Employer of Record in Giappone

Il Giappone ha uno dei mercati del lavoro più unici al mondo in quanto la sua popolazione in età lavorativa è in calo, e questa tendenza dovrebbe continuare nel corso dei prossimi decenni. Per questa ragione, le aziende straniere che vogliono entrare nel mercato dell’Asia orientale possono trasferire i lavoratori in Giappone, poiché il Giappone incoraggia le imprese straniere a migliorare la propria economia.

I lavoratori giapponesi sono altamente istruiti e qualificati, e ciò rende l’assunzione internazionale attraente; tuttavia, la disoccupazione in Giappone è attualmente intorno al 2,6%, e il Giappone ha un alto livello di sicurezza del lavoro, il che significa che i dipendenti non cercano altre opportunità. Tutti questi fattori insieme rendono più difficile attrarre talento locale.

Vuol dire che il mercato del lavoro giapponese è fuori dalla portata dei paesi stranieri? Assolutamente no, perché queste sfide creano anche lo spazio per trovare gemme rare tra i dipendenti giapponesi o per trasferire uno dei vostri migliori lavoratori. Il Giappone ha un’ottima qualità della vita, e questo rappresenta un grande motivo di attrazione per i dipendenti interessati a trasferirsi.

Il Giappone è un mercato del lavoro “employee-first”. Mantengono un controllo rigoroso sulle leggi occupazionali e sulle condizioni di lavoro. Infatti, tutta la loro cultura attribuisce grande valore alla conformità alle leggi. Per questo motivo, un Employer of Record (EOR) in Giappone vi offrirà maggiore flessibilità rispetto a se cercaste di entrare in questo mercato da soli.

Fornendo la base legale, nonché il payroll, le tasse, i benefici per i dipendenti e la piena conformità ai contratti di lavoro giapponesi, si occuperanno delle sfide legate alla navigazione delle leggi locali sul lavoro.

Per una gestione completa della relazione, potete esplorare servizi come Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record). Ti aiuteranno ad assumere un dipendente così da poter occuparti delle attività quotidiane del processo di espansione.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Giappone

Utilizzare un EOR in Giappone semplifica l’assunzione. Ecco come funziona:

1. Trovi il candidato. Recluti il talento che desideri assumere in Giappone.
2. L’EOR assume il tuo candidato. L’EOR assume legalmente il dipendente per tuo conto tramite un contratto di lavoro locale e conforme.
3. Inizia l’onboarding. L’EOR gestisce l’intero processo di onboarding. Questo include la gestione di tutta la documentazione necessaria per il nuovo assunto. Questo processo richiede tra 1-3 settimane per i dipendenti giapponesi, e fino a 3 mesi per i dipendenti stranieri.
4. La gestione quotidiana spetta a te. Il dipendente lavora per la tua azienda. Gestisci le sue attività e responsabilità quotidiane.
5. L’EOR si occupa di HR e Payroll. L’EOR si prende cura di tutte le attività amministrative HR. Gestiscono il payroll, le tasse e i contributi sociali secondo le normative giapponesi. Ricevi una singola fattura mensile.

Perché utilizzare un Employer of Record in Giappone

Utilizzare un EOR in Giappone rende l’espansione globale più semplice e rapida. Elimina il principale ostacolo di stabilire una entità legale nel paese, che può essere un processo lungo e costoso. Invece di operare come datore di lavoro diretto, l’azienda che assume può costruire rapidamente un team assicurandosi di rispettare pienamente le normative occupazionali.

Ecco alcuni benefici chiave:

• Entrare nel mercato più velocemente. Assumi i dipendenti e avvia le operazioni in giorni, non mesi.
• Garantire piena conformità. Gli EOR sono esperti in diritto del lavoro giapponese. Assicurano che le tue pratiche di assunzione rispettino tutti i requisiti legali per contratti, benefici e protezioni. Ciò include la navigazione nei sistemi di assicurazione sanitaria, pensione e assicurazione contro la disoccupazione, di cui puoi saperne di più presso il Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Ridurre i Costi. Evita i costi elevati associati all’istituzione e alla gestione di una entità legale in Giappone.
• Semplificare HR e amministrazione. L’EOR si occupa di tutto il sistema di payroll, trattenuta fiscale e amministrazione dei benefici. Questo ti permette di dedicare più tempo ai tuoi obiettivi di business.
• Offrire benefici competitivi. Attira e trattieni i migliori talenti offrendo loro pacchetti di benefici competitivi e conformi alle normative locali.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Giappone includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Giappone.

Il mercato del lavoro giapponese è altamente competitivo e fortemente tutelato dalle normative sul lavoro del Giappone. Dall'inizio alla fine, le aziende straniere devono sapere che queste normative verranno applicate rigorosamente, soprattutto per quanto riguarda i licenziamenti. Ad esempio, la mancata osservanza delle procedure di licenziamento può costare alle aziende straniere diversi mesi di indennità.

I contratti di lavoro sono strutturati attorno a certe clausole obbligatorie, e la loro omissione può anche comportare problemi con le autorità locali.

Se stai trasferendo un dipendente in Giappone, saranno applicate e applicate le leggi sull'immigrazione. Sono molto rigidi su questi processi. Quindi, sebbene incoraggino gli affari esteri, non lo fanno rischiando la conformità all'immigrazione. Queste regole possono essere molto più complesse di quanto tu possa immaginare, quindi avrai bisogno di aiuto per navigarle.

Se stai assumendo in Giappone per la prima volta, sii consapevole delle sfide perché possono fare o distruggere la tua strategia di assunzione internazionale per il Giappone.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Sebbene tu possa avere un accordo verbale, il contratto di lavoro scritto è lo standard in Giappone. Offre chiarezza e aiuta te e il tuo dipendente a comprendere i termini di assunzione. Devi fornire per iscritto alcuni termini chiave dell’impiego.

Ecco le clausole essenziali da includere:

• Durata del contratto: Specificare se il contratto è a termine fisso o indefinito.
• Luogo di lavoro e responsabilità: Descrivere chiaramente le responsabilità del lavoro e il luogo di svolgimento.
• Orari di lavoro: Dettagliare gli orari di inizio e fine, le pause e eventuali aspettative di straordinario.
• Salari: Spiegare come si calcolano e si versano i salari, comprese le date di pagamento.
• Licenziamento: Illustrare i motivi e le procedure per terminare il rapporto di lavoro.
• Rinnovi: Per i contratti a termine fisso, specificare i criteri di rinnovo.

Periodi di prova

In Giappone, puoi includere un periodo di prova nel tuo contratto di lavoro. Questo periodo permette di valutare le competenze e l'idoneità di un nuovo dipendente.

• Durata tipica: I periodi di prova normalmente durano da tre a sei mesi.
• Licenziamento: Hai maggiore discrezionalità nel terminare un contratto di lavoro durante il periodo di prova.
• Preavviso: Se il dipendente ha lavorato per più di 14 giorni, devi fornire un preavviso di 30 giorni per il licenziamento.

Orari di lavoro & straordinario

La settimana lavorativa standard in Giappone è di 40 ore, con un massimo di otto ore al giorno.

• Straordinario: Qualsiasi lavoro oltre queste ore è considerato straordinario.
• Pagamento straordinario: Devi pagare un premio per le ore di straordinario.
• Lavoro notturno: Il lavoro tra le 22:00 e le 5:00 richiede anche un pagamento aggiuntivo.

Ecco una semplice panoramica delle tariffe di pagamento per lo straordinario:

Festività nazionali e regionali

Il Giappone ha 17 festività nazionali nel 2026. Se una festività nazionale cade di domenica, il lunedì seguente diventa una festività.

Ecco una lista delle festività giapponesi per il 2026:

Assunzione di Contractors in Giappone

Puoi anche assumere Contractors indipendenti in Giappone. Questa può essere una modalità flessibile per accedere a competenze specializzate. Tuttavia, devi fare attenzione alla classificazione dei lavoratori.

Un Contractor indipendente:

• Lavora senza la tua supervisione diretta.
• Può accettare o rifiutare progetti.
• Determina i propri metodi di lavoro e orari.
• È responsabile della propria dichiarazione dei redditi da attività.

Una errata classificazione di un dipendente come contractor può portare a conseguenze gravi, inclusi multe e pagamento arretrato di tasse e contributi previdenziali.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare questo rischio. Un EOR agisce come il datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori in Giappone. Questo significa che gestisce tutti i compiti legali e amministrativi, tra cui:

• Redazione di contratti di lavoro conformi alle normative.
• Gestione delle buste paga e delle tasse.
• Garantire la conformità alle leggi sul lavoro locali.

Usare un EOR ti permette di assumere in Giappone senza dover configurare una entità locale, risparmiando tempo e riducendo i rischi legali.

In Giappone, gestire la retribuzione e la busta paga significa comprendere un sistema strutturato con regole specifiche. Troverai che cose come i calendari di pagamento, le tasse e i contributi sociali sono piuttosto definiti. Questo sistema assicura che sia te che i tuoi dipendenti sappiate cosa aspettarvi. È una parte fondamentale per gestire un team conforme e felice nel paese.

Cicli di paga & struttura salariale

In Giappone, di solito paghi i tuoi dipendenti una volta al mese. Il giorno di pagamento più comune è il 25 del mese. Se quel giorno è un giorno festivo, il pagamento avviene il giorno lavorativo prima. Sebbene la paga mensile sia standard, puoi anche scegliere di pagare settimanalmente o quindicinalmente se ciò si adatta meglio alla tua azienda.

Gli stipendi dei tuoi dipendenti avranno una chiara suddivisione del loro salario lordo e di eventuali detrazioni. Molte aziende in Giappone offrono anche un'indennità di trasporto per coprire le spese di spostamento. È una pratica comune, anche se non obbligatoria per legge. I bonus sono anche una grande parte della struttura salariale, spesso pagati due volte all'anno, in estate e in inverno.

Straordinari & minimi

Le ore di lavoro standard in Giappone sono otto al giorno e 40 alla settimana. Se i tuoi dipendenti lavorano più di questo, devi pagarli per le ore di straordinario. La tariffa esatta per le ore di straordinario sarà indicata nel loro contratto di lavoro.

Il salario minimo in Giappone varia a seconda della prefettura, quindi è importante conoscere la tariffa specifica per la tua zona. Per esempio, Tokyo ha un salario minimo più alto rispetto ad altre aree. Questi minimi sono stabiliti dal governo e vengono aggiornati periodicamente.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro in Giappone, sei responsabile di diversi contributi sulla busta paga. Questi sono per i sistemi di assicurazione sociale e del lavoro che beneficiano i tuoi dipendenti.

Tasse e detrazioni per i dipendenti

I tuoi dipendenti vedranno anche diverse detrazioni sulle loro buste paga. Sei tenuto a trattenere queste somme dagli stipendi e a pagarle al governo.

In Giappone, troverai una solida base di congedi e benefici per i dipendenti. Il sistema garantisce alle persone di avere del tempo libero per riposarsi e osservare le tradizioni culturali. Offre anche una rete di sicurezza attraverso l'assicurazione sociale obbligatoria. Questo approccio contribuisce a creare una forza lavoro stabile e sana.

Congedo obbligatorio

La legge giapponese prevede diversi tipi di congedo per i dipendenti.

• Congedo annuale: Hai diritto a un periodo di congedo retribuito in base alla durata del lavoro svolto. Inizia con 10 giorni dopo sei mesi di impiego continuativo. Questo numero aumenta ogni anno, raggiungendo un massimo di 20 giorni dopo 6,5 anni di servizio. I datori di lavoro devono assicurarsi che tu prenda almeno cinque dei tuoi giorni di congedo retribuito a cui hai diritto ogni anno.
• Congedo di maternità e paternità: Le nuove madri ricevono 14 settimane di congedo di maternità retribuito. I padri possono prendere fino a quattro settimane di congedo retribuito entro otto settimane dalla nascita del bambino.
• Congedo di cura: Dopo il congedo di maternità o paternità, uno dei genitori può prendere un congedo di cura fino al compimento del primo anno di età del bambino. Questo può essere prolungato se si rispettano determinate condizioni.
• Congedo di assistenza: Puoi prendere un periodo di assenza per assistere un familiare con una condizione di salute a lungo termine.
• Congedo per malattia: Il Giappone non ha una politica nazionale di congedo di malattia obbligatorio. Se sei malato, in generale si aspetta che tu utilizzi il tuo congedo annuale retribuito. Tuttavia, molte aziende offrono un certo congedo di malattia come beneficio aggiuntivo.

Festività pubbliche & festività regionali

Il Giappone ha 16 festività pubbliche nazionali. Se una festività cade di domenica, il lunedì successivo diventa festività pubblica.

Il Giappone ha anche alcuni periodi di festività principali:

• Golden Week: Una serie di quattro festività nazionali a fine aprile e inizio maggio.
• Silver Week: Una serie di festività a settembre.
• Obon: Sebbene non sia una festività ufficiale, molte aziende chiudono per questa festa di metà agosto in onore degli antenati.

Benefici supplementari tipici

Molte aziende in Giappone offrono benefici oltre i requisiti legali per attrarre e fidelizzare i talenti.

Come può aiutare un EOR nell’organizzazione dei benefici

Organizzare un pacchetto di benefici competitivo e conforme in un nuovo Paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te.

Un EOR ha già una entità legale in Giappone. Ciò significa che può assumere dipendenti per tuo conto e gestire tutte le attività locali di HR.

Ecco come un EOR aiuta con i benefici:

• Conformità: Assicuriamo che il tuo pacchetto di benefici rispetti tutti i requisiti legali del Giappone.
• Esperienza Locale: Conosciamo il mercato locale e quali benefici si aspettano i candidati. Questo ti aiuta a offrire un pacchetto competitivo che attragga i migliori talenti.
• Gestione: Gestiamo l’intero processo di amministrazione dei benefici. Ciò include l’iscrizione dei dipendenti alle assicurazioni sociali e la gestione di eventuali benefici aggiuntivi che decidi di offrire.
• Semplicità: Ricevi una sola fattura semplice per tutti i costi di impiego, inclusi salari e benefici. Noi ci occupiamo del resto.

Utilizzare un EOR ti fa risparmiare tempo e riduce i rischi. Puoi concentrarti sugli obiettivi della tua azienda mentre noi ci occupiamo delle complessità dell’impiego locale.

Parliamo di cessazione del rapporto di lavoro in Giappone. È un processo che richiede attenzione e comprensione delle leggi e delle usanze locali. Le leggi sul lavoro giapponesi proteggono i dipendenti, quindi non è possibile licenziare qualcuno senza una valida motivazione. Il processo è strutturato, e è necessario seguire passi specifici per garantire che tutto venga gestito correttamente.

Periodi di preavviso

Quando decidi di terminare un dipendente, devi fornire almeno 30 giorni di preavviso. Questo è un requisito legale ai sensi della Labor Standards Act del Giappone.

In alternativa, puoi scegliere di pagare al dipendente il suo stipendio medio per 30 giorni, anziché farlo lavorare durante quel periodo. Questo è spesso chiamato pagamento in lieu of notice. Se ad esempio dai 10 giorni di preavviso, devi pagare per i rimanenti 20 giorni.

Ci sono alcune eccezioni alla regola dei 30 giorni di preavviso. Una riguarda casi di grave cattiva condotta del dipendente. Un’altra è se un disastro naturale o un evento inevitabile rende impossibile continuare l’attività.

Indennità di fine rapporto

La legge giapponese non ti obbliga a pagare un’indennità di fine rapporto a un dipendente licenziato. Tuttavia, è una pratica comune. Molte aziende scelgono di offrire un pacchetto di indennità.

Perché? Offrire un’indennità può rendere la partenza più fluida. Spesso viene usata per incoraggiare un dipendente a dimettersi volontariamente, il che può essere una soluzione più amichevole rispetto al licenziamento. L’importo dell’indennità può variare, ma è spesso equivalente a diversi mesi di stipendio.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

In Rivermate, ci assicuriamo che ogni cessazione venga gestita nel pieno rispetto della legge giapponese. Guidiamo te in tutto il processo, passo dopo passo.

Ecco come aiutiamo:

• Documentazione: Lavoriamo con te per assicurarci che tutte le motivazioni per la cessazione siano ben documentate. Questo è fondamentale in caso di licenziamento per giusta causa, come scarsa performance.
• Preavviso e Pagamento: Gestiamo i requisiti relativi al periodo di preavviso, sia fornendo i 30 giorni di preavviso interi sia organizzando il pagamento in lieu of notice.
• Transizione Fluida: Gestiamo la busta paga finale e tutta la documentazione necessaria per l’offboarding.
• Comunicazione Chiara: Ti aiutiamo a comunicare la decisione con rispetto e chiarezza, cosa importante nella cultura aziendale giapponese.

Il nostro obiettivo è rendere il processo il più chiaro e semplice possibile. Ti aiutiamo a navigare tra le complessità della legge giapponese sul lavoro per garantire un’uscita conforme e equa dei tuoi dipendenti.

Ottenere un visto per lavorare in Giappone comporta alcuni passaggi chiave. Il processo è chiaro, ma richiede una preparazione accurata. Il tuo datore di lavoro in Giappone inizierà ottenendo un Certificato di Idoneità (COE) per te. Questo documento è essenziale. Dimostra che soddisfi i requisiti per entrare e lavorare nel paese. Una volta rilasciato il COE, puoi presentare domanda per il visto di lavoro presso l'ambasciata o il consolato giapponese nel tuo paese. Il Giappone offre quasi 30 tipi di permessi di lavoro e visti a lungo termine, ciascuno legato a categorie di lavoro specifiche.

Visti di lavoro e realtà sui sponsorship

Un Employer of Record (EOR) può essere il tuo datore di lavoro legale in Giappone, gestendo paghe, tasse e risorse umane. Questa è una soluzione pratica se la tua azienda non ha una entità legale in Giappone. L'EOR sponsorizzerà il tuo visto di lavoro, il che significa che si occuperà della domanda per il tuo Certificato di Idoneità.

Cosa può normalmente sponsorizzare un EOR:

• Visti di lavoro generali: Questi sono per professionisti in settori come ingegneria, discipline umanistiche e servizi internazionali. È uno dei percorsi più comuni.
• Visti per lavoratori qualificati: Per persone con competenze specifiche in determinati settori.
• Visti per trasferimenti intra-aziendali: Se ti stai trasferendo da un ufficio estero a una filiale giapponese della stessa azienda, un EOR può facilitare questa operazione.

Cosa un EOR non può sponsorizzare:

• Visto per professionisti altamente qualificati: Questo visto utilizza un sistema basato sui punti ed è riservato a individui con qualifiche avanzate. Sebbene un EOR possa assistere nella domanda, l'idoneità dipende molto dalle qualifiche personali, come il background accademico, l’esperienza lavorativa e lo stipendio.
• Visto start-up: Questo visto è per imprenditori che vogliono avviare un'attività in Giappone ed è generalmente fuori dal campo di servizi di un EOR.

La realtà è che un EOR semplifica il processo per molte categorie di visti di lavoro comuni. Possiedono l’esperienza locale per navigare la burocrazia e i requisiti legali, rendendo il tuo trasferimento in Giappone più agevole.

Conformità ai viaggi d’affari

Per viaggi d’affari a breve termine, potresti non aver bisogno di un visto. Il Giappone ha accordi con oltre 60 Paesi che consentono l’ingresso senza visto per un massimo di 90 giorni. Ciò include paesi come Stati Uniti, Regno Unito, Canada e Australia.

Cosa puoi fare durante una visita d’affari a breve termine:

• Partecipare a riunioni e conferenze
• Condurre ricerche di mercato
• Impegnarsi in attività di business non retribuite

Limitazioni importanti:

• Non puoi svolgere lavori retribuiti per una società giapponese.
• Devi avere un biglietto di ritorno o di proseguimento del viaggio.

Se la tua nazionalità richiede un visto per visite di breve durata, dovrai fare domanda presso un’ambasciata o consulate giapponese prima di partire. I documenti richiesti di solito includono:

• Un passaporto in corso di validità
• Un modulo di domanda di visto compilato
• Una foto recente formato passaporto
• Una lettera di invito da un’azienda giapponese
• Il programma di viaggio