Comprendre les classifications des employés exemptés et non exemptés (mise à jour 2025)

Principaux points à retenir :

• 1. Les employés non exonérés gagnent généralement moins de 684 $ par semaine et ont droit à une rémunération pour heures supplémentaires.
• 2. Les employés exonérés reçoivent leur rémunération chaque semaine, indépendamment de la quantité de travail et d'heures qu’ils ont effectuées. Les non exonérés sont payés à l’heure, généralement à un taux inférieur.
• 3. Le niveau d’autonomie du travailleur peut faire la différence lors de leur classification en tant qu’exonéré ou non exonéré. Il est important de comprendre dans quelle catégorie relèvent les tâches effectuées par l’employé pour une classification appropriée.

Lors de l’embauche d’employés pour votre entreprise, l’une des décisions les plus importantes est la façon dont vous classifierez vos employés. L’un des dilemmes les plus confus concerne la distinction entre un employé exonéré vs. non exonéré.

Selon la loi fédérale sur les normes du travail équitables (FLSA), la différence entre les deux commence avec leur salaire hebdomadaire. Cependant, il existe quelques nuances supplémentaires dont vous devriez être conscient lors de la classification de vos employés.

Qu’est-ce qu’un employé non exonéré ?

Les employés non exonérés sont des travailleurs qui disposent de droits différents de ceux de vos employés réguliers. Ils sont généralement des employés payés à l’heure gagnant moins de 684 $ par semaine conformément à la loi fédérale. La limite peut varier selon l’état, mais ils gagnent habituellement moins que ce montant.

Les employés non exonérés ont également droit à une rémunération pour heures supplémentaires. Ils ne peuvent pas occuper des postes de cadre, d’administrateur ou de professionnel.

En ce qui concerne la rémunération pour heures supplémentaires, les employés non exonérés ont droit à un taux de 1,5 fois leur taux horaire.

Cependant, il existe une autre distinction utilisée pour différencier les employés exonérés et non exonérés. Elle réside dans le niveau de supervision dont ces employés ont besoin.

Les employés non exonérés sont directement supervisés par des employés de niveau supérieur qui décident de la charge de travail. Ces employés n’ont généralement pas leur mot à dire concernant les décisions de gestion. C’est pourquoi les ouvriers en chaîne de montage sont souvent cités en exemple de travailleurs non exonérés.

D’autres exemples incluent les ouvriers du bâtiment, les agents d’entretien et autres travailleurs manuels. Les employés non exonérés dominent les secteurs impliquant la réalisation de tâches répétitives ou de travail physique.

Outre le volet financier, la FLSA comporte d’autres exigences qui excluent les employés exonérés du paiement des heures supplémentaires. Les employés non exonérés ne peuvent pas être des « employés véritables de direction, administratifs, professionnels, ou de ventes extérieures ». Cela ne s’applique pas aux enseignants, au personnel académique ou aux travailleurs de l’informatique.

Qu’est-ce qu’un employé exonéré ?

Par comparaison avec les employés non exonérés, les employés exonérés gagnent un salaire plus élevé par heure. Ils ne relèvent pas des exigences relatives au salaire minimum et au paiement des heures supplémentaires. Au lieu de cela, les employés exonérés reçoivent un salaire fixe. Ils n’ont pas droit à des paiements d’heures supplémentaires, même s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Contrairement aux employés non exonérés, les employés exonérés peuvent occuper des postes de gestion dans l’entreprise.

Doit-on classer les employés comme exonérés ou non exonérés ?

Maintenant que vous connaissez la différence entre employés exemptés vs. non exemptés, il devrait être plus facile de décider comment les classer. Voici quelques règles à suivre :

1. Niveau de salaire

Tout employé payé en dessous du seuil fixé dans votre état est considéré comme non exonéré.

2. Bases de salaire

Un employé exonéré reçoit un salaire garanti minimum, quel que soit le nombre d’heures travaillées.

3. Tâches

Les employés non exonérés nécessitent généralement une supervision. Ils n’ont pas de pouvoir décisionnel concernant leur charge de travail.

Les deux premiers critères de ce test sont relativement simples à comprendre. Cependant, le troisième peut prêter à confusion et entraîner de nombreuses erreurs de classification.

Il existe trois classifications principales de travailleurs exemptés du paiement des heures supplémentaires. Pour que vos employés soient considérés comme exonérés, ils doivent remplir tous les critères suivants :

1. Exonération de type cadre (Executive exemption)

Les employés exonérés du paiement des heures supplémentaires en vertu de cette exonération doivent :

• Avoir pour mission principale la gestion d’un département ou de l’ensemble de l’entreprise.

• Superviser au moins deux employés à temps plein ou l’équivalent.

• Avoir l’autorité d’embaucher ou de licencier d’autres employés.

2. Exonération de professionnel diplômé (Learned professional exemption)

Cette exonération exige que les employés :

• Effectuent un travail nécessitant des connaissances avancées. Selon la FLSA, cela correspond à un travail principalement intellectuel, incluant une exercice constant de jugement et de discrétion.

• Travaillent dans un domaine de sciences ou d’études.

• Possèdent un diplôme avancé.

3. Exonération administrative (Administrative exemption)

La plus confuse des trois est l’exonération administrative. Selon cette exemption, ces employés doivent :

• Disposer d’un pouvoir de décision.

• Réaliser un travail de bureau ou non manuel lié à la gestion ou aux opérations commerciales de l’employeur.

Il est facile de confondre cette formulation, c’est pourquoi cette exemption est principalement responsable de nombreuses erreurs de classification. Parmi les exemples de fonctions administratives relevant de cette exemption, on trouve les employés des ressources humaines, de la paie, de la finance. La comptabilité, la fiscalité, le marketing, la publicité, et les relations publiques en sont d'autres exemples pertinents.

Est-il préférable d’être un travailleur non exonéré ?

La principale raison pour laquelle les travailleurs acceptent le rôle de travailleur non exonéré est leur préférence en matière d’équilibre vie professionnelle/vie privée. Les heures supplémentaires jouent un rôle important dans le statut de non exonéré. Les employés exonérés ne ont pas droit à des heures supplémentaires. En général, ils travaillent à un taux horaire plus élevé.

Ceux qui préfèrent faire de longues heures et être rémunérés en conséquence aiment occuper un poste non exonéré. Le taux horaire peut être inférieur, et leur présence constante est la condition principale pour le gagner. De plus, les travailleurs non exonérés sont généralement mieux protégés par la FLSA que les employés exonérés.

Les employés exonérés, quant à eux, reçoivent leur salaire à la fin de la semaine, indépendamment des heures qu’ils ont effectuées. Par exemple, un employé exonéré sur un chantier de construction recevra son salaire, même si des circonstances imprévues ont fermé le site pour la semaine. Les employés non exonérés dans cette situation ne sont pas éligibles à une rémunération, puisqu’ils n’ont pas enregistré d’heures.

Une autre distinction réside dans l’expérience et les connaissances requises. Cela diffère sensiblement entre travailleurs exonérés et non exonérés. Les employés non exonérés auront probablement plus de facilité à trouver un emploi. Ces postes sont souvent de niveau débutant en termes d’expérience et de connaissances. Malheureusement, cela peut également limiter les opportunités d’avancement de carrière.

Ce que les employés exonérés et non exonérés ont en commun, c’est qu’ils sont tous deux éligibles aux avantages sociaux offerts par le gouvernement. Ceux-ci incluent notamment la sécurité sociale après la retraite. Ils peuvent également bénéficier d’indemnités de chômage hebdomadaires s’ils perdent leur emploi.

Cependant, les employés exonérés bénéficient généralement de plus d’avantages et de privilèges de la part de leur employeur. Les congés payés en sont aussi un aspect important, ce dont ne bénéficient pas les employés non exonérés.

La gravité d’une mauvaise classification des employés

Il est crucial de classifier correctement vos employés. L’employeur s’expose à une responsabilité importante en cas de mauvaise classification. Il pourrait devoir payer plusieurs années de salaires ou d’heures supplémentaires impayés. Il risque aussi des sanctions légales, et dans des cas extrêmes, des honoraires d’avocats.

La mauvaise classification constitue l’une des principales raisons de poursuites judiciaires contre les employeurs. Les petites et moyennes entreprises ont déjà payé des montants importants pour cette raison. Il est essentiel de comprendre comment classifier vos employés en tant qu’exonérés ou non exonérés pour éviter des conséquences coûteuses.

FAQ :

Quels sont les trois facteurs pour déterminer si un employé est exonéré ou non exonéré ?

Les trois facteurs utilisés pour déterminer si un travailleur est exonéré ou non sont le taux de salaire, la base salariale, et les tâches. Les travailleurs non exonérés gagnent moins de 684 $ par semaine. Les employés exonérés reçoivent un salaire en fin de semaine, indépendamment des heures travaillées. Les non exonérés enregistrent généralement leurs heures. Enfin, les travailleurs non exonérés nécessitent une supervision, alors que les exonérés peuvent être des gestionnaires.

Que signifie ne pas être exempté ?

Un travailleur non exonéré est un travailleur payé à l’heure, gagnant moins de 684 $ par semaine selon la loi fédérale. Ces travailleurs ont droit aux heures supplémentaires, et ne peuvent pas occuper de postes de direction dans l’entreprise. Un exemple souvent cité pour expliquer les travailleurs non exonérés est celui des ouvriers en ligne d’assemblage.

Quels sont les inconvénients d’être un employé non exonéré ?

Les inconvénients les plus courants d’être un employé non exonéré sont souvent un taux de rémunération inférieur comparé aux employés exonérés. Ces postes demandent généralement moins d’expérience et de connaissances, mais peuvent aussi limiter les opportunités d’évolution de carrière.