Contratti di lavoro in Giappone

Navigating employment law is crucial when hiring in Japan. A well-drafted employment agreement, known as a koyo keiyaku (雇用契約), forms the foundation of the working relationship between an employer and an employee. These agreements must comply with the Labor Standards Act and other relevant regulations, ensuring clarity on terms and conditions such as wages, working hours, and termination procedures. Understanding the nuances of Japanese employment contracts is essential for ensuring compliance and fostering a stable work environment for both local and international employees.

Japanese employment law provides a framework that balances employer needs with employee protections. While there is flexibility in structuring certain aspects of the employment relationship, specific mandatory terms must always be included in the written agreement or a separate document provided to the employee. Adhering to these requirements is not just a legal obligation but also a best practice that helps prevent disputes and ensures smooth operations when employing staff in Japan.

Types of Employment Agreements

In Japan, the primary distinction between employment agreements lies in the duration of the contract. The two main types are indefinite-term contracts and fixed-term contracts.

Indefinite-Term Contracts (Seishain - 正社員): These are the most common type of employment for regular employees. They do not have a specified end date and continue until terminated by either party according to legal procedures or mutual agreement. Employees on indefinite contracts generally have stronger legal protections regarding dismissal.
Fixed-Term Contracts (Yuki Koyo Keiyaku - 有期雇用契約): These contracts have a predetermined end date. They are often used for specific projects, temporary roles, or for part-time employees. The maximum duration for a fixed-term contract is generally three years, though there are exceptions for certain highly skilled professionals or employees aged 60 or older, where the maximum can be five years. Under the "Rule of 5 Years" (also known as the "Mujaki Rule"), if a fixed-term employee's contract is renewed repeatedly for a total period exceeding five years, the employee has the right to request conversion to an indefinite-term contract, which the employer must accept unless there are justifiable reasons to refuse.

Tipo di contratto	Durata	Casi d'uso tipici	Caratteristica chiave
Indefinito	Nessuna data di fine	Posizioni regolari e permanenti	Protezioni più forti per i dipendenti, nessun rinnovo
A termine	Data di fine specificata	Progetti, ruoli temporanei, part-time	Max 3 anni (generalmente), possibilità di rinnovo

Clausole essenziali richieste nei contratti di lavoro

La legge giapponese obbliga i datori di lavoro a fornire ai dipendenti un documento scritto che specifichi alcuni termini e condizioni chiave dell’impiego. Sebbene un contratto scritto completo sia comune, almeno, deve essere fornita una "Lettera di Condizioni di Lavoro" (労働条件通知書 - Rodo Joken Tsūchisho). I seguenti termini sono obbligatori e devono essere chiaramente indicati:

Periodo di validità del contratto (se a termine)
Luogo di lavoro
Mansioni
Orari di inizio e fine, pause, festività e ferie
Regole sui turni (se applicabile)
Determinazione, calcolo e modalità di pagamento del salario; periodo di paga; date di pagamento
Regole su dimissioni e licenziamenti (inclusi i motivi di licenziamento)
Regole sulla pensione (se applicabile)
Regole sulla sospensione temporanea (se applicabile)

Oltre a questi elementi obbligatori, è altamente consigliato includere altre clausole importanti come:

Dettagli sul periodo di prova
Dettagli su bonus e indennità
Dettagli su assicurazioni sociali e assicurazioni sul lavoro
Obblighi di riservatezza
Diritti di proprietà intellettuale
Clausole di non concorrenza (se applicabili e applicabili)
Formazione ed educazione
Procedure disciplinari

Periodo di prova

Il periodo di prova (shoyo kikan - 試用期間) è una pratica comune in Giappone per valutare l’idoneità di un nuovo dipendente al ruolo. Sebbene non sia legalmente obbligatorio, è quasi sempre incluso nei contratti di lavoro.

Durata tipica: Il periodo di prova più comune è di tre mesi. Tuttavia, periodi fino a sei mesi sono frequentemente usati e generalmente considerati ragionevoli. Periodi più lunghi potrebbero essere consentiti a seconda della natura del lavoro, ma periodi di prova eccessivamente lunghi (ad esempio un anno o più) possono essere considerati invalidi dai tribunali.
Licenziamento durante il periodo di prova: La risoluzione durante il periodo di prova è generalmente più facile rispetto al licenziamento di un dipendente con contratto a tempo indeterminato dopo il periodo di prova. Tuttavia, non è automatico né senza motivo. Il datore di lavoro deve comunque dimostrare un motivo giustificato, come scarse performance o cattiva condotta, e fornire almeno 30 giorni di preavviso o pagamento in sostituzione del preavviso se il dipendente è stato impiegato per più di 14 giorni. Se impiegato per 14 giorni o meno, non è richiesto preavviso.
Estensione: I periodi di prova possono essere talvolta estesi se la valutazione iniziale è inconcludente, purché questa possibilità sia prevista nel contratto di lavoro o nelle regole aziendali e l’estensione sia di durata ragionevole.

Clausole di riservatezza e non concorrenza

Le clausole di riservatezza e non concorrenza sono importanti per proteggere gli interessi aziendali.

Riservatezza: Le clausole che richiedono ai dipendenti di mantenere riservate le informazioni aziendali durante e dopo l’impiego sono generalmente applicabili in Giappone. Queste clausole dovrebbero definire chiaramente cosa costituisce informazione riservata.
Non concorrenza: Le clausole di kyogo higai kinshi gimu - 競業避止義務 limitano un dipendente dal lavorare per un concorrente o avviare un’attività concorrente dopo aver lasciato l’azienda. La loro applicabilità in Giappone non è assoluta ed è soggetta a revisione giudiziaria. I tribunali valuteranno la ragionevolezza della clausola basandosi su diversi fattori:
- Ambito di restrizione: L’area geografica, la durata e l’ambito delle attività commerciali soggette a restrizione devono essere ragionevoli.
- Durata: Il periodo di restrizione dovrebbe essere limitato, generalmente sei mesi fino a un anno è considerato ragionevole, anche se periodi più lunghi potrebbero essere confermati in circostanze specifiche (ad esempio ruoli altamente specializzati).
- Area geografica: La restrizione dovrebbe essere limitata all’area in cui l’azienda svolge effettivamente attività o dove è probabile la concorrenza.
- Compenso: Pur non essendo strettamente obbligatorio, fornire un compenso al dipendente durante il periodo di non concorrenza aumenta significativamente le possibilità che la clausola venga applicata.
- Interesse legittimo: Il datore di lavoro deve dimostrare un interesse legittimo da proteggere, come segreti commerciali o informazioni riservate sui clienti.

Clausole troppo ampie in ambito, durata o area geografica, o che limitano gravemente la capacità del dipendente di trovare lavoro, sono probabilmente considerate invalide dai tribunali poiché possono essere viste come una violazione del diritto del dipendente di scegliere la propria professione.

Modifica e cessazione del contratto: requisiti

La modifica o la cessazione di un contratto di lavoro in Giappone richiede il rispetto di procedure legali specifiche.

Modifica: La modifica unilaterale di un contratto di lavoro da parte del datore di lavoro generalmente non è permessa, a meno che il cambiamento non sia basato su un accordo valido con il dipendente o ricada in eccezioni specifiche relative a modifiche nelle regole di lavoro. Cambiamenti significativi alle condizioni di lavoro richiedono tipicamente il consenso individuale del dipendente. Tuttavia, se il datore di lavoro rivede le Shugyo Kisoku - 就業規則 (Regole di lavoro) e le modifiche sono considerate ragionevoli e comunicate correttamente, possono talvolta vincolare i dipendenti anche senza consenso individuale, anche se ciò è soggetto a interpretazioni legali rigorose.
Cessazione (Licenziamento): Licenziare un dipendente in Giappone è notoriamente difficile a causa delle forti protezioni legali contro licenziamenti ingiusti. I datori di lavoro devono avere "motivi oggettivamente ragionevoli" e il licenziamento deve essere considerato "appropriato in termini di società in generale." Questo standard elevato significa che performance scadenti o comportamenti minori da soli potrebbero non essere sufficienti per un licenziamento immediato.
- Periodo di preavviso: Salvo casi di grave cattiva condotta o altre eccezioni specifiche approvate dall’Ufficio di Ispezione delle Norme sul Lavoro, il datore di lavoro deve fornire almeno 30 giorni di preavviso prima di licenziare un dipendente. In alternativa, può pagare al dipendente salari medi per il periodo di preavviso di 30 giorni.
- Motivi di licenziamento: I motivi accettabili legalmente sono limitati e tipicamente includono grave cattiva condotta (ad esempio furto, violenza), violazioni sostanziali delle regole aziendali o circostanze inevitabili come la ridondanza (che richiede il rispetto di criteri rigorosi, inclusa l’esplorazione di alternative al licenziamento).
- Contratti a termine: La cessazione di un contratto a termine prima della sua scadenza è generalmente consentita solo in presenza di circostanze inevitabili. Alla scadenza di un contratto a termine, il rapporto di lavoro si conclude automaticamente, salvo rinnovo. Tuttavia, se il contratto è stato rinnovato ripetutamente o si prevede un rinnovo, il datore di lavoro potrebbe comunque aver bisogno di motivi giustificabili per non rinnovare.
Dimissioni: I dipendenti possono dimettersi secondo i termini del contratto o delle regole aziendali, di solito fornendo preavviso (spesso due settimane per contratti a tempo indeterminato, anche se le regole aziendali possono prevedere periodi più lunghi fino a 30 giorni).

Garantire la conformità a queste normative è fondamentale per le aziende che operano in Giappone. Collaborare con esperti esperti di diritto del lavoro giapponese può aiutare a redigere accordi conformi e a gestire situazioni lavorative complesse.