Défis de conformité RH et comment les surmonter | Mis à jour en 2025

Les problèmes de conformité RH les plus courants rencontrés par les entreprises dans le monde entier sont les suivants :

1. Évolutions de la conformité du marché

Lorsque Wells Fargo & Company a mené une enquête en 2016 pour déterminer si la baisse de l’économie mondiale affecterait la capacité des entreprises américaines à se tourner vers les marchés internationaux, il a révélé que 87 % des entreprises et sociétés américaines pensent toujours que l’expansion de leurs activités à l’international est nécessaire pour atteindre une croissance à long terme.

De plus, l’enquête a révélé que six répondants sur dix pensaient que leurs entreprises s’attendaient à une augmentation de leurs efforts commerciaux internationaux, et 54 % restaient confiants que leur présence mondiale serait plus importante dans les mois à venir. De même, 63 % ont mentionné qu’ils prévoyaient de réaliser une planification d’expansion commerciale mondiale à long terme en 2016. On peut en déduire que la planification de l’internationalisation ou de la mondialisation reste la priorité absolue pour la plupart des entreprises américaines.

Cependant, l’expansion commerciale mondiale n’est pas un processus facile. Chaque pays a ses propres lois et réglementations. En tant qu’employeur, vous devez connaître le fonctionnement de la paie (c’est-à-dire remplir les exigences en matière d’emploi, d’enregistrement des entreprises, entre autres). Les entreprises doivent soumettre une multitude de documents et autres exigences de conformité dans un délai de 3 mois, surtout si l’on considère la demande de l’organisation vis-à-vis de ses plans d’expansion mondiale. En d’autres termes, la conformité ne nécessite pas seulement de la rigueur, mais aussi beaucoup de temps.

Cela devient encore plus compliqué si des évolutions et de nouvelles tendances en matière de conformité du marché international se produisent. Sans parler du temps supplémentaire nécessaire pour accomplir ces exigences. Heureusement, il existe des Employer of Record (EOR) qui vous aideront à développer votre activité sur le marché mondial sans complexité.

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2. Mauvaise gestion de la conformité en matière de paie

La conformité en matière de paie est l’un des enjeux les plus cruciaux dans l’expansion commerciale mondiale. Les règles, réglementations et lois varient d’un pays à l’autre et changent régulièrement. Une mauvaise gestion de votre paie est souvent à l’origine de lourdes amendes et pénalités. Cela dit, votre département des ressources humaines doit suivre de près les mises à jour concernant cette question, surtout qu’il existe aussi des pays qui appliquent des réglementations différentes d’une région ou d’une municipalité à une autre. En d’autres termes, plusieurs régions et municipalités au sein d’un même pays peuvent avoir des lois différentes. Il ne serait pas surprenant que le service RH fasse des erreurs dans ce domaine compte tenu de sa complexité.

Dans certains pays comme le Chili, l’Argentine et l’Uruguay, la législation exige que les employés signent leurs fiches de paie à réception. Si cela est négligé, une action en justice pourrait être intentée contre votre entreprise pour salaires non versés, ce qui pourrait encore plus nuire aux finances de votre société.

Valerie Bolden-Barrett a mentionné dans son article du 7 juin 2017 que deux erreurs de paie peuvent entraîner la démission d’un employé. Selon le Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49 % des travailleurs américains seraient prêts à démissionner dès qu’ils rencontrent seulement deux problèmes avec leurs fiches de paie. Cela montre à quel point il est crucial pour les RH de respecter scrupuleusement la conformité en matière de paie, non seulement selon la législation du travail, mais aussi pour les employés.

Il est fortement recommandé que les RH prennent des mesures pour surveiller efficacement et précisément leurs processus de paie afin d’éviter toute erreur dans les chèques de salaire des employés. Les employeurs doivent également communiquer efficacement avec leurs employés en cas d’erreurs imprévues. Cela aide non seulement à résoudre les problèmes liés à la paie, mais aussi à instaurer transparence et responsabilité auprès des employés actuels et potentiels, faisant de l’entreprise un “lieu où il faut être”.

3. Politique d’avantages sociaux

Il existe plusieurs façons d’aborder et d’appliquer la politique d’avantages sociaux pour les employés. Vous pouvez consulter le site officiel du gouvernement du pays dans lequel vous souhaitez développer votre activité pour en savoir plus sur leurs avantages statutaires, leurs exigences en matière de satisfaction des employés, et tous les autres détails nécessaires. Votre RH peut également contacter directement la personne responsable pour obtenir des informations plus détaillées sur les avantages.

Planifier une politique d’avantages sociaux est une excellente occasion d’évaluer si vous dépensez excessivement votre budget en avantages pour les employés. Par exemple, vous n’avez plus besoin de fournir une assurance santé privée à vos employés si le gouvernement offre déjà des packages de soins de santé publics. Cependant, pour les employés seniors au Royaume-Uni, ce n’est pas la même chose. Leur législation du travail prévoit que les cadres supérieurs doivent bénéficier d’une couverture santé privée pour leur famille, voire d’une voiture de société. Ce genre de différences mineures doit pousser les RH à faire preuve de minutie pour éviter toute pénalité pour l’entreprise.

De plus, les parents qui travaillent au Danemark ont droit à 52 semaines de congé parental. Les mères peuvent prendre quatre semaines de congé avant la naissance, puis 14 semaines après, tandis que les pères bénéficient de deux semaines de congé durant les 14 premières semaines après la naissance d’un enfant. Il n’est pas bon pour une entreprise d’être en sous-effectif, et c’est précisément pour cela que le département RH est l’un des plus importants pour maintenir la stabilité de l’entreprise. Ils doivent donc savoir comment compenser la perte de main-d’œuvre.

Lorsque la majorité des employés sont en congé parental, le flux de la main-d’œuvre est fortement affecté. Les Ressources Humaines doivent apprendre à gérer efficacement le calendrier de l’entreprise, externaliser certaines tâches, et gérer le chevauchement et la transition entre équipes.

4. Plans de retraite et de pension

Une étude du Pew Research Center a révélé que 58 % de la main-d’œuvre est composée soit de baby-boomers, soit de la génération X, ce qui a été une cause importante de l’augmentation de la demande en matière de planification de la retraite et des pensions en 2019. Cela contraste avec il y a quelques décennies, où ces plans ne recevaient pas suffisamment d’attention. En tant que département principal responsable de ces aspects, les Ressources Humaines doivent donc être attentives à la fois à la demande des employés et aux lois du travail concernant les exigences légales en matière de plans de retraite et de pension, afin de garantir la mise en place des plans les plus avantageux.

De plus, dans le cadre de l’expansion commerciale mondiale, les employeurs doivent également prendre en compte les âges de départ à la retraite obligatoires qui varient d’un pays à l’autre. Par exemple, dans certains pays, l’âge de départ à la retraite obligatoire est de 60 ans, tandis que d’autres imposent une exigence de départ à la retraite à 62 ans.

Une erreur fréquente des employeurs est la mauvaise utilisation ou l’interchangeabilité des termes retraite et pension. Ces deux termes sont différents, et bien qu’ils soient liés, en tant qu’employeur, il est essentiel d’avoir une définition claire de chacun. Selon Differencebetween, une pension est la somme d’argent contrôlée et constituée en fonction du salaire et des services de l’employé. Elle correspond au temps durant lequel un employé a rendu service à l’entreprise. En revanche, la retraite concerne l’âge auquel l’employé décide de cesser de faire partie de la main-d’œuvre.

En embauchant davantage d’employés à l’étranger, vous vous familiariserez également avec la conformité, les processus de paie et les lois du travail que ces pays appliquent, notamment en ce qui concerne les plans de retraite et de pension.

Avoir une main-d’œuvre internationale peut être difficile et coûteux. C’est pourquoi s’appuyer sur un Employer of Record (EOR) peut être la solution la plus efficace pour simplifier l’expansion mondiale.

5. Confidentialité des données et cyberattaques

Être ciblé par des hackers n’est pas un phénomène inconnu pour les plus grandes entreprises mondiales. En octobre 2013, une violation de données chez Adobe a impacté 153 millions de dossiers d’utilisateurs. Selon le rapport, des hackers ont volé plus de 3 millions de dossiers de cartes de crédit cryptés de leurs clients et utilisateurs. Plus tard cette année-là, Adobe a été condamné à payer 1,1 million de dollars de frais juridiques et une somme non divulguée à certains utilisateurs affectés pour régler leurs réclamations pour violation de la loi sur les dossiers clients.

Si des cyberattaques peuvent toucher des géants comme Adobe, il serait insensé de penser que les petites et moyennes entreprises sont à l’abri de ces problèmes. Avec les avancées technologiques, les menaces de piratage et autres formes d’attaques cybernétiques sont plus que jamais visibles. Toutes les entreprises sont à risque, y compris et surtout les petites entreprises. En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous assurer que toutes les informations importantes et sensibles sont stockées, cryptées et protégées contre toute forme d’attaque cybernétique.

Une solution que vous pouvez mettre en place pour relever ce défi est d’offrir des avantages en matière de protection des données à tous vos employés, qui peuvent être intégrés dans votre politique d’avantages sociaux. Il existe de nombreux logiciels et services que vous pouvez utiliser pour surveiller le vol d’identité et les menaces. Avec cela, vous protégez non seulement vos clients, mais aussi l’ensemble de votre main-d’œuvre.

Surmonter les défis de conformité RH ne se limite pas à la paie, aux lois d’État et aux réglementations. Cependant, offrir des plans d’avantages et des perks à vos employés peut les aider à améliorer leurs services et à répondre à la demande du marché actuel.