Différences expliquées : Contractors 1099 vs. Employés W-2

Une fois que vous commencez à embaucher des personnes pour vous aider avec votre charge de travail, vous devrez prendre des décisions concernant leur type d’emploi. Vous pourriez décider d’embaucher quelqu’un à plein temps. D’autres fois, un contrat pourrait être une meilleure option.

Il est important de comprendre la différence entre un indépendant et un salarié. Cela affectera la manière dont ils contribuent à votre entreprise et comment vous les paierez. Vous devrez également comprendre la différence entre les formulaires 1099 et W-2, afin de rester conforme lors de la saison fiscale.

Voici tout ce que vous devez savoir sur les contractors 1099 et les employés W-2. Discutons des avantages de chacun, et de ce que vous devriez attendre lors de l’embauche de l’un ou l’autre.

Quelle est la différence entre un independent et un salarié ?

Il existe plusieurs différences entre un contractor et un employé que tout employeur devrait connaître.

Lorsque vous embauchez un salarié, vous l’embauchez généralement à plein ou à temps partiel, et vous avez le pouvoir de diriger le travail qu’il effectuera pour votre entreprise. Vous décidez quand il travaille, sur quoi il travaille, et comment il accomplit son travail.

En revanche, les contractors indépendants travaillent sur la base de contrats. Avec des contractors, vous devez définir les exigences à l’avance et convenir des délais, des livrables et du prix. Cette coopération peut être un peu limitative et nécessite une planification plus approfondie. Mais, une fois le contrat terminé, vos obligations envers le contractor prennent fin.

Les deux peuvent réaliser des travaux pour votre entreprise. Mais, voici plusieurs éléments à prendre en considération :

1. Niveau d’autonomie

Lorsque vous embauchez quelqu’un à plein temps, vous avez toute la liberté de diriger intégralement sa charge de travail. Vous pouvez fixer les règles sur quand, où, et comment votre employé doit travailler. Votre employé peut également prendre des responsabilités supplémentaires. Il suivra les directives de l’entreprise et vos instructions lors de l’exécution du travail.

Les contractors indépendants sont leurs propres patrons. Un contractor indépendant fixera ses propres horaires et sa rémunération. Contrairement aux salariés, ils suivent généralement un ensemble de bonnes pratiques pour leur travail plutôt que d’adhérer à vos directives.

Les contractors indépendants peuvent ou non prendre en compte vos préférences et exigences. Ils sont plus autonomes en ce qui concerne leur charge de travail. Si vous préférez avoir plus de contrôle sur le travail, un salarié pourrait être une meilleure option. Mais, les contractors indépendants termineront probablement la tâche rapidement et efficacement. Ils n’ont pas non plus besoin ou n’apprécient pas une supervision excessive.

2. Expertise

La principale raison pour laquelle les employeurs décident d’embaucher des contractors indépendants est qu’ils possèdent généralement un ensemble de compétences spécifiques. Ils apportent une expertise de niche dont votre entreprise pourrait avoir besoin sur le moment. Vous pouvez leur faire confiance pour réaliser le travail bien plus rapidement que si vous deviez former un de vos employés.

Les contractors indépendants travaillent souvent sur une base de besoin à savoir, ils peuvent sauter le processus d’intégration détaillé. En résumé, vous pouvez compter sur eux pour achever le travail beaucoup plus vite qu’un employé classique.

3. Fidélité

Lorsque vous comparez employés et contractors indépendants, la fidélité se distingue comme une différence clé. Vous remarquerez rapidement que les contractors n’ont pas le même sens de la loyauté envers votre entreprise que vos employés.

Avec les employés, vous travaillez vers un objectif commun. Un contractor 1099 se concentrera sur l’achèvement rapide et efficace du travail pour être payé. Un contractor indépendant s’appliquera à réaliser sa part du travail. Mais, il peut ne pas avoir intérêt à voir plus loin que la tâche immédiate lorsqu’il s’agit de votre entreprise.

De plus, aucune clause ne l’empêche de travailler simultanément pour plusieurs entreprises. Sauf si vous signez un NDA ou un accord similaire, le contractor indépendant pourrait utiliser l’expérience acquise pour d’autres projets.

Il y a aussi la question des droits de propriété intellectuelle, que vous devriez également discuter avec un contractor avant de commencer. Avec un salarié, les droits de propriété intellectuelle appartiennent automatiquement à l’entreprise. Ce n’est pas le cas avec un contractor indépendant.

4. Flexibilité

Un autre avantage considérable de l’embauche de contractors indépendants est la flexibilité. Vous pouvez faire appel à des contractors pour des travaux ou tâches à court terme. Par exemple, pour des tâches qui prennent quelques heures. Ou, lorsque l’embauche à plein temps ne serait pas la solution la plus rentable.

Parfois, il s’agit d’un projet ponctuel que vous n’aurez pas besoin de future. Embaucher des contractors indépendants peut également être judicieux si vous avez besoin d’une expertise spécifique.

Une fois votre contrat terminé, vous n’êtes plus tenu par votre engagement envers le contractor indépendant. Sauf si vous avez plus de travail pour eux, ils chercheront des projets ailleurs. Mettre fin à un salarié à plein temps est un processus beaucoup plus complexe. Comme ils n’ont pas besoin d’un onboarding spécifique, vous n’avez pas non plus à gérer la fin de collaboration, entre autres.

5. Prix

Les contractors indépendants peuvent être plus économiques selon le type de travail recherché. Si vous avez besoin de tâches occasionnelles, engager un contractor indépendant peut être une bonne option.

Comme vous ne payez pas de taxes ni d’avantages pour un contractor indépendant, celui-ci peut sembler moins cher. Cependant, ils doivent eux-mêmes payer ces charges. Leur rémunération horaire intégrera probablement cette augmentation par rapport au salaire horaire d’un salarié.

Donc, si vous en avez besoin occasionnellement, les employer comme salariés pourrait coûter plus cher. Mais, si vous devez les embaucher fréquemment, leur embauche à plein temps pourrait être plus rentable. Si vous en avez besoin à plein temps, et qu’ils acceptent votre offre, les convertir en salarié vous fera économiser beaucoup à long terme.

Quelle est la différence entre 1099 et W-2 ?

Maintenant que la différence entre les deux est claire, vous devez comprendre comment ces formulaires fiscaux de fin d’année s’intègrent. En termes de 1099 vs W-2, en tant qu’entreprise, vous envoyez l’un ou l’autre à vos employés ou contractors indépendants.

Formulaire 1099 vs. Formulaire W-2

Le formulaire W-2 est envoyé à vos employés chaque année, avant fin janvier. Ce formulaire contient les informations dont ils ont besoin pour soumettre leurs impôts, telles que leurs salaires et taxes retenues.

Le formulaire 1099-NEC, plus précisément, est envoyé aux contractors indépendants. En tant qu’entreprise, vous devez envoyer un 1099-NEC à chaque contractor à qui vous avez payé 600 $ ou plus durant l’année, avant fin janvier.

Pour cela, vous devez d’abord demander à votre contractor de vous envoyer un formulaire W-9. Il contiendra toutes les informations nécessaires pour remplir et envoyer le 1099-NEC. Le contractor utilisera ensuite ces informations pour déclarer ses revenus et dépenses professionnelles.

Classification des employés

Il est important de comprendre la différence entre ces formulaires fiscaux. Mais aussi de garder en tête les paramètres qui distinguent les contractors indépendants des employés.

Une mauvaise classification peut représenter une menace sérieuse pour une entreprise. En résumé, pour les employés, vous devez fournir un salaire, retenir des impôts, et offrir des avantages statutaires. Cela ne s’applique pas aux contractors, qui, en échange, disposent d’un certain degré de liberté.

L’IRS a un ensemble strict de lignes directrices pour classifier vos employés. Certaines lignes peuvent être un peu floues en raison de la croissance de l’économie du gig. Mais il est essentiel de comprendre comment classifier correctement vos employés pour rester en conformité.

Plusieurs facteurs entrent en jeu pour déterminer si une personne est un employé ou un contractor. Ces éléments tournent autour du degré d’indépendance qu’ils ont dans l’exécution du travail. Si une personne travaille à plein temps et reçoit un salaire fixe mensuel ou hebdomadaire, il s’agit probablement d’un employé. Les contractors indépendants fixent leurs horaires et sont payés une fois le contrat terminé.

Un salarié travaille généralement dans un bureau. Il utilise le matériel de l’entreprise et suit les directives de celle-ci plutôt qu’un ensemble de bonnes pratiques universelles. Sa charge de travail quotidienne peut changer, et il peut prendre des responsabilités supplémentaires.

Un contractor indépendant a le droit de choisir où il travaille, comment il accomplira la tâche, et quels outils il souhaite utiliser ou sur quels projets il travailler. La décision d’accepter plus de travail lui appartient, et il peut travailler pour plusieurs entreprises en même temps.

Que se passe-t-il si j’ai mal classifié un employé ?

Si vous constatez que votre contractor indépendant relève davantage du statut W-2 que 1099, vous devriez en discuter pour le faire embaucher en tant qu’employé. Les avantages d’un salarié sont nombreux, et cela pourrait être plus rentable à long terme.

Une mauvaise classification peut entraîner de lourdes pénalités et sanctions. Généralement, l’employeur doit payer des cotisations sociales ou de retraite rétroactives. Il devra également probablement reverser des indemnités, salaires, heures supplémentaires, et congés payés rétroactivement. Des pénalités et des frais peuvent aussi s’appliquer.

Certains pays placent une responsabilité personnelle significative sur l’employeur en cas de mauvaise classification. Cela peut conduire à des amendes pour les dirigeants ayant mal classifié un employé, et dans certains pays, à une prison.

Si vous avez le moindre doute sur le statut de votre contractor, consultez les lignes directrices de l’IRS ou votre fournisseur de paie global. Ils pourront vous fournir des indications pertinentes à votre activité et votre situation actuelle.

Exemples de travailleurs 1099 vs. W-2

Il peut être difficile de déterminer si vous devez embaucher quelqu’un en tant qu’employé ou contractor. Voici quelques exemples concrets pour vous aider à repérer la différence.

Vous pourriez engager quelqu’un comme 1099 si :

1. Des consultants qui assistent votre entreprise sur des projets avec une date de début et de fin claire.

2. Des web designers et développeurs, qui travaillent sur une base de projet.

3. Des rédacteurs freelances qui facturent par article plutôt que par heure.

Mais, vous devriez embaucher tous ces profils comme W-2 si :

1. Les consultants travaillent plus comme un chef de projet qu’un consultant ponctuel.

2. Vous pourriez décider d’embaucher à plein temps des web designers si vous avez besoin de designs réguliers pour votre équipe marketing. Ou si vous souhaitez des mises à jour ou une maintenance continue de votre site ou application, envisagez d’embaucher des développeurs web en tant que W-2.

3. Si vous avez besoin que vos rédacteurs aient des horaires de travail programmés de façon régulière.

Le coût du W-2 vs 1099

Il y a une idée reçue selon laquelle les contractors 1099 seraient moins chers que l’embauche d’un salarié à plein temps. La réalité est que la rentabilité dépend de chaque situation particulière.

La plupart du temps, le taux horaire d’un contractor indépendant et d’un salarié s’avère identique. Les propriétaires d’entreprise pensent généralement qu’un contractor coûte moins cher, car ils ne sont pas obligés de retenir des impôts ou de fournir une pension ou une assurance santé.

Cependant, le contractor paie lui-même ces charges. Son taux horaire inclura probablement cette charge supplémentaire par rapport au salaire horaire d’un salarié.

Ainsi, si vous en avez besoin occasionnellement, embaucher en tant que salarié pourrait coûter plus cher. Mais, si vous devez souvent réembaucher la même personne, l’embauche à plein temps pourrait être plus rentable. Si vous l’embauchez à plein temps, et qu’elle accepte votre proposition, la convertir en salarié vous fera faire de belles économies à long terme.

Doit-on embaucher en W-2 ou 1099 ?

Le choix entre embaucher un salarié ou un contractor indépendant dépend des besoins actuels et à long terme de votre entreprise. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, et il est important de peser tout cela de manière réaliste avant de se décider.

L’embauche d’un contractor indépendant peut être une solution rapide et économique pour réaliser un travail ponctuel. Ils disposent souvent de compétences de niche utiles et peuvent commencer rapidement, puisqu’il n’y a pas besoin d’un processus d’intégration long.

Mais, si vous vous appuyez souvent sur le même contractor, il peut être intéressant de le convertir en salarié. Il pourrait être intéressé à devenir un membre plus permanent de l’équipe, ce qui constitue une autre bonne raison de le transformer en salarié.

Est-il préférable d’être W-2 ou 1099 ?

Que vous soyez ou non un contractor 1099 ou un salarié W-2 dépend de vos préférences personnelles.

En tant que contractor indépendant, vous êtes votre propre patron. Vous devrez probablement établir une entreprise individuelle et payer vous-même vos bénéfices et impôts. En tant que salarié, votre employeur se charge de vous verser un salaire et de fournir des avantages.

En tant que contractor 1099, vous avez davantage de liberté pour choisir pour qui, comment, et quand vous travaillez. Un contractor peut avoir plusieurs employeurs en même temps. Il faut de solides compétences organisationnelles pour gérer efficacement son temps et ses finances sur plusieurs projets.

En tant que salarié W-2, vous avez droit à certains avantages. Cela inclut les prestations statutaires, mais aussi la pension, l’assurance santé, et d’autres avantages.

En tant que contractor, vous devrez trouver des moyens de compenser certains de ces avantages. Vous devrez intégrer dans votre tarif horaire des jours de congé ou de maladie, par exemple. Vous devrez aussi mettre en place des systèmes pour trouver de nouveaux clients, gérer factures et finances. En tant que contractor indépendant, vous devrez faire des ajustements que les employés n’ont pas à se soucier.

Si vous souhaitez plus d’indépendance dans votre travail, être un contractor 1099 pourrait vous convenir. Si vous privilégiez la sécurité d’un revenu régulier et d’avantages, alors le statut de salarié W-2 sera probablement plus adapté.