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Zambie

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Recruter dans Zambie en un coup d'œil

Voici quelques faits clés concernant le recrutement dans Zambie

Capitale
Lusaka
Monnaie
Zambian Kwacha
Langue
Anglais
Population
18,383,955
Croissance du PIB
3.4%
Part du PIB mondial
0.03%
Fréquence de la paie
Monthly
Heures de travail
48 hours/week

Vue d'ensemble en Zambie

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Zambie, un pays enclavé d'Afrique sud-centrale, est bordée par huit pays et présente un haut plateau ainsi que d'importantes vallées fluviales, notamment celles des fleuves Zambèze et Congo. La nation bénéficie d'un climat tropical modéré par l'altitude et de trois saisons distinctes. Initialement habitée par des chasseurs-cueilleurs Khoisan puis par des populations bantoues, la Zambie était sous contrôle britannique en tant que Rhodésie du Nord jusqu'à son indépendance en 1964. Elle est passée d'un système socialiste à parti unique à une démocratie multipartite avec une économie orientée vers le marché dans les années 1990.

L'économie du pays repose fortement sur le cuivre, ce qui en fait l'un des principaux producteurs mondiaux. Malgré cela, la Zambie fait face à des défis tels que la pauvreté, la dépendance économique au cuivre et la nécessité de diversification. L'urbanisation rapide et un âge médian jeune de 17,6 ans présentent à la fois des opportunités et des défis en matière de création d'emplois et de croissance économique.

La main-d'œuvre zambienne est en grande partie informelle, l'agriculture étant le principal secteur, bien que le secteur des services et des industries comme l'exploitation minière et le tourisme soient en croissance. Le pays lutte contre un déficit de compétences, en particulier dans les domaines techniques et professionnels, et des niveaux de scolarité qui ne répondent pas aux besoins du marché du travail.

Culturellement, la Zambie valorise la communauté et la famille, ce qui influence l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ainsi que les interactions sur le lieu de travail. Le respect de la hiérarchie et de l'ancienneté caractérise la communication et les structures organisationnelles, avec une préférence pour la communication indirecte et les interactions formelles avec les supérieurs.

Pour des lieux de travail interculturels efficaces, il est crucial de reconnaître et d'intégrer les valeurs culturelles zambiennes avec les attentes mondiales en milieu de travail. Cela inclut le respect des structures hiérarchiques tout en promouvant une communication ouverte et une flexibilité. L'économie bénéficie à la fois des secteurs traditionnels comme l'exploitation minière et l'agriculture et des secteurs émergents comme le tourisme et la technologie, avec des efforts continus pour diversifier et améliorer la stabilité économique et la création d'emplois.

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Employeur de Record à Zambie

Rivermate est une entreprise mondiale d'Employeur de Record qui vous aide à recruter des employés à Zambie sans avoir besoin de créer une entité légale. Nous agissons en tant qu'Employeur de Record pour vos employés à Zambie, en nous occupant de tous les aspects légaux et de conformité de l'emploi, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Comment ça fonctionne ?

Lorsque vous recrutez des employés à Zambie via Rivermate, nous devenons l'employeur légal de votre personnel. Cela signifie que nous prenons en charge toutes les responsabilités d'un employeur, tandis que vous conservez la gestion quotidienne de vos employés.

En tant qu'entreprise, vous maintenez la relation directe avec l'employé, vous lui attribuez le travail et gérez sa performance. Rivermate s'occupe de la paie locale de l'employé, des contrats, des RH, des avantages et de la conformité.

Responsabilités d'un Employeur de Record

En tant qu'Employeur de Record à Zambie, Rivermate est responsable de :

  • Créer et gérer les contrats de travail
  • Effectuer la paie mensuelle
  • Fournir des avantages locaux et mondiaux
  • Assurer une conformité locale à 100 %
  • Fournir un soutien RH local

Responsabilités de l'entreprise qui recrute l'employé

En tant qu'entreprise qui recrute l'employé via l'Employeur de Record, vous êtes responsable de :

  • Gestion quotidienne de l'employé
  • Attributions de travail
  • Gestion de la performance
  • Formation et développement

Taxes en Zambie

En savoir plus
  • Responsabilités fiscales des employeurs en Zambie : Les employeurs sont tenus de déduire l'impôt sur le revenu (Pay As You Earn, PAYE) des salaires des employés selon les barèmes fiscaux fournis par l'Autorité fiscale de Zambie (Zambia Revenue Authority, ZRA), et de verser ces déductions avant le 10 du mois suivant. Ils doivent également payer une taxe de développement des compétences (Skills Development Levy, SDL) de 0,5 % du total des revenus bruts mensuels, qui ne peut pas être déduite des salaires des employés.

  • Contributions aux régimes nationaux : Les employeurs et les employés contribuent chacun à hauteur de 5 % (soit un total de 10 %) du salaire de base de l'employé à l'Autorité nationale de la caisse de retraite (National Pension Scheme Authority, NAPSA). De plus, chacun contribue à hauteur de 1 % à l'Autorité de gestion de l'assurance maladie nationale (National Health Insurance Management Authority, NHIMA) pour les prestations d'assurance maladie.

  • Autres taxes et prélèvements : Les employeurs peuvent également être amenés à gérer la retenue à la source sur les paiements tels que les dividendes et les redevances, ainsi que la taxe sur les transferts de propriété lors des ventes de biens. Ils sont également responsables de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s'ils fournissent des services taxables, avec un taux standard de 16 %.

  • Enregistrement et conformité : Les employeurs doivent s'enregistrer auprès de la ZRA et tenir des registres de paie précis. Le non-respect de ces obligations peut entraîner de lourdes pénalités et des intérêts de retard.

  • Incitations spécifiques à certains secteurs : Il existe diverses incitations fiscales pour différents secteurs, telles que des taux réduits d'impôt sur les sociétés pour l'agriculture, l'agro-industrie et les exportations non traditionnelles, ainsi que des exonérations fiscales et des exemptions dans des secteurs comme la fabrication, le tourisme et les mines en vertu de la loi de l'Agence de développement de la Zambie (Zambia Development Agency Act).

  • Incitations supplémentaires : Celles-ci incluent des allocations pour investissements, des incitations à la création d'emplois et des incitations à l'exportation, telles que des exemptions de droits de douane et de TVA sur les machines importées pour les exportateurs non traditionnels.

Congés en Zambie

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  • Congé Annuel: En Zambie, selon le Code de l'emploi Acte No. 3 de 2019, Section 37, les employés à temps plein ont droit à un minimum de 24 jours ouvrables de congé annuel payé par an, accumulés mensuellement, après six mois de service continu. Les employés à temps partiel reçoivent des congés au prorata.

  • Paiement et Accumulation: Les employés reçoivent leur salaire de base complet pendant le congé de vacances, généralement payé avant le début du congé. Les congés non utilisés sont reportés à l'année suivante par accord mutuel entre l'employeur et l'employé.

  • Planification: La planification des congés de vacances est convenue mutuellement, bien que les employeurs aient le dernier mot pour s'aligner sur les opérations commerciales.

  • Jours Fériés: La Zambie célèbre divers jours fériés, y compris le Jour de l'An, le Jour de la Jeunesse, le Vendredi Saint, le Lundi de Pâques, la Fête du Travail, le Jour de la Liberté de l'Afrique, le Jour des Héros, le Jour de l'Unité, le Jour des Agriculteurs, le Jour de l'Indépendance et le Jour de Noël. Si un jour férié tombe un dimanche, le lundi suivant est observé comme jour férié.

  • Autres Types de Congés:

    • Congé de Maladie: Le droit varie en fonction de la durée du service, allant de aucun pour moins de 6 mois à jusqu'à 28 jours pour plus d'un an de service.
    • Congé de Maternité: Les employées ont droit à 14 semaines de congé payé.
    • Congé de Paternité: Les employés masculins reçoivent 5 jours de congé payé dans les 30 jours suivant la naissance d'un enfant.
    • Congé de Compassion: Jusqu'à 3 jours de congé payé pour le décès d'un membre proche de la famille, bien que non mandaté par le Code de l'emploi.
  • Congé Supplémentaire: Des congés d'études et des congés non payés peuvent être disponibles en fonction des contrats ou accords individuels. Les employeurs sont conseillés de maintenir des politiques de congé claires.

Avantages en Zambie

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En Zambie, les avantages sociaux sont régis par le Code de l'emploi, qui oblige les employeurs à fournir certains avantages tout en permettant des avantages optionnels pour améliorer la satisfaction et la rétention des employés.

Avantages Obligatoires :

  • Contributions à la Sécurité Sociale : Les employés du secteur formel doivent cotiser au Régime National de Pension (NPS), assurant une sécurité financière après la retraite.
  • Assurance Maladie Nationale : Les contributions à l'Autorité de Gestion de l'Assurance Maladie Nationale (NHIMA) sont requises de la part des employeurs, fournissant aux employés des services de santé essentiels.
  • Congés Payés : Les employés ont droit à des congés payés pendant les jours fériés nationaux et à un minimum de deux jours de congé annuel payé par mois. Des dispositions pour des congés de maladie et de compassion payés sont également incluses.
  • Indemnisation des Travailleurs : Les employeurs doivent assurer les employés auprès du Conseil de Contrôle du Fonds d'Indemnisation des Travailleurs, offrant un soutien financier en cas de blessures ou de décès liés au travail.
  • Gratification : À la résiliation ou à l'expiration du contrat, les employés peuvent recevoir une gratification, dont les détails dépendent du contrat de travail et de la nature de l'emploi.

Avantages Optionnels :

  • Avantages Financiers : Ceux-ci peuvent inclure des allocations de transport, une assurance santé privée, des régimes de pension optionnels, une assurance vie et des primes de vacances.
  • Améliorations de l'Équilibre Travail-Vie : Certains employeurs offrent des arrangements de travail flexibles et des banques de congés payés (PTO).
  • Santé et Bien-être : Les employeurs peuvent fournir des réductions pour les employés, des programmes de bien-être et des abonnements à prix réduit pour les salles de sport.

Détails de l'Assurance Maladie :

  • NHIMA Obligatoire : Les employeurs et les employés contribuent chacun à hauteur de 1% du salaire de base à la NHIMA, qui couvre un ensemble complet de soins de santé dans divers établissements accrédités.
  • Assurance Santé Privée Optionnelle : Celle-ci agit comme un complément à la NHIMA, offrant un accès à un plus large éventail de prestataires de soins de santé et de services supplémentaires.

Épargne Retraite :

  • Régime Public Obligatoire (NPS) : Une contribution combinée de 15% de l'employé (8%) et de l'employeur (7%) est versée au NPS, géré par l'Autorité du Régime National de Pension (NAPSA).
  • Plans de Pension Privés Optionnels : Ceux-ci permettent des contributions volontaires supplémentaires avec des rendements potentiellement plus élevés, bien qu'ils comportent des risques d'investissement et des frais de gestion associés.

Dans l'ensemble, la Zambie offre un cadre solide pour les avantages sociaux des employés, mélangeant des dispositions obligatoires avec des améliorations optionnelles pour répondre aux divers besoins des employés.

Droits des travailleurs en Zambie

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En Zambie, la résiliation de l'emploi est régie par la Loi sur le Code de l'Emploi, qui permet la résiliation pour faute, incapacité ou exigences opérationnelles. La loi spécifie des périodes de préavis minimales allant de 24 heures à 30 jours en fonction de la durée du contrat. Une indemnité de licenciement est obligatoire en cas de redondance, calculée en fonction de la durée de service.

Le cadre juridique zambien met également l'accent sur la lutte contre la discrimination, avec des lois protégeant contre la discrimination sur divers motifs, y compris la race, le sexe et la religion, entre autres. Les employeurs sont tenus de promouvoir l'égalité des chances et de traiter toute discrimination au sein du lieu de travail.

En ce qui concerne les conditions de travail, la Loi sur le Code de l'Emploi fixe des normes pour les heures de travail et les périodes de repos, limitant le travail à huit heures par jour et 48 heures par semaine, avec des pauses de repos obligatoires. La Loi sur les Usines contribue à la sécurité au travail, traitant indirectement des besoins ergonomiques.

Les règlements de santé et de sécurité sont détaillés dans plusieurs lois, y compris la Loi sur le Code de l'Emploi, la Loi sur les Usines et la Loi sur la Santé et la Sécurité au Travail. Ces lois obligent les employeurs à garantir un environnement de travail sûr, à effectuer des évaluations des risques et à signaler les accidents. Les employés ont le droit à un lieu de travail sûr, à la formation nécessaire et peuvent refuser un travail dangereux.

L'application de ces règlements est gérée par le Département de la Santé et de la Sécurité au Travail, qui a le pouvoir d'inspecter les lieux de travail et de faire respecter la conformité.

Accords en Zambie

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La législation sur l'emploi en Zambie reconnaît divers types de contrats de travail, chacun adapté à différentes modalités de travail. Ceux-ci incluent :

  • Contrats de Travail Permanent : Ces contrats sont en cours sans date de fin prédéterminée. La résiliation peut se faire par la retraite, la démission, le licenciement avec ou sans motif, ou par consentement mutuel.

  • Contrats à Durée Déterminée : Ces contrats ont une durée spécifiée, généralement ne dépassant pas deux ans mais pouvant être renouvelés jusqu'à quatre ans. Si l'emploi continue au-delà de cette période sans renouvellement, le contrat devient permanent.

  • Contrats de Probation : Utilisés pour évaluer l'aptitude à un poste permanent, ces contrats durent jusqu'à trois mois pour la plupart des postes et six mois pour les postes de direction, avec des périodes de préavis de résiliation plus courtes.

  • Contrats à Temps Partiel : Les employés travaillent moins d'heures que les employés à temps plein, avec des avantages proportionnels aux heures travaillées.

  • Emploi Occasionnel : Cela implique un travail à court terme et irrégulier sans heures garanties ni avantages.

Le système juridique zambien accepte les contrats écrits et oraux, bien que les contrats écrits soient recommandés pour plus de clarté et de force exécutoire. Les accords de travail doivent clairement indiquer l'identification des parties, la rémunération et les avantages, les tâches professionnelles, les heures de travail, les droits aux congés, les clauses de résiliation et les méthodes de résolution des litiges. La Loi sur l'Emploi guide ces accords, en mettant l'accent sur le traitement équitable et la non-discrimination, en particulier pendant les périodes de probation. Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont également importantes, bien que leur force exécutoire puisse varier, les clauses de non-concurrence étant particulièrement difficiles à faire respecter. Il est conseillé aux employeurs de consulter des professionnels du droit pour assurer la conformité avec les lois du travail zambiennes.

Travail à distance en Zambie

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Le travail à distance en Zambie, bien qu'il ne soit pas explicitement réglementé par la loi, est devenu de plus en plus populaire. La Loi sur l'emploi et la Loi sur la santé publique fournissent un cadre général mais ne traitent pas spécifiquement du travail à distance, permettant ainsi aux employeurs une certaine flexibilité dans la création de politiques. Les considérations clés pour le travail à distance incluent l'établissement d'une infrastructure technologique robuste avec un internet fiable, des outils de communication efficaces et des mesures de cybersécurité solides. Les employeurs sont responsables de la création de politiques claires de travail à distance, de la fourniture de l'équipement nécessaire, de la garantie de la santé et de la sécurité des employés, et de l'offre de formations pour les compétences en travail à distance.

De plus, les arrangements de travail flexibles comme le travail à temps partiel, les horaires flexibles et le partage d'emploi sont reconnus par la loi zambienne, bien que les spécificités puissent varier et soient souvent basées sur des accords mutuels dans les contrats de travail. Les employeurs peuvent également avoir besoin de considérer les remboursements d'équipement et de frais en fonction de la nature du travail et des politiques de l'entreprise.

La protection des données et la vie privée sont devenues cruciales, les employeurs devant mettre en œuvre des protocoles de sécurité des données solides et s'assurer que les employés sont formés aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité. Les employés ont des droits à la vie privée et à la protection des données, et les deux parties doivent adhérer aux meilleures pratiques de sécurité des données pour prévenir les violations.

Heures de travail en Zambie

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En Zambie, la Loi sur l'emploi et les règlements connexes régissent les heures de travail standard, fixant un maximum quotidien de huit heures et un maximum hebdomadaire de 48 heures, avec des exceptions pour certaines professions et les travailleurs de magasin qui ont une limite hebdomadaire de 45 heures. Les arrangements de travail flexibles sont autorisés s'ils respectent ces limites. Les heures supplémentaires sont compensées à un taux de 150 % du salaire horaire normal et sont calculées en fonction du taux horaire standard de l'employé. La Loi sur le Code de l'emploi de 2019 impose des périodes de repos quotidiennes et hebdomadaires, avec des dispositions spécifiques pour les mères allaitantes et les horaires de travail flexibles. Les quarts de nuit et le travail de week-end doivent également respecter les limitations d'heures standard, et tout travail au-delà de ces limites doit être compensé en tant qu'heures supplémentaires. Les employeurs sont encouragés à garantir des pratiques de travail sûres et à prendre en compte le bien-être des employés dans la planification afin de prévenir les heures supplémentaires excessives et d'assurer la productivité.

Salaire en Zambie

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Déterminer les salaires compétitifs en Zambie implique de multiples facteurs et ressources. Des organisations comme Payscale et Grant Thornton fournissent des enquêtes salariales précieuses, tandis que les plateformes d'emploi et les réseaux professionnels offrent des informations sur les tendances actuelles. Les facteurs clés influençant les salaires incluent le titre du poste, les compétences, la localisation, l'industrie, la taille de l'entreprise et les qualifications éducatives. La négociation est cruciale, en utilisant la connaissance de la valeur du marché pour obtenir une rémunération équitable. De plus, le coût de la vie et les avantages, y compris l'assurance santé et les congés payés, jouent des rôles significatifs dans le package de rémunération global. Comprendre les pratiques de paie en Zambie, y compris les méthodes de paiement, les déductions légales et les délais de traitement de la paie, est essentiel pour les employeurs et les employés. Des ressources comme le Code de l'emploi de 2019 et l'Autorité fiscale de Zambie fournissent des directives sur les réglementations en matière d'emploi et de fiscalité.

Résiliation en Zambie

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En Zambie, la Loi sur le Code de l'Emploi n° 3 de 2019 établit les réglementations concernant les périodes de préavis et les indemnités de licenciement lors de la résiliation d'un emploi. Voici les points clés :

  • Périodes de préavis minimales :

    • 24 heures pour les contrats allant jusqu'à un mois.
    • 14 jours pour les contrats de plus d'un mois mais de moins de trois mois.
    • 30 jours pour les contrats de plus de trois mois.
    • Un préavis écrit est requis pour les contrats de plus de six mois.
  • Exceptions aux périodes de préavis :

    • Le licenciement immédiat est autorisé pour faute grave, incompétence ou négligence volontaire des devoirs.
  • Paiement en lieu et place du préavis :

    • Les employeurs peuvent choisir de payer un salaire équivalent à la période de préavis au lieu de donner un préavis effectif.
  • Indemnité de licenciement :

    • Droit pour les employés sous contrat à durée indéterminée licenciés pour cause de redondance et pour ceux sous contrat à durée déterminée, selon la durée de service.
    • Calculée comme deux mois de salaire de base par année de service pour les contrats à durée indéterminée, et un minimum de 25 % du salaire de base pour les contrats à durée déterminée.
    • Doit être payée lors de la résiliation ou selon les spécifications du contrat.
  • Types de résiliation :

    • Accord mutuel avec des termes écrits recommandés.
    • Licenciement sommaire pour faute grave sans préavis.
  • Procédures générales de résiliation :

    • Préavis écrit selon la Loi ou le contrat, sauf pour licenciement sommaire.
    • Possibilité pour l'employé de répondre aux accusations.
    • Documentation du processus de résiliation.
    • Paiements finaux incluant tous les dus et un certificat de service.
  • Considérations supplémentaires :

    • Les litiges peuvent être adressés au Commissaire du Travail ou à la Cour des Relations Industrielles.
    • Les contrats de travail ne doivent pas offrir des conditions moins favorables que celles prévues par la Loi.

Cette Loi garantit que les résiliations d'emploi sont traitées de manière équitable et légale, protégeant les droits des employeurs et des employés.

Travail indépendant en Zambie

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En Zambie, distinguer entre un employé et un contractant indépendant est essentiel en raison de ses implications sur les droits, les avantages et les obligations en vertu du droit du travail. Bien que le Code de l'emploi ne définisse pas "employé", il décrit un "contrat de travail" et utilise un test multifactoriel pour déterminer la nature de la relation, en prenant en compte le contrôle, l'intégration, la dépendance économique et la fourniture d'équipements.

Principales différences :

  • Contrôle : Les employés sont sous le contrôle de l'employeur en ce qui concerne l'exécution du travail, contrairement aux contractants indépendants qui maintiennent leur autonomie.
  • Intégration : Les employés sont intégrés à la structure de l'organisation, tandis que les contractants fournissent des services auxiliaires.
  • Dépendance économique : Les employés dépendent principalement de leur employeur pour leurs revenus, contrairement aux contractants qui travaillent avec plusieurs clients.
  • Équipement et outils : Les employeurs fournissent les outils nécessaires aux employés, tandis que les contractants utilisent les leurs.

Implications légales :

  • La mauvaise classification des employés en tant que contractants peut entraîner des sanctions légales et des réclamations pour avantages non payés. Une classification correcte assure la conformité avec les lois du travail et protège les droits des deux parties.

Contracter en Zambie :

  • Les contractants indépendants devraient avoir des contrats bien définis détaillant le périmètre du travail, les modalités de paiement, la confidentialité et les clauses de résiliation. Les compétences en négociation sont cruciales, en se concentrant sur les tarifs du marché, la proposition de valeur, la dérive du périmètre et les modalités de paiement favorables.

Industries et propriété intellectuelle :

  • Le travail indépendant est courant dans les secteurs de l'informatique, des industries créatives, du marketing et des services professionnels. En général, les freelances possèdent la propriété intellectuelle (PI) qu'ils créent, sauf indication contraire dans un contrat.

Impôts et assurances :

  • Les freelances doivent s'inscrire à l'impôt sur le revenu s'ils atteignent certains seuils et explorer des options d'assurance comme la santé, la responsabilité professionnelle et l'assurance-vie pour la sécurité financière.

Recommandations :

  • Les freelances devraient consulter des professionnels juridiques et fiscaux pour comprendre leurs droits, obligations et s'assurer que les termes du contrat sont corrects, en particulier en ce qui concerne la propriété intellectuelle et les obligations fiscales.

Santé & Sécurité en Zambie

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  • Législation sur la santé et la sécurité en Zambie : Les principales lois sur la santé et la sécurité en Zambie comprennent la Loi sur la santé et la sécurité au travail (n° 36 de 2010) et la Loi sur les usines (chapitre 441). La Loi sur la santé et la sécurité au travail se concentre sur la création d'un environnement de travail sûr, l'établissement de comités de santé et de sécurité, et la protection de toutes les personnes au travail, y compris celles qui ne sont pas directement employées. La Loi sur les usines régule les conditions des usines, en mettant l'accent sur la propreté, la sécurité incendie et la sécurité des machines.

  • Législation et cadres supplémentaires : D'autres lois pertinentes incluent la Loi sur la santé publique, la Loi sur la gestion de l'environnement et la Loi sur l'indemnisation des travailleurs, ainsi que des règlements spécifiques à certains secteurs. Des normes telles que l'ISO 45001:2018 guident également la gestion de la santé et de la sécurité au travail.

  • Application et conformité : L'Institut de la santé et de la sécurité au travail (OHSI) applique ces lois, avec le pouvoir d'inspecter les lieux de travail, d'émettre des avis et d'engager des actions judiciaires en cas de non-conformité.

  • Prévention et contrôle des dangers : Cela inclut la sécurité des machines, la manipulation des produits chimiques et les mesures de sécurité incendie. La Loi sur les usines exige une formation pour les opérateurs de machines et une manipulation et un stockage appropriés des produits chimiques dangereux.

  • Accent sur la santé au travail : Les domaines d'intérêt incluent la prévention de la perte auditive induite par le bruit, les troubles musculo-squelettiques et la prise en compte de la santé mentale au travail à travers divers programmes et évaluations.

  • Préparation aux urgences : Les employeurs doivent disposer de moyens de premiers secours adéquats et de plans d'urgence couvrant les incidents potentiels sur le lieu de travail comme les incendies et les déversements de produits chimiques.

  • Défis et améliorations : Malgré des cadres robustes, des défis tels que la conformité dans le secteur informel, des ressources limitées et le besoin de plus de professionnels en santé et sécurité au travail persistent. Une adaptation continue des normes de santé et de sécurité au travail est nécessaire pour répondre aux besoins industriels en évolution.

  • Inspection et conformité : L'OHSI effectue des inspections de routine, spéciales et de suivi en fonction de divers critères et niveaux de risque des lieux de travail. Les procédures d'inspection comprennent des réunions, des visites et des examens.

  • Rapport et enquête sur les accidents : Les employeurs sont responsables de signaler les accidents du travail à l'OHSI et au Fonds de contrôle des indemnités des travailleurs (WCFCB). Les enquêtes visent à prévenir les incidents futurs en identifiant les causes profondes.

  • Indemnisation des travailleurs : La Loi sur l'indemnisation des travailleurs prévoit une indemnisation sans faute pour les blessures ou maladies liées au travail, couvrant les frais médicaux et les prestations d'invalidité. Les employeurs doivent faciliter le processus de réclamation et assurer une couverture d'assurance.

  • Prévention des accidents du travail : L'accent est mis sur l'identification proactive des dangers, la formation des travailleurs et la promotion d'une culture de sécurité au travail pour prévenir les accidents.

Résolution des conflits en Zambie

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Les lois du travail en Zambie comprennent des tribunaux spécialisés et des mécanismes de résolution alternative des conflits (ADR), y compris les tribunaux du travail et les commissions d'arbitrage, pour gérer les conflits sur le lieu de travail et protéger les droits des travailleurs. Ces systèmes sont structurés en vertu de la Loi sur les relations industrielles et du travail (ILRA) et répondent à divers litiges liés au travail par le biais d'un processus formel impliquant le dépôt de plaintes, la conciliation, les audiences et les jugements ou décisions contraignants. De plus, la Zambie effectue des audits de conformité et des inspections dans divers secteurs pour garantir le respect des normes légales et réglementaires, avec des processus spécifiques pour la planification, la revue sur site et les actions correctives.

Le pays offre également des protections pour les lanceurs d'alerte en vertu de la Loi sur la divulgation d'intérêt public (Protection des lanceurs d'alerte) de 2010, protégeant leur identité et les mettant à l'abri des représailles. En outre, la Zambie a ratifié plusieurs conventions de l'Organisation internationale du travail (OIT), renforçant son engagement envers les normes internationales du travail concernant la liberté d'association, la négociation collective, le travail forcé, le travail des enfants et la discrimination.

Malgré ces cadres, la Zambie est confrontée à des défis tels que des ressources limitées pour l'application des lois, un secteur informel substantiel et des problèmes liés au travail des enfants et à l'exploitation des travailleurs migrants, ce qui entrave le respect total des normes internationales du travail.

Considérations culturelles en Zambie

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  • Communication Indirecte : Les Zambiens préfèrent la communication indirecte, utilisant des formulations respectueuses pour maintenir l'harmonie sociale, un concept enraciné dans la philosophie de l'Ubuntu. La franchise augmente avec la familiarité et l'urgence, mais le respect reste crucial.

  • Formalité et Hiérarchie : Le lieu de travail est hiérarchique, avec une communication reflétant le respect des supérieurs. La formalité varie selon l'industrie, les entreprises traditionnelles étant plus formelles. Les titres sont importants et utilisés jusqu'à ce qu'une relation plus informelle soit établie.

  • Indices Non-Verbaux : La communication non-verbale, comme le contact visuel, le hochement de tête et le sourire, est significative pour exprimer le respect et établir la confiance. Le silence est utilisé pour la réflexion et n'est pas nécessairement un signe de désaccord.

  • Construction de Relations : Établir la confiance et le rapport est prioritaire avant les transactions commerciales, conformément à la philosophie de l'Ubuntu. Les négociations sont collaboratives, visant des résultats mutuellement bénéfiques.

  • Patience dans les Négociations : Les négociations impliquent une communication indirecte et des concessions stratégiques, se concentrant sur des aspects moins critiques pour tirer parti des intérêts principaux. La patience est essentielle en raison des discussions prolongées.

  • Respect et Harmonie : Maintenir le respect et éviter l'humiliation publique sont primordiaux. Les aînés ou les membres seniors ont souvent une influence significative dans les négociations.

  • Distance Hiérarchique : La Zambie a un indice de distance hiérarchique élevé, indiquant l'acceptation de hiérarchies claires et de l'autorité, en accord avec les valeurs de l'Ubuntu.

  • Prise de Décision Centralisée : La prise de décision est généralement centralisée au niveau de la direction supérieure, bien que les niveaux inférieurs puissent être consultés.

  • Dynamique d'Équipe : La communication au sein des équipes est respectueuse, avec une communication ascendante limitée pour éviter les confrontations, reflétant le concept de "chitakumusha".

  • Styles de Leadership : Les leaders affichent souvent des styles de commandement et de contrôle ou paternalistes, s'attendant à l'adhésion et agissant comme mentors.

  • Observances Culturelles et Légales : Comprendre le calendrier culturel de la Zambie, y compris les jours fériés nationaux comme la Journée de l'Afrique, la Journée des Héros et de l'Unité, la Journée de l'Indépendance et Noël, est crucial pour les opérations commerciales. Ces observances peuvent affecter les activités commerciales, nécessitant la prise en compte des traditions locales et régionales.

Questions Fréquemment Posées pour les services d'Employeur de Record à Zambie

Who handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions when using an Employer of Record in Zambia?

When using an Employer of Record (EOR) in Zambia, the EOR handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes the following responsibilities:

  1. Income Tax: The EOR ensures that the appropriate amount of income tax is withheld from employees' salaries and remitted to the Zambia Revenue Authority (ZRA). This includes calculating the correct tax based on Zambian tax laws and submitting the necessary documentation and payments on behalf of the employees.

  2. National Pension Scheme Authority (NAPSA) Contributions: The EOR is responsible for deducting the required contributions for the National Pension Scheme from employees' wages and making the corresponding employer contributions. These contributions are then submitted to NAPSA, ensuring compliance with local regulations.

  3. Workers' Compensation Fund: The EOR also manages contributions to the Workers' Compensation Fund, which provides financial support to employees in case of work-related injuries or illnesses. The EOR calculates and remits these contributions as required by Zambian law.

By handling these obligations, the EOR ensures that all statutory requirements are met, reducing the administrative burden on the client company and ensuring compliance with local employment laws. This allows the client company to focus on its core business activities while the EOR manages the complexities of payroll and tax compliance in Zambia.

What is the timeline for setting up a company in Zambia?

Setting up a company in Zambia involves several steps and can take approximately 30 to 60 days, depending on the efficiency of the processes and the preparedness of the required documentation. Here is a detailed timeline for setting up a company in Zambia:

  1. Name Reservation (1-3 days):

    • The first step is to reserve a company name with the Patents and Companies Registration Agency (PACRA). This process typically takes 1 to 3 days.
  2. Preparation of Incorporation Documents (3-5 days):

    • Prepare the necessary incorporation documents, including the Articles of Association and the Memorandum of Association. This step can take around 3 to 5 days, depending on the complexity of the documents and the availability of legal assistance.
  3. Submission of Incorporation Documents (1-2 days):

    • Submit the incorporation documents to PACRA. This process usually takes 1 to 2 days.
  4. Company Registration (5-10 days):

    • PACRA reviews the submitted documents and, if everything is in order, issues a Certificate of Incorporation. This step can take between 5 to 10 days.
  5. Tax Registration (5-7 days):

    • Register the company for tax purposes with the Zambia Revenue Authority (ZRA). This includes obtaining a Taxpayer Identification Number (TPIN) and registering for Value Added Tax (VAT) if applicable. This process can take around 5 to 7 days.
  6. Social Security Registration (3-5 days):

    • Register the company with the National Pension Scheme Authority (NAPSA) for social security purposes. This step typically takes 3 to 5 days.
  7. Local Council Business Levy (3-5 days):

    • Obtain a business levy certificate from the local council where the business will operate. This process can take around 3 to 5 days.
  8. Opening a Bank Account (5-10 days):

    • Open a corporate bank account with a local bank. This step can take between 5 to 10 days, depending on the bank's requirements and processes.
  9. Obtaining Necessary Licenses and Permits (Variable):

    • Depending on the nature of the business, additional licenses and permits may be required. The time required to obtain these can vary significantly based on the specific industry and regulatory requirements.

Overall, the timeline for setting up a company in Zambia can range from 30 to 60 days, assuming there are no significant delays or complications. Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can streamline this process, as they handle many of the administrative and compliance tasks, allowing businesses to focus on their core operations.

What options are available for hiring a worker in Zambia?

In Zambia, employers have several options for hiring workers, each with its own set of legal and administrative requirements. Here are the primary methods:

  1. Direct Employment:

    • Local Recruitment: Employers can directly hire Zambian nationals by posting job advertisements, conducting interviews, and offering employment contracts. This process requires compliance with local labor laws, including minimum wage regulations, working hours, and statutory benefits such as social security contributions and leave entitlements.
    • Foreign Workers: Hiring foreign nationals involves additional steps, such as obtaining work permits and visas. The employer must demonstrate that the position cannot be filled by a local worker and comply with immigration laws.
  2. Temporary or Contract Employment:

    • Fixed-term Contracts: Employers can hire workers on a fixed-term basis for specific projects or periods. These contracts must clearly outline the duration and terms of employment and comply with Zambian labor laws regarding termination and benefits.
    • Temporary Agencies: Employers can engage temporary staffing agencies to provide workers for short-term needs. The agency handles recruitment, payroll, and compliance, while the employer manages day-to-day supervision.
  3. Outsourcing and Subcontracting:

    • Outsourcing: Employers can outsource specific functions or projects to third-party service providers. This arrangement shifts the responsibility for hiring and managing workers to the outsourcing company, which must comply with local labor laws.
    • Subcontracting: Similar to outsourcing, subcontracting involves hiring another company to complete specific tasks or projects. The subcontractor is responsible for its employees, but the primary employer must ensure compliance with labor laws through contractual agreements.
  4. Employer of Record (EOR) Services:

    • Using an EOR like Rivermate: An EOR service allows employers to hire workers in Zambia without establishing a legal entity in the country. The EOR acts as the legal employer, handling all employment-related responsibilities, including payroll, tax compliance, benefits administration, and adherence to local labor laws. This option is particularly beneficial for companies looking to expand quickly and compliantly into Zambia without the complexities of setting up a local subsidiary.

Benefits of Using an Employer of Record (EOR) in Zambia:

  • Compliance: EOR services ensure full compliance with Zambian labor laws, reducing the risk of legal issues and penalties.
  • Cost-Effective: Avoids the costs and administrative burden of establishing and maintaining a local entity.
  • Speed: Enables faster hiring and onboarding of employees, facilitating quicker market entry.
  • Focus: Allows the company to focus on core business activities while the EOR handles HR and administrative tasks.
  • Flexibility: Provides the ability to scale the workforce up or down based on business needs without long-term commitments.

In summary, employers in Zambia have multiple options for hiring workers, each with its own advantages and requirements. Using an Employer of Record like Rivermate can offer significant benefits, particularly in terms of compliance, cost savings, and operational efficiency.

What is HR compliance in Zambia, and why is it important?

HR compliance in Zambia refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern employment practices. This includes compliance with the Employment Act, the Industrial and Labour Relations Act, and other relevant legislation that dictate how employers must manage their workforce. Key aspects of HR compliance in Zambia include:

  1. Employment Contracts: Ensuring that all employees have written contracts that outline the terms and conditions of their employment, including job responsibilities, remuneration, working hours, and termination procedures.

  2. Wages and Salaries: Adhering to minimum wage laws and ensuring timely and accurate payment of salaries. Employers must also comply with regulations regarding overtime pay and other wage-related benefits.

  3. Working Hours and Leave: Complying with regulations on working hours, rest periods, and leave entitlements, including annual leave, sick leave, maternity leave, and public holidays.

  4. Health and Safety: Implementing workplace health and safety standards to protect employees from occupational hazards and ensuring a safe working environment.

  5. Social Security Contributions: Making mandatory contributions to the National Pension Scheme Authority (NAPSA) and other social security schemes on behalf of employees.

  6. Non-Discrimination and Equal Opportunity: Ensuring that employment practices are free from discrimination based on race, gender, religion, disability, or other protected characteristics, and promoting equal opportunity in hiring, promotion, and other employment decisions.

  7. Termination and Severance: Following legal procedures for terminating employment, including providing notice and severance pay as required by law.

Importance of HR Compliance in Zambia:

  1. Legal Protection: Compliance with HR laws protects employers from legal disputes and potential penalties. Non-compliance can result in fines, legal action, and damage to the company's reputation.

  2. Employee Satisfaction and Retention: Adhering to labor laws and providing fair treatment helps in maintaining a positive work environment, which can lead to higher employee satisfaction and retention.

  3. Operational Efficiency: Clear and compliant HR policies and procedures streamline operations, reduce misunderstandings, and enhance overall productivity.

  4. Reputation Management: Companies that comply with HR regulations are viewed more favorably by employees, customers, and the public, which can enhance the company's reputation and brand image.

  5. Risk Management: Proper HR compliance helps in identifying and mitigating risks related to employment practices, thereby safeguarding the company from potential legal and financial liabilities.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can significantly ease the burden of HR compliance in Zambia. An EOR takes on the responsibility of ensuring that all employment practices adhere to local laws and regulations, allowing companies to focus on their core business activities. This is particularly beneficial for foreign companies looking to expand into Zambia, as it ensures compliance with local labor laws without the need to establish a legal entity in the country.

What are the costs associated with employing someone in Zambia?

Employing someone in Zambia involves several costs that employers need to consider. These costs can be broadly categorized into direct compensation, statutory contributions, and other employment-related expenses. Here is a detailed breakdown:

  1. Direct Compensation:

    • Salaries and Wages: The primary cost is the employee's salary or wage, which varies depending on the industry, role, and experience level. Zambia has a minimum wage policy that employers must adhere to, which varies by sector.
    • Bonuses and Incentives: Depending on the company's policy and the employee's performance, bonuses and other incentives may be provided.
  2. Statutory Contributions:

    • Social Security Contributions: Employers are required to contribute to the National Pension Scheme Authority (NAPSA). The contribution rate is 10% of the employee's gross monthly earnings, with the employer and employee each contributing 5%.
    • Workers' Compensation Fund: Employers must contribute to the Workers' Compensation Fund, which provides compensation for work-related injuries and diseases. The contribution rate varies depending on the industry and the risk level associated with the job.
    • Pay As You Earn (PAYE) Tax: Employers are responsible for withholding PAYE tax from employees' salaries and remitting it to the Zambia Revenue Authority (ZRA). The tax rates are progressive, ranging from 0% to 37.5% based on the employee's income level.
  3. Other Employment-Related Expenses:

    • Health Insurance: While not mandatory, many employers provide health insurance as part of their benefits package to attract and retain talent.
    • Leave Entitlements: Employers must provide paid leave entitlements, including annual leave, sick leave, and maternity leave. The cost of these leaves must be factored into the overall employment cost.
    • Training and Development: Investing in employee training and development can be an additional cost but is essential for improving skills and productivity.
    • Recruitment Costs: These include advertising job vacancies, conducting interviews, and any recruitment agency fees.
    • Work Permits and Visas: If hiring expatriates, employers must cover the costs associated with obtaining work permits and visas.
  4. Compliance and Administrative Costs:

    • Legal and Compliance Costs: Ensuring compliance with local labor laws and regulations may require legal consultation and administrative efforts, which can incur additional costs.
    • Payroll Management: Managing payroll, including processing salaries, tax deductions, and statutory contributions, can be resource-intensive and may require specialized software or services.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help manage these costs effectively. An EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and statutory contributions, ensuring that the company remains compliant with local laws. This can save time and reduce the administrative burden on the employer, allowing them to focus on their core business activities. Additionally, an EOR can provide insights into local market conditions and help optimize compensation packages to attract and retain top talent in Zambia.

Is it possible to hire independent contractors in Zambia?

Yes, it is possible to hire independent contractors in Zambia. However, there are several important considerations to keep in mind when doing so.

  1. Legal Framework: Zambia's labor laws distinguish between employees and independent contractors. Independent contractors are typically governed by commercial law rather than labor law, meaning they do not receive the same protections and benefits as employees, such as minimum wage, overtime pay, and social security contributions.

  2. Contractual Agreement: It is crucial to have a well-drafted contract that clearly defines the nature of the relationship, the scope of work, payment terms, and other relevant conditions. This helps to avoid any potential disputes and ensures that the contractor is not inadvertently classified as an employee.

  3. Tax Implications: Independent contractors are responsible for their own tax obligations. They must register with the Zambia Revenue Authority (ZRA) and ensure they comply with tax filing and payment requirements. Employers do not withhold taxes for independent contractors, but they should ensure that contractors are aware of their tax responsibilities.

  4. Compliance and Risk Management: Misclassification of workers can lead to legal and financial repercussions. If an independent contractor is deemed to be an employee by the authorities, the hiring company may be liable for unpaid taxes, social security contributions, and other employee benefits. Therefore, it is essential to ensure that the working relationship genuinely reflects that of an independent contractor.

  5. Benefits of Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate: An EOR can help navigate the complexities of hiring in Zambia. They can ensure compliance with local laws, handle payroll and tax obligations, and mitigate the risks associated with worker misclassification. This allows companies to focus on their core business activities while ensuring that their workforce is managed effectively and legally.

In summary, while hiring independent contractors in Zambia is feasible, it requires careful consideration of legal, tax, and compliance issues. Utilizing an Employer of Record service can streamline this process and provide peace of mind by ensuring all local regulations are adhered to.

Do employees receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record in Zambia?

Yes, employees in Zambia receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial in a country like Zambia where employment laws can be complex and subject to frequent changes. Here are some key aspects of how an EOR ensures that employees receive their rights and benefits:

  1. Compliance with Labor Laws: An EOR ensures that all employment contracts comply with Zambian labor laws, including the Employment Act, which governs employment terms, conditions, and employee rights. This includes adherence to minimum wage laws, working hours, and overtime regulations.

  2. Statutory Benefits: Employees are entitled to statutory benefits such as social security contributions, which in Zambia include contributions to the National Pension Scheme Authority (NAPSA). An EOR ensures that these contributions are made accurately and on time.

  3. Leave Entitlements: Zambian labor laws mandate various types of leave, including annual leave, sick leave, and maternity leave. An EOR ensures that employees receive their full leave entitlements as per the law.

  4. Health and Safety: An EOR ensures compliance with occupational health and safety regulations, providing a safe working environment for employees. This includes adherence to the Occupational Health and Safety Act.

  5. Termination and Severance: In the event of termination, an EOR ensures that the process is handled in accordance with Zambian labor laws, including the provision of any required notice periods and severance pay.

  6. Payroll Management: An EOR manages payroll, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes the correct calculation of taxes and deductions, which can be complex in Zambia due to varying tax rates and regulations.

  7. Dispute Resolution: An EOR can assist in resolving any employment disputes in accordance with Zambian labor laws, ensuring that employees have access to fair treatment and legal recourse if necessary.

By using an EOR like Rivermate, companies can ensure that their employees in Zambia receive all their legal rights and benefits, while also mitigating the risk of non-compliance with local labor laws. This not only protects the employees but also provides peace of mind for the employer, knowing that all legal obligations are being met.

How does Rivermate, as an Employer of Record in Zambia, ensure HR compliance?

Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in Zambia, ensures HR compliance through a comprehensive approach that addresses the unique regulatory and legal landscape of the country. Here are the key ways Rivermate achieves this:

  1. Local Expertise and Knowledge: Rivermate employs local HR and legal experts who are well-versed in Zambian labor laws and regulations. This local expertise ensures that all employment practices are compliant with national standards, including the Employment Act, the Industrial and Labour Relations Act, and other relevant legislation.

  2. Employment Contracts: Rivermate prepares and manages employment contracts that comply with Zambian law. These contracts include all mandatory provisions such as job descriptions, salary details, working hours, leave entitlements, and termination conditions. By ensuring that contracts are legally sound, Rivermate mitigates the risk of disputes and non-compliance.

  3. Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in accordance with Zambian regulations. This includes accurate calculation of wages, statutory deductions such as Pay As You Earn (PAYE) tax, National Pension Scheme Authority (NAPSA) contributions, and other mandatory withholdings. Timely and accurate payroll management helps avoid penalties and ensures employees receive their due compensation.

  4. Tax Compliance: Rivermate ensures that all tax obligations are met, including corporate taxes, employee income taxes, and social security contributions. They stay updated on any changes in tax laws and regulations to ensure ongoing compliance. This reduces the administrative burden on the client and minimizes the risk of non-compliance.

  5. Employee Benefits and Welfare: Rivermate ensures that all statutory benefits, such as maternity leave, sick leave, and annual leave, are provided in accordance with Zambian law. They also manage additional benefits that may be required by law or agreed upon in employment contracts, ensuring that employees' rights and welfare are protected.

  6. Labor Relations and Dispute Resolution: Rivermate manages labor relations and ensures compliance with the Industrial and Labour Relations Act. They handle employee grievances, disciplinary actions, and terminations in a manner that is compliant with local laws. This helps prevent labor disputes and ensures fair treatment of employees.

  7. Health and Safety Compliance: Rivermate ensures that workplace health and safety standards are met in accordance with the Occupational Health and Safety Act. They implement necessary policies and procedures to create a safe working environment, reducing the risk of workplace accidents and legal liabilities.

  8. Continuous Monitoring and Updates: Rivermate continuously monitors changes in Zambian labor laws and regulations. They update their practices and policies accordingly to ensure ongoing compliance. This proactive approach helps clients stay ahead of regulatory changes and avoid potential legal issues.

By leveraging Rivermate's services, companies can focus on their core business activities while ensuring that all HR and employment-related matters are handled in full compliance with Zambian laws. This not only mitigates legal risks but also enhances the overall employee experience and operational efficiency.

What legal responsibilities does a company have when using an Employer of Record service like Rivermate in Zambia?

When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in Zambia, the EOR assumes many of the legal responsibilities associated with employment. However, the company still retains certain obligations and should be aware of the following key legal responsibilities and benefits:

  1. Compliance with Local Labor Laws: The EOR ensures that all employment practices comply with Zambian labor laws, including the Employment Act, the Industrial and Labour Relations Act, and other relevant legislation. This includes adherence to minimum wage requirements, working hours, overtime, and statutory benefits.

  2. Payroll and Taxation: The EOR handles payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. They also manage the calculation and remittance of all required taxes, including Pay As You Earn (PAYE) tax, social security contributions to the National Pension Scheme Authority (NAPSA), and any other statutory deductions.

  3. Employment Contracts: The EOR provides legally compliant employment contracts that meet Zambian legal standards. These contracts outline the terms and conditions of employment, including job responsibilities, compensation, benefits, and termination conditions.

  4. Employee Benefits: The EOR administers employee benefits as required by Zambian law, such as leave entitlements (annual leave, sick leave, maternity leave), health insurance, and any other statutory benefits. They may also offer additional benefits as part of their service package.

  5. Work Permits and Visas: If the company is hiring expatriates, the EOR assists with obtaining the necessary work permits and visas, ensuring compliance with immigration laws and regulations.

  6. Termination and Severance: The EOR manages the termination process in accordance with Zambian labor laws, which include providing the appropriate notice period, calculating severance pay, and ensuring that all legal requirements are met to avoid wrongful termination claims.

  7. Employee Relations and Dispute Resolution: The EOR handles employee relations issues, including grievances and disputes. They ensure that any conflicts are managed in compliance with local labor laws and regulations, potentially involving mediation or arbitration if necessary.

  8. Health and Safety Compliance: The EOR ensures that workplace health and safety standards are met, in accordance with the Occupational Health and Safety Act. This includes providing a safe working environment and conducting regular safety training and assessments.

  9. Data Protection and Privacy: The EOR is responsible for ensuring that employee data is handled in compliance with Zambian data protection laws, safeguarding personal information and maintaining confidentiality.

By using an EOR like Rivermate in Zambia, companies can significantly reduce the administrative burden and legal risks associated with managing a local workforce. The EOR takes on the majority of the legal responsibilities, allowing the company to focus on its core business activities while ensuring full compliance with local employment laws.

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