specifica e richiede una motivazione giustificata, come lavoro stagionale, un progetto specifico o copertura di un sostituto.

I tuoi contratti di lavoro devono includere le seguenti informazioni chiave:

Periodi di prova

Puoi includere un periodo di prova all'inizio del rapporto di lavoro per valutare se il dipendente è adatto.

• La durata massima di un periodo di prova è di sei mesi.
• Per i contratti a termine, il periodo di prova non può essere superiore alla metà della durata del contratto, e non oltre sei mesi.
• Durante questo periodo, sia tu che il dipendente potete risolvere il contratto con effetto immediato. Tuttavia, la risoluzione non può essere motivata da ragioni discriminatorie o altre ingiuste.
• Se un dipendente è assente per malattia o congedo familiare, il periodo di prova può essere esteso.

Orario di lavoro & straordinari

La Finlandia pone grande enfasi sull'equilibrio tra lavoro e vita privata.

• L'orario di lavoro regolare è tipicamente di 8 ore al giorno e 40 ore alla settimana.
• Gli straordinari sono qualsiasi lavoro che supera queste ore regolari e richiede il consenso del dipendente.
• La retribuzione degli straordinari è regolamentata. Per gli straordinari giornalieri, le prime due ore sono pagate con un supplemento del 50%, e le ore successive con un supplemento del 100%.
• Gli straordinari settimanali che non superano i limiti giornalieri sono compensati con un aumento del 50%.
• Ci sono limiti alla quantità di straordinari che un dipendente può lavorare, generalmente 250 ore all'anno, anche se gli accordi collettivi possono modificarli.

Festività pubbliche e regionali

I dipendenti in Finlandia hanno diritto a festività pubbliche retribuite. Le principali festività ufficiali includono:

• Capodanno
• Epifania
• Venerdì Santo
• Domenica e Lunedì di Pasqua
• Festa dei Lavoratori (Vappu)
• Ascensione
• Vigilia e giorno di San Giovanni (Midsummer)
• Festa dell'Indipendenza
• Natale
• Santo Stefano (Secondo giorno di Natale)

Sebbene la Vigilia di Natale e la Vigilia di San Giovanni non siano festività pubbliche ufficiali, sono considerate tali nella maggior parte dei contratti di lavoro.

Assunzione di contractors in Finlandia

Puoi anche coinvolgere contractors indipendenti per progetti o servizi specifici. È fondamentale distinguerli correttamente dai dipendenti.

Un independent contractor è una persona autonoma che lavora in modo indipendente. Controlla le proprie ore di lavoro, il luogo e i metodi, e non è sotto la tua supervisione diretta. È responsabile delle proprie tasse e contributi previdenziali.

La classificazione errata di un dipendente come contractor può comportare sanzioni significative, inclusi pagamenti arretrati di contributi sociali, tasse e multe. Le autorità valuteranno la reale natura del rapporto di lavoro, non solo la formulazione del contratto.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questo rischio di errata classificazione. Un EOR agisce come datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori in Finlandia. Gestiscono tutti gli aspetti amministrativi e legali, inclusi contratti conformi, paghe, tasse e benefici. Questo garantisce la piena conformità alle leggi sul lavoro finlandesi mentre tu gestisci le attività quotidiane del dipendente. Utilizzare un EOR è un modo sicuro per assumere in Finlandia senza dover creare una entità legale locale.

Pagare il tuo team in Finlandia comporta un sistema strutturato. Troverai che gli Accordi Collettivi di Lavoro (CBAs) svolgono un ruolo importante nella definizione di retribuzioni e condizioni di lavoro. Il processo di payroll include il calcolo dello stipendio lordo, la gestione delle detrazioni per tasse e sicurezza sociale, e l'assicurarsi di rispettare le normative finlandesi. Tutti i pagamenti ai dipendenti devono essere effettuati direttamente sul loro conto bancario. È inoltre obbligatorio fornire una busta paga con ogni pagamento.

Cicli di payroll & struttura retributiva

In Finlandia, il ciclo di payroll standard è mensile. Di solito, paghi i dipendenti l'ultimo giorno lavorativo del mese. Sebbene non esista un salario minimo nazionale stabilito dalla legge, gli CBAs stabiliscono le tariffe minime di retribuzione per la maggior parte delle industrie. Questi accordi sono fondamentali per determinare le retribuzioni corrette per i tuoi dipendenti. Se un CBA non si applica al tuo settore, devi pagare quella che è considerata una "remunerazione ragionevole" per il lavoro svolto.

Straordinari & minimi

Le leggi sul lavoro finlandesi regolano le ore di straordinario. La settimana lavorativa standard è di 40 ore. Devi ottenere il consenso di un dipendente prima che lavori straordinari. Per ogni ora che supera lo standard giornaliero, paghi un premio. Le prime due ore di straordinario giornaliero sono pagate al 150% della tariffa oraria normale. Qualsiasi ora aggiuntiva dopo di che viene compensata al 200%.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro, sei responsabile di diversi contributi obbligatori. Questi sono calcolati sulla base degli stipendi lordi dei tuoi dipendenti.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

I dipendenti in Finlandia contribuiscono alla sicurezza sociale e pagano l'imposta sul reddito. Tu trattieni queste somme direttamente dal loro salario.

La Finlandia offre un sistema solido di benefici e congedi per i dipendenti, radicato in un forte quadro di sicurezza sociale. Questo sistema garantisce un supporto completo ai dipendenti, coprendo tutto, dal generoso congedo parentale a un'assistenza sanitaria estesa. Come datore di lavoro, comprendere questi benefici è fondamentale per attrarre e trattenere i migliori talenti nel mercato finlandese. Questa guida spiega cosa è importante sapere.

Congedo obbligatorio

La legge finlandese prevede diversi tipi di congedo retribuito e non retribuito.

• Congedo annuale: I dipendenti maturano ferie retribuite in base alla loro anzianità di servizio. Per il primo anno di lavoro, si accumulano due giorni di congedo al mese. Dopo il primo anno, questo aumenta a 2,5 giorni al mese, per un totale di 30 giorni di ferie retribuite all'anno.
• Congedo per malattia: Se sei stato impiegato per almeno un mese, hai diritto alla tua piena retribuzione per i primi dieci giorni di malattia. Dopo di che, puoi ricevere benefici dall'Istituto di assicurazione sociale della Finlandia (Kela) per un massimo di 300 giorni.
• Congedo parentale: La Finlandia ha un sistema di congedo parentale generoso. Ogni genitore ha diritto a 160 giorni di congedo parentale. Un genitore in gravidanza riceve ulteriori 40 giorni di indennità di gravidanza. I genitori possono trasferire fino a 63 dei propri giorni di congedo parentale all'altro genitore.
• Congedo per formazione: Se hai lavorato per lo stesso datore di lavoro per almeno un anno, puoi prendere fino a due anni di congedo non retribuito per studio in un periodo di cinque anni.

Festività pubbliche e festività regionali

La Finlandia osserva diverse festività pubbliche durante l'anno. Se una festività pubblica cade in un giorno feriale, di solito è un giorno di riposo retribuito.

Benefici supplementari tipici

Oltre ai requisiti legali, molti datori di lavoro finlandesi offrono benefici aggiuntivi per attrarre e trattenere i dipendenti.

Come un EOR può aiutare nell'organizzazione dei benefici

Configurare e gestire i benefici per i dipendenti in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te. Un EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo team in Finlandia, assumendosi tutti gli oneri amministrativi.

Ecco come un EOR può aiutarti:

• Conformità: Un EOR garantisce che il pacchetto di benefici sia conforme a tutte le leggi sul lavoro finlandesi e agli accordi collettivi.
• Amministrazione: Gestiscono le attività quotidiane di amministrazione dei benefici, dall'iscrizione dei dipendenti alla gestione delle richieste di congedo.
• Payroll: Un EOR gestisce la retribuzione e garantisce che tutti i contributi necessari a sicurezza sociale e fondi pensione siano versati correttamente e puntualmente.
• Competenza: Hai accesso a esperti locali che conoscono il panorama dei benefici finlandese e possono aiutarti a creare un pacchetto di benefici competitivo e conforme.

Quando un rapporto di lavoro termina in Finlandia, è necessario seguire regole specifiche. Il processo è guidato dalla Employment Contracts Act per garantire equità sia per te che per il tuo dipendente. Devi avere una ragione valida e significativa per terminare un employment agreement, che può essere legata alla condotta del dipendente o alle esigenze finanziarie e produttive. Prima di prendere una decisione definitiva, devi dare al dipendente la possibilità di essere ascoltato sui motivi della cessazione. La termination notice deve essere scritta e consegnata personalmente al dipendente.

Periodi di preavviso

La durata del periodo di preavviso che devi fornire dipende da quanto tempo il dipendente ha lavorato per te. Questi sono i periodi minimi richiesti dalla legge.

Se termini un employment agreement senza rispettare il corretto periodo di preavviso, devi compensare il dipendente con la sua paga completa per quel periodo.

Anche i dipendenti hanno periodi di preavviso che devono rispettare se si dimettono.

Indennità di fine rapporto

La legge finlandese non richiede di pagare un'indennità di fine rapporto alla cessazione del rapporto di lavoro. Questo vale indipendentemente dal motivo del licenziamento o dalla durata del servizio del dipendente. Tuttavia, sei tenuto a pagare eventuali ferie maturate non ancora usufruite.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Navigare tra i dettagli della legge sul lavoro finlandese può essere complesso. Ci assicuriamo che ogni fase del processo di offboarding venga gestita correttamente.

• Documentazione: Prepariamo e consegniamo tutti i documenti necessari, incluso il written notice of termination.
• Equità procedurale: Garantiamo che il dipendente abbia l'opportunità di essere ascoltato prima che vengano prese decisioni finali, un requisito legale fondamentale.
• Pagamento finale: Calcoliamo e processiamo correttamente le ultime retribuzioni del dipendente, inclusi eventuali arretrati di ferie.
• Conformità: Rimaniamo aggiornati sulla Employment Contracts Act e su eventuali accordi collettivi applicabili per garantire che ogni cessazione sia pienamente conforme, proteggendoti da rischi legali.

Ottenere i visti e i permessi di lavoro giusti in Finlandia è semplice quando si conoscono le regole. Se non sei cittadino di un paese dell'UE, avrai bisogno di un permesso di soggiorno per lavorare. La Finlandia combina il permesso di lavoro e il permesso di soggiorno in un unico documento. Ciò significa che una volta ottenuto il permesso di soggiorno corretto, hai il diritto di lavorare. Il processo prevede di avere un'offerta di lavoro prima di fare domanda. Il tuo datore di lavoro, o un Employer of Record (EOR), svolge un ruolo chiave nel fornire i documenti necessari per la tua domanda. L'intero processo è gestito online tramite il Servizio Immigrazione Finlandese, noto come Migri.

Visti di lavoro e realtà dello sponsor

Un Employer of Record può sponsorizzare i tipi più comuni di permessi di lavoro in Finlandia. Questo rende più facile per te lavorare per un'azienda che non ha una propria entità legale nel paese.

Cosa può sponsorizzare un EOR:

• Permesso di soggiorno per una persona occupata (TTOL): Questo è il permesso standard per i dipendenti con un'offerta di lavoro in Finlandia. È flessibile e copre una vasta gamma di lavori.
• Carta Blu dell'UE: Questo permesso è riservato a professionisti altamente qualificati che soddisfano requisiti specifici di salario e istruzione. Offre un percorso verso la residenza a lungo termine nell'UE.
• Permesso per specialisti: Se sei un esperto nel tuo campo e vieni in Finlandia per un ruolo specifico, questo permesso è un'opzione a percorso rapido.

Cosa un EOR di solito non può sponsorizzare:

• Permesso di imprenditore: Questo permesso è per individui che vogliono avviare la propria attività in Finlandia. Richiede un solido piano aziendale e prova di redditività, che esula dal modello di impiego dell'EOR.
• Permesso di lavoro stagionale: Questo è per lavori temporanei in settori specifici come agricoltura o turismo. Questi permessi sono legati alla natura stagionale del lavoro.
• Permessi per contractors indipendenti: Freelancers e contractors indipendenti seguono un processo separato e non richiedono sponsorizzazione da parte del datore di lavoro.

L'aspetto chiave è che un EOR agisce come tuo datore di lavoro legale. Ciò significa che può sponsorizzare permessi per ruoli in cui sei un dipendente dell'EOR, lavorando per uno dei loro clienti.

Conformità ai viaggi d'affari

Puoi visitare la Finlandia per brevi viaggi di lavoro senza un permesso di lavoro. Un visto Schengen per affari ti permette di soggiornare fino a 90 giorni entro un periodo di 180 giorni. I cittadini di molti paesi, tra cui gli Stati Uniti, possono entrare per scopi di lavoro per un massimo di 90 giorni senza visto.

Questo tipo di viaggio è strettamente per attività legate al business. Non ti consente di lavorare.

Cosa puoi fare durante un viaggio di lavoro:

• Partecipare a riunioni interne e formazione
• Incontrare partner commerciali
• Partecipare a conferenze e seminari
• Negoziare contratti

Cosa non puoi fare:

• Impegnarti in lavori produttivi che fanno parte di un progetto o di una consegna di servizi
• Ricevere pagamento da un'azienda finlandese per il lavoro svolto
• Ricoprire un ruolo che normalmente sarebbe svolto da un residente finlandese

Se le tue attività vanno oltre la partecipazione a riunioni e coinvolgono lavori pratici, avrai bisogno di un permesso di soggiorno. Controlla sempre le regole specifiche prima di viaggiare per assicurarti di essere conforme.