Maîtriser les questions de check-in pour des réunions productives

Les entreprises comptent de plus en plus sur les travailleurs à distance et l'embauche à l’échelle mondiale. Cette diversité profite à votre équipe en apportant différentes perspectives et expertises. Mais, il peut être difficile de rester à l'écoute des sentiments et opinions de votre équipe lorsqu’elle travaille à distance.

Les leaders et managers compensent le manque de communication en personne par de nombreuses réunions. Cependant, ces réunions doivent avoir un objectif et une structure claire.

C’est ici que les questions de check-in peuvent être d’une grande aide. Ce sont un outil essentiel que doit posséder un manager ou un leader. Elles offrent une meilleure façon d’organiser des réunions plus ciblées avec votre équipe.

Quelles sont les questions de check-in, et pourquoi en avez-vous besoin ?

Les questions de check-in sont conçues pour garder votre équipe engagée et alignée lors de vos appels de suivi réguliers. Souvent appelées stand-ups, ces réunions dérivent des réunions quotidiennes de scrum et sont une excellente façon de faire le point avec votre équipe.

Ces réunions offrent une excellente opportunité de rester informé sur ce sur quoi votre équipe travaille. Elles aident également à détecter d’éventuels problèmes avant qu’ils ne surgissent. Mais, lorsque les managers ne disposent pas des outils appropriés pour les mener efficacement, elles peuvent dégénérer et devenir une nuisance.

C’est là qu’interviennent les questions de check-in. Lorsqu’elles sont bien utilisées, ces questions peuvent encourager une communication ouverte, l’échange d’idées et d’opinions de manière productive. De plus, elles aideront vos employés à se sentir valorisés et écoutés.

Cependant, toutes les questions ne sont pas de bonnes questions de check-in. Il faut savoir comment les formuler correctement pour tirer le meilleur parti de la réunion et maintenir l’engagement de votre équipe plutôt que l’ennui.

Types de questions de check-in pour les réunions

Selon le type et l’ordre du jour de la réunion, vous pouvez opter pour différents types de questions de check-in. Voyons quelles questions vous avez à votre disposition.

Questions pour renforcer l'esprit d'équipe

Les questions pour renforcer l’esprit d’équipe sont celles que vous pouvez poser pour mieux connaître votre équipe. Elles peuvent également vous aider à évaluer la qualité de la collaboration de votre équipe à distance. Ces questions sont utiles pour rester en phase avec l’état d’esprit de votre équipe et leur opinion. Parmi ces questions :

• Que peut faire chaque membre de l’équipe pour assurer une bonne collaboration ?
• Y a-t-il des blocages ou des problèmes qui vous empêchent d’avancer ?
• Que pouvons-nous faire pour que chacun contribue équitablement à l’équipe ?

Questions pour les nouvelles recrues

L’un des principaux défis du recrutement d’une équipe globale est l’intégration, car la communication avec vos nouveaux membres peut être plus difficile. Mais, il existe un ensemble de questions de check-in que vous pouvez utiliser pour aider le nouveau membre de votre équipe à se sentir à l’aise.

• Quel type de gestion et de méthodes de communication préférez-vous ?
• Rencontrez-vous des difficultés pour apprendre notre technologie ou nos systèmes ?
• Qu’avez-vous le plus apprécié dans votre rôle jusqu’à présent ?

Questions sur le projet et l’avancement

Avec des équipes à distance, suivre leur progression sur un projet précis peut aussi être délicat. Vous souhaitez vous assurer que chacun contribue au projet. Vous voulez également vérifier que l’équipe dispose de tous les outils et ressources nécessaires pour le terminer. Voici quelques questions de check-in pour vous aider à suivre l’avancement du projet :

• Êtes-vous dans les délais pour respecter vos échéances ou devons-nous vous soutenir pour y parvenir ?
• Avez-vous besoin de ressources supplémentaires pour terminer le projet dans les temps ?
• Y a-t-il des obstacles dont nous devons discuter et que nous pouvons vous aider à surmonter ?

Questions liées à la performance

Les questions liées à la performance vous aideront, ainsi que vos membres d’équipe, à identifier les domaines à améliorer. Il est important de les formuler de manière à ce que vos employés ne se sentent pas critiqués, mais plutôt motivés à progresser.

• Que pensez-vous de vos progrès sur votre projet actuel ?
• Comment restez-vous fidèle à vous-même et à vos objectifs ?
• Comment avez-vous amélioré votre performance depuis que vous avez rejoint l’équipe ?

Questions sur l’expérience et la culture

L’expérience et la culture sont deux éléments qui ne manquent probablement pas dans une équipe globale à distance. Toutefois, il est important que votre équipe soit à l’aise pour les partager. Vous pouvez utiliser ces questions pour encourager votre équipe à partager ses expériences avec le reste du groupe.

• Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus/le moins dans votre travail ?
• Quelles nouvelles stratégies pouvons-nous utiliser pour mieux gérer l’équilibre vie professionnelle / vie privée ?
• Vous sentez-vous connecté à l’équipe et au travail que nous faisons ?

Comment formuler des questions de check-in ? Bonnes pratiques et erreurs à éviter

Lors de la rédaction de vos questions de check-in, un peu de créativité est nécessaire. Mais vous devez également suivre un ensemble de bonnes pratiques. Voici donc ce qu’il faut garder en tête lors de leur conception.

Comment créer des questions de check-in engageantes ?

Vous devez faire de votre mieux pour instaurer un ton positif et approprié dès le départ. Il est important de fournir à votre équipe le contexte avant de poser les questions. Cela leur permet de se préparer à la réunion et de vous donner des réponses plus ciblées.

Leur réponse dépendra aussi de la façon dont vous planifiez vos questions, donc essayez de les rendre spécifiques tout en restant ouvertes. Par exemple, la réponse à “Comment s’est passée votre semaine ?” pourrait simplement être “Bien”. Mais si vous leur demandez “Qu’avez-vous accompli cette semaine dont vous êtes très fier ?”, ils vous donneront probablement une réponse plus détaillée.

Enfin, variez-les. Utiliser toujours les mêmes questions lors de chaque réunion annule l’intérêt de les utiliser au départ. Vous n’obtiendrez peut-être pas le même engagement ou la même réponse après quelques réunions.

Bonnes pratiques à éviter pour les questions de check-in

La première chose à éviter est de ne se concentrer que sur les progrès et réussites de votre équipe. Cela peut leur mettre une pression excessive et leur donner envie d’éviter ces réunions. Au lieu de cela, encouragez l’honnêteté et la transparence.

Mais, il est aussi crucial de respecter le calendrier de vos réunions, sans qu’elles ne deviennent de simples bavardages. Ne posez pas trop de questions à la fois, et laissez à chacun le temps de répondre à son rythme. Assurez-vous de “mettre en pause” les questions ouvertes pour traiter ultérieurement les sujets en suspens, et planifiez d’autres réunions pour en discuter.

Le suivi est un autre aspect essentiel des check-in que vous ne pouvez pas négliger. Si un membre de votre équipe exprime une préoccupation ou demande de l’aide ou une clarification, assurez-vous de planifier une autre réunion pour en parler. Ignorer ce qui a été dit lors d’un check-in simplement pour gagner du temps peut avoir des conséquences négatives.

FAQ :

Comment faire une réunion de check-in efficace ?

Pour une réunion efficace, il faut définir à l’avance des objectifs et une fréquence. Avoir un ordre du jour pour chaque rencontre aide à garder la réunion dans les temps. Il est aussi crucial d’être ouvert aux retours et d’inciter votre équipe à partager ses opinions et ses inquiétudes. Enfin, concluez la réunion en résumant les points clés et en assurant un suivi des sujets abordés si nécessaire.

Quelles sont les activités de check-in ?

Les activités de check-in sont généralement courtes, ludiques ou encourageantes. Les managers les introduisent souvent dans leurs réunions de check-in. Ces activités visent à donner le ton, à augmenter l’engagement des employés ou à évaluer leur niveau d’intérêt pendant la réunion.

Les managers utilisent aussi ces activités pour suivre la progression de leur équipe. Elles peuvent servir à présenter un nouveau collaborateur ou à encourager le team building parmi des employés à distance.

Comment réaliser un sondage sur l’état d’esprit de l’équipe ?

L’état d’esprit de votre équipe joue un rôle clé dans la productivité et l’engagement. Un sondage sur l’humeur de l’équipe peut donc être utile. Il existe plusieurs méthodes, notamment demander aux membres d’utiliser des couleurs ou des emojis pour exprimer leur ressenti actuel. Surveiller l’état d’esprit individuel peut aider à détecter un mal-être potentiel. Si vous remarquez des signes de mécontentement ou d’insatisfaction, il est conseillé d’en parler lors d’un entretien individuel.