Employer of Record in Inde

L'Inde, pays le plus peuplé au monde, possède l’un des marchés du travail les plus grands et diversifiés à l’échelle mondiale. Son économie couvre les services informatiques, l’externalisation commerciale, la fabrication, la fintech et la pharmacie.

L’Inde est un hub majeur pour le développement logiciel, l’ingénierie en intelligence artificielle et les services partagés. Beaucoup d’employeurs utilisent le marché indien pour établir de petites équipes à distance pour leurs opérations commerciales internationales. La population active possède un niveau élevé de maîtrise de l’anglais, ce qui facilite le déplacement d’une partie de vos opérations mondiales en Inde, ou l’embauche d’individus lorsque vous souhaitez tester le marché.

Le coût de l’embauche d’employés en Inde (même pour des travailleurs hautement qualifiés) est inférieur à celui des États-Unis ou des pays européens. Cependant, vous ne rencontrerez pas de difficulté à trouver des talents. Ils disposent d’un vaste vivier de talents dans les domaines des sciences, de la technologie, de l’ingénierie et des mathématiques.

Bien que cela constitue un attrait majeur pour les entreprises étrangères, il est très difficile d’embaucher des employés indiens sans soutien local. Les lois du travail indiennes peuvent être un « labyrinthe » de lois centrales et locales qui se chevauchent. Le système est connu pour ses lourdeurs administratives et sa protection des droits des employés.

Pour entrer rapidement sur ce marché, un India Employer of Record (EOR) peut vous aider à relever ces défis en agissant en tant qu’employeur légal, et en gérant pour vous toute la paie, la fiscalité et la législation du travail. Si vous souhaitez embaucher des talents en Inde, un EOR comme Rivermate peut rendre cela possible rapidement et conformément à la réglementation.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Inde

Utiliser un EOR en Inde simplifie votre expansion. Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Vous trouvez les talents : Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Inde.
2. Le EOR les embauche : Le EOR embauche légalement l’employé via un contrat d’emploi local conforme à la législation.
3. Le processus d’intégration commence : Le EOR gère l’ensemble du processus d’intégration, qui prend entre 1 et 2 semaines si l’employé est local. Pour un expatrié, cela peut prendre jusqu’à 6 semaines.
4. Nous gérons les ressources humaines et la législation : Le EOR s’occupe de la paie mondiale, des impôts, des avantages, et veille à la conformité avec les lois du travail en Inde. Vous pouvez en savoir plus sur ces réglementations auprès du Ministère du Travail et de l’Emploi.
5. Vous gérez votre équipe : Vous vous concentrez sur les tâches quotidiennes, les projets et la performance de vos employés. Ils font partie intégrante de votre équipe, tout comme vos employés locaux.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Inde

Étendre votre équipe en Inde ouvre un monde de talents qualifiés. Un EOR rend ce processus simple et sécurisé. Il élimine les principaux obstacles de l’embauche internationale, vous laissant vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés en Inde en quelques jours. Cela évite les mois qu’il peut falloir pour établir une entité légale.
• Assurer une conformité complète : L’Inde dispose d’un réseau complexe de lois du travail centrales et locales. Un EOR connaît ces lois, qu’il s’agisse des contributions au fonds de prévoyance ou de la Loi sur l’impôt sur le revenu. Cela vous permet de rester en conformité avec des autorités telles que le Organisme du fonds de prévoyance des employés.
• Réduire les coûts : La création d’une filiale en Inde est coûteuse. Un EOR vous évite de supporter des frais juridiques élevés, des coûts d’installation et la charge administrative liée à la gestion d’une société locale.
• Offrir des avantages compétitifs : Les EOR peuvent fournir à vos employés des packages d’avantages complets, comprenant l’assurance santé et les plans de retraite. Cela vous aide à attirer et retenir les meilleurs talents.
• Minimiser les risques : Le EOR assume la responsabilité légale de vos employés. Cela vous protège des risques liés à la non-conformité dans un pays étranger.

Nous avons constaté que l'embauche en Inde permet des économies pour les employeurs étrangers, mais que les lois du travail peuvent être complexes et frustrantes. Les employeurs débutants doivent s'attendre à certains retards dans le processus d'intégration, et fournir des mises à jour fréquentes à nos clients a permis de créer une expérience plus fluide.

Si vous envisagez d'embaucher en Inde, plusieurs étapes doivent être en place avant de pouvoir finaliser un contrat de travail. L'inscription fiscale, la réception d'une carte PAN (Permanent Account Number), et l'ouverture d'un compte bancaire sont obligatoires avant de pouvoir finaliser le contrat de travail.

Tenter de naviguer dans ce processus lorsque vous avez très peu de connaissances ou d'expérience en matière de lois indiennes du travail et fiscales vous prendra beaucoup plus de temps et augmentera le coût de l'embauche pour votre entreprise.

Contrats de travail & clauses indispensables

Les contrats de travail en Inde sont régis par l'Indian Contract Act, 1872, ainsi que par diverses lois du travail. Ces lois définissent clairement la réglementation indienne du travail, les droits des employés, et les pratiques d'emploi légales pour protéger à la fois l'employeur et l'employé.

La rédaction de contrats de travail est essentielle pour l'embauche internationale en Inde. Elle protège à la fois vous et votre employé en définissant clairement les termes de l'embauche. Bien qu'il n'existe pas de modèle standard, chaque contrat doit être rédigé dans une langue locale et inclure ces clauses clés :

• Description du poste : Indiquez clairement le titre, les rôles et responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Détaillez le salaire, les primes, et tous autres avantages.
• Horaires de travail : Spécifiez l'horaire de travail quotidien et hebdomadaire.
• Politique de congés : Décrivez les droits à congé annuel, maladie, et autres.
• Période d'essai : Définissez la durée et les modalités de la période d'essai.
• Confidentialité : Protégez les informations sensibles de votre entreprise.
• Résiliation : Expliquez les conditions de fin d'emploi, y compris les préavis.
• Loi applicable : Indiquez que le contrat est régi par la loi indienne.

Périodes d'essai

En Inde, une période d'essai permet d'évaluer la performance d'un nouvel employé avant de confirmer son emploi permanent.

• Durée : Les périodes d'essai durent généralement entre trois et six mois. Pour certains postes de niveau supérieur, cela peut aller jusqu'à un an.
• Prolongation : Vous pouvez prolonger la période d'essai si vous avez besoin de plus de temps pour évaluer l'employé, mais cela doit être précisé dans le contrat de travail.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, vous pouvez résilier un employé avec un préavis plus court, généralement entre une à deux semaines.
• Confirmation : À la fin de la période d'essai, vous devez fournir une confirmation écrite à l'employé pour en faire un employé permanent.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standard en Inde sont réglementées afin de garantir le bien-être des employés.

• Heures standard : Une semaine de travail typique est de 48 heures, avec un maximum de 9 heures par jour.
• Pauses : Les employés ont droit à une pause de 30 minutes après cinq heures de travail continu.
• Heures supplémentaires : Tout travail au-delà de 9 heures par jour ou 48 heures par semaine est considéré comme des heures supplémentaires.
• Paiement des heures supplémentaires : Vous devez payer aux employés le double de leur taux horaire normal pour toute période d'heures supplémentaires.

Catégorie	Réglementation
Horaires de travail quotidiens	9 heures
Horaires hebdomadaires	48 heures
Paiement des heures supplémentaires	2x le taux horaire normal

Congés publics & régionaux

La diversité culturelle de l'Inde se reflète dans ses jours fériés publics.

• Jours fériés nationaux : Il y a trois jours fériés nationaux observés partout dans le pays :
  • Fête de la République (26 janvier)
  • Fête de l'indépendance (15 août)
  • Gandhi Jayanti (2 octobre)
• Fêtes régionales : Chaque État a sa propre liste de jours fériés régionaux basés sur des festivals et événements locaux.
• Total de jours fériés : La plupart des entreprises offrent entre 10 et 14 jours fériés par an, selon l'État et la politique de l'entreprise.

Embauche de contractors en Inde et mauvaise classification des employés

L'embauche de contractors indépendants en Inde peut sembler une option flexible, mais elle comporte des risques.

L'Inde distingue les contractants et les employés à temps plein. Les entreprises embauchant des contractors par le biais d'un prestataire de services doivent s'assurer que le contrat ne ressemble pas à un emploi formel afin de respecter la législation du travail. Si les autorités indiennes déterminent qu'un contractor est traité comme un employé, votre société pourrait faire face à des sanctions, y compris des arriérés d'impôts et des amendes.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR emploie légalement des travailleurs en votre nom, garantissant une conformité totale avec les lois du travail locales. Cela signifie que l'EOR gère :

• Paie et impôts : L'EOR prend en charge toute la gestion de la paie et des déductions fiscales.
• Avantages : Votre équipe en Inde bénéficie des avantages statutaires tels que le régime de pension et les prestations de retraite.
• Conformité : L'EOR s'assure que tous les contrats de travail et pratiques respectent la réglementation indienne.

En partenariat avec un EOR, vous pouvez embaucher des talents en Inde en toute sécurité et efficacité, sans les complexités légales liées à l'embauche directe de contractors.

En Inde, la gestion de la rémunération et de la paie signifie naviguer dans un système comportant à la fois des composantes fixes et variables. La rémunération de votre employé comprend son salaire de base, des déductions légales, et des primes potentielles liées à la performance. Elle implique également des cotisations obligatoires de votre part et de celle de vos employés aux fonds de sécurité sociale. Considérez cela comme un partenariat où les deux côtés contribuent à un filet de sécurité.

Cycles de paie & structure salariale

En Inde, le cycle de paie est généralement mensuel, avec un paiement aux employés à une date constante chaque mois. La structure salariale dépasse le simple salaire de base. C’est une combinaison d’éléments qui composent la rémunération totale d’un employé, souvent appelée "Cost to Company" (CTC).

Une structure salariale typique inclut :

• Salaire de base : Il s'agit de la partie fixe du salaire et représente habituellement 40 % à 50 % de la rémunération totale.
• Allocations : Ce sont des paiements additionnels pour des besoins spécifiques. Les allocations courantes incluent l'House Rent Allowance (HRA) pour aider avec les coûts de logement et l'Dearness Allowance (DA) pour compenser l'inflation.
• Rémunération variable : Cette partie est souvent liée à la performance, que ce soit pour l’individu ou l’entreprise, et inclut des primes et des incitations.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Inde est de 48 heures. Si un employé travaille au-delà de ces heures, vous devez le rémunérer pour les heures supplémentaires. Le taux d’heures supplémentaires est généralement le double du salaire régulier de l’employé.

L’Inde possède un système complexe de salaires minimums. Il n'existe pas un seul salaire minimum national. Au lieu de cela, les salaires minimums sont fixés par les gouvernements des états et varient selon l’industrie, le niveau de compétence et le lieu.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur en Inde, vous êtes tenu de contribuer à plusieurs fonds de sécurité sociale et de bien-être pour vos employés. Ces contributions sont une partie essentielle de vos responsabilités en matière de paie.

Contribution	Taux de l'employeur	Notes
Provident Fund (PF)	12 % du salaire de base	Obligatoire pour les entreprises comptant 20 employés ou plus.
Employee State Insurance (ESI)	3.25 % du salaire brut	Applicable aux employés gagnant jusqu’à un certain plafond.
Labour Welfare Fund	Variable selon l'état	Le montant et la fréquence de cette contribution dépendent des lois de l’état.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également à leur sécurité sociale et paient des taxes sur leurs revenus. Vous déduisez ces montants directement de leur salaire chaque mois.

Déduction	Taux de l'employé	Notes
Provident Fund (PF)	12 % du salaire de base	Contribution équivalente à celle de l'employeur.
Employee State Insurance (ESI)	0,75 % du salaire brut	Pour les employés couverts par le régime ESI.
Taxe professionnelle	Variable selon l’état	Une taxe au niveau de l’état sur l’emploi.
Impôt sur le revenu (TDS)	Variable	Prélevé à la source selon la tranche d'imposition de l’employé.

En Inde, vos avantages employés et vos congés sont un mélange de règles imposées par le gouvernement et d'avantages spécifiques à l'entreprise. Le gouvernement fixe les exigences minimales pour protéger les employés. Cependant, les entreprises intelligentes offrent plus pour attirer et retenir les meilleurs talents. Cela crée un environnement favorable où vous pouvez prospérer.

Congé statutaire

Le gouvernement indien exige que les employeurs accordent plusieurs types de congés payés. Voici les bases auxquelles vous pouvez vous attendre :

• Congé payé : vous gagnez ce congé en fonction du nombre de jours travaillés. En général, vous obtenez 1 jour de congé pour chaque 20 jours travaillés. Cela totalise environ 15-18 jours par an.
• Congé occasionnel : destiné à des absences de courte durée pour des affaires personnelles imprévues. Vous pouvez généralement prendre environ 7 à 10 jours de congé occasionnel chaque année.
• Congé maladie : si vous êtes malade, vous avez droit à un congé maladie. Le nombre de jours varie selon l'État, mais il tourne généralement autour de 7 à 12 jours par an.
• Congé de maternité : les employées féminines ont droit à 26 semaines de congé de maternité payé pour leurs deux premiers enfants. Pour un troisième enfant, cette durée est réduite à 12 semaines.

Jours fériés publics & jous fériés régionaux

L'Inde est un pays diversifié avec de nombreux festivals et événements. Cela se reflète dans ses jours fériés. Il y a trois jours fériés nationaux que tout le monde observe. Au-delà, les jours fériés varient selon les États.

Fête	Date en 2025	National/Régional
Jour de la République	26 janvier	National
Fête de l'Indépendance	15 août	National
Gandhi Jayanti	2 octobre	National
Holi	14 mars	Régional
Vendredi saint	18 avril	Régional
Bouddha Purnima	12 mai	Régional
Eid al-Adha	7 juin	Régional
Diwali	20 octobre	Régional
Guru Nanak Jayanti	5 novembre	Régional
Noël	25 décembre	Régional

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitives et soutenir le bien-être de leurs employés. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre, divisé en ce qui est requis par la loi et ce qui est offert en tant qu'avantage supplémentaire.

Avantages statutaires	Avantages non statutaires (complémentaires)
Fonds de prévoyance des employés (EPF)	Assurance santé privée
Assurance sociale des employés (ESI)	Assurance vie et accident
Gratification	Indemnités de transport
Congé payé	Bons repas
Jours fériés nationaux	Programmes de bien-être
Congé de maternité	Aménagements de travail flexibles
	Congé paternité
	Remboursement Internet et téléphone

Comment un EOR peut aider à la mise en place d'avantages

Mettre en place des avantages employés en Inde peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu'employeur juridique en Inde. Cela signifie qu'il gère toutes les tâches administratives et RH, y compris les avantages. Voici comment un EOR peut aider :

• Assure la conformité : un EOR peut vous aider à naviguer dans la législation du travail complexe de l'Inde. Il veille à ce que vos packages d'avantages employés respectent toutes les obligations légales et réglementations fiscales.
• Gère l'administration : de l'inscription à vos avantages statutaires à la gestion des avantages complémentaires, un EOR s'occupe de tout.
• Gagne du temps : en externalisant la gestion des avantages à un EOR, votre entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier.
• Propose des packages compétitifs : les EOR ont de l'expérience sur le marché local. Ils peuvent aider à concevoir un package d'avantages attractif pour attirer les meilleurs talents en Inde.

Lorsque vous vous séparez d'un employé en Inde, le processus dépasse le simple poignée de main et adieu. Vous devez suivre des lois du travail spécifiques. Gérer les licenciements et le offboarding correctement protège votre entreprise et traite vos anciens employés avec respect. Il s'agit d'assurer une transition fluide et conforme pour toutes les parties impliquées.

Les employés licenciés en Inde sont également protégés par de solides dispositions de sécurité d'emploi en vertu de diverses lois du travail. Les employeurs doivent suivre des pratiques d'embauche équitables et assurer une pleine conformité aux lois du travail lors de l'envoi de préavis, de l'indemnité de départ et des règlements finaux de paie.

Périodes de préavis

En Inde, la période de préavis qu'un employé doit respecter dépend de son contrat de travail et des lois applicables. Pour de nombreux emplois dans le secteur privé, l'accord d'emploi est le document le plus important définissant la période de préavis.

Les périodes de préavis courantes sont :

• 30 à 90 jours : Il s'agit d'une fourchette typique que vous trouverez dans de nombreux contrats d'emploi. Les rôles juniors peuvent avoir un préavis de 30 jours, tandis que les postes seniors pourraient nécessiter jusqu'à 90 jours.
• Un mois : Pour les employés classés comme "ouvriers" en vertu de la Industrial Disputes Act, 1947, un préavis d'un mois est souvent exigé.
• Paiement en lieu et place du préavis : Votre contrat peut vous permettre, à vous ou à l'employé, de payer son salaire pour la période de préavis à la place de son travail.

Les lois spécifiques à l'État, telles que l'Delhi Shops and Establishments Act, ont également des règles. Par exemple, à Delhi, vous devez donner un préavis de 30 jours à un employé qui a travaillé pour vous pendant plus de trois mois, sauf si la résiliation est due à une faute grave.

Indemnités de départ

L'indemnité de départ est un paiement final effectué à un employé lorsqu'il quitte l'entreprise. En Inde, cela est principalement régi par l'Industrial Disputes Act, 1947.

Voici ce qu'il faut savoir :

• Qui est éligible ? Les employés ayant effectué au moins un an de service continu ont généralement droit à une indemnité de départ s'ils sont licenciés ou mis à la retraite.
• Comment est-elle calculée ? Le calcul standard est de 15 jours du salaire moyen de l'employé pour chaque année de service effectué.
• Quand n'est-elle pas requise ? Vous n'avez généralement pas à payer d'indemnité si un employé démissionne volontairement ou si vous mettez fin à son emploi pour faute grave.

Un autre composant clé du règlement final est la gratification. Il s'agit d'un paiement forfaitaire donné aux employés ayant travaillé au moins cinq ans dans votre entreprise.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans la complexité des départs d'employés en Inde peut être difficile. Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque étape du processus de offboarding soit gérée correctement et en conformité avec les lois du travail indiennes.

Voici comment nous simplifions cela pour vous :

Ce que nous faisons	Pourquoi c'est important
Revue des accords d'emploi	Nous veillons à ce que toutes les clauses de résiliation, préavis, et règlements finaux soient traités conformément au contrat.
Calcul des paiements finaux	Nous calculons précisément l'indemnité de départ, la gratification et tout congé non utilisé pour que votre employé reçoive son règlement intégral et final.
Gestion de la documentation	Nous préparons tous les documents de sortie nécessaires, tels que les lettres d'expérience et les relevés de règlement final.
Conformité légale assurée	Nous restons à jour avec les lois du travail centrales et spécifiques à l'État pour protéger votre entreprise.

Nous prenons en charge les démarches administratives et juridiques afin que vous puissiez vous concentrer sur une transition respectueuse et fluide pour votre employé quittant l'entreprise.

Pour embaucher un ressortissant étranger en Inde, une entreprise doit obtenir un sponsoring. Les sponsorships ne sont généralement pas disponibles pour tous les emplois et sont habituellement accordés pour des rôles techniques spécialisés qui ne sont pas facilement disponibles en Inde. Les permis de travail sont délivrés pour une durée maximale d’un an et peuvent être renouvelés jusqu’à cinq ans dans certains cas.

C’est là qu’un Employer of Record (EOR) peut intervenir. Un EOR est une société enregistrée localement en Inde qui peut légalement employer et parrainer des travailleurs au nom d’une société internationale. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de créer votre propre entité juridique en Inde pour embaucher quelqu’un.

Cependant, il existe des réalités pratiques concernant le sponsoring par un EOR :

• Ce qu’un EOR peut généralement parrainer : La capacité d’un EOR à parrainer un visa dépend de ses activités commerciales enregistrées. Cela inclut souvent des rôles dans la gestion des ressources humaines, le conseil en gestion, le développement commercial, la vente et le marketing. Si le poste pour lequel vous recrutez correspond au périmètre d’activité de l’EOR, le sponsoring est généralement simple.
• Ce qu’un EOR peut ne pas être en mesure de parrainer : Les rôles hautement spécialisés ou techniques qui dépassent les activités commerciales enregistrées de l’EOR peuvent être difficiles à parrainer. Par exemple, si un EOR est enregistré en tant que cabinet de conseil, il peut ne pas être en mesure de parrainer un visa pour un ingénieur logiciel ou un technicien de laboratoire.

La voie pratique pour la plupart des entreprises souhaitant embaucher en Inde sans établir leur propre entité est de collaborer avec un EOR. L’EOR gérera la demande de visa, la gestion de la paie et veillera au respect des lois du travail locales.

Pour être éligible à un Visa de Travail, vous devez généralement :

• Avoir une offre d’emploi confirmée d’une entreprise indienne.
• Posséder des compétences ou qualifications spécialisées pour le poste.
• Percevoir un salaire annuel minimum de 25 000 USD (avec quelques exceptions).
• Détenir un passeport valide.

Conformité lors de déplacements professionnels

Pour des visites de courte durée en Inde à des fins professionnelles, vous aurez probablement besoin d’un Visa d’Affaires, et non d’un Visa de Travail. Il est important de comprendre la différence pour rester en conformité. Un Visa d’Affaires vous permet de réaliser certaines activités, mais il ne vous autorise pas à être employé et à percevoir un salaire en Inde.

Les activités généralement permises avec un Visa d’Affaires incluent :

• Assister à des réunions d’affaires et des négociations.
• Explorer des opportunités commerciales ou créer une entreprise.
• Acheter ou vendre des produits industriels ou commerciaux.
• Assister à une conférence ou un séminaire.

Vous ne pouvez pas exercer un emploi à temps plein avec un Visa d’Affaires. Pour faciliter les déplacements, l’Inde propose un programme de e-Visa pour les citoyens de nombreux pays, incluant un e-Visa d’Affaires. Celui-ci peut être demandé en ligne.

Voici les points clés à retenir pour les déplacements professionnels :

Type de Visa	Activités permises	Restriction principale
Visa d’Affaires	Réunions, négociations, ventes, exploration de projets	Impossible d’être employé ou de percevoir un salaire en Inde
Visa de Travail	Emploi à temps plein auprès d’une entreprise enregistrée en Inde	Lié à un employeur et un poste spécifique

Si vous visitez l’Inde pendant plus de 180 jours avec certains visas, y compris un Visa de Travail, vous devez vous enregistrer auprès de l’Foreigners Regional Registration Office (FRRO) dans les 14 jours suivant votre arrivée. Vérifiez toujours les conditions spécifiques de votre visa pour assurer votre conformité durant votre séjour.