Une fois que vous commencez à embaucher des personnes pour vous aider avec votre charge de travail, vous devrez prendre des décisions concernant leur type d'emploi. Vous pourriez décider d'embaucher quelqu'un à plein temps. D'autres fois, un contractant pourrait être une meilleure option.
Il est important de comprendre la différence entre un contractant indépendant et un employé. Cela influencera la manière dont ils peuvent contribuer à votre entreprise et comment vous les rémunérerez. Vous devrez également comprendre la différence entre les formulaires 1099 et W-2, afin de rester conforme lors de la saison fiscale.
Voici tout ce que vous devez savoir sur les contractants 1099 et les employés W-2. Discutons des avantages de chacun, et de ce à quoi vous devriez vous attendre lors de l'embauche de l'un ou l'autre.
Quelle est la différence entre un contractant indépendant et un employé ?
Il existe plusieurs différences entre un contractant et un employé que tout employeur devrait connaître.
Lorsque vous embauchez un employé, vous l'embauchez généralement à plein ou à temps partiel, et vous avez la possibilité de diriger le travail qu'il effectuera pour votre entreprise. Vous décidez quand il travaille, sur quoi il travaille, et comment il accomplit le travail.
En revanche, les contractants indépendants travaillent sur la base d’un contrat. Avec les contractants, vous devez définir les exigences à l'avance et convenir des délais, des livrables et du prix. Cette coopération peut être un peu limitative et nécessite une planification plus en amont. Mais, une fois le contrat terminé, vos obligations envers le contractant prennent fin.
Les deux peuvent effectuer des travaux pour votre entreprise. Mais, voici plusieurs éléments à considérer :
1. Niveau d'autonomie
Lorsque vous embauchez quelqu'un à plein temps, vous avez toute la liberté de diriger sa charge de travail. Vous pouvez fixer les règles concernant quand, où, et comment votre employé doit travailler. Votre employé peut également prendre en charge des responsabilités supplémentaires. Il suivra les directives de l'entreprise et vos instructions lors de l'exécution du travail.
Les contractants indépendants sont leurs propres patrons. Un contractant indépendant fixera ses propres horaires et ses propres rémunérations. Contrairement aux employés, ils suivent généralement un ensemble de bonnes pratiques pour le travail plutôt que de respecter vos directives.
Les contractants indépendants peuvent ou non prendre en compte vos préférences et exigences. Ils sont plus autonomes en ce qui concerne leur charge de travail. Si vous préférez avoir plus de contrôle sur le travail, un employé pourrait être une meilleure option. Mais, les contractants indépendants termineront probablement la tâche rapidement et efficacement. Ils n'ont pas non plus besoin ou n'apprécient pas une supervision excessive.
2. Expertise
La principale raison pour laquelle les employeurs décident d'embaucher des contractants indépendants est qu'ils possèdent généralement un ensemble de compétences spécifiques. Ils ont une expertise de niche dont votre entreprise pourrait avoir besoin à l'instant. Vous pouvez leur faire confiance pour réaliser le travail beaucoup plus rapidement que si vous deviez former l’un de vos employés.
Les contractants indépendants travaillent aussi souvent sur une base de besoin de connaître, ce qui vous permet de sauter le processus d’intégration détaillé. En résumé, vous pouvez compter sur eux pour réaliser le travail beaucoup plus vite qu’un employé classique.
3. Fidélité
Lorsque vous comparez des employés à des contractants indépendants, la fidélité ressort comme une différence clé. Vous remarquerez rapidement que les contractants n’ont pas le même sens de la loyauté envers votre entreprise que vos employés.
Avec des employés, vous travaillez vers un objectif commun. Un contractant 1099 se concentrera sur la réalisation rapide et efficace du travail et sur la rémunération. Un contractant indépendant s'appliquera à réaliser sa part du travail. Mais, il pourrait ne pas avoir d’intérêt pour la vision globale de votre entreprise.
De plus, aucune disposition n’empêche le contractant de travailler avec plusieurs entreprises en même temps. Sauf si vous signez un NDA ou un accord similaire, le contractant indépendant peut utiliser l’expérience acquise pour d’autres projets.
Il y a aussi la question des droits de propriété intellectuelle, que vous devriez également discuter avec un contractant indépendant dès le départ. Avec un employé, les droits de propriété intellectuelle appartiennent automatiquement à l’entreprise. Ce n’est pas le cas avec les contractants indépendants.
4. Flexibilité
Un autre avantage considérable de l’embauche de contractants indépendants est la flexibilité. Vous pouvez engager des contractants pour des travaux et tâches à court terme. Vous pouvez compter sur eux pour des tâches qui prennent quelques heures, par exemple. Ou, lorsque l’embauche d’un salarié à plein temps n’est pas la solution la plus rentable.
D’autres fois, il peut s’agir d’un projet ponctuel dont vous n’aurez pas besoin à l’avenir. Embaucher des contractants indépendants peut aussi être une bonne idée si vous avez besoin d’une expertise spécifique.
Une fois votre contrat terminé, vous n’êtes plus obligé envers le contractant indépendant. Sauf si vous avez plus de travail pour eux, ils chercheront des projets et contrats ailleurs. La résiliation d’un employé à plein temps est un processus beaucoup plus complexe. Tout comme ils n’ont pas besoin d’un onboarding particulier, vous n’avez pas besoin de déconnecter un contractant indépendant, entre autres.
5. Prix
Les contractants indépendants peuvent être plus rentables selon le type de travail pour lequel vous embauchez. Si vous avez besoin de tâches occasionnelles, embaucher un contractant indépendant pourrait être une bonne option.
Comme vous n’avez pas à payer de taxes ni d’avantages pour un contractant indépendant, cela peut sembler moins cher. Cependant, les contractants doivent eux-mêmes payer ces charges. Leur rémunération horaire intégrera probablement cette augmentation par rapport au salaire horaire d’un employé.
Donc, si vous en avez besoin occasionnellement, les embaucher comme employés pourrait être plus coûteux. Mais, si vous devez souvent les réembaucher, embaucher à plein temps pourrait être plus rentable. Si vous en avez besoin à plein temps, et qu’ils acceptent votre offre, les convertir en employé vous fera économiser beaucoup à long terme.
Quelle est la différence entre 1099 vs W-2 ?
Maintenant que la différence entre les deux est claire, vous devez comprendre comment s’intègrent les formulaires fiscaux de fin d’année. En termes de 1099 vs W-2, en tant qu’entreprise, vous envoyez l’un ou l’autre à vos employés ou contractants indépendants.
Le formulaire W-2 est envoyé à vos employés chaque année, avant la fin janvier. Ce formulaire contient les informations nécessaires pour remplir leurs déclarations fiscales, telles que leurs salaires et les taxes retenues.
Le formulaire 1099, plus précisément 1099-NEC, est envoyé aux contractants indépendants. En tant qu’entreprise, vous devez envoyer un 1099-NEC à chaque contractant à qui vous avez payé 600 $ ou plus dans l’année, avant la fin janvier.
Pour cela, vous devez d’abord demander à votre contractant de vous envoyer un formulaire W-9. Il inclura toutes les informations pertinentes pour remplir et envoyer le 1099-NEC. Le contractant utilisera ensuite ces informations pour déclarer ses revenus et dépenses pour son activité.
Classification des employés
Il est important de comprendre la différence entre ces formulaires fiscaux. Mais, vous devez aussi garder à l’esprit les paramètres qui distinguent les contractants indépendants des employés.
Une mauvaise classification d’un employé peut représenter une menace sérieuse pour une entreprise. En essence, pour les employés, vous devez fournir un salaire, retenir les taxes, et offrir des avantages statutaires. Cela ne s’applique pas aux contractants indépendants, qui, en retour, disposent d’un certain degré de liberté non applicable aux employés.
L’IRS dispose d’un ensemble strict de directives sur la façon de classer vos employés. Certaines lignes peuvent être un peu floues en raison de la croissance de l’économie des gigas. Cependant, il est important de comprendre comment classer vos employés pour rester en conformité.
Plusieurs facteurs entrent en jeu pour discerner si quelqu’un est un employé ou un contractant indépendant. Ceux-ci tournent autour du niveau d’indépendance qu’ils ont lors de l’exécution du travail. Si quelqu’un travaille à plein temps et reçoit un salaire fixe mensuel ou hebdomadaire, il est probablement un employé. Les contractants indépendants fixent leurs horaires et sont payés une fois le contrat terminé.
Un employé travaille généralement dans un bureau. Il utilise le matériel de l’entreprise et suit les directives de l’entreprise plutôt qu’un ensemble universel de bonnes pratiques. Sa charge de travail quotidienne peut changer, et il peut prendre des responsabilités supplémentaires.
Un contractant indépendant a le droit de choisir où il travaille, comment il réalisera la tâche, et quels outils il souhaite utiliser ou sur quoi travailler. S’il acceptera plus de travail dépend de lui, et il travaillera probablement pour plusieurs entreprises en même temps.
Que se passe-t-il si j’ai mal classé un employé ?
Si vous constatez que votre contractant indépendant se rapproche plus d’un statut W-2 que 1099, vous devriez lui parler de l’embaucher en tant qu’employé. Il y a de nombreux avantages à avoir un employé, et cela sera plus rentable à long terme.
Une mauvaise classification d’un employé peut entraîner de lourdes pénalités et amendes. En général, l’employeur doit payer des cotisations sociales ou de retraite rétroactives. Il devra aussi probablement payer des avantages, salaires, heures supplémentaires, et congés payés rétroactivement. Des pénalités et amendes peuvent également être appliquées.
Certains pays imposent une responsabilité personnelle importante aux employeurs en cas de mauvaise classification d’un employé. Cela peut conduire à des amendes pour les dirigeants qui ont mal classé un employé, et dans certains pays, même à une peine d’emprisonnement.
Si vous n’êtes pas sûr que votre contractant soit un employé, consultez les directives de l’IRS ou votre fournisseur de paie global. Ils vous donneront des conseils pertinents à votre entreprise et à votre situation actuelle.
Exemples de travailleurs 1099 vs W-2
Il peut être difficile de déterminer si vous devriez embaucher quelqu’un en tant qu’employé ou contractant. Voici donc quelques exemples concrets pour vous aider à faire la différence.
Vous pourriez embaucher quelqu’un en tant que 1099 s’il s’agit de :
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Consultants qui assistent votre entreprise sur des projets ayant une date de début et de fin claire.
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Web designers et développeurs, qui travaillent sur une base de projet.
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Rédacteurs freelances qui vous facturent par article plutôt que par heure.
Mais, vous devriez embaucher tous ces profils en tant que W-2 si :
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Les consultants travaillent davantage comme chef de projet que comme consultant ponctuel.
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Vous pourriez décider d’embaucher des web designers à plein temps si vous avez besoin de designs continus pour votre équipe marketing. Ou, si vous souhaitez des mises à jour ou une maintenance continue de votre site web ou application, envisagez d’embaucher des développeurs web en tant que W-2.
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Si vous avez besoin que vos rédacteurs aient des horaires de travail programmés de façon régulière.
Les coûts du W-2 vs 1099
Il existe une idée reçue selon laquelle les contractants 1099 sont moins chers que l’embauche à plein temps. La réalité est que la rentabilité dépend de chaque cas individuel.
La plupart du temps, le taux horaire d’un contractant indépendant et celui d’un employé sont similaires. Les propriétaires d’entreprise pensent généralement qu’un contractant est moins cher. Car ils ne sont pas obligés de retenir des taxes ni de fournir une pension ou une assurance santé.
Cependant, le contractant paie lui-même ces charges, qui seront probablement intégrées dans leur tarif horaire ou mensuel. Il en va de même pour le matériel de travail, les activités RH, et autres tâches liées à l’entreprise. Ils intègrent dans leur prix les coûts typiques d’un employeur, ce qui influence souvent le taux horaire.
Par exemple, supposons que vous ayez un employé W-2 avec un salaire de base de 100 000 $ par an. En ajoutant les avantages, qui représentent généralement entre 15 et 30 %, cet employé peut coûter jusqu’à 130 000 $ à votre entreprise. Divisé par le nombre d’heures travaillées, cela revient à environ 62 $ par heure.
Mais, votre contractant indépendant a aussi ces avantages et contributions à couvrir. De plus, en moyenne, les contractants indépendants paient plus d’impôts. Il faut aussi inclure le coût des avantages généralement fournis à un employé. Ils doivent prendre en compte les congés maladie, les jours de vacances, le matériel, le temps consacré aux activités RH, l’espace de bureau, et bien d’autres éléments dans leur tarif horaire.
Pour atteindre le salaire de base de 100 000 $, votre contractant indépendant devra probablement vous facturer plus de 80 $ par heure pour couvrir le salaire de l’employé. Si vous l’embauchez pour un projet à plein temps d’un an, vous dépenserez plus de 166 000 $.
À long terme, embaucher un contractant indépendant pourrait revenir plus cher que d’avoir quelqu’un en poste à plein temps.
Faut-il embaucher un employé W-2 ou un contractant 1099 ?
Que vous deviez embaucher un employé ou opter pour un contractant indépendant dépend des besoins actuels et futurs de votre entreprise. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, et il est important de les évaluer de manière réaliste avant de faire un choix.
Emboucher un contractant indépendant peut être une solution rapide et rentable pour réaliser un travail ponctuel. Ils disposent souvent d’une expertise de niche utile et peuvent commencer rapidement, sans processus d’intégration long.
Cependant, vous pourriez envisager de les convertir en employé si vous faites souvent appel à eux. Ils pourraient montrer un intérêt à devenir un membre plus permanent de l’équipe, ce qui constitue une autre bonne raison de les convertir en employé.
Est-il préférable d’être un W-2 ou un 1099 ?
Que vous deviez être un contractant 1099 ou rechercher un emploi en tant que W-2 dépend de vos préférences personnelles.
En tant que contractant indépendant, vous êtes votre propre patron. Vous devrez probablement créer une entreprise individuelle et payer vos avantages et taxes vous-même. En tant qu’employé, vous pouvez compter sur votre employeur pour fournir un salaire et des avantages.
En tant que contractant 1099, vous avez plus de liberté pour choisir pour qui vous travaillez, comment, et quand. Un contractant peut avoir plusieurs employeurs en même temps. Vous devez avoir de solides compétences organisationnelles pour gérer votre temps et votre argent en travaillant sur plusieurs projets.
En tant qu’employé W-2, vous avez droit à certains avantages. Cela inclut les avantages statutaires, mais aussi la pension, la couverture santé, et d’autres perks.
En tant que contractant indépendant, vous devrez trouver des moyens de compenser certains de ces avantages. Vous devrez intégrer dans votre tarif horaire le temps potentiel de congé et les jours de maladie. Vous devrez aussi mettre en place des systèmes pour trouver de nouveaux clients, gérer les factures et les finances. En tant que contractant indépendant, vous devrez faire des ajustements que les employés n’ont pas à gérer.
Si vous souhaitez plus d’indépendance dans votre travail, travailler en tant que contractant 1099 pourrait vous convenir. Si vous préférez la sécurité d’un salaire régulier et d’avantages associés, alors un emploi W-2 pourrait être une meilleure option.
FAQ :
Est-il préférable d’être payé en 1099 ou W-2 ?
Cela dépend de votre relation employeur-employé. En tant que contractant sous 1099, vous êtes responsable de payer 100 % des taxes Medicare et Sécurité Sociale trimestriellement. En tant qu’employé W-2, vous devez couvrir 50 % de ces taxes, l’autre moitié étant retenue par l’employeur sur votre salaire.
Les contractants indépendants et les employés doivent tous deux payer l’impôt sur le revenu, mais le taux varie selon leur tranche d’imposition.
Pourquoi ai-je reçu un 1099 au lieu d’un W-2 ?
Si vous avez reçu un 1099 au lieu d’un W-2, cela signifie que votre employeur vous a classé comme contractant. Vous devriez vous familiariser avec les différences financières et légales entre un 1099 et un W-2. En tant que contractant indépendant, vous devez payer vos impôts, y compris la taxe pour l’auto-emploi. Consultez votre conseiller fiscal pour comprendre ce que cette différence implique pour vous.
Le 1099 est-il moins taxé ?
Les contractants indépendants sont généralement plus taxés que les employés, car il n’y a pas d’employeur qui couvre la moitié des taxes. Pour les employés, 7,65 % de leur revenu est automatiquement retenu pour couvrir la Sécurité Sociale et Medicare. L’employeur contribue aussi à hauteur du même montant par employé.
Puisque le contractant indépendant est à la fois employeur et employé, la totalité de ces taxes leur incombe. Cela signifie qu’ils doivent payer les deux moitiés, ce qui représente près de 15,3 % de leur revenu.
