Employer of Record in Zambie

Un Employer of Record (EOR) en Zambie est une société qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe en Zambie sans créer une entité locale, ce qui peut être un processus complexe et coûteux. Un EOR, comme Rivermate, gère toutes les tâches juridiques et RH liées à l'emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail locales. Vous gérez le travail quotidien de votre équipe, tandis que l'EOR s'occupe de l'aspect administratif.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Zambie

L'utilisation d'un EOR en Zambie simplifie le processus d'embauche des employés. Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent : Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Zambie.
2. L'EOR embauche votre candidat : L'entité locale de l'EOR en Zambie embauche légalement l'employé. Il devient l'employeur officiel.
3. Contrats conformes : L'EOR rédige un contrat de travail conforme aux lois du travail zambiennes. Ces lois sont supervisées par le Ministère du Travail et de la Sécurité Sociale (https://www.mlss.gov.zm/).
4. Intégration : L'EOR gère le processus d'intégration, y compris toutes les inscriptions nécessaires auprès des autorités locales.
5. Paie et taxes : L'EOR traite la paie mensuelle en Kwacha zambien. Ils gèrent également toutes les déductions fiscales, comme le Pay As You Earn (PAYE), et les reversent à l'Autorité fiscale zambienne (https://www.zra.org.zm/).
6. Sécurité sociale : L'EOR gère les cotisations à l'Autorité nationale de pension (NAPSA).
7. Vous gérez le travail : Vous dirigez les tâches quotidiennes et responsabilités de votre employé, comme pour tout autre membre de votre équipe.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Zambie

Utiliser un EOR en Zambie offre une manière simple de développer votre équipe dans le pays. Cela vous permet d'entrer sur le marché rapidement et légalement, sans l'investissement majeur de créer une société locale.

Voici quelques avantages clés :

• Rapidité : Vous pouvez embaucher des employés et commencer les opérations beaucoup plus rapidement que si vous établissiez votre propre entité légale.
• Conformité : Les EOR sont des experts en droit du travail zambien. Ils veillent à ce que vous respectiez toutes les exigences légales pour l'emploi, réduisant ainsi votre risque de sanctions ou de problèmes juridiques.
• Économies : Créer et maintenir une société dans un autre pays est coûteux. Un EOR vous aide à éviter ces coûts importants.
• Concentrez-vous sur votre activité : Avec l'EOR qui gère l'administration RH et juridique, vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux principaux et la gestion de votre équipe.
• Flexibilité : Un EOR vous permet d'embaucher un ou plusieurs employés, vous offrant la flexibilité d'ajuster la taille de votre équipe selon vos besoins.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Zambie comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Zambie.

Recruter en Zambie offre une opportunité de exploiter une économie en croissance avec un vivier de talents diversifié. Les secteurs clés tels que l'exploitation minière, l'agriculture, la finance et la construction stimulent la demande de professionnels qualifiés. Cependant, réussir à embaucher en Zambie nécessite de comprendre les lois locales en matière d'emploi afin de garantir votre conformité. La Loi sur le Code de l'Emploi est la législation principale qui régit l'emploi, il est donc important de connaître ses exigences.

Contrats de travail et clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé en Zambie, un contrat écrit est requis pour toute relation d'emploi d'une durée de six mois ou plus. Il est fortement recommandé d'avoir un contrat écrit pour tous les employés afin d'assurer la clarté.

Vos contrats de travail doivent inclure les clauses suivantes :

• Noms de vous-même et de votre employé
• Date de début de l'emploi
• Titre du poste et description des tâches
• Lieu de travail
• Horaires de travail
• Salaire et modalités de paiement
• Droits aux congés (annuels, maladie, etc.)
• Période de préavis en cas de résiliation

Périodes de probation

En Zambie, vous pouvez inclure une période de probation dans un contrat de travail pour évaluer l'adéquation d'un nouvel employé au poste.

• La période de probation initiale peut durer jusqu'à trois mois.
• Vous pouvez la prolonger de trois mois supplémentaires, mais la période totale de probation ne peut excéder six mois.
• Pendant la période de probation, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat avec un préavis de 24 heures.
• Vous devez informer l'employé par écrit s'il a réussi sa période de probation avant sa fin.
• Si vous ne fournissez pas de confirmation écrite ou de résiliation, l'employé est automatiquement confirmé dans son poste.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires de travail standard en Zambie sont de huit heures par jour, avec un maximum de 48 heures par semaine.

Jours fériés & régionaux

Vos employés en Zambie ont droit à un congé payé lors des jours fériés. Voici les jours fériés pour 2024 :

• 1er janvier : Jour de l'An
• 8 mars : Journée internationale des femmes
• 12 mars : Journée de la Jeunesse
• 29 mars : Vendredi Saint
• 30 mars : Samedi Saint
• 1er avril : Lundi de Pâques
• 28 avril : Anniversaire de Kenneth Kaunda
• 1er mai : Fête du Travail
• 25 mai : Fête de l'Afrique
• Juillet (premier lundi) : Fête des Héros
• Juillet (jour après la Fête des Héros, mardi) : Fête de l'Unité
• Août (premier lundi) : Fête des Agriculteurs
• 18 octobre : Journée nationale de la Prière
• 24 octobre : Fête de l'Indépendance
• 25 décembre : Noël

Embauche de contractors en Zambie

L'embauche de contractors indépendants en Zambie peut vous offrir flexibilité et accès à des compétences spécialisées sans l'engagement à long terme d'embaucher un employé. Les contractors gèrent leur propre travail et sont responsables de leurs taxes.

Cependant, vous devez faire attention à la classification des travailleurs. Si un contractor est traité comme un employé (par exemple, vous contrôlez ses horaires et ses méthodes), il pourrait être mal classifié. Une mauvaise classification peut entraîner des sanctions juridiques et financières.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque. Un EOR peut embaucher et payer des contractors en votre nom, en s'assurant qu'ils sont correctement classifiés selon la loi zambienne. Cela vous permet de travailler avec les talents dont vous avez besoin sans vous soucier des questions de conformité.

Comprendre la compensation et la paie en Zambie est essentiel pour employer efficacement des travailleurs dans le pays. Vous devez avoir une connaissance claire des lois du travail locales pour vous assurer de payer votre équipe correctement et à temps. Cela implique plus que simplement transférer un salaire mensuel. Vous devez calculer et retenir correctement les taxes et cotisations sociales. Faire cela correctement vous permet de rester conforme à la loi zambienne et d’établir la confiance avec vos employés.

Cycles de paie & structure des salaires

En Zambie, le cycle de paie standard est mensuel. Vous payerez généralement vos employés à la fin de chaque mois. Les virements bancaires directs sont la méthode de paiement la plus courante.

Un package de rémunération typique en Zambie comprend un salaire de base plus diverses indemnités. Les indemnités courantes incluent :

• Indemnité de logement : Pour aider avec les frais d’hébergement.
• Indemnité de transport : Pour couvrir les frais de déplacement domicile-travail.
• Indemnité de repas : Pour contribuer aux coûts alimentaires quotidiens.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard en Zambie est de 48 heures. Si vos employés travaillent au-delà de ces heures, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires sont généralement calculées à une fois et demie le taux horaire normal de l’employé. Pour le travail effectué lors d’un jour férié ou un dimanche (si ce n’est pas une journée de travail normale pour l’employé), le taux est le double du salaire horaire normal.

La Zambie a un salaire minimum légal, qui varie selon la catégorie de l’employé. Par exemple, selon les réglementations les plus récentes, les salaires mensuels minimums pour certaines catégories sont :

• Employés domestiques : ZMW 1,300
• Employés de boutique : ZMW 1,800
• Employés généraux : ZMW 2,313.10

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu’employeur en Zambie, vous êtes responsable de plusieurs taxes et contributions liées à la paie. Ce sont vos responsabilités directes et elles sont calculées en plus du salaire brut de votre employé.

Taxes et déductions sur les salariés

Vous devez également déduire certaines taxes et contributions directement du salaire de vos employés. Vous êtes responsable de retenir ces montants et de les reverser aux autorités gouvernementales compétentes.

En Zambie, offrir des avantages compétitifs et comprendre les politiques de congé est essentiel pour attirer et retenir de grands talents. Il ne s'agit pas seulement de rester conforme à la loi. Il s'agit de construire un environnement de travail favorable. Lorsque vous prenez soin de votre équipe, elle peut donner le meilleur d'elle-même. Ce guide explique ce que vous devez savoir sur les congés et avantages en Zambie.

Congé obligatoire

La loi zambienne prévoit plusieurs types de congés obligatoires pour les employés.

• Congé annuel : Vous avez droit à 24 jours de congé payé par an après 12 mois de service continu. Ce congé s'accumule à un taux de deux jours par mois.
• Congé maladie : Si vous avez travaillé pendant au moins 12 mois, vous pouvez bénéficier de jusqu'à six mois de congé maladie payé. Les trois premiers mois sont à plein salaire, et les trois suivants à demi-salaire. Pour des contrats plus courts, vous pouvez bénéficier de jusqu'à 52 jours de congé maladie. Vous devrez fournir un certificat médical pour en bénéficier.
• Congé de maternité : Les employées bénéficient de 14 semaines de congé maternité payé. Pour être éligible, vous devez généralement avoir travaillé pour votre employeur pendant au moins deux ans.
• Congé de Responsabilité Familiale : Vous pouvez prendre jusqu'à sept jours de congé partiellement payé chaque année pour prendre soin d’un enfant malade, d’un conjoint ou d’un dépendant. Ce congé est accessible après six mois chez votre employeur.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les employés ont droit à un jour de congé payé pour les jours fériés publics. Si un jour férié tombe un week-end, le lundi suivant est généralement observé comme jour férié.

Avantages complémentaires typiques

Au-delà des obligations légales, de nombreux employeurs offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitifs.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place et gérer les avantages des employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR prend en charge le volet légal et administratif de l’emploi. Cela inclut de s’assurer que vos packages d'avantages respectent la loi zambienne. Ils gèrent la paie, les cotisations sociales, et toutes les politiques de congé requises. Cela vous libère pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et le soutien de votre équipe. Un EOR vous aide à offrir des avantages compétitifs sans la migraine de naviguer vous-même dans la réglementation locale.

Lorsque vous mettez fin à une relation d'emploi en Zambie, vous devez suivre un processus clair. Il ne s'agit pas seulement de dire au revoir. Vous devez gérer la résiliation et la sortie de manière correcte pour rester conforme aux lois du travail locales. Cela implique de fournir une raison valable pour la résiliation, de donner le préavis approprié et de payer toutes les indemnités finales. Ne pas suivre ces étapes peut entraîner des problèmes juridiques.

Périodes de préavis

Vous devez donner aux employés un préavis approprié avant la fin de leur contrat, sauf s'ils sont coupables de faute grave. Vous pouvez également leur payer en lieu et place de ce préavis. La durée minimale de préavis requise par la loi dépend de la durée du contrat de travail :

• 24 heures pour un contrat d'un mois ou moins.
• 14 jours pour un contrat entre un et trois mois.
• 30 jours pour un contrat de plus de trois mois.

Si votre contrat de travail prévoit une période de préavis plus longue, vous devez vous y conformer. Pour tout contrat d'une durée supérieure à six mois, le préavis de résiliation doit être écrit.

Indemnités de départ

La loi zambienne exige des indemnités de départ dans certaines situations, comme le licenciement économique. Le montant est souvent déterminé par le contrat de travail ou par négociation. Lors de la résiliation d’un contrat pour cause de licenciement économique, vous devez donner au moins 30 jours de préavis à l’employé ou à son représentant. Ce préavis doit indiquer le nombre d’employés concernés et le délai pour les licenciements.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Nous veillons à ce que chaque étape du processus de sortie soit gérée correctement et légalement. Nous comprenons que naviguer dans le droit du travail zambien peut être complexe.

Voici comment nous gérons le processus pour vous :

• Documentation : Nous nous assurons que tous les avis de résiliation sont écrits et indiquent clairement la raison valable de la séparation.
• Processus équitable : Pour les résiliations liées à la performance ou à une faute, nous suivons une procédure équitable. Cela inclut la conduite d'une enquête et la possibilité pour l'employé de répondre.
• Paiements finaux : Nous calculons et traitons tous les paiements finaux. Cela inclut le salaire impayé, les congés accumulés et toute indemnité de départ requise.
• Vérification de conformité : Notre équipe reste à jour sur la législation du travail zambienne pour garantir que chaque résiliation est entièrement conforme, vous protégeant ainsi contre d’éventuelles réclamations juridiques.

Naviguer dans les visas et permis de travail en Zambie est une étape clé pour étendre votre équipe dans le pays. Le système zambien distingue un visa, qui permet l'entrée, d'un permis, qui autorise le travail. Pour que les étrangers puissent travailler en Zambie, ils ont besoin de la bonne autorisation de travail. Les deux principaux types de permis de travail sont à court terme, jusqu’à six mois, et à long terme, jusqu’à deux ans. Il est important de demander le bon permis dès le départ, car il n’est pas possible de passer d’un type à un autre après l’arrivée en Zambie.

Visas de travail et réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut parrainer des permis de travail pour des employés étrangers en Zambie. C’est une voie courante pour les entreprises qui ne disposent pas d’une entité légale enregistrée dans le pays. L’EOR agit en tant qu’employeur légal et gère toutes les responsabilités formelles liées à l’emploi, y compris le parrainage de visas et de permis de travail.

Voici quelques voies pratiques et réalités du parrainage :

• Parrainage par l’Employer of Record : Un EOR peut parrainer à la fois des permis d’emploi à court terme et à long terme. Ils doivent avoir une entité enregistrée en Zambie pour cela.
• Rôle de l’employeur : L’employeur parrain, qu’il s’agisse de votre entreprise ou d’un EOR, joue un rôle crucial dans le processus de demande. Il doit fournir la documentation de l’entreprise et justifier la nécessité d’embaucher un étranger.
• Test du marché du travail : Pour un Permis d’Emploi à long terme, l’employeur doit souvent démontrer qu’il a d’abord essayé de trouver un candidat zambien approprié.
• Spécificité du permis : Les permis de travail en Zambie sont liés à un employeur et à un poste spécifiques. Si un employé change de poste ou d’employeur, il devra faire une nouvelle demande de permis.

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les visites professionnelles de courte durée, la Zambie a des règles spécifiques à suivre. Ces visites peuvent inclure des activités telles que la participation à des réunions, conférences ou négociations.

Voici un aperçu de ce que vous devez savoir :

• Entrée sans visa : Les citoyens de certains pays peuvent entrer en Zambie pour des affaires jusqu’à 30 jours sans visa.
• Visa d’affaires : Si vous ne faites pas partie d’un pays exempt de visa, vous devrez demander un visa d’affaires. Vous pouvez souvent le faire en ligne via un système de e-visa.
• Activités autorisées : Le voyage d’affaires concerne des activités de courte durée. Il ne permet pas l’emploi.
• Prolongation du séjour : Si un visiteur d’affaires doit rester plus de 30 jours, il doit demander un permis de travail temporaire.

Voici un tableau résumant les différents types d’entrées pour les affaires :