Les problèmes de conformité RH les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées dans le monde entier sont les suivants :

1. Évolutions de la conformité sur le marché

Lorsque Wells Fargo & Company a mené une enquête en 2016 pour déterminer si la baisse de l'économie mondiale affecterait les entreprises américaines dans leur expansion vers les marchés internationaux, il a révélé que 87 % des entreprises et organisations américaines pensent toujours que l'expansion de leurs activités à l'international est nécessaire pour atteindre une croissance à long terme.

De plus, l'enquête a révélé que six répondants sur dix pensaient que leurs entreprises s'attendaient à une augmentation de leurs activités internationales, et 54 % restaient confiants que l'apparence mondiale de leur entreprise serait plus importante dans les mois à venir. De même, 63 % ont mentionné qu'ils prévoyaient de réaliser des plans d'expansion mondiale à long terme en 2016. On peut déduire que la planification de l'internationalisation ou de la mondialisation reste la priorité absolue pour la majorité des entreprises américaines.

Cependant, l'expansion commerciale mondiale n'est pas un processus facile. Chaque pays possède ses propres lois et réglementations. En tant qu'Employer of Record, vous devez connaître le fonctionnement de la paie (c’est-à-dire satisfaire aux exigences en matière d’emploi, d’immatriculation d’entreprise, parmi tant d’autres). Les sociétés doivent soumettre une multitude de documents et autres exigences de conformité dans un délai de 3 mois, surtout si l’on considère la demande de l'organisation vis-à-vis de ses plans d’expansion globale. En d’autres termes, la conformité ne nécessite pas seulement de la rigueur, elle doit aussi faire l’objet d’un investissement important en temps.

Cela devient encore plus compliqué si des changements et de nouvelles tendances en matière de conformité sur le marché international se produisent. Sans parler du temps supplémentaire qu’il faudrait pour accomplir ces exigences. Heureusement, il existe des Employer of Record (EOR) qui vous aideront à étendre votre activité sur le marché mondial sans complexityes.

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2. Mauvaise gestion de la conformité en matière de paie

La conformité en matière de paie est l’un des enjeux les plus cruciaux dans l’expansion de l'entreprise à l’échelle mondiale. Les règles, réglementations et lois varient d’un pays à l’autre et changent régulièrement. La mauvaise gestion de votre paie est souvent à la source de lourdes amendes et pénalités. Cela dit, votre Département des Ressources Humaines doit surveiller de près les mises à jour concernant cette question, notamment parce que certains pays appliquent des réglementations différentes selon la région ou la municipalité. En d’autres termes, plusieurs régions et municipalités d’un même pays peuvent avoir des lois différentes. Il ne serait pas surprenant que les RH fassent des erreurs dans ce domaine, étant donné sa complexité.

Dans certains pays comme le Chili, l’Argentine et l’Uruguay, la législation exige que les employés signent leur bulletin de paie à la réception. Si cela est négligé, une action en justice peut être intentée contre votre entreprise pour salaire impayé, ce qui pourrait encore nuire aux finances de votre société.

Valerie Bolden-Barrett a mentionné dans son article du 7 juin 2017 que au moins deux erreurs de paie peuvent entraîner la démission d’un employé. Selon The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49 % des travailleurs américains seraient prêts à démissionner dès qu’ils rencontrent deux problèmes avec leur fiche de paie. Cela démontre à quel point il est crucial pour les RH de respecter scrupuleusement la conformité en matière de paie, non seulement selon le droit du travail mais aussi pour la satisfaction des employés.

Il est fortement recommandé que les RH prennent des mesures pour surveiller efficacement et avec précision leurs processus de paie, afin d’éviter toute erreur dans les fiches de paie des employés. Les employeurs doivent également communiquer de manière efficace avec leurs employés dès qu’une erreur imprévue survient. Cela aide non seulement à résoudre les problèmes liés à la paie, mais aussi à renforcer la transparence et la responsabilité vis-à-vis des employés actuels et potentiels, faisant de l'entreprise un « lieu où il fait bon travailler ».

3. Politique d’avantages sociaux

Il existe plusieurs approches pour gérer et appliquer la politique d’avantages sociaux des employés. Vous pouvez consulter le site officiel du gouvernement du pays dans lequel vous souhaitez étendre votre activité pour en savoir plus sur leurs avantages statutaires, leurs exigences en matière de satisfaction des employés, et tous les autres détails nécessaires. Votre RH peut également contacter directement la personne en charge pour obtenir des informations plus complètes sur ces avantages.

Planifier la politique d’avantages sociaux est une excellente occasion d’évaluer si vous dépensez trop ou pas assez pour les avantages des employés. Par exemple, il n’est plus nécessaire de fournir une assurance santé privée à vos employés si le gouvernement offre déjà des options d’assurance santé publiques. Cependant, pour les employés seniors au Royaume-Uni, ce n’est pas le cas. Leurs lois du travail garantissent que les cadres supérieurs doivent bénéficier d’une couverture santé privée pour leur famille, voire d’une voiture de société. Ce genre de différences mineures exige que les RH soit minutieuses afin d’éviter toute pénalité pour l’entreprise.

De plus, les parents qui travaillent au Danemark ont droit à 52 semaines de congé parental. Les mères peuvent bénéficier de quatre semaines de congé avant l’accouchement, puis de 14 autres semaines après, tandis que les pères ont droit à deux semaines de congé durant les 14 premières semaines suivant la naissance d’un enfant. Il n’est pas bon pour une entreprise d’être en sous-effectif, c’est pourquoi le département RH est l’un des plus importants pour maintenir la stabilité de l’entreprise. Ils doivent donc savoir comment pallier la perte de main-d'œuvre.

Lorsque la majorité des employés sont en congé parental, le flux de la main-d'œuvre est fortement affecté. La Direction des Ressources Humaines doit apprendre à gérer efficacement le calendrier de l’entreprise, à externaliser certaines tâches, et à gérer le chevauchement et la transition entre équipes.

4. Plans de retraite et de pension

Une étude du Pew Research Center a révélé que 58 % de la main-d'œuvre est composée soit de baby-boomers, soit de la génération X, ce qui a significativement contribué à l’augmentation de la demande pour la planification de la retraite et des pensions en 2019. Cela contraste avec quelques décennies en arrière, lorsque ces plans ne recevaient pas suffisamment d’attention. En tant que département principal responsable de ces aspects, les Ressources Humaines doivent donc être vigilantes quant à la demande des employés et aux lois du travail concernant les exigences légales en matière de plans de retraite et de pension, pour veiller à ce que les plans les plus avantageux soient appliqués.

De plus, dans le cadre de l’expansion de l’entreprise à l’échelle mondiale, les employeurs doivent également prendre en compte les âges de départ à la retraite obligatoires, qui varient selon chaque pays. Dans certains pays, par exemple, l’âge de la retraite obligatoire est fixé à 60 ans, tandis que dans d’autres, il est de 62 ans.

Une erreur fréquente des employeurs est la confusion ou l’interchangeabilité entre les termes retraite et pension. Ces deux notions sont différentes, et même si elles sont liées, en tant qu’employeur, il est essentiel d’avoir une définition claire pour chacune. Selon Differencebetween, une pension est la somme contrôlée et constituée d’argent basée sur le salaire et les services de l’employé. Elle correspond au temps durant lequel l’employé a rendu service à l’entreprise. En revanche, la retraite concerne l’âge auquel l’employé décide d’arrêter de faire partie de la main-d'œuvre.

En recrutant plus d’employés à l’étranger, vous vous familiariserez également avec la conformité, les processus de paie et les lois du travail en vigueur dans ces pays, y compris et surtout les plans de retraite et de pension.

Avoir une main-d'œuvre internationale peut être un défi et vous coûter cher. C’est pourquoi compter sur un Employer of Record (EOR) peut être la façon la plus efficace de simplifier l’expansion de votre entreprise à l’échelle mondiale.

5. Confidentialité des données et cyberattaques

Être la cible de hackers n’est pas un nouveau phénomène pour les plus grandes entreprises mondiales. En octobre 2013, une violation de données chez Adobe a impacté 153 millions de dossiers utilisateur. Selon le rapport, les hackers ont volé plus de 3 millions de dossiers de cartes de crédit cryptés de leurs clients. Plus tard cette année-là, Adobe a été condamné à payer 1,1 million de dollars de frais juridiques et une somme non divulguée à certains utilisateurs affectés pour régler leurs réclamations pour violation de la Loi sur les dossiers clients.

Si de telles cyberattaques peuvent toucher des géants comme Adobe, il serait fou de penser que les PME sont à l’abri de ces problèmes. Avec les avancées technologiques ici et là, la menace de piratage et autres formes d’attaques cybernétiques est plus que jamais évidente. Toutes les entreprises, y compris et surtout les petites, sont à risque. En tant que dirigeant, vous devez vous assurer que toutes les informations importantes et sensibles sont stockées, cryptées et protégées contre toute attaque cybernétique.

Une solution que vous pouvez mettre en œuvre pour relever ce défi consiste à offrir des avantages en matière de protection des données à tous vos employés, qui peuvent faire partie de votre politique d’avantages sociaux. Il existe de nombreux logiciels et services que vous pouvez utiliser pour surveiller le vol d’identité et les menaces. Avec cela, vous protégez non seulement vos clients, mais aussi l’ensemble de votre main-d'œuvre.

Surmonter les défis liés à la conformité RH ne se limite pas au traitement de la paie, aux lois d’État, et aux réglementations. Cependant, offrir des plans et avantages à vos employés peut les aider à améliorer leurs prestations et à répondre aux exigences du marché actuel.