Comment Mobile Easykey GmbH a recruté un employé international en Slovaquie

À propos de Mobile Easykey GmbH

Mobile Easykey GmbH est une entreprise de technologie de gestion de flotte basée en Allemagne, dont le siège est à Friedrichsdorf. Leur système modulaire permet aux opérations intralogistiques – entrepôts et centres de distribution exploitant des véhicules industriels et des chariots élévateurs – de contrôler l'accès, la sécurité, et les données de performance de la flotte, indépendamment du fabricant du véhicule. L'entreprise dispose de plus de 25 ans d'expérience dans le secteur et se décrit comme le leader du marché en Europe, avec plus de 1 700 clients dans plus de 20 pays. Mobile Easykey GmbH fait partie du groupe Domnick+Müller.

L'embauche en Slovaquie faisait partie d'une expansion ciblée pour construire une région de vente dédiée en Europe de l'Est, pilotée depuis le terrain plutôt que depuis le siège.

Le défi

Mobile Easykey GmbH devait recruter un Area Sales Manager pour l'Europe de l'Est, basé en Slovaquie. L'entreprise ne disposait pas de filiale locale en Slovaquie, et la mise en place nécessitait de naviguer dans un nouveau cadre d'emploi et de respecter les réglementations locales.

Deux éléments rendaient la situation plus complexe qu'une embauche standard. Premièrement, la localisation précise du candidat n'était pas fixée dès le départ – l'entreprise n'était pas certaine dans quel pays d'Europe de l'Est le candidat idéal serait basé, ce qui signifiait qu'elle avait besoin d'un partenaire EOR avec une couverture fiable sur plusieurs marchés, pas seulement en Slovaquie. Deuxièmement, le poste impliquait d'importants déplacements et exigences de mobilité, notamment une voiture de société – un avantage en nature qui ajoute de la conformité et de la complexité administrative dans la majorité des arrangements EOR et que nombreux fournisseurs ne sont pas équipés pour gérer.

Melanie Spisla et son équipe n'avaient aucune expérience préalable avec les fournisseurs EOR, ce qui signifiait que tout le processus – contrats, mise en place de la paie, structuration des avantages, droit du travail local – était une nouvelle étape. Les principaux axes d'attention durant le processus étaient la précision de la paie et la conformité avec le droit du travail slovak.

Ce qui était en jeu

Recruter au-delà des frontières sans une entité locale, la vigilance en matière de conformité concerne la classification correcte de l'emploi, l'enregistrement à la sécurité sociale, et la mise en place de la paie selon la législation locale. En Slovaquie, les employés doivent être enregistrés auprès de l'autorité d'assurance sociale compétente et les obligations en matière d'impôt sur le revenu doivent être gérées conformément au droit fiscal slovak.

L'élément voiture de société ajoutait une couche de complexité qui dépassait la simple intégration dans un modèle EOR. Les voitures de société fournies comme avantage en nature en Slovaquie ont un traitement fiscal spécifique et des obligations en matière de déclaration des avantages en nature. Se tromper sur ces aspects – ou ne pas les appliquer du tout – créerait à la fois un risque de non-conformité et une rupture d'engagement envers l'employé entrant.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

Mobile Easykey GmbH a choisi Rivermate principalement pour la couverture géographique. Au moment de l’engagement, l'entreprise finalisait encore le pays d'Europe de l'Est où serait basé leur candidat. Elle avait besoin d’un partenaire EOR capable d’opérer dans plusieurs pays d'Europe de l'Est, et non d’un spécialiste d’un seul marché.

La décision de continuer a été prise après une première rencontre avec Daan de Wildt, le Chargé de comptes de Rivermate pour cet engagement. Melanie Spisla a décrit clairement le résultat de cette conversation : Daan de Wildt a donné à l'équipe une forte confiance et a été extrêmement soutenant pour comprendre ce que Mobile Easykey GmbH cherchait à réaliser. Pour l'équipe, la combinaison d'une couverture étendue et d'une relation directe, réactive avec un contact nommé a été le facteur déterminant.

La transparence sur les coûts comptait également. Une des préoccupations exprimées par Melanie Spisla portait sur la structure des frais et comment seraient gérés les coûts liés au droit du travail étranger. L’approche de Rivermate, sans frais cachés et avec une communication directe, a répondu à cette inquiétude.

Comment Rivermate a aidé

Daan de Wildt a mené l'engagement depuis la première rencontre jusqu’à l’intégration. L'embauche concernait un Area Sales Manager pour l'Europe de l'Est, basé en Slovaquie.

L’élément le plus exigeant opérationnellement lors de l’intégration fut la voiture de société. Les voitures de société sont une difficulté bien connue dans les arrangements EOR : elles nécessitent la coordination entre le partenaire local de l’EOR, l’employeur, et l’employé, et impliquent des obligations en matière de bénéfice en nature et de reporting fiscal que les modèles de paie standard ne couvrent pas en natif. Rivermate a géré cela en partenariat avec Balanced HR, leur partenaire local en Slovaquie. La configuration de la voiture de société et des frais de déplacement a nécessité du temps et de la coordination supplémentaire, mais a été résolue avant la date de début de l’employé.

Tout au long de l’intégration, Daan de Wildt a recueilli des informations auprès de l’équipe locale selon les besoins et d’autres insights tels que des références salariales locales ont été fournis, ce qui a soutenu la phase de recrutement.

La relation quotidienne depuis l’intégration est caractérisée par la gestion de la paie via un tableau de bord central, avec peu d’efforts de la part de l’entreprise.

Ce que cela signifie pour des entreprises similaires

Si vous êtes une entreprise européenne de taille moyenne dans le domaine du matériel ou de la technologie industrielle et que vous effectuez votre première embauche transfrontalière en Europe de l’Est sans entité locale, vous faites probablement face à ce que Mobile Easykey GmbH a vécu : une législation du travail inconnue dans le pays cible, une incertitude quant au pays de localisation du candidat jusqu’à un stade avancé, et des avantages en nature comme les voitures de société qui augmentent la complexité que votre équipe RH interne n’a pas encore rencontré.

Rivermate gère ce type de situation régulièrement à travers l’Europe de l’Est, en collaborant avec des partenaires locaux établis pour gérer des structures d’avantages qui vont au-delà de la simple paie – y compris les voitures de société et les arrangements de frais de déplacement. Le modèle EOR signifie que vous n’avez pas besoin d’une entité locale ou d’une équipe RH locale pour le faire en toute conformité.