Navigating working time regulations is crucial for employers operating in Finland. The Finnish Working Hours Act (Työaikalaki) provides the framework for standard working hours, overtime, rest periods, and other related aspects of employment. This legislation aims to ensure fair working conditions and protect employee well-being by setting clear limits on working time and mandating adequate rest.
Compliance with the Working Hours Act is mandatory for most employment relationships in Finland. While collective agreements (TES) can sometimes modify certain provisions, they generally build upon or enhance the minimum standards set by the Act. Understanding these regulations is essential for employers to ensure legal compliance and manage their workforce effectively.
Standard Working Hours and Workweek Structure
The standard regular working time in Finland is generally limited to a maximum of 8 hours per day and 40 hours per week. This is the most common structure, often referred to as the general working time.
However, working time can also be arranged as average working time. In this model, regular working time can exceed 8 hours per day or 40 hours per week temporarily, provided that the average regular working time over a specific averaging period (typically up to 52 weeks, depending on the collective agreement or agreement with employees) does not exceed 40 hours per week.
Some specific types of work or industries may have different standard working time arrangements defined by law or collective agreements, such as periodic work or shift work, but the core principle of limiting total working hours remains.
Overtime Regulations and Compensation Requirements
Work performed beyond the standard regular working hours defined by law or collective agreement is considered overtime. L’Employer of Record può richiedere l’EOR solo con il consenso del dipendente, che dovrebbe essere dato idealmente per ogni singola occasione o per un periodo limitato.
Ci sono limiti alla quantità di straordinari che un dipendente può svolgere. Lo straordinario è generalmente limitato a un massimo di 138 ore in un periodo di quattro mesi e un massimo di 250 ore per anno solare. Ulteriori straordinari (fino a 80 ore all’anno) possono essere possibili con un accordo locale tra l’Employer of Record e il rappresentante dei dipendenti o i dipendenti stessi.
La retribuzione degli straordinari è legalmente obbligatoria e calcolata sulla base dello stipendio orario regolare del dipendente. Le tariffe standard di compenso per gli straordinari sono:
| Tipo di straordinario | Tariffa di compenso (Incremento) |
|---|---|
| Prime 2 ore di straordinario quotidiano | 50% aumento |
| Ore di straordinario successive al giorno | 100% aumento |
| Straordinario settimanale | 50% aumento per tutte le ore |
Lo straordinario settimanale si riferisce alle ore lavorate oltre il massimo settimanale regolare (ad esempio, 40 ore) che non sono già compensate come straordinario giornaliero. La retribuzione per gli straordinari può essere concordata convertendo il pagamento in ferie pagate invece che in denaro, con il tempo libero equivalente al tasso di retribuzione (ad esempio, 1,5 ore di ferie per 1 ora di straordinario al 50%, 2 ore di ferie per 1 ora di straordinario al 100%).
Rest Periods and Break Entitlements
Assicurare un riposo adeguato è una componente chiave della legge finlandese sul tempo di lavoro. I dipendenti hanno diritto a specifici periodi di riposo:
- Pausa giornaliera: Se la giornata lavorativa supera le 6 ore, il dipendente ha diritto a una pausa di almeno 30 minuti durante la giornata lavorativa. Questa pausa è generalmente non retribuita e i dipendenti sono liberi di lasciare il luogo di lavoro. Gli accordi collettivi possono prevedere pause retribuite o altre modalità.
- Periodo di riposo giornaliero: I dipendenti devono usufruire di un periodo di riposo ininterrotto di almeno 11 ore tra un giorno di lavoro e l’altro. Ci sono eccezioni limitate per alcuni tipi di lavoro o situazioni, ma la regola generale è di 11 ore.
- Periodo di riposo settimanale: I dipendenti hanno diritto a un periodo di riposo settimanale ininterrotto di almeno 35 ore una volta ogni sette giorni. Questo periodo di riposo dovrebbe idealmente includere la domenica. Se la natura del lavoro o le condizioni del luogo di lavoro impediscono un periodo di riposo settimanale di 35 ore, può essere possibile un periodo più breve (almeno 24 ore), ma il dipendente deve essere compensato con giorni di ferie retribuite aggiuntivi equivalenti alle ore di riposo mancanti entro un periodo di 14 giorni.
Night Shift and Weekend Work Regulations
Il lavoro svolto tra le 23 e le 6 è generalmente considerato lavoro notturno. Sebbene sia consentito, la legge sul working hours includes specific provisions regarding its arrangement and the health and safety of employees performing it. Regular working time for night work should be averaged over a period not exceeding 7 days, and the average should not exceed 8 hours per 24-hour period. Collective agreements often contain more detailed rules and potential compensation for night work.
Il lavoro svolto la domenica o durante i giorni festivi è generalmente consentito solo se la natura del lavoro o le esigenze del luogo di lavoro lo rendono necessario. Il lavoro svolto la domenica o nei giorni festivi deve essere compensato con un aumento del 100% dello stipendio regolare del dipendente. Questa retribuzione domenicale è separata e aggiuntiva a qualsiasi compenso di straordinario che potrebbe essere dovuto anche se le ore lavorate di domenica superano i limiti del tempo di lavoro regolare.
Obblighi di registrazione del tempo di lavoro per i datori di lavoro
I datori di lavoro in Finlandia hanno l’obbligo legale di mantenere registri dettagliati delle ore di lavoro dei propri dipendenti. Questa registrazione deve mostrare accuratamente le ore di lavoro regolare, le ore di straordinario, le ore di lavoro notturno, le ore di lavoro domenicale, e la retribuzione pagata per queste ore o il tempo libero concesso in alternativa.
I registri devono essere aggiornati e disponibili per ispezione da parte del dipendente interessato e delle autorità del lavoro. I registri servono come prova di conformità con la Working Hours Act e gli accordi collettivi e sono essenziali per il calcolo delle retribuzioni e delle indennità corrette. I datori di lavoro devono conservare questi registri per almeno l’anno solare corrente più i due anni solari precedenti. Una registrazione accurata del tempo di lavoro è un requisito fondamentale per garantire conformità e trasparenza nel rapporto di lavoro.
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