Les problèmes de conformité en RH les plus courants auxquels les entreprises du monde entier sont confrontées sont les suivants :
Lorsque Wells Fargo & Company a réalisé une
enquête en 2016 pour découvrir si la
diminution de l’économie mondiale affecterait les entreprises américaines dans leur expansion vers
les marchés internationaux, elle a révélé que 87 % des entreprises et sociétés américaines
estiment toujours que l’expansion de leurs activités à l’échelle internationale est essentielle pour
atteindre une croissance à long terme.
De plus, l’enquête a révélé que six répondants sur dix pensaient que
leurs entreprises s’attendaient à une augmentation de leurs activités internationales, et 54 % sont restés confiants que l’apparence mondiale de leur entreprise sera davantage importante dans les mois
sugiants. De même, 63 %
ont mentionné qu’ils espéraient réaliser une planification d’expansion commerciale globale à long terme en 2016. Il peut être déduit que la planification pour
l’internationalisation ou la mondialisation reste la priorité absolue pour la plupart des entreprises américaines.
Cependant, l’expansion commerciale mondiale n’est pas un processus facile. Chaque pays a
ses propres lois et réglementations. En tant qu’employeur, vous devez maîtriser
le fonctionnement de la paie (c’est-à-dire satisfaire aux exigences en matière d’emploi, d’enregistrement des entreprises, parmi tant d’autres). Les entreprises sont tenues de soumettre une multitude
de documents et autres exigences de conformité dans un délai de 3 mois,
en particulier si l’on considère la demande de l’organisation par rapport à ses plans
d’expansion globale. En d’autres termes, la conformité ne nécessite pas seulement de la rigueur,
mais doit également faire l’objet d’un investissement considérable en temps.
Cela devient encore plus compliqué si des changements et de nouvelles tendances
dans la conformité du marché international surviennent. Sans compter le temps supplémentaire nécessaire pour
accomplir ces exigences. Heureusement, il existe des Employers of
Record (EOR) qui vous aideront à développer votre activité sur le marché mondial
sans aucune complexité.
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d’embaucher des employés n’importe où dans le monde. Rivermate prendra en charge la paie, la conformité, et les avantages afin que vous puissiez vous concentrer entièrement sur la croissance de votre
entreprise. Elle fournit les solutions qu’il vous faut pour faire entrer votre société
sur le marché mondial sans vider votre portefeuille.
La conformité en matière de paie est l’un des jeux les plus cruciaux dans
l’expansion commerciale mondiale. Les règles, réglementations et lois varient d’un pays à l’autre
et changent régulièrement. Une mauvaise gestion de votre paie est souvent la cause principale
de lourdes amendes et pénalités. Cela dit, votre Département des Ressources Humaines
doit surveiller attentivement les mises à jour concernant cette question, notamment parce que certains pays appliquent des réglementations différentes d’une région ou
municipalité à une autre. En d’autres termes, plusieurs régions et municipalités
au sein d’un pays peuvent avoir des lois différentes. Il ne serait pas surprenant que le service RH
commette des erreurs dans ce domaine en raison de sa complexité.
Dans certains pays tels que le Chili, l’Argentine et l’Uruguay, la législation
exige que les employés signent leurs fiches de paie lors de la réception. Si cela est négligé, une
poursuite pourrait être intentée contre votre société pour salaire non versé, ce qui nuirait encore davantage aux finances
de votre entreprise.
Valerie Bolden-Barrett a mentionné dans son
article du 7 juin 2017, que au moins deux
erreurs de paie peuvent conduire à la démission d’un employé. Selon le The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49 % des travailleurs américains sont prêts
à démissionner de leur poste dès qu’ils rencontrent deux problèmes avec
leurs fiches de paie. Cela montre à quel point il est essentiel pour le RH
de réaliser une conformité en matière de paie de manière correcte, non seulement
pour respecter les lois du travail, mais aussi pour respecter les employés.
Il est fortement recommandé que le RH prenne des mesures pour surveiller efficacement
et précisément ses processus de paie afin d’éviter toute erreur dans
les chèques de paie des employés. Les employeurs devraient également communiquer efficacement avec leurs
employés lorsqu’il y a des erreurs imprévues. Cela aide non seulement les employeurs à
résoudre les problèmes liés à la paie, mais aussi à instaurer la transparence et la responsabilité envers
les employés actuels comme potentiels, faisant de l’entreprise le “lieu où il faut être” pour ces employés.
3. Politique d’avantages
Il existe plusieurs manières d’aborder et d’appliquer la politique d’avantages pour les employés. Vous pouvez
consulter le site officiel du gouvernement du pays dans lequel vous souhaitez développer votre
activité pour en savoir plus sur leurs avantages statutaires, les exigences de satisfaction des employés, et tous les autres détails nécessaires. Votre RH peut également
contacter directement la personne de contact pour obtenir des informations plus détaillées sur
les avantages.
Planifier une politique d’avantages est une excellente opportunité pour vous d’évaluer si vous dépensez ou non excessivement votre budget sur ces avantages.
Par exemple, il n’est plus nécessaire de fournir une assurance santé privée à
vos employés si le État propose déjà des forfaits de soins de santé publics. Cependant, pour les employés seniors au Royaume-Uni, ce n’est pas le cas.
Leurs lois du travail stipulent que les directeurs seniors doivent bénéficier d’une couverture de santé privée pour leur famille et même d’une voiture de société. Ce sont de légères
différences comme celles-ci que le service RH doit exploiter avec minutie afin qu’aucune
pénalité ne soit imposée à l’entreprise.
De plus, les parents qui travaillent au Danemark ont droit à 52 semaines
de congé parental. Les mères peuvent bénéficier de quatre semaines de congé avant d’accoucher, puis de 14 semaines supplémentaires après, tandis que les pères reçoivent deux semaines de congé durant les 14 premières semaines
après la naissance d’un enfant. Il n’est pas bon pour une entreprise d’être en sous-effectif,
et c’est précisément pour cela que le département RH est l’un des départements les plus importants
qui contribuent au maintien de la position de l’entreprise. Ils doivent donc
savoir comment remplacer la perte dans la main-d’œuvre.
Lorsque la majorité des employés sont en congé parental, le
cours de la main-d’œuvre est grandement affecté. Les Ressources Humaines doivent apprendre à gérer efficacement le calendrier de l’entreprise, externaliser les tâches, et gérer les chevauchements et les équipes en transition.
4. Plans de retraite et de pension
Une étude du Pew Research Center a révélé que 58 %
de la main-d’œuvre est composée soit de baby-boomers, soit de la génération X, ce qui a largement contribué à l’augmentation de la demande en matière de plans de retraite et de pension en 2019. Cela contraste avec les décennies précédentes, où ces plans ne recevaient pas suffisamment d’attention. En tant que département principal de l’entreprise responsable de ces aspects, les Ressources Humaines doivent donc rester vigilantes face à la demande des employés et aux lois du travail concernant les exigences légales en matière de plans de retraite et de pension, afin de garantir que les plans les plus favorables soient appliqués.
De plus, dans le cadre de l’expansion internationale, les employeurs doivent également prendre en considération les âges de retraite obligatoires qui varient d’un pays à l’autre. Par exemple, dans certains pays, l’âge de la retraite obligatoire est de 60 ans, tandis que d’autres imposent une retraite obligatoire à 62 ans.
Une erreur fréquente des employeurs est la mauvaise utilisation et l’interchangeabilité des termes retraite et pension. Ces deux termes sont différents, et bien qu’ils soient liés, en tant qu’employeur, il est crucial d’avoir une définition claire de chacun. Selon Differencebetween, la pension est la somme contrôlée et constitutive d’argent basée sur le salaire et les services de l’employé. Elle correspond à la période durant laquelle un employé a rendu service à l’entreprise. En revanche, la retraite concerne l’âge auquel l’employé décide de cesser de faire partie de la main-d’œuvre.
Lorsque vous embauchez davantage d’employés à l’étranger, vous vous familiariserez également avec
la conformité, les processus de paie et les lois du travail que ces pays appliquent,
y compris et surtout les plans de retraite et de pension.
Avoir une main-d’œuvre internationale peut être difficile et coûter cher. Par conséquent, s’appuyer sur un Employer of Record (EOR) peut être la méthode la plus efficace pour simplifier la complexité de l’expansion commerciale mondiale.
5. Confidentialité des données et cyberattaques
Être ciblé par des hackers n’est pas une expérience inconnue pour les plus grandes entreprises du monde. En octobre 2013, une fuite de données chez Adobe a touché 153 millions de dossiers d’utilisateurs. Selon le rapport, des hackers ont volé plus de 3 millions de données encryptées de cartes de crédit de leurs clients et usagers. Plus tard cette année-là, Adobe a été condamné à 1,1 million de frais juridiques, ainsi qu’à une somme non divulguée versée à certains utilisateurs concernés pour régler leurs réclamations pour violation de la Customer Records Act.
Si de telles cyberattaques peuvent toucher des géants comme Adobe, il serait insensé de penser que les petites et moyennes entreprises sont à l’abri de ces problèmes. Avec les avancées technologiques ici et là, les menaces de hacking et autres formes de cyberattaques sont plus évidentes que jamais. Toutes les entreprises sont à risque, y compris et surtout les petites entreprises. Vous, en tant que cadre de l’entreprise, devez vous assurer que toutes les informations importantes et sensibles sont stockées, cryptées, et protégées contre toute forme d’attaque cybernétique.
Une solution que vous pouvez mettre en œuvre pour relever ce défi consiste à fournir des avantages en matière de protection des données à tous vos employés, qui peuvent être inclus dans votre politique d’avantages. Il existe de nombreux logiciels et services disponibles pour surveiller le vol d’identité et les menaces. Avec cela, vous protégez non seulement vos clients, mais aussi l’ensemble de votre main-d’œuvre.
Surmonter les défis de conformité RH ne se limite pas uniquement à la paie, aux lois d’État, et aux réglementations. Cependant, offrir des plans d’avantages et des perks à vos employés peut les aider à mieux servir leur entreprise et répondre à la demande du marché actuel.
