Défis de conformité RH et comment les surmonter | Mis à jour en 2025

Les problèmes de conformité RH les plus courants rencontrés par les entreprises dans le monde entier sont les suivants :

1. Évolutions de la conformité sur le marché

Lorsque Wells Fargo & Company a mené une enquête en 2016 pour découvrir si la baisse de l'économie mondiale influerait sur les entreprises américaines se tournant vers les marchés internationaux, elle a révélé que 87 % des entreprises et des sociétés américaines pensent toujours que l'expansion de leurs activités à l'international est nécessaire pour atteindre une croissance à long terme.

De plus, l'enquête a montré que six sur dix répondants pensaient que leurs entreprises s'attendaient à une augmentation de leurs efforts commerciaux internationaux, et 54 % restaient confiants que l'image mondiale de leur société serait plus importante dans les mois à venir. De même, 63 % ont indiqué qu'ils prévoyaient d'atteindre une planification d'expansion commerciale mondiale à long terme en 2016. On peut en déduire que la planification de l'internationalisation ou de la mondialisation reste la priorité absolue pour la plupart des entreprises américaines.

Cependant, l'expansion commerciale mondiale n'est pas une démarche aisée. Chaque pays a ses propres lois et réglementations. En tant qu'employeur, vous devez connaître le fonctionnement de la paie (par exemple, satisfaire aux obligations en matière d'emploi, d'enregistrement d'entreprise, parmi beaucoup d'autres). Les entreprises sont tenues de soumettre une multitude de documents et autres exigences de conformité dans un délai de 3 mois, en particulier si l'on considère la demande de l'organisation par rapport à ses plans d'expansion mondiale. En d'autres termes, la conformité ne nécessite pas seulement de la rigueur, elle doit aussi mobiliser beaucoup de temps.

Cela devient encore plus compliqué si des évolutions et de nouvelles tendances sur la conformité des marchés internationaux se produisent. Sans parler du temps supplémentaire qu'il faudrait pour accomplir ces exigences. Heureusement, il existe des Employers of Record (EOR) qui vous aideront à développer votre activité sur le marché mondial sans complexités.

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2. Mauvaise gestion de la conformité en matière de paie

La conformité en matière de paie est l'un des enjeux les plus cruciaux dans l'expansion des affaires à l'échelle mondiale. Les règles, réglementations, et lois varient d'un pays à l'autre et évoluent régulièrement. Une mauvaise gestion de votre paie est souvent à l'origine d'importantes amendes et pénalités. Cela dit, votre Département des Ressources Humaines doit rester vigilant face aux mises à jour en la matière, surtout que certains pays appliquent des réglementations différentes selon les régions ou municipalités. En d'autres termes, plusieurs régions et municipalités d'un même pays peuvent avoir des lois différentes. Il n'est donc pas surprenant que le service RH commette des erreurs dans ce domaine compte tenu de sa complexité.

Dans certains pays comme le Chili, l'Argentine, et l'Uruguay, la législation exige que les employés signent leurs bulletins de salaire lors de leur réception. Si cela est négligé, une action en justice pourrait être intentée contre votre société pour la perte de salaires, ce qui pourrait encore aggraver la situation financière de votre entreprise.

Valerie Bolden-Barrett a mentionné dans son article du 7 juin 2017, que au moins deux erreurs de paie pourraient conduire à la démission d’un employé. Selon le Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49 % des travailleurs américains sont prêts à démissionner de leur poste dès qu'ils rencontrent simplement deux problèmes avec leurs bulletins de salaire. Cela en dit long sur l'importance pour les ressources humaines de respecter la conformité de la paie, non seulement du point de vue des lois du travail, mais aussi pour les employés.

Il est fortement conseillé que le service RH mette en place des mesures pour suivre efficacement et précisément leurs processus de paie afin d'éviter toute erreur dans les chèques de paie des employés. Les employeurs doivent également communiquer efficacement avec leurs employés lorsqu'il y a des erreurs imprévues. Cela aide non seulement à résoudre les problèmes liés à la paie, mais aussi à instaurer la transparence et la responsabilité vis-à-vis des employés actuels et potentiels, faisant de l'entreprise un "lieu où il fait bon travailler".

3. Politique d’avantages sociaux

Il existe diverses approches pour gérer et faire appliquer les avantages sociaux des employés. Vous pouvez consulter le site officiel du gouvernement du pays dans lequel vous souhaitez étendre votre activité pour en savoir plus sur leurs avantages légaux, exigences de satisfaction des employés, et tous les autres détails nécessaires. Votre RH peut aussi contacter directement la personne de référence pour obtenir des informations plus détaillées sur les avantages.

Planifier une politique d’avantages sociaux est une excellente opportunité pour évaluer si vous dépensez ou non votre budget de manière excessive en avantages pour les employés. Par exemple, vous n’avez plus besoin de fournir une assurance santé privée à vos employés si le système public de soins de santé offre déjà des options accessibles. Cependant, pour les employés seniors du Royaume-Uni, la situation est différente. Leurs lois du travail stipulent que les directeurs seniors devraient bénéficier d’une couverture de santé privée pour leur famille, voire d’une voiture de société. Ce sont de petites différences comme celles-ci qui obligent la HR à faire preuve de beaucoup de minutie afin d’éviter toute pénalité pour l'entreprise.

De plus, les parents qui travaillent au Danemark ont droit à 52 semaines de congé parental. Les mères peuvent prendre quatre semaines de congé avant l'accouchement, puis 14 semaines supplémentaires après, tandis que les pères ont droit à deux semaines de congé durant les 14 premières semaines après la naissance d’un enfant. Il n’est pas avantageux qu’une entreprise manque de personnel, c’est pourquoi le département RH est parmi les plus importants pour maintenir la stabilité de la société. Ils doivent donc savoir comment compenser la perte de main-d'œuvre.

Lorsque la majorité des employés sont en congé parental, le flux de la main-d'œuvre est fortement affecté. Les Ressources Humaines doivent apprendre à gérer efficacement le calendrier de l'entreprise, externaliser certaines tâches, et gérer le chevauchement et la crossover des équipes.

4. Plans de retraite et de pension

Une étude du Pew Research Center a révélé que 58 % de la main-d'œuvre est composée soit de baby boomers, soit de membres de la génération X, ce qui a contribué de manière significative à l'augmentation de la demande pour la planification de la retraite et des pensions en 2019. Cela contraste avec la situation de plusieurs décennies en arrière, où les plans de retraite et de pension ne recevaient pas suffisamment d’attention. En tant que département principal responsable de ces aspects, les Ressources Humaines doivent donc faire preuve de vigilance concernant la demande des employés et la législation du travail relative aux exigences légales concernant les plans de retraite et de pension, afin d’assurer la mise en place des plans les plus avantageux.

De plus, dans le cadre de l’expansion internationale, les employeurs doivent aussi prendre en compte les âges de départ à la retraite obligatoires qui varient selon les pays. Dans certains pays, par exemple, l’âge de la retraite obligatoire est de 60 ans, tandis que d’autres imposent une limite de 62 ans.

Une erreur fréquente des employeurs est la confusion ou l’interchangeabilité entre les termes retraite et pension. Ces deux termes sont différents, et bien qu’ils soient liés, il est important, en tant qu’employeur, d’avoir une définition claire de chacun d’eux. Selon Differencebetween, la pension est la somme d’argent contrôlée et constituée en fonction du salaire et des services de l’employé. Elle correspond à la période durant laquelle un employé a fourni des services à l’entreprise. En revanche, la retraite concerne un âge où l’employé décide d’arrêter de faire partie de la main-d'œuvre.

En embauchant davantage d’employés à l’étranger, vous vous familiariserez également avec la conformité, les processus de paie et la législation du travail que ces pays mettent en œuvre, y compris, et surtout, les plans de retraite et de pension.

Avoir une main-d'œuvre internationale peut être un défi et vous coûtera beaucoup d’argent. C’est pourquoi recourir à un Employer of Record (EOR) peut être la solution la plus efficace pour faciliter la complexité de l’expansion des affaires à l’échelle mondiale.

5. Protection des données et cyberattaques

Être ciblé par des hackers n’est pas un phénomène inconnu pour les plus grandes entreprises mondiales. En octobre 2013, une fuite de données chez Adobe a compromis 153 millions de dossiers d’utilisateurs. Selon le rapport, les hackers ont volé plus de 3 millions de dossiers de cartes de crédit encryptés de leurs clients et partenaires. Plus tard cette année-là, Adobe a dû payer 1,1 million de dollars en frais juridiques et une somme non divulguée à certains utilisateurs affectés pour régler leurs réclamations pour violation de la loi sur les dossiers clients.

Si des cyberattaques peuvent survenir chez des géants comme Adobe, il serait insensé de supposer que les petites et moyennes entreprises sont à l’abri de ces risques. Avec les avancées technologiques ici et là, la menace de piratage et autres formes d’attaques cybernétiques est plus que jamais visible. Toutes les entreprises sont à risque, y compris et surtout les petites entreprises. En tant qu’exécutif d'entreprise, vous devez vous assurer que toutes les informations importantes et sensibles sont stockées, cryptées, et protégées contre toute forme d’attaque cybernétique.

Une solution que vous pouvez mettre en place pour surmonter ce défi est d’offrir des avantages liés à la protection des données à tous vos employés, ce qui peut être intégré dans votre politique d’avantages sociaux. Il existe de nombreux logiciels et services que vous pouvez examiner pour surveiller le vol d’identité et les menaces. Avec cela, vous protégez non seulement vos clients, mais aussi l’ensemble de votre main-d'œuvre.

Surmonter les défis de conformité RH ne se limite pas seulement à la paie, aux lois d’État, et aux réglementations. Cependant, offrir des plans d’avantages et des perks à vos employés peut les aider à améliorer leurs services et à répondre à la demande du marché actuel.