Défis de conformité RH et comment les surmonter

Les points suivants sont les problèmes de conformité RH les plus courants rencontrés par les entreprises du monde entier :

1. Changements dans la conformité du marché

Lorsque Wells Fargo & Company a mené une enquête en 2016 pour savoir si la baisse de l'économie mondiale affecterait les entreprises américaines dans leur expansion vers les marchés internationaux, il a révélé que 87% des entreprises et des entreprises américaines pensent toujours que l'expansion de leurs activités à l'international est nécessaire pour atteindre une croissance à long terme. De plus, l'enquête a révélé que six répondants sur dix pensaient que leurs entreprises s'attendaient à une augmentation de leurs activités internationales, et 54% restaient confiants que la présence mondiale de leur entreprise serait plus importante dans les mois à venir. De même, 63% ont mentionné qu'ils s'attendaient à réaliser une planification d'expansion commerciale mondiale à long terme en 2016. On peut en déduire que la planification de l'internationalisation ou de la mondialisation reste la priorité absolue pour la plupart des entreprises américaines.

Cependant, l'expansion commerciale mondiale n'est pas un processus facile. Chaque pays a ses propres lois et réglementations. En tant qu'employeur, vous devez être informé sur le fonctionnement des salaires (c'est-à-dire accomplir les exigences en matière d'emploi, d'enregistrement des entreprises, entre autres). Les entreprises doivent soumettre une pléthore de documents et d'autres exigences de conformité dans un délai de 3 mois, surtout si l'on considère la demande de l'organisation par rapport à ses plans d'expansion mondiale. En d'autres termes, la conformité ne nécessite pas seulement de la rigueur, elle nécessite également beaucoup de temps. Cela devient encore plus compliqué si des changements et de nouvelles tendances en matière de conformité au marché international se produisent. Sans parler du temps plus long qu'il faudrait pour accomplir ces exigences.

Heureusement, il existe des Employeurs de Record (EOR) qui vous aideront à étendre votre entreprise sur le marché mondial sans aucune complexité. Rivermate propose des outils de premier ordre qui vous permettent d'embaucher des employés partout dans le monde. Rivermate s'occupera des salaires, des conformités et des avantages afin que vous puissiez vous concentrer entièrement sur la croissance de votre entreprise. Il fournit les solutions dont vous avez besoin pour amener votre entreprise sur le marché mondial sans vider votre portefeuille.

2. Mauvaise gestion de la conformité des salaires

La conformité des salaires est l'un des enjeux les plus cruciaux de l'expansion commerciale mondiale. Les règles, réglementations et lois varient d'un pays à l'autre et changent régulièrement. Une mauvaise gestion de vos salaires est souvent une cause de paiement d'amendes et de pénalités lourdes. Cela dit, votre département des ressources humaines doit garder un œil attentif sur les mises à jour concernant cette question, surtout qu'il existe également des pays qui appliquent des réglementations différentes d'une région ou d'une municipalité à l'autre. En d'autres termes, plusieurs régions et municipalités au sein d'un pays peuvent avoir des lois différentes. Il ne serait pas surprenant que les RH commettent des erreurs dans cet aspect particulier compte tenu de ses complexités.

Dans certains pays comme le Chili, l'Argentine et l'Uruguay, les lois exigent que les employés signent leurs bulletins de salaire à réception. Une fois cela négligé, une poursuite peut être intentée contre votre entreprise pour perte de salaire, endommageant davantage les finances de votre entreprise. Valerie Bolden-Barrett a mentionné dans son article du 7 juin 2017 qu'au moins deux erreurs de paie pourraient entraîner la démission des employés. Selon The Workforce Institute at Ultimate Kronos Group (UKG), 49% des travailleurs américains sont prêts à démissionner de leur poste une fois qu'ils rencontrent seulement deux problèmes avec leurs bulletins de salaire. Cela en dit long sur l'importance pour les RH de bien accomplir la conformité des salaires, non seulement aux yeux des lois du travail, mais aussi pour les employés. Il est fortement recommandé pour. HR doit prendre des mesures pour surveiller leurs processus de paie de manière efficace et précise afin de s'assurer qu'il n'y aura pas d'erreurs dans les chèques de paie des employés. Les employeurs doivent également communiquer efficacement avec leurs employés en cas d'erreurs imprévues. Cela aide non seulement les employeurs à résoudre les problèmes de paie, mais cela montre également de la transparence et de la responsabilité envers les employés actuels et potentiels, faisant de l'entreprise le "lieu où il faut être" pour ces employés.

3. Politique des avantages sociaux

Il existe différentes manières d'aborder et de mettre en œuvre les avantages sociaux des employés. Vous pouvez accéder au site officiel du gouvernement du pays dans lequel vous souhaitez étendre votre entreprise pour en savoir plus sur leurs avantages statutaires, les exigences de satisfaction des employés et tous les autres détails nécessaires. Votre service RH peut également appeler directement la personne de contact pour obtenir des informations plus complètes sur les avantages. La planification de la politique des avantages sociaux est une excellente occasion pour vous d'évaluer et d'analyser si vous dépassez votre budget pour les avantages des employés. Par exemple, vous n'avez plus besoin de fournir une assurance maladie privée à vos employés si l'État offre déjà des forfaits de soins de santé publics. Cependant, pour les employés seniors au Royaume-Uni, le cas est différent. Leurs lois du travail exigent que les directeurs seniors reçoivent une couverture de soins de santé privée pour leurs familles et même une voiture de fonction. Ce sont de petites différences comme celle-ci que les RH doivent découvrir avec minutie afin qu'aucune pénalité ne soit imposée à l'entreprise. De plus, les parents qui travaillent au Danemark ont droit à 52 semaines de congé parental. Les mères peuvent prendre quatre semaines de congé avant l'accouchement, puis encore 14 semaines après, tandis que les pères reçoivent deux semaines de congé pendant les 14 premières semaines après la naissance d'un enfant. Il n'est pas bon pour une entreprise d'être en sous-effectif, et c'est exactement pourquoi le service RH est l'un des départements les plus importants qui aident à maintenir la position de l'entreprise. Ils doivent donc savoir comment remplacer la perte de main-d'œuvre. Lorsque la plupart des employés sont en congé parental, le flux de la main-d'œuvre est grandement affecté. Les ressources humaines doivent apprendre à gérer efficacement le calendrier de l'entreprise, externaliser des tâches et gérer les équipes de chevauchement.

4. Plans de retraite et de pension

Une étude du Pew Research Center a révélé que 58 % de la main-d'œuvre est composée soit de baby-boomers, soit de membres de la génération X, ce qui a été une cause significative de l'augmentation de la demande de planification de la retraite et des pensions en 2019. Cela contraste avec il y a quelques décennies, lorsque les plans de retraite et de pension ne recevaient pas suffisamment d'attention. En tant que principal département de l'entreprise responsable de ces aspects, les ressources humaines doivent donc être attentives à la fois à la demande des employés et aux lois du travail concernant les exigences statutaires sur les plans de retraite et de pension pour s'assurer que les plans les plus favorables sont mis en œuvre. De plus, dans l'expansion des affaires à l'échelle mondiale, les employeurs doivent également prendre en compte les âges de retraite obligatoires qui varient d'un pays à l'autre. Dans certains pays, par exemple, l'âge de la retraite obligatoire est de 60 ans, tandis que d'autres appliquent une exigence de retraite obligatoire à 62 ans. Une erreur que les employeurs font souvent est l'utilisation incorrecte et l'interchangeabilité des termes retraite et pension. Ces deux termes sont différents, et bien qu'ils soient interconnectés, en tant qu'employeur, il est essentiel d'avoir une définition claire de chaque mot. Selon Differencebetween, la pension est la somme d'argent contrôlée et construite en fonction du salaire et des services de l'employé. Elle correspond au temps pendant lequel un employé a rendu service à l'entreprise. En revanche, la retraite se réfère à un âge où l'employé décide de ne plus faire partie de la main-d'œuvre. À mesure que vous embauchez plus d'employés à l'étranger, vous vous familiariserez également avec la conformité, les processus de paie et les lois du travail que ces pays mettent en œuvre. y compris et surtout les plans de retraite et de pension. Avoir une main-d'œuvre internationale peut être difficile et vous coûtera beaucoup d'argent. Par conséquent, compter sur un Employeur de Référence (EOR) peut être le moyen le plus efficace de simplifier la complexité de l'expansion commerciale mondiale.

**5. Confidentialité des données et violations de cybersécurité **

Être ciblé par des hackers n'est pas une affaire inconnue pour les plus grandes entreprises mondiales. En octobre 2013, une violation de données chez Adobe a impacté 153 millions d'enregistrements d'utilisateurs. [Selon le rapport](https://www.csoonline.com/article/2130877/the-biggest-data-breaches- of-the-21st-century.html), les hackers ont volé plus de 3 millions d'enregistrements de cartes de crédit cryptés de leurs clients. Plus tard cette année-là, Adobe a été condamné à payer 1,1 million de dollars de frais juridiques et une somme non divulguée à certains utilisateurs affectés pour régler leurs réclamations pour violation de la loi sur les enregistrements des clients. Si des violations de cybersécurité peuvent arriver à des géants comme Adobe, il serait insensé de penser que les petites et moyennes entreprises sont invulnérables à ces problèmes. Avec les avancées technologiques ici et là, les menaces de piratage et d'autres formes de cyberattaques sont plus apparentes que jamais. Toutes les entreprises sont à risque, y compris et surtout les petites entreprises. Vous, en tant que dirigeant d'entreprise, devez vous assurer que toutes les informations importantes et sensibles sont stockées, cryptées et protégées contre toute forme de cyberattaque. Une solution que vous pouvez mettre en œuvre pour surmonter ce défi est de fournir des avantages de protection des données à tous vos employés, qui peuvent être inclus dans votre politique d'avantages. Il existe de nombreux logiciels et services que vous pouvez utiliser pour surveiller le vol d'identité et les menaces. Avec cela, vous protégez non seulement vos clients mais aussi l'ensemble de votre personnel.

Surmonter les défis de conformité RH ne se limite pas à la paie, aux lois et aux réglementations de l'État. Cependant, offrir des plans d'avantages et des avantages à vos employés peut les aider à améliorer leurs services et à répondre aux exigences du marché actuel.