Une entreprise américaine peut embaucher un employé étranger, mais la méthode appropriée dépend de l’endroit où la personne travaillera et de la manière dont vous envisagez de la gérer. Si vous êtes un fondateur américain, un responsable RH ou un propriétaire de service financier embauchant votre premier employé international, le principal défi consiste à choisir une approche qui respecte les lois locales du pays de résidence du travailleur tout en simplifiant votre processus.
De nombreuses équipes recherchent des talents globaux car cela crée un avantage concurrentiel. Vous pouvez aller plus vite, atteindre de nouveaux marchés et constituer une équipe internationale dotée de compétences difficiles à trouver localement. Mais l’embauche mondiale implique une complexité juridique, des obligations fiscales et des exigences de conformité qui n’existent pas dans une embauche classique aux États-Unis. Même lorsque vous embaucherez des employés à distance, les règles dans d’autres pays s'appliquent toujours.
Points clés à retenir
Une entreprise américaine peut embaucher un employé étranger en parrainant un visa pour un travail basé aux États-Unis, en embauchant l’employé en tant qu’indépendant, en créant une entité juridique locale à l’étranger ou en utilisant un Employer of Record (EOR). Pour de nombreuses équipes embauchant des employés étrangers à distance, un EOR est souvent la voie la plus rapide et à moindre risque car il prend en charge la paie globale, les contrats conformes, les lois locales du travail et la conformité continue.
Quatre options pour embaucher un employé étranger
Lorsque des personnes demandent « Comment une entreprise américaine peut-elle embaucher un employé étranger ? », elles pensent généralement à deux choses. Elles veulent soit faire venir quelqu’un aux États-Unis, soit embaucher des employés internationaux qui restent dans leur pays d’origine en tant que travailleurs à distance. Ce ne sont pas la même chose. La première concerne principalement les services d’immigration et le programme d’immigration. La seconde concerne principalement les réglementations locales, la paie et les lois du travail.
Option un : Parrainer un employé étranger pour travailler aux États-Unis
Si la personne effectuera son travail aux États-Unis, vous devrez généralement suivre la législation sur l’immigration et utiliser le bon processus de visa. Le rôle de l’employeur peut inclure le dépôt de petitions, la tenue de registres et le respect des règles de rémunération et de procédure liées à des catégories spécifiques de visas. Un bon endroit pour comprendre la position du gouvernement sur l’embauche de main-d'œuvre étrangère est la page d’aperçu du Département du Travail des États-Unis. https://www.dol.gov/general/topic/hiring/foreign?utm_source=chatgpt.com La page d’aperçu USCIS petition process aide également les employeurs à comprendre le déroulement et leurs responsabilités. https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/information-for-employers-and-employees/petition-process-overview?utm_source=chatgpt.com
Cette option peut être efficace pour des rôles nécessitant obligatoirement une présence physique aux États-Unis ou lors d’un relogement d’un recruté clé. Elle peut aussi être lente et incertaine. Les délais varient, les approbations ne sont pas garanties, et le coût total peut inclure des frais de dossier plus des honoraires juridiques. Si votre véritable objectif est un travail mondial réalisé à l’étranger, cette voie peut être inutile. Dans ce cas, il est généralement préférable de rechercher une conformité à l’emploi dans le pays de résidence de la personne plutôt que d’essayer de la déplacer.
Option deux : Embaucher un contractant indépendant étranger
L’embauche de contractants internationaux peut être pratique lorsque le travail est réellement basé sur un projet. Beaucoup d’entreprises commencent ici car elles pensent que c’est plus simple : elles signent un contrat, reçoivent des factures et paient les contractants sans gérer une paie d’employeur complète. Cela peut être acceptable pour des contractants globaux qui opèrent de façon indépendante et gèrent leur propre temps, outils et livrables.
Le risque réside dans le risque de mauvaise classification. Si une relation de contractant ressemble à un emploi permanent, les autorités locales peuvent traiter le travailleur comme un employé, même si votre accord stipule « contractant ». Cela peut entraîner des taxes rétroactives, des pénalités et des obligations liées aux avantages sociaux et cotisations obligatoires. Cette option est souvent peu adaptée à un employé à plein temps effectuant un travail central au sein de votre équipe globale, car elle augmente les risques de conformité à mesure que la relation devient plus intégrée et à long terme.
Si vous souhaitez un guide expliquant les pièges pratiques de la mauvaise classification, utilisez ce guide interne de Rivermate pour éviter les erreurs de classification. https://rivermate.com/blog/avoiding-contractor-misclassification?utm_source=chatgpt.com
Option trois : Mise en place d’une entité juridique locale
Créer une entité juridique locale signifie enregistrer une présence d'entreprise dans ce pays étranger et embaucher directement selon les lois locales. Cette voie offre un contrôle maximal et peut être la solution adaptée pour une expansion mondiale lorsque vous prévoyez d’embaucher une main-d'œuvre internationale plus importante en un lieu unique.
C’est aussi le chemin opérationnel le plus lourd. La création d’une entité peut nécessiter des démarches d’enregistrement, des dépôts réguliers, l’ouverture de comptes bancaires locaux, et une administration continue selon les lois locales du travail. Vous portez également la charge complète des déclarations fiscales, de la paie et des obligations de conformité. Le travail continu est gérable lorsque vous construisez une véritable équipe dans un seul pays, mais devient difficile lorsque vous embauchez dans plusieurs pays, car les réglementations locales diffèrent et les erreurs peuvent coûter cher.
Cette option est pertinente si l’objectif est une présence à long terme, des embauches répétées, et une base stable pour accéder à de nouveaux marchés. Elle est souvent inadéquate si vous avez simplement besoin d’embaucher rapidement des talents internationaux pour une ou deux fonctions.
Option quatre : Utiliser un Employer of Record (EOR)
Un Employer of Record est un partenaire qui embauche le travailleur en votre nom dans son pays d’origine. L’EOR devient l’employeur légal, tandis que vous gérez le travail quotidien. C’est pourquoi les EOR sont une solution prisée pour l’embauche mondiale quand vous souhaitez de la rapidité sans créer d’entités locales.
Concrètement, l’EOR assure la conformité avec les lois du travail locales en émettant des contrats conformes, en gérant la paie locale, et en prenant en charge les obligations fiscales telles que l’impôt sur le revenu et les cotisations patronales obligatoires. Il aide également à la gestion des avantages légaux et à l’administration pratique de l’emploi. Vous décidez toujours du salaire, de la portée du poste, des objectifs de performance et du workflow quotidien, mais le cadre juridique de l’emploi est géré localement via l’EOR.
Vous pouvez utiliser cette comparaison pour vous aider à choisir entre contractants internationaux et un EOR.
Lorsque vous embauchez à l’étranger, les règles les plus importantes concernent généralement les lois locales du travail dans le pays où travaille l’employé. Cela est valable même pour les employés étrangers à distance. Ces règles peuvent couvrir les délais de préavis, les congés payés, les démarches de licenciement et les avantages sociaux. Les règles de paie peuvent aussi exiger la retenue d’impôt local et des déclarations. Dans de nombreux endroits, les salaires perçus localement génèrent des obligations pour l’employeur qui doivent être gérées via une paie adaptée, et non par des paiements informels.
Les obligations fiscales ne se limitent pas à la paie. Il y aussi une dimension d’impôt sur les sociétés. Si vos employés à distance représentent la société de façon à créer une présence taxable, vous pouvez faire face à des problématiques de « établissement permanent » dans ce pays étranger. Ce risque dépend des faits, notamment de l’autorité de la personne et de ses activités, donc il ne faut pas le deviner mais l’évaluer dès le début lorsque vous embauchez à l’étranger.
Une autre réalité est l’obligation de responsabilité. Même lorsque des prestataires intervenants aident, les entreprises responsables de la relation de travail peuvent encore être exposées si la configuration ne respecte pas les lois locales. C’est pourquoi assurer la conformité dès le premier jour est essentiel, surtout si vous envisagez de faire croître une équipe internationale dans d’autres pays.
Un EOR facilite l’embauche car il réduit le nombre de systèmes locaux que vous devez développer vous-même. Au lieu de créer des entités étrangères, d’ouvrir des comptes bancaires locaux, et de comprendre les réglementations sur mesure, vous utilisez un processus déjà conçu pour respecter la législation locale du travail. Cela permet de diminuer le risque de non-conformité et d’accélérer le processus d’embauche, ce qui est crucial lorsque vous faites concurrence pour attirer des talents mondiaux.
Il soutient aussi de meilleures perspectives à long terme. Les contractants peuvent suffire pour certains travaux, mais de nombreux rôles nécessitent finalement un emploi permanent pour favoriser la rétention, la stabilité et les avantages sociaux. Un EOR peut offrir un pont conforme entre « embaucher internationalement maintenant » et « peut-être créer une entité locale plus tard si le pays s’avère stratégique ». Ceci permet aux équipes de s’étendre dans de nouveaux marchés avec moins de complexité opérationnelle.
Conclusion
Une entreprise américaine peut embaucher un employé étranger de quatre façons principales. Si le poste se trouve aux États-Unis, vous vous tournez habituellement vers les services d’immigration et la voie du visa, en utilisant des références officielles comme le Department of Labor et USCIS pour le bon processus.
Si la personne travaillera dans un pays étranger, vous choisissez entre embaucher des contractants internationaux, créer des entités locales ou utiliser un Employer of Record. Les contractants peuvent être pratiques, mais le risque de mauvaise classification peut transformer un « succès rapide » en un problème coûteux de conformité. La création d’une entité peut soutenir une expansion mondiale profonde mais implique beaucoup de gestion administrative et de déclaration fiscale. Pour de nombreuses entreprises, un EOR est la manière la plus efficace d’embaucher rapidement et légalement des employés à l’étranger en soutenant la paie globale et la conformité locale.
Si vous souhaitez embaucher des employés internationaux sans créer d’entités, explorez les services d’Employer of Record de Rivermate pour embaucher des travailleurs étrangers avec des contrats conformes, une paie adaptée et un support local dans plusieurs pays.
FAQ
Une entreprise américaine peut-elle embaucher un employé qui vit dans un autre pays ?
Oui. Une entreprise américaine peut embaucher un employé à l’étranger via un EOR, par une entité légale locale ou, dans certains cas, par le biais de relations de contractant si le travail correspond réellement à ce modèle.
Les entreprises américaines doivent-elles sponsoriser un visa pour embaucher des employés étrangers ?
Non. La sponsorship de visa est généralement uniquement nécessaire si la personne doit travailler aux États-Unis.
Puis-je embaucher une personne qui n’est pas citoyenne américaine ?
Oui. Vous pouvez embaucher des non-citoyens américains pour des rôles basés aux États-Unis avec l’autorisation appropriée ou pour des employés à distance à l’étranger via des options d’emploi locales.
L’utilisation d’un Employer of Record est-elle légale pour les entreprises américaines ?
Oui. Utiliser un Employer of Record est légal quand cela respecte les lois locales, l’EOR agissant en tant qu’employeur légal dans le pays d’origine du travailleur.
