Employer of Record in Inde

Un Employer of Record (EOR) en Inde emploie légalement votre équipe en votre nom. Considérez cela comme une manière simple d’embaucher en Inde sans créer votre propre entité locale. Cela signifie que l’EOR gère toutes les responsabilités légales et RH liées à l’emploi. Vous vous occupez de la gestion quotidienne de votre équipe, tandis que l’EOR s’occupe des tâches administratives complexes. Si vous souhaitez recruter des talents en Inde, un EOR comme Rivermate peut rendre cela possible rapidement et en toute conformité.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Inde

Utiliser un EOR en Inde simplifie votre expansion. Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent : Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Inde.
2. L’EOR les embauche : L’EOR embauche légalement l’employé via un contrat de travail local conforme.
3. L’intégration commence : L’EOR gère tout le processus d’intégration. Cela inclut tout, de la collecte des documents nécessaires à la mise en place de la paie.
4. Nous gérons les RH et la législation : L’EOR s’occupe de la paie, des taxes, des avantages, et veille à la conformité avec les lois du travail en Inde. Vous pouvez en savoir plus sur ces réglementations auprès du Ministère du Travail & de l’Emploi.
5. Vous gérez votre équipe : Vous vous concentrez sur les tâches quotidiennes, les projets et la performance de vos employés. Ils font partie intégrante de votre équipe, comme n’importe quel autre employé.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Inde

Étendre votre équipe en Inde ouvre un monde de talents qualifiés. Un EOR rend ce processus simple et sécurisé. Il élimine les principaux obstacles de l’embauche mondiale, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés en Inde en quelques jours. Cela évite les mois nécessaires pour établir une entité légale.
• Assurer une conformité totale : L’Inde possède un réseau complexe de lois du travail au niveau central et étatique. Un EOR connaît ces lois, des contributions au fonds de prévoyance à la taxe professionnelle. Cela vous permet de rester en conformité avec des autorités comme le Employees' Provident Fund Organisation.
• Réduire les coûts : La création d’une filiale en Inde est coûteuse. Un EOR vous évite des frais juridiques élevés, des coûts de mise en place et de la charge administrative de gérer une société locale.
• Offrir des avantages compétitifs : Les EOR peuvent fournir à vos employés des packages d’avantages complets, incluant l’assurance santé et les plans de retraite. Cela vous aide à attirer et retenir les meilleurs talents.
• Minimiser les risques : L’EOR assume la responsabilité légale de vos employés. Cela vous protège des risques liés à la non-conformité dans un pays étranger.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Inde comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Inde.

L'embauche en Inde est dynamique et en croissance. Le pays montre une forte intention d'embauche, notamment dans des secteurs comme l'informatique, la finance, l'énergie et la santé. De nombreuses entreprises adoptent le travail à distance et hybride, créant ainsi des opportunités plus flexibles à travers le pays. Lors de votre recrutement en Inde, il est important de comprendre les lois locales du travail pour assurer un processus fluide et conforme.

Contrats de travail & clauses indispensables

Un contrat de travail écrit est essentiel pour l'embauche en Inde. Il protège à la fois vous et votre employé en définissant clairement les termes de l'emploi. Bien qu'il n'existe pas de modèle standard, chaque contrat doit être rédigé dans une langue locale et inclure ces clauses clés :

• Description du poste : Indiquez clairement le titre, les rôles et responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Détaillez le salaire, les bonus et autres avantages.
• Horaires de travail : Précisez l'horaire de travail quotidien et hebdomadaire.
• Politique de congés : Décrivez les droits aux congés annuels, maladie et autres.
• Période d'essai : Définissez la durée et les modalités de la période d'essai.
• Confidentialité : Protégez les informations sensibles de votre entreprise.
• Résiliation : Expliquez les conditions de fin de contrat, y compris les préavis.
• Loi applicable : Indiquez que le contrat est régi par la loi indienne.

Périodes d'essai

En Inde, une période d'essai vous permet d'évaluer la performance d'un nouvel employé avant de confirmer son emploi permanent.

• Durée : Les périodes d'essai durent généralement de trois à six mois. Pour certains postes de haut niveau, cela peut aller jusqu'à un an.
• Prolongation : Vous pouvez prolonger la période d'essai si vous avez besoin de plus de temps pour évaluer l'employé, mais cela doit être précisé dans le contrat de travail.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, vous pouvez résilier un employé avec un préavis plus court, généralement entre une et deux semaines.
• Confirmation : À la fin de la période d'essai, vous devez fournir une confirmation écrite à l'employé pour en faire un employé permanent.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires de travail standard en Inde sont réglementés pour assurer le bien-être des employés.

• Heures standard : Une semaine de travail typique est de 48 heures, avec un maximum de 9 heures par jour.
• Pauses : Les employés ont droit à une pause de 30 minutes après cinq heures de travail continu.
• Heures supplémentaires : Tout travail au-delà de 9 heures par jour ou 48 heures par semaine est considéré comme des heures supplémentaires.
• Paiement des heures supplémentaires : Vous devez payer aux employés le double de leur taux horaire normal pour toute heure supplémentaire.

Jours fériés publics & régionaux

La diversité culturelle de l'Inde se reflète dans ses jours fériés publics.

• Jours fériés nationaux : Il y a trois jours fériés nationaux observés dans tout le pays :
  • Fête de la République (26 janvier)
  • Fête de l'Indépendance (15 août)
  • Gandhi Jayanti (2 octobre)
• Jours fériés régionaux : Chaque État a sa propre liste de jours fériés régionaux basés sur des festivals et événements locaux.
• Total des jours fériés : La plupart des entreprises offrent entre 10 et 14 jours fériés publics par an, selon l'État et la politique de l'entreprise.

Embauche de contractors en Inde

L'embauche de contractors indépendants en Inde peut sembler une option flexible, mais elle comporte des risques. Le principal défi est la mauvaise classification des travailleurs. Si les autorités indiennes déterminent qu'un contractor est traité comme un employé, votre entreprise pourrait faire face à des pénalités, y compris des arriérés d'impôts et des amendes.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR emploie légalement des travailleurs en votre nom, garantissant une conformité totale avec les lois du travail locales. Cela signifie que l'EOR gère :

• Paie et taxes : L'EOR s'occupe de toute la gestion de la paie et des déductions fiscales.
• Avantages : Votre équipe en Inde bénéficie d'avantages statutaires comme l'assurance santé et les cotisations de retraite.
• Conformité : L'EOR veille à ce que tous les contrats de travail et pratiques soient conformes aux réglementations indiennes.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez embaucher des talents en Inde en toute sécurité et efficacité, sans les complexités juridiques liées à l'embauche directe de contractors.

En Inde, la gestion de la rémunération et de la paie signifie naviguer dans un système comportant à la fois des composantes fixes et variables. La rémunération de votre employé comprend son salaire de base, diverses indemnités, et d’éventuelles primes liées à la performance. Elle implique également des contributions obligatoires de votre part et de celle de vos employés aux fonds de sécurité sociale. Considérez cela comme un partenariat où les deux parties contribuent à un filet de sécurité.

Cycles de paie & structure salariale

En Inde, le cycle de paie est généralement mensuel, avec un paiement effectué à une date constante chaque mois. La structure salariale ne se limite pas à un salaire de base. Elle est une combinaison d’éléments qui composent la rémunération totale d’un employé, souvent appelée "Cost to Company" (CTC).

Une structure salariale typique comprend :

• Salaire de base : Il s’agit de la partie fixe du salaire et représente généralement entre 40 % et 50 % de la rémunération totale.
• Indemnités : Ce sont des paiements additionnels pour des besoins spécifiques. Les indemnités courantes incluent l’Indemnité de logement (HRA) pour aider avec les coûts de logement et l’Indemnité de dépaysement (DA) pour compenser l’inflation.
• Rémunération variable : Cette partie est souvent liée à la performance, que ce soit pour l’individu ou pour l’entreprise, et inclut des primes et des incitations.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Inde est de 48 heures. Si un employé travaille plus que ces heures, vous devez lui payer des heures supplémentaires. Le taux d’heure supplémentaire est généralement le double du salaire régulier de l’employé.

L’Inde dispose d’un système complexe de salaires minimums. Il n’existe pas un seul salaire minimum national. Au lieu de cela, les salaires minimums sont fixés par les gouvernements des États et varient en fonction de l’industrie, du niveau de compétence et de la localisation.

Taxes et contributions de l’employeur

En tant qu’employeur en Inde, vous êtes tenu de contribuer à plusieurs fonds de sécurité sociale et de bien-être pour vos employés. Ces contributions constituent une partie essentielle de vos responsabilités en matière de paie.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également à leur sécurité sociale et paient des taxes sur leur revenu. Vous déduisez ces montants directement de leur salaire chaque mois.

En Inde, vos avantages sociaux et congés sont un mélange de règles imposées par le gouvernement et d'avantages spécifiques à l'entreprise. Le gouvernement fixe les exigences minimales pour protéger les employés. Cependant, les entreprises intelligentes offrent plus pour attirer et retenir les meilleurs talents. Cela crée un environnement favorable où vous pouvez prospérer.

Congés légaux

Le gouvernement indien exige que les employeurs offrent plusieurs types de congés payés. Voici les bases auxquelles vous pouvez vous attendre :

• Congé Acquis : Vous accumulez ce congé en fonction du nombre de jours travaillés. En général, vous obtenez 1 jour de congé pour chaque 20 jours travaillés. Cela représente environ 15-18 jours par an.
• Congé Occasionnel : Destiné aux affaires personnelles imprévues à court terme. Vous pouvez généralement prendre environ 7 à 10 jours de congé occasionnel chaque année.
• Congé Maladie : Si vous êtes malade, vous avez droit à un congé maladie. Le nombre de jours varie selon l'État, mais il est généralement d'environ 7 à 12 jours par an.
• Congé de Maternité : Les employées féminines ont droit à 26 semaines de congé de maternité payé pour leurs deux premiers enfants. Pour un troisième enfant, cette durée est réduite à 12 semaines.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

L'Inde est un pays diversifié avec de nombreux festivals et événements. Cela se reflète dans ses jours fériés. Il y a trois jours fériés nationaux que tout le monde observe. Au-delà, les jours fériés varient selon l'État.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitives et soutenir le bien-être de leurs employés. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre, divisé entre ce qui est requis par la loi et ce qui est offert en tant qu'avantage supplémentaire.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place des avantages sociaux pour les employés en Inde peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu'employeur légal en Inde. Cela signifie qu'il gère toutes les tâches administratives et RH, y compris les avantages. Voici comment un EOR peut aider :

• Assure la conformité : Un EOR connaît les lois du travail complexes de l'Inde. Il veille à ce que votre package d'avantages respecte toutes les exigences légales.
• Gère l'administration : De l'inscription à vos avantages légaux à la gestion des avantages supplémentaires, un EOR s'occupe de tout.
• Gagne du temps : En externalisant la gestion des avantages à un EOR, votre entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier.
• Propose des packages compétitifs : Les EOR ont de l'expérience sur le marché local. Ils peuvent aider à concevoir un package d'avantages attractif pour attirer les meilleurs talents en Inde.

Lorsque vous vous séparez d’un employé en Inde, le processus va bien au-delà d’une poignée de main et d’un au revoir. Vous devez respecter des lois du travail spécifiques. Gérer correctement les licenciements et le offboarding protège votre entreprise et traite vos anciens employés avec respect. Il s’agit d’assurer une transition fluide et conforme pour toutes les parties impliquées.

Périodes de préavis

En Inde, la période de préavis qu’un employé doit respecter dépend de son contrat de travail et des lois en vigueur. Pour de nombreux emplois dans le secteur privé, le contrat de travail est le document le plus important définissant la période de préavis.

Les périodes de préavis courantes sont :

• 30 à 90 jours : C’est une fourchette typique que l’on retrouve dans de nombreux contrats de travail. Les postes juniors peuvent prévoir un préavis de 30 jours, tandis que les postes seniors peuvent nécessiter jusqu’à 90 jours.
• Un mois : Pour les employés classés comme "ouvriers" selon la loi sur les conflits industriels de 1947, un préavis d’un mois est souvent requis.
• Paiement en lieu et place du préavis : Votre contrat peut vous permettre, à vous ou à l’employé, de payer leur salaire pour la période de préavis au lieu qu’ils la travaillent.

Les lois spécifiques à chaque État, comme la Delhi Shops and Establishments Act, ont également leurs règles. Par exemple, à Delhi, vous devez donner un préavis de 30 jours à un employé qui a travaillé pour vous pendant plus de trois mois, sauf en cas de licenciement pour faute.

Indemnité de licenciement

L’indemnité de licenciement est un paiement final effectué à un employé lorsqu’il quitte l’entreprise. En Inde, cela est principalement régi par la loi sur les conflits industriels de 1947.

Voici ce que vous devez savoir :

• Qui est éligible ? Les employés ayant au moins un an de service continu ont généralement droit à une indemnité de licenciement s’ils sont licenciés ou mis à la retraite.
• Comment est-elle calculée ? Le calcul standard est de 15 jours de salaire moyen de l’employé pour chaque année de service accompli.
• Quand n’est-elle pas requise ? Vous n’avez généralement pas à payer d’indemnité si un employé démissionne volontairement ou si vous mettez fin à leur contrat pour faute.

Un autre élément clé du règlement final est la gratification. Il s’agit d’un paiement forfaitaire versé aux employés ayant travaillé au moins cinq ans dans votre entreprise.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la complexité des départs d’employés en Inde peut être difficile. Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque étape du processus de offboarding soit gérée correctement et en conformité avec les lois du travail indiennes.

Voici comment nous simplifions cela pour vous :

Nous prenons en charge les démarches administratives et juridiques afin que vous puissiez vous concentrer sur une transition respectueuse et fluide pour votre employé sortant.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail de l'Inde peut sembler complexe. Vous devez le faire correctement pour travailler légalement dans le pays. Pour tout citoyen non indien, obtenir le bon visa est la première étape la plus cruciale. Cela garantit que votre emploi est conforme aux lois sur l'immigration indiennes. Le visa principal pour travailler en Inde est le Visa de Travail, mais un Visa d'Affaires peut être approprié pour des activités de courte durée, non liées à l'emploi.

Visas de travail & réalités du parrainage

Pour obtenir un Visa de Travail, vous avez besoin d'une offre d'emploi d'une entreprise légalement enregistrée en Inde. Cette entreprise indienne doit parrainer votre demande de visa. C'est une exigence clé. Sans une entité locale parrainante, vous ne pouvez pas obtenir de Visa de Travail.

C'est là qu'un Employer of Record (EOR) peut aider. Un EOR est une entreprise enregistrée localement en Inde qui peut légalement employer et parrainer des travailleurs au nom d'une entreprise internationale. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité légale en Inde pour embaucher quelqu'un.

Cependant, il existe des réalités pratiques concernant le parrainage par un EOR :

• Ce qu'un EOR peut généralement parrainer : La capacité d'un EOR à parrainer un visa est liée à ses activités commerciales enregistrées. Cela inclut souvent des rôles dans les RH, la consultance en gestion, le développement commercial, la vente et le marketing. Si le poste pour lequel vous embauchez correspond au champ d'activité de l'EOR, le parrainage est généralement simple.
• Ce qu'un EOR peut ne pas être en mesure de parrainer : Les rôles très spécialisés ou techniques qui sortent du cadre des activités commerciales enregistrées de l'EOR peuvent être difficiles à parrainer. Par exemple, si un EOR est enregistré en tant que société de conseil, il peut ne pas être en mesure de parrainer un visa pour un ingénieur logiciel ou un technicien de laboratoire.

La voie pratique pour la plupart des entreprises souhaitant embaucher en Inde sans établir leur propre entité est de travailler avec un EOR. L'EOR se chargera de la demande de visa, gérera la paie et assurera la conformité avec les lois du travail locales.

Pour être éligible à un Visa de Travail, vous devez généralement :

• Avoir une offre d'emploi confirmée d'une entreprise indienne.
• Posséder des compétences ou qualifications spécialisées pour le poste.
• Percevoir un salaire annuel minimum de 25 000 USD (avec quelques exceptions).
• Posséder un passeport valide.

Conformité aux voyages d'affaires

Pour des visites de courte durée en Inde à des fins professionnelles, vous aurez probablement besoin d'un Visa d'Affaires, et non d'un Visa de Travail. Il est important de comprendre la différence pour rester conforme. Un Visa d'Affaires vous permet de mener certaines activités, mais ne vous autorise pas à être employé et à percevoir un salaire en Inde.

Les activités généralement autorisées avec un Visa d'Affaires incluent :

• Assister à des réunions et discussions d'affaires.
• Explorer des opportunités commerciales ou créer une entreprise.
• Acheter ou vendre des produits industriels ou commerciaux.
• Assister à une conférence ou un séminaire.

Vous ne pouvez pas exercer un emploi à temps plein avec un Visa d'Affaires. Pour faciliter les déplacements, l'Inde propose un programme d'e-Visa pour les citoyens de nombreux pays, qui inclut un e-Visa d'Affaires. Celui-ci peut être demandé en ligne.

Voici les points clés à retenir pour les voyages d'affaires :

Si vous visitez l'Inde pour plus de 180 jours avec certains visas, y compris un Visa de Travail, vous devez vous enregistrer auprès du Foreigners Regional Registration Office (FRRO) dans les 14 jours suivant votre arrivée. Vérifiez toujours les conditions spécifiques de votre visa pour vous assurer de rester conforme durant votre séjour.